CHÍNH SÁCH & QUI TRÌNH AN NINHCHO TẤT CẢ CÁC BỘ PHẬN PHẦN I GIỚI THIỆU PHẦN II SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV 2.1 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CB.CNV 2.2 Qui tắc thực hiện biện ph
Trang 1CHÍNH SÁCH & QUI TRÌNH AN NINH
CHO TẤT CẢ CÁC BỘ PHẬN
PHẦN I GIỚI THIỆU
PHẦN II SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV
2.1 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CB.CNV
2.2 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho bảo vệ trong
công ty
2.3 An ninh trong việc lưu chuyển vật chất & thông tin
2.4 Giám sát & huấn luyện
PHẦN III QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
3.1 Qui trình hướng dẫn an ninh ở phòng hành chánh nhân sự3.2 Qui trình hướng dẫn an ninh ở bộ phận bảo vệ
3.3 Qui trình hướng dẫn an ninh ở cổng vào công ty
3.4 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực văn phòng
3.5 Qui trình hướng dẫn an ninh ở kho nguyên phụ liệu
3.6 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực sản xuất
3.7 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực đóng gói
3.8 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực xuất hàng & kho nói
chung
3.9 Qui trình hướng dẫn an ninh ở vận chuyển hàng qua lại
giữa công ty & xưởng
3.10 Qui trình kiểm sóat quá trình xuất hàng
3.11 Qui định công tác an toàn quản lý mạng CNTT
3.12 Qui định an toàn cho khu vực đổ xe
PHẦN IV QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VỀ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH HỒ SƠ
4.1 Qui định hướng dẫn hồ sơ kế toán
4.2 Qui định hướng dẫn hồ sơ xuất nhập khẩu
4.3 Qui định hướng dẫn hồ sơ cán bộ công nhân
4.4 Qui định hướng dẫn hồ sơ nhà cung cấp
4.5 Qui định về đánh giá chọn đối tác
PHẦN I GIỚI THIỆU
1/ Huấn luyện : chính sách an ninh này sẽ được huấn luyện chotất cả các CB.CNV trong công ty, các phòng ban, bộ phận trong
Trang 2công ty tổ chức định kỳ việc tuyên truyền huấn luyện chínhsách an ninh trong bộ phận của mình.
2/ Giám sát : để đảm bảo chính sách an ninh được vận hànhhiệu quả, công ty thành lập ban an ninh ở từng khu vực, nhữngthành viên chịu trách nhiệm về an ninh có trách nhiệm đảmbảo tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu trong chính sách này đượcthực hiện
3/ Kiểm tra : đội bảo vệ nội bộ trong công ty có trách nhiệmtiến hành công tác kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt độngcủa chính sách an ninh, góp phần tích cực trong việc đảm bảo anninh tại công ty có hiệu quả
4/ Kiểm tra định kỳ : việc định kỳ kiểm tra lại kiến thức và thựcthi các tiêu chuẩn qui định trong chính sách an ninh của nhân viênsẽ được thực hiện trên những nguyên tắc của chính sách vàkhách hàng
5/ Những yêu cầu khác :
Chính sách này sẽ luôn được sủa đổi và bổ sung để phù hợpvới yêu cầu theo từng thời gian
6/ Những qui định cụ thể :
a Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực :
Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực:
-Cổng chính
-Khu vực nhận hàng (2)
-Khu vực xuất hàng
-Kho thành phẩm (2)
-Bãi đậu xe
-Tường rào (2)
Hệ thống camera họat động 24/24h & được quan sát bởi BanGiám Đốc Các dữ liệu lưu trữ ít nhất trong 2 tháng
b Thiết lập các chốt bảo vệ cố định :
Bố trí các chốt bảo vệ cố định :
-Cổng trước công ty
-Cổng vào khu cực văn phòng
-Khu vực đóng thùng & kho thành phẩm
-Khu vực nhận hàng
-Lối ra ngòai của cửa xưởng
-Khu vực nhà ăn công nhân
-Khu vực đậu xe của CB.CNV công ty
Trang 3Ngoài ra đội bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh ngoàivòng xưởng.
