Hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ làm kế toán hợp tác xã trên máy vi tínhSố dư đầu tài khoản:Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư số đầu năm của các tài khoản . Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khóa sổ kế toán cuối năm trước.Cách đăng nhập: vào menu Đầu kỳ1. Số dư đầu tài khoản, khi đó trên màn hình hiện lên một giao diện mới như dướiMột số chức năng trong số dư đầu tài khoản1.1Thêm(F2): Để thêm số dư đầu tài khoản kích chuột vào thêm hoặc nhấn phím F2 trên bàn phím, khi đó trên màn hình hiện lên một cửa số mới
Trang 1MỤC LỤC
I GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT 1
Cách mở phần mềm kế toán hợp tác xã 2
II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN Danh mục tài khoản 3
Danh mục khoản mục chi phí 10
III ĐẦU KỲ 12
Số dư đầu tài khoản 12
IV PHÁT SINH 15
Cách lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán khác 15
V.SỔ SÁCH BÁO CÁO 19
I GIỚI THIỆU CÔNG TY
LOTUS VINASOFT là công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế
toán ứng dụng vào doanh nghiệp, hợp tác xã, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, đại lý kinh doanh Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay công ty đã chuyển giao thành công phần mềm và đưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA
P 108 B20 P.Kim Liên, Q Đống Đa, Hà Nội
ĐT: 046 288 4586
DĐ: 0989 228 108
Email: ketoan lotus@gmail.com
Web: http://www.phanmemketoanlotus.com
Đăng nhập
Sau khi cài đặt thành công, trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng "LOTUS HTX ", kích đúp chuột vào biểu tượng để chạy ứng dụng, màn hình đăng nhập xuất hiện:
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Trang 2- Tên đăng nhập( Tên NSD): Tên đăng nhập của người sử dụng đã đăng ký cho một đơn vị kếtoán Trương trình để mặc định là Lotus
- Mật khẩu: Mật khẩu tương ứng của người sử dụng ( Có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của người
sử dụng)
Nhấn nút "Vào chương trình" để đăng nhập vào chương trình
Ghi chú:
- Tài khoản mặc định: Tên đăng nhập: LOTUS Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên
thay đổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết
Chú ý:
- Sau khi cài đặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhậpmua hàng, bán hàng Các đối tượng kế toán (như tài khoản, đối tượng công nợ, kho, hàng hóa )bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng
- Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban đầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa
số dư ban đầu bất cứ thời điểm nào
- Khai báo kết chuyển tự động số dư tài khoản: Mặc định ứng dụng đã khai báo sẵn kết chuyển số dưtài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản đầu 6 trở lên Việc kếtchuyển là hoàn toàn tự động, người sử dụng không cần thao tác gì thêm
II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN
Danh mục khoản mục phí
Trang 3Danh mụckhoản mục phí để khaibáo các khoản mục chiphí.
Để vào danhmục chi phí vào danhmục danh mụckhoản mục chi phí, khi
đó trên màn hình hiệnlên một giao diện mới
Giải thích các thông tin
về các khoản mục phí
Mã khoản mục 16 ký tự, đặt theo số thứ tự
Tên khoản mục 64 ký tự, tên của khoản mục phí
Một số chức năng trong danh mục
chi phí
1.Thêm(F2): Để thêm vào danh mục chi
phí kích chuột vào thêm trên màn hình hiện
lên giao diện mới
Ví dụ: Thêm khoản mục chi phí xăng xe,
điện thoại hoạt động điện
2.Sửa(F3): Di chuột đến ô hay dòng cần sửa rồi kích chuột vào sửa trên màn hình hiện lên
một cửa sổ mới Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào L ưu
Chú ý : Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa
3 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên đối
