chương 7 : kiểm soát

I. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT1. Kiểm soát là gì ?2. Bản chất của kiểm soát3. Vai trò của kiểm soát4. Đặc điểm của kiểm soát II. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT1. Chủ thể kiểm soát2. Phương pháp và hình thức kiểm soát3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát4. Quy trình kiểm soát

KIỂM SOÁT

I TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

1 Kiểm soát là gì ?

2 Bản chất của kiểm soát

3 Vai trò của kiểm soát

4 Đặc điểm của kiểm soát

 II HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

1 Chủ thể kiểm soát

2 Phương pháp và hình thức kiểm soát

Nội dung

1 Kiểm soát là gì ?

Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch

2 Bản chất của kiểm soát

2.1 Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

2.2 Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo

3

I TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

2.1 Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

So sánh thực tại với các tiêu chuẩn

So sánh thực tại với các tiêu chuẩn

Đo lường kết quả thực tế

Đo lường kết quả thực tế

Xác định Xác định

Kết quả thực tế

Kết quả thực tế

Xây dựng chương trình

Xây dựng chương trình Thực hiện

Thực hiện

Phân tích các

Phân tích các

Kết quả mong muốn

Kết quả mong muốn

Đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau

5

 Nhược điểm:

♦ Gây tốn kém cho tổ chức

♦ Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra các kết quả đó

• Kiểm soát kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho cho giai đoạn kế hoạch sau.

• Độ trễ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm soát chỉ dựa trên mối liên hệ ngược

từ đầu ra của hệ thống.

 Giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu

được kết quả mong muốn

 ƯU: Ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra

 NHƯỢC: Đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt

động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả KH là một vấn đề rất khó khăn

2.2 Hệ thống phản hồi dự báo

Qúa trình thực hiện

Qúa trình thực hiện

7

Bản chất của kiểm soát

Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo

 Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

 Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý

 Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

 Hoàn thiện các quyết định quản lý

 Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý

 Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

3 Vai trò của kiểm soát

 Phải mang tính đồng bộ: quan tâm đến chất lượng của toàn hệ thống chứ không phải là chất lượng của từng

bộ phận, từng con người; của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động

 Phải hiệu quả: lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí của nó

 Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm soát thiết yếu

9

4 Nguyên tắc của kiểm soát

 Là hoạt động gắn với một chủ thể nhất định (ai kiểm soát ai ?)

 Là hoạt động gắn với một đối tượng cụ thể (kiểm soát ai/kiểm soát cái gì ?)

5 Đặc điểm của kiểm soát

 Phải được thiết kế phù hợp với hệ thống và con người trong hệ thống

11

6 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát

Với 1 hoạt động cụ thể, cần xác định đối tượng kiểm soát Mục tiêu kiểm soát họ là gì ? Kiểm soát

họ để làm gì ? Từ đó xác định 1 hệ thống kiểm soát tương ứng Một hệ thống kiểm soát bao gồm 4 yếu

tố: chủ thể ks – phương pháp và hình thức ks – công cụ và kỹ thuật ks – quy trình ks

1.Chủ thể kiểm soát

2.Phương pháp và hình thức kiểm soát

3.Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

4.Quy trình kiểm soát

II Hệ thống kiểm soát

 (i) các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của

Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước

và thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát của VKSND các cấp và Kiểm toán Nhà nước);

 (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v…),

 (iii) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí,

v.v…)

1.1 Chủ thể bên ngoài

2.1 Phương pháp kiểm soát

Những phương pháp kiểm soát thường được áp dụng là:

- Thu thập thông tin;

- Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan;

- Nghiên cứu văn bản pháp luật;

- Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn;

- Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức;

- Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc;

2 Phương pháp và hthức kiểm soát

2.2 Hình thức kiểm soát

 Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

Kiểm soát chiến lược, tác nghiệp và đồng bộ

 Xét theo quá trình hoạt động

Kiểm soát trước, trong và sau hoạt động

 Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm soát

Kiểm soát toàn diện, bộ phận và cá nhân

 Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

Kiểm soát định kỳ, đột xuất và thường xuyên

 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

2 Phương pháp và hình thức kiểm soát

• Các báo cáo và phân tích chuyên môn …

3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

 Các công cụ kiểm soát hiện đại

 PERT – program evaluation and review technique: Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình (Kiểm soát thời gian)

 PPB – program planning and budgeting : Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu

 ISO – international Organisation for Standardization: Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (kiểm soát chất lượng)

 Balanced Scorecard: Bảng điểm cân bằng

 TQM – Total quality management – quản lý chất lượng đồng bộ

19

3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

6 bước:

B1  Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

B2  Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

B3  Giám sát và đo lường việc thực hiện

B4  Đánh giá kết quả hoạt động

4 Quy trình kiểm soát

* Mục tiêu: Phát hiện, sửa chữa những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với kế hoạch và tìm cách

hoàn thiện, đổi mới, cải tiến hệ thống.

