Toàn bộ chính sách và quy trình an ninh ctpat cập nhật mới

Toàn bộ tất cả chính sách và quy trình an ninh (CTPAT) theo tiêu chuẩn đánh giá an ninhcủa khách hàng kiểm xưởng. Mỗi chính sách và quy trình được soạn và cập nhật mới nhất theo tiêu chuẩn an ninh mới. Mỗi tài liệu quy trình được soạn thảo đầy đủ font, mẫu và có thể tách rời bằng các file riêng ký duyệt và ban hành đầy đủ, trọn bộ.

CHÍNH SÁCH&QUY TRÌNH

AN NINH CÔNG TY

PHỤ LỤC

I Giới thiệu

II Sổ tay an ninh của CB.CNV công ty ………

1 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CB.CNV công ty …………

2 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho bảo vệ trong công ty

3 An ninh trong việc lưu chuyển vật chất & thông tin

4 Giám sát và huấn luyện

III Qui trình hướng dẫn an ninh ở tất cả các phòng ban chức năng

1 Qui trình hướng dẫn an ninh ở phòng hành chánh Nhân sự

2 Qui trình hướng dẫn an ninh ở bộ phận bảo vệ

3 Qui trình hướng dẫn an ninh ở cổng vào công ty

4 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực văn phòng

5 Qui trình hướng dẫn an ninh ở kho nguyên phụ liệu

6 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực sản xuất

7 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực đóng gói

8 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực xuất hàng và kho nói chung

9 Qui trình hướng dẫn an ninh vận chuyển hàng qua lại

10 Qui trình kiểm soát quá trình xuất hàng

11 Qui định công tác an toàn quản lý mạng CNTT

12 Qui định an toàn cho khu vực đỗ xe

13 Qui định an toàn giữ chìa khóa

14 Qui trình kiểm soát hàng ra cổng

I GIỚI THIỆU

1 MỤC ĐÍCH

- Trong thời buổi tình hình kinh tế diễn biến phức tạp, công ty ………… chúng tôinhận thấy sự đảm bảo an ninh từ đầu vào - > đầu ra cho các đơn hàng xuất đi cácthị trường Mỹ, Canada, EU, là rấ cần thiết

- Do đó, chúng tôi đã tiến hành xây dựng những chính sách & qui trình kiểm soát

an ninh nghiêm ngặt đối với các đơn hàng mà chúng tôi nhận sản xuất, nhằmphòng tránh tối đa những sự cố không hay xảy ra đối với con người cũng nhưhàng hóa và cũng như để tạo lập niềm tin cho các khách hàng của chúng tôi

- Dựa theo chính sách và qui trình dưới đây, công ty chúng tôi sẽ thực hiện kiểmsoát an ninh định kỳ mỗi tháng không báo trước

2 CHÍNH SÁCH AN NINH

- Công ty cam kết thiết lập & duy trì hoạt động của hệ thoogns kiểm soát an ninh

và xem nó như là một hoạt động của nhà máy Ban lãnh đạo và toàn thểCB.CNV công ty ……… đều phải có trách nhiệm thực hiện những yêu cầutrong chính sách và qui trình an ninh (sẽ được đề cập dưới đây) Chính sách nàycòn được áp dụng cho cả những đối tác có liên hệ làm ăn với Phú Lực

3 NGUYÊN TẮC

- Chính sách và qui trình an ninh của nhà máy được xây dựng, phát triển dựa vàonhững nguyên tắc sau đây & sẽ tập trung vào việc ngăn chặn & giả quyết rủi rohơn là phải xử lý những rắc rối sau này Những nguyên tắc cơ bản bao gồm:+ Ngăn chặn việc xâm nhập bất hợp pháp

+ Ngăn chặn hàng giả

+ Thiết lập đường dây truy cập

+ Ngăn chặn việc buôn người bất hợp pháp

- Ban giám đốc sẽ thưởng cho bất cứ công nhân viên nào phát hiện và báo cáo kịpthời những trường hợp xâm nhập bất hợp pháp, hàng giả, buôn người nêu trên

4 HƯỚNG DẪN

- Công ty triển khai đến từng công nhân viên về chính sách an ninh để mọi ngườibiết và tuân thủ, chính sách này được đăng tải ở những nơi dễ đọc, bao gồm 5nội dung:

- An ninh cơ sở hạ tầng : Chú trọng vào những công trình xây, tường rào, đènchiếu sáng trong & ngoài công ty, thiết bị khóa trong & ngoài, an toàn kho bãi,khu vực làm việc, khu vực bốc dỡ hàng hóa, hệ thống thông tin để đảm bảo antoàn cho công ty

- Kiểm soát lối ra – vào : Kiểm soát và nhận dạng nhân viên nhà máy, khách hàng,người viếng thăm, ngăn chặn những trường hợp tự tiện vào công ty, vào khuvực kho hàng, khu vực bốc dỡ hàng.

- Thủ tục an ninh : Thủ tục này được áp dụng để thiết lập hệ thống & phương pháp

xử lý những hàng hóa ra – vào Đảm bảo có nhân viên bảo vệ túc trực kiểm soáthàng hóa ra – vào, ghi chép lại những số liệu, số seal trên container, trên xe tải, báo cáo số liệu hàng hóa thiếu / thừa và hệ thống truy tìm kiểm tra số lượng luânchuyển của hàng hóa Tất cả chứng từ xuất nhập hàng phải được giữ tại bộ phậnxuất nhập khẩu Để đảm bảo an toàn dữ liệu, những nhân viên không có thẩmquyền sẽ không được phép sửa đổi nội dung trong tài liệu Những nhân viênđược phép sẽ được truy cập vào hệ thống và dữ liệu xuất nhập khẩu

- An ninh về con người :Nhà máy phải nâng cao hệ thống tuyển dụng nhân viênbao gồm phỏng vấn, kiểm tra, xác minh lý lịch

- Đào tạo và trao đổi kiến thức : chính sách này cung cấp cho cấc công nhân viênmột nhận thức cụ thể về chính sách an ninh, nội dung bao gồm: thủ tục, kiếnthức nhận diện, báo cáo tội phạm, phát hiện khi có người lạ xâm nhập Chươngtrình này khuyến khích các công nhân tham gia nhiệt tình trong việc kiểm soát

- Giám sát : Để đảm bảo chính sách an ninh được vận hành hiệu quả, công tythành lập ban an ninh ở từng khu vực, những thành viên chịu trách nhiệm về anninh có trách nhiệm đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu trong chính sáchnày được thực thi

- Kiểm tra : Đội bảo vệ trong công ty có trách nhiệm tiến hành công tác kiểm tra,kiểm soát tất cả các hoạt động của chính sách an ninh, góp phần tích cực trongviệc đảm bảo an ninh tại công ty có hiệu quả

- Kiểm tra định kỳ: Việc định kỳ kiểm tra lại kiến thức và việc thực thi các tiêuchuẩn qui định trong chính sách an ninh của nhân viên sẽ được thực hiện trênnhững nguyên tắc của chính sách và khách hàng

Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực:

- Khu vực kho nguyên phụ liệu

- Khu vực hoàn thành

- Khu vực đóng gói

- Kho thành phẩm

- Khu vực chất xếp và bóc dỡ hàng hóa

- Khu vực hành lang trong và ngoài xưởng

Hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ & được quan sát bởi bảo vệ, IT, Ban Giámđốc Các dữ liệu lưu trữ ít nhất trong 30 ngày

7.2 THIẾT LẬP CÁC CHỐT BẢO VỆ CỐ ĐỊNH

Bố trí các chốt bảo vệ cố định:

- Ở cổng trước công ty

- Ở cổng xuất nhập hàng

- Ở kho thành phẩm và khu vực đóng gói

- Ở khu vực hành lang trạm điện

- Ở hành lang giáp ranh công ty viễn đông

Ngoài ra, đội bảo vệ chuyên nghiệp thường xuyên tuần tra xung quanh vòngngoài xưởng, kho và theo dõi các xe chở hàng bên trong công ty

II SỔ TAY AN NINH CỦA CB-CNV CÔNG TY …….

1 QUI TẮC THỰC HIỆN

- Tất cả các cán bộ công nhân viên (CBCNV) phải mang thẻ tên của mình khi vàolàm việc tại công ty, đeo thẻ tên phải để thấy trong suốt thời gian làm việc đểbảo vệ có thể nhận biết thẻ của mỗi người một cách dễ dàng

- Tất cả các CBCNV không được mang bất cứ hàng hóa phi pháp vào trong nhàmáy Trong trường hợp phát hiện có hàng hóa bất hợp pháp, nhà máy nên báocáo và dẫn đối tượng đến cho công an xử lý

- Không ai được quyền sở hữu thẻ tên hay chứng minh nhân dân của người khác

- Trường hợp thẻ tên của ai đó bị hư hay bị mất, người này phải báo cho phònghành chính nhân sự để ghi nhận vô hồ sơ và làm lại cái mới ngay lập tức Quitrình tương tự được áp dụng cho những người bị mất chứng minh nhân dân,người bị mất nên báo phòng hành chính Nhân sự, sau đó nhân viên phòng hànhchính Nhân sự nên đi cùng với người này đến báo công an về việc bị mất thẻCMND và xin cấp thẻ CMND mới

- CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc.Trong suốt thời gian làm việc, tất cả những đồ dùng thuộc về cá nhân phải đượckhóa ở ngăn kéo hay hộc tủ của mỗi người

- Để việc kiểm soát thời gian làm việc, tất cả CBCND phải quét thẻ khi vào làmviệc và khi ra về, thẻ của ai nấy quét, không được quét dùm người khác.