tượng không đúng hoặckhông cần thiết trong danhmục chi phí
Sau khi kích chuột vàonút xóa ( F8) chương trình sẽđưa ra câu hỏi “Có chắcchán xóa không” Nếu nhấpchuột vào nút không tức là ta[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Kích
chuột
Kích chuột
Trang 4sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu củangười sử dụng)
Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm
III ĐẦU KỲ
Số dư đầu tài khoản:
Chức năng: Khi mới bắt đầu
sử dụng chương trình ta nhập số dư
số đầu năm của các tài khoản Đối
với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực
hiện chuyển số dư cuối năm trước
sang đầu năm mới sau khi đã khóa sổ
kế toán cuối năm trước
Cách đăng nhập: vào menu
Đầu kỳ/1 Số dư đầu tài khoản, khi
đó trên màn hình hiện lên một giao
diện mới như dưới
khi đó trên màn hình hiện lên một cửa số mới
Ví dụ: Thêm số dư đầu của tài khoản 1111
Tài khoản: 1111- Tiền mặt vnđ - Tài
khoản mà người dùng muốn sử dụng
Đối tượng(Tk công nợ)- Nếu là tài
khoản công nợ thì ta theo dõi chi tiết
theo từng đối tượng còn không thì đểtrống
Số dư đầu tháng 01:
Dư nợ: 20 000 000- Số tiền mà người
sử dụng muốn nhập của Tk 1111
Kích chuột
Kích chuột
Trang 5Dư có: Vì đây là TK bên tài sản nên
không có số dư bên có Tương tự số dư đầu năm cũng vậy.Sau khi nhập xong nội dung các dữ liệu ta kích chuột vào thực hiện để Thực Hiện
Lưu ý : Với các tài khoản công nợ thì ta phải vào số dư chi tiết của từng đối tượng công
nợ mà không phải vào số dư tổng của tài khoản
Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm
12 Sửa(F3): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể sử dụng sửa lại những nội
dung không đúng, để sửa di chuột đến ô hay dòng cần sửa sau đó kích chuột vào sửa hay nhấn phím
F3 trên bàn phím,khi đó trên màn hìnhhiện ra một cửa sổmới
Sửa đúng nộidung cần sửa kíchchuột vào Thực Hiện
Chú ý: Ta cóthể ấn phím F3 trênbàn phím để sửa
1.3 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những nội
dung không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục
Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chắn xóa không”.Nếu nhấp chuột vào nút “No” tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là “Yes” thì chươngtrình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)
Kích chuột
Chọn dòng cần xóa
Trang 6Cách đăng nhập: Kế toán tiền mặt, TGNH \ Phiếu thu tiền mặt.
1.1 Thêm(F2): Để thêm phiếu thu tiền mặt kích chuột vào thêm(F2), chương trình hiện
Trang 7- Số chứng từ: 025/PTHU- Số chứng
tư mà người dùng đánh theo thứ tự
- Họ tên: Nguyễn Thành Nam
* Lưu ý: - Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác
- Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô
- Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111
1.2 Sửa(F3): Dùng để sửa những nôi dung không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để sửa di
chuột đến ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên màn hình như ví dụ dưới đây
Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột
vào lưu
1.3 Xóa(F8): Chức năng này dùng
để xóa những nội dung không cần thiết hay
không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để xóa
di chuột đến ô hay dòng cần xóa kích chuột
vào xóa(F8) khi đó chương trình sẽ đưa ra câu
hỏi: “ Xóa chứng từ số 81/09” không? Nếu
muốn xóa chứng từ kích chuột vào: “Yes”, nếu
không muốn xóa kích chuột vào: “ No”
1.5 In phiếu(F7): Chức năng này
giúp cho người sử dụng in được các chứng từ
Để in được phiếu thu tiền mặt ta Click chuột
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Kích
chuột
Kích chuộ t
Trang 8đến các chứng từ cần in sau đó đó kích chuột vào biểu tượng máy in Khi đó chương trình sẽ inchứng từ mà người sử dụng cần in.
