chuong 2 quyết định quản lý

a. Hình thức phi văn bản Hình thức này là hình thức biểu hiện của các quyết định quản lý ít quan trọng, có phạm vi hẹp và thời gian không dài, được biểu hiện thành lời nói hoặc các tín hiệu khác phi văn bản.b. Hình thức văn bản Văn bản quản lý là các văn bản phản ánh các quyết định quản lý, là hình thức chủ yếu thể hiển quyết định quản lý dù đó là quản lý nhà nước hay quản lý của các tổ chức kinh tế xã hội.

1 Khái niệm quyết định quản lý

• Quyết định quản lý là phương án hợp lý nhất trong các

phương án có thể để giải quyết một vấn đề đã chín muồi nhằm đạt được những mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động của hệ thống.

I TỔNG QUAN VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

b Hình thức văn bản

Văn bản quản lý là các văn bản phản ánh các quyết định quản lý,

là hình thức chủ yếu thể hiển quyết định quản lý dù đó là quản lý nhà nước hay quản lý của các tổ chức kinh tế -xã hội

3 Phân loại quyết định quản lý

Thời gian Tính chất Mức độ Phạm vi Cơ quan Phương pháp

Dài hạn Chuẩn tắc Chiến lược Toàn cục Nhà nước Tập thể Trung hạn chuẩn tắcKhông Chiến thuật Bộ phận Tổ chức Cá nhân Ngắn hạn Tác nghiệp

a Phân theo thời gian thực hiện quyết định

 Theo thời gian có hiệu lực của quyết định, các quyết định chia thành quyết định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

b Phân theo tính chất của vấn đề cần ra quyết định

 Quyết định chuẩn tắc (còn gọi là quyết định được lập trình hoá)

là quyết định xuất hiện nhiều lần và mang tính thông lệ, giải quyết những vấn đề lặp di lặp lại Ví dụ: quy trình, thủ tục

 Quyết định không chuẩn tắc (còn gọi là quyết định không được lập trình hoá) là quyết định giải quyết những vấn đề phức tạp, không lặp lại, xuất hiện ngẫu nhiên hoặc xuất hiện lần đầu Ví

dụ: quyết định chiến lược hay quyết định đầu tư

c Phân theo mức độ tổng quát hay chi tiết của vấn đề ra QĐ

 Quyết định chiến lược xác định những mục tiêu tổng quát, những phương thức cơ bản để thực hiện mục tiêu Quyết định chiến lược

có đặc điểm là mang tính toàn diện, lâu dài và ổn định

 Quyết định chiến thuật xác định những giải pháp và công cụ để thực hiện mục tiêu chiến lược trong những lĩnh vực hoạt động nhất định, trong thời gian tương đối ngắn, mang đặc điểm một chiều cục bộ và giai đoạn

 Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm xử lý những tình huống cụ thể,trong công việc hàng ngày của cơ quan quản lý

d Phân theo phạm vi điều chỉnh của quyết định

 Các quyết định toàn cục điều chỉnh hầu hết các đối tượng quản

e Phân theo cơ quan ra quyết định

 Quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành như Quốc hội,Chính phủ, các Bộ, địa phương…

 Quyết định quản lý của các tổ chức là những quyết định do hệ thống quản lý của các tổ chức đưa ra và ban hành trước hết là người đứng đầu tổ chức, giám đốc, chủ tịch Hội đồng quản lý(chủ tịch hội đồng quản tri, chủ tịch hội đồng trường, hiệu

trưởng,…)

f Phân theo số người ra quyết định

 Các quyết định quản lý được chia thành quyết định cá nhân và quyết định tập thể

 Quyết định tập thể là quyết định do tập thể có thẩm quyền đưa ra, trên cơ sở biểu quyết Quyết định tập thể thường là các quyết

4 Yêu cầu đối với quyết định quản lý

Tính hợp pháp

Tính khoa học Tính hệ thống Tính tối ưu Tính linh hoạt

Yêu cầu

Tính cô đọng, dễ hiểu Tính thời gian

a.Yêu cầu về tính hợp pháp

của tập thể

b.Yêu cầu về tính khoa học

 Quyết định quản lý được đưa ra trên cơ sở lý luận và thực tiễn

 Cụ thể là phải phù hợp với xu hướng vận động khách quan, tuân thủ yêu cầu của các nguyên lý khoa học, vận dụng các phương pháp khoa học hiện đại, phù hợp với môi trường hiện tại, tương lai, có đầy đủ thông tin cần thiết, những kết quả phân tích thực trang và bài học kinh nghiêm trong nước và quốc tế

c Yêu cầu về tính hệ thống (thống nhất)

mâu thuẫn Hướng thống nhất do mục tiêu chung quyết định Các cá nhân và tập thể ra quyết định cần hiểu rõ cây mục tiêu của hệ thống

 Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau Quyết định nào không còn phù hợp cần được loại bỏ

d Yêu cầu về tính tối ưu

phương án đáp ứng tốt nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của đối tượng và những người thực hiện quyết định

e Yêu cầu về tính linh hoạt

trong lựa chọn quyết định, phản ánh được tính thời đại, môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện; xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều Phương

án quyết định đáp ứng được sự biến đổi của môi trường

f Yêu cầu về tính cô đọng, dễ hiểu

 Dù được thể hiện dưới hình thức nào, các quyết định đều phải ngắn gọn, dễ hiểu, đơn nghĩa Điều đó một mặt tránh cho người thực hiện hiểu sai về quyết định, mặt khác tiết kiệm được dung lương thông tin, tiên lợi cho việc lưu trũ và sử dung thông tin về quyết định

14

5 Căn cứ ra quyết định

II QUY TRÌNH QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

Tổ chức thực hiện Đánh giá và lựa chọn

Xây dựng các phương án Phân tích vấn đề

Bước 4

Bước 3

Bước 2

Bước 1

 Không giải quyết vấn đề, mục tiêu của hệ thống sẽ bị đe doạ.

 Cơ hội là tình huống xẩy ra khi môi trường tạo cho hệ thống khả năng đi xa hơn so với mục tiêu ban đầu => cần ra quyết định tận dụng

cơ hội

b Chẩn đoán nguyên nhân của vấn đề

Cần trả lời rõ những câu hỏi:

 Vấn đề liên quan đến ai? Phản ứng của họ trước vấn đề như thế nào?

 Vấn đề xuất hiện từ bao giờ?

 Vấn đề do đâu mà ra?

 Vấn đề xuất hiện và gây ảnh hưởng ở đâu? như thế nào ?

 Những dữ kiện và sự việc nào thể hiện vấn đề cũng như hậu quả của nó

 Vấn đề có nghiêm trọng và bức súc đến mục cần phải đưa ra quyết định để giải quyết không?

 Nguyên nhân của vấn đề là gì?

c Quyết định giải quyết vấn đề

vấn đề cần giải quyết Chỉ những vấn đề chín muồi mang tính cấp bách và thuộc phạm vi của hệ thống mới trở thành vấn đề quyết định

 Chi phí và lợi ích của giải quyết vấn đề?

d Xác định mục tiêu của quyết định

 Sau khi làm rõ được vấn đề, phải xác định kết quả cần đạt được khi giải quyết vấn đề, tức là mục tiêu của quyết định

 Mục tiêu của quyết định là trạng thái cần có và có thể đạt được thông qua quyết định và thực thi quyết định

e Xác định tiêu chí đánh giá

điều kiện ràng buộc

 Hệ thống tiêu chí cần thể hiện được khả năng thực hiện mục tiêu và mức độ quan trọng của từng mục tiêu

 Hệ thống tiêu chí cần phản ánh được mức độ tác động của những ảnh hưởng quan trọng của quyết định

 Cần cố gắng lượng hoá các tiêu chí đánh giá, tuy khó tránh khỏi các tiêu chí định tính do sự hiện diện của các tiêu chí xã hội

Phương án tích cực Phương án tình thế Phương án lâm thời

ĐỊNH

 Phương án quyết định là cách thức can thiệp của chủ thể quản

lý nhằm giải quyết vấn đề quyết định, là tổng thể các mục tiêu

và các phương thức thực hiện mục tiêu.

tiêu trong điều kiện xu thế biến động của môi trường và các đối tượng quản lý và cơ bản sẽ diễn ra như dự đoán

phòng, áp dụng cho những tình huống ngoài mong đợi

đối phó với vấn đề đã xẩy ra (mang tính tạm thời) nhưng chưa giải quyết dứt điểm do chưa làm rõ được nguyên nhân hay chưa huy động đủ nguồn lực

23

Bước 3 ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN

1 Dự báo ảnh hưởng của các phương án quyết định

2 Đánh giá ảnh hưởng theo các tiêu chí

3 So sánh các phương án và lựa chọn phương án tối ưu

Bước 4 TỔ CHỨC THỰC THI QUYẾT ĐỊNH

b Thực hiện quyết định

d Tổng kết rút kinh nghiệm

a Xây dựng kế hoạch

c Kiểm tra việc

thực hiện

a Xây dựng kế hoạch thực hiện quyết định

Kế hoạch thực hiện quyết định do người hoặc cơ quan

 Các nguồn lực vật chất và thông tin cần huy động.

 Thời gian thực hiện quyết định.

 Những quyết định có liên quan đến hoạt động của nhiều người, nhiều tổ chức sẽ đòi hỏi nỗ lực lớn đối với công việc phối hợp thông qua công cụ như : phân công cụ thể nhiệm vụ, tổ chức các cuộc họp giao ban, trao đổi ý kiến, thực hiện các nhóm công việc …

2.4.Tổ chức thực thi quyết định

c Kiểm tra việc thực hiện quyết định

 Kiểm tra là quá trình xem xét đo lường, đánh giá và chấn chỉnh các hoạt động nhằm làm cho các quyết định được thực hiện một cách có hiệu quả Bản chất của giai đoạn này là đảm bảo hệ thống thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh quyết định nếu thấy cần thiết

 Đối với mọi quyết định kiểm tra được tiến hành bởi các nhà quản lý, các cơ quan chức năng, cơ quan cấp trên.

 Hoạt động kiểm tra có thể dẫn đến hành động điều chỉnh quyết định nếu thấy quyết định ban đầu không đúng hoặc không còn phù hợp với những thay đổi của môi trường hoặc đối tượng quản

lý

d Tổng kết rút kinh nghiệm

 Mỗi quyết định đưa thực hiện cần có tổng kết rút kinh nghiệm Tổng kết rút kinh nghiệm cần đảm bảo các yêu cầu:

những cơ hội do thành công đó đem lại cho các đối tượng quản lý

được và phân tích nguyên nhân

 Phát hiện những vấn đề và những cơ hội tiếp tục đặt ra cho hệ thống

quá trình quyết định trong tương lai Quyết định là những hoạt động liên tục theo thời gian, không bao giờ ngừng

Nguyên

nhân 1

Nguyên nhân 2 Nguyên nhân i

Hậu quả

Mô hình cây vấn đề

Mô hình cây mục tiêu

III.MỘT SỐ MÔ HÌNH RA QUYẾT

ĐỊNH