- Tất cả CBCNV phải ở vị trí của mình trong suốt thời gian làm việc, không được

đi đến những phòng ban khác, ngoại trừ trường hợp khẩn cấp hay do yêu cầu củacông việc

- Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao & thực hiện tốt nghĩa vụ

và bổn phận của mình để đảm bảo không có người lạ hay không xác định rõnguồn gốc (không hợp pháp) xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp

- Trong trường hợp phát hiện những đồ bất hợp pháp hay kẻ lạ mặt đáng khả nghitrong công ty, người lao động phải bình tỉnh, kín đáo, báo vấn đề này cho bảo vệhay sĩ quan an ninh gần nhất ngay tức thì, tránh manh động mà thiệt hại đến bảnthân

- Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng phục, thẻ tên, dụngcụ, do công ty cấp phát trước đó

- Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường, thì người lao độngphải có giấy tờ phê duyệt của chủ quản & lãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trìnhgiấy tờ được phê duyệt cho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy Nếu nghỉbệnh phải có chứng nhận của bác sỹ bổ sung cho phòng Nhân sự sau khi vô làmlại

2 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ TRONG CÔNG TY

- Tất cả các bảo vệ cũng phải tuân thủ tất cả các điểm nói trong phần “Qui tắc thựchiện biện pháp an ninh cho CBCNV công ty

- Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra an ninh và

an toàn cháy nổ để đảm bảo cho môi trường làm việc được an toàn

- Kiểm soát lối đi – bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các của ra vào, 24 giờ/ ngày, 7ngày/ tuần hoặc có một hệ thống camera giám sát thay thế Bảo vệ phải có tráchnhiệm bàn giao công việc cho ca kế tiếp một cách rõ ràng trước khi rời công ty

- Thiết lập an ninh – tất cả các khóa / thiết bị báo động / thiết bị an ninh nói chungphải hoạt động tốt 24 giờ/ngày Trong trường hợp có bất kỳ thiết bị an ninh nàokhông sử dụng được, bảo vệ phải báo cáo cho Chủ quản và sắp xếp dụng cụ đolường tạm thời

- Hành động tuần tra – bảo vệ phải có hành động tuần tra tất cả các nhà xưởngtrong công ty theo một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo không có kẻ lạmặt xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp

- Việc đăng ký khi có khách vào công ty – Tất cả khách hàng phải trình cho bảo

vệ cổng chứng minh nhân dân gốc, giấy giới thiệu trước khi vào bên trong công

ty, bảo vệ sẽ đăng ký vào sổ theo dõi (lưu ý: phải ghi rõ tên công ty, số điện

- Xác định thẻ ID của CBCNV – Bảo vệ phải kiểm tra tất cả thẻ ID của CBCNV

để xác định việc vào/ra khỏi công ty của người này Trường hợp CBCNV bị mấtthẻ thì bảo vệ phải thông báo cho Chủ quản để làm rõ vấn đề và ghi nhận vào hồ

sơ trường hợp này, trước khi cho phép đối tượng này vào công ty

- Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc (bất hợp pháp) – Bảo vệ phải có tráchnhiệm kiểm tra những vật dụng cá nhân của công nhân được mang vào hay mang

ra khỏi công ty Nếu phát hiện bất kỳ vật dụng gì khả nghi thì phải báo cáo choChủ quản và công an ngay tức thì

- Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kỳ bộ phận nào có thể gâyrủi ro an ninh cao, bảo vệ phải đề nghị hành động khắc phục có liên quan đến bộphận đó và báo cáo tổ trưởng đẻ lưu vào hồ sơ Tất cả hồ sơ về tai nạn phải đượclưu giữ 01 năm

- Bảo vệ được đào tạo định kỳ hằng năm để củng cố & bồi dưỡng kiến thứcnghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu quả trong công việc

3 AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN & HÀNG HÓA, THIẾT BỊ MÁY MÓC,

- Tất cả các CBCNV công ty, bảo vệ phải tuân thủ các qui định của nhà máy đểđảm bảo an ninh được thực thi hiệu quả

- Khi tất cả hàng hóa, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc, hóa chất, thực phẩm,văn phòng phẩm, Đều phải được bảo vệ kiểm tra & xác mịnh trước khi đượcvận chuyển vào nhà máy Tất cả giấy tờ liên quan phải được lưu giữ làm bằngchứng bởi các bộ phận liên quan

- Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mình để đảm bảo không

có người/vật bất hợp pháp xâm nhập vào bên trong nhà máy

- Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khả nghi/bất hợp pháp,người lao động phải báo cho Chủ quản, bảo vệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hayngười phụ trách an ninh ở khu vực ngay tức thì

- Bởi vì tất cả các phòng ban đều có những thứ cần thiết để phục vụ cho chínhphòng ban của mình, vì thế để có danh mục hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hayChủ quản phải xem lại hồ sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết & phê duyệttrước khi loại bỏ hay gạch bỏ trong sổ theo dõi

- Không được tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngoài (bên thứ 3) nếu không có sựchấp thuận của lãnh đạo nhà máy Bất kỳ người lạ mặt/bất hợp pháp khôngđược phép yêu cầu bất cứ hồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy

4 GIÁM SÁT VÀ HUẤN LUYỆN

- Để đảm bảo kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cả các cửa cái, các lối đi, khu vựclàm việc, kho được gắn các hệ thống camera

- Để đảm bảo mọi CBCNV công ty đều hiểu những chính sách và qui trình anninh, công ty tổ chức các khóa huấn luyện cho người lao động hằng năm, ngoài

ra các chính sách và qui trình an ninh cũng sẽ được tuyên truyền thông qua hìnhthức phát thanh hàng tuần, dán các qui trình và chính sách an ninh bên trong vàbên ngoài xưởng, các hướng dẫn cụ thể để xử lý các tình huống phát hiện ngườilạ/ hàng hóa khả nghi ở khu vực làm việc của mình, nhằm đảm bảo an toàn chongười lao động Ngoài ra nhà máy cũng khuyến khích khen thưởng bằng vật chất

cụ thể trong trường hợp trên

- Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận, kho ở các bộ phận phảiđược hướng dẫn làm thế nào để phát hiện tình trạng thiếu/ thừa hàng hóa & báocáo cho Chủ quản mình (nếu xảy ra)

- Giống như tập huấn phòng cháy chữa cháy, các buổi đánh giá/ tập huấn về anninh cũng phải được tổ chức 02 lần trong năm Tất cả người lao động (bao gồmluôn các Chủ quản, tổ trưởng) phải tham gia vào các chương trình đánh giá/ tậphuấn phải được lưu ít nhất 01 năm

- Ban lãnh đạo nhà máy khuyến khích bằng vật chất các bộ phận công nhân viêncông ty nêu ý kiến đóng góp về vấn đề liên quan đến an ninh, các anh/ chị cứmạnh dạn trihf bày quan điểm của mình vớ ban lãnh đạo nhà máy/ Chủ quản củamình/ chủ quản bảo vệ, bằng nhiều cách

- Tất cả các ứng viên (bao gồm luôn công nhân thời vụ, ) phải được phỏng vấn

để làm rõ thông tin về quá trình công tác, những chứng nhận lý lịch, tư cách củaứng viên

- Phải điều tra lý lịch, nhân thân của ứng viên trước khi ký hợp đồng chính thức

- Định kỳ kiểm tra & điều tra hằng năm lai lịch của những người làm ở các vị tríquan trọng trong nhà máy như bộ phận đóng gói, kho thành phẩm, bảo vệ, nhânviên lái xe

- Cần phải định kỳ đánh giá hằng năm kiểm tra nội bộ công tác tuyển dụng, nhân

sự để đảm bảo qui trình tuyển dụng được áp dụng và đạt yêu cầu

Trường hợp nghỉ việc:

+ Khi nhân viên thử việc, mọi chứng từ, giấy tờ liên quan phải thu hồi như thẻ đeo,đồng phục, thẻ từ phải được trả về phòng Nhân sự vào cuối ngày làm việc

+ Phòng Nhân sự căc cứ vào giấy thông báo nghỉ việc và ghi chép lại tất cả những

gì còn liên quan trước khi nghỉ việc

+ Nếu người lao động là nhân viên viên văn phòng, mật mã sẽ bị hủy, nhân viên IT

sẽ cập nhật lại danh sách được phép sử dụng

Người phụ trách an ninh ở phòng hành chánh Nhân sự:

-GĐ nhân sự

2 TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ

- Tất cả bảo vệ phải có nghĩa vụ mặt đồng phục và mang bảng tên của bảo vệ

- Tất cả qui trình chuyển giao những công việc giữa các ca phải được sắp xếp &giám sát bởi chủ quản cấp cao của bảo vệ

- Sau khi những qui trình công việc được hoàn tất, việc kiểm tra an ninh phải đượcthực hiện Ví dụ kiểm tra xem liệu hệ thông camera, thiết bị thông tin và hệthống ánh sáng có hoạt động hiệu quả không

- Phụ trách ca ngày phải biết rõ những hoạt động của tất cả các phòng ban để chỉđạo thực hiện an ninh các khu vực cho phù hợp

- Phụ trách ca đêm phải được thông tin nếu có phòng ban nào đó làm việc ngoàigiờ

- Tất cả bảo vệ phải được trang bị những thiết bị phù hợp để có thể duy trì việcthông tin liên lạc với nhau mọi lúc

- Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khu vực phân công, ghinhận báo cáo vào các tủ lưu báo cáo gắn ở các chốt xung quanh công ty Nếuphát hiện bất kì trường hợp nghi vấn nào, phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản

BV để xủa lý kịp thời

- Tất cả những thư từ bưu phẩm, từ bên ngoài gởi vào phải được kiểm tra và ghinhận vào sổ trước khi chuyển đến bộ phận liên quan Trong quá trình kiểm tra,nếu phát hiện bất kỳ đấ hiệu bất thường nào (tên, địa chỉ người gửi không có,bao thư nặng khác thường, ) thì phải báo ngay chủ quản BV/ trưởng ca để xin

ý kiến xử lý

Người phụ trách an ninh ở phòng bảo vệ:

Quản lý Bảo vệĐội trưởng

3 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY

3.1 ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY:

- Tất cả khách vào công ty nên đăng ký tên, chứng minh nhân dân gốc, hay sốpassport, tết công ty và mục đích của chuyến tham quan.

