“Xây dựng phần mềm quản lý mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân”

Ngày nay, công nghệ thông tin là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con người. Sự phát triển của công nghệ thông tin là một vấn đề được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ,to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của con người, trong đời sống văn hoá-kinh tế chính trị. Ứng dụng tin học trong quản lý dường như không còn xa lạ trong giai đoạn hiện nay. Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Với những lợi ích, và tính tiện dụng mà nó mang lại thì việc tin học hoá là cần thiết với các tổ chức kinh tế-văn hoá-xã hội. Tuy nhiên, công việc tin học hoá là rất phức tạp đòi hỏi phải có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, cần xác định trong tổ chức bộ phận nào cần tin học hoá, bộ phận nào cần thiết có sự trợ giúp của các chương trình quản lý đề đơn giản hoá việc thực hiện công việc hàng ngày qua đó nâng cao hiệu quả công việc. Sau khi đã lựa chọn được bộ phận nào cần tin học hoá thì cần lựa chọn một chương trình quản lý phù hợp. Sau một thời gian nghiên cứu khảo sát hoạt dộng tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, em nhận thấy công việc quản lý mượn/trả sách tại thư viện rất phức tạp. Vì vậy, cần có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý hiệu quả, chính xác, cung cấp các báo cáo và các thông tin cần thiết một cách kịp thời cho thủ thư cũng như ban giám đốc thư viện. Qua đó nâng cao hiệu quả cũng như làm giảm tải công việc quản lý của thư viện. Xuất phát từ ý tưởng đó, cùng với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Văn Thư-Giảng viên khoa Tin Học Kinh Tế, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân” làm đề tài cho đề án môn học.

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con người Sự phát triển của công nghệ thông tin là một vấn đề được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế… quan tâm Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ,to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm.

Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của con người, trong đời sống văn hoá-kinh tế chính trị Ứng dụng tin học trong quản lý dường như không còn xa lạ trong giai đoạn hiện nay Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó.

Với những lợi ích, và tính tiện dụng mà nó mang lại thì việc tin học hoá

là cần thiết với các tổ chức kinh tế-văn hoá-xã hội Tuy nhiên, công việc tin học hoá là rất phức tạp đòi hỏi phải có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của tổ chức Chính vì vậy, cần xác định trong tổ chức bộ phận nào cần tin học hoá, bộ phận nào cần thiết có sự trợ giúp của các chương trình quản lý đề đơn giản hoá việc thực hiện công việc hàng ngày qua đó nâng cao hiệu quả công việc Sau khi đã lựa chọn được bộ phận nào cần tin học hoá thì cần lựa chọn một chương trình quản lý phù hợp.

Sau một thời gian nghiên cứu khảo sát hoạt dộng tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, em nhận thấy công việc quản lý mượn/trả sách tại thư viện rất phức tạp Vì vậy, cần có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý hiệu quả, chính xác, cung cấp các báo cáo và các thông tin cần thiết một cách kịp thời cho thủ thư cũng như ban giám đốc thư viện Qua đó nâng cao hiệu quả cũng như làm giảm tải công việc quản lý của thư viện.

Xuất phát từ ý tưởng đó, cùng với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn

Kinh Tế Quốc Dân” làm đề tài cho đề án môn học

Trong quá trình thực hiện đề tài em đã nhận được rất nhiều sự giúp

đỡ của thầy Nguyễn Văn Thư- Giảng viên Khoa Tin Học Kinh Tế, giáo viên trực tiếp hướng dẫn đề án môn học của em Qua đây, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy trong suốt quá trình em thực hiện đề tài này.

