Giáo án Word ngắn gọn

Chú ý: Nếu là lần đầu soạn thảo thì máy sẽ yêu cầu ta nhập tên văn bản vào dòng File name.. Đặt con trỏ chuột ở vị trí cần đánh dấu, ấn và giữ trái chuột kéo đến vị trí cần rồi thả tay..

Phần A: Khái quát chung

I Bàn phím : Gồm 3 vùng.

a Vùng I: Bao gồm các phím chữ cái, chữ số, các ký tự đặc biệt, các phím

điều khiển và một số phím chức năng

• Esc: Bỏ qua một thao tác.

• Tab: Di chuyển con trỏ đi một khoảng cách nhất định.

• Caps lock: Khi đèn sáng chữ cái nhập vào là chữ in hoa Khi đèn tắt

đ-ợc chế độ chữ in thờng

• Shift: Khi ấn cùng các phim chữ cái đợc chữ in hoa, đồng thời lấy các

ký tự ở bên trên những phím có hai ký tự

• Back space: Xoá ký tự ở bên trái chuột

• Space: Tạo khoảng cách giữa các từ.

• Enter: Tạo một dòng mới hoặc kết thúc một câu lệnh.

• Phím cửa sổ ( ): Mở Menu Start.

b Vùng II: Bao gồm các phím điều khiển con trỏ.

• Delete: Dùng để xoá các ký tự ở bên phải trỏ.

• Home: Di chuyển con trỏ về đầu dòng.

• End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.

• Page Up: Di chuyển con trỏ lên 1 trang màn hình.

• Page Down: Di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình.

• Các phím mũi tên (): Dùng để di chuyển con trỏ lên

một dòng, xuống một dòng, sang trái một ký tự, sang phải một ký tự

c Vùng III: Vùng bàn phím số và di chuyển con trỏ.

Numlock: Khi đèn sáng đợc các số Khi đèn tắt di chuyển con trỏ.

II Con chuột.

a Phím trái: Dùng để thực hiện một lệnh, lựa chon một đối tợng.

b Phim phải: Dùng để hiển thị menu tắt khi con trỏ trỏ vào đối tợng có

menu tắt

c Kích chuột: Đa con trỏ chuột tới một đối tợng rồi bấm nút chuột

d Kích đúp: Kích hai lần liên tiếp.

III Tắt máy.

a Đối với các máy cài Win 95, 98.

Vào Start/Shut down/Shut down/Ok

b Đối với máy cài Win XP

Vào Start/Turn of computer/Turn of

c Tắt chung cho các loại máy.

Dùng tổ hợp phím Alt + F4 Sau đó ấn Enter/Enter

Phần B: Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word.

Bài 1: Làm quen với WinWord.

I Khởi động.

• C1: Kích đúp vào biểu tợng logos trên màn hình nền ( WORD.ln k )

• C2: Vào Start/Programm/W Micrsoft Word

II Màn hình chính của Microsoft Word.

a Thanh tiêu đề : Chứa tên văn bản soạn thảo cùng ba nút điều khiển cửa

sổ

: Nút thu nhỏ màn hình

: Nút phóng to màn hình

: Nút thoát chơng trình

b Thanh thực đơn: Chứa tên các cụm lệnh của Word.

c Thanh công cụ ( Standard ) : Chứa các biểu tợng của Word giúp ta sử

dụng thao tác nhanh tróng ( Nh tạo văn bản mới, Ghi văn bản, ….)

d Thanh thớc ( Ruler ) : Dùng để căn lề trong văn bản.

e Thanh cuốn ngang và dọc: Dùng để di chuyển xem những vùng văn bản.

f Thanh định dạng ( Formatting ): Dùng để định dạng văn bản nhanh.

g Vùng Text area: Vùng soạn thảo

h Thanh trạng thái: Cho biết trang văn bản, tổng số trang, toạ độ con chuột.

III Thoát khỏi Word.

• C1: Vào File/Exit

• C2: Kích vào nút Close trên góc phải màn hình

• C3: Dùng tổ hợp phím Alt + F4

L

u ý : Trớc khi thoát máy nếu ta cha ghi văn bản thì máy sẽ hỏi ta có ghi lại

sự thay đổi không

• Yes: Đồng ý ghi lại

• No: Không đồng ý

• Cancel: Không thoát nữa.

Bài 2: Các thao tác làm việc với Win Word

I Làm việc với tệp văn bản.

a Tạo văn bản mới.

• C1: Vào File / New

• C2: Ctrl + N

• C3: Kích vào nút giống tờ giấy trắng trên thanh công cụ chuẩn

b Ghi văn bản.