- Khách hàng nên đước phát thẻ ID dành cho khách sau khi việc nhận dạng đãđược xác minh bởi bộ phận liên quan trong công ty, thẻ ID của khách phải đượcthu hồi lại và thời gian ra khỏi công ty phải được cập nhật vào hồ sơ

- Tất cả nhân viên phải đeo thẻ tên khi vào/ra công ty Lưu ý, thẻ tên phải đượcđeo ở vị trí mà bảo vệ có thể đễ dàng nhận dạng ở những khu vực cấm thì chỉnhững người nào có phận sự mới được tiếp cận

- Đối với công nhân viên khi đi công tác bên ngoài thì phải xuất trình “ phiếu côngtác” đã được chủ quản ký duyệt cho bảo vệ cổng trước khi ra khỏi công ty

- Bất kỳ tình huống không hợp tác nào cũng phải được bảo vệ cổng báo cáo chủquản hay các phòng ban có liên quan ngay lập tức để được hỗ trợ giúp đỡ

3.2 ĐỐI VỚI XE CỘ

- Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motor, ) vào công ty phải đăng ký ngày và thờigian, tên công ty, số điện thoại, biển số xe và mục đích vào công ty Những xetải khi vào phải được kiểm tra bên trong và bên ngoài để phát hiện và ngăn chặnxâm nhập của những đồ bất hợp pháp vào công ty, nếu không tìm thấy thì xe tải

đó mới được vào công ty

- Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motor, ) nên đăng ký thời gian ra khỏi công ty

và số niêm chì (khi cần thiết) khi rời khỏi công ty

3.3 ĐỐI VỚI GỞI THƯ TỪ

- Việc xác định thẻ ID hay hình ảnh đúng của các đối tác phải được trình bàythông qua những giấy tờ ghi rõ mục đích đến công ty của các đối tác

- Những gói hàng và thư vận chuyển tới phải được “kiểm tra” trước khi chuyểngiao cho các bộ phận liên quan,

- Những biểu hiện của những thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi:

+ Không có địa chỉ người gửi

+ Có vết dầu loang ngoài bìa thư hay thùng carton bị bạc màu hay có những tinhthể nhỏ dính bên ngoài

+ Băng keo dán hay dây điện bị thừa

+ Chỗ gấp cứng bị lòi ra

+ Nếp gấp bị thay đổi, bị nhăn nhó không bằng phẳng

+ Thông tin người nhận bị sai, chữ bị biến dạng, thiếu từ

+ Có thể được gửi từ nước ngoài, thừa chi phí

- Cách xử lý nếu bạn nhận dạng được 1 lá thư hay 1 bưu phẩm không rõ ràng, khảnghi:

+ Cầm cẩn thận, không lắc hay va chạm mạnh.

+ Cách ly ngay lập tức

+ Không mở, không ngửi hay chạm vào

+ Xử lý nó cẩn thận, báo chính quyền địa phương có chức năng

- Nếu 1 bưu kiện được mở ra và phát hiện có mối đe dọa:

Trường hợp sinh học hay hóa chất:

 Cô lập không chạm vào

 Sơ tán khẩn cấp, rửa tay bằng xà phòng hay nước ấm

 Gọi công an, thanh tra bưu điện

 Báo cảnh sát PCCC

Người phụ trách an ninh cổng bảo vệ:

4 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN PHÒNG

- Tất cả cán bộ công nhân viên phải đeo bảng tên và phải đeo sao cho dễ thấy đểbảo vệ có thể xác định được một cách dễ dàng

- Chủ quản các phòng ban có trách nhiệm mở cửa phòng làm việc trước giờ làmviệc và đóng cửa sau giờ làm việc

- Tất cả các hồ sơ, giấy tờ phải được lưu giữ một cách hợp lý, khoa học để sau nàytìm lại một cách dễ dàng

- Những công nhân hay khách bên ngoài không có phận sự thì không được tiếpcận khu vực văn phòng Nếu muốn vào khi vực văn phòng nào thi phải đượcchấp thuận của chủ quản phòng ban đó và chủ quản bảo vệ

- Khu vực văn phòng phải được đảm bảo an ninh trong suốt thời gian nghỉ ăn cơmtrưa để tránh những người không phận sự xâm nhập vào.

- Nếu bất kỳ người lạ nào hỏi thăm những thông tin của công ty bằng điện thoạihay thư điện tử, thì không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào của công ty, sau đóphải báo cáo chủ quản đơn vị và phụ trách bảo vệ ngay lập tức

Người phụ trách an ninh ở khu vực văn phòng:

Tổng giám đốc

GĐ nhân sự

5 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU

- người phụ trách phải mở khóa của và kiểm tra an ninh & an toàn PCCC mỗi buổisáng

- Trước khi bắt đầu làm việc, chủ quản/tổ trưởng kho phải kiểm tra xung quanhkhu vực của mình để đảm bảo cấc hồ sơ giấy tờ, hàng hóa trong kho ở trạng tháibình thường

- Trong thời gian làm việc thủ kho phải luôn ở trong kho để kiểm soát hàng xuấtnhập

- Tất cả hồ sơ phải đúng và được cập nhật, tất cả hàng ra vào đều phải đăng ký&phải được ghi nahanj rõ ràng số phiếu xuất, nhập của công ty

- Tất cả các số liệu phải được điền đúng chỗ, đúng loại chứng từ và phải làm xongtrước khi rời khỏi công ty

- Hồ sơ và những chứng từ liên quan phải được lưu trữ ít nhất 2 năm

- Trước khi đóng khi, tổ trưởng/chủ quản phải đảm bảo không có bất kỳ thùngcarton đựng hàng đang được làm dng dở để ở bên ngoài kho, nếu có phải nhanhchóng di chuyển vào bên trong kho trước khi khóa cửa kho

- Tất cả cửa sổ, cửa cái phải được đóng, khóa và những yêu cầu an ninh cần thiếtphải được làm xong trước khi đóng cửa kho

- Bảo vệ sẽ thực hiện tuần tra khu vực kho để kiểm tra lần cuối trước khi khóa cửakho, ổ khóa phải được niêm phong và ghi nhận ngày giờ, chữ ký bảo vệ

- Trường hợp có xe container hay xe tải hàng nhập, chủ quản kho phải sắp xếpnhân viên phụ trách theo dõi xuống hàng và báo cho bảo vệ biết để cử ngườigiám sát quá trình nhập hàng Trường hợp đang xuống hàng dở dang phải tạmngưng thì bảo vệ và người được giao nhiệm vụ xuống hàng phải kiểm tra bêntrong container xem có người hay vật lạ ở trong hay không trước khi khóa cửa xecontainer hay xe tải Trường hợp lưu container qua đêm thì chủ quản kho phảibáo cho bộ phận bảo vệ tình trạng này để sắp xếp tuần tra giám sát khu vực lưu

Người phụ trách an ninh ở khu vực NPL:

P Tổng giámđốc

Chủ quản kho

6 QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT

- Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện công tác kiểm tra an ninh và antoàn phòng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng

- Tất cả công nhân viên phải đeo bảng tên khi làm việc bên trong công ty và thẻphải đeo sao cho bảo vệ có thể thấy và xác định dễ dàng trong thời gian làmviệc

- Công nhân viên có trách nhiệm cảnh giác và thông báo bất kỳ những vật dụngkhông xác định rõ có trong khu vực sản xuất của mình Nếu phát hiện phải lậptức báo cho chủ quản của mình

- Tất cả hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu, được chuyển giao từ bộphận này sang bộ phận khác đều phải được liệt kê rõ ràng trong phiếu giao nhận

- Trong trường hợp có người lạ xuất hiện trong khu vực sản xuất và người nàykhông đi cùng với người của công ty, hay gói hàng lạ ở khu vực làm việc củamình thì các công nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình

và bảo vệ biết, tránh manh động sẽ làm thiệt hại đến bản thân

- Công nhân viên có trách nhiệm bảo quản và cất giữ những dụng cụ của mìnhtheo đúng quy định Nếu có bất cứ dụng cụ nào bị mất hay thất lạc, người nàyphải co trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình ngay lập tức

- Cuối ngày làm việc, chủ quản mỗi bộ phận và bảo vệ nên thực hiện kiểm tra ởkhu vực làm việc để đảm bảo rằng không có bất kỳ đối tượng hay đồ vật bất hợppháp ở bên trong xưởng, sau đó bảo vệ mới đóng cửa và khóa tất cả các cửa sổ,cửa cái lại

Người phụ trách an ninh khu vực sản xuất:

P Tổng giám đốcGiám đốc sản xuất

7 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG GÓI

- Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện công tác kiểm tra an ninh và antoàn phòng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng

- Tất cả hàng hóa ra ngoài phải được đăng ký rõ ràng để đảm bảo không có nhữnghàng hóa giả mạo lẫn lộn vào hàng đóng gói để xuất khẩu

- Không được để tình trạng có những thùng carton đang đóng dở dang và chưađược dán miệng thùng lại để qua đêm, nhằm tránh những đồ vật phi pháp bị đặtvào trong những thùng đang đóng dở dang này.

- Tất cả chứng từ, hồ sơ phải được cất giữ vào trong tủ có khóa cẩn thận nhằmtránh việc những đối tượng không có trách nhiệm tiếp cận những hồ sơ giấy tờnày

Người phụ trách an ninh khu vực đóng gói:

8 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KV XUẤT HÀNG VÀ KHO NÓI CHUNG

- Trường hợp có container xuất hàng lưu qua đêm ở công ty, thì bảo vệ phải ghinhận vào sổ bảo vệ, kết hợp kiểm tra container mỗi khi làm công tác tuần traxung quanh công ty, ghi nhận tìnhh ình tổng thể trước khi bàn giao ca trực sau

Người phụ trách an ninh khu vực xuất hàng:

Cán bộ nghiệp vụChủ quản đóng gói

- Nhân sự trực thuộc kho phải kiểm tra kho để đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ hồ

sơ và hàng hóa không có dấu hiệu khác thường

- Khu vực kho và văn phòng kho phải được đảm bảo an ninh và giám sát tốt

- Tất cả thẻ kho (hay các chứng từ theo dõi về tình trạng nguyên vật liệu) phảiluôn được cập nhật Tất cả việc nhập và xuất nguyên phụ liệu đều phải đượcđăng ký rõ ràng.

