Công tác đấu thầu của các dự án

Là một nước đang phát triển nhu cầu đầu tư xây dựng ở nước ta rất lớn bao gồm đầu tư cho cơ sở hạ tầng giao thông, thuỷ lợi, điện lực, xây dựng công nghiệp, dân dụng

các vấn đề trong ho◊t động mua sflm của các dự án

do ngân hàng phát triển châu á

tài trợ

ngân hàng phát triển châu á

Văn phòng D˚ch vụ Dự án Trung tâm (Tái bản tháng 10 năm 1995)

Tài liệu này được dịch ra từ nguyên bản tiếng Anh để phục vụ đông đảo bạn đọc hơn Tuy nhiên, tiếng Anh vẫn là ngôn ngữ chính thức của Ngân hàng Phát triển Châu Á và chỉ nguyên bản tiếng Anh của tài liệu này mới đáng tin cậy (nghĩa là chỉ nguyên bản tiếng Anh của tài liệu này mới được chính thức công nhận và có hiệu lực) Do vậy, bất cứ trích dẫn nào cũng phải tham khảo nguyên bản tiếng Anh của tài liệu này

Theo Điều lệ, Ngân hàng Phát triển Châu á phải đảm bảo rằng trong quá

tr˘nh sử dụng doanh thu từ bất cứ khoản vay nào, cần phải t˙nh đến t˙nh kinh

tế và hiệu quả Cuốn H√ớng dẫn Mua sflm theo các Khoản vay của Ngân hàng

Phát triển Châu á nhằm đảm bảo đáp ứng mục tiêu này Kinh nghiệm hơn 20

năm qua cho thấy thủ tục mua sflm là một công đọan th√ờng gây chậm trễ nhiều cho các dự án Nhận thức đ√ợc điều này Ngân hàng đã áp dụng một số sáng kiến hỗ trợ các bên liên quan nh√ nhân viên ngân hàng, bên vay, cơ quan thực hiện và nhà thầu để giúp họ hiểu hơn về các nguyên tflc và thủ tục mua sflm Một trong các sáng kiến đó là việc lập Sổ tay các Vấn đề trong Ho◊t

động Mua sflm Cuốn sổ tay này xem xt trên mọi b˘nh diện các quyết đ˚nh

về mua sflm do Bên mua và các Cơ quan Thực hiện trong vòng 5 năm qua, chỉ

ra những vấn đề chủ yếu, phân t˙ch các nguyên tflc trong việc nêu các vấn đề

và đ√a ra các ˝ kiến nhận xt mang t˙nh tổng quát Hy vọng rằng những thông tin và phân t˙ch trong cuốn Sổ tay này sẽ cung cấp kiến thức và ứng dụng tốt hơn các nguyên tflc theo H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng và v˘ vậy sẽ hỗ trợ tốt hơn cho việc thực hiện dự án.

Tuy nhiên, khi sử dụng cuốn Sổ tay này cần l√u ˝ rằng nó chỉ cung cấp những thông tin bổ sung dễ hiểu cho H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng là tài liệu ch˙nh thức duy nhất về ch˙nh sách trong lĩnh vực mua sflm Cuốn H√ớng dẫn Mua sflm xây dựng các nguyên tflc và thủ tục cơ bản cần phải chú

˝ trong quá tr˘nh mua sflm hàng hóa và các h◊ng mục trong các dự án do Ngân hàng tài trợ Sổ tay này, cũng nh√ hai ấn phẩm tr√ớc đây của Ngân hàng liên quan đến vấn đề mua sflm là “Sổ tay Ch˙nh sách, Thực hiện và Thủ tục liên quan đến Mua sflm trong Ph◊m vi các Khoản vay của ADB” (1983) và “Sổ tay Xt thầu” (1983)1 đều không nhằm mục đ˙ch cũng nh√ không đ√ợc php thay thế hoặc điều chỉnh H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng Nh√ đã tr˘nh bày ở trên, hai cuốn sách này chỉ có ˝ nghĩa làm rõ và giải th˙ch một số vấn đề, ch˙nh sách và thủ tục gfln liền với ho◊t động mua sflm.

phản ánh đầy đủ quan điểm của các thành viên Ngân hàng công tác t◊i các uỷ ban mua sflm khác Cũng cần l√u ˝ là cuốn Sổ tay này không đ√a ra các giải pháp chflc chfln mang t˙nh mô tả các vấn đề nêu ra mà nhấn m◊nh các t˘nh huống lựa chọn có tham khảo các nguyên tflc cơ bản của H√ớng dẫn Mua sflm.

