Phân tích thiết kế, xây dụng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần điện tử tin học FSC

Phân tích thiết kế, xây dụng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần điện tử tin học FSC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học - công nghệ và những thành tựucủa nó đang góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đờisống xã hội, trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt độngnhư: ứng dụng trong công tác quản lý, nghiên cứu, hỗ trợ công tác chuyênmôn và trao đổi thông tin… Cùng với đó là sự phát triển không ngừng củacông nghệ thông tin với nhiều phát kiến mới ra đời đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của con người Thực tế đã chứng minh được tầm quan trọng củacông nghệ thông tin trong hoạt động của các tổ chức kinh tế xã hội Nó đãđem lại bước ngoặt to lớn về lực lượng sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh

tế và cách thức quản lý xã hội

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng các phần mềm tin họcngày càng cao và dường như đã trở thành phần không thể thiếu trong các tổchức Việc sử dụng những phần mềm đó giúp tăng hiệu quả trong việc xử lýthông tin phức tạp, đem đến sự tiện ích và nhanh chóng hiệu quả trong việcđiều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm hẹp không gianlưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

Vởi chuyên đề thực tập em đã tìm hiểu về vấn đề quản lý bán hàng tạicông ty cổ phần điện tử tin học FSC và cũng nhận thấy những khó khăn nhấtđịnh trong việc quản lý bán hàng tại công ty Sau khi tìm hiểu kỹ, em cũng đã

có được những kinh nghiệm thực tế nhất định kết hợp cùng với việc học tậptại nhà trường, qua đó em đã xây dựng phần mềm “Quản lý bán hàng tại công

ty cổ phần điện tử tin học FSC”

Mục đích của đề án là xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng nhằm tạo

ra công cụ hỗ trợ cho nhân viên bán hàng, giảm bớt công việc lập sổ sáchcũng như nắm bắt nhanh, chính xác tình hình bán hàng của công ty

Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I “Tổng quan về công ty cổ phần điện tử tin học FSC và bài toán quản lý bán hàng” trình bày một số nét khái quát về công ty cổ

phần điện tử tin học FSC và bài toán quản lý bán hàng

Chương III “Một số phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài và công cụ thực hiện” xem xét các cơ sở phương pháp luận để xây dựng phần

Chương 1:

Tổng quan về công ty cổ phần điện tử tin học FSC

và bài toán quản lý bán hàng

I Giới thiệu khái quát về công ty và chức năng, nhiệm vụ

FSC được thành lập vào tháng 4 năm 2002 trên cơ sở một nhóm chuyêngia nhiệt huyết và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin vàtruyền thông Bằng nỗ lực và sự phấn đấu không ngừng, đến nay, FSC đã trởthành một công ty có uy tín trên thị trường

FSC chọn lĩnh vực Công nghệ thông tin làm hoạt động kinh doanh chủđạo với các hoạt động: sản xuất và kinh doanh phần mềm; nhập khẩu máytính, thiết bị điện tử, tự động hóa; thiết kế lắp đặt hệ thống mạng; tư vấn cácgiải pháp; triển khai các dự án CNTT

FSC có đội ngũ đông đảo các kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, trẻtrung năng động, luôn học hỏi, tích lũy và kế thừa kinh nghiệm Với chúng tôi

việc phấn đấu để tạo ra môi trường đảm bảo “trọng người hiền, đãi người

tài” , tạo điều kiện tốt nhất để phát huy sức mạnh của cá nhân trong một tập

thể vững chắc là nền tảng dẫn dắt tới sự thành công của công ty

Luôn cải tiến quy trình sản xuất, năng lực tổ chức quản lý, khả năng hỗtrợ và phục vụ khách hàng Chúng tôi quan niệm rằng “sự hài lòng của kháchhàng thông qua các sản phẩm, giải pháp hữu ích và sự phục vụ tận tụy” là tiêuchí đánh giá sự thành công của FSC

Tinh thần lao động của FSC là tinh thần không ngừng học hỏi và luôn

nỗ lực vươn cao để xây dựng một FSC chuyên nghiệp, năng động, hiệu quảdựa trên trí tuệ, sáng tạo và sức mạnh tập thể

Định hướng hoạt động của FSC là tập trung nghiên cứu các công

nghệ và kỹ thuật tiên tiến để đem lại sự thỏa

mãn tối đa cho khách hàng Một trong những tôn chỉ hoạt động của chúng tôi

là: “Lãnh đạo cao nhất của công ty là khách hàng”

Nguyên tắc làm việc của FSC là: luôn lắng nghe và cùng làm việc với

khách hàng để đem lại cho khách hàng các giải pháp tối ưu nhất.

