Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại trung tâm thương mại NC-TH

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành quả vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển của công nghệ thông tin đang là vấn đề rất được các ngành khoa học giáo dục kinh tế… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ to lớn và ngày đang một lớn mạnh thêm. Ngày nay những thành tự, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh doanh, trong lĩnh vực giáo dục… đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trò của tin học rất to lớn, đa dạng vô tận… bởi vậy khi loài người đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện dại hoá, tin học đã thực sự trở thành một ngành khoa học công nghệ mũi nhọn. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin hoc hoá các hoạt động mua bán hàng hoá là rất cần thiết. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường, … và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt là câu hỏi luôn đặt ra đối với các nhà quản lý. Ngày nay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do dó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu trên. Cũng nhằm mục đích nói trên mà đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại trung tâm thương mại NC-TH” ra đời. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của TS. Đặng Quế Vinh. Người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này.

Mục lục

A Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn

4 Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài 6 4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 2003 6 4.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 6 4.3 Công cụ làm báo cáo Crystal Report 7

3.2 Yêu cầu đối với nghiệp cụ nhập hàng 15 3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng 16 3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất báo cáo 16

4 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu

kho tại trung tâm thương mại NC-HT

17

4.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh của trung tâm thương

mại

17

4.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh

4.3.2 Sơ đồ DFD mức 0 của các nghiệp vụ quản lý

bán hàng

Giao diện chương trình 29

Lời mở đầu

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong nhữngthành quả vĩ đại nhất của con người Nhịp độ phát triển của công nghệthông tin đang là vấn đề rất được các ngành khoa học giáo dục kinh tế…quan tâm Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ to lớn và ngàyđang một lớn mạnh thêm

Ngày nay những thành tự, những đổi mới trong công nghệ, trong quản

lý kinh doanh, trong lĩnh vực giáo dục… đều có sự góp phần quan trọng củatin học Vai trò của tin học rất to lớn, đa dạng vô tận… bởi vậy khi loàingười đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện dại hoá, tin học đã thực

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin hoc hoácác hoạt động mua bán hàng hoá là rất cần thiết Một doanh nghiệp muốnphát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường, … và khả năng đáp ứngnhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thìkhông thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ

Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệuquả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạtđược kết quả tốt là câu hỏi luôn đặt ra đối với các nhà quản lý Ngày nay cácphần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọidoanh nghiệp Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng

đa dạng và nhiều tính năng hơn Do dó yêu cầu người làm phần mềm phảiđáp ứng được các yêu cầu trên

Cũng nhằm mục đích nói trên mà đề tài “Xây dựng phần mềm quản lýbán hàng tại trung tâm thương mại NC-TH” ra đời

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của

TS Đặng Quế Vinh Người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này

Em xin chân thành cảm ơn!

A.Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho trung tâm thương mại

NC-HT thuộc tập đoàn Hitech

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay để đảm bảo mộtdoanh nghiệp luôn đứng vững thì tất yếu doanh nghiệp đó phải có một chiếnlược quản lý phù hợp Đối với lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý kinhdoanh của một doanh nghiệp nói riêng, việc xử lý các thông tin nhận được làmột vấn đề không đơn giản vì lượng thông tin ngày càng lớn và thường

tổ chức sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợp đồng thời tìm ra những phươngpháp tính toán tối ưu nhất ….Tuy nhiên sự ra đời của máy vi tính cùng với

sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp hiệu quả đểgiải quyết các vấn đề một cách trên nhanh chóng và hiệu quả Đó là giảipháp sử dụng các phần mềm để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

Đối với trung tâm thương mại, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ củanền kinh tế họ cũng lựa chọn công cụ tin học hoá các bộ phận quản lý nhằmmục đích thúc đẩy việc kinh doanh của mình đồng thời giảm chi phí và thờigian một cách tối uư nhất trong quản lý Mục tiêu để các nhà quản lý lựachọn để tiến hành công tác tin học hoá đầu tiên là bộ phận quản lý bán hàng.Bời vì, hiện nay số lượng hoá đơn cần phải xử lý trong một ngày tăng lên rấtnhiều và đồng thời yêu cầu về các báo cáo doanh thu, hàng tồn kho, kháchhàng, nhà cung cấp…phải được một cách thường xuyên liên tục nên phươngpháp quản lý bằng thủ công không còn phù hợp nữa

Nắm bắt được thực tế của trung tâm nên em lựa chọn đề tài viết phầnmềm quản lý bán hàng nhằm giúp trung tâm có thể quản lý dễ dàng và hiệuquả hơn nghiệp vụ bán hàng của mình

Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểuthời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, khách hàng, về các hoạt động vật tư,thông tin về hàng tồn kho …

 Đơn giản hoá các chứng từ: Các chứng từ đều được hoàn thànhtheo mẫu, việc cập nhật các chứng từ đơn giản và tốn ít thời gian

 Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng những thành tựu của quá trìnhphát triển khoa học công nghệ vào quản lý.