Cuối cùng, cần phải thấy rằng kinh nghiệm và đánh giá những ng√ời ch˚u trách nhiệm là yếu tố quyết đ˚nh quan trọng trong các quyết đ˚nh mua sflm Ngoài ra, các yếu tố đặc tr√ng và duy nhất trong các tr√ờng hợp cụ thể cũng

có thể gây khó khăn khi áp dụng hay không phù hợp với các t˘nh huống nêu

ra trong cuốn Sổ tay này.

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn sự hỗ trợ của ≠ng Theodore H Lustig, cán bộ t√ vấn đã cung cấp các thông tin quan trọng cho cuốn Sổ tay này Tôi cũng xin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi trong các vụ và văn phòng khác của Ngân hàng v˘ những ˝ kiến qu˙ giá của họ, và các nhân viên Vụ Ch˙nh sách Dự án của Ngân hàng Thế giới v˘ những đánh giá và nhận xt không ch˙nh thức của

họ về dự thảo của cuốn Sổ tay này.

LEWIS A HAYASHI Tr√ởng phòng Văn phòng D˚ch vụ Dự án Trung tâm

4.02 Tỉ giá qui đổi để so sánh giá dự thầu 9

4.21 ThuÕ nhËp khÈu vµ c¸c lo◊i thuÕ kh¸c 23

6.05 Nộp tài liệu kèm theo 42

8.04 Sử dụng tiêu chuẩn đánh giá 50 8.05 Những sai lệch chủ yếu và những sai lệch phụ 51 8.06 Những sai lệch về h˘nh thức 52

8.08 Nộp bảo lãnh dự thầu muộn 54 8.09 Giá tr˚ bảo lãnh không đủ 54 8.10 H˘nh thức bảo lãnh dự thầu 55 8.11 Giá tr˚ bảo lãnh dự thầu cho đấu thầu hai phong b˘

8.12 T˙nh hoàn thiện của hồ sơ dự thầu 57 8.13 Thiếu tài liệu kèm theo 59

8.15 L˚ch giao nhận hay hoàn thành 61 8.16 Điều khoản thanh toán, đền bù thiệt h◊i và số tiền giữ l◊i 63

8.18 Các công thức khác để t˙nh tr√ợt giá 64 8.19 Thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác 65

8.22 Qui cách "t√ơng tự" 66

8.25 Các vấn đề chung 67

8.27 Điều chỉnh các sai lệch th√ơng m◊i 68 8.28 Điều chỉnh các sai lệch kỹ thuật 72 8.29 Điều chỉnh chi ph˙ xây lflp trong hợp đồng cung ứng 72 8.30 Giá dự thầu không cân đối 74 8.31 Sử dụng dự toán tiền đấu thầu 76

11.02 Thủ tục đấu thầu hai giai đo◊n 94

Mục đ˙ch cuốn Sổ tay

1.01 Ngân hàng Phát Triển Châu á (Ngân hàng) cung cấp cho các bên vay

cũng nh√ các bên cung ứng và các nhà thầu cuốn H√ớng dẫn Mua sflm theo

các Khoản vay của Ngân hàng Phát Triển Châu á (bản sửa đổi cuối cùng

tháng 5 năm 1981) Tài liệu này trong Sổ tay đ√ợc gọi là H√ớng dẫn, bao gồm các tuyên bố về các nguyên tflc và các thủ tục mua sflm mà các Bên vay của Ngân hàng phải tuân theo trong quá tr˘nh mua sflm hàng hóa và d˚ch vụ (ngoài d˚ch vụ t√ vấn) cần thiết cho việc thực hiện dự án do Ngân hàng tài trợ H√ớng dẫn này đ√ợc áp dụng trong tất cả mọi tr√ờng hợp mà đề tài h√ớng dẫn

đ√ợc qui đ˚nh rõ ràng trong H√ớng dẫn Mua sflm.