Nguyên tắc hợp tác của FSC là: “cùng phát triển”. Với các đối tác chúng tôi luôn đặt niềm tin và sự tôn trọng để hướng tới mục tiêu “hiệu quả và tin cậy”

THÔNG TIN VỀ CÔNG TY

Tên giao dịch: FSC INFORMATICS ELECTRONICS JOINT STOCK

Vốn điều lệ: 3.000.000.000 VNĐ (Ba tỷ đồng Việt Nam)

Số tài khoản: Số 105 205 281 01 013 Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ

thương Việt Nam – Techcombank Phương Mai

Ngành nghề KD Kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị điện tử, tin học, viễn

thông, điều khiển tự động hóa; Sản xuất, gia công và bảo trì phần mềm; thiết kế và lắp đặt hệ thống máy tính; tư vấn các giải pháp và thực hiện lắp đặt, bảo trì các hệ thống máy tính,

các giải pháp ứng dụng tổng thể về CNTT, tự động hóa và truyền thông; Đào tạo tin học; Tích hợp hệ thống; Lắp ráp máy tính

II Cơ cấu tổ chức và khái quát chức năng của từng phòng ban

2.1 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC FSC – ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM

SOÁT

KHỐI KINH DOANH

KHỐI VĂN PHÒNG

KHỐI

SX PHẦN MỀM

KHỐI KHẢO SÁT

TƯ VẤN GIẢI PHÁP

KHỐI HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Hành chính – Nhân sự Tài chính kế toán

Khảo sát

Kinh doanh phần mềm Kinh doanh thiết bị

Kinh doanh phân phối

KHỐI LẮP ĐẶT CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

Tư vấn giải pháp

Hỗ trợ và tư vấn sử dụng

Bảo hành

2.2 Nhân sự

Tổng số nhân viên: 58 nhân viên

Tuổi trung bình: 28,3 tuổi

Chuyên môn: 33 chuyên môn Tin học, 9 chuyên môn Điện tử

viễn thông, 2 chuyên môn Kỹ thuật công nghiệp, 8chuyên môn Kinh tế, 2 chuyên môn Tài chính, 3 chuyên môn Quản trị kinh doanh, 1 chuyên môn Khoa học

Cơ cấu nhân sự  Trong lĩnh vực sản xuất phần mềm: 33 người

Trong đó: cán bộ chuyên môn: 5 cán bộ quản lý, 3

cán bộ văn phòng, 4 cán bộ Thiết kế, 15 cán bộ lập trình viên, 4 cán bộ Kiểm thử, 2 cán bộ hỗ trợ khách hàng

 Lĩnh vực kinh doanh phần mềm, thiết bị và

dịch vụ: 25 người Trong đó: cán bộ chuyên môn:

Delphi; Assembler

Cơ sở dữ liệu: MS Access; MS SQL Server;

Oracle; FoxproMạng: LAN, WAN; Internet; Wimax,Wi-fi

Ngoại ngữ: Tiếng Anh, tiếng Nga, Tiếng Nhật

Tôn chỉ làm việc - Luôn lắng nghe

- Nắm vững công nghệ

- Luôn đổi mới sáng tạo

- Tinh thần trách nhiệm và sự tận tụy

2.3 Tăng trưởng nhân sự

Với mục tiêu trở thành một mái nhà “trọng người hiền, đãi người tài”, Công ty luôn tạo ra môi trường thuận lợi và dành các cơ hội tốt nhất cho sự phát triển của người lao động Thông qua đó việc tăng trường nhân sự của công ty qua các năm đều đạt được sự ổn định vững chắc cả về lượng và chất

Nghiên cứu, quyết định các vấn đề có liên quan tới ứng dụng công nghệ trong sản xuất sản phẩm, triển khai thực thi dự án, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình sản xuất;

Tổ chức nghiên cứu đào tạo và bồi dưỡng kiến thức về công nghệ cho các bộ phận trongcông ty

Trưởng ban

DỤNG VÀ

ĐÀO TẠO

Tuyển dụng nhân sự;

Đào tạo và đánh giá kỹ năng nhân sự;

Nghiên cứu, tổ chức thực hiện các biện phápquản lý nhân sự

Trưởng Ban

SÁT CHẤT

LƯỢNG

DỊCH VỤ

Kiểm thử và đánh giá chất lượng sản phẩm

Giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ, chất lượng quan hệ với khách hàng;

Khảo sát, tham vấn ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng của sản phẩm, dịch vụ của Công ty;

Trưởng Ban

1.5 KẾ TOÁN  Kiểm tra, đối chiếu, quản lý các chứng từ

kế toán, các khoản thanh toán của công ty;

 Tổ chức định khoản và thực hiện các nghiệp vụ về kế toán;

 Tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác cho nhân viên;

Kế toán trưởng

 Cung cấp các thông tin tài chính cho các

cơ quan hữu quan theo yêu cầu

 Lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán khác theo yêu cầu của Tổng GĐ;

VĂN PHÒNG

 Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, đảm bảo

sự hoạt động thường xuyên liên tục của các tài sản;

 Đảm bảo vệ sinh văn phòng và các điều kiện làm việc sạch sẽ, ngăn nắp;

