TẤT cả QUY TRÌNH AN NINH CTPAT

QUY TRÌNH THÔNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN Ban giám đốc công ty TNHH ………….. thống nhất quy trình thông báo sự cố bất thường cho Hải quan, nhà nhập khẩu hãng tàu như sau. Board of Management of …………. issued the procedure to notify the Importer and or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows: I. Mụcđích The purpose: Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và các nước nhập khẩu. Ensure security for all cargo and the importing nations. Để đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về CTPAT. In order to comply with CTPAT regulations II. Phạm vi ápdụng Scope of application: Công ty………… III. Cơ sở pháp lý Legal basis: Căn cứ vào các quy định trong chính sách an ninh của công ty và các quy định về CTPAT của khách hàng. Base on the company’s security policy and the CTPAT standards of our customers. IV. Nội dung quy trình Process contents: 1. Nhân viên an ninh và nhân viên bảo vệ của nhà máy sẽ chịu trách nhiệm giám sát về an ninh hàng hóa và con người tại nhà máy. Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàng đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container xe tải. The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to containertruck areas must be monitored and tracked. 2. Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa từ công ty đến cảng, áp tải hàng hóa trong quá trình trung chuyển hàng hóa ra cảng, thông quan hàng hóa an toàn tại cảng.

NOTIFIED OF SHIPMENT ANORMALIES PROCEDURE

-Ban giám đốc công ty TNHH ………… thống nhất quy trình thông báo sự cố bất thườngcho Hải quan, nhà nhập khẩu/ hãng tàu như sau

Board of Management of ………… issued the procedure to notify the Importer and/ or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows:

I Mụcđích/ The purpose:

- Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và các nước nhập khẩu

Ensure security for all cargo and the importing nations.

- Để đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về C-TPAT

In order to comply with C-TPAT regulations

II Phạm vi ápdụng/ Scope of application:

Công ty…………

III Cơ sở pháp lý/ Legal basis:

Căn cứ vào các quy định trong chính sách an ninh của công ty và các quy định về TPAT của khách hàng

C-Base on the company’s security policy and the C-TPAT standards of our customers.

IV Nội dung quy trình/ Process contents:

1 Nhân viên an ninh và nhân viên bảo vệ của nhà máy sẽ chịu trách nhiệm giám sát về

an ninh hàng hóa và con người tại nhà máy Giám sát, theo dõi khu vực xuất hàngđóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container/ xe tải

The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to container/truck areas must be monitored and tracked.

2 Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa

từ công ty đến cảng, áp tải hàng hóa trong quá trình trung chuyển hàng hóa ra cảng,thông quan hàng hóa an toàn tại cảng

Import-Export personnel are responsible for the goodsecurity from facility to the port and cargo escorted to the port of transshipment and customs clearance at the port safely.

3 Trong quá trình vận chuyển nếu có dấu hiệu bất thường như: tài xế cho người quá

giang, dừng xe ở những khu vực vắng vẻ, mở cửa xe, gặp gỡ những người đángnghi… nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng gọi điện thoại thông báo chính xácvấn đề xảy ra với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừng việc làm thủtục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ Đồng thời, nhân viên xuất nhập khẩu thôngbáo cho trưởng bộ phận Xuất Nhập khẩu của công ty về sự cố xảy ra

During transportation, if any abnormal signs such as hitchhiker, stop the car in a deserted area, opened the door, meet suspicious people… import-export personnel must immediately report by calling to customs staff the exact details, customs staff will delay the clearance procedure for suspected goods.At the same time, Import- Export personnel inform an incident to company Import-Export manager.

4 Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents:

a Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be include:

- Người báo cáo/ Reporter name

- Phân loại sự cố ( nghiêm trọng/ không nghiêm trọng)/ Type of incident ( Severe/

Non-Severe incidents)

- Thời gian xảy ra sự cố/ Time of incident

- Địa điểm xảy ra sự cố/ Location of incident

- Lộ trình của container/ Current location of container

- Nội dung sự cố/ Incident details

- Ảnh hưởng của sự cố đến người hoặc tài sản/ Injury to person or property

- Giới hạn load /Load terms

- Hãng vận tải /Trucking company

- Biển số xe, đầu kéo/ Trailer, container number

- Số seal/ Seal number

- Điểm xuất phát/ Point of origin

- Điểm đến/ Point of destination

- Người lien hệ/ Law enforcement contact

- Số lượng hàng/ Case #

b Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include:

- Người báo cáo/ Reporter name

- Sự cố xảy ra/ Incident issue

- Thời gian xảy ra sự cố/ Date/time of incident

- Địa điểm xảy ra sự cố/ Where incident took place

- Sự cố đó được xử lý như thế nào/ How was the incident resolved

5 Khi xe hàng bị nghi ngờ đến cảng, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty kết hợp vớinhân viên hải quan tiến hành kiểm tra và lập biên bản xác nhận hiện trạng của hànghóa trước khi cho thông quan

When suspected vehicle coming, the facility im-export personnel combine with customs officials inspect and make records to confirm the status of goods before customs clearance.

Nhà máy cam kết thực hiện tốt, chặt chẽ các quy định an ninh để đảm bảo an ninh antoàn cho hàng hóa, cho các nước nhập khẩu, vì vậy sẽ kip thời xử lý nghiêm nhữngtrường hợp vi phạm an ninh

Facility commits to implementing all security regulations well and closely, to ensure that it’s safe for goods and importing country, so we will promptly handle in case of security breaches

QUY TRÌNH TỰ KIỂM TRA AN NINH ĐỊNH KỲ CẤU TRÚC VÀ BẢO DƯỠNG

TÒA NHÀ

I Mục Đích:

Để đảm bảo chương trình An Ninh Thương Mại Hải Quan Chống Khủng Bố (C-TPAT),Công ty……… ban hành quy trình an ninh vật lý để kiểm tra cấu trúc và bảo dưỡngtòa nhà

II Thực hiện:

Công ty sẽ tiến hành kiểm tra an ninh vật lý về cấu trúc và bảo dưỡng tòa nhà hằng ngày

 Người kiểm tra bao gồm:

- Đại diện bảo vệ: Ông: - Đội trưởng bảo vệ

- Đại diện nhân sự: Bà: - Chủ quản nhân sự

- Đại diện ban an ninh: Ông: - GĐ Hành chính, phụ trách an ninh

- Ban an ninh sẽ thông báo ngày tiến hành kiểm tra cấu trúc và bảo dưỡng nhà máy cho nhữngbên có liên quan hằng ngày

 Các danh mục kiểm tra cấu trúc và hệ thống an ninh nhà xưởng theo phiếu kiểm tra

An Ninh:

- Kiểm tra cổng (bên trong & bên ngoài)

- Kiềm tra bờ tường & hàng rào (bên trong & bên ngoài)

- Kiểm tra cửa & ổ khóa (bên trong & bên ngoài)