1.02 Trong cuốn Sổ tay này, các tác giả đã cố gflng sử dụng những kinh nghiệm thực tế để giải th˙ch chi tiết hơn các ch˙nh sách và thông lệ của Ngân hàng Các vấn đề đ√ợc trao đổi đã đ√ợc lựa chọn từ các vấn đề đ√ợc l√u giữ trong hồ sơ của Ngân hàng Do vậy, cuốn Sổ tay này bổ sung cho H√ớng dẫn

và nhằm mục tiêu hỗ trợ việc cung cấp những kiến thức tốt hơn về ch˙nh sách, thủ tục và quy tr˘nh của Ngân hàng và v˘ vậy, giúp giảm bớt t˘nh tr◊ng hiểu sai ˝ nghĩa, mâu thuẫn và quan trọng hơn cả là chậm trễ trong ho◊t động mua sflm th√ờng thấy ở các dự án hiện nay.

1.03 Cần l√u ˝ rằng cuốn Sổ tay này không áp dụng với những hợp đồng d˚ch vụ t√ vấn và cũng không áp dụng với tất cả các mặt mua sflm hàng hóa

và d˚ch vụ

Vai trò của Ngân hàng trong Ho◊t động Mua sflm

1.04 Sự khác biệt trong vai trò của một bên là Bên vay và Cơ quan Thực hiện của Bên vay và vai trò của bên kia là Ngân hàng đ√ợc tr˘nh bày rõ ràng trong phần giới thiệu của H√ớng dẫn (đo◊n 1.03), tr˙ch dẫn nh√ sau:

“Mặc dù trách nhiệm cuối cùng về mua sflm hàng hóa và d˚ch vụ

là của Bên vay, nh√ng Ngân hàng có nghĩa vụ bảo đảm rằng các khoản tiền vay đ√ợc sử dụng với t˙nh kinh tế và hiệu quả.”

Do vậy Bên vay là “nhân vật ch˙nh” trong quá tr˘nh mua sflm, Ngân hàng là

“ng√ời giám sát” Nh√ng t◊i các thời điểm khác nhau trong quá tr˘nh mua sflm đó, cần phải có phê duyệt của Ngân hàng đối với các đề xuất ho◊t động

của Bên vay tr√ớc khi thực hiện, sự khác biệt thực tế giữa vai trò của hai bên

có thể trở nên không rành m◊ch, cụ thể là nếu có bất đồng về công việc phải thực hiện Trong khi Bên vay tiếp tục làm nhân vật ch˙nh, Ngân hàng đôi khi l◊i xuất hiện nh√ một tác giả k˚ch bản Nh√ng điều này không hoàn toàn

đúng Ngân hàng chỉ viết k˚ch bản đến thời điểm quyết đ˚nh cung cấp tài ch˙nh cho một hợp đồng cụ thể Bên vay luôn có ph√ơng án lựa chọn sử dụng các nguồn tài trợ ngoài các khoản cho vay của Ngân hàng nếu các quan điểm cứng rfln không thể hoà giải đ√ợc Thực ra có nhiều tr√ờng hợp Bên vay đã lựa chọn ph√ơng án đó V˘ vậy, vấn đề thực tế là các ch˙nh sách mua sflm của Ngân hàng phải xem xt liệu khoản tiền vay có đ√ợc sử dụng hay không 1.05 Khái niệm “t˙nh kinh tế và hiệu quả” đ√ợc dùng trong câu tr˙ch dẫn trên đây đôi khi đ√ợc dùng để chứng minh cho sự khởi đầu từ các ch˙nh sách