Em đã rất cố gắng hoàn thành đề tài một cách tốt nhất Song, do kiến thức còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để đề tài của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I-Khảo sát thực tiễn hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

1 Tổng quan về hoạt động mượn trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cần quản lý việc đăng ký, mượn và trả sách của các sinh viên trong trường Sau đây là phần mô tả theo các nghiệp vụ hàng ngày của thư viện:

Thủ thư gọi mỗi cuốn sách là các đầu sách Mỗi đầu sách được gắn cho một

số đăng ký cá biệt để phân biệt giữa các đầu sách khác nhau Theo quy định của thư viện thì sinh viên của mỗi khoa sẽ mượn sách theo một ngày cố định trong tuần Trong lịch mượn sách của khoa mình sinh viên có thể đến

muốn mượn… Khi đó thủ thư sẽ kiểm tra xem trong kho sách của thư viện

có đủ sách không? Nếu đủ thì làm thủ tục cho sinh viên mượn sách bằng cách viết phiếu cho mượn sách với các thông tin: họ tên sinh viên mượn sách, ngày mượn, ngày trả… sau đó yêu cầu sinh viên ký xác nhận Nếu không đủ sách thủ thư thông báo để cho sinh viên có thể sang phòng đọc để

tự đọc tại thư viện Mỗi lần mượn sinh viên được mượn 2 cuốn trong thời gian 2 tuần Nếu sinh viên không trả đúng hạn thì sẽ bị thông báo lên khoa quản lý sinh viên đó và khoá thẻ thư viện trong thời gian 1 tuần.

2 Các nghiệp vụ trong hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

2.1 Đăng ký mượn sách

Trong lịch mượn sách của khoa mình sinhviên có thể đến phòng mượn sách để đưa ra yêu cầu mượn sách Nếu số lượng đầu sách lớn hơn hoặc bằng 7 bản thì thủ thư sẽ làm thủ tục cho mượn Nếu số đầu sách không

đủ 7 bản hoặc đã được mượn hết thì thủ thư thông báo cho sinh viên có thể sang phòng đọc để đọc tại thư viện Điều kiện để được mượn sách tại thư viện

là sinh viên đã trả sách lần trước mượn và không nằm trong danh sách những sinh viên bị phạt vì trả sách quá hạn, hay làm mất hoặc hỏng sách.

2.2 Mượn sách

Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả sẽ tra cứu đầu sách muốn mượn

theo phương pháp thủ công hoặc có sự trợ giúp của chương trình máy tính

để tìm số đăng ký cá biệt của cuốn sách muốn mượn.

Khi mượn sách của thư viện, sinh viên phải điền đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách Mỗi sinh viên được mượn tối đa 2 đầu sách trong thời hạn 2 tuần Nếu quá hạn trả mà sinh viên vẫn chưa trả sách thì thư viện sẽ gửi giấy đòi sách tới sinh viên Nếu sinh viên làm hỏng hoặc mất sách thì phải bồi thường cho thư viện.

2.3 Trả sách

xoá thông tin mượn trước đó.

2.4 Quản lý sách

Trong qua trình hoạt động của phòng mượn trả sách tại thư viện, hàng tháng hay hàng quý thư viện thanh lý sách cũ và nhận sách mới về Khi đó thì thủ thư cập nhật sách mới nhận về vào danh mục sách và cập nhật sách huỷ vào bảng sách huỷ, sau đó xoá những đầu sách đã được thanh lý trong danh mục sách

2.5 Báo cáo thống kê

Trong quá trình quản lý hoạt động mượn trả sách cần có những báo cáo thống kê sau :

Báo cáo kiểm kê sách trong kho.

Báo cáo tên 3 đầu sách được mượn nhiều nhất.

Danh mục sách không được mượn lần nào.

Danh mục sách đang được mượn.

Danh mục sách đã quá hạn trả.

Danh sách sinh viên bị phạt vì trả quá hạn

Bảng kê số lần mượn sách trong năm theo tên sách và tên sinh viên.

II- Giới thiệu về đề tài

1 Tên đề tài

“Xây dựng phần mềm quản lý mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân”

2 Sự cần thiết của đề tài

 Đứng trên giác độ kinh tế-xã hội nói chung

Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc ứng dụng tin học trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến Việc sử dụng các phần mềm quản lý trong các tổ chức giúp cho hoạt động của tổ chức có

chung và cho Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân là thực sự cần thiết trong giai đoạn hiện nay.

Qua khảo sát tình hình thực tế hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân có thể thấy rằng số lượng sinh viên mượn/trả sách mỗi ngày là rất lớn Chính vì vậy, khối kượng công việc la rất lớn đối với các thủ thư, đôi khi không đáp ứng kịp nhu cầu của sinh viên.

Để đảm bảo tính hiệu quả của thư viện cũng như giảm tải công việc cho thủ thư cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu công việc hàng ngày

3 Mục đích của đề tài

viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.

 Đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu mượn/trả sách cho sinh viên.

thống kê phục vụ tốt choviệc quản lý hoạt động của thư viện.

4 Chức năng của đề tài

o Thông tin về độc giả.

o Thông tin về sách mới nhập về cũng như sách huỷ.

o Thông tin về người dùng.

o Thông tin mượn/trả sách.

o Quản lý mượn/trả sách của độc giả.

o Báo cáo kiểm kê sách trong kho.

o Báo cáo tên 10 đầu sách được mượn nhiều nhất.

o Danh mục sách đã quá hạn trả.

o Danh sách sinh viên bị phạt vì trả quá hạn.

o Bảng kê số lần mượn sách trong năm theo tên sách và tên sinh viên.

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU ĐỀ TÀI I-Yêu cầu với đề tài

Qua việc khảo sát hiện trạng có thể đưa ra một số yêu cầu đối với chương trình như sau:

1 Yêu cầu chức năng

Khi thư viện mua thêm sách thì chương trình phải cập nhật được sách mới vào các danh mục có liên quan như : danh mục sách, danh mục chủ đề, danh mục nhà xuất bản để tiện cho việc quản lý và tra cứu.

mượn sách và xoá thông tin mượn sách khi độc giả đã trả sách Khi độc giả đến mượn sách thì thủ thư cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu để quản lý việc mượn trả sách sau này.

 Hàng ngày chương trình cần ra các báo cáo để biết độc giả nào đã không trả sách đúng hạn để gửi thông báo đòi sách cho khoa quản lý độc giả đó đồng thời cấm độc giả đó mượn sách trong vòng 1 tuần

2 Yêu cầu chất lượng

II- Mô tả hoạt động của hệ thống

Yêu cầu mượn/trả sách Sách mới

Độc giả

Chương trình quản lý mượn/trả sách tại thư viện

Phiếu mượn/trả sách

Báo cáo

Giấy đòi sách quá hạn

Biên lai Phạt tiền

Đặt sách

2 Sơ đồ chức năng BFD

Chương trình quản lý mượn/trả sách tại thư viện

Quản lý sách Quản lý mượn/trả

sách

Lập báo cáo

Danh mục độc giả

Danh mục chủ đề

Trả sách Mượn sách

Tìm kiếm

Cập nhật sách mới

Danh mục NXB

Danh mục sách đã quá hạn trả

Danh sách độc giả

bị phạt

Danh mục sách đang được mượn

Danh mục sách không được mượn lần nào

Báo cáo 3 đầu sách được mượn nhiều nhất

Báo cáo kiểm kê sách trong kho

Danh mục sách

Thanh lý sách

Nhà cung cấp sách Thông tin sách mới

Quản lý thư viện

Thủ thư

2.0Quản lý sáchThông tin về sách trong kho

Thông tin tổng hợp về sách trong kho

Thông tin sách thanh lý

Báo cáo

Kho Sách

Sổ mượn/trả sáchĐộc giả

Thông tin yêu cầu mượn/trả sách

D3 Sách

1.1Cập nhật danh mục chủ đề

1.4Cập nhật danh mục sách

1.3Cập nhật danh mục NXB

1.2Cập nhật danh mục độc giả

Độc giảThông tin về độc giả

Quản lý dữ liệu

D1 Chủ đề SáchThông tin về chủ đề

Thông tin về NXBThông tin về sách

D2 NXB

5 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 chức năng “quản lý sách”