Kiểm tra hàng rào chắn container tại khu vực xuất/nhập hàng

- Hệ thống đèn chiếu sáng.(bên trong & bên ngoài)

- Hệ thống báo động (Bên trong & bên ngoài)

- Hệ thống CCTV

- Kho bãi đậu xe

- Kiểm tra trần nhà ( bên trong & bên ngoài)

III Quy trình kiểm tra và cải tiến:

 Trong khi kiểm tra

- Chụp hình ảnh ghi nhận lại tất cả các phát hiện trong quá trình kiểm tra

 Sau khi kiểm tra

- Tố chức họp để lập biên bản ghi nhận lại sự việc (có hình ảnh với ngày và giờ) bao gồmban giám đốc và những bên có liên quan

- Thông báo kết quả kiểm tra trong cuộc họp

- Đề nghị hướng giải quyết để khắc phục sữa chữa/ bảo dưỡng nhà xưởng và lên kế hoạch vớithời gian hoàn thiện

 Biện pháp khắc phục

- Trường hợp nhẹ: Liên hệ bộ phận bảo trì, bộ phận 6S để xử lý ngay Sau khi đã hoàn thành

việc sữa chữa/ bảo dưỡng ban an ninh sẽ ghi nhận lại kết quả thực hiện (chụp hình ảnh có

ngày & giờ và người thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng và báo cáo cho BanGiám Đốc.

- Trường hợp nặng: Ban an ninh sẽ lên kế hoạch cụ thể và trình báo với Ban Giám Đốc để

phê duyệt Nếu có thay đồi hay mở rộng kết cấu nhà xưởng cần liên hệ với chính quyền địaphương để xin giấy phép xây dựng (nếu cần) Sau khi được cấp giấy phép mới tiến hành sữachữa/ xây dựng (bởi nội bộ hay liên hệ nhà thầu để thi công) Khi đã hoàn thiện việc xâydựng/ sữa chữa, ban an ninh sẽ ghi nhận lại sự việc (chụp hình ảnh có ngày & giờ và ngườithực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng và báo cáo cho Ban Giám Đốc kết quả cảithiện và định ngày kiểm tra lại

Chú ý: Ban Giám Đốc và những thành viên có liên quan phải kiểm tra an ninh kết cấu và

bảo dưỡng nhà xưởng định kỳ hằng tháng và lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thực hiện theo đúngquy trình

IV ĐỐI VỚI BAN AN NINH

- Tiến hành đánh giá an ninh định kỳ hàng tháng không báo trước tất cả nội dung theo tiêuchuẩn an ninh C-TPAT

- Giám sát hoạt động hàng ngày của nhà máy

- Đưa ra những quy trình, chính sách về an ninh và đảm bảo nhà máy phải tuân thủ

- Tổ chức các buổi huấn luyện về an ninh trong nhà máy cho công nhân và các bộ phận có liên quan.

DISCIPLINE PROCEDURE IN CASE OF IT SECURITY

VIOLATION

Áp dụng cho tất cả công nhân viên thuộc công ty TNHH

Applied for all employees of Kovina Fashion Inc

3. Những hành vi vi phạm an ninh máy tính: Violation actions

3.1 Sử dụng máy tính: Computer using

a) Xâm nhập trái phép các tài liệu không thuộc thẩm quyền của mình

Unauthorized access data

b) Xóa, chỉnh sửa những dữ liệu quan trọng của công ty

Delete or adjust the important data of factory

c) Lợi dụng internet khai thác, sử dụng, tìm kiếm và trao đổi thông tin phục vụ cho mục

đích cá nhân

Take advantage of internet to use, search and exchange the data for personnel purpose.

d) Lợi dụng internet và email để chống lại nhà nước CHXHCN Việt Nam; gây rối loạn

an ninh, trật tự, vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục và các vi phạm pháp luật khác

Take advantage of internet and email to against the Vietnam State, damaged to security status and others ethics ….

e) Truy cập vào những trang web có nội dung không lành mạnh, phát tán những tài liệuphản động,đồi trụy hoặc có hành vi làm lây lan phát tán virus

Access the web with illegal content and sharing

f) Phần mềm diệt virus không cùng hoạt động cùng hệ thống,không được update thườngxuyên Đưa USB vào không quét và diệt virus

Anti-virus system was out of use

g) Tự sửa chữa những những sự cố bất thường của máy tính

Self adjust the computer without permission

3.2 Bảo mật thông tin: Information security

a) Tiếc lộ password máy của mình cho người khác

Reveal the password to other

b) Đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã và thông tin riêng của cá nhân

Steal and use illegally the password and private information

3.3 Chia sẻ thông tin trên mạng: Sharing data thru internet

Chia sẽ thông tin trên mạng không thưc hiện theo qui định về bảo mật thông tin của côngty

Sharing information thru internet is not allowed by data security regulation

3.4 Gửi nhận thư điện tử(Email): Send and receive mail

a) Nhận cũng như mở những thư có ký tự lạ hay người gửi mà mình không biết và nhất

là những thư lạ vào những dịp lễ lớn

Receiving and open the strange email especially in Big Holiday

b) Không quét virus trước khi mở hay lưu những thư có tập tin đính kèm

Open or save as the file without scan virus

c) Gửi thư đến các địa chỉ và diễn đàn mình không biết

Send email to address and conference with unclear information

3.5 Quy trình sao lưu dữ liệu:

a) Lưu những tập tin quan trọng vào thư mục ở ổ hệ thống

Save the important data on server

b) Không có kế hoạch cụ thể ngày giờ lưu trữ dữ liệu

No plan of date and time for saving data

c) Khi sao chép dữ liệu không thông báo cho nhân viên sử dụng biết để thuận tiện choviệc ghi chép

Save data without announcing

d) Dữ liệu sao chép không được quản lý bởi phòng IT

Saving data was not managed by IT Dept

e) Các dữ liệu lưu trữ tiết lộ cho người thứ 3 mà không phải trường hợp đặc biệt và nhucầu công việc

The saved data were revealed to the third person not for special cases and work need

f) Không tuân thủ theo hướng dẫn bộ phận IT

It is not in line with IT guideline

4. Quy trình xử lý kỷ luật khi có người vi phạm an ninh máy tính: Discipline procedure when user violate the IT security

- Sự việc phải được lập biên bản, người nghi vấn và người làm chứng sẽ tiến hành

ký tên vào biên bản

The violation will be recorded in minutes, the violator and witness person will sign on the minutes.

- Bộ phận hành chính mời Trưởng bộ phận IT đến kiểm tra và thẩm định mức độ

sự việc: The Admin manager invites IT manager to check the violation level

Nếu không có vấn đề, Trưởng bộ phận Nhân Sự nhắc nhở người vi phạm

If there is no any problem found, the violator will be verbally reminded.

Nếu có vấn đề, bộ phận hành chính sẽ yêu cầu Trưởng bộ phận IT điều tra

rõ mức độ nghiêm trọng và hậu quả

If there is problem found, the admin manager will required IT manager to investigate the serious level and consequence.