Lưu ý: Ta có thể ấn phím F7 trên bàn phím để thực hiện quá trình in Phím F7 được goi làphím tắt giúp người sử dụng giảm bớt được các thao tác một cách nhanh nhất
1.6: Xem trước khi in(ctrl+F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể xem
những nội dung trước khi in Để xem trước khi in kích chuột vào biêủ tượng máy in, khi đó chươngtrình sẽ hiển thị lên nội dung mà ta cần in
1.7 Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc ra những chứng từ là
phiếu chi muốn xem một cách nhanh nhất, để lọc ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên màn hìnhhiện lên một cửa sổ
Điều kiện lọc:
Kích chuộ t
Trang 9- Từ ngày: 01/03/11 đến ngày:
31/03/11- Ngày tháng năm màngười dùng muốn lọc
Sau đó kích chuột vào Thực Hiện để hoànthành quá trình lọc dữ liệu
2 Phiếu chi tiền mặt:
Cách đăng nhập: Kế toán tiền mặt, TGNH \ Phiếu chi tiền mặt.
Một số chức năng trong phiếu chi tiền mặt:
2.1 Thêm(F2): Chức năng này dùng đẻ thêm các chứng từ trong phiếu thu tiền mặt, để
thêm vào phiếu chi tiền mặt kích chuột vào thêm trên màn hình, khi đó chương trình hiển thị
Các bước để nhập một chứng từ mới:
Ngày: 12/04/12- Ngày cập nhật chứngtừ cứ thế nhập không cần xóa
Số chứng từ: 004/PCHI- Số chứng từ- Là
số chứng từ mà người sử dụng đánh theothứ tự chứng từ
Họ tên: Nguyễn Văn BốnĐịa chỉ: Thủ quỹ
Nội dung: Chi tiền báo và điện thoại
Tk nợ: 642
Tk có: 111Tiền Việt Nam Đồng: 500 000Đối tượng:HTX
khoản mục: 02
Kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc thì ghinếu không thì bỏ trống
Sau đó kích chuột vào Lưu
* Lưu ý: - Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác
- Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Kích
chuột
Kích chuột
Trang 10- Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111
2.2 Sửa(F3): Chức năng này dùng để sửa những nội dung không đúng hoặc không khớp
trong phiếu chi tiền mặt, để sửa di chuột đén ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên mànhình như ví dụ dưới đây
Sửa đúng nội dung mà ta cần sửasau đó kích chuột vào lưu
Chú ý : Ta có thể nhấnCtrl+F7 để xem trước khi in
3.Phiếu kế toán khác:
Chức năng: Phiếu kế toán khác dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác
Thêm(F2): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng thêm mới những nghiệp vụ kinh
tế phát sinh vào phiếu kế toán khác Để thêm kích chuột vào Thêm trên thanh công cụ, khi đó
chương trình sẽ hiện lên một giao diện mới để ta thêm như dưới
Ví dụ: Thêm mới tiền lương Bản quản lý HTX tháng 4/2013
Kích
chuột
Trang 11Tiền tệ VND- 1000 000
TK nợ, Tk có: 6422-334
Khoản mục: 01- Mã của chi lương
(Enter để xem chi tiết)
Kèm theo chứng từ gốc: Nếu có kèmtheo chứng từ gốc thì nhập còn không
bỏ trống
Sau đó kích chuột vào lưu để hoàn thành quá trình thêm mới
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F2 trên bàn phím để thêm mới
Sửa(F3): Chức năng có thể giúp cho người sử dụng sửa những chứng từ không đúng Để
sửa ta Click chuột đến chứng từ cần sửa và kích chuột vào sửa trên thanh công cụ, khi đó chươngtrình sẽ hiện lên nôi dung mà ta cần sửa như dưới
Sửa đúng nội dungcần sửa và kíchchuột vào Lưu đểhoàn thành quá trìnhsửa
Chú ý: Ta cóthể nhấn phím F3trên bàn phím đểsửa
V SỔ SÁCH BÁO CÁO:
BƯỚC 1: Chọn nhóm số sách báo cáo trong thực đơn: So sach ke toan
BƯỚC 2: Trước tiên ta phải xác định báo cáo cần in ra rồi chọn báo cáo đó
BƯỚC 3: Điền các thông tin cho màn hình điều kiện lọc chứng từ
BƯỚC 4: Xem, kiểm tra báo cáo trên màn hình rồi in ra
1 Bảng cân đối kế toán
Cách đăng nhập: Sổ sách kế toán \ Báo cáo quyết toán tài chính \ Bảng cân đối kế toán.