- Thẻ kho phải rõ ràng và chính xác với các con số được ghi chép trong đó, những

hồ sơ có liên quan cũng phải được lưu trữ ít nhất 2 năm

- Tất cả chứng từ phải được sắp xếp và bỏ vào file hồ sơ tương ứng trước khi kếtthúc ca làm việc

- Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ phải đảm bảo rằng không có thùng corton đựngnguyên phụ liệu nào ở ngoài kho Nếu có thì những thùng carton phải đượcchuyển vào trong kho và kiểm tra cẩn thận

- Tất cả cửa ra vào, cửa sổ phải được khóa và qui trình kiểm tra phải được hoàn tấttrước kho kho đóng cửa

- Bảo vệ phải thực hiện kiểm tra một lượt cuối trước khi người phụ trách khóacửa Sau khi khóa cửa thời gian khóa phải được ghi nhận cùng với chữ ký củachủ quản bảo vệ

- Trường hợp có container nhập hàng lưu qua đêm, chủ quản kho phải kiểm trabên trong container trước khi khóa container để đảm bảo không còn người nàocòn lại bên trong hay không có những vật gì lạ bỏ vào container trước khi niêmphong khóa container, bảo vệ phải ghi nhận vào sổ những trường hợp này và kếthợp kiểm tra container mỗi khi làm công tác tuần tra xung quanh công ty, ghinhận tình hình tổng thể khi bàn giao cho ca trực sau

Người phụ trách ở khu vực Kho thành phẩm:

Quản lý kho

9 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG QUA LẠI

9.1 QUY ĐỊNH CHUNG:

Công ty có hợp đồng với một hãng vận tải chuyên nghiệp

Quy định trách nhiệm kiểm soát vận chuyển hàng cho bộ phận bảo vệ nội bộ

Tất cả các chứng từ có liên quan đến việc giao hàng phải được xác nhận của bangiám đốc nhà máy và của bên liên quan

Khu chất hàng và dở hàng phải được quan sát bởi nhân viên bảo vệ và hệ thốngcamera

9.2 QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG

Trường hợp bình thường:

Tổ trưởng sẽ căn cứ lịch xuất hàng để chuẩn bị giao hàng

Khu vực chất hàng:

- Tất cả hàng phải được kiểm tra cẩn thận về kiểu dáng, số PO, màu sắc, kích cỡ,

số lượng bởi người đếm hàng Nhân viên an ninh phải theo sát quá trình xuấthàng

- Nhân viên bảo vệ phải ghi đầy đủ thông tin và nộp cho đội trưởng và giám đốcnhà máy để xác nhận

- Sau khi xác nhận, bảo vệ sẽ khóa và niêm phong của xe

- Tại cổng công ty …: phải tuân thủ theo hướng dẫn của bảo vệ

Tại khu vực dỡ hàng:

 Hàng sẽ được xuống bởi người theo dõi số lượng hàng

 Nhân viên đếm hàng sẽ cùng nhân viên bảo vệ kiểm tra lại số lượng chi tiết(chủng loại, số PO, màu sắc, kích cỡ, số lượng) dựa theo biên nhận

 Nhân viên bảo vệ sẽ quan sát việc xuống hàng

 Trường hợp có bất cứ vấn đề gì liên quan đến việc thiếu hàng, dư hàng, sai số

PO, màu sắc, kích cỡ, nhân viên bảo vệ, trưởng bộ phận đếm hàng, nhân viên chỉđịnh đếm hàng sẽ giải thích, làm rõ và giải quyết vấn đề hợp lý Nhân viên bảo

vệ quan sát sẽ làm báo cáo lên trưởng bộ phận bảo vệ

10 QUI TRÌNH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG

Bất kỳ xe vận chuyển hàng hóa nào cũng phải đăng ký tại cổng bảo vệ trước khivào bên trong công ty, thủ tục đăng ký như sau:

- Tài xế xuất trình chứng minh nhân dân gốc, bằng lái xe

- Phụ xế (nếu có) cũng phải xuất trình chứng minh nhân dân gốc và giấy giớithiệu Phụ xế sẽ đi cùng với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất – nhập hàng đểgiúp tài xế xe điều khiển xe đậu đúng nơi quy định, sau đó người này sẽ raphòng bảo vệ ngồi sau khi làm xong nhiệm vụ của mình

- Giấy giới thiệu hoặc giấy xác nhận của hàng vận tải mà ký hợp đồng

- Nếu là container thi tài xế phải giao seal và giấy giới thiệu của hãng tàu cho bộphận XNK công ty …., hai bên sẽ xác nhận bằng văn bản việc xác nhận chứng

từ và niêm chì seal

- Công ty sẽ chỉ hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo và kiểm tra nhânviên (tài xế, phụ xế) kỹ lưỡng Tài xế và phụ xế phải được đào tạo hướng dẫn

cách xử lý các tình huống bất ngờ, khẩn cấp (kẹt xe, bánh xe bị xẹp, ) xảy ratrong quá trình vận chuyển hàng.

10.2 KIỂM SOÁT AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG THÙNG, KHO THÀNH PHẨM VÀ KHU VỰC XUẤT HÀNG

- Khu vực này được bố trí một khu vực riêng biệt, tách rời hản với các bộ phậnkhác Xung quanh có dán hình và danh sách những CBCNV làm việc trong khuvực này và những cảnh báo “không phận sự miễn vào” nhằm hạn chế sự tiếp cậncủa các đối tượng khác, dễ nhận biết những đối tượng lạ xâm nhập với lý dokhông rõ ràng Nếu phát hiện những công nhân không thuộc phạm vi công việclại gần vào khu vực không được phép, sẽ được mời lên bộ phận nhân sự để xử

lý Trường hợp nhân viên nào cố tình vi phạm, sẽ bị phạt cảnh cáo và đưa racông an KCN để điều tra và xử lý

- Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh,bảo vệ phải được huấn luyện về chính sách và quy trình an ninh cần thiết

- Công ty phát hành thẻ C-TPAT cho những dối tượng làm việc trong khu vựcnày, chỉ có những công nhân viên có thẻ đeo C-TPAT mới được vào khu vựcnày Do đó những công nhân đóng gói và công nhân kho sẽ được phát hành mỗingười một thẻ C-TPAT có hình; những đối tượng khác nếu vì công việc phải tiếpxúc ra vào khu vực này thường cũng sẽ được phát hành 1 thẻ tương tự (chủ quảncác bộ phận này đề xuất); riêng những đối tượng khác khu vực khác ít ra vào khuvực này sẽ phải đăng ký tại bảo vệ & được phát 1 thẻ C-TPAT không có hìnhtrước khi vào khu vực này

- Quản lý nhà máy theo dõi giám sát các nhân viên trong quá trình làm việc về thái

độ, tinh thần, sự hợp tác, nếu phát hiện có biểu hiện khả nghi, bất thường sẽphối hợp với phòng nhân sự và Cpmplaince để tìm hiểu, điều tra nhằm hạn chếnhững tình huống xấu xảy ra, ảnh hưởng tới sự an ninh của con người, hàng hóa

- Bộ phận bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra xe tải hoặc container/thùng xe tải rỗng theocác form hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe, bên phải, sàn, trần, số cont, số seal,kiểm cont/xe rỗng theo tiêu chuẩn 7 điểm: vách trước, bên trái, bên phải, sàn,trần, của bên trong và bên ngoài, bên trong và bên dưới cabin) Sau đó bảo vệphải kiểm tra ký tên vào form và lưu trữ lại bộ phận bảo vệ trong 1 năm

- Trong trường hợp bảo vệ phát hiện bất kỳ khác thường nào, thì phải báo ngaycho phòng XNK ngay lập tức, phòng XNK sẽ liên hệ với hãng tàu để yêu cầugiải thích& đưa ra hướng giải quyết cụ thể

- Lưu ý quá trình kiểm cont/ xe rỗng phải được chụp hình ghi nhận lại theo cácbước thực hiện

- Thùng hàng thành phẩm phải được kiểm tra đối chiếu với trọng lượng chuẩn trênpacking list, nhằm đảm bảo không có bất kỳ vật lạ nào ở bên trong thùng cartonxuất khẩu.

- Hàng xuất khẩu được bố trí trong kho và phân theo khu vực: hàng “ok” (kiểmfinal đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn, ; những khu vực này được ghi nhận vàobảng và sổ theo dõi nhằm tránh trường hợp xếp lại style ve po#

- Trược khi chất hàng lên container/ thùng xe tải, bảo vệ và chủ quản hay tổtrưởng kho sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list và ghinhận vào form kiểm soát số thùng được đưa lên container/ xe tải Trường hợpphát hiện bất kỳ sự khác biệt, sai về mã hàng, số lượng thừa hay thiếu; quá trìnhxuất hàng phải ngừng ngay lập tức, tất cả bộ phận có liên quan như bảo vệ, khothành phẩm, xuất nhập khẩu sẽ thảo luận làm rõ và xác định với nhau trước khilên hàng để đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng được lên đúng container Sau đóbáo cáo lại toàn bộ sự việc và được lưu ý ít nhất 1 năm

- Quá trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những người có trách nhiệm(chủ quản/tổ trưởng kho, bảo vệ) nhằm tránh hàng hóa và người lạ/bất hợp pháplẫn vào bên trong

- Quá trình xuất hàng phải được chụp hình ghi nhận theo công đoạn: lúc cont/xetải rỗng (chưa lên hàng), lúc hàng được phân nửa cont, lúc niêm phong

10.4 KIỂM TRA ĐÓNG CONTAINER & ĐÓNG SEAL

- Quy trình nhận biết và báo cáo seal hoặc container không tương xứng như sau:+ Khu đóng gói phải đóng gói cẩn thận, ghi chép lại cân nặng và để riêng từng PO.Hàng đóng thùng phải được cất ở kho, đồng thời phải ghi lại số liệu cụ thể.+ Seal của hàng nhập không được gãy cho đến khi nhân viên kho hoặc XNK mởseal Trường hợp ngoại lệ được chấp nhận nếu có báo cáo của hải quan kiểmhàng trước đó Tất cả hàng xuất khẩu phải được bấm seal trước khi rời khỏi nhàmáy

+ Nhân viên XNK và nhân viên an ninh phải kiểm tra hàng nhập khẩu với trìnhtrạng sel còn nguyên vẹn Nhân viên XNK và nhân viên bảo vệ phải trực tiếpphải làm việc với hải quan nếu seal bị gãy Trường hợp seal gãy, nhân viên XNKphải xác minh với cơ quan hản quan hoặc xác minh xem có báo cáo của hải quantrước đó về lý do seal bị gãy

- Ngoài ra seal và container phải được nhận dạng và quản lý chặt chẽ như sau:+ Sau khi nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu, nhân viên phòng XNK phải kiểm trabên ngoài niêm chì (để xem nó mới hay cũ – đã qua sử dụng), số seal, so sánh sốseal với số container, và điền vào form kiểm soát seal, sau đó bảo quản sealtrong 1 cái hộp khóa cẩn thận và để trong phòng xuất nhập khẩu

+ Sau khi hàng hóa được chất lên container xong, bảo vệ tiến hành niêm chì (đóngseal) khóa container/thùng xe Nhằm đảm bảo không có bất cứ vật lạ nào lọt vàobên trong container/thùng xe tải xuất hàng.