 Soạn thảo và lưu trữ các văn bản giấy tờ, công văn quyết định, hợp đồng kinh tế;

 Trang bị các thiết bị công cụ dụng cụ và vật tư, văn phòng phẩm cần thiết cho các bộ phận;

 Chuẩn bị các hạ tầng phục vụ công việc theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc và các giám đốc;

 Kiểm tra giám sát và đánh giá việc tuân thủ các quy định của lao động trong công ty;

Chánh văn phòng

 Tìm kiếm, phát triển và quản lý hệ thống khách hàng;

 Đàm phán các hợp đồng;

 Thực thi các giải pháp tiêu thụ sản phẩm

Giám đốc phát triển thị trường

(1.7.1) Phát triển

thương hiệu

 Nghiên cứu các biện pháp quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hàng năm và mức ngân sách có liên quan;

 Tổ chức thực hiện các biện pháp quảng cáo đã được duyệt;

 Điều tra, đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp quảng cáo đã thực hiện;

 Tổ chức thiết kế và quản lý việc in ấn, pháthành các tài liệu quảng cáo sản phẩm, quảng

bá công ty

Phụ trách thương hiệu

 Tìm kiếm các kênh khai thác thông tin về khách hàng

 Tìm kiếm khách hàng Bố trí các lịch gặp, lịch hẹn, lịch giới thiệu sản phẩm với khách hàng

 Biên soạn các tài liệu giới thiệu sản phẩm, các kịch bản thuyết trình, nội dung hội thảo

 Phối hợp với các bộ phận khác trong việc

áp dụng các quy chuẩn và nguyên tắc trong kinh doanh

 Gửi các tài liệu liên quan tới giới thiệu sản phẩm, báo giá, hợp đồng tới khách hàng

 Đàm phán các điều khoản khác liên quan tới hợp đồng mua bán với khách hàng/nhà

Phụ trách kinh doanh

 Nghiên cứu, thiết kế và phát triển nền tảng

và giải pháp khung cho các sản phẩm;

 Phân tích, nghiên cứu nghiệp vụ chuyên môn liên quan tới sản phẩm;

 Nghiên cứu các giải pháp cải tiến và nâng cấp về đặc tính, mẫu mã, chất lượng và hiệu quả ứng dụng của sản phẩm

Giám đốc trung tâm

 Tùy biến các tính năng của sản phẩm;

 Cài đặt, đào tạo chuyển giao, bảo hành bảotrì cho khách hàng sử dụng các sản phẩm phần mềm thương phẩm của công ty

Giám đốc trung tâm

1.9.1 Triển khai

sản phẩm

 Giới thiệu, thuyết trình các tính năng của sản phẩm, khả năng đáp ứng của sản phẩm với yêu cầu của khách hàng;

 Chuyển giao, cài đặt, tích hợp, đào tạo và hướng dẫn sử dụng;

 Biên tập các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu phục vụ việc kiểm thử chất lượng sản phẩm;

 Đào tạo về sử dụng sản phẩm cho các bộ

Phụ trách bộ phận

TÂM DỰ ÁN

 Tổ chức quản lý, nghiên cứu, thực thi triểnkhai các dự án phần mềm, giải pháp và tích hợp hệ thống CNTT của công ty

 Lựa chọn, Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm có được từ phát triển dự án để đề xuất đưa vào kinh doanh thương phẩm

Giám đốc dự án

III Lịch sử hình thành và phát triển, kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây

3.1 Tài chính lành mạnh

Trải qua 6 năm kết thúc các niên khóa tài chính, tình hình tài chính củaFSC luôn được cơ quan thuế và các cổ đông đánh giá là lành mạnh, thực hiệnđầy đủ các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, kết thúc các năm, báo cáo tàichính của công ty đều được đánh giá và thẩm tra qua cơ quan kiểm toán độclập hoặc Chi cục thuế sở tại

Đối với các đối tác và Nhà cung cấp, FSC luôn khẳng định là công tygiữ chữ tín bằng khả năng thanh toán đầy đủ và đúng hạn

Hình 1.3: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu

gian thực hiện

1.032.000.000 VNĐ 04/2008

2 Viện Dinh

Dưỡng

Cung cấp máy tính đểbàn CMS, máy tính xách tay, máy in,

213,333,276 VNĐ 01/2008

2,000,000,000

thiết bị lưu điện, tủ sắt văn phòng, điều hoà nhiệt độ

Kiểm Lâm

Vĩnh Phúc

Cung cấp máy chủ, máy tính để bàn Elead,thiết bị lưu điện, máy in, bàn ghế,các thiết bị ngoại vi, Modem ADSL, Phần mềm bản quyền, lắp đặt và cài đặt mạng máy tính nội bộ LAN

796,848,000 VNĐ 11/2007

5 Trường Đại

Học Vinh

Cung cấp máy chủ, máy tính, máy xách tay, máy in, bàn ghế, các thiết bị ngoại vi;