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Kích
chuột
Trang 12Để vào bảng cân đối kế toán ta Click chuột vào bẳng cân đối kê toán, khi đó chương trình
Nhập ngày lập biểu: 01/01/18 và ngày đầu năm tài chính: 31/12/18, sau đó kích chuột vàochấp nhận bẳng cân đối kế toán sẽ hiện lên như dưới
Kích chuột
Kích
chuột
Trang 13Một số chức năng trong bảng cân đối kế toán:
In báo cáo(F7): Chức năng này có
thể giúp cho người sử dụng in được bảng cân
đối kế toán Để in ta kích chuột vào biểu
tượng in trên thanh công cụ, khi đó chương
trình hiện lên
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để
in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2
liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ
dụng muốn in ra bao nhiêu liên Sau đó kích
chuột vào Print để
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên
bàn phím để in báo cáo
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Kích chuột
Trang 14Xem trước khi in: Chức năng này giúp cho người sử dụng xem được bảng cân đối trước
khi in Để xem di chuột đến chứng từ cần xem và kích chuột vào biểu tượng xem trước khi in trênthanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên chứng từ mà ta cần xem
Chú ý: Ta có thể nhấn phím Crtl+F7 trên bàn phím để xem trước khi in
2 Bảng cân đối tài khoản:
Cách đăng nhập: Sổ sách kế toán \ Báo cáo quyết toán tài chính \ Bảng cân đối tài khoản
Để vào bảng cân đối phát sinh ta kích chuột bảng cân đối tài khoản, khi đó chương trình hiện lênmột cửa sổ
Từ ngày: 01/01/17
Đến ngày: 30/11/17
Trang 15Sau đó kích chuột vào Thực Hiện, chương trình hiện lên bảng cân đối kế toán
Cách in bảng cân đối tài khoản
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên,chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ dụng muốn in ra bao nhiêu liên Sau đó kích chuột vào Print để
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím để in báo cáo
Nghiệp vụ kế toán tham khảo
NghiÖp vô thu tiÒn
13 05 Rót tiÒn göu ng©n hµng tÝn dông vÒ nhËp quü 111 112 40 000 000
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]
Trang 16NghiÖp vô chi tiÒn
Trang 173 04/01 Tạm ứng trả máy xúc nạo vét mơng đội 1 141 111 11 75800018/01/201
3 05/01 Tạm ứng trả máy xúc máng xơng các đội 2 141 111 16 66000018/01/201
3 06/01 Tạm ứng trả máy xúc máng xơng các đội 6 141 111 2 658 50018/01/201
3 07/01 Tạm ứng trả máy xúc máng xơng các đội 8 141 111 3 217 50018/01/201
3 08/01 Tạm ứng trả máy xúc máng xơng các đội 9 141 111 7 700 00018/01/201
3 09/01 Thanhtoán tiền nạo vét kênh mong N1 - 31 trạmbơm B 1541 111 6 220 80018/01/201
3 10/01 Thanh toan tiền nạo vét kêng tiêu cống đỏ 1541 111 6 890 40020/01/201
3 11/01 Thanh toán tiền nạo vét kenh N1 trạm bơm b 1541 111 19 87200020/01/201
3 12/01 Hỗ trợ bà then thôn la ngô trồng vụ đông 2012 bị cháy 4181 111 100 00020/01/201
3 13/01 Thanh toán tiền đền bù ngọ mất cho xã viên đội 5 334 111 117 00020/01/201
3 14/01 Tạm ứng trả nạo vét máng xơng cá đội 10 141 111 1 960 00020/01/201
Trang 183 24/01 tÆng thëng héi nghÞ tæng kÕt n¨m2012 3531 111 988 00029/01/201
Trang 193 héi nghÞ, c«ng CGKHKT ch¨m bãn lïa chiªm 2013 2
Trang 20NghiÖp vô kÕ to¸n tæng hîp
Trang 2113 21/06 Trích đóng BHXH + BHYT cho cán bộ HTX 6422 3383 573 33530/06/20
13 22/06 tăng tài sản do mua sắm mới 211 4111 12 400000[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 0246 288 4586]