Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước

Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần mềm quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

-

NGUYỄN VĂN HOÀN

Chuyên ngành : CƠ SỞ TOÁN CHO TIN HỌC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

CƠ SỞ TOÁN CHO TIN HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

GS.TSKH LÊ HÙNG SƠN

Hà Nội – Năm 2017

Học viên cao học khóa 2015B

Tôi xin cam đoan, toàn bộ kiến thức và nội dung trong bài luận văn của mình

là các kiến thức tự nghiên cứ từ các tài liệu tham khảo trong và ngoài nước, không

có sự sao chép hay vay mượn dưới bất cứ hình thức nào để hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Cơ sở toán cho tin học

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung của luận văn này trước Viện

đào tạo sau đại học – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

2

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

MỤC LỤC 2

TỪ VIẾT TẮT 6

DANH MỤC HÌNH VẼ 7

MỞ ĐẦU 9

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT DANH SÁCH 13

1.1 Định nghĩa Danh sách 13

1.2 Các phép tính trên danh sách 13

1.2.1 Trích các phần tử từ danh sách 13

1.2.2 Tính toán trên danh sách bằng các phép tính toán học 15

1.3 Các dạng thể hiện phổ biến của danh sách 15

1.3.1 Dãy số 15

1.3.2 Mảng số, mảng ký tự 15

1.3.3 Ma trận 15

CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH 18

2.1 Khái quát chung về Quản lý văn bản và điều hành 18

2.1.1 Khái niệm 18

2.1.1.1 Văn bản 18

2.1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước 18

2.1.1.3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước 18

2.1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 19

2.1.2.1 Chức năng thông tin 19

3

2.1.2.2 Chức năng pháp lý 20

2.1.2.3 Chức năng quản lý 20

2.1.2.4 Chức năng văn hóa - xã hội 20

2.1.2.5 Các chức năng khác 21

2.1.3 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước 21

2.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 22

2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật 24

2.2.1.1 Khái niệm 24

2.2.1.2 Đặc điểm 24

2.2.1.3 Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành 27

2.2.2 Văn bản hành chính 28

2.2.2.1 Khái niệm 28

2.2.2.2 Đặc điểm 31

2.2.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật 32

CHƯƠNG 3 - PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH 34

3.1 Giới thiệu về NHNN Việt Nam 34

3.1.1 Nhiệm vụ, chức năng NHNN Việt Nam 36

3.1.2 Cơ cấu tổ chức NHNN Việt Nam 40

3.2 Tổng quan về Quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản điều hành 43

3.2.1 Nhóm quy trình quản lý văn bản 43

3.2.1.1 Quy trình xử lý văn bản đến NHNN 44

3.2.1.2 Quy trình xử lý văn bản đến đơn vị 46

3.2.1.3 Quy trình xử lý văn bản đến Phòng ban 48

4

3.2.1.4 Quy trình xử lý văn bản đi tại Ngân hàng Nhà nước 50

3.2.1.5 Quy trình xử lý văn bản đi tại Đơn vị 52

3.2.1.6 Quy trình xử lý văn bản nội bộ mức Đơn vị 54

3.2.1.7 Quy trình xử lý văn bản nội bộ đi mức Phòng Ban 56

3.2.1.8 Quy trình xử lý văn bản nội bộ đến mức Phòng Ban 57

3.2.2 Nhóm quy trình Điều hành 58

3.2.2.1 Quy trình quản lý Lịch công tác của Lãnh đạo NHNN 58

3.2.2.2 Quy trình quản lý Lịch công tác tại đơn vị 59

3.2.2.3 Quy trình quản lý Chương trình công tác Văn phòng NHNN 60

3.2.2.4 Quy trình quản lý Chương trình công tác tại đơn vị 63

3.2.2.5 Quy trình quản lý Xử lý kiến nghị 65

3.2.2.6 Quy trình quản lý Ủy quyền tại NHNN 67

3.2.2.7 Quy trình quản lý Ủy quyền tại Đơn vị 69

3.2.2.8 Quy trình quản lý Đặt phòng họp tại NHNN 70

3.2.2.9 Quy trình quản lý Đặt phòng họp tại Đơn vị 72

3.2.2.10 Quy trình quản lý Công việc 73

3.2.2.11 Quy trình Gia hạn công việc 75

3.2.2.12 Quy trình Quản lý Hồ sơ công việc 76

3.2.3 Căn cứ pháp lý 77

3.2.2.1 Căn cứ pháp lý chung đối với công tác Quản lý văn thư lưu trữ 77

3.2.2.1 Căn cứ pháp lý do NHNN ban hành phục vụ công tác Quản lý Văn thư lưu trữ 78

CHƯƠNG 4 - XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH 79