4 Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài

4.1.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 2003

Để tạo lập cơ sở dữ liệu ta sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess 2003, hệ quản trị cơ sở dữ liệu này phổ biến, rất thân thiện với người

sử dụng, dễ sử dụng và nó có độ tương thích cao với ngôn ngữ lập trìnhVisual Basic 6.0

4.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Để viết Code của chương trình em lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic6.0 Đây là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện và cho phép lập trìnhhướng đối tượng để xây dựng chương trình trong môi trường Windows.Hơnnữa Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình với tính trực quan cao: việc sửdụng công cụ Toolbox để thiết kế giúp người lập trình thiết kế một cách dễdàng

Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối vàkhai thác dữ liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau Ngoài ra ngônngữ lập trình này có chế độ bảo mật an toàn dữ liệu khá tốt, dễ sử dụng vàđược sử dụng rất phổ biến trong thông tin quản lý

4.3.Công cụ làm báo cáo Crystal Report

Khi xây dựng một chương trình với mục đích ứng dụng thực tiễn thìkết quả cuối cùng là dữ liệu phải được kết xuất và có thể xuất ra các thiết bịnhư máy in hay các chương trình hỗ trợ khác cho phép người dùng in haytrích dữ liệu sang các chương trình tương thích khác

Crystal Report là một công cụ chuẩn cho phép thiết kế các báo

và Web, sau đó thiết lập như một dịch vụ trên trình chủ tệp tin dạng CrystalReport có tên mở rộng “.rpt” Để tạo báo cáo bằng Crystal Report trongVisual Basic chúng ta sẽ kết nối với cơ sở dữ liệu, có thể là MicrosoftAccess hay SQL Server 2000 Trong phần mềm này sẽ sử dụng hệ quản trị

cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

B.Nội dung

1 Nội dung bài toán quản lý bán hàng

Trung tâm thương mại NC-HT những năm gần đây phát triển rấtmạnh, quy mô ngày càng được mở rộng và doanh thu liên tục tăng Vì thếviệc quản lý bán hàng gặp rất nhiều khó khăn và việc quản lý thủ côngkhông thể đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý cấp trên.Hoạt động quản lýbán hàng của trung tâm như sau:

 Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì bộ phận tiếp nhận yêucầu mua hàng, khách hàng có thể mua hàng tại trung tâm hoặc gọi điện đểđặt hàng Sau đó phiếu mua hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phòng vậttư

 Phòng vật tư thông báo đến bộ phận quản lý kho, thủ kho tiến hànhkiểm tra trong kho nếu còn hàng sẽ xuất hàng cho bộ phận chuyển hàng chokhách hàng Ngược lại nếu trong kho không còn đủ hàng thì phòng vật tưđơn hàng cần mua đến nhà cung cấp và nhập hàng vào kho

 Để thực hiện việc quản lý của mình có theo dõi các bảng danh mụcsau đây:

o Danh mục hàng hoá

o Danh mục nhân viên

 Việc mua bán tại trung tâm luôn được thanh toán ngay nên không

có công nợ, trên một hoá đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho cácmặt hàng bán ra và mua vào là 10%.Khách hàng được hưởng chiết khấu trựctiếp trên hoá đơn theo quy định sau:

o Nếu tổng giá trị hoá đơn từ 1 triệu đến 3 triệu thì chiết khấu5%

o Nếu trên 3 triệu thì chiết khấu 8%

 Định kỳ hay bất thường có thể lên báo cáo sau:

o Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xácđịnh

o Báo cáo hàng bán trong một khoảng thời gian xác định

o Báo cáo tổng hợp tồn kho

o Báo cáo tổng hợp hàng bán theo khách hàng

o Báo cáo tổng hợp hàng mua theo nhà cung cấp

2.1.Quy trình mua hàng

o Mục đích: Quy trình nhập khẩu cung cấp một quá trình

thống nhất trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kếtoán, phòng vật tư và các đơn vị có một quy trình thống nhất, hiệu quả chuẩnhoá khi có nhu cầu đặt hàng nhập khẩu