Báo cáo phải làm bằng văn bản và có ký tên

The violation will be recorded with signature

- Phòng nhân sự tổ chức họp xử lý kỷ luật/ HRD will hold meeting to discipline

Những người tham gia: Participants

1 Đai diện Ban Giám Đốc BOM representative

2 Đại diện Ban chấp hành Công Đoàn(Công ty) Trade Union representative

3 Trưởng phòng Nhân Sự HRD manager

4 Trưởng bộ phận IT IT Manager

5 Người vi phạm Violator

6 Người làm chứng Witness person

- Căn cứ kết luận của biên bản, phòng nhân sự ra quyết định trình tổng giám đốcduyệt

Based on the conclusion of minutes, HRD will make discipline decision and submit BOM for approval.

- Bộ phận nhân sự lưu hồ sơ và giao đương sự 1 bản/ HRD will keep record and give violator one sheet.

Nếu áp dụng hình thức sa thải thì sẽ trình báo HEPZA/ If dismiss level is applied, factory will report to HEPZA.

- Trường hợp nghiêm trọng phải nhờ đến cơ quan điều tra, người vi phạm bị đìnhchỉ công tác để phục vụ cho việc điều tra.Căn cứ theo kết luận điều tra nhà máy

sẽ xử lý theo qui định

In case of serious consequence, need more investigation of agency, the violator will be temporarily suspended to support the investigation Based on the result, factory will decide by the factory regulation.

5. Hình thức xử lý các vi phạm an ninh máy tính: The disciplinary forms

Tùy theo tính chất vi phạm, người vi phạm sẽ bị những hình thức xử lý khác nhau và tùytheo từng mức độ khi vi phạm 1 trong những mục dưới đây:

Based on the type of violation, violator will be disciplined:

 Khiển trách:Vi phạm một trong các điểu khoản sau đây Reprimand if violate below actions:

- Khoản 3.1 Mục c, f/ Article 3.1 point c, f

- Khoản 3.1 Mục g (nếu không nghiêm trọng)không mất mát thiết bị hay không hưhỏng

Article 3.1 point g (if non-serious) no loosing equips or damaged

- Khoản 3.2 Mục a (nếu không nghiêm trọng)không bị mất dữ liệu

Article 3.2 point a (if non-serious) no loosing data

- Khoản 3.3 Mục a Article 3.3 point a

- Khoản 3.4 Mục a,b,c,d Article 3.4 point a, b, c, d

- Khoản 3.5 Mục a,b,c,d,f Article 3.5 point a, b, c, d, f

 Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc cách chức, bổ sung biện pháp thu hồi quyền sử dụng máy tính: Extend the salary increasing not more than 6 months or dismiss from duty and collect computer

- Khoản 3.1 Mục a,b: lợi dụng chức quyền xâm nhập, sửa chửa dữ liệu mang lợi ích

cá nhân, gậy thiệt cho lợi ích công ty(thay đổi bảng lương, BHYT,ngày công…)

Article 3.1 point a, b: take advantage of position to access and adjust the date to get personal benefit and damaging company benefit (exchange the payroll, Health insurance, working time )

- Khoản 3.1 Mục e Article 3.1 point e

- Khoản 3.1 Mục f (nếu mất mát thiết bi, làm hư hỏng) Article 3.1 point f (if loosing

or damaging equips)

- Khoản 3.2 Mục a (nếu nghiêm trọng)bị mất những dữ liệu quan trọng của công ty

Article 3.2 point a (in serious case) the important data of factory was lost

- Khoản 3.5 Mục e Article 3.5 point e

 Sa thải(xử lý theo quy trình kỷ luật của nhà máy): Dismiss (by factory regulation)

- Khoản 3.1 Mục d Article 3.1 point d

- Khoản 3.2 Mục b Article 3.2 point b

CHÍNH SÁCH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

- Dựa trên yêu cầu an ninh của khách hàng, nhà sản xuất hoặc nhà cung ứnghàng hóa, Công ty xây dựng chính sách quy trình cho việc vận chuyển hàng hóa

- Chính sách này được thực hiện bởi nhà máy và các bên có liên quan

- Chính này được viết ra dựa trên chương trình tiêu chuẩn an ninh của kháchhàng đưa ra

II.1 Sự đảm bảo an toàn hàng hóa

- Đảm bảo hàng hóa an toàn và an ninh trong quá trình vận chuyển bằng cáchkiểm tra số liệu trên chứng từ và thực tế

- Kiểm tra chi tiết thông tin của hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi chuyểnđến…

- Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn hàng hóa trong bất cứ trườnghợp nào như: hàng hóa bị mất cấp hoặc bị xâm hại…

- Công ty vận tải sẽ hợp tác với khách hàng để điều tra trong trường hợp hànghóa bị xâm hại như kiểm tra tài xế liên quan…

- Sau khi đã điều tra ra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại sẽ có giải pháp khắcphục và có sự đồng ý của khách hàng

II.2 Sự đảm bảo an toàn phương tiện vận tải

- Công ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn cho việc vậnchuyển hàng hóa

- Xe phải được đăng ký kiểm định, đầy đủ biển số xe và rơ – mooc

- Phải đầy đủ thiết bị an toàn, thiết bị hổ trợ cho tài xế khi vận hành

- Định kỳ phải được kiểm tra bảo dưỡng, bảo trì

- Để đảm bảo an toàn trong khi vận chuyển hàng hóa trên đường và trongtrường hợp lưu container qua đêm tai nhà máy thì bắt buộc các thùng xe phải

có cửa, cửa phải có then gài, các ôc vít phải chắc chắn, có bản lề chắc chắn vàcác bộ phận khác phù hợp với tiêu chuẩn an ninh

- Thùng xe có 2 loại dạng kín hoặc mui bạt Sẽ cung cấp loại xe ứng với yêu cầucủa khách hàng

II.3 An ninh khu vực bãi xe

- Công ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an toàn và tiêu chuẩn

an ninh thích hợp như khu vực đậu xe phải có tường rào cao và chắc chắn và

có người quản lý bãi xe 24/24

- Bãi xe phải có bảng tên và nội quy khu vực bãi xe

- Ánh sáng tại khu vực bãi xe phải được trang bị tốt

- Được trang bị các thiết bị chữa cháy đầy đủ

- Việc ra vào khu vực bãi xe phải được ghi nhận lại

- Các xe khi về bãi phải được đậu ngăn nắp đúng nơi quy định

II.4 An ninh tài xế

- Theo tiêu chuẩn của khách hàng và chính sách của nhà máy, tất cả các tài xế làmviệc trong nhà máy phải thỏa các điều kiện sau:

 Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân thân

 Giấy CMND

 Giấy phép lái xe

- Các tài xế xe tải phải được kiểm tra lý lịch nhân thân định kỳ

- Công ty xe tải phải huấn luyện tiêu chuẩn an ninh cho tài xế định kỳ

- Có bằng lái xe tương ứng với hạng xe vận chuyển

- Nhân thân không có tiền án, tiền sự

- Nếu khoảng thời gian thực tế và dự kiến trùng khớp thì bên đơn vị vận chuyểnđiền rõ thông tin trên phiếu theo dõi lộ trình vận chuyển và xác nhận bằng cáchđóng dấu ký tên và chuyển tới công ty nhận hàng hóa

- Nếu khoảng thời gian thực tế không trùng khớp với thời gian dự kiến thì tài xếphải đưa ra lý do vì sao Trường hợp vì lý do khách quan như kẹt xe, hư xe, tainạn trên đường vận chuyển thì bên đơn vị vận tải xác minh lại tính chính xác vàbáo cáo với công ty nhận hàng

- Nếu thời gian vận chuyển vượt qua khoảng thời gian chênh lệch cho phép thì tiếnhành kiểm tra và điều tra ngay theo quy trình kiểm tra hàng hóa bị xâm hai

II.6 Kiểm tra và theo dõi lộ trình vận chuyển

Công ty sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển một cách kịp thời nhằm đảm bảo quátrình vận chuyển diễn ra an toàn:

- Xác định thời gian rời khỏi từ nơi xuất phát của công ty tới điểm đến

- Xác định thời gian chênh lệch cho phép trong lộ trình vận chuyển hang hóa

- Nghiêm cấm các tài xế tự ý thay đổi lộ trình mà không thông báo trước cho nhàmáy hoặc cho khách hàng

II.7 Phân công nhân viên theo dõi lộ trình vận chuyển

- Công việc cụ thể:

 Thực hiện và giám sát việc cung cấp dịch vụ xe tải đến khách hàng

 Phân công nhân viên báo cáo những vấn đề xảy ra trong quá trình vậnchuyển hàng hóa

 Kiểm tra thời gian giao hàng để đảm bảo hàng hóa không bị xâm hạihoặc mất mát

 Giải quyết các vấn đề liên quan đến lộ trình vận chuyển và kiểm soáttài xế

 Cung cấp thông tin cho khách hàng trong suốt quá trình vận chuyểnhàng hóa

II.8 Quy trình điều tra hàng hóa bị xâm hại

Để xác định nguyên nhân vận chuyển hàng hóa bị chậm trễ, nhà máy sẽ tiến hànhđiều tra tài xế như sau:

- Nhà máy sẽ thẩm vấn tài xế để đưa ra lý do chậm trễ

- Nhà máy sẽ thẩm vấn nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi lộ trình vận chuyển đểxác định lý do của sự chậm trể

- Nhà máy báo cáo những ảnh hưởng liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bịtrễ đến khách hàng ngay sau khi phát hiện

- Nhà máy sẽ tiếp tục theo dõi và báo cáo các vấn đề trên cho khách hàng, xin ýkiến khách hàng nếu có sự xâm hại nghiêm trọng

- Nếu quá trình vận chuyển hàng hóa chậm trễ so với thời gian chênh lệch chophép do các yếu tố khách quan thì hai bên sẽ thỏa thuận để giải quyết

II.9 Quy trình xử lý hàng hóa bị mất mát và thiệt hại.

Kiểm tra và điều tra nguyên nhân gây ra tình trạng trên:

- Thông báo và báo cáo đến khách hàng bằng văn bản.

- Sau khi điều tra rõ nguyên nhân, nhà máy sẽ tiến hành thực hiện giải quyết nhưsau:

 Nếu hàng hóa bị thiếu là do lỗi của nhân viên công ty khách hàng thìchuyến hàng vẫn được chuyển đến điểm đến cùng với sự hộ tống của đạidiện khách hàng

 Nếu hàng hóa bị thiếu là do lỗi của tài xế thì trách nhiệm thuộc về công ty

 Nếu hàng hóa bị xâm hại hoặc bị mất trong quá trình vận chuyển màkhông rõ nguyên nhân, thì trách nhiệm thuộc về công ty vận chuyển

III CAM KẾT CỦA CÔNG TY

“Công ty vận tải cam kết thực hiện các yêu cầu về đảm bảo an ninh từ phía khách hàng Khuyến khích nhân viên báo cáo những hành vi tình nghi như những dấu hiệu của việc sản phẩm bị thay đổi có thể xảy ra hoặc đột nhập vào phương tiện vận chuyển”

CHÍNH SÁCH KHEN THƯỞNG CÔNG TÁC AN NINH

- Được áp dụng tại nhà máy của công ty TNHH …………

- Các đối tác mà công ty có hợp tác chọn làm nhà thầu phụ

C NHỮNG BÁO CÁO SAU DÂY SẼ ĐƯỢC THƯỞNG THEO CHÍNH SÁCH CỦA NHÀ MÁY:

1 Hồ sơ tài liệu:

- Những văn bản hướng dẫn không đảm bảo an ninh trong tuyển dụng nhân sự

- Về những hồ sơ cá nhân không rõ ràng (vd như các hồ sơ:bản xác minh nhânthân,sơ yếu lí lịch, các hồ sơ kiểm tra định kỳ đối với các bộ phận nhạy cảm)

- Những trường hợp nghi vấn về vấn đề thôi việc, nghỉ việc của công nhân

- Tiêu chuẩn đạo đức,sổ tay nhân viên

- Những hồ sơ/tài liệu giả mạo định hướng và huấn luyện nhân viên

- Những hồ sơ/tài liệu huấn luyện nhận thức về an ninh giả mạo

- Việc thu hồi thẻ và sử dụng thẻ không hợp lý

- Hồ sơ quản lý chìa khóa cửa ra vào xưởng ghi chép không đầy đủ

2 An ninh nhà máy:

- Hợp đồng thuê nhân viên /lực lượng bảo vệ không hợp pháp.(vd Hợp đồnggiả).

- Việc huấn luyện nhân viên/bảo vệ mới không có

- Ra vào không được kiểm soát chặt chẽ

- Phát hiện những nhân viên hoặc người lạ ra vào những khu vực không chophép

- Xe ra vào nhà xưởng không được kiểm tra và ghi nhận

- Phát hiện những bưu phẩm/bưu kiện lạ(có thể gây ra nguy hiểm cho công ty)

- Không thực hiện những kiểm soát an ninh định kỳ không báo trước

- Những trường hợp đột nhập vào công ty gây nguy hiểm đến hệ thống an ninhcũng như hàng hóa

- Những việc xâm phạm đến hệ thống an ninh(hàng rào,đèn chiếu sáng,chuôngbáo động,camera…)

3 An ninh vận chuyển, xuất nhập hàng hóa

- Khai báo giấy tờ giả của tài xế váo nhà máy

- Sử dụng những container/xe tải không đảm bảo an toàn hàng hóa

- Giả mạo chữ ký, đóng dấu niêm phong ghi chép sai số liệu

- Nhận hàng hóa dư/thiếu không báo cáo

- Xuất hàng sai với packing list

- Seal không đạt chuẩn ISO/PAS 17712

- Hiện tượng bất thường của seal và việc sử lý không được ghi nhận

- Hiện tượng bất thường trên đường vận chuyển hàng không được báo cáo vớinhà máy

4 An ninh thông tin

- Truy cập những thông tin trái phép

- Không đảm bảo an ninh thông tin

5 An ninh đối với nhà cung cấp

- Những hợp đồng và tài liệu hướng dẫn …của nhà cung cấp không cung cấpđầy đủ.