(cần cụ thể hóa mục tiêu ks thành các chỉ tiêu cụ thể)

* Nội dung: Công tác ks cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan

trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Đó chính là các khu vực hoạt động thiết yếu và những

điểm kiểm soát thiết yếu

21

4.1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

 Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ

chức hoạt động có hiệu quả

a. Các mục tiêu với tư cách là các tiêu chuẩn

b. Các tiêu chuẩn vật lý (định lượng)

c. Các tiêu chuẩn chi phí

d. Các tiêu chuẩn về vốn

e. Các tiêu chuẩn thu nhập

f. Các tiêu chuẩn về chương trình

4.2 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

4.3 Xác định hệ thống kiểm soát

a Chủ thể kiểm soát

 Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm

soát Do vậy, cần phải làm rõ:

 Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?

 Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quản lý?

 Chủ thể kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm soát?

 Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào?

23

4.3 Xác định hệ thống kiểm soát

a Chủ thể kiểm soát

Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:

 Chủ thể bên ngoài: (i) các cơ quan quản lý nhà nước; (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ

cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (iii) các tổ chức chính trị xã hội

 Chủ thể bên trong:

• Hội đồng quản lý (HĐQT)

• Ban kiểm soát

• Giám đốc doanh nghiệp

• Các nhà quản lý bộ phận chức năng

• Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

4.3 Xác định hệ thống kiểm soát

b Xác định phương pháp và hình thức kiểm soát

Những phương pháp thường được áp dụng là:

 Thu thập thông tin về các vấn đề có liên quan;

 Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan;

 Nghiên cứu văn bản pháp luật;

 Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn;

 Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức;

 Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc;

25

4.3 Xác định hệ thống kiểm soát

c Xác định công cụ và kỹ thuật kiểm soát:

 Là những phương tiện mà chủ thể kiểm soát sử dụng để thực hiện hoạt động kiểm soát

 Các công cụ kiểm soát truyền thống:

 Các dữ liệu thống kê

 Các bản báo cáo kế toán tài chính

 Ngân quỹ

 Các báo cáo và phân tích chuyên môn

 Các công cụ kiểm soát hiện đại:

 Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình (Program Evaluation anh Review Technique – PERT)

4.4 Giám sát và đo lường việc thực hiện

 Đo cái gì? Đo như thế nào?

 Việc đo lường cần được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm soát thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định

 Ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động và từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời

 Việc đo lường cần được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý Tần số của sự đo lường có thể phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát

 Vì người tiến hành kiểm soát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa họ

27

4.5 Đánh giá kết quả hoạt động

 Đánh giá dựa trên kết quả hoạt động là sự đánh giá một hoạt động đang được tiến hành theo kế hoạch hoặc đã hoàn

thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu quả tác động và tính bền vững

 Các câu hỏi đánh giá có thể bao gồm:

 Mục tiêu và kết quả hướng đến có phù hợp hay không?

 Các mục tiêu và kết quả này đang được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả như thế nào?

 Các tác động nào chưa được lường trước bởi hoạt động can thiệp?

 Có thể đảm bảo rằng chiến lược thực hiện chương trình can thiệp là tối ưu về mặt chi phí và có khả năng duy trì bền vững để giải quyết các vấn đề thiết yếu nhất định hay không?

4.6 Điều chỉnh sai lệch

 Điều chỉnh là những tác động bổ xung trong quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động

 Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

 Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết

 Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu

 Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

 Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

 Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý

29

4.6 Điều chỉnh sai lệch

 Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh trong đó trả lời các câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Sử dụng những biện pháp, công cụ nào để điều chỉnh? v.v…

 Như vậy, quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyên xảy ra trong quản lý Đôi khi chỉ một quyết định nhỏ mà kịp thời cũng có thể đem đến cho quản lý hiệu quả cao

4.7 Đưa ra sáng kiến đổi mới

Để xây dựng một hệ thống đánh giá tốt dựa trên kết quả hoạt động cần phải tuân thủ 10 bước sau:

31

 Hãy xác định một hệ thống kiểm soát của tổ chức mà bạn quan tâm.

 Đưa ra một số sáng kiến để hoàn thiện hệ thống kiểm soát đó.

Bài tập