4.1 Giới thiệu chung 79

5

4.1.1 Môi trường – công cụ sử dụng 79

4.1.2 Mục đích 79

4.2 Mô tả tổng quan về chức năng Phần mềm 79

4.2.1 Nhóm chức năng về Quản lý văn bản 79

4.2.2 Nhóm chức năng về Điều hành 81

4.2.2 Nhóm chức năng về Quản trị hệ thống 85

4.3 Mô tả hoạt động Hệ thống QLVBDH 86

4.3.1 Giao diện quản lý chung 86

4.3.2 Quy trình vận hành tại đơn vị 87

4.3.2.1 Quy trình xử lý văn bản đến 87

4.3.2.1 Quy trình giao việc 88

4.3.2.1 Quy trình dự thảo văn bản 95

4.3.2.1 Quy trình xử lý văn bản, tờ trình nội bộ 104

4.3.3 Thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản và điều hành 106

4.3.3.1 Thống kê về số tình hình xử lý văn bản 106

4.3.3.1 Thống kê về số tình hình điều hành 107

CHƯƠNG 5 – KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN 110

5.1 Các kết quả đã đạt được 110

5.2 Vấn đề tồn đọng và giải pháp 110

5.2.1 Văn bản đến có nhiều hạn xử lý 110

5.2.2 Thông báo khi có văn bản đến 111

KẾT LUẬN 112

TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

Hình 2 – Quy trình xử lý văn bản đến NHNN

Hình 3 – Quy trình xử lý văn bản đến Đơn vị

Hình 4 – Quy trình xử lý văn bản đến tại Phòng ban

Hình 5 – Quy trình xử lý văn bản đi tại NHNN

Hình 6 – Quy trình xử lý văn bản đi tại Đơn vị

Hình 7 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ mức Đơn vị

Hình 8 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ đi mức Phòng Ban

Hình 9 – Quy trình xử lý văn bản nội bộ đến mức Phòng Ban

Hình 10 – Quy trình quản lý Lịch công tác của Lãnh đạo NHNN

Hình 11 – Quy trình quản lý Lịch công tác tại đơn vị

Hình 12 – Quy trình quản lý Chương trình công tác Văn phòng NHNN

Hình 13 – Quy trình quản lý Chương trình công tác tại đơn vị

Hình 14 – Quy trình quản lý Xử lý kiến nghị

Hình 15 – Quy trình quản lý Ủy quyền tại NHNN

Hình 16 – Quy trình quản lý Ủy quyền tại Đơn vị

Hình 17 – Quy trình quản lý Đặt phòng họp tại NHNN

Hình 18 – Quy trình quản lý Đặt phòng họp tại Đơn vị

Hình 19 – Quy trình quản lý Công việc

Hình 20 – Quy trình Gia hạn công việc

Hình 21 – Quy trình Quản lý Hồ sơ công việc

Chương 4

Hình 22 – Menu Văn bản đến

Hình 23 – Menu Văn bản dự thảo, văn bản đi

8

Hình 24 – Lịch làm việc của BLĐ NHNN

Hình 25 – Lịch làm việc của Lãnh đạo đơn vị

Hình 26 – Quản lý Chương trình công tác

Hình 27 – Quản lý Xử lý kiến nghị

Hình 28 – Quản lý Công việc

Hình 29 – Quản lý Phòng họp

Hình 30 – Quản lý Ủy quyền

Hình 31 – Quản lý Hồ sơ công việc

Hình 32 – Quản lý trị hệ thống

Hình 33 – Giao diện đăng nhập

Hình 34 – Báo cáo tình hình xử lý văn bản đến

Hình 35 – Báo cáo thống kê văn bản đi

Hình 36 – Thống kê Chương trình công tác

Hình 37 – Thống kê tình hình xử lý kiến nghị

Hình 38 – Thống kê tình hình xử lý công việc

Hình 39 – Thống kê tình hình ủy quyền

Hình 40 – Thống kê tình hình đặt phòng họp

Chương 5

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ

chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia

Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp

vụ để nâng cao chất lượng quản lý Hiện nay công tác văn thư được triển khai như

là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản

tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị

sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước

10

Hơn nữa, việc áp dụng toán học để giải quyết bài toán quản lý hiện nay đang

là cách áp dụng kiến thức được dạy vào thực tế một cách thiết thực nhất Đây là cơ hội để tôi có thể áp dụng kiến thức của mình vào bài toán thực tiễn, đó là lý do mà tôi nghĩ bất cứ học viên nào cũng nghĩ đến khi chọn cho mình một đề tài làm luận văn

Một trong những lý do không thể không kể đến là sự định hướng của Thầy – GS.TSKH Lê Hùng Sơn trong việc nghiên cứu các vấn đề toán học với bài toán quản lý Qua quá trình tìm hiểu các kiến thức về toán học và nghiệp vụ đã có, tôi quyết định chọn đề tài luận văn “Áp dụng lý thuyết danh sách để xây dựng phần

mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Ngân hàng Nhà nước”