• C1: Vào File / Save

• C2: Ctrl + S

• C3: Kích vào nút cái đĩa mền trên thanh công cụ chuẩn

Chú ý: Nếu là lần đầu soạn thảo thì máy sẽ yêu cầu ta nhập tên văn bản

vào dòng File name

c Ghi văn bản đang soạn thảo với tên khác.

- Vào File / Save as

- Nhập tên văn bản mới vào dòng File name

- Kích chọn Save ( Enter )

d Đóng văn bản đang soạn thảo

• C1: Vào File / Close

• C2: Kích vào nút close ở trang đang soạn thảo

Chú ý: Khi đóng chơng trình ứng dụng mà ta cha ghi lại thì máy sẽ hỏi ta

có ghi lại chơng trình ta đã làm hay không

• Yes: Đồng ý ghi lại

• No: Không đồng ý

• Cancel: Không thoát nữa.

e Mở văn bản ra để chỉnh sửa.

• C1: Vào File / Open

• C2: Ctrl + O

• C3: Kích vào nút biểu tợng quyển vở mở ở thanh công cụ chuẩn

Chú ý: Khi thực hiện các thao tác trên sẽ xuất hiện một hộp thoại Nhập

tên văn bản cần mở vào dòng File name Kích chọn Open ( Enter ) Hoặc ta có thể dùng thanh cuốn tìm văn bản cần mở rồi kích đúp vào văn bản đó

II Cách soạn thảo tiếng việt.

a Yêu cầu trứơc khi soạn thảo.

• Chơng trình tiếng việt phải đựoc chạy

• Nút tiếng việt phải đựoc bật

• Bộ phông chữ có phông Vn … ở đầu

L

u ý : Với phông Việt Key chọn bảng mã : TCVN3

b Nguyên tắc gõ dấu.

• 5 dấu cơ bản.

- Dấu sắc : S

- Dấu huyền: F

- Dấu nặng : J

- Dấu hỏi : R

- Dấu ngã: X

• 7 chữ không có trên bàn phím.

- Các chữ : ă, , ơ ta thêm chữ w ở sau ( VD: aw = ă )

- Các chữ : đ, ê, ô, â ta ấn hai lần ( VD: aa = â )

c Lu ý:

- Soạn thảo văn bản bằng chữ thông thờng ( VnTime )

- Không viết hoa trừ những chữ đầu dòng, tên riêng

- Không ấn Enter để ngắt dòng chỉ ấn Enter khi hết đoạn

IV Những quy định chung về lề văn bản.

a Quy định chung ( 1145/VPCP-HC ngày 1/4/98 )

• Lề trên ( Top ) : 25mm ( 1”)

• Lề dới ( Bottom ): 20mm ( 0.8”)

• Lề trái ( Left ): 35mm ( 1.5”)

• Lề phải ( Right) : 20mm ( 0.8”)

b Định dạng lại trang văn bản.

Vào File / Page Setup.

• Margins: Lựa chọn lề văn bản.

• Paper size: Lựa chọn cỡ giấy ( Khổ A4)

- Portrait: Khổ giấy dọc

- Landscape: Khổ giấy ngang

Bài 3 : sao chép và di chuyển văn bản

I Đánh dấu văn bản.

a Bằng chuột.

Đặt con trỏ chuột ở vị trí cần đánh dấu, ấn và giữ trái chuột kéo đến vị trí cần rồi thả tay

b Bằng bàn phím.

• Shift + ↑ : Đánh dấu từ con trỏ lên trên

• Shift + ↓ : Đánh dấu từ con trỏ xuống dới

• Shift + →: Đánh dấu từ con trỏ sang phải

• Shift + ←: Đánh dấu từ con trỏ sang trái

• Shift + Home : Đánh dấu từ con trỏ về đầu dòng.

• Shift + End : Đánh dấu từ con trỏ về cuối dòng.

• Shift + Page Up: Đánh dấu từ con trỏ đến đầu trang.

• Shift + Page Down : Đánh dấu từ con trỏ xuống hết trang.

• Ctrl + A : Đánh dấu toàn bộ văn bản

II Sao chép văn bản ( Thao tác Coppy ).

a Bằng chuột.

• Đánh dấu văn bản cần sao chép

• Vào Edit / Coppy (Hoặc kích vào nút biểu tợng coppy trên thanh

công cụ chuẩn)

• Đặt con trỏ ở vị trí cần sao chép

• Vào Edit / Paste ( Hoặc kích vào nút biểu tợng Paste trên thanh

công cụ chuẩn )

c Bằng bàn phím.