Nhà cung cấp sách

2.1Đặt sách mới

2.2Nhập sách mới

2.3Thanh lý sách cũ

Nhà cung cấp sách

Danh mục sách

Sách mớiĐặt sách mới

Kho sách

6 Sơ đồ DFD phân rã mức 1 chức năng “quản lý mượn/trả sách”

`

Độc giả

3.1 Tra cứu sách

3.2 Mượn sách

3.3 Trả sách

Độc giả

Kết quả tra cứu Yêu cầu tra cứu

Danh mục sách

Phiếu mượn/trả sách

Yêu cầu trả sách

Phiếu trả sách Biên lai phạt tiền

Yêu cầu mượn sách Phiếu mượn sách

dữ liệu từ các tệp

4.2Tính toán tổng hợpPhiếu mượn/trả sách

Dữ liệu về nghiệp vụ thư viện

CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ I-Thiết kế cấu trúc

4.3Chuẩn bị báo cáo

Yêu cầu truy vấn

Báo cáoQuản lý thư viện

Kết quả tính toán

Chương trình quản lý mượn/trả sách tại thư viện

Phiếu trả sách

Phiếu mượn sách

Giới thiệu phần mềm

DM Độc giảDM Chủ đề

Sách huỷ Đăng nhập

lại

Kết thúc

DM Sách

DM Nhà xuất bản

DM sách đã quá hạn trả

DM độc giả bị

DM sách đang được mượn

DM sách không được mượn Tên 3 đầu sách mượn nhiều nhất nhiều

Kiểm kê sách trong kho

II- Thiết kế dữ liệu

1 Cấu trúc bảng Đăng ký

- Mô tả: Thông tin về quản lý người dùng Mỗi người

dùng muốn đăng nhập vào chương tình phải có một tài khoản, mật khẩu và chỉ được thực hiện một số công việc nhất định Trong bảng

đăng ký thì trường #USER là khoá chính và không được chứa giá trị

NULL.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

3 Quyen TEXT Tối đa 30 ký tự Quyền

BC tổng hợp mượn sách

2 Cấu trúc bảng Chủ Đề

-Mô tả : Thông tin về chủ đề của sách Mỗi cuốn sách thuộc về một loại chủ đề nhất định Trong bảng chủ đề thì trường #MaChuDe là

khoá chính và không được chứa giá trị NULL.

3 Ghichu TEXT Tối đa 50 ký tự Ghi chú

3 Cấu trúc bảng Nhà Xuất Bản

- Mô tả : Thông tin về nhà xuất bản Mỗi cuốn sách do một nhà

xuất bản ấn hành Khi lưu thông tin về một cuốn sách cần có thông tin

về nhà xuất bản Trong bảng nhà xuất bản thì trường # MaNXB là khoá

chính và không được chứa giá trị NULL

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaNXB TEXT Tối đa 20 ký tự Mã nhà xuất bản

3 Ghichu TEXT Tối đa 50 ký tự Ghi chú

4 Cấu trúc bảng Danh Mục Độc Giả

- Mô tả : Thông tin về độc giả Thư viện quản lý mọi thông tin về

độc giả khi độc giả mượn sách tại thư viện Trong bảng Danh Mục Độc Giả

thì trường #MaDocGia là khoá chính và không được chứa giá trị NULL.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

2

HoTenDG

TEXT Tối đa 50 ký tự Họ tên của độc giả

3 NgaySinh DATE/TIME Ngày sinh của độc

giả

4 GioiTinh TEXT Tối đa 5 ký tự Giới tính của độc giả

5 DiaChi TEXT Tối đa 50 ký tự Địa chỉ của độc giả

6 DienThoai TEXT Tối đa 15 ký tự Số điện thoại

7 Email TEXT Tối đa 50 ký tự Địa chỉ Email của

độc giả

5 Cấu trúc bảng Danh Mục Sách

- Mô tả : Thông tin về sách Sách sau khi đã nhập kho thì thư viện

quản lý sách bằng cách nhập các thông tin về sách vào danh mục sách.