- Qui trình lựa chọn đối tác kinh doanh không được thực hiện đúng

- Những tiến trình xem xét rủi ro về an ninh đối với các đối tác kinh doanhkhông được báo cáo theo định kỳ

- Tài liệu trong việc đảm bảo an ninh trong chuỗi cung ứng không đầy đủ và rõràng

6 Hình thức khen thưởng

- Giấy khen,tuyên dương:

+ Cho những báo cáo về các thiệt hại thấp(không nghiêm trọng)

- Xét nâng lương-thưởng bằng tiền mặt (từ 100 ngàn trở lên)

+ Cho những báo cáo nhiều lần về các thiệt hại thấp (không nghiêm trọng) + Cho những báo cáo về các thiệt hại nghiêm trọng

CHÍNH SÁCH QUI ĐỊNH VIỆC TUÂN THỦ AN NINH

- Các hãng vận tải phải tham gia , hợp tác thực hiện chính sách an ninh của nhà máy:

a Giấy tờ pháp nhân của hảng vận tải

b An ninh kho bãi

c Tuân thủ các quy trình về vấn đề vận chuyển, bốc dỡ, giao nhận

d Sự đảm bảo an toàn hàng hóa

i Đảm bảo hang hóa an toàn và an ninh trong quá trình vận chuyển bằng cách kiểm tra số liệu trên chứng từ và thực tế

ii Kiểm tra chi tiết thông tin của hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi chuyển đến…

iii Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn hang hóa trong bất cứ trường hợp nào như: hàng hóa bị mất cấp hoặc bị xâm hại…

iv Công ty vận tải sẽ hợp tác với khách hàng để điều tra trong trường hợp hàng hóa bị xâm hại như kiểm tra tài xế liên quan…

v Sau khi đã điều tra ra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại sẽ có giải pháp khắc phục và có sự đồng ý của khách hàng

e Sự đảm bảo an toàn phương tiện vận tải

i Công ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an toàn và tiêu chuẩn an ninh thích hợp như khu vực đậu xe phải có tường rào cao và chắc chắn và có người quản lý bãi xe 24/24

ii Công ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn cho việc vận chuyển hàng hóa

f An ninh tài xế

i Theo tiêu chuẩn của khách hàng và chính sách của nhà máy, tất cả các tài

xế làm việc trong nhà máy phải thỏa các điều kiện sau:

_ Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân than_ Giấy CMND

_ Giấy phép lái xe

ii Các tài xế xe tải phải được kiểm tra lý lịch nhân than định kỳ

iii Công ty xe tải phải huấn luyện tiêu chuẩn an ninh cho tài xế định kỳ

- Ký cam kết thực hiện chính sách an ninh của nhà máy

QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI ĐỐI TÁC KINH DOANH

- Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếucó)

- Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh

- Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khituyển dụng

- Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sửdụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân

- Cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan theo yêu cầu khi bố trí nhân viên làm việc tại cơ

sở của đối tác

- Nhân viên được bố trí làm việc tại cơ sở của đối tác phải tuân thủ quy định và các hướngdẫn tại nơi làm việc, mặc đồng phục và đeo thẻ (nếu có) trong suốt thời gian làm việc

- Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác

- Có đầy đủ chứng từ, chữ ký của đại diện các bên liên quan trong hoạt động cung ứngdịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa

- Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ

- Nếu phát hiện có dấu hiệu lạ, bất thường hoặc nguy cơ phải báo ngay cho đối tác để phốihợp xử lý

- Tổ chức đánh giá nội bộ ít nhất 2 lần/năm về tuân thủ an ninh, cải thiện những vấn đềthiếu sót, phòng ngừa rủi ro

- Huấn luyện An Ninh định kỳ 6 tháng/lần cho toàn thể nhân viên

- Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên.

QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI DỊCH VỤ BẢO VỆ

PROVISIONS SECURITY COMPLIANCE FOR SECURITY SERVICE

- Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếucó)

- Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh

- Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khituyển dụng

- Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sửdụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân

- Cung cấp hồ sơ của tất cả nhân viên khi làm việc tại nhà máy bao gồm lý lịch cá nhân,giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ, giấy chứng nhận PCCC, giấy chứng nhận sơcấp cứu,

- Định kỳ 6 tháng phải cung cấp lý lịch tư pháp/giấy xác nhận nhân thân của nhân viên

- Trường hợp điều chuyển nhân viên phải cung cấp đầy đủ hồ sơ của nhân viên mới vàthông báo với Phòng Hành chính

Chúng tôi, công ty………Đã được Công ty ……… hướng dẫn các qui định về

an ninh đối với nhà thầu/ nhà cung cấp Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.

Ngày 27 tháng 03 năm 2015

Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

- Nhân viên phải được trang bị đồng phục và công cụ hổ trợ cần thiết để phục vụ cho côngviệc như: bộ đàm, áo mưa, đèn pin, gậy ba trắc, sổ sách…

- Khi phát hiện bất kỳ dấu hiệu khả nghi nào, nhân viên bảo vệ phải báo cáo ngay tới nhàmáy để có biện pháp xử lý kịp thời

- Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ

- Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác

- Phải tổ chức huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên định kỳ ít nhất 3 tháng/lần

- Nhân viên phải tham gia đầy đủ các kỳ huấn luyện nghiệp vụ do đối tác tổ chức

- Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên

QUI ĐỊNH TUÂN THỦ AN NINH ĐỐI VỚI DỊCH VỤ VẬN TẢI

PROVISIONS SECURITY COMPLIANCE FOR TRANSPORTATION SERVICE

- Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư, giấy chứng nhận về an ninh (nếucó)

- Phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực và sự ổn định trong kinh doanh

- Kiểm tra lý lịch, xác nhận nhân sự (hạnh kiểm) và giấy tờ nhân thân của nhân viên khituyển dụng

- Không tuyển dụng nhân viên dưới 18 tuổi làm công việc nặng nhọc, độc hại ; không sửdụng lao động là nô lệ hoặc tù nhân

- Định kỳ 6 tháng phải cung cấp lý lịch tư pháp/giấy xác nhận nhân thân của nhân viên

Chúng tôi, CÔNG TY BẢO VỆ YUKI SEPRE 24

Đã được Công ty TNHH Kovina Fashion hướng dẫn các qui định về an ninh đối với nhà thầu/

nhà cung cấp Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.

Ngày 27 tháng 03 năm 2015

Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

- Khuyến khích nhân viên báo cáo ngay khi phát hiện bất cứ những hành vi tình nghi nhưdấu hiệu của sản phẩm bị thay đổi hay có sự đột nhập hệ thống an ninh.

- Xe tải, xe kéo container phải đậu đúng nơi quy định trong nhà máy

- Xe tải, xe kéo container phải thiết kế sao cho việc khóa, niêm seal và kiểm tra được dễdàng

- Xe trống luôn luôn phải được khóa lại

- Ngăn ngừa việc tiếp cận trái phép xe vận tải, xe kéo container, đòi hỏi tài xế bảo vệ anninh cho xe vận tải, xe kéo container khi đi đường, gồm cả trong lúc nghỉ, ngừng để ănuống, đổ xăng và sữa chữa

- Tài xế phải báo cáo những sự việc khác thường như: bị theo dõi, bị kiểm tra tới nhữngngười liên quan

- Xây dựng thủ tục cần làm khi phát hiện khóa hay xe chở hàng bị mở

- Giấy phép lái xe của tài xế phải phù hợp với hạng xe điều khiển

- Tuân thủ và hợp tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, buôn bán nô lệ

- Có ý thức và trách nhiệm bảo đảm An Ninh cho nội bộ và cho đối tác

- Phải tổ chức huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên định kỳ 6 tháng/lần để có biệnpháp đề phòng khi xe đi trên đường (như : không đón người đi quá giang, không thảo luận

về bản chất của hàng chở tại bến dừng, cảnh giác khu chung quanh xe, khóa xe tải, xe kéocontainer và tránh đỗ tại khu đèn mờ)

- Tổ chức đánh giá nội bộ ít nhất 2 lần/năm về tuân thủ an ninh, cải thiện những vấn đềthiếu sót, phòng ngừa rủi ro

- Nhân viên phải tham gia đầy đủ các kỳ huấn luyện nghiệp vụ do đối tác tổ chức

- Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các qui định nêu trên

- Khi xe chở hàng hóa gặp sự cố trên đường như kẹt xe trong thời gian dài, xe gặp tainạn… tài xế phải thông báo ngay lập tức cho quản lý hãng vận tải và mô tả sơ lược

về tình hiện tại cho người quản lý biết

- Quản lý hãng vận tải xác minh tình hình và cử đại diện trực tiếp xuống hiện trường,nơi xe đang gặp sự cố để đề ra hướng xử lý

Mã hiệu:

Lần ban hành/Sửa

Ngày hiệu lực: 01/01/2014

QUY TRÌNH BÁO CÁO VI PHẠM AN NINH

TỪ HÃNG VẬN TẢI CHO NHÀ MÁY



- Đồng thời, khi nhận được thông tin về tình hình xe gặp sự cố hoặc lộ trình vậnchuyển khác với dự kiến thì quản lý hãng vận tải tiến hành liên hệ trực tiếp cho quản

lý nhà máy ngay lập tức để thông báo tình hình đang xảy ra

- Quản lý nhà máy sẽ cử đại diện tìm hiểu và xác định ảnh hưởng an ninh đến hànghóa, nếu như sự vi phạm này không ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa như kẹt xe, lộtrình sai và không gây hại gì đến tài sản và thời gian hàng tới bến của hàng thì tiếnhành theo dõi gắt gao lộ trình vận chuyển này

- Nếu sự vi phạm này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hàng hóa như hàng hóa có dấuhiệu bị xâm nhập, niêm phong bị hỏng hoặc lộ trình vận chuyển đến trễ gây hại nặngđến tài sản công ty thì phải yêu cầu hãng vận tải bồi thường thiệt hại

4 BẢO ĐẢM VIỆC TUÂN THỦ CHÍNH SÁCH - QUY TRÌNH:

- Công ty cam kết thực hiện đúng và đủ nội dung của chính sách; quy trình này Cáchành động vô ý dẫn tới sai sót phải được chấn chỉnh và khắc phục ngay

- Chính sách; quy trình này được phổ biến trong toàn thể cán bộ quản lý, công nhânviên và chuyên gia thuộc công ty TNHH Kovina Fashion và đối tác

- Định kỳ mỗi 6 tháng, chính sách; quy trình này được xem xét lại hoặc cập nhật chophù hợp với pháp luật kinh tế, tiêu chuẩn khách hàng, phù hợp với chương trình C-TPAT hoặc tình hình thực tế (nếu có)

- Trưởng các phòng ban liên quan, cán bộ quản lý, nhân viên và chuyên gia có nhiệm

vụ thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, đảm bảo an ninhtrật tự, an toàn về tài sản, tính mạng của nhân viên nhà máy, khách hàng cũng nhưnhân viên đối tác đang làm việc tại nhà máy được quy định trong quy trình này

- Mọi hành vi cố ý vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động tùy vào mức độ

và trách nhiệm liên quan Trường hợp nghiêm trọng sẽ chuyển giao sự việc về Công

An địa phương hoặc cơ quan chức năng xử lý theo thẩm quyền

Chúng tôi, CÔNG TY XE TẢI THÀNH SƠN

Đã được Công ty TNHH Kovina Fashion hướng dẫn các qui định về an ninh đối với nhà thầu/ nhà cung cấp Chúng tôi đã đọc và cam kết tuân thủ các quy định này.

Ngày 27 tháng 03 năm 2015

Đại diện nhà cung cấp/nhà thầu

SEAL INSPECTION PROCEDURE

-QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL

I QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL ĐỐI VỚI XE CONTAINER/ SEAL INSPECTION PROCEDURE FOR CONTAINER:

1 Seal được chấp nhận bởi nhân viên xuất nhập khẩu phải trong tình trạng tốt

Accepted Seal by EX-IM staff has to be in good condition.

2 Kiểm tra xem số Seal có phù hợp với chứng từ, tài liệu (DO, chứng từ vận chuyển,

BL và Packing List + chứng từ thanh toán)

Check seal number with the document (DO, letter of travel, BL and Packinglist + invoice).

3 Kiểm tra số Seal với số container

Check seal number with container.

4 Đối với hải quan cấp phát Seal, số Seal được cấp phát phải khớp với các chứng từ, tàiliệu

For Customs seal, Numberization at customs seal are agreed with the document.

5 Khi hàng hoá đã được bốc lên container, Seal sẽ được gắn bởi nhân viên xuất nhậpkhẩu với sự giám sát của nhân viên bảo vệ và nhân viên bộ phận hoàn thành

As the cargo already loaded in the container, seal is installed by EX-IM staff and watched by security guard and Finishing staff.

6 Seal phải được gắn đúng tại nơi cần thiết

The Seal must to be installed at its place with correctly.

7 Seal được sử dụng phải được ghi vào sổ Kiểm Seal (ngày tháng & thời gian gắn Seal,

số Seal, số container, số cảnh sát của container, tên nhân viên gắn Seal và chữ ký)

The seal used must be recorded on the Seal Book (date & time of seal installment, seal number, container number, container’s police number, container seal’s attachment officer and signature).

8 Nhân viên xuất nhập khẩu phải chụp hình trong suốt thời gian gắn Seal để làm bằngchứng

EX-IM staff must take picture during the instalization time of seal for documentation.

9 Sổ kiểm tra Seal phải được lưu

Seal Inspection book must be kept for documentation.

II QUY TRÌNH KIỂM TRA SEAL ĐỐI VỚI XE TẢI/ SEAL INSPECTION PROCEDURE FOR TRUCKS:

1 Seal được chấp nhận bởi nhân viên xuất nhập khẩu phải trong tình trạng tốt

Accepted Seal by EX-IM staff has to be in good condition.

2 Kiểm tra xem số Seal

Check seal number

3 Tất cả các số seal được kiểm tra và lưu giữ bởi quản lý nhà máy

All seal numbers are checked and kept by factory manager.

4 Khi hàng hoá đã được bốc lên xe tải, Seal sẽ được gắn bởi nhân viên xuất nhập khẩuvới sự giám sát của nhân viên vận chuyển và nhân viên bộ phận hoàn thành

As the cargo already loaded in the truck, seal is installed by EX-IM staff and Watched by delivering officer and finishing staff.

5 Seal phải được gắn đúng tại nơi cần thiết

The Seal must to be installed at its place with correctly.

6 Seal được sử dụng phải được ghi vào sổ ’Kiểm Seal’(ngày tháng & thời gian gắnSeal, số Seal, số xe, tên nhân viên gắn Seal và chữ ký)

The seal used must be recorded on the Seal Book (date & time of seal installment, seal number, truck number, truck seal’s attachment officer and signature).

7 Nhân viên xuất nhập khẩu phải chụp hình trong suốt thời gian gắn Seal để làm bằngchứng

EX-IM staff must take picture during the instalization time of seal for documentation.

8 Sổ kiểm tra Seal phải được lưu

Seal Inspection book must be kept for documentation.

III CÁCH KIỂM TRA SEAL KHI ĐẾN VÀ RỜI NHÀ MÁY/ INCOMING AND OUTGOING SEAL VERIFICATION AND INSPECTION PROCESS

Tất cả seal đến và seal đi đều được xác minh và kiểm tra

All the incoming and out going seal will be verified and inspected

1 Xem xét tình trạng seal và khóa của container/ View seal and container locking hardware

- Xem xét tình trạng seal và cơ chế khóa của container/ View seal and container

locking mechanism

- Sự phá hủy quá mức đến seal và các cơ chế khóa phải được báo cáo cho cấp quản

lý trước khi mở container/Excessive damage to seal or locking mechanisms must

be reported to a Supervisor before opening the container

- Tìm kiếm bulong và then cài cửa bị mất./ Look for loose bolt and hasp

2 Xác nhận số seal/ Verify the seal number

- Xác nhận chính xác số seal/ Verify the seal number for accuracy

- Số seal phải trùng khớp với các tài liệu, giấy tờ/ seal number must match

Tug on seal to make sure it is affixed properly Seal that come apart must be reported

to a Supervisor before opening the container The container must have contraband inside.

4. Xoay và xoắn seal để đảm bảo nó không tách rời ra được/ Twist and turn seal to make sure it doesn’t unscrew.

- Xoay và xoắn seal để đảm bảo nó không bong ra/ Twist and turn seal to make

sure it doesn’t come off

- Nếu seal bị hở thì nó có thể bị vặn ra để tiếp cận hàng bên trong/ If a seal is threaded, it can be unscrewed to gain access

QUY TRÌNH KIỂM TRA TÌNH TRẠNG CONTAINER/XE TẢI KHI ĐẾN NHÀ MÁY

I Mục đích

- Để đảm bảo tình hình an ninh cho nhà máy

- Để đảm bảo tình hình an ninh cho hàng hóa

Bảo vệ tiến hành kiểm tra 5

điểm (theo mẫu), kiểm tra

Đạt

Hướng dẫn xe đến khu vực xuống hàng

Nhà máy liên hệ với công ty xe xuất phát để xác định thông tin và xử lý

Đối với container/xe tải chở hàng, bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra 5 điểm như sau: dưới

gầm xe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngoài), phía bên phải, phía bên trái, vách phía trước

1 Dưới gầm xe/cabin

- Trên cabin không có dấu hiệu gì lạ

- Cabin không có ngăn bí mật bên trong

- Khi kiểm tra phải thấy được thanh đỡ một cách rõ ràng

2 Cửa (mặt bên trong /mặt bên ngoài)

- Thiết bị khóa cửa phải an toàn và chắc chắn

- Màu sơn trên cửa phải đồng màu, không có dấu vệt gì lạ

- Không có dấu vết chắp vá hay sửa chữa trên cửa

3 Phía bên phải

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên vách xe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

4 Phía bên trái

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên vách xe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

5 Vách phía trước

- Người kiểm tra phải quan sát và thấy rõ tất cả khối cạnh và thông gió

- Dùng búa gõ vào vách trước thì không phát ra nghe âm thanh gì đáng nghi ngờ

- Dùng thước dây đo chiều dài từ mép cửa đến vách phía trước phải đúng với kíchthước chuẩn

Sau khi kiểm tra 5 điểm, bảo vệ làm theo quy trình trên

B Trường hợp container/xe tai rổng đến công ty:

Bảo vệ hướng dẫn đường đến khu vực xuất hàng

Báo vệ thông báo với trưởng phòng hành chính và những người có liên quan của nhà máy,

Nhà máy liên hệ với công ty vận tải

để được đổi container/xe tải khác

Trước khi xuất hàng, bảo vệ tại khu vực xuất hàng tiến hành kiểm tra lại 7 điểm

Tiến hành lập biên bản đóng hàng

Bảo vệ Thông báo với người có liên quan Nhà máy liên hệ với công ty vân tải để đổi container/xe tải

Đạt

Không Đạt

Đối với container/xe tải rỗng bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra 7 điểm như sau: dưới gầmxe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngoài), phía bên phải, phía bên trái, vách phía trước, vòm mái

và sàn

1 Dưới gầm xe/cabin

- Trên cabin không có dấu hiệu gì lạ

- Cabin không có ngăn bí mật bên trong

- Khi kiểm tra phải thấy được thanh đỡ một cách rõ ràng

2 Cửa (mặt bên trong /mặt bên ngoài)

- Thiết bị khóa cửa phải an toàn và chắc chắn

- Màu sơn trên cửa phải đồng màu, không có dấu vệt gì lạ

- Không có dấu vết chắp vá hay sửa chữa trên cửa

3 Phía bên phải

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên vách xe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

4 Phía bên trái

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên vách xe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

5 Vách phía trước

- Người kiểm tra phải quan sát và thấy rõ tất cả khối cạnh và thông gió

- Dùng búa gõ vào vách trước thì không phát ra nghe âm thanh gì đáng nghi ngờ

- Dùng thước dây đo chiều dài từ mép cửa đến vách phía trước phải đúng với kíchthước chuẩn

6 Vòm mái

- Dùng thước đo kích thước từ sàn lên trần/mái

- Người kiểm tra phải quan sát và thấy rõ tất cả khối cạnh và thông gió

- Không có sửa chữa bất thường nào trên trần

- Dùng búa gõ vào trần thì không phát ra âm thành gì đáng nghi ngờ

7 Sàn

- Dùng thước dây đo từ sàn đến trần phải đúng với kích thước chuẩn

- Quan sát không thấy sửa chữa nào đáng nghi ngờ

8 Kích thước bên trong khoang (không áp dụng cho xe thùng)

- Độ cao từ sàn đến trần

- Khoảng cách giữa vách trái và vách phải

- Chiều cao từ mép cửa đến mặt trong vách trước

CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, TUYỂN CHỌN

CÁC ĐỐI TÁC KINH DOANH

- Vì thế công ty ……… mong muốn các đối tác kinh doanh với công ty cũng phải bảo đảm an ninh trong mọi mặt và thực hiện đúng theo các qui định pháp luật song song với các nguyên tắc ứng xử của khách hàng

- Và để bảo đảm an ninh, làm đúng các qui định của pháp luật cùng các nguyên tắc ứng xử của khách hàng luôn được thực hiện thì ……… đề nghị các đối tác phải

tự đánh giá và gửi kết quả định kỳ hằng năm đến công ty chúng tôi

- Việc hợp tác thực hiện chính sách cũng như qui trình này sẽ giúp cho quá trìnhsản xuất được tốt hơn, bảo đảm chất lượng, an ninh về mọi mặt, và có sự bình đẳng trong công tác làm việc

4 QUY TRÌNH :

YÊU CẦU ĐÁNH GIÁ

CÁC ĐỐI TÁC

THU THẬP CÁC THÔNG TIN

LẬP TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ

TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ

CÁC ĐỐI TÁC

THỰC HIỆN CAM KẾT

ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ

HÀNG NĂM

5 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH :

5.1 Lập tiêu chí đánh giá :

5.1.1 Đối tác kinh doanh là nhà cung cấp :

- Loại hình sản xuất kinh doanh

- Pháp nhân như : giấy phép kinh doanh , mã số thuế, địa điểm kinh doanh, trụ

sở, …

- Tình hình an ninh, an ninh về nhân sự, an ninh về cơ sở, nhà xưởng

- Một số chính sách về an toàn con người, hàng hóa và vận chuyển

5.1.2 Đối tác kinh doanh là nhà thầu phụ :

- Loại hình sản xuất kinh doanh

- Pháp nhân như : giấy phép kinh doanh , mã số thuế, địa điểm kinh doanh, trụ

sở, …

- Việc tuân thủ các qui định pháp luật lao động về lương bổng, phúc lợi, giờ giấc làm việc, an toàn lao động, … và qui tắc ứng xử theo tiêu chuẩn của khách hàng

- Tình hình an ninh, an ninh về nhân sự, an ninh về cơ sở, nhà xưởng

- Một số chính sách về an toàn con người, hàng hóa và vận chuyển

5.2 Thu thập thông tin : Bằng nhiều kênh như :

- Trực quan : Tới tận nơi để thu thập thông tin

- Thông qua báo, đài phát thanh, truyền hình ; thông qua mạng

- Thông qua các đối tác khác

- Lập danh sách và xếp hạng các nhà thầu được đánh giá

5.5 Trình Ban Giám đốc duyệt :

- Nhân viên đánh giá trình lên ban giám đốc danh sách nhà thầu phụ được chọn

- Ban giám đốc duyệt xét và quyết định kết quả

5.6 Bản cam kết của các nhà thầu được chọn :

XẾP HẠNG TRÌNH BGĐ

- Nhà thầu phụ nhận bản hướng dẫn về một số chính sách an toàn cho nhà máy

- Nhà thầu ký cam kết thực hiện các nội dung này./

năm 201

Tổng Giám Đốc

QUY TRÌNH XỬ LÝ KỶ LUẬT VI PHẠM AN NINH CÔNG TY

V Mục Đích:

Để đảm bảo chương trình An Ninh Thương Mại Hải Quan Chống Khủng Bố (C-TPAT),Công ty ……… ban hành quy trình xử lý kỷ luật vi phạm an ninh công ty

VI Phạm vi:

Áp dụng cho tất cả cán bộ công nhân viên công ty

Các đối tác mà công ty có hợp tác chọn làm nhà thầu phụ

VII Các hành vi vi phạm an ninh công ty:

1 Các hành vi vi phạm an ninh bị xử lý phê bình hoặc xử phạt:

1.1 Những văn bản hướng dẫn không đảm bảo an ninh trong tuyển dụng nhân sự

1.2 Về những hồ sơ cá nhân không rõ ràng (Ví dụ như các hồ sơ:bản xác minh nhân thân,

sơ yếu lí lịch, các hồ sơ kiểm tra định kỳ đối với các bộ phận nhạy cảm)

1.3 Việc thu hồi thẻ và sử dụng thẻ không hợp lý

1.4 Hồ sơ quản lý chìa khóa cửa ra vào xưởng ghi chép không đầy đủ

1.5 Hợp đồng thuê nhân viên /lực lượng bảo vệ không hợp pháp (Ví dụ hợp đồng giả).1.6 Phát hiện những nhân viên hoặc người lạ ra vào những khu vực không cho phép màkhông được kiểm soát chặt chẽ

1.7 Xe ra vào nhà xưởng không được kiểm tra và ghi nhận

1.8 Những việc xâm phạm đến hệ thống an ninh (hàng rào, đèn chiếu sáng, chuông báođộng, camera…)

1.9 Giả mạo chữ ký, đóng dấu niêm phong ghi chép sai số liệu

1.10.Nhận hàng hóa dư/ thiếu, xuất hàng sai với packing list, seal không đạt chuẩn ISO/PAS

17712 không báo cáo cấp trên

1.11 Hiện tượng bất thường của seal và việc sử lý không được ghi nhận

1.12.Hiện tượng bất thường trên đường vận chuyển hàng không được báo cáo với nhà máy.1.13.Truy cập những thông tin trái phép

1.14.Qui trình lựa chọn đối tác kinh doanh không được thực hiện đúng

1.15.Tài liệu trong việc đảm bảo an ninh trong chuỗi cung ứng không đầy đủ và rõ ràng.1.16.Xâm nhập trái phép các tài liệu không thuộc thẩm quyền của mình

1.17.Xóa, chỉnh sửa những dữ liệu quan trọng của công ty