PHẦN II SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV CÔNG TY
2.1 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO CÁN BỘ CNV TRONG CÔNG TY
1 Tất cả các cán bộ CNV phải mang thẻ tên của mình khi vàolàm việc tại công ty, đeo thẻ bên phải dễ thấy trong suốt thờigian làm việc để bảo vệ có thể nhận biết thẻ của mỗi ngườimột cách dễ dàng
2 Tất cả CBCNV không được mang bất cứ hàng hóa phi phápvàp trong nhà máy Trong trường hợp phát hiện có hàng hóabất hợp pháp, người lạ vào nhà máy nên báo cáo cho nhânviên an ninh hoặc quản lý nhà máy và dẫn đối tượng đếncông an xử lý
3 Không ai được quyền sở hữu tên hay chứng minh nhân dâncủa người khác (tức mượn giấy tờ của người khác để giảiquyết công việc của mình)
4 Trường hợp thẻ tên của ai đó bị hư hay mất người này phảibáo cho phòng nhân sự để ghi nhận vào hồ sơ và làm lại cáimới ngay lập tức
5 CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vàokhu vực làm việc Trong suốt thời gian làm việc, tất cả nhữngđồ dùng thuộc về cá nhân phải dược khóa ở ngăn kéo hayhộc tủ của mỗi người
6 Để kiểm soát thời gian làm việc, tất cả các CBCNV phảichấm công bằng cách lấy dấu vân tay khi vào làm việc và khi
ra về
7 Tất cả CBCNV phải ở vị trí của mình trong suốt thời gian làmviệc, không được đi đến những phòng ban khác ngoại trừ trườnghợp khẩn cấp hay do yêu cầu của người khác
8 Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao & thựchiện tốt nghĩa vụ và bổn phận của mình để đảm bảo khôngcó người lạ hay hàng hóa không xác định rõ nguồn gốc(không hợp pháp) xâm nhập vào công ty một cách bất hợppháp
9 Trong trường hợp phát hiện có những đồ bất hợp pháp hay kẻlạ mặt đáng khả nghi trong công ty, người lao động phải bìnhtĩnh, kính đáo thông báo vấn đề này cho bảo vệ hay nhân viên
Trang 4an ninh gần nhất ngay tức thì, tránh manh động mà thiệt hại đếnbản thân.
10 Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồngphục, thẻ tên , dụng cụ… do công ty cấp phát trước đó
11 Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường, …thì người lao động phải có giấy tờ phê duyệt của chủ quản vàlãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trình guấy tờ được phê duyệtcho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy Nếu nghỉ bệnhphải có chứng nhận của bác sĩ bổ sung cho phòng nhân sự saukhi vào làm lại
2.2 QUY TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ TRONG CÔNG TY.
1 Tất cả các bảo vệ phải tuân thủ các điểm nói trong phần
“quy tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CBCNV trong công ty “
2 Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việckiểm tra an ninh và an toàn cháy nổ để đảm bảo cho môitrường làm việc được an toàn
3 Kiểm soát lối đi : bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các cửa
ra vào, 24h/ngày , 7 ngày /tuần hoặc có một hệ thống cameragiám sát thay thế Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao côngviệc cho ca kế tiếp một cách rõ ràng trước khi rời công ty
4 Thiết bị an ninh : tất cả các thiết bị an ninh (camera, khóa, …)phải hoạt động tốt 24h/ ngày Bảo vệ phải kiểm tra tất cả cácthiết bị này 3 tháng một lần và lưu hồ sơ kết quả kiểm tra.Trong trường hợp có bất kỳ thiết bị an ninh nào không sử dụngđược, bảo vệ phải báo cáo cho chủ quản và sắp xếp dụng cụtạm thời
- Khóa trong và ngoài cửa sổ và cửa ra vào phải được lắp đặtnhằm ngăn chặn người lạ xâm nhập bất hợp pháp vào nơi làmviệc
5 Hành động tuần tra : bảo vệ phải có hành động tuần tra tấtcả các nhà xưởng trong công ty theo 1 khoảng thời gian nhấtđịnh (mỗi giờ) để đảm bảo không có kẻ lạ mặt xâm nhậpvào công ty 1 cách bất hợp pháp
- Nhân viên bảo vệ phải thực hiện kiểm tra an ninh tất cả cácxưởng định kỳ mỗi tháng để kịp thời bảo trì và sửa chữanhững hư hại bao gồm tất cả cửa sổ và cửa ra vào, tường rào,đèn chiếu sáng bên trong và bên ngoài, ổ khóa, …
6 Việc đăng ký khi có khách vào công ty : tất cả khách hàngphải đưa cho bảo vệ cổng CMND gốc, giấy giới thiệu trước khivào bên trong công ty, bảo vệ sẽ đăng ký vào sổ theo dõi ( lưu
ý phải ghi rõ tên công ty, số điện thoại, ngày và giờ vào/rakhỏi công ty …)
Trang 57 Xác đinh thẻ ID của công nhân viên : bảo vệ phải kiểm tratất cả các thẻ ID của CNV để xác định vào/ra khỏi công tycủa những người này Trường hợp công nhân bị mất thẻ thì bảovệ phải thông báo cho phòng nhân sự để giải quyết và ghinhận vào hồ sơ trường hợp này, trước khi cho phép đối tượngnày vào công ty.