2,030,895,130 VNĐ 10/2007

bản quyền hệ thống;

thi công lắp đặt hệ thống mạng, điện thoại

thi công lắp đặt hệ thống mạng,

Máy tính, modem, chip và bảng mạch chuyên dụng, máy

2 097 540 000 VNĐ 12/2006

ảnh, ăng ten màn hìnhsố…

10 Phòng Giáo

dục Thị xã

Móng cái

Cung cấp máy tính Đông Nam Á Lắp ráptại Việt Nam, Máy in

gian thực hiện

1 BQL dự án phân

cấp giảm nghèo

Quảng Bình

Cung cấp hệ thống phần mềm Quản lý tài chính kếtoán cho ban quản lý và các đơn vị trực thuộc

1.250.000.000 VNĐ 10/2007

4 Công ty Toyo

Denso Việt nam

Xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực

vị HCSN

165.000.000 VNĐ 6/2006

10 Trường ĐH Thể

dục Thể thao I

Ứng dụng quản lý đào tạo

và nâng cấp Website thành Portal

259.500.000 VNĐ 10/2004

mềm Kế toán hành chính

sự nghiệp và Quản lý nhân sự

Khảo sát, phân tích, thiết

kế kỹ thuật chi tiết mạng tổng thể và mạng diện rộng

425.000.000 VNĐ 4/2004

IV Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban nơi thực tập và định hướng chọn đề tài

4.1 Chức năng, nhiêm vụ của phòng ban

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM THƯƠNG PHẨM :

 Phát triển các sản phẩm phần mềm thương phẩm theo thiết kế vàgiải pháp khung của trung tâm nghiên cứu thiết kế phần mềm

 Giới thiệu, thuyết trình các tính năng của sản phẩm, khả năng đápứng của sản phẩm với yêu cầu của khách hàng;

 Chuyển giao, cài đặt, tích hợp, đào tạo và hướng dẫn sử dụng;

 Biên tập các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu phục vụ việckiểm thử chất lượng sản phẩm;

 Đào tạo về sử dụng sản phẩm cho các bộ phận có liên quan;

 Bảo hành và bảo trì sản phẩm

 Lập trình, chỉnh sửa và tùy biến sản phẩm theo yêu cầu của kháchhàng;

 Nâng cấp các phiên bản phẩn mềm theo yêu cầu của bộ phận nghiêncứu thiết kế phần mềm, kinh doanh phần mềm thương phẩm và triển khai sảnphẩm

Các dự án được quản lý theo chuẩn ban hành của công ty

Công cụ hỗ trợ trong việc tổ chức, phân công thực hiện dự án thực hiệnbằng Microsoft Project 2003

4.2 Vấn đề đang tồn tại và định hướng phát triển đề tài

4.2.1 Vấn đề đang tồn tại

Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu tại công ty FSC, em nhận thấy mặc dùcông tác triển khai công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động, kinh doanhcủa công ty rất được chú trọng, nhưng việc tin học hóa tin học vẫn chưa đầy

đủ Điển hình là chưa có công cụ tin học chuyên biệt ( một sản phẩm phầnmềm máy tính) dành cho việc quản lý bán hàng của công ty

Loại hình và nghành nghề kinh doanh của công ty rất đa dạng, khôngchỉ thiết kế, sản xuất hay gia công phần mềm mà còn có cả những loại hìnhkinh doanh dịch vụ như: thiết kế mạng máy tính, xây dựng các cổng thong tinđiện tử, các trang web cho để quảng bá và giới thiệu sản phẩm cho các côngty…

Việc quản lý bán hàng không đơn thuần chỉ là quản lý việc bán hànghóa sản phẩm sản xuất đơn thuần mà còn bao gồm cả việc quản lý kinh doanhcác loại hình dịch vụ khác có những đặc thù riêng

4.2.2 Hướng chọn đề tài

Công tác quản lý bán hàng với nhiều loại hình kinh doanh dịch vụ, sảnphẩm như ở công ty FSC gây khó khăn cho bộ phận kinh doanh, bán hàngtrong việc quản lý, thống kê, tìm kiếm, báo cáo về các số liệu kinh doanh, vềdoanh thu, về các khách hàng của những loại hình kinh doanh khác nhau củacông ty FSC, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty

Với những nghiên cứu và tìm hiểu trên, em quyết định sẽ chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp tại công

ty điện tử- tin học FSC

Đề tài này sẽ giúp công tác quản lý bán hàng ở một công ty kinh doanh

đa dịch vụ như công ty FSC được thuận tiện hơn, giúp tăng năng suất, tănghiệu quả hoạt động kinh doanh của bộ phận bán hàng nói riêng và của toàncông ty FSC nói chung

V Khái quát về đề tài nghiên cứu

V.1 Mục đích

Với một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại.bán hàng bao giờcũng là bộ phận đóng vai trò quan trọng không thể thiếu được, vì bán hàng vàkinh doanh quyết định chính đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công tyđó