+ Quá trình này được chụp hình và ghi nhận lại

+ Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực để cont/xe tải để đảm bảo an ninh

- Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng 1 phần, phần hàng còn lại chưachuẩn bị xong, phải chờ đáp ứng thì chủ quản kho thành phẩm & bảo vệ phải sắpxếp kiểm tra bên trong cont/xe tải để xem có vật lạ gì hay người lạ nào ở bêntrong xe hay không trước khi khóa và niêm phong cửa cont/xe tải Mục đíchtránh những tình huống xấu xảy ra Sau đó báo bảo vệ tình hình này

- Trường hợp container hay xe tải lên hàng xong: chủ quản kho thành phẩm cũngphải sắp xếp kiểm tra bên trong xe có vật gì lạ nhét vào ket giữa của cont, haythùng carton hay không sau đó cho khóa và niêm chì cẩn thận và báo cho bộphận bảo vệ tình hình này

- Bộ phận bảo vệ sắp xếp người tuần tra xung quanh những khu vực có đậu xecontainer/ xe tải

- Ngoài ra, container/xe tải phải đậu trong 1 khu vực an ninh và không ai được vàokhu vực này nếu không có sự cho phép Bảo vệ phải giám sát khu vực này 24/24cho đến khi hàng được vận chuyển ra cảng/sân bay

+ Từ công ty ……… đến cảng ICD Transimex: 180 phút

+ Từ công ty ……… đến cảng ICD Sotrans: 140 phút

 Tất cả thời gian trên là trong điều kiện bình thường, không bao gồm thời gian xử

- Bảo vệ phải báo cho tổ trưởng bảo vệ ngay khi hàng vừa đến cảng và sau khi trở

về công ty

- Người phụ trách an ninh ở khu vực xuất hàng:

Họ và tên Chức vụ Điện thoại bàn Di động

Giám đốc sản xuấtCán bộ nghiệp vụĐội trưởng bảo vệ

11 QUY ĐỊNH CÔNG TÁC AN TOÀN QUẢN LÝ MẠNG CNTT VÀ LƯU

GIỮ THÔNG TIN:

- Công ty quy định bộ phận IT phải có mật khẩu (password) để kiểm tra việc nhân

viên có thể truy cập vào hệ thống mạng nội bộ & những dữ liệu bảo mật, mật

khẩu bảo vệ mạng nội bộ sẽ do nhân viên IT cung cấp Việc khai thác thông tin

theo quy định như sau: chủ quản các phòng ban được quyền xem xét dữ liệu của

phòng ban mình, khi cần khai thác thông tin các phòng ban khác phải được sự

chấp thuận của giám đốc nhà máy

- Công ty quy định định kỳ kiểm tra hệ thống mạng nội bộ 01 tháng/ lần

- Mật khẩu (password) phải thay đổi định ký 1 tháng/ lần

- Không được tiết lộ mật khẩu cho bất kỳ người nào khi chưa có lệnh của chủ

quản

- Nhân viên sử dụng internet phải được sự đồng ý của chủ quản

- Tuyệt đối không được sử dụng đại mật khẩu của công ty cho cá nhân

- Không được tiết lộ hay cung cấp bất cứ một thông tin nào của công ty cho các

đơn vị hoặc cá nhân bên ngoài công ty khi chưa có lệnh của giám đốc

- Không được tự ý sao chép các thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính của công

ty, những nhân viên sử dụng chương trình ngoài chương trình của công ty để giải

quyết công việc nghiệp vụ phải được sự chấp thuận của giám đốc

- Không cho người ngoài công ty được sử dụng máy tính của công ty, không được

mang máy tính ra ngoài khi chưa có sự đồng ý của giám đốc

- Các quy định trên phải được quán triệt đến tất cả nhân viên sử dụng máy tính bộ

phận IT có trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống máy tính của công ty Nếu phát

hiện cá nhân nào có vi phạm thì nhắc nhở hoặc lập biên bản, nếu nghiêm trọng

thì niêm phong máy và trình giám đốc

- Nhân viên IT phải giới hạn truy cập cho những người có trách nhiệm bằng cách

cung cấp mật mã và được thay đổi cứa mỗi tháng 1 lần

- Mật mã này phải được lưu giữ tại IT và tổng giám đốc lưu giữ danh sách tương

ứng

- Lưu trữ dữ liệu một cách thường xuyên

- Xóa bỏ dữ liệu cho những người thôi việc

- Dữ liệu mật chỉ được truy cập từ nhân viên IT và tổng giám đốc.

- Nhân viên truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu Trước khi rời khỏi nơi làm việcngười sử dụng máy tính phải khóa máy nhằm tránh người khác sử dụng Rờikhỏi nơi làm việc không phải là hết giờ làm việc mà còn là không ở lại bàn làmviệc

Người phụ trách an ninh ở khu vực phòng IT:

bàn

Di động

12 QUY ĐỊNH AN TOÀN CHO KHU VỰC ĐỖ XE

- Tất cả những khu vực đỗ xe phải được tách riêng biệt: KV để xe CB.CNV, KV

để xe khách, KV xe tải, KV xe cont, mỗi khu vực phải có biển báo để theo dõigiám sát

- Tất cả xe cá nhân phải được đỗ cách xa khu vực bốc và dỡ hàng

- Bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh khu vực này

- Áp dụng cho công ty Phú Lực

Người phụ trách an ninh ở khu đậu xe:

Đội trưởng bảo vệ

Ca trưởng bảo vệ

13 HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ NIÊM PHONG CHÌA KHÓA

Bắt đầu một ngày làm việc:

- Bảo vệ và người phụ trách sẽ kiểm tra tất cả các ổ khóa và niêm phong chonguyên vẹn

- Trưởng bộ phận sẽ giữ chìa khóa trong nội bộ và bàn giao cho ca kế tiếp

Cuối ngày làm việc:

- Bảo vệ và chủ quản sẽ kiểm tra tất cả các của, đảm baow tất cả mọi người đi rakhỏi xưởng trước khi khóa và niêm phong

- Tất cả các lối thoát hiểm phải được khóa Bảo vệ sẽ thường xuyên kiểm tra tìnhtrạng của ổ khóa, nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường, phải lập tức báo ngaycho ban giám đốc

- Những yêu cầu này phải được áp dụng tại công ty

Người phụ trách an ninh cho quản lý chìa khóa:

P.GĐ nhân sựĐội trưởng bảo vệ

14 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNG RA CẢNG

+ Từ công ty ………… đến cảng ICD Transimex: 180 phút

+ Từ công ty ………… đến cảng ICD Sotrans: 140 phút

 Tất cả thời gian trên là trong điều kiện bình thường, không bao gồm thời gian xử

- Bảo vệ phải báo cho tổ trưởng bảo vệ ngay khi hàng vừa đến cảng và sau khi trở

về công ty

Người phụ trách an ninh ở khu vực xuất hàng:

Giám đốc sản xuấtCán bộ nghiệp vụĐội trưởng bảo vệ

CHÍNH SÁCH

AN NINH NÔNG NGHIỆP

I Mục đích:

- Loại bỏ các chất gây ô nhiễm trong tất cả các phương tiện vận chuyển và trong tất

cả các loại hàng hóa có thể ảnh hưởng đến nền nông nghiệp Mỹ và an ninh lươngthực toàn cầu

II Phạm vi:

- Quy trình này áp dụng cho tất cả các bộ phận thuộc công ty ………….

III Định nghĩa:

- Ô nhiễm dịch hại – Tổ chức Hàng hải Quốc tế định nghĩa ô nhiễm dịch hại là các

dạng động vật, côn trùng hoặc động vật không xương sống khác (còn sống hoặc đãchết, trong bất kỳ giai đoạn vòng đời nào, bao gồm vỏ trứng hoặc ấu trùng) hoặc bất

kỳ vật chất hữu cơ nào có nguồn gốc động vật (bao gồm cả máu, xương, lông, thịt,dịch tiết, bài tiết); thực vật có thể nẩy mầm hoặc không thể nẩy mầm hoặc các sảnphẩm thực vật (bao gồm trái cây, hạt, lá, cành, rễ, vỏ cây); hoặc vật chất hữu cơkhác, bao gồm cả nấm; hoặc đất, hoặc nước; ở đó các sản phẩm này không phải làhàng hóa được liệt kê trong các Công cụ Vận tải Quốc tế (ví dụ như container, thiết

V Đảm bảo tuân thủ chính sách và quy trình:

- Công ty cam kết thực hiện đúng và đủ nội dung của chính sách; quy trình này Cáchành động vô ý dẫn tới sai sót phải được chấn chỉnh và khắc phục ngay

- Chính sách; quy trình này được phổ biến trong toàn thể cán bộ quản lý, công nhânviên và chuyên gia

- Hàng năm, chính sách; quy trình này được xem xét lại hoặc cập nhật cho phù hợpvới pháp luật lao động hoặc tình hình thực tế (nếu có)

- Trưởng các phòng ban liên quan, cán bộ quản lý, nhân viên và chuyên gia có nhiệm

vụ thực hiện

- nghiêm túc nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động được quy định trong quytrình này.

- Mọi hành vi cố ý vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động tùy vào mức độ

và trách nhiệm liên quan.

QUY TRÌNH QUY TRÌNH XỬ LÝ KỶ LUẬT TRONG TRƯỜNG HỢP AN

a) Xâm nhập trái phép các tài liệu không thuộc thẩm quyền của mình

b) Xóa, chỉnh sửa những dữ liệu quan trọng của công ty

c) Lợi dụng internet khai thác, sử dụng, tìm kiếm và trao đổi thông tin phục vụ chomục đích cá nhân

d) Lợi dụng internet và email để chống lại nhà nước CHXHCN Việt Nam; gây rối loạn

an ninh, trật tự, vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục và các vi phạm pháp luậtkhác

e) Truy cập vào những trang web có nội dung không lành mạnh, phát tán những tàiliệu phản động,đồi trụy hoặc có hành vi làm lây lan phát tán virus

f) Phần mềm diệt virus không cùng hoạt động cùng hệ thống,không được updatethường xuyên Đưa USB vào không quét và diệt virus

g) Tự sửa chữa những những sự cố bất thường của máy tính

3.2 Bảo mật thông tin:

a) Tiếc lộ password máy của mình cho người khác

b) Đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã và thông tin riêng của cánhân

3.3 Chia sẻ thông tin trên mạng:

Chia sẽ thông tin trên mạng không thưc hiện theo qui định về bảo mật thông tin củacông ty

3.4 Gửi nhận thư điện tử(Email):

a) Nhận cũng như mở những thư có ký tự lạ hay người gửi mà mình không biết và nhất

là những thư lạ vào những dịp lễ lớn

b) Không quét virus trước khi mở hay lưu những thư có tập tin đính kèm.