cụ thể, v.v để trao hợp đồng cho nhà thầu không có giá dự thầu thấp nhất và không có hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản nhất hoặc để chấp nhận sửa đổi hồ sơ

dự thầu sau khi mở thầu Tuy nhiên, nguyên tflc “kinh tế và hiệu quả” không nhằm mục tiêu h◊n chế những điều khoản của H√ớng dẫn Ng√ợc l◊i, các nguyên tflc và thủ tục đ√ợc xây dựng trong H√ớng dẫn phản ánh mong muốn tăng “t˙nh kinh tế và hiệu quả” trong ho◊t động mua sflm Trong đo◊n 1.03 (b), “nhằm hỗ trợ đ◊t đ√ợc t˙nh kinh tế và hiệu quả trong mua sflm, Ngân hàng yêu cầu các Bên vay thực hiện mua sflm hàng hoá và d˚ch vụ thông qua Đấu thầu C◊nh tranh Quốc tế trừ các tr√ờng hợp đặc biệt, Ngân hàng và Bên vay

đã cùng thỏa thuận một thủ tục khác hợp l˝ hơn” T˙nh kinh tế và hiệu quả

đ√ợc xem là kết quả của việc thực hiện các nguyên tflc và thủ tục đấu thầu c◊nh tranh quốc tế và các ph√ơng thức mua sflm khác đ√ợc tr˘nh bày trong H√ớng dẫn.

Lựa chọn các vấn đề

1.06 Các vấn đề đ√ợc tr˘nh bày trong các ch√ơng d√ới đây đ√ợc lựa chọn

từ các vấn đề th√ờng xuyên xảy ra hoặc chúng phù hợp một cách cụ thể để minh họa cho ch˙nh sách hay thông lệ của Ngân hàng Các tr√ờng hợp đ√ợc nêu ra đều dựa trên kinh nghiệm thực tế Tuy nhiên, các nguyên tflc nêu ra và những nhận xt về sự việc đ√ợc tr˘nh bày trong các v˙ dụ cụ thể thể hiện thông

lệ hiện nay của Ngân hàng; tr√ớc đây, các quan điểm của Ngân hàng có thể rất khác nhau.

1.07 Tiêu chuẩn lựa chọn các vấn đề nêu trên cho thấy rõ là không phải tất cả mọi t˘nh huống đều đ√ợc đề cập đến Do vậy, cuốn Sổ tay này không thể coi là lời giải th˙ch cho tất cả mọi kh˙a c◊nh của ho◊t động mua sflm đ√ợc nêu trong H√ớng dẫn Vấn đề là một chủ đề cụ thể không đ√ợc đ√a ra bàn không có nghĩa rằng nó không b˚ coi là một vấn đề trong hồ sơ của Ngân hàng; chúng ta không nên hiểu rằng các ch˙nh sách của Ngân hàng về chủ đề cụ thể

đó là những ch˙nh sách không quan trọng, ch⁄ng h◊n nh√ các qui đ˚nh về quảng cáo hay thanh toán tr√ớc.

Tr˘nh bày nội dung

1.08 Các vấn đề nêu ra đ√ợc tr˘nh bày theo m√ời tiêu đề ch˙nh trong đó

có hai ngo◊i lệ (Thủ tục không tiêu chuẩn) theo một tr˘nh tự các ho◊t động mua sflm tiêu biểu V˘ vậy, mục đầu tiên là “Kế ho◊ch Sơ bộ về Mua sflm” và hai mục cuối là “Trao Hợp đồng” và “Bác bỏ Tất cả các Đơn dự thầu” Trong khi trao đổi về vấn đề cụ thể, “nguyên tflc” chủ đ◊o đ√ợc nêu đầu tiên, sau đó

là một hay hai “v˙ dụ” trong đó tóm tflt sự việc Kết thúc phần trao đổi là

“nhận xt” nêu l˝ do kết luận của Ngân hàng và có thể bao gồm những ˝ kiến liên quan.

2.0 Kế ho◊ch Sơ bộ về Mua sflm

2.01 Ph√ơng thức Mua sflm

(a) Nguyên tflc: Kế ho◊ch mua sflm, ph√ơng thức mua sflm, có nghĩa

là Đấu thầu C◊nh tranh Quốc tế (ICB) hay các ph√ơng thức khác, đ√ợc trao đổi sơ bộ giữa Bên vay kể cả Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng trong thời gian thẩm đ˚nh dự án Hợp

đồng thỏa thuận đ√ợc đ√a vào nội dung Hiệp đ˚nh Vay vốn, bao gồm các kế ho◊ch khác nhau và tài liệu kèm theo Hiệp

đ˚nh Vay vốn v˘ thế sẽ là thoả thuận cơ sở về các vấn đề mua sflm Do đó, Ngân hàng sẽ không dễ dàng chấp nhận

đề xuất sửa đổi kế ho◊ch chuẩn b˚ đã đ√ợc nhất tr˙ Tuy nhiên, trong một vài tr√ờng hợp, Ngân hàng nhận thấy t˘nh h˘nh có thể thay đổi hoặc bỏ qua những suy xt quan trọng (b) V˙ dụ: Một khoản vay cho nông nghiệp gồm một phần lớn là t˙n

dụng để cải t◊o khoảng 50 nhà máy chế biến t√ nhân Bên vay sẽ sử dụng vốn vay này cho các nhà máy thông qua trung gian là các ngân hàng đ˚a ph√ơng Thiết b˚ sẽ mua sflm là thiết b˚ chế biến và thiết b˚ sản xuất đặc chủng Trong khi thẩm đ˚nh vốn vay, các bên thỏa thuận giao toàn

bộ công việc mua sflm cho một công ty nhà n√ớc, sau khi khảo sát nhu cầu của từng nhà máy, áp dụng thủ tục ICB và Mua sflm Quốc tế (IS) Sau đó th˘ Cơ quan Thực hiện thấy rằng kế ho◊ch mua sflm đ√ợc thỏa thuận trên không thực tế v˘ các nhà máy đều muốn tự lựa chọn các thiết b˚ để đảm bảo t˙nh t√ơng th˙ch với các thiết b˚ hiện có; Cơ quan Thực hiện đã yêu cầu Ngân hàng chấp nhận thay đổi thủ tục Sau

khi tiến hành xem xt chi tiết thực tế và các ph√ơng án lựa chọn, Ngân hàng đồng ˝ để các nhà máy tự mua sflm thiết b˚, theo ph√ơng thức mua sflm sở hữu hay theo thủ tục phù hợp với IS, đây là cách thức mua sflm tốt nhất để thực hiện

dự án.

(c) Nhận xt: Khi đồng ˝ thay đổi thủ tục, Ngân hàng nhận thấy

không phải tất cả các vấn đề nảy sinh trong việc sử dụng khoản vay mua sflm trong tr√ờng hợp cụ thể này đã đ√ợc xem xt vào thời điểm thẩm đ˚nh khoản vay V˘ vậy Ngân hàng đồng ˝ cho áp dụng điều khoản trong đo◊n 3.08 của H√ớng dẫn theo đó cho php “các bên vay phụ đ√ợc mua sflm trực tiếp” trong các tổ chức t˙n dụng trung gian 2.02 Các gói Mua sflm

Thỏa thuận sơ bộ về các gói hợp đồng đấu thầu riêng rẽ và về việc kết hợp nhiều kế ho◊ch và nhiều bộ phận trong cùng một bộ hồ sơ dự thầu th√ờng đ◊t đ√ợc trong khi thẩm đ˚nh khoản vay (Dự toán và ph√ơng thức mua sflm cũng đ√ợc thỏa thuận đồng thời.) Tuy nhiên, tr√ớc khi bflt đầu ho◊t động mua sflm, Bên vay phải tr˘nh lên Ngân hàng để xin phê duyệt hồ sơ đ√ợc gọi chung là “kế ho◊ch mua sflm” Hồ sơ này bao gồm (i) danh mục hàng hóa sẽ mua sflm; (ii) các gói mua sflm dự kiến; và (iii) danh mục các hợp đồng công tr˘nh xây dựng dự kiến, cùng với một chỉ số về qui mô các hợp đồng Về kh˙a c◊nh này, do t˘nh h˘nh thay đổi, sai sót hay bỏ sót, có thể cần phải sửa đổi bản thỏa thuận ban đầu đã k˝ khi thẩm đ˚nh khoản vay Thỏa thuận của Ngân hàng đối với những điều chỉnh trên cũng không phải là khó khăn lớn

3.0 Sơ tuyển Nhà thầu

3.01 Các vấn đề chung

(a) Một trong những nguyên tflc mua sflm là chỉ trao hợp đồng cho nhà thầu nào mà Bên mua thỏa mãn v˘ nhà thầu đó có năng lực để đáp ứng mọi nghĩa vụ theo hợp đồng đề xuất (Xem đo◊n 2.47 của H√ớng dẫn) Bên mua phải lựa chọn để kiểm tra năng lực của nhà thầu tr√ớc khi tiến hành mời thầu (sơ tuyển) hoặc sau khi nhận hồ sơ dự thầu phù hợp với th√ mời thầu (hậu tuyển) Khi không áp dụng sơ tuyển nhà thầu, phải tiến hành hậu tuyển trong khuôn khổ xt thầu Theo H√ớng dẫn của Ngân hàng (đo◊n 2.08), “ cần phải tiến hành sơ tuyển đối với hầu hết các hợp đồng công tr˘nh xây dựng, hợp đồng ch˘a khóa trao tay và hợp đồng sản xuất những h◊ng mục giá tr˚ cao và phức

t◊p về kỹ thuật để đảm bảo rằng chỉ có các hãng có năng lực về kỹ thuật và tài ch˙nh mới đ√ợc mời nộp hồ sơ dự thầu” Cần phải xem xt một số vấn đề đã gặp liên quan đến thủ tục sơ tuyển.

(b) Cần phải tiến hành thủ tục hậu tuyển tr√ớc khi trao hợp đồng cho nhà thầu ch√a đ√ợc sơ tuyển tr√ớc theo đo◊n 2.43 và 2.47 của H√ớng dẫn qui

đ˚nh rằng “chỉ trao hợp đồng cho nhà thầu có hồ sơ dự thầu đ√ợc xác đ˚nh là

có giá dự thầu thấp nhất và đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp về năng lực và trách nhiệm tài ch˙nh (nhấn m◊nh thêm vào) Thủ tục hậu tuyển đ√ợc tr˘nh bày trong Phần 5 d√ới đây

3.02 Sơ tuyển Liên doanh

(a) Nguyên tflc: Các công ty th√ờng tham gia vào các liên doanh để

kết hợp chuyên môn để thực hiện các công việc phức t◊p

về kỹ thuật Trong các tr√ờng hợp khác, mục tiêu thành lập liên doanh là để kết hợp các nguồn lực tài ch˙nh, quản l˝ và nhân sự nhằm đáp ứng các yêu cầu đối với hợp đồng lớn Trong cả hai tr√ờng hợp, mục tiêu là để t◊o ra một thực thể

có khả năng kỹ thuật và tài ch˙nh lớn hơn so với từng đối tác riêng rẽ.

(b) V˙ dụ: Khi đánh giá các thông số sơ tuyển do liên doanh nộp, Cơ

quan Thực hiện sử dụng điểm tối đa cho từng đối tác để

đánh giá liên doanh nh√ một tổng thể.

(c) Nhận xt: Khi xem xt báo cáo đánh giá của Cơ quan Thực hiện,

Ngân hàng kết luận rằng cách thức đúng là phải cộng điểm của mỗi đối tác theo từng tiêu ch˙ đánh giá riêng thành

điểm cho liên doanh Điều này có nghĩa là cộng giá tr˚ ròng hay vốn l√u động của tất cả đối tác để đánh giá năng lực tài ch˙nh t˘m ra kinh nghiệm của họ