• Đánh dấu văn bản cần sao chép

• Ctrl + C

• Đặt con trỏ ở vị trí cần sao chép

• Ctrl + V

III Di chuyển văn bản.

a Bằng chuột.

• Đánh dấu văn bản cần sao chép

• Đặt con trỏ vào vùng bôi đen kích trái chuột và giữ kéo tới vị trí cần rồi thả tay

b Bằng trình đơn.

• Đánh dấu văn bản cần di chuyển

• Vào Edit / Cut.( Hoặc kích chuột vào biểu tợng cái kéo trên

thanh công cụ chuẩn )

• Đặt con trỏ ở vị trí cần chuyển tới

• Vào Edit / Paste.( Hoặc kích vào nút biểu tợng Paste trên thanh

công cụ chuẩn )

c Bằng bàn phím.

• Đánh dấu văn bản cần di chuyển

• Ctrl + X

• Đặt con trỏ ở vị trí cần chuyển tới

• Ctrl + V

V Xoá văn bản.

• Đánh dấu văn bản cần xoá

• ấn phím Delete

Chú ý : Để khôi phục lại các động tác trớc đó : Ctrl + Z ( Hoặc kích vào

nút Undo trên thanh công cụ chuẩn )

VI ý nghĩa các nút trên thanh công cụ chuẩn.

Tạo

văn

bản

mới

Bật tắt thanh Table and borders

Tạo bảng

Excell trong Word

Phân cột văn bản

Tắt

mở thanh vẽ

Bản

đồ Bật tắt chữ ả

khi ấn enter

Phóng

to thu nhỏ HE LP

Kiểm tra chính tả

tiếng anh

Xem trước khi in

In

văn

bản

Ghi

VB

Mở

VB

có

sẵn

Cắt văn bản

Sao chép văn bản

Dán văn bản

Định dạng theo mẫu

Khôi phục các động tác đã làm

Bài 4 : Định dạng văn bản

I Định dạng văn bản bằng trình đơn.

a Định dạng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.

• Đánh dấu văn bản

• Vào Format / Font / Font.

- Font : Chọn phông chữ.

- Font style : Chọn kiểu chữ.

- Size : Chọn cỡ chữ.

- Color : Mầu chữ.

- Under line : Gạch dới.

- Effectc : Tác động ảnh hởng lên chữ.

• Chọn Ok cho việc đã lựa chọn

b Định dạng căn chỉnh

• Đánh dấu văn bản

• Vào Format / Paraghaph / Indent and spacing.

- Alignment : Chỉnh dòng văn bản.

+ Left : Chỉnh trái

+ Right : Chỉnh phải

+ Centered : Chỉnh giữa

+ Justifiel : Chỉnh đều

- Indentation : Chỉnh lề văn bản.

+ Left : Chỉnh lề trái

+ Right : Chỉnh lề phải

- Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng.

+ Single : Khoảng cách dòng đơn

+ 1.5 line : Khoảng cách dòng rỡi

+ Double : Khoảng cách dòng đôi

+ Multiple : Nhập giá trị vào hộp AT

- Spacing : Khoảng cách giữa các đoạn.

+ Before : Khoảng cách với đoạn trên

+ After : Khoảng cách với đoạn dới

- Special : Chỉnh lề đặc biệt.

+ None : Mặc định

+ First line : Lề của dòng đầu tiên của mỗi đoạn + Hanging : Lề từ dòng thứ hai trở đi

• Kích chọn Ok để xác nhận công việc đã thực hiện

II Định dạng bằng thanh định dạng Formatting.

III Địng dạng bắng bàn phím.

a Đánh dấu văn bản.

b Bấm tổ hợp phím.

• Ctrl + L : Chỉnh trái

• Ctrl + R : Chỉnh phải.

• Ctrl + E : Chỉnh giữa.

• Ctrl + J : Chỉnh đều hai bên.

• Ctrl + B : Chữ đậm.

• Ctrl + I : Chữ nghiêng.

• Ctrl + U : Chữ gạch chân.

• Ctrl + 1 : Khoảng cách một dòng đơn.

• Ctrl + 2 : Khỏng cách một dòng đôi.

• Ctrl + 5 : Khoảng cách một dòng rỡi.

• Ctrl + [ : Giảm cỡ chữ xuống một đơn vị.

• Ctrl + ] : Tăng cỡ chữ lên một đơn vị.

• Ctrl + = : Tạo chỉ số dới.

• Ctrl + Shift + = : Tạo chỉ số trên.