Trong bảng Danh Mục Sách thì trường #MaSach là khoá chính và không

được chứa giá trị NULL Ngoài ra, trong bảng Danh Mục Sách còn có hai

trường khoá ngoại lai dùng để liên kết với các bảng khác đó là trường :

#MaChuDe và #MaNXB.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

2 TenSach TEXT Tối đa 50 ký tự Tên sách

3 #MaChuDe TEXT Tối đa 20 ký tự Mã chủ đề của sách

4 TacGia TEXT Tối đa 30 ký tự Họ tên tác giả của

sách

5 #MaNXB TEXT Tối đa 20 ký tự Mã nhà xuất bản

6 NamXuatBan TEXT Tối đa 10 ký tự Năm xuất bản

7 TongSoBan NUMBER INTEGER Tổng số bản

9 TinhTrang TEXT Tối đa 50 ký tự Tình trạng

10 NgonNgu TEXT Tối đa 30 ký tự Ngôn ngữ

6 Cấu trúc bảng Phiếu Mượn

- Mô tả : Thông tin về phiếu mượn Mỗi độc giả khi đến thư viện

mượn sách thủ thư sẽ phải nhập thông tin vào phiếu mượn sách Trong

bảng Phiếu Mượn Sách thì trường #SoPhieu là khoá chính và không được

chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có một khoá ngoại lai để liên kết với

bảng Danh Mục Độc Giả đó là trường #MaDocGia.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # SoPhieu TEXT Tối đa 10 ký tự Số phiếu mượn

2 #MaDocGia TEXT Tối đa15 ký tự Mã độc giả

3 NgayMuon DATE/TIME Ngày mượn

4 NgayHethan DATE/TIME Ngày hết hạn

7 Cấu trúc bảng Chi Tiết Phiếu Mượn

- Mô tả : Thông tin chi tiết phiếu mượn Khi độc giả mượn sách ở

thư viện, ngoài việc nhập thông tin vào phiếu mượn, thủ thư còn phải nhập thông tin vào bảng chi tiết phiếu mượn, nhưng để trống ô ngày trả Khi độc giả đến trả sách thì nhập thông tin vào ô ngày trả và kiểm tra xem độc giả

có trả sách quá hạn không bằng cách so sánh với ngày hết hạn trong bảng

Phiếu Mượn Trong bảng Chi Tiết Phiếu Mượn thì trường #MaChiTiet là

khóa chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có hai khoá

ngoại lai đó là: #SoPhieu và #MaSach

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaChiTiet TEXT Tối đa 10 ký tự Mã chi tiết

8 Cấu trúc bảng Sách Huỷ

- Mô tả : Thông tin sách huỷ Theo định kì thì thư viện sẽ kiểm

kê sách, và thanh lý những sách hỏng Ngoài ra, khi độc giả làm mất hoặc hỏng sách cũng phải báo cho thư viện Thủ thư sẽ tiến hành nhập tất cả những thông tin về sách hỏng, mất vào bảng sách huỷ Trong bảng Sách

Huỷ thì trường #MaHuy là khoá chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có một khoá ngoại lai đó là : #MaSach

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaHuy TEXT Tối đa 10 ký tự Mã huỷ sách

2 #MaSach TEXT Tối đa 25 ký tự Mã sách

3 SoLuong NUMBER Số lượng huỷ

4 NgayHuy DATE/TIME Ngày huỷ

9 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng

1 Thuật toán Đăng nhập

Đếm=0

Nhập mật khẩu Đếm = đếm+1

Thực hiện chương trình

Kiểm tra mật khẩu?

Nhập lại?

3 Thuật toán sửa bản ghi

Hiển thị lỗi

ĐĐ

Đ

SS

4 Thuật toán xoá bản ghi

B

Chọn danh mục xoá Hiện TT cần xoá

E Xoá bản ghi trong CSDL

Đồng ý xoá?

S

Đ

B

Nhập điều kiện tìm kiếm

Thông báo không

có DL thoả mãn

Hiện đầy đủ DL thoả mãn

Tồn tại?

Tiếp tục tìm?

Đ

Đ

S

S

6 Thuật toán In báo cáo

B

Chọn loại báo cáo

Hiện báo cáo

Đồng ý in?

S

III- Một số giao diện chính của chương trình

1 MDI form

E

In báo cáo

Đ

3 Form đăng ký người dùng

4 Form Danh mục chủ đề

5 Form Danh mục độc giả