Công ty FSC không phải là ngoại lệ, mục đích của đề tài là xây dựngmột phần mềm quản lý bán hàng, trợ giúp công tác quản lý bán hàng và cáchoạt động liên quan đến các nghiệp vụ kinh doanh của công ty FSC, giúphoàn thiện hơn nữa công tác tin học hóa vào hoạt động sản xuất kinh doanhvốn đã được chú trọng và đang được thực hiện rất tốt tại công ty Đồng thời,việc thực hiện đề tài cũng sẽ giúp nâng cao năng suất, nâng cao hiệu quả hoạtđộng, sản xuất kinh doanh, bán hàng của công ty

 Chức năng tìm kiếm

Chức năng này của phần mềm sẽ trợ giúp người sử dụng có thể dễ dàngtìm kiếm và đưa ra thông tin cần tìm về hàng hóa, về sản phẩm, về các hóađơn bán hàng, về thông tin của khách hàng, của đối tác một cách nhanh chóng

và thuận tiện nhất

 Chức năng tạo báo cáo

Chức năng này của phần mềm cho phép người sử dụng có thể dễ dàngtạo lập các báo cáo theo định kỳ hay bất thường về sản phẩm, về khách hàng,

về tình hình doanh thu, lợi nhuận, kết quả hoạt động của công ty Báo cáo cóthể được lọc và hiển thị theo nhóm hàng, theo nhóm khách hàng hay theotừng thời gian cụ thể

 Chức năng lập hóa đơn

Chức năng này của phần mềm cho phép nhân viên bán hàng dễ dàngtạo lập hóa đơn bán hàng khi chỉ cần lựa chọn danh mục hàng hóa, kháchhàng và sản phẩm hiện sẵn trên các form giao diện của phần mềm, đồng thờichương trình cũng tự động cập nhật, tính và hiển thị đơn giá, tiền thanh toáncủa khách hàng khi lập hóa đơn, hạn chế tối đa việc sai sót khi lập hóa đơnbán hàng giao cho khách.

 Chức năng trợ giúp người sử dụng

Chức năng này của phần mềm hỗ trợ tốt nhất người sử dụng khi gặpnhững khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm trong thực hiện cácnghiệp vụ kinh doanh, giảm bớt sai sót khi người dùng sử dụng

 Chức năng tạo lập và phân quyền người sử dụng

Chức năng này của phần mềm rất hữu ích khi giúp người sử dụng cóthể tạo và quản lý nhân viên kinh doanh sử dụng phần mềm, sử dụng dữ liệubán hàng trong phạm vi cho phép một cách có hiệu quả

V.3 Thông tin đầu vào và đầu ra

5.3.1 Thông tin đầu vào

Thông tin đầu vào của “ Phần mềm quản lý bán hàng” là

 Thông tin về hàng hóa, về sản phẩm dịch vụ mà công ty hiện đangcung cấp cho khách hàng

 Các thông tin từ quá trình bán hàng cho khách hàng như sản phẩmđặt mua, số lượng, đơn giá…

 Thông tin về khách hàng, về các đối tác hợp tác kinh doanh củacông ty

5.3.2 Thông tin đầu ra

Thông tin đầu ra của phần mềm “ Quản lý bán hàng” là:

 Các hóa đơn bán hàng

 Các báo cáo phục vụ cho viêcj quản trị như: báo cáo về doanh thu,báo cáo công nợ, báo cáo về khách hàng, báo cáo hàng tồn kho…

 Các danh sách kết quả phục vụ việc tra cứu tìm kiếm thông tin vềkhách hàng, về sản phẩm, về các hóa đon bán hàng hay vè nhân viên kinhdoanh…

Theo Tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềmcủa Mỹ thì: “Phần mềm là: Các chương trình máy tính; các cấu trúc dữ liệucho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp; các tài liệu mô tảphương thức sử dụng các chương trình ấy”.

 Phân loại

Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phầnmềm hệ thống là những phần mềm đảm nhân công việc tích hợp và điều khiểncác thiết bị phần cứng đồng thời tạo ra môi trường thuận lợi để các phần mềmkhác và người sử dụng có thể thao tác trên đó như một khối thống nhất Phầnmềm ứng dụng là những phần mềm được dùng để thực hiện một công việcxác định nào đó

 Các đặc trưng

Phần mềm được kỹ nghệ hoá, nó không được chế tạo theo nghĩa cổđiển Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng Phần mềm đượcxây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn

1.1.2 Khái quát về công nghệ phần mềm

 Khái niệm

Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt –Phương pháp, công cụ và thủ tục – giúp cho người quản lý có thể kiểm soátđược quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm mộtnền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao

 Đối tượng nghiên cứu

Hướng đến việc xây dựng các phần mềm có chất lượng cao, ngànhcông nghệ phần mềm đưa ra ba đối tượng cần nghiên cứu là: Quy trình côngnghệ, phương pháp phát triển, công cụ và môi trường phát triển phần mềm

Quy trình công nghệ phần mềm: Hệ thống các giai đoạn mà quá trìnhphát triển phần mềm phải trải qua Với mỗi giai đoạn cần xác định rõ mụctiêu, kết quả nhận từ giai đoạn trước đó cũng chính là kết quả chuyển giao chogiai đoạn kế tiếp.