• Ctrl + Shift + F : Lựa chọn phông chữ.

• Ctrl + Shift + D : Chữ gạch chân hai nét.

• Ctrl + D : Vào Menu Font chữ.

VII định dạng nhanh.

Chọn kiểu

định dạng phông chữChọn chữCỡ đậmChữ gạch Chữ

chân

Chỉnh

giữa

Chữ

nghiêng Chỉnh trái Chỉnh phải Chỉnh đều Số tự động

Dấu tự

Giảm lề

Tăng

lề Màu nền

Chọn đường viền cho bảng

a Đánh dấu văn bản.

b Vào Format / Style

• Style : Lựa chọn kiểu định dạng.

• List : Danh sách các kiểu định dạng.

c Sau khi lựa chọn song hích chọn Appy.

bài 5 : Làm việc với bảng biểu

I Tạo bảng.

a Đặt con trỏ ở vị trí cần tạo.

b Vào Table / Insert table.

• Number of columns : Nhập số cột.

• Number of rows : Nhập số dòng.

• Columns Width : Độ rộng của cột.

c Chọn Ok.

II Di chuyển con trỏ trong bảng.

a Bằng chuột.

Kích chuột vào ô muốn chuyển tới

b Bằng bàn phím.

• Tab : Di chuyển tới ô sau.

• Shift + Tab : Di chuyển tới ô trớc.

• Alt + Home : Di chuyển tới ô đầu tiên của dòng.

• Alt + End : Di chuyển tới ô cuối cùng của dòng.

• Alt + Page Up : Di chuyển tới ô trên cùng của cột.

• Alt + Page Down : Di chuyển tới ô cuối cùng của cột.

III Đánh dấu hàng cột.

a Bằng chuột.

• Một ô : Đa con trỏ chuột vào ô cần đánh dấu bấm trái chuột.

• Một dòng : Đa con trỏ chuột vào đầu dòng bấm trái chuột.

• Một cột : Đa con trỏ chuột vào đờng viền đầu cột bấm trái chuột.

b Bằng bàn phím.

(Giống phần soạn thảo)

IV Sữa chữa bảng.

a Chèn hàng.

• Đánh dấu hàng cần chèn

• Vào Table / Insert Rows

b Chèn cột.

• Đánh dấu cột cần chèn

• Vào Table / Insert Column.

L

u ý : Ta có thể dùng phím Tab để chèn thêm hàng mới vào vị trí cuối

bảng

c Cắt hàng, cột.

• Đánh dấu hàng cột cần cắt

• Vào Edit / Cut.

d Thay đổi độ rộng của hàng cột.

• Di chuyển con trỏ chuột đến đờng viền của hàng cột

• Khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều bám giữ trái chuột keo đến vị trí cần rồi thả tay

V Gộp ô, chẻ ô.

a Gộp ô.

• Đánh dấu các ô cần gộp

• Vào Table / Merge Cells.

b Chẻ ô.

• Đánh dấu ô cần chia

• Vào Table / Split Cells.

• Nhập số cột và số dòng cần chia

VI Kẻ đờng viền cho bảng.

• Đánh dấu bảng cần kẻ

• Vào Format / Borders and Shading / Borders.

• Chọn loại đờng kẻ trong ô Style

• Kích chọn các vị trí cần kẻ trong ô Preview

VIII Sắp xếp dữ liệu trong bảng.

• Đánh dấu cột cần sắp xếp

• Vào Table / Sort.

• Lựa chọn kiểu sắp xếp

- Ascending : Xắp xếp tăng dần.

- Descending: Xắp xếp giảm dần.

IX Định dạng sử dụng thanh Table and Borders.

bµi 6 : Mét sè c«ng cô trî gióp.

I T×m kiÕm vµ thay thÕ.

a T×m kiÕm.

Bót

kÎ ®­êngLo¹i

cÇn kÎ

T¹o « viÕt ch÷

Mµu nÒn Gép « chØnhC¨n KiÓu b¶ng

TÝnh tæng

KiÓu s¾p xÕp

KÝch th­

íc ®­êng

kÎ

Chän

vÞ trÝ kÎ

T¹o b¶ng Chia « hµng cét§é réng

• Vào Edit / Find.

• Gõ chuỗi ký tự muốn tìm vào hộp Find What

• Chọn các khả năng tìm trong hộp Search

• Nháy chuột vào nút Find Next để tìm kiếm

• Nháy chuột vào nút cancel để không tìm nữa

b Thay thế.

• Vào Edit / Replace.