o Lưu đồ

Nhận yêu cầu mua hàngKiểm tra hàng trong

khoĐánh giá nhà cung cấp

Vật tư hàng hóa trong kho có giá trị không lớn

KhôngLựa chọn

nhà cung ứng

Đàm phán ký kết hợp đồng

Thực hiện hợp đồng

Nhập kho hàng hóa

Chọn

 Hàng nhập khẩu

o Mục đích : Quy trình nhập khẩu cung cấp một quá trìnhthống nhất trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kếtoán, phòng vật tư và các đơn vị có một quy trình thống nhất, hiệu quả chuẩnhoá khi có nhu cầu đặt hàng nhập khẩu

o Lưu đồ

Lưu HS

Đề nghị đặt hàng

Xét duyệt

Đặt hàngThanh toán

Kiểm tra hàng hoá

Nhập kho hoàn thiện hồ

sơ nhập khẩu

Lưu HSNhận hàng tại cảng

2.2.Quy trình quản lý kho

 Mục đích: Quản lý sản phẩm từ lúc nhận hàng vào kho cho đến khihàng được xuất kho

 Lưu đồ

Yêu cầu nhập

Kiểm tra

Nhận sản phẩm nhập kho

Đạt

Không đạt

Bảo quản

Xuất sản phẩm

Dán mã hiệu

KT trước khi xuất kho

Đạt

Không đạt

2.3.Quy trình triển khai bán hàng

Được thực hiện như sau:

 Nhận yêu cầu triển khai bán hàng cho khách hàng

Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận triển khai thu thập đầy đủchính xác thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng, thông tin về kháchhàng, địa chỉ của khách hàng

 Giao hàng cho khách hàng

Cán bộ triển khai phải thống nhất với khách hàng về thời gian, ngườiliên hệ và địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá chuyển tới địachỉ của khách hàng

Tại nơi giao hàng nhân viên giao hàng hoá cho khách hàng Nhân viêngiao hàng phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng ghóp của khách hàng

Nếu khách hàng có vướng mắc về sản phẩm, không chấp nhận, nhânviên giao hàng phải xin xác nhận của khách hàng và thông báo ngay chotrưởng phòng quản lý bán hàng và bàn giao các giấy tờ liên quan để kịp thời

xử lý

 áo cáo và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất viêc giao hàng, nhân viên giao hàng nộp hồ sơ giaohàng cho cán bộ quản lý hồ sơ để kiểm tra và lưu trữ

3 Phân tích yêu cầu người sử dụng

3.1.Yêu cầu chung

Lưu HS

dụng phụ thuộc vào cách đánh giá khác nhau của từng người sử dụng Tuynhiên việc thiết kế giao diện phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

o Màu sắc trên from phải hài hoà không có quá nhiều màu sắcsong cũng cần phải làm nổi bật một số trường quan trọng như mã hàng, mãkhách hàng, mã nhà cung cấp…

o Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự

từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi từ form chính sang formcon

o Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt…

Trên các Form phải sử dụng các từ ngữ dễ hiểu, thân thiện với người

sử dụng

Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các ComboBox

để người sử dụng chọn các giá trị chuẩn có sẵn Điều này sẽ giúp người

sử dụng tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác của thông tin

Dựa vào các quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ để minh họa thôngtin trên màn hình giao diện: ví dụ dùng biểu tượng máy in để mô tả nút cóchức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả chức nănglưu văn bản,…

 Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơnnào: ví dụ khi người sử dụng đang nhập danh mục hàng hoá thì trên thanhtiêu đề của form phải hiển thị chữ Danh mục hàng hoá…

 Khi người sử dụng tiến hành một số thao tác làm thay đổi dữ liệu hệthống cần phải có câu hỏi xác nhận nhằm tránh những mất mát đáng tiếc cóthể xảy ra: ví dụ khi người sử dụng ấn vào nút xoá hoá đơn chương trìnhphải hiện một Message box xác nhận lại xem có muốn xoá thật không

Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống,tiện lợi cho người sử dụng

3.2.Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng

Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: Số hiệu phiếu nhập,

mã nhà cung cấp, mã hàng hoá nhập, tên hàng hoá đơn vị tính, số lượngnhập…

Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thì chương trình phải tựđộng cập nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mụchàng hoá

3.3.Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng

Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết về số hiệuphiếu xuất, ngày xuất, mã hàng hoá, đơn vị tính, số lượng…