2 Lịch sử nghiên cứu

Quá trình nghiên cứu là quá trình làm việc, nghiên cứu thực tiễn các quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản và điều hành Đây là một lĩnh vực rộng liên quan tới vấn đề quản lý chuyên ngành về công tác văn thư lưu trữ nên việc tìm hiểu cũng

áp dụng nhiều phương pháp Nghiên cứu các văn bản luật (nghị định, thông tư, quyết định, công văn) theo hướng kết hợp, xen kẽ lẫn nhau khi có điều trong văn bản này tham chiếu tới điều, khoản trong văn bản khác Ngoài ra tôi còn thực hiện khảo sát thực tế người sử dụng tại NHNN Tiếp theo đó là sự kết hợp giữa các thông tin về nghiệp vụ với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị trong Ngân hàng Nhà nước để hoàn thiện bài toán Quản lý văn bản và điều hành trong NHNN

3 Mục đích nghiên cứu của luận văn

Mục đích nghiên cứu của luận văn này trước hết là tổng quan về Quản lý văn bản và điều hành trong quyền hạn, nhiệm vụ của NHNN, sau đó là sơ lược về cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của NHNN và các đơn vị chức năng để từ đó xây dựng bài toán Quản lý văn bản và điều hành trong NHNN

Đồng thời luận văn cũng đem lại cho người đọc cái nhìn tổng quan về quy trình nghiệp vụ thực tế tại NHNN từ đó có thể thấy việc áp dụng Lý thuyết danh sách để giải bài toán nghiệp vụ đem lại những lợi ích to lớn trong công cuộc cải cách hành chính

11

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của luận văn là dùng Lý thuyết danh sách để giải toàn

bộ quy trình nghiệp vụ về Quản lý văn bản bao gồm các quy trình Văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo và các công tác điều hành gồm các quy trình Lịch làm việc, chương trình công tác, báo cáo xử lý kiến nghị, quản lý phòng họp, Quản lý công việc, ủy quyền, hồ sơ công việc trong Ngân hàng Nhà nước

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu, tìm hiểu các văn bản luật, nghị định thông tư, quyết định công văn hướng dẫn trên cơ sở: nắm vững từng nội dung và tham chiếu chéo lẫn nhau để tìm mối quan hệ giữa các yêu cầu nghiệp

vụ chuyên ngành Đồng thời tìm hiểu đặc thù riêng của công tác văn thư lưu trữ theo hướng dùng Lý thuyết danh sách để nghiên cứu các mô hình xây dựng ứng dụng theo hướng tiếp cận từ người sử dụng và việc áp dụng các kiến thức logic đã được học để xây dựng bài toán tổng thể về Quản lý văn bản và điều hành trong NHNN

Nội dung luận văn gồm có 5 chương:

Chương 1 – Tổng quan về lý thuyết danh sách

Trình bày tổng quan về lý thuyết danh sách

Chương 2 – Tổng quan về Quản lý văn bản và điều hành

Trình bày tổng quan về Quản lý văn bản và điều hành

Chương 3 – Phân tích nghiệp vụ bài toán Quản lý văn bản và điều hành

Trình bày tóm lược về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (cơ cấu, nhiệm vụ, chức năng), tiếp theo trình bày về quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản điều hành trong NHNN

Chương 4 – Xây dựng chương trình Quản lý văn bản và điều hành

Trình bày về kiến trúc và mô hình hệ thống Giới thiệu tổng quan về các chức năng chính trong Chương trình Mô tả hoạt động nghiệp vụ thông qua các chức năng của chương trình

Chương 5 – Kết quả và bàn luận

13

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT DANH SÁCH

Danh sách là một lý thuyết rất tổng quát và được sử dụng nhiều trong phân tích toán học cũng như trong các bài toán ứng dụng Danh sách có thể là một bảng, một mảng các phần tử, một ma trận một chiều hoặc nhiều chiều Các phần tử trong danh sách có thể đơn giản là số, là chuỗi ký tự hoặc hơn nữa là hỗn hợp các phần tử gồm số và chuỗi ký tự, thậm chí phần tử của danh sách lại là một danh sách khác Danh sách có tính bao quát cao, việc sử dụng danh sách được thể hiện ở nhiều dạng khác nhau Một số trường hợp danh sách mang dữ liệu rất đơn giản, tuy nhiên trong một số trường hợp khác, danh sách chứa lượng dữ liệu lớn, rất phức tạp đòi hỏi một khối lượng tính toán lớn Trong phần tiếp theo của chương tôi sẽ trình bày tổng quan về danh sách: các phép tính trên danh sách, các dạng thể hiện phổ biến của danh sách

Ví dụ: cho một hàm f và một số n, khi đó lệnh: Array [f,n] tạo nên danh sách {f[1], … , f[n]};

1.2 Các phép tính trên danh sách

1.2.1 Trích các phần tử từ danh sách

Từ một danh sách khởi tạo, ta có thể nhận được các phần tử riêng rẽ từ danh sách nhờ các kiểu truy vấn đặc trưng áp dụng cho từng ngôn ngữ Việc trích các

14

phần tử trong một danh sách nhằm mục đích truy vấn hoặc hiển thị dữ liệu phần tử của danh sách đó hoặc để thực hiện tính toán toán học giữa phần tử của danh sách này với phần tử của danh sách khác

Ví dụ: Tạo một mảng kiểu integer sau đó dùng Foreach để trích xuất các phần tử của mảng này

int [] n = new int [ 10 ]; /* n la mot mang gom 10 so nguyen */

/* khoi tao cac phan tu trong mang n */

15

1.2.2 Tính toán trên danh sách bằng các phép tính toán học

Việc thực hiện tính toán toán học trên danh sách là bài toán rất phổ biến Đó

là bài cộng dãy các phần tử trong danh sách để tính tổng của các phần tử (bài toán tính tổng chuỗi); hoặc bài toán so sánh dãy (so sánh tổng dãy các phần tử của danh sách này với tổng dãy các phần tử của danh sách khác); hay đối với toán học ứng dụng trong tài chính, việc tính toán thể hiện ở chỗ cộng gộp các giá trị của các phần tử từ hai hay nhiều danh sách để thể hiện dữ liệu truy vấn được

Trong quá trình tìm hiểu việc hiển thị dữ liệu một cách trực quan, Ta thấy danh sách còn được sử dụng để biểu diễn dạng đồ thị để hiển thị dữ liệu (đối với 01 danh sách) một cách trực quan nhất hoặc so sánh hai hay nhiều danh sách dưới dạng

1.3.2 Mảng số, mảng ký tự

Mảng là một dạng thể hiện khá phổ biến của danh sách Mảng là một dãy các phần tử, dữ liệu của các phần tử trong mảng thường là kiểu số, ký tự hoặc là một kiểu đối tượng nào đó Lý thuyết mảng thường được áp dụng nhiều trong các ngôn ngữ lập trình ứng dụng bởi tính tiện lợi trong truy xuất và xử lý dữ liệu của mảng

1.3.3 Ma trận

Ma trận là một loại thể hiện danh sách lồng nhau tức là phần tử trong danh sách là một danh sách khác

Trong toán học ma trận được định nghĩa là một bảng chứa dữ liệu theo hàng

và theo cột, dữ liệu có thể là kiểu số, ký tự hoặc bất kỳ Ma trận được xây dựng theo các chiều, ví dụ ở đây ta xét đến:

2 ma trận A, B cùng cấp m,n được cộng với nhau theo công thức sau:

A + B= (ai,j+bi,j)mxn với 1 im; 1jn

- Phép nhân 2 ma trận: 2 ma trận A, B với số dòng của ma trận A bằng số cột của ma trận B:

Dựa trên các yếu tố phân tích ở trên, tôi đã xây dựng chương trình ứng dụng (trên ngôn ngữ lập trình C#) giúp cho việc thống kê tình hình xử lý văn bản, công việc dễ dàng và việc tra cứu, sắp xếp dữ liệu danh mục được thuận tiện nhánh chóng với nền tảng áp dụng lý thuyết toán học trên danh sách bao gồm:

- Áp dụng các cấu trúc dữ liệu gồm: danh sách dữ liệu, các mảng, bảng dữ liệu, kết xuất ra dữ liệu dạng danh sách các bảng, các mảng dữ liệu;

- Sử dụng các phép tính, sắp xếp, các phương pháp truy cập mảng, truy cập danh sách, tính toán trên 01 danh sách và tính toán kết hợp trên nhiều danh sách có liên kết với nhau;

17

C# chỉ là công cụ để thể hiện việc áp dụng lý thuyết danh sách trong bài toán Quản lý văn bản và điều hành Ứng dụng này thể hiện được rõ tính hữu dụng trong việc sử dụng lý thuyết danh sách cũng như phần nào cho thấy được mức độ áp dụng của lý thuyết danh sách vào các vấn đề thực tiễn đem lại những lợi ích to lớn trong công tác cải cách hành chính

18

CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU

HÀNH 2.1 Khái quát chung về Quản lý văn bản và điều hành

2.1.1 Khái niệm

2.1.1.1 Văn bản

Hoạt động giao tiếp được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”

- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”

- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”

2.1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

2.1.1.3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các

cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các

19

thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng ) không phải là văn bản QLHCNN

Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước

Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định

Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định

Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau

và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

2.1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

2.1.2.1 Chức năng thông tin

Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý ) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội) Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó

Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:

- Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan

- Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị

- Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động

- Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác

- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan

2.1.2.3 Chức năng quản lý

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản

lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…)

Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản

lý được xác lập

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới

Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý

2.1.2.4 Chức năng văn hóa - xã hội

- Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của quá

21

trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa

- Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa

- Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con

số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói

- Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nhiện cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia

Tóm lại ta có thể xây dựng một danh sách gồm trong đó các chức năng là một phần tử của danh sách:

List_function = [ 2.1.2.1, 2.1.2.2, 2.1.2.3, 2.1.2.4, 2.1.2.5]

Trong đó với mỗi phần tử lại chứa các danh sách về chức năng riêng của phần tử đó

2.1.3 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:

- Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định

22

Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý

Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên,

cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra” Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ

Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra

Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội

2.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước:

- Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Sở Công Thương…;

- Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư ;

23

- Theo nội dung của văn bản: Theo cách phân loại này ở mỗi cấp chính quyền đều có thể có các nhóm văn bản quản lý về các lĩnh vực: văn hoá, chính trị -

xã hội, kinh tế, an ninh quốc phòng, giáo dục, y tế… thuộc phạm vi quản lý

- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;

- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;

- Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến…

- Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá;

có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử

- Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt

- Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường

- Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật;

- Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật

- Theo phân loại của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan bao gồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này;

+ Văn bản hành chính: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công;

24

+ Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

2.2.1.1 Khái niệm

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện

2.2.1.2 Đặc điểm

- Đặc điểm về nội dung:

Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn điều khoản

Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung không phải là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn nghị luận

- Đặc điểm về hình thức:

+ Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định

25

+ Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND) và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 ngày 12 năm 2011 của

Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

+ Về ngôn ngữ thể hiện: Văn bản quy phạm pháp luật phải được thể hiện bằng ngôn ngữ hành chính

Vì những đặc điểm trên mà việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật luôn luôn có những yêu cầu rất chặt chẽ Cụ thể là:

- Các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo luật định phải có chương trình, kế hoạch ban hành văn bản rõ ràng, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình và phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

- Phải tuân thủ quy trình xây dựng và ban hành văn bản đã được luật pháp quy định

- Không được ban hành văn bản trái thẩm quyền cho phép hoặc trái với những quy định của văn bản cấp trên

Trong quá trình soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật (ở đây chủ yếu là nói đến các văn bản quy phạm dưới luật do các cơ quan hành chính ban hành, trước đây còn được gọi là văn bản pháp quy vì chúng gắn với chương trình lập quy), cần chú ý một số điểm sau đây:

Thứ nhất, phải tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành luật Quy trình soạn thảo văn bản loại này cần có sự giám sát chặt chẽ của các cơ quan chức năng Cụ thể, quy trình đó bao gồm các bước sau:

26

- Bước một: các cơ quan có thẩm quyền và có nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật cần thiết lập chương trình xây dựng văn bản của cơ quan (sáng kiến văn bản)

- Bước hai: phân công cơ quan hoặc cá nhân đơn vị chủ trì việc soạn thảo văn bản (thành lập Ban soạn thảo)

- Bước ba: xác định mục đích, yêu cầu, nội dung cụ thể của văn bản, phương thức giải quyết vấn đề, tên loại văn bản

- Bước bốn: nghiên cứu và xây dựng dự thảo

- Bước năm: trao đổi về bản dự thảo, hoàn thành bản dự thảo

- Bước sáu: tổ chức việc thẩm định dự thảo văn bản

- Bước bảy: hoàn thiện lần cuối bản dự thảo và trình cấp có thẩm quyền ký ban hành, công bố

Thứ hai, cần chú ý xác định hiệu lực pháp lý của văn bản một cách chính xác Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật có hiệu lực theo quy định của pháp luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật tùy theo từng loại văn bản cụ thể

- Các văn bản áp dụng pháp luật có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác

- Về không gian và đối tượng áp dụng, văn bản quy phạm pháp luật của các

cơ quan nhà nước trung ương được quy định có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng theo đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền nhà nước ở địa phương có hiệu lực trong phạm vi quản lý của địa phương mình

Thứ ba, thể thức của văn bản quy phạm pháp luật cần chú ý theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành luật Ví dụ: Theo Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản pháp luật liên tịch giữa Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ

27

trưởng cơ quan ngang Bộ với cơ quan, tổ chức khác, số của văn bản loại này phải kèm theo năm ban hành; chỉ người đứng đầu cơ quan hoặc cấp phó được phân công

ký thay mới được ký ban hành các văn bản quy phạm pháp luật

Thứ tư, văn bản phải có cấu trúc hợp lý

Thứ năm, các quy phạm pháp luật được đưa vào văn bản phải được trình bày

rõ ràng, cụ thể Không nên đưa vào văn bản những quy phạm chung chung Trong mỗi quy phạm phải chú ý trình bày phần nội dung quy định, phần giả định, phần chế tài bảo đảm cho tương ứng Phải chú ý bảo đảm cho văn bản có tính khả thi cao

Các văn bản quy phạm áp dụng (hay còn gọi là văn bản quy phạm cá biệt),

về hình thức cũng giống như văn bản quy phạm pháp luật Điều khác nhau là ở chỗ các loại văn bản áp dụng có phạm vi áp dụng cụ thể hơn, nhiều trường hợp chỉ có tính cá biệt, không hướng vào cộng đồng Chẳng hạn như các quyết định kỷ luật, khen thưởng cán bộ, quyết định nâng lương… Các bản chỉ thị để giải quyết một vấn

đề cụ thể trong những thời điểm cụ thể cũng thuộc loại này

2.2.1.3 Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

A1 - Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

A2 - Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội

A3 - Lệnh, quyết định của Chủ tịch Nước

A4 - Nghị định của Chính phủ

A5 - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

A6 - Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao

A7 - Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

A8 - Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

A9 - Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

A10 - Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội

A12 - Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

A13 - Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp

Trong các văn bản quy phạm pháp luật nói trên, Hiến pháp được xem là đạo luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất Các đạo luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật còn quy định rằng, văn bản quy phạm pháp luật do các

cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên Văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành

Tóm lại ta có thể dễ dàng xây dựng một danh sách về các loại văn bản QPPL như sau:

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội

29

Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường Ta có thể định nghĩa Văn bản hành chính cá biệt

là danh sách B và Văn bản hành chính thông thường là danh sách C

- Văn bản hành chính cá biệt – Danh sách B

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ

Các loại văn bản hành chính cá biệt:

+ B1 Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ B2 Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ B3 Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ

+ B4 Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ B5 Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành

+ B6 Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy… có tính chất nội bộ Đây là loại văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định

Tóm lại ta có danh sách Văn bản hành chính các biệt như sau:

B = { B 1 , B 2 B 3 , B 4 , B 5 , B 6 }

30

- Văn bản hành chính thông thường – Danh sách C

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến

và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý do đó không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…

Các loại văn bản hành chính thông thường:

+ C12 Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

Tóm lại ta có danh sách Văn bản hành chính như sau:

C = { C 1 , C 2 , C 3 , C 4 ,C 5 , C 6 , C 7 , C 8 , C 9 , C 10 , C 11 }

Như vậy ta có thể thấy danh sách văn bản hành chính được xây dựng thành một danh sách gồm 02 phần tử là 02 danh sách B và C đã nêu ở trên

31

VBHC = {B,C}

2.2.2.2 Đặc điểm

- Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội

+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội

+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền

+ Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản

- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt

+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành

+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật

+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định + Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định

32

+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước: văn bản cá biệt là một bộ phận của văn bản hành chính (giải quyết các công việc cụ thể) Loại văn bản này chiếm số lượng lớn trong văn bản hành chính

- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường

+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc

+ Không quy định thẩm quyền Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành

+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác + Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính

+ Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng

2.2.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số

cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa

Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản

lý nhà nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục hoặc là các văn bản được hình thành trong các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban hành văn bản này

Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như: + D1 Kiến trúc

33

Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực

tế đời sống xã hội Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật

Tóm lại ta có được danh sách Văn bản chuyên môn kỹ thuật là

34

CHƯƠNG 3 - PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN QUẢN LÝ VĂN

BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH 3.1 Giới thiệu về NHNN Việt Nam

Trước Cách mạng tháng 8 năm 1945, Việt Nam là nước thuộc địa nửa phong kiến dưới sự thống trị của thực dân Pháp Hệ thống tiền tệ, tín dụng ngân hàng được thiết lập và hoạt động chủ yếu phục vụ chính sách thuộc địa của Pháp ở Việt Nam Trong suốt thời kỳ thuộc địa, sự hình thành và phát triển của hệ thống tiền tệ, tín dụng đều do Chính phủ Pháp xếp đặt, bảo hộ thông qua Ngân hàng Đông Dương Thực chất, Ngân hàng Đông Dương hoạt động với tư cách là một Ngân hàng phát hành Trung ương, đồng thời là một ngân hàng kinh doanh đa năng bao gồm các nghiệp vụ ngân hàng thương mại và nghiệp vụ đầu tư

Sau Cách mạng tháng 8, một trong những nhiệm vụ trọng tâm của chính quyền cách mạng là phải từng bước xây dựng nền tiền tệ độc lập, tự chủ, công cụ quan trọng của chính quyền để xây dựng và bảo vệ đất nước Nhiệm vụ này dần trở thành hiện thực khi bước sang năm 1950, cuộc kháng chiến chống Pháp của nhân dân Việt Nam ngày một tiến triển mạnh mẽ với những chiến thắng vang dội trên khắp các chiến trường, vùng giải phóng không ngừng được mở rộng Sự chuyển biến của cục diện cách mạng đòi hỏi công tác kinh tế, tài chính phải được củng cố

và phát triển theo yêu cầu mới Trên cơ sở chủ trương chính sách mới về tài chính- kinh tế mà Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ II (tháng 02/1951) đề ra, ngày 6 tháng 5 năm 1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 15/SL thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam với các nhiệm vụ chủ yếu là: Quản lý việc phát hành giấy bạc

và tổ chức lưu thông tiền tệ, quản lý Kho bạc nhà nước, thực hiện chính sách tín dụng để phát triển sản xuất, phối hợp với mậu dịch để quản lý tiền tệ và đấu tranh tiền tệ với địch Sự ra đời của Ngân hàng Quốc gia Việt Nam là một bước ngoặt lịch sử, là kết quả nối tiếp của quá trình đấu tranh xây dựng hệ thống tiền tệ, tín dụng độc lập, tự chủ, đánh dấu bước phát triển mới, thay đổi về chất trong lĩnh vực tiền

tệ, tín dụng ở nước ta

35

Trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ (1955-1975), hoạt động của Ngân hàng Quốc gia tập trung vào việc tăng cường quản lý, điều hoà lưu thông tiền tệ theo các nguyên tắc quản lý kinh tế Xã hội chủ nghĩa (XHCN); xây dựng và hoàn thiện chế

độ tín dụng hướng vào phục vụ phát triển kinh tế quốc doanh và kinh tế tập thể; mở rộng phạm vi và cải tiến nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thiết lập vai trò ngân hàng là trung tâm thanh toán của nền kinh tế; mở rộng quan hệ thanh toán và tín dụng quốc tế; thực hiện chế độ Nhà nước độc quyền quản lý ngoại hối

Ngày 26/10/1961, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam được đổi tên thành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Thời kỳ 1975-1985 là giai đoạn khôi phục kinh tế sau chiến tranh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã thực hiện thanh lý hệ thống Ngân hàng của chế độ cũ ở miền Nam; thu hồi tiền cũ ở cả hai miền Nam- Bắc; phát hành các loại tiền mới của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Trong giai đoạn này, hệ thống Ngân hàng Nhà nước về cơ bản vẫn hoạt động như là một công cụ ngân sách, chưa thực hiện các hoạt động kinh doanh tiền tệ theo nguyên tắc thị trường

Tháng 3/1988, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định 53/HĐBT với định hướng cơ bản là chuyển hẳn hệ thống ngân hàng sang hoạt động kinh doanh Tháng 5/1990, Hội đồng Nhà nước thông qua và công bố Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính Sự ra đời của 2 Pháp lệnh ngân hàng đã chính thức chuyển cơ chế hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam từ một cấp sang hai cấp Trong đó, Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động kinh doanh tiền tệ, ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của một Ngân hàng trung ương; các ngân hàng thương mại và tổ chức tín dụng kinh doanh tiền tệ, tín dụng, thanh toán, ngoại hối và dịch vụ ngân hàng trong khuôn khổ pháp luật

Từ năm 1990 đến nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của NHNN tiếp tục được bổ sung, hoàn thiện theo quy định của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997 (sửa đổi, bổ sung năm 2003), Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010 và các nghị định của Chính phủ quy định chức năng,

36

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của NHNN (Nghị định số 88/1998/NĐ-CP ngày 02/11/1998, Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003, Nghị định số 96/2008/NĐ-CP ngày 26/8/2008, Nghị định số 156/2013/NĐ-CP ngày 11/11/2013)

3.1.1 Nhiệm vụ, chức năng NHNN Việt Nam

Theo Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cơ quan ngang bộ của Chính phủ, là Ngân hàng trung ương của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối; thực hiện chức năng Ngân hàng trung ương về phát hành tiền, ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ Hoạt động của Ngân hàng Nhà nước nhằm

ổn định giá trị đồng tiền; bảo đảm sự an toàn hoạt động ngân hàng và hệ thống các

tổ chức tín dụng; bảo đảm sự an toàn, hiệu quả của hệ thống thanh toán quốc gia; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Trên cơ sở quy định của Luật Ngân hàng Nhà nước 2010, Chính phủ đã ban hànhNghị định số 156/2013/NĐ-CP ngày 11/11/2013 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Theo

đó, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có 27 đơn vị trực thuộc, trong đó 20 đơn vị giúp Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước và chức năng Ngân hàng trung ương, 7 đơn vị là tổ chức sự nghiệp

Trên cơ sở Nghị định số 156/2013/NĐ-CP, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước

đã ban hành các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước như sau:

Vụ Chính sách tiền tệ: Tham mưu, giúp Thống đốc xây dựng chính sách tiền

tệ Quốc gia và sử dụng các công cụ chính sách tiền tệ theo quy định của pháp luật

Vụ Quản lý ngoại hối: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện chức năng quản

lý Nhà nước về ngoại hối và hoạt động ngoại hối theo quy định của pháp luật

Vụ Thanh toán: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện quản lý Nhà nước về lĩnh vực thanh toán trong nền kinh tế quốc dân theo quy định của pháp luật

37

Vụ Tín dụng các ngành kinh tế: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện quản

lý Nhà nước về lĩnh vực tín dụng ngân hàng và điều hành thị trường tiền tệ theo quy định của pháp luật

Vụ Dự báo thống kê tiền tệ: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện công tác

dự báo, thống kê tiền tệ theo quy định của pháp luật

Vụ Hợp tác quốc tế: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện chức năng quản

lý Nhà nước về hợp tác và hội nhập quốc tế thuộc phạm vi quản lý của NHNN theo quy định của pháp luật

Vụ Ổn định tiền tệ - tài chính: Tham mưu, giúp Thống đốc trong hoạt động, phân tích, đánh giá, thực thi chính sách an toàn vĩ mô của hệ thống tài chính và biện pháp phòng ngừa rủi ro của hệ thống tài chính

Vụ Kiểm toán nội bộ: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện kiểm toán nội

bộ hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN

Vụ Pháp chế: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện quản lý Nhà nước bằng pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa trong ngành ngân hàng

Vụ Tài chính - Kế toán: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện công tác tài chính, kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản của NHNN và quản lý Nhà nước về kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản của ngành Ngân hàng theo quy định của pháp luật

Vụ Tổ chức cán bộ: Tham mưu, giúp Thống đốc, ban cán sự Đảng NHNN thực hiện công tác tổ chức, biên chế, quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức; chế độ tiền lương và các chế độ khác thuộc phạm vi quản lý của NHNN theo quy định của pháp luật

Vụ Thi đua khen thưởng: Tham mưu, giúp Thống đốc quản lý Nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng trong ngành Ngân hàng theo quy định của pháp luật

Văn phòng: Tham mưu, giúp Thống đốc chỉ đạo và điều hành hoạt động ngân hàng; thực hiện công tác cải cách hành chính của NHNN; quản lý hoạt động thông tin, tuyên truyền, báo chí, văn thư, lưu trữ của ngành Ngân hàng theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác hành chính, lễ tân, văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính NHNN

38

Cục Công nghệ tin học: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước chuyên ngành về lĩnh vực công nghệ tin học trong phạm vi toàn ngành Ngân hàng

Cục Phát hành và kho quỹ: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và chức năng Ngân hàng Trung ương về lĩnh vực phát hành và kho quỹ theo quy định của pháp luật

Cục Quản trị: Giúp Thống đốc quản lý tài sản, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, hậu cần, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn cơ quan, chăm lo đời sống, sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc trụ sở chính NHNN

Sở Giao dịch: Tham mưu, giúp Thống đốc thực hiện các nghiệp vụ Ngân hàng Trung ương

Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng: Cơ quan trực thuộc NHNN thực hiện chức năng thanh tra hành chính, thanh tra chuyên ngành và giám sát chuyên ngành về ngân hàng trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của NHNN; Tham mưu, giúp Thống đốc quản lý Nhà nước đối với các tổ chức tín dụng,

tổ chức tài chính quy mô nhỏ, hoạt động ngân hàng của các tổ chức khác; thực hiện phòng, chống rửa tiền theo quy định của pháp luật

NHNN Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Là các đơn vị phụ thuộc của NHNN, chịu sự điều hành và lãnh đạo tập trung, thống nhất của Thống đốc NHNN; có chức năng tham mưu, giúp Thống đốc quản lý Nhà nước về tiền tệ

và hoạt động ngân hàng trên địa bàn và thực hiện một số nghiệp vụ Ngân hàng trung ương theo ủy quyền của Thống đốc

Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: Đơn vị phụ thuộc của NHNN, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo sự ủy quyền của Thống đốc NHNN

Viện Chiến lược ngân hàng: Đơn vị sự nghiệp Nhà nước trực thuộc NHNN,

có chức năng nghiên cứu và xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành Ngân hàng; tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ ngân hàng phục vụ cho yêu cầy quản lý Nhà nước của NHNN về tiền tệ và hoạt động ngân hàng theo quy định của pháp luật