Phương pháp phát triển phần mềm: Hệ thống hướng dẫn cho phép từngbước thực hiện một giai đoạn nào đó trong quy trình công nghệ phần mềm.Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự ánphần mềm, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu,thiết kế chương trình và các thủ tục, mã hoá và bảo trì

Công cụ và môi trường phát triển phần mềm: Hệ thống các phần mềmtrợ giúp chính trong lĩnh vực xây dựng phần mềm Các phần mềm này sẽ hỗtrợ các chuyên viên tin học trong các bước xây dựng phần mềm theo mộtphương pháp nào đó với một quy trình được chọn trước

1.2 Các quy trình trong công nghệ phần mềm

Trong quy trình sản xuất phần mềm, người ta thường tuân theo 6 quytrình:

* Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

* Quy trình xác định yêu cầu phần mềm

* Quy trình phân tích thiết kế phần mềm

* Quy trình lập trình

* Quy trình test

* Quy trình triển khai

Các quy trình có mối liên hệ thống nhất với nhau theo một trình tự nhấtđịnh, trong đó đầu ra của quy trình này là đầu vào cho quy trình tiếp sau

1.2.1 Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng

 Mục đích

Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồngvới khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát

về quy trình hợp đồng phần mềm

 Nội dung

Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng

Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng

Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm

1.2.2 Quy trình xác định yêu cầu phần mềm

 Mục đích

Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng đượcchuyển sang để thực hiện chương trình thứ hai nhằm xác định nhu cầu củakhách hàng về sản phẩm tương lai

 Nội dung

Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu

Mô hình hoá yêu cầu của hệ thống

 Một số phương pháp thu thập thông tin

Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quátrình phân tích hệ thống Mục tiêu theo đuổi là phải có được các thông tin liênquan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất

Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống

Phương pháp 3 – Phỏng vấn

Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra

 Mô hình hoá yêu cầu hệ thống

Các mô tả yêu cầu trong giai đoạn xác định yêu cầu chỉ mô tả chủ yếucác thông tin liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ trong thế giới thực,chưa thể hiện rõ nét việc thực hiện các nghiệp vụ này trên máy tính Mô tảthông qua các văn bản dễ gây ra nhầm lẫn và không trực quan Mô hình hoácho phép ta hiểu một cách trực quan và bản chất nhất yêu cầu.

1.2.3 Quy trình phân tích thiết kế phần mềm

 Mục đích

Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giaiđoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thểcác vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết

 Nội dung

Theo quan điểm quản lý dự án, thiết kế phần mềm tiến hành theo haibước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Còn xét ở góc độ kỹ thuật thì quá trìnhthiết kế phần mềm bao gồm bốn công đoạn: Thiết kế kiến trúc, thiết kế dữliệu, thiết kế thủ tục, thiết kế giao diện Hai khía cạnh kỹ thuật và quản lý củaquy trình thiết kế có mối liên quan mật thiết với nhau

 Các phương pháp thiết kế phần mềm

Phương pháp 1: Phương pháp thiết kế từ đỉnh_Top Down Design

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng modulehoá Nội dung phương pháp là: Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất

mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đóphân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức làchuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới

Phương pháp 2: Phương pháp thiết kế từ dưới lên_Bottom Up Design

Nội dung của phương pháp là: Trước hết tiến hành giải quyết các vấn

đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của cácvấn đề này trong việc giải quyết bài toán, gộp chúng lại thành từng nhómcùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó sẽ thiết kếthêm mốt số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của cácphân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp cácmodule thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh

1.2.4 Quy trình lập trình

 Mục đích

Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoácác sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩmphần mềm nhưng bản thân công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kếkiến trúc của phần mềm, không được làm thay đổi

 Nội dung

Quy trình test bao gồm các công đoạn sau: Lập kịch bản test, test hệthống, test nghiệm thu

1.2.6 Quy trình triển khai

 Mục đích

Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quytrình sản xuất phần mềm Quy trình triển khai có mục đích cài đặt phần mềmcho khách hàng tại các địa điểm triển khai và hướng dẫn, đào tạo sử dụng chokhách hàng

1.3.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các thiết kế, phương pháp củaphương án Giai đoạn này có tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới côngviệc của những người sử dụng Do vậy, thiết kế vật lý ngoài cần dựa vào 7nguyên tắc chung đó là:

 Đảm bảo rằng người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống

 Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

 Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, các thủ tục đã được dùng

 Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phầncứng bên trong tạo thành hệ thống

 Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình

 Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớtrong khi sử dụng hệ thống

 Dựa vào những nguyên tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khithể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy

1.3.2 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

Thiết kế màn hình nhập liệu có mục đích là thiết kế các thủ tục nhậpliệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót Một số nguyên tắc hữu íchcho việc thiết kế màn hình nhập liệu:

Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giốngtài liệu gốc

Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm haytính toán từ cơ sở dữ liệu

Nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật

tự tự nhiên, theo chức năng hoạt động hoặc theo tầm quan trọng…

Đặt tên cho các trường ở trên hoặc dưới trường nhập

 Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp

II Giới thiệu phương pháp phân tích thiết kế và công cụ xây dựng phần mềm

2.1 Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

Mô hình hóa hệ thống thông tin là công việc rất quan trọng của việcxây dựng hệ thống thông tin Có một số công cụ rất phổ biến và tương đốichuẩn cho việc mô hình hóa, xây dựng tài liệu cho hệ thống đó là: Mô hìnhchức năng kinh doanh BFD, sơ đồ luồng thông tin IFD và sơ đồ luồng dữ liệuDFD

2.1.1 Mô hình chức năng kinh doanh BFD ( Business function diagram)

Mục đích : xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chínhcủa hệ thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phảixác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưaquan tâm đến phương pháp thực hiện được các chức năng ấy

Một chức năng đầy đủ gồm những thành phần sau: tên chức năng, mô

tả các chức năng, đầu vào của chức năng, đầu ra của chức năng

Quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD:

Tuần tự: Ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúngLựa chọn: Khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cáchlựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó

Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện nhiều hơn một lần thì đánhđấu “*” ở phía trên góc phải của khối chức năng

Tên gọi của sơ đồ chức năng càn được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng đểngười đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng vớinhau

Sơ đồ chức năng trên cùng một cấp cần được xác lập một cách sángsủa, đơn giản, chính xác và đầy đủ Các chức năng trên cùng một cấp thì có

độ phức tạp như nhau

2.1.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram )

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thếgiới vật lý bằng các sơ đồ

Luồng thông tin thường được mô tả bằng các ký pháp đặc biệt gồm cócác dòng thông tin vào/ ra với kho dữ liệu và cần phải có những mũi tên chỉhướng Nếu muốn mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểudiễn trên sơ đồ ta có thể dùng các phích vật lý Rất nhiều các thông tin khôngthể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng cảu các thông tin vào ra, thủ tục xử lý,phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này

2.1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một công cụ để mô hình hóa hệ thống thôngtin Mô hình DFD trợ giúp cho cả bốn hoạt động chính sau đây của các phân

tích viên trong quá trình phân tích thông tin.

Trong công đoạn phân tích mô hình DFD được dùng để xác định yêucầu của người sử dụng Trong công đoạn thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch

và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khithiết kế hệ thống mới Trong công đoạn biểu diễn hồ sơ, mô hình DFD làcông cụ đơn giản dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng vàbiểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích, ngắn gọn

Mô hình chức năng kinh doanh BFD, sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồluồng dữ liệu DFD là ba công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệthống thông tin Chúng thể hiện hai mức mô hình, hai góc nhìn động và tĩnh

về hệ thống

Những mô hình này được phần lớn các nhà phân tích sử dụng với mức

độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổchức ra sao Ngày nay một số công cụ đượng tin học hóa, vì vậy có nhiềuphần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một số

phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và

từ điển hệ thống Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanhhơn các sơ đồ hoặc mối liên hệ giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nókhông thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ

đồ vẫn thuộc trách nhiệm của phân tích viên

2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005

Microsoft SQL Server 2005 là phần mềm do hãng Microsoft phát hành,

là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ, nó cho phép phối hợpcác công cụ của Windows, các ứng dụng khác, đặc biệt là có giao diện thânthiện với người dùng Microsoft SQL Server 2005 được tổ chức trên file

*.mdb hay *.mde Trên file dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL Sử dụngcâu lệnh truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trọng một haynhiều bảng, ngoài ra Microsoft SQL Server 2005 còn cho phép người dùng cóthể liên kết cơ sở dữ liệu với các đối tượng OLE trong Excel, Painbush vàWord for Windows

2.3 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

2.3.1 GIới thiệu về Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 được phát hành vào năm 1998 Theo những yêu cầu

đề ra phiên bản này tăng cường phương pháp giao tiếp mới với SQL Server

Nó cải tiến cách truy nhập dữ liệu, nhiềucoong cụ và điều khiển mới cho giaotiếp với cơ sở dữ liệu cung cấp những tính năng Web và những Wizard mới.Phiên bản này được đánh dấu với côn gngheej ADO 2.0-phương thức truynhậpddwx liệu tốt nhất và nhanh nhất hiệnnay Nó giao tiếp với OLE DBtương tự như RDO nhưng nhỏ hơn và có cấu trúc phân cấp đơn giản hơn.ADO được thực thi các ứng dụng kinh doanh hay ứng dụng Internet Phiênbản hiện nay là2.5 đi kèm với Window2000

