Quy chế hoạt động của ban giam đốc công ty cổ phần kinh doanh nông sản kiên giang

Quy chế hoạt động của ban giam đốc công ty cổ phần kinh doanh nông sản kiên giang

CTY CP KINH DOANH NÔNGSẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HOI DONG QUAN TRI

EK Số: 92/QĐ - HĐQT TP Rạch giá, ngày 01 tháng 02 năm 2008

CHỦ TỊCH HĐQT CTY CP KINH DOANH NÔNG SẢN KIÊN GIANG

V/v Phê duyệt Quy chế Hoạt động của Ban Giám Đốc Cty CP Kinh doanh nông sản Kiên Giang

- Căn cứ Quyết định số 2615/QĐ-UBND ngày 14/12/2007 của Chủ tịch'UBND

tỉnh Kiên Giang V/v phê duyệt Điều lệ tô chức và hoạt động : Quy chế tài chính của Cty Cổ phần Kinh doanh nông sản Kiên Giang

Xét đề nghị của Giám đốc Cty Cổ phần Kinh doanh nông sản Kiên Giang

QUYÉT ĐỊNH Điều 1 Phê duyệt Quy chế Hoạt động của Ban Giám Đốc Cty CP Kinh doanh

nông sản Kiên Giang (đính kèm)

Điều 2 Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định này

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký

TM HOI DONG QUAN TRI

AESEICH 726:

Noi nhén:

- Nhu diéu 2

- Luu TC-HC

- Ban Kiểm soát Cty

QUY CHE HOẠT ĐỘNG của BAN GIÁM DOC

CÔNG TY CP KINH DOANH NÔNG SẢN KIÊN GIANG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 92/QĐ-HĐQT ngày Ú1 tháng 02 năm 2008

của Chủ tịch Hội đông quản tri Cty CP KDNS Kién Giang )

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1: Quy chế này, quy định cụ thể nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, quy trình làm việc và các môi quan hệ công tác của Ban giám ‹ đốc để thực hiện nhiệm vụ, quyên hạn của Ban giám đốc theo qui định của pháp luật và Điều lệ tổ chức hoạt động của Cty CP KDNS Kiên Giang

ĐIỀU 2: Ban giám đốc: Trong đó giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của Cty CP Kinh doanh Nông sản Kiên Giang, theo mục tiêu, kế hoạch

và các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyên và nhiệm

ĐIỀU 3: Ban giám đốc gồm có: Giám đốc và các Phó giám đốc Nội dung công tác các Phó giám đôc, được Giám đôc phân công và ủy quyền điều hành công việc Công ty

CHƯƠNG II QUYEN HAN VA NHIEM VY CUA

GIAM DOC VA CAC PHO GIAM BOC

DIEU 4: Nhiém vu, Quyén hạn của Giám đốc theo quy định của Điều lệ công ty, Quy chế Hội đồng quản trị; trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Tài chính- Kế toán, Văn phòng Đại diện tại Thành Phố Hồ Chí Minh và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây đối với các Đơn vị trực thuộc

1/.Giám đốc Cty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc là người đại diện theo pháp luật quy định của Cty

2/ Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Cty, chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

3/ Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

a Quyét định các van đề liên quan đến công việc kinh doanh của Cty mà không cần có quyết định của HĐQT

Tổ chức thực hiện các Quyết định, Nghị quyết của HĐQT

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Cty

Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức,quy chế quản lý nội bộ Cty

Bỏ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật các chức danh quản lý trong Cty, trừ các chức danh do HĐQT quyết định, sau khi có ý kiến chấp thuận của HĐQT

T Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Cty, kể cả những người thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc

g Tuyén dụng lao động

h Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh

i) Cac quyén và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Cty và Nghị quyết

F của HĐQT = ĐIẾU 5: Phó giám đôc thường trực, phụ trách phòng kinh doanh Cty

1/ Giúp giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch

2/ Thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của Cty theo ủy quyền khi giám đốc đi vắng, giải quyết những công việc phát sinh khác theo thâm quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc

3/ Kiểm tra giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết theo phân công của giám đốc

4/ Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch hành chính quản trị hàng năm của Cty

SĨ, Tổ chức nghiên cứu và xây dựng các định mức kinh tế-kỹ thuật trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty

6/ Chỉ đạo và quyết định những hoạt động của các đơn vị do mình phụ trách

7/ Định kỳ hàng tuần, hàng tháng báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị do mình phụ trách trong cuộc họp của Ban giám đốc

ĐIỀU 6: Phó giám đốc: phụ trách sản xuất của Cty = 1/ Giúp giám đốc chỉ đạo công tác Thu mua - Chế biến hàng nông sản, thực hiện có h ¿u quả các định mức kinh tế-kỹ thuật theo qui định hiện hành

2/ Kiém tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị theo phân công của giám đóc

3/ Chỉ đạo và quyết định những hoạt động của các đơn vị do mình phụ trách, giải quyết những công việc phát sinh khác theo thâm quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc

4/ Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị do mình phụ trách trong cuộc họp của Ban giám đốc

ĐIỀU 7: Phó giám đốc phụ trách văn phòng đại diện Cty tại TP Hồ Chí Minh, có nhiệm vu:

1/ Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của VP ĐD thuộc Cty 2/ Giao dịch tìm đối tác, khai thác nguồn hàng d cho Cty trong lĩnh vực Xuất- Nhập khẩu, giải quyết những công việc phát sinh khác theo thẩm quyên và chịu trách nhiệm trước giám đốc

3/ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hợp đồng đã ký theo phân công của Giám đốc 4/ Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, báo cáo kết quả thực hiện của đơn vị mình phụ t -h trong cuộc họp của Ban giám đốc

CHƯƠNGII

CHÉ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN GIÁM ĐÓC

ĐIỀU 8: Chế độ | làm việc của Ban giám đốc

1/ Giám đốc điều hành mọi hoạt động chung hàng ngày của Cty Khi đi vắng, Giám đốc

ủy quyền lại cho Phó giám đốc thường trực thay mặt Giám đốc giải quyết điều hành mọi hoạt động của Cty

2/ Các phó giám đốc là những người được giám đốc phân công và ủy quyền điều hành từng lãnh vực hoạt động của Cty theo kế hoạch đã được Ban giám đốc đề ra Trường hợp có

sự thay đổi, phải báo cáo với giám đốc để giải quyết

3/ Định kỳ hàng tuần, hàng tháng Ban giám đốc họp để kiểm điểm kết quả thực hiện và

đề ra kế hoạch hoạt động tiếp theo Ngoài ra, tùy theo yêu cầu công tác, giám đốc có thể

2

triệu tập họp Ban giám đốc bất thường để giải quyết những công việc quan trọng phát sinh mới

4/ Dinh ky mot thang 1 lần, Ban giám đốc sẽ họp giao ban với các Phòng, Ban, Lãnh đạo

các đơn vị trực thuộc trong Cty

DIEU 9: Quy chế họp Ban giám đốc

1/ Giám đốc là người triệu tập và chủ trì các cuộc họp định kỳ và bất thường của Ban giam doc

2/ Trường hợp Giám đốc đi vắng, Phó giám đốc thường trực được Giám đốc ủy quyền sẽ triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban giám đốc Khi giám đốc về phải báo cáo lại những vấn

dé quan trong Néu phát sinh mới phải có ý kiến Giám đốc mới giải quyết

3/ Việc ghi số họp Ban giám đốc và trích thành các biên bản do Trưởng phòng TC-HC Cty và cán bộ chuyên môn giúp việc chịu trách nhiệm thực hiện và có chữ ký của chủ tọa phiên họp

4/ Các cuộc họp của ban giám đốc, tùy theo nội dung và yêu cầu có thể mở rộng các thành viên khác mời tham dự : :

DIEU 10: Ban giám độc họp đê thảo luận và quyêt định những nội dung trước khi trình Hội đông quản trị như sau:

1/ Kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng quý (phân ra từng tháng) và cả năm

2/ Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh hàng tháng, quý và cả năm của các đơn vị trực

thuộc và toàn Cty

3/ Báo cáo tài chính hàng quý và cả năm của Cty

4/ Dự kiến đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ và công nhân

viên chức

5/ Xây dựng kế hoạch đạo tạo và đào tạo lại cán bộ, công nhân viên chức

6/ Phân phôi tiên lương hàng tháng

7/ Dự kiến phân phối tiền thưởng, phúc lợi hàng năm

8/ Dự kiến xử lý kết quả kiểm tra trong nội bộ Cty

9/ Những vấn đề cần xử lý khác

NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THÊ

ĐIỀU 11: Trình tự xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng quý và cả năm:

1/ Việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm được căn cứ vào dự kiến kết quả thực hiện năm trước; yêu cầu phát triển quy mô sản xuất, kinh doanh của Cty; tình hình nhu câu thị trường và định hướng của Hội đồng quản trị

2/ Trên cơ sở kế hoạch năm, Giám đốc đề ra kế hoạch cụ thể cho các đơn vị trực thuộc

ĐIỀU 12: Giám đốc sẽ giao cho Phó giám đốc thường trực phụ trách việc xây dựng

kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Cty

1/ Căn cứ vào các chỉ tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Giám đốc,

các Phó giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo các Phong, Ban chuyên môn và các Đơn vị trực thuộc do mình phụ trách, tiến hành xây dựng kế hoạch của bộ phận mình

2/ Phòng Kế hoạch - kinh doanh có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ phần kế hoạch do các phòng, Ban chuyên môn và các Đơn vị trực thuộc xây dựng, để cân đối và hoàn chỉnh thành

kế hoạch chung của toàn Cty trình Ban giám đốc và HĐQT xem xét, quyết định

3/ Vào ngày đầu quý, các Phòng, Ban chuyên môn và các Đơn vị trực thuộc phải có kế hoạch quý (phân ra từng tháng), gửi cho phòng kế hoạch- kinh doanh

4/ Phòng Kế hoạch- Kinh doanh có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ phần kế hoạch quý do các Phòng, Ban chuyên môn và các Đơn vị trực thuộc xây dựng, để cân đối và hoàn chỉnh thành kế hoạch chung của toàn Cty trình Ban giám đốc

DIEU 13: Thâm quyền ký các loại văn bản:

1/ Toàn bộ các văn bản, báo cáo về tình hình hoạt động của Cty đều do Giám đốc ký phát hành Khi đi vắng, Giám đốc sẽ ủy quyền cho Phó giám đốc thường trực ký thay; Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc khác ký các văn bản thuộc phạm vi mình phụ trách

2/ Các văn bản, báo cáo thuộc chức năng lĩnh vực của Phòng, Ban, đơn vị nào thì do bộ

phận đó dự thảo và trình với Giám đốc ký phát hành

3/ Phòng TC-HC Cty được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị như: Sao y các văn bản; công lệnh đi công tác;thư mời; thông báo nội bộ; giấy giới thiệu giao dịch về hành chính

DIEU 14:

1/ Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Cty để ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng liên doanh liên kết, hợp tác kinh doanh, 'ˆ*p đồng tín dụng, khế ước vay vốn hoặc các loại văn bản có quan hệ pháp luật khác theo quyết định của HĐQT

- Giám đốc có thé ủy quyền bằng văn bản cho các Phó giám đốc ký kết các loại hợp đồng nêu trên, tùy theo từng lĩnh vực đảm nhiệm

2/ Giám đốc ký duyệt giá bán và khung giá chỉ phí của tất cả các sản phẩm, hàng hóa,

dịch vụ; định mức kinh tế - kỹ thuật

- Các Phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực có nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo quyết định của Giám đốc; mọi trường hợp thay đổi phải được Giám đốc phê duyệt mới có hiệu lực thực hiện

3/ Toàn bộ các chứng từ kế toán (ban | hanh theo Quyét dinh số 15/2006/QĐ- -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp); chứng từ kế toán (ban hành theo các văn bản pháp luật khác như hóa đơn Giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường, .) và các loại chứng từ khác có liên quan đến thu, chỉ tài chính của Cty đều'do Giám đốc ký duyệt

- Trường hợp Giám đốc đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó giám đốc thường trực ký thay

- Giao cho Phòng Tài chính - Kế toán xây dựng Quy chế thu, chỉ tài chính, trình Giám đốc quyết định ban hành, để áp dụng chung cho toàn Công Ty

DIEU 15: Ché dé bao cao va thỉnh thị ý kiên:

1/ Giám đốc có trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình Theo quy định của pháp luật, của Điều lệ Cty và Quyết định của xà Để báo cáo với Hội đồng quản trị

2/ Trong quá trình điều hành Cty, khi có phát sinh những vấn đề vượt thâm quyền, Giám đốc phải xin ý kiến HĐQT trước khi xử lý

3/ Được áp dụng các biện pháp cần thiết trong trường hợp khẩn cấp và phải báo cáo ngay với chủ tịch HĐQT và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền /

DIEU 16:

1/ Các Phòng, Ban chuyên môn có trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo của từng lĩnh vực

do mình phụ trách theo quy định của pháp luật và của Cty để báo cáo với Giám đốc

2/ Các Phó giám đôc có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc lập và thông qua nội dung các báo cáo của từng lĩnh vực do mình phụ trách trước khi trình với Giám đốc

4

3/ Các Phòng, Ban chuyên môn có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc lập và thông qua nội dung các báo cáo của các Đơn vị trực thuộc, trước khi trình với Ban giám đốc

ĐIỀU 17: Trong trường hợp cần thiết, Giám đóc sẽ đề nghị Ban kiểm soát của Cty, tiến

hành kiêm tra các báo cáo của các Phòng, Ban hoặc của các Đơn vị trực thuộc

DIEU 18: Những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch đã được phê duyệt, đều phải thỉnh thị

ý kiến của Giám đốc trước khi thực hiện

- Trường hợp Giám đốc đi văng, Phó giám đốc thường trực và các Phó giám đốc khác được Giám đốc ủy quyền sẽ xem xét giải quyết, khi Giám đốc về phải báo cáo lại; riêng những vấn đề quan trọng phát sinh phải có ý kiến Giám đốc mới giải quyết

DIEU 19: Cac Phòng, Ban, chuyên môn có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động của các Đơn vị trực thuộc theo từng lĩnh vực do bộ phận mình phụ trách

CHƯƠNG V

TỎ CHỨC THỰC HIỆN

ĐIỀU 20: Tắt cả công nhân viên chức trong Cty có trách nhiệm thực hiện Quy chế này Trong quá trình thực hiện, kịp thời „phản ảnh về Ban giám đốc những vướng mắc hoặc chưa phù hợp để nghiên cứu sửa đổi, bỗ sung Quy chế này thêm hoàn thiện

ĐIỀU 21: Căn cứ vào Quy chế này, các Phòng, Ban trong Cty, các Đơn vị trực thuộc, xây dựng Quy chế hoạt động của đơn vị mình, trình Giám đốc xem xét và quyết định ban hành

ĐIỀU 22: Mọi trường hợp sửa đổi, bổ sung Quy chế này phải được Ban giám đốc xem xét và trình Hội đồng quản trị quyết định

ĐIỀU 23: Quy chế này có 5 Chương va 23 Điều, có hiệu lực thực hiện kể từ ngày.øI

tháng 3; năm 2008”