c) Gửi thư đến các địa chỉ và diễn đàn mình không biết

3.5 Quy trình sao lưu dữ liệu:

a) Lưu những tập tin quan trọng vào thư mục ở ổ hệ thống

b) Không có kế hoạch cụ thể ngày giờ lưu trữ dữ liệu

c) Khi sao chép dữ liệu không thông báo cho nhân viên sử dụng biết để thuận tiện choviệc ghi chép

d) Dữ liệu sao chép không được quản lý bởi phòng IT

e) Các dữ liệu lưu trữ tiết lộ cho người thứ 3 mà không phải trường hợp đặc biệt vànhu cầu công việc

f) Không tuân thủ theo hướng dẫn bộ phận IT

4. Quy trình xử lý kỷ luật khi có người vi phạm an ninh máy tính:

- Sự việc phải được lập biên bản, người nghi vấn và người làm chứng sẽ tiến hành kýtên vào biên bản

- Bộ phận hành chính mời Trưởng bộ phận IT đến kiểm tra và thẩm định mức độ sựviệc:

+ Nếu không có vấn đề, Trưởng bộ phận Nhân Sự nhắc nhở người vi phạm

+ Nếu có vấn đề, bộ phận hành chính sẽ yêu cầu Trưởng bộ phận IT điều tra rõ mức

độ nghiêm trọng và hậu quả

+ Báo cáo phải làm bằng văn bản và có ký tên

- Phòng nhân sự tổ chức họp xử lý kỷ luật

+ Những người tham gia:

1 Đai diện Ban Giám Đốc

2 Đại diện Ban chấp hành Công Đoàn (Công ty)

- Bộ phận nhân sự lưu hồ sơ và giao đương sự 1 bản

+ Nếu áp dụng hình thức sa thải thì sẽ trình báo cho cơ quan chức năng cấp trên

- Trường hợp nghiêm trọng phải nhờ đến cơ quan điều tra, người vi phạm bị đình chỉ

công tác để phục vụ cho việc điều tra.Căn cứ theo kết luận điều tra nhà máy sẽ xử

lý theo qui định

5. Hình thức xử lý các vi phạm an ninh máy tính:

Tùy theo tính chất vi phạm, người vi phạm sẽ bị những hình thức xử lý khác nhau

và tùy theo từng mức độ khi vi phạm 1 trong những mục dưới đây:

 Khiển trách:Vi phạm một trong các điểu khoản sau đây

- Khoản 3.1 Mục a,b: lợi dụng chức quyền xâm nhập, sửa chữaa dữ liệu mang lợi ích

cá nhân, gậy thiệt cho lợi ích công ty (thay đổi bảng lương, BHYT,ngày công…)

- Khoản 3.1 Mục e

- Khoản 3.1 Mục f (nếu mất mát thiết bi, làm hư hỏng)

- Khoản 3.2 Mục a (nếu nghiêm trọng) bị mất những dữ liệu quan trọng của công ty

- Khoản 3.5 Mục e

 Sa thải(xử lý theo quy trình kỷ luật của nhà máy):

- Khoản 3.1 Mục d

- Khoản 3.2 Mục b

QUY TRÌNH AN NINH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

I. MỤC ĐÍCH: Purposes

Đảm bảo cho máy vi tính được an toàn, luôn sử dụng tốt, các thông tin trên máy

vi tính được lưu giữ an toàn, bảo mật

To ensure the computer and data system to be in safe and secured status

II. PHẠM VI: Applicable

Áp dụng cho việc sử dụng máy vi tính và mọi cá nhân sử dụng máy vi tính trongcông ty

Apply for all computers and users in factory

III. NỘI DỤNG: CONTENTS

1 Các quy định chung khi sử dụng máy vi tính: General regulations when using computer

- Tuân thủ nghiêm Qui trình vận hành máy vi tính

Comply with the procedure of computer using

- Không chạy các phần mềm lạ hay chương trình mới khi chưa được kiểmduyêt diệt virus

Forbidden installing the software without scanning virus

- Nghiêm cấm việc sao chép nhằm tiết lộ thông tin của công ty

Sharing the factory internal data is forbidden

- Đi rời khỏi bàn làm việc phải khóa máy tính bằng cách gõ tổ hợp phím

Windows+L.

Lock the screen by press Windows+L when leaving computer

- Cài đặt máy tính ở chế độ chờ trong phạm vi 3 phút

Set screen saver on 3 minutes

- Máy vi tính, internet chỉ được khai thác, sử dụng, tìm kiếm và trao đổi thôngtin phục vụ công việc của công ty Nghiêm cấm chạy các trò chơi hoặc phục

vụ cho công việc cá nhân

Computer and accessing internet is just for searching the data and exchanging information to support job requirement not for personnel purposes.

- Trước khi ra về người sử dụng phải tắt máy vi tính theo qui trình vận hành,che đậy máy vi tính cẩn thận Khi bắt đầu làm việc, người sử dụng phải tiếnhành vệ sinh máy

Turn off computer before finishing working, keeping in safe place When staring working, the user should clean the computer.

- Không vào những trang Web có nội dung không lành mạnh, phát tán nhữngtài liệu phản động, đồi trụy hoặc có hành vi làm lây lan phát tán virus

Do not access the unwholesome website, sharing the unlawful document/data causing virus spreading.

- Nghiêm cấm hành vi : Đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khoá mật mã

và thông tin riêng của các cá nhân ; lợi dụng Internet và Email để chống lạinhà nước CHXHCN Việt Nam; gây rối loạn an ninh, trật tự ; vi phạm đạođức, thuần phong, mỹ tục và các vi phạm pháp luật khác

Users are forbidden from: steal and using password or lock the paaword and personnel data; take advantage of internet and email against the Government, causing security trouble and violate the law.

- Khi sử dụng nguồn điện máy phát thì bộ phận cơ điện phải thông báo chomọi người sử dụng máy vi tính ít nhất 10 phút để tắt máy vi tính trước khi tắtnguồn điện máy phát

All users are announced 10 minutes in advance to turn off computer when exchanging the electricity power sources.

- Khi phát hiện bất kỳ sự cố gì, người sử dụng máy tính phải báo ngay chotrưởng bộ phận và nhân viên IT để xử lý, tuyệt đối không tự sửa chữa

Whenever any IT trouble coming out, the user must report to manager and announce to IT dept to handle, no self- fixxing

- Công ty có trách nhiệm bảo vệ hệ thống IT để ngăn chặn các sự cố có khảnăng xảy ra không như mong muốn và vi-rút xâm nhập chương trình Thậmchí ngay cả nhân viên văn phòng cũng không được xâm nhập vào máy tính(mật khẩu) của người khác ngoại trừ người quản lý IT

Company has to protect IT system of undesirable possibility and virus Even Office Staff also cannot give to access computer (password) to others except

- Thay đổi mật khẩu trên hệ thống NTIS Change the password on system

Tất cả các quy trình quản lý IT đều nằm trên 1 hệ thống NTIS Mỗi nhân viên khivào làm nhà máy sẽ được cấp một địa chỉ và mật khẩu để truy cập vào hệ thốngNTIS theo chức năng công việc của bộ phận đó Nhân viên phải có trách nhiệmgiữ bí mật mật khẩu trong suốt quá trình làm việc, không truy cập trái phép vàocác tài khoản khác sai chức năng được giao

Định kỳ sau 25 ngày sẽ có thông báo tự động trên máy tính của người sử dụng đểyêu cầu thay đổi mật khẩu

Trong phạm vi 30 ngày hệ thống NTIS sẽ tự động thông báo cho người sử dụngBẮT BUỘC phải thay đổi mật khẩu (Nếu không thay đổi sẽ không đăng nhậpvào hệ thống NTIS được nữa)

Ghi chú: Máy chủ sẽ quản lý toàn bộ hệ thống NTIS

All IT management procedures are located on NTIS software only Each staff when joining factory will be issued ID and Password to access NTIS system basing on the job function and working department The staff is responsible for protect the ID and password in during working time, no access the other account without authority.

After 25 days, it will be informed automatically on user’s computer for required them change password periodically.

Within 30 days, NTIS software will be informed to the user who must change the password (If they don’t change, they will not log in the NTIS software)

Note: the server will be managed the entire NTIS software

2 Hệ thống phòng ngừa, ngăn chặn và loại bỏ Vi rút / The system of detecting

and eliminating virus

Để đảm bảo hệ thống an ninh công nghệ thông tin, hệ thống được bảo vệ: to ensure the IT security, the system is protected:

- Tât cả máy tính được cài đặt phần mềm diệt virut Kaspersky Phần mềm này

tự động được cập nhật hằng ngày và tự động diệt virut xâm nhập vào máytính qua các con đường như USB, các cài đặt khác

All the computer is installed the Kaspersky anti-virus software This software

is automatically updated every day and scan virus accessing computer via USB or other installation.

- Đối với việc gửi nhận mail, tất cả mail khi gửi tới mail cá nhân đều đượctrình duyệt bởi mail tổng ở Hàn Quốc Chỉ những tập tin văn bản và hình ảnh

sẽ được chuyển đến mail cá nhân Riêng đối với những tập tin thực thi khác

sẽ được kiểm tra bởi hệ thống Hàn Quốc, chỉ được gửi tới mail cá nhân khiđảm bảo được an toàn

Virus access via send and receive mail: all the mail before sent to personnel mail, it will checked and scanned by system in HQ to prevent virus.

- Để ngăn chặn virut từ việc truy cập Web thì hệ thống bức lửa sẽ hoạt động đểngăn chặn và lọc và chỉ cho phép truy cập những cổng thông tin an toàn vàngăn chặn những virut xâm nhập từ xa vào hệ thống

The virus access from internet using will be prevented by firewall The firewall will allow user to access the safe and wholesome websites to prevent the virus entering factory internal system.

(C-2 Thực hiện:

Công ty sẽ tiến hành kiểm tra an ninh vật lý về cấu trúc và bảo dưỡng tòa nhà hằngngày

 Người kiểm tra bao gồm:

- Đại diện bảo vệ: Ông: ……… - Phụ trách Đội bảo vệ

- Đại diện nhân sự: Bà: ……… - P Giám đốc hành chính

- Đại diện ban an ninh: Ông……… - Phụ trách an ninh

- Ban an ninh sẽ thông báo ngày tiến hành kiểm tra cấu trúc và bảo dưỡng nhà máy chonhững bên có liên quan hằng ngày

 Các danh mục kiểm tra cấu trúc và hệ thống an ninh nhà xưởng theo phiếu kiểm tra An Ninh:

- Kiểm tra cổng (bên trong & bên ngoài)

- Kiềm tra bờ tường & hàng rào (bên trong & bên ngoài)

- Kiểm tra cửa & ổ khóa (bên trong & bên ngoài)

- Kiểm tra hàng rào chắn container tại khu vực xuất/nhập hàng

- Hệ thống đèn chiếu sáng.(bên trong & bên ngoài)

- Hệ thống báo động (Bên trong & bên ngoài)

- Hệ thống CCTV

- Kho bãi đậu xe

- Kiểm tra trần nhà ( bên trong & bên ngoài)

3 Quy trình kiểm tra và cải tiến:

 Trong khi kiểm tra

- Chụp hình ảnh ghi nhận lại tất cả các phát hiện trong quá trình kiểm tra

 Sau khi kiểm tra

- Tố chức họp để lập biên bản ghi nhận lại sự việc (có hình ảnh với ngày và giờ) baogồm ban giám đốc và những bên có liên quan

- Thông báo kết quả kiểm tra trong cuộc họp

- Đề nghị hướng giải quyết để khắc phục sữa chữa/ bảo dưỡng nhà xưởng và lên kếhoạch với thời gian hoàn thiện

 Biện pháp khắc phục

- Trường hợp nhẹ: Liên hệ bộ phận bảo trì, bộ phận 6S để xử lý ngay Sau khi đã hoàn

thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng ban an ninh sẽ ghi nhận lại kết quả thực hiện (chụphình ảnh có ngày & giờ và người thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng vàbáo cáo cho Ban Giám Đốc

- Trường hợp nặng: Ban an ninh sẽ lên kế hoạch cụ thể và trình báo với Ban Giám Đốc

để phê duyệt Nếu có thay đồi hay mở rộng kết cấu nhà xưởng cần liên hệ với chínhquyền địa phương để xin giấy phép xây dựng (nếu cần) Sau khi được cấp giấy phépmới tiến hành sữa chữa/ xây dựng (bởi nội bộ hay liên hệ nhà thầu để thi công) Khi đãhoàn thiện việc xây dựng/ sữa chữa, ban an ninh sẽ ghi nhận lại sự việc (chụp hình ảnh

có ngày & giờ và người thực hiện) hoàn thành việc sữa chữa/ bảo dưỡng và báo cáo choBan Giám Đốc kết quả cải thiện và định ngày kiểm tra lại

Chú ý: Ban Giám Đốc và những thành viên có liên quan phải kiểm tra an ninh kết cấu

và bảo dưỡng nhà xưởng định kỳ hằng tháng và lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thực hiệntheo đúng quy trình

4 ĐỐI VỚI BAN AN NINH

- Tiến hành đánh giá an ninh định kỳ hàng tháng không báo trước tất cả nội dung theotiêu chuẩn an ninh C-TPAT

- Giám sát hoạt động hàng ngày của nhà máy

- Đưa ra những quy trình, chính sách về an ninh và đảm bảo nhà máy phải tuân thủ

- Tổ chức các buổi huấn luyện về an ninh trong nhà máy cho công nhân và các bộ phận

có liên quan

QUY TRÌNH THÔNG BÁO SỰ CỐ BẤT THƯỜNG CHO HẢI QUAN

Ban giám đốc công ty ……… thống nhất quy trình thông báo sự cố bất thường cho Hảiquan, nhà nhập khẩu/ hãng tàu như sau

Board of Management of ……… issued the procedure to notify the Importer and/

or law enforcement agencies and internal reporting if significant anomalies, illegal, or suspicious activities are detected as follows:

I. Mụcđích/ The purpose:

- Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và các nước nhập khẩu

Ensure security for all cargo and the importing nations.

- Để đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về C-TPAT

In order to comply with C-TPAT regulations

II. Phạm vi ápdụng/ Scope of application:

Công ty…………

III. Cơ sở pháp lý/ Legal basis:

Căn cứ vào các quy định trong chính sách an ninh của công ty và các quy định

về C-TPAT của khách hàng

Base on the company’s security policy and the C-TPAT standards of our customers.

IV. Nội dung quy trình/ Process contents:

1 Nhân viên an ninh và nhân viên bảo vệ của nhà máy sẽ chịu trách nhiệm giámsát về an ninh hàng hóa và con người tại nhà máy Giám sát, theo dõi khu vựcxuất hàng đóng gói hàng thành phẩm, khu vực chất hàng lên container/ xe tải

The facility’s security staffs and security guards are responsible of monitoring the cargo and personnel security.Finishing goods packing and loading to container/truck areas must be monitored and tracked.

2 Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hànghóa từ công ty đến cảng, áp tải hàng hóa trong quá trình trung chuyển hàng hóa

ra cảng, thông quan hàng hóa an toàn tại cảng

Import-Export personnel are responsible for the goodsecurity from facility to the port and cargo escorted to the port of transshipment and customs clearance at the port safely.

3 Trong quá trình vận chuyển nếu có dấu hiệu bất thường như: tài xế cho ngườiquá giang, dừng xe ở những khu vực vắng vẻ, mở cửa xe, gặp gỡ những ngườiđáng nghi… nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng gọi điện thoại thông báochính xác vấn đề xảy ra với nhân viên hải quan để nhân viên hải quan tạm dừngviệc làm thủ tục thông quan cho xe hàng bị nghi ngờ Đồng thời, nhân viên xuấtnhập khẩu thông báo cho trưởng bộ phận Xuất Nhập khẩu của công ty về sự cốxảy ra.

During transportation, if any abnormal signs such as hitchhiker, stop the car in

a deserted area, opened the door, meet suspicious people… import-export personnel must immediately report by calling to customs staff the exact details, customs staff will delay the clearance procedure for suspected goods.At the same time, Import-Export personnel inform an incident to company Import-Export manager.

4 Nội dung báo cáo/ Incident reporting contents:

a Báo cáo với Hải quan/ Nhà nhập khẩu/ Consolidator incident reporting must be include:

- Người báo cáo/ Reporter name

- Phân loại sự cố ( nghiêm trọng/ không nghiêm trọng)/ Type of incident ( Severe/ Non-Severe incidents)

- Thời gian xảy ra sự cố/ Time of incident

- Địa điểm xảy ra sự cố/ Location of incident

- Lộ trình của container/ Current location of container

- Nội dung sự cố/ Incident details

- Ảnh hưởng của sự cố đến người hoặc tài sản/ Injury to person or property

- Giới hạn load /Load terms

- Hãng vận tải /Trucking company

- Biển số xe, đầu kéo/ Trailer, container number

- Số seal/ Seal number

- Điểm xuất phát/ Point of origin

- Điểm đến/ Point of destination

- Người lien hệ/ Law enforcement contact

- Số lượng hàng/ Case #

b Báo cáo nội bộ/ Internal incident reporting must be include:

- Người báo cáo/ Reporter name

- Sự cố xảy ra/ Incident issue

- Thời gian xảy ra sự cố/ Date/time of incident

- Địa điểm xảy ra sự cố/ Where incident took place

- Sự cố đó được xử lý như thế nào/ How was the incident resolved

5 Khi xe hàng bị nghi ngờ đến cảng, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty kết hợpvới nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra và lập biên bản xác nhận hiện trạngcủa hàng hóa trước khi cho thông quan

When suspected vehicle coming, the facility im-export personnel combine with customs officials inspect and make records to confirm the status of goods before customs clearance.

Nhà máy cam kết thực hiện tốt, chặt chẽ các quy định an ninh để đảm bảo anninh an toàn cho hàng hóa, cho các nước nhập khẩu, vì vậy sẽ kip thời xử lýnghiêm những trường hợp vi phạm an ninh

Facility commits to implementing all security regulations well and closely, to ensure that it’s safe for goods and importing country, so we will promptly handle

in case of security breaches

QUY TRÌNH KIỂM TRA CONTAINER - XE TẢI XUẤT NHẬP

1 Khi xe container/ xe tải đến, nhân viên bảo vệ phải ghi vào sổ:

a) Ngày, tháng, năm, thời gian xe công đến và đến từ đâu

b) Bằng lái xe, tên công ty, số CMND

When the container enters, security guard has to record:

a) Date (year, month, day), time in, container from.

b) Driver identification, company name, ID number.

2 Tất cả các xe container, xe tải đầy/rỗng phải đậu ở ‘Khu vực xuất hàng’ hoặc

“Khu vực xuống hàng” đã được đánh dấu Khoảng cách giữa khu vực xuất hàng

và khu vực đậu xe khoảng 10m

All loading / unloading container have to be operated in “loading area” or

“Unloading area” is marked The distance between Loading and Parking area

are about 10 meters.

3 Nếu việc tiến hành bốc/ dỡ hàng không làm ở khu vực xuất hàng theo quy định,

nhân viên bảo vệ phải giám sát tất cả các quy trình để đảm bảo việc bốc hàng

không có dấu hiệu nghi ngờ hoặc có người lạ xâm nhập

If loading / unloading process isn’t in “loading area marked”, one of security has

to control all the process to assure that loading is clean of not identified object or

unknown persons.

4 Trước khi tiến hành bốc hàng, nhân viên bảo vệ phải kiểm tra công rỗng để ngăn

chặn trước hoặc lường trước những điểm nghi ngờ Có 5 điểm cần phải được kiểm

tra kỹ:

Before loading process, security has to check the empty container to anticipate a

distrust point There are 5 points inspections which must be done.

A Trường hợp container/xe tải chở hàng đến công ty: Full truck/container to

facility

Nhà máy liên hệ với công ty

xe xuất phát để xác định thông tin và xử lý

Hướng dẫn xe đến khu vực xuống hàng

Đạt

Báo vệ thông báo với trưởng phòng hành chính và những người có liên quan của nhà máy

Lập biên bản mở seal

Xe đến nhà máy, làm thủ tục đăng

ký

Bảo vệ tiến hành kiểm tra 5 điểm

(theo mẫu), kiểm tra tình trạng seal

Không

Factory contacts departed place to verify information and investigate.

Guide truck/container to unloading area

Pas s

Security guard reports to Admin manager and factory relevant persons

Make seal opening minutes Truck/container gets the facility,

conducting registration procedure

Security guards conducts checking 5

point inspection(sample), checking

seal status

Fail

Đối với container/xe tải chở hàng, bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra 5 điểm như sau:

dưới gầm xe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngoài), phía bên phải, phía bên trái, vách phíatrước

When full truck/container comes to factory, security guard will conduct 5 point inspection as follow: chassis/ cabin, door (inside/outside)/lock and bolt, right side, left side, in front wall.

A.1 Bên ngoài/Dưới gầm xe chassis/ carbin

- Kiểm tra cabin có dấu vết lạ hay có ngăn bí mật không

- Thanh đỡ có được nhìn thấy rõ ràng hay không

- No abnormal/suspicious signal on cabin.

- When checking, plates must be clearly visible.

A.2.1 Cửa (mặt bên trong /mặt bên ngoài) Door (inside /outside)

- Thiết bị khóa có chắc chắn và an toàn

- Bản lề có dấu hiệu sửa chữa hay có màu sơn mới

- Có những tấm vá hay dấu vết sửa chữa hay không

- Dùng búa gõ vào có nghe tiêng âm vang như của vách ngăn rỗng bí mật

- Có dấu vết chất kết dính, keo dán có màu khác với màu sơn cửa không

- Lock must be safe and secured.

- No signal of fixing anything on hinge of the door, no new painting color

- No signal of fixing anything on the door

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside

sub No signal of adhesive, glue different color with color on the door

A.2.2 Khóa, then chốt Lock /bolt

- Có khóa đầy đủ

- Khóa có chắc chắn, an toàn

- Bu-long, ốc vít bắt gạt khóa cửa có dấu hiệu bất thường không

- Then chốt có dấu hiệu bị mòn hay thay mới không

- Adequate lock

- Lock must be safe and secured

- No abnormal signal on bolt, screw

- No signal of worn or new bolt

A.3 Phía bên phải/ Right side

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên váchxe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

- No abnormal signal of fixing on chassis bar, frame, or wall.

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside.

sub-A.4 Phía bên trái/ Left side

- Không có dấu vết sửa chữa bất thường trên thanh đỡ, khung xe, hay trên váchxe

- Dùng búa gõ vào vách xe thì không phát ra âm thanh lạ của vách rỗng bí mật

- No abnormal signal of fixing on frame or wall.

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside

sub-A.5 Vách phía trước/ Front wall

- Người kiểm tra phải quan sát và thấy rõ tất cả khối cạnh và thông gió

- Dùng búa gõ vào vách trước thì không phát ra nghe âm thanh gì đáng nghingờ

- Dùng thước dây đo chiều dài từ mép cửa đến vách phía trước phải đúng vớikích thước chuẩn

Sau khi kiểm tra 5 điểm, bảo vệ làm theo quy trình trên

- Ventilation holes and edge/block must be clearly visible.

- Distance of ventilation holes must be equal

- Using hammer to strike on the wall to ensure no suspicious sound

After checking 5 points, security guard will follow above procedure.

B Trường hợp container/xe tải rỗng đến công ty: Empty truck/container to

facility

Đối với container/xe tải rỗng bảo vệ nhà máy tiến hành kiểm tra 10 điểm như sau: dướigầm xe/ cabin, cửa (mặt trong/mặt ngoài), khóa-then chốt, phía bên phải, phía bên trái,vách phía trước, vòm mái, sàn, kích thước trong khoang và khu vực tâm trục bánh lái

When empty truck/container comes to factory, security guard will conduct 9 point inspection as follow: chassis/ cabin, door (inside/outside), lock and bolt, right side, left side, in front wall, ceiling/roof, floor and inside size and fifth wheel area.

B.1 Bên ngoài/Dưới gầm xe Outside/Chassis

- Kiểm tra cabin có dấu vết lạ hay có ngăn bí mật không

- Thanh đỡ có được nhìn thấy rõ ràng hay không

- No abnormal/suspicious signal on cabin.

- When checking, plates must be clearly visible

Không Đ

Bảo vệ Thông báo với người có liên quan Nhà máy liên hệ với công ty vân tải để đổi container/xe tải

Tiến hành lập biên bản đóng hàng

Trước khi xuất hàng, bảo vệ tại khu vực xuất hàng tiến hành kiểm tra lại 7 điểm

Nhà máy liên hệ với công ty vận tải

để được đổi container/xe tải

Báo vệ thông báo với trưởng phòng hành chính và những người có liên quan của nhà

Bảo vệ hướng dẫn đường đến khu vực xuất hàng

Khôn

Đạ Khi xe đến nhà máy

reports to Admin manager and factory relevant persons

Security guard guides truck/container to loading area

Security guard reports relevant persons

Contact transport supplier

to exchange other truck/ container

- Thiết bị khóa có chắc chắn và an toàn không?

- Bản lề có dấu hiệu sửa chữa hay có màu sơn mới không?

- Có những tấm vá hay dấu vết sửa chữa hay không?

- Dùng búa gõ vào có nghe tiêng âm vang như của vách ngăn rỗng bí mật

không?

- Có dấu vết chất kết dính, keo dán có màu khác với màu sơn cửa không?

- Lock must be safe and secured.

- No signal of fixing anything on hinge of the door, no new painting color

- No signal of fixing anything on the door

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside

sub No signal of adhesive, glue different color with color on the door

B.3 Khóa, then chốt: Lock, Bolt

- Khóa có chắc chắn, an toàn không?

- Bu-long, ốc vít bắt gạt khóa cửa có dấu hiệu bất thường không

- Then chốt có dấu hiệu bị mòn hay thay mới không?

- Adequate lock

- Lock must be safe and secured

- No abnormal signal on bolt, screw

- No signal of worn or new bolt

B.4 Vách bên phải: Right Side

- Những thanh đỡ/khung có bất cứ dấu vết sửa chữa nào bất thường không

- Có bất kỳ những sửa chữa vách từ phía trong hay không?

- Những sửa chữa vách từ phía trong có được nhìn thấy từ bên ngoài haykhông?

- Dùng búa để gõ vào vách có tiếng âm vang như của vách rỗng bí mậtkhông?

- No abnormal signal of fixing on plates, frame

- Any signal of fixing at inside wall

- Fixing mark at inside wall must be visible from outside

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside

sub-B.5 Vách bên trái: Left Side

- Những thanh đỡ/khung có bất cứ dấu vết sửa chữa nào bất thường haykhông?

- Có bất kỳ những sửa chữa vách từ phía trong hay không?

- Những sửa chữa vách từ phía trong có được nhìn thấy từ bên ngoài haykhông?

- Dùng búa để gõ vào vách, có nghe tiếng vang như của vách rỗng bí mật

không?

- No abnormal signal of fixing on plates, frame

- Any signal of fixing at inside wall

- Fixing mark at inside wall must be visible from outside

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside

sub-B.6 Vách phía trước: Front Wall

- Khối cạnh và thông gió có được thấy rõ ràng hay không?

- Khoảng cách giữa các lỗ thông gió có đều nhau không?

- Khi gõ vào vách trước có nghe tiếng vang của vách rỗng không?

- Ventilation holes and edge/block must be clearly visible.

- Distance of ventilation holes must be equal

- Using hammer to strike on the wall to ensure no suspicious sound of container

sub-B.7 Trần/vòm mái: Ceiling/roof

- Có bất kỳ sửa chữa nào đến trần phía trong không?

- Sửa chữa trần phía trong có được thấy rõ ràng hay không ?

- Dùng búa gõ vào trần có nghe tiêng âm vang như của vách ngăn rỗng bí mật

không?

- Any signal of fixing at inside ceiling

- Fixing mark at inside ceiling must be visible from outside

- Using hammer to strike on the wall, listening the sound to ensure no container inside.

- No sub-container on the floor

B.9 Kích thước bên trong khoang: (Không áp dụng cho xe tải thùng) Inside

size: (no applying for truck)

- Độ cao từ sàn đến trần có đúng kích thước chuẩn không?

- Khoảng cách giữa vách trái và vách phải có đúng kích thước chuẩn không?

- Chiều dài từ mép cửa đến mặt trong vách phía trước có đúng kích thướcchuẩn không?

B.10 Kiểm tra tâm trục bánh lái: check the fifth wheels area – check natural

compartment

- Vách rỗng bí mật?

- Vách ngăn có dấu hiệu sửa chữa?

- Anything attached?

- Evidences of poor repair to compartment?

Sau khi kiểm tra 10 điểm, bảo vệ làm theo quy trình trên

- Using tape to measure the height from ceiling to floor and must be matched standard size

- Using tape to measure the distance from left wall to right wall and must be matched standard size

- Using tape to measure the distance from door to front wall and must be matched standard size

- After checking 10 points, security guard will follow above procedure.

5 Việc kiểm tra 10 điểm này được tiến hành bởi nhân viên bảo vệ và phải được ghivào sổ ‘Kiểm tra xe công/xe tải’

Container 10 points inspection are done by security and recorded on

"Container/truck Inspection" book.

6 Trong suốt tiến trình bốc công, ít nhất có một nhân viên giao vận và nhân viên sảnxuất giám sát và kiểm tra mức độ chính xác hàng hoá lên công với các chứng từ,tài liệu, đảm bảo cho hàng hoá lên công an toàn

During loading process, at least of one shipping staff and production staff take control and check all of compatible goods as same as documentation remarks and make sure that the packed goods are cleaned up.

7 Nếu có vấn đề về chủng loại, số lượng không khớp với các chứng từ tài liệu hoặckhông khớp với Packing List, các nhân viên trên phải báo cáo lên cấp quản lý vàtrưởng bộ phận, yêu cầu ngừng ngay việc tiến hành bốc hàng để điều tra tìm ranguyên nhân

If there is a problem with the item or quantity are not same as the documentation

or packing was broken, both of the staff must report to management and department, and stop the loading process and investigate the reason.

8 Tất cả hàng hoá được xuất / nhập vào kho nguyên liệu phải được nhân nhân viêngiám sát kho nguyên liệu/ đóng gói ghi nhận vào sổ

All the cargo moved in/ out of the warehouse has to be recorded by warehouse supervisor/Packing

9 Sau khi hoàn tất tiến trình bốc/dỡ hàng, nhân viên giám sát xuất nhập khẩu/ khonguyên liệu kiểm tra tất cả các chi tiết đảm bảo các tiến trình này được an toàn

After loading/ unloading procedure had finished, EX-IM staff / warehouse supervisor checking that all detail and the procedure is clear

10.Xe công sau khi hoàn tất việc bốc hàng nếu chưa rời khỏi nhà máy ngay thì cầnđược giữ trong điều kiện an toàn và được đặt tại nơi có rào chắn, nơi bảo vệ có thểnhìn thấy một cách dễ dàng

Container/truck which have been loaded by goods but not yet ridden away immediately have to be parked / to be put in a safe and locked place and can be watched easily by security

11.Khi xe container/xe tải rời khỏi nhà máy, nhân viên bảo vệ phải ghi nhận vào sổngày tháng năm, thời gian rời đi, biển số xe

When the container/truck leaving, security guard must record the date (year/ month/ day), time and container police number.