8 Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc (bất hợp pháp) : bảovệ phải có trách nhiệm kiểm tra những vật dụng cá nhân củacông nhân được mang vào hay mang ra khỏi công ty Nếu pháthiện bất kỳ vật dụng gì khả nghi thì phải báo cho chủ quản vàcông an ngay tức thì
9 Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kỳ bộphận nào có thể gây rủi ro an ninh cao, bảo vệ phải đề nghịhành động khắc phục có liên quan đến bộ phận đó và báocáo tổ trưởng để lưu vào hồ sơ Tất cả hồ sơ về tai nạn phảiđược lưu trữ 2 năm
10 Bảo vệ được đào tạo định kỳ củng cố và bồi dưỡng kiếnthức nghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu quả trong công việc (6tháng/lần)
2.3 AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN & HÀNG HÓA, THIẾT BỊ MÁY MÓC,…
1 Tất cả các CBCNV công ty & bảo vệ phải tuân thủ các quiđịnh của nhà máy để đảm bảo hệ thống an ninh được thực thihiệu quả
2 Khi tất cả các hàng hoá, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc,hóa chất, thực phẩm, văn phòng phẩm, … đều phải được bảovệ kiểm tra & xác minh trước khi được vận chuyển vào nhà máy.Tất cả các giấy tờ liên quan phải được lưu giữ làm bằng chứngbởi bộ phận liên quan
3 Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mìnhđể đảm bảo không có người/vật bất hợp pháp xâm phạm vàobên trong nhà máy
4 Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khảnghi/bất hợp pháp, người lao động phải báo cho chủ quản, bảovệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay người phụ trách an ninh ởkhu vực ngay tức thì
5 Bởi vì tất cả các phòng ban đều có những thứ cần thiết đểphục vụ cho chính phòng ban của mình, vì thế để có danh mụchàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay chủ quản phải xem lại hồ sơphần danh mục hàng tồn chi tiết & phê duyệt trước khi loại bỏhay gạch bỏ trong sổ theo dõi
6 Không được tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngoài (bên thú3) nếu không có sự chấp thuận của lãnh đạo nhà máy Bất kỳ
Trang 6người lạ mặt/ bất hợp pháp không được phép yêu cầu bất cứhồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy.
2.4 GIÁM SÁT VÀ HUẤN LUYỆN.
1 Để việc kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cả các cử chính,các lối đi, khu vực làm việc, kho được gắn các hệ thống camera
2 Để đảm bảo mọi CBCNV công ty đều hiểu những chính sách &qui trình an ninh, công ty tổ chức các khóa huấn luyện cho ngườilao động hàng năm, ngoài ra các chính sách & qui trình an ninhcũng sẽ được tuyên truyền thông qua hình thức phát thanh hàngtuần, dán các qui trình & chính sách an ninh bên trong & bên ngoàixưởng, các hướng dẫn cụ thể xử lýù các tình huống phát hiệnngười lạ/ hàng hóa khả nghi ở khu vực làm việc của mình nhằmđảm bảo an toàn cho người lao động Ngoài ra, nhà máy cũngkhuyến khích khen thưởng bằng vật chất cụ thể trong trường hợptrên
3 Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận kho ởcác bộ phận phải được hướng dẫn làm thế nào để phát hiệntình trạng thiếu /thừa hàng hóa & báo cáo cho chủ quản củamình (nếu xảy ra)
4 Giống như tập huấn PCCC, các buổi đánh giá/tập huấn về anninh cũng phải được tổ chức 2 lần trong năm Tất cả người laođộng (bao gồm luôn chủ quản, tổ trưởng) phải tham gia vàocác chương trình đánh giá/tập huấn, hồ sơ về các buổi đánhgiá, tập huấn phải được lưu ít nhất 1 năm
5 Ban lãnh đạo nhà máy khuyến khích bằng vật chất cho cácCB-CNV công ty nêu ý kiến đóng góp về các vấn đề liên quanđến an ninh, các anh/chị cứ mạnh dạn trình bày quan điểm củamình với ban lãnh đạo nhà máy/chủ quản của mình/chủ quảnbảo vệ, … bằng nhiều cách
PHẦN III QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH
Ở TẤT CẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
3.1 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ
1 Tất cả các ứng viên xin việc phải điền vào mẫu xin việcnhững thông tin cá nhân, qui trình làm việc, chứng nhận lý lịch,
tư cách của ứng viên, … tất cả các hồ sơ đều phải đúng vàđủ
2 Tất cả các ứng viên phải được phỏng vấn để làm rõ thôngtin về quá trình công tác, những chứng nhận lý lịch, tư cáchcủa ứng viên
Trang 73 Phải điều tra lý lịch nhân thân ứng viên trước khi ký hợpđồng chính thức.
4 Định kỳ kiểm tra & điều tra lại lai lịch của những người làm ởcác vị trí quan trọng trong nhà máy như bộ phận đóng gói, khothành phẩm, bảo vệ, nhân viên lái xe, nhân viên xuất nhâpkhẩu
5 Trường hợp có người nghỉ việc, phải thu hồi thẻ ID, đồngphục, chìa khóa, dụng cụ, thiết bị khác được cấp phát trước đó
6 Cần phải định kỳ đánh giá, kiểm tra nội bộ công tác tuyểndụng nhân sự để đảm bảo qui trình tuyển dụng được áp dụng &đạt yêu cầu
7 Kiểm tra định kỳ các hồ sơ cá nhân của những nhân viênnấu ăn nhằm có thông tin đúng cho các cơ quan chức năng khicó sự ngộ độc hàng loạt để tìm nguyên nhân là vô tình hay cốý
8 Tất cả các hồ sơ cá nhân phải kiểm tra tuyệt đối đúng đểđảm bảo cung cấp đủ thông tin cho cơ quan chức năng khi cóyêu cầu
3.2 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ
1 Tất cả bảo vệ phải có nghĩa vụ mặc đồng phục, mang bảngtên, đội mũ và tất cả các phương tiện làm việc mà công tytrang bị
2 Tất cả qui trình chuyển giao những công việc giữa các ca phảiđược sắp xếp & giám sát bởi chủ quản cấp cao của bảo vệ.Tất cả các thành viên của 2 ca trực phải ký đủ hết vào biênbản bàn giao và ghi chi tiết họ và tên của từng bảo vệ của cabàn giao và ca nhận bàn giao
3 Sau khi những qui trình công việc được hoàn tất, việc kiểm tra
an ninh phải được thực hiện.Ví dụ : kiểm tra xem liệu hệ thốngcamera, thiết bị thông tin & hệ thống ánh sáng có hoạt độnghiệu quả không
4 Phụ trách ca ngày phải biết rõ những hoạt động của tất cảcác phòng ban để chỉ đạo việc thực hiện an ninh các khu vực chophù hợp
5 Phụ trách ca đêm phải được thông tin nếu có phòng ban nàođó làm việc ngoài giờ
6 Tất cả các bảo vệ phải được trang bị những thiết bị phù hợpđể có thểå duy trì việc thông tin liên lạc với nhau mọi lúc
7 Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khuvực được phân công, ghi nhận báo cáo vào các tủ lưu báo cáogắn ở các chốt xung quanh công ty Nếu pháty hiện bất kỳtrường hợp nghi vấn nào phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản
BV để xử lý kịp thời
Trang 88 Tất cả những thư từ, bưu phẩm … từ bên ngoài gởi vào phảiđược kiểm tra & ghi nhận vào sổ trước khi chuyển giao các bộphận liên quan Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện bất kỳnhững dấu hiệu khác thừờng nào (tên, địa chỉ người gởikhông có, bao thư nặng khác thường …) thì phải báo ngay chonhân viên an ninh/ đội trưởng BV để xin ý kiến xử lý.
9 Bảo vệ phải có tác phong nghiêm túc trong công việc.Nghiêm cấm tất cả các bảo vệ tập trung tại 1 nơi để nóichuyện cá nhân
10 Bảo vệ phải niềm nở với khách từ cách hỏi chuyện đếncách nghe chuyện cũng như nghiêm khắc với tất cả các trườnghợp sai phạm
11 Bảo vệ phải thường xuyên tuần tra và kiểm tra tất cả cácthiết bị an ninh cũng như an toàn của công ty
12 Bảo vệ phải biết sử dụng thành thạo các thiết bị an ninhcũng như phương tiện an toàn PCCC
3.3 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY
A ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY :
1 Tất cả khách vào công ty nên đăng ký tên, CMND gốc /haysố passport, tên công ty và mục đích của chuyến thăm quan
2 Khách hàng nên được phát thẻ ID dành cho khách sau khi việcnhận dạng đã được xác minh bởi bộ phận liên quan trong công
ty Trước khi khách rời khỏi công ty, thẻ ID của khách phải đượcthu hồi lại và thời gian ra khỏi công ty phải được cập nhật vàohồ sơ
3 Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi vào/ra công ty.Lưu ý, thẻ tên phải được đeo ở vị trí mà bảo vệ có thể dễdàng nhận dạng Ở những “khu vực cấm” thì chỉ những ngườinào có phận sự mới được tiếp cận
4 Đối với công nhân viên khi đi công tác bên ngoài phải xuấttrình “phiếu công tác” đã được cấp quản lý duyệt cho cổngbảo vệ trước khi ra khỏi công ty
5 Bất kỳ tình huống không hợp tác nào cũng phải được bảovệ cổng báo cáo cho chủ quản hay các phòng ban có liên quanngay lập tức để được giúp đỡ hổ trợ
B ĐỐI VỚI XE CỘ :
1 Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motô,…) vào công ty phải đăngký ngày và thời gian, tên công ty, số ĐT, biển số xe và mụcđích vào công ty Những xe tải khi vào phải được kiểm tra bêntrong và bên ngoài để phát hiện & ngăn chặn sự xâm nhậpcủa những đồ bất hợp pháp vào công ty, nếu không tìm thấythì xe tải đó mới được cho vào bên trong công ty
Trang 92 Tất cả xe cộ nên đăng ký thời gian ra khỏi công ty và sốniêm chì (khi cần thiết) khi rời công ty.
C ĐỐI VỚI VIỆC GỞI THƯ TỪ :
1 Việc xác định thẻ ID hay hình ảnh đúng của các đối tác phảiđược trình bày thông qua những giấy tờ ghi rõ mục đích đếncông ty của các đối tác
2 Những gói hàng và thư vận chuyển tới phải được “kiểm tra”trước khi chuyển giao cho các bộ phận liên quan
3 Những biểu hiện của những thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi :
- Không có địa chỉ người gởi
- Có dấu vết loang ngoài bìa thư hay thùng carton bị bạc màu haycó những tinh thể nhỏ dính bên ngoài
- Băng keo dán hay dây bện bị thừa
- Chỗ gấp cứng & bị lồi ra
- Nếp gấp bị thay đổi, bị nhăn nhó và không bằng phẳng
- Thông tin người nhận bị sai, chữ bị biến dạng, thiếu tư.ø
- Có thể được gởi từ nước ngoài, thừa bưu phí
4 Cách xử lý nếu bạn nhận dạng được 1 lá thư hay 1 bưu phẩmkhông rõ ràng, khả nghi :
- Cầm cẩn thận, không lắc hay làm va chạm mạnh
- Cách ly ngay lập tức
- Không mở, không ngửi hay chạm vào
- Xử lý nó cẩn thận, báo chính quyền hay địa phương có chứcnăng
5 Nếu 1 bưu kiện được mở ra & phát hiện có mối đe dọa :
* Trường hợp 1 quả bom :
- Nhanh chóng sơ tán
- Báo cho cảnh sát
- Báo thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
* Trường hợp máy dò:
- Hạn chế sự tiếp cận, không chạm vào
- Nhanh chóng sơ tán
- Tự bảo vệ mình trước vật lạ
- Gọi cảnh sát, thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
+ Trường hợp sinh học hay hóa chất :
- Cô lập, không chạm vào
- Sơ tán khẩn cấp, rửa tay bằng xà phòng & nước ấm
- Gọi công an, thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
Trang 103.4 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN PHÒNG
1 Tất cả cán bộ CNV phải đeo bảng tên và phải đeo bảng tênsao cho dễ thấy để bảo vệ có thể xác định được một cách dễdàng
2 Chủ quản của các phòng ban có trách nhiệm mở cửa phònglàm việc trước giờ làm việc & khóa cửa sau giờ làm việc
3 Tất cả các hồ sơ, giấy tờ phải được lưu giữ một cách hợplý, khoa học để sau này khi cần tìm lại dễ dàng
4 Những công nhân hay khách bên ngoài không có phận sự thìkhông được tiếp cận khu vực văn phòng Nếu muốn vào thì phảiđược sự chấp thuận của chủ quản phòng ban đó và chủ quảnbảo vệ
5 Khu vực văn phòng phải được đảm bảo an ninh trong suốt thờigian nghỉ ăn cơm trưa để tránh những người không phận sựxâm nhập vào
6 Nếu bất kì người lạ nào vào hỏi thăm những thông tin vềcông ty bằng điện thọai hay thư điện tử … thì không được tiết lộbất kỳ thông tin nào về công ty, sau đó phải báo cáo chủquản đơn vị và phụ trách bảo vệ ngay tức thì
7 Những trường hợp sử dụng máy tính để lên mạng thì phảiđược sự đồng ý của Ban Giám Đốc
8 Trong giờ làm hạn chế tối đa các cuộc điện thoại mang tínhchất cá nhân
9 Trong giờ làm việc phải sử dụng những âm thanh chuông điệnthoại không ảnh hưởng đến không gian làm việc của tập thể
10 Các số liệu của phòng ban mình khi cung cấp cho phòng bankhác hay đối tác bên ngoài phải được sự đồng thuận củatrưởng phòng đó
11 Trang phục của cán bộ CNV phải chỉnh tề
3.5 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU :
1 Bảo vệ/quản lý phải mở khóa cửa và thực hiện công táckiểm tra an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi sáng
2 Trước khi bắt đầu làm việc, chủ quản/tổ trưởng kho phải đikiểmt ra xung quanh khu vực của mình để đảm bảo tất cả hồ sơgiấy tờ, hàng hóa trong kho ở tình trạng bình thường, không cónhững bất thường
3 Trong thời gian làm việc, thủ kho phải luôn luôn ở trong khođể kiểm soát hàng xuất nhập
4 Tất cả hồ sơ phải đúng và được cập nhật, tất cả hàng vào đều phải đăng ký & phải được ghi nhận rõ ràng số phiếuxuất/nhập của công ty
Trang 11ra-5 Tất cả các số liệu phải được điền đùng chỗ, đúng loạichứng từ & phải làm xong trước khi rời khỏi công ty.
6 Hồ sơ & những chứng từ liên quan phải được lưu giữ ít nhất 2năm
7 Trước khi đóng kho, chủ quản/tổ trưởng phải đảm bảo khôngcó bất kỳ thùng carton đựng hàng đang được làm dở dang để ởbên ngoài kho Nếu có, phải nhanh chóng di chuyển vào bêntrong kho trước khi khóa cửa kho
8 Tất cả cửa sổ cửa chính phải được đóng, khóa và nhữngyêu cầu an ninh cần thiết phải được làm xong trước khi đóngcửa kho
9 Bảo vệ sẽ thực hiện tuần tra khu vực kho để kiểm tra lầncuối trước khi khóa cửa, ổ khóa phải được niêm phong & ghinhận ngày giờ, chữ kí bảo vệ
10 Trường hợp có container hay xe tải hàng nhập, chủ quản khophải sắp xếp nhân viên phụ trách theo dõi xuống hàng & báobộ phận bảo vệ biết đểû cử người giám sát quá trình nhậphàng Trường hợp đang xuống hàng dở dang, phải tạm ngưng thìbảo vệ & người được giao nhiệm vụ theo dõi xuống hàng phảikiểm tra bên trong container/xe tải xem có người hay vật lạ ởbên trong hay không trước khi khóa cửa container hay xe tải.Trường hợp lưu container qua đêm thì chủ quản kho phải báo chobộ phận bảo vệ tình trạng này để sắp xếp tuần tra giám sátkhu vực lưu container
3.6 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT
1 Bảo vệ phải mở khóa cửa và thực hiện công tác kiểm tra
an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi sáng
2 Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi làm việc bêntrong công ty và thẻ phải được đeo sao cho bảo vệ có thể thấyvà xác định dễ dàng khi làm việc
3 Công nhân viên có trách nhiệm cảnh giác & thông báo bấtkỳ những vật dụng không xác định rõ có trong khu vực sảnxuất của mình Nếu phát hiện phải báo cáo chủ quản củamình ngay tức thì
4 Tất cả hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu … đượcchuyển giao từ bộ phận này sang bộ phận khác đều phải đượcliệt kê rõ ràng trong phiếu giao –nhận
5 Trong trường hợp phát hiện có người lạ xuất hiện ở khu vựcsản xuất và người này không đi cùng với người của công tyhay gói hàng lạ ở khu vực làm việc của mình thì các công nhânviên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình &bảo vệ biết, tránh manh động làm thiệt hại đến bản thân