Khi nhân viên lưu phiếu xuất thì dữ liệu tồn kho phải được cập nhật

3.4.Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo

Do là một trung tâm thương mại cung cấp nhiều loại mặt hàng chokhách hàng nên trung tâm thương mại phải lên nhiều loại báo cáo như: báocáo hàng nhập theo thời gian, báo cáo hàng xuất theo thời gian, báo cáodoanh thu theo khách hàng, báo cáo chi phí theo nhà cung cấp, báo cáo kếtquả kinh doanh…

Phải thiết kế các form có giao diện phù hợp với từng loại báo cáo theoyêu cầu của từng cấp quản lý

Sử dụng công cụ làm báo cáo Crystal Report để làm các báo cáo này

Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: Chương trình phải đảm bảotương đối tốt về bảo mật và an toàn dữ liệu, có thể khôi phục dữ liệu đầy đủ

Bán hàng

Nhân đơn đặt hàng

Xử lý đơn hàng

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu nhập kho

KT sản phẩm nhập kho

Lập hoáđơn bánLàm thủtục thu tiềnGiao hàng

Lập báocáo

Nhận hàng tại

Kiểm tra hàngLập báo

Nhập kho

Dán mã hiệu sản phẩm

Bảo quản sản phẩm

Kiểm tra sản phẩm xuất khoXuất kho

4.2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

4.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh

Phần mềm quản lý bán hàng

Lãnh đạo

Phòng vật tư

Đơn đặt hàng

Yêu cầu giao hàng

Báo cáo

Phiếu nhận hàng

Yêu cầu mua hàng

TT xuất nhập

Đơn đặt hàng

4.2.2 Sơ đồ DFD mức 0 của các nghiệp vụ quản lý bán hàng

2.0 Kiểm tra tồn kho

5.0 Giao hàng

YCGiao hàng

Phiếu xuất 4.0

Vào sổ xnhập hàng hoá

Đơn hàng

phiếu

yc mua hàng

đã duyệt

Hồ sơ đơn hàng

Đơn đạt hàng ĐH đã duyệt Phiếu Yc mua hàng

P.Vtư

3.0 Xử

lý mua hàng

DS hàng đạt yêu cầu

Hồ sơ kho hàng

Báo cáo tồn kho

Hoá đơn

Phiếu thu Phiếu giao nhận HH

4.3.Các bảng dữ liệu đầu vào

Bảng danh mục hàng hoá

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Lãnh đạo

Sổ sách kế toán

Báo cáo tổng hợp

5 GhiChu Text 50 Ghi chú

Bảng danh mục nhà cung cấp

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

cấp

cấp

Bảng nhân viên

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng hoá đơn nhập hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng hoá đơn bán hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng chi tiết bán hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

3 SoLuong Text 10 Số lượng

Bảng chi tiết hàng nhập

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Mối quan hệ giữa các bảng

4.4.Các thuật toán

4.4.1 Giải thuật đăng nhập chương trình

Bắt đầuN=0

Đăng nhập lại không

Kết thúc

4.4.2 Giải thuật sửa dữ liệu

Hiện thông báo

Có tồn tại bản ghi này không

Có tiếp tục sửa không?

T

FT

4.4.3 Giải thuật tìm kiếm thông tin theo từ hoặc cụm từ

Có tiếp tục không?

FT

T

Các giao diện chương trình

Một số đoạn code chương trình

1 Code form danh mục khách hàng

Private Sub KhongChoUpDate()

ElseIf txtGiatri.Text = "" Then

trloi = MsgBox("Bạn hãy nhập giá trị cần tìm kiếm", vbOKOnly)

If trloi = vbOK Then

AdodcKH.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" & App.Path & "\Database\QuanLyBanHang.mdb;Persist Security Info=False"

Private Sub CmdThem_Click()

Dim Traloi As Integer

Traloi = MsgBox("Bạn muốn thêm bản ghi mớii ?", vbInformation +

Private Sub CmdChon_Click()

ChoPhepUpDate

End Sub

Private Sub CmdSua_Click()

Dim Traloi As Integer

Traloi = MsgBox("Bạn muốn sửa bản ghi ?", vbInformation + vbYesNo)

If Traloi = vbNo Then

Private Sub CmdXoa_Click()

Dim Traloi As Integer

Traloi = MsgBox("bạn muốn xoá bản ghi này ?", vbInformation + vbYesNo)

If Traloi = vbNo Then