• Gõ chuối ký tự cũ vào hộp Find What

• Gõ chuỗi ký tự mới vào hộp Repace With

- Chọn Replace : Thay thế tuần tự.

- Chọn Replace All : Thay thế toàn bộ.

II Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang.

• Vào View / Header and Footer.

- Nhập tiêu đề đầu trang vào Header

- Nhập tiêu đề cuối trang vào Footer

- Kích đúp vào vùng soạn thảo để tiếp tục soạn thảo

- Khi muốn sửa chữa tiêu đề kích đúp vào tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang

• ý nghĩa thanh Header and Footer.

III Phân cột văn bản.

• Vào Format / columns.

• Nhập số cột cần chia trong Number of columns

• Chọn kiểu chia cột

Chọn

kiểu

chèn

Chèn

số trang

Chèn

số của trang

Format số

Chèn ngày tháng

Chèn thời gian

Định dạng trang

Chuyển

trình

IV Chèn hộp văn bản Text box.

• Vào Insert / Text box.

• Thay đổi kích thớc của Text box.

- Kích chuột vào Text box

- Đa trỏ chuột vào vị trí các ô vuông (tròn) bấm giữ trái chuột kéo

đến vị trí cần rồi thả tay

• Di chuyển Text box.

- Đặt con trỏ chuột vào vị trí đờng viền của Text box

- Bấm giữ trái chuột kéo đến vị trí cần rồi thả tay

• Thay đổi đờng viền, màu nền.

- Đa con trỏ chuột vào vị trí đờng viền của Text box

- Nháy phải chuột chọn Format text box

+ Fill: Thay đổi màu nền + Line: Chọn loại đờng viền trong ô Style.

Chọn màu đờng trong ô color

• Lựa chọn chế độ hiển thị của Text box.

- Đa con trỏ chuột vào vị trí đờng viền của Text box

- Nháy phải chuột chọn Format text box

- Lựa chọn chế độ hiển thị trong ô Wrapping Style (Layuot)

- Chọn Ok

V Đánh số trang.

• Vào Insert / Page Number.

• Chọn vị trí đánh số trang trong mục Position

• Chọn chế độ hiển thị hay không hiển thị trang đầu trong mục Show number on fist page

• Muốn đánh số trang từ bao nhiêu chọn Format Nhập giá trị bắt đaauf

đánh vào ô start at

VI Chèn ký tự đặc biệt.

• Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn

• Vào Insert / Sumbol.

• Kích chọn ký tự cần chèn trong mục Font Chọn biểu tuợng cần lấy

• Chọn Insert

• Chọn Close để thoát khỏi chơng trình

VII Chèn tranh ảnh.

• Vào Insert / Picture / Clip Art.

• Chọn hình cần chèn.

• Chọn Insert

• Các thao tác định dạng giống Text box

VIII Tạo chữ nghệ thuật.

• Vào Insert / Picture / Word Art.

• Kích chọn dạng chữ cần làm / Ok

• Nhập dòng chữ vào ô Text

• Chọn phông chữ trong mục Font

• Chọn cỡ chữ và kiểu chữ

ý nghĩa các nút trên thanh công cụ Word Art.

IX chèn công thức toán học.

• Vào Insert / Object / Microsoft Equation 3.0.

• Bỏ dấu chọn trong ô Float over text / Ok

• Kích chuột vào các nút chứac các dạng công thức / Nhập dữ liệu song lại kích chuột vào vùng soạn thảo để tiếp tục soạn thảo

• Nếu muốn sửa chữa kích đúp vào công thức cần sửa

X Đặt mật khẩu cho văn bản soạn thảo.

• Vào File / Save as / Options.

• Nhập mật khẩu vào Password to open / Ok.

• Nhập lại mật khẩu vào Reenter password to open / Ok

Chèn một

Word Art

mới

Sửa dòng chữ đang hiển thị

Lựa chọn kiểu chữ

khác

Thay đổi mầu chữ

Lựa chọn các dạng text box

Thay đổi góc quay

Lựa chọn kiểu hiển thị

Cho chiều cao các chữ

bằng nhau

Cho dòng chữ hiển thị theo chiều dọc

Căn

lề khoảng cách Thay đổi

giữa các ký tự

XI IN ấN.

a Xem trớc khi in.

• Vào File / Print preview.

• Nếu không muốn xem kích chọn Close

b In.

• Vào File / Print.

• Lựa chọn vùng sẽ in

- All: In toàn bộ văn bản.

- Current page : In trang con trỏ hiện thời.

- Page: Chỉ định số trang sẽ in.

• Chọn số bản in trong mục Number of copies.