2.3.2 Các thành phần chính của Visual Basic 6.0

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong VB Ta dung Form (Mẫubiểu) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phầngiao tiếp với người dùng

Ta có thể xem form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phậnkhác Form chính của ứng dụng, các thành phần của nó tương tác với cácform khác và các bộ phận của nó tạo nên giao tiếp cho ứng dụng Form chính

là giao diệnchinhs của ứng dụng, các form khác có thể chứa các hộp thoại,hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa

Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của cácform đến nơi bất kì nào trên màn hình khi tínhddoois tượng (PropertiesWindow) Thực tế , một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó

là khả năng tiến hành các thay đổi động để đáp ứng các điều kiện của ngườidùng

2.3.2.2 Tools Box (Hộp công cụ)

Bản than hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điềukhiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng đượcđịnh nghĩa sẵncuar Visual Basic Các đối tượng này được sử dụng trong form

để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic

Hình 2.1: Hộp công cụ

2.3.2.3 Properties Windows (Cửa sổ thuộc tính)

Properties windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đốitượng cụ thể Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu

về giao diện của các chương trình ứng dụng

+ các thuộc tính sẵn có đối với các điều khiển có thể chia làm 3 loại:

 Các thuộc tính sẵn có của điều khiển chỉ thiết lập lúc thiết kế : nghĩa

là có thể thiết lập các thuộc tính của điều khiển thong qua cửa sổ thuộc tính(properties windows)

 Các thuộc tính sẵn có của điều khiển chỉ thiết lập lúc chương trìnhchạy : nghĩa làkhi chương trình chạy ta có thể thay đổi hành vi của các điềukhiển, ví dụ như ta có thể thay đổi thuộc tính Enable của các điều khiển giúpngười sử dụng có thể tương tác với các điều khiển

 Các thuộc tính có sẵn của điều khiển có thể thiết lập bất kỳ lúc nào

2.3.2.4 Project Explorer

Do các ứng dụng Visual Basic thường dung chung mã hoặc các Form

đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành cácproject Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kick hoạt các điều khiển trênmột Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt.Project explorer nêu tất cả các biểu mẫu tùy biến được và các module mãchung, tạo nên ứng dụng

2.3.2.5 Điều khiển dữ liệu (Data Controls)

Để sử dụng được Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để cóthể kết lối đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (table) trong cơ sở dữ liệu

đó Bản than DataControl không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệukhichungs ta kết nối nnos đến cơ sở dữ liệu cụ thể Thông thường ta dung nó

để hiển thị cơ sở dữ liệu trên Form

2.3.2.6 Recorsets

Sau khi chúng ta kết nối được đến cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhậpđến các bản ghi, để thực hiện dược điều này ta sử dụng thuộc tính Recorsets.Thuộc tính Recorsets của ADODC (Active Data Object Data Control) là mộtđối tượng được sử dụng để truy nhập đến các bản ghi từ bảng hoặc truy vấn.Đối tượng Recorset thực hiên các thao tác sau:

-Thêm bản ghi

- Sửa đổi bản ghi

- Xóa bản ghi

2.3.2.7 Module Lớp (Class Module)

Module lớp là nền tảng của lập trình hướng đối tượng trong VisualBasic, nó bao gồm nhóm các đối tượng có cùng thuộc tính, có chung hành vi

và có chung mối quan hệ Khuôn mẫu để tạo đối tượng là Module Lớp Saunày Module lớp còn được dung để tao đối tượng ActiveX, đó là một kỹ thuậtcao hơn trong lập trình hướng đối tượng trong bước lập trình căn bảnvớiVissual Basic, ta dung Module để tổ chức các hàm hay thủ tục Tùy theotầm hoạt động của các hàm hay thủ tục này ta có thể gọi chúng trực tiếp từModule

2.4 Công cụ làm báo cáo Crystal Report

Khi xây dựng một ứng dụng thực tiễn, kết quả cuối cùng dữ liệu kếtxuất và có thể xuất ra các thiết bị máy in, các trình hỗ trợ khác cho phépngười dung in hay trích dữ liệu sang các trình ứng dụng tương thích khác

Crystal report là một công cụ chuẩn, cho phép ta thiết kế báo cáo trênứng dụng Visual Basic Ngoài rat a có thể tạo báo cáotreen ứng dụng và web,sau đó thiết lậpnhw mộtdichj vụ trên trình chủ, tập tin dạng Crystal report cótên mở rộng “.rpt”

Chương 3:

Phân tích, thiết kế, xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

tại công ty cổ phần điện tử tin học FSC

I Khảo sát hiện trạng tình hình kinh doanh tại công ty FSC và đặc tả yêu cầu

I.1 Khảo sát hiện trạng tình hình kinh doanh tại công ty FSC

Công ty FSC là công ty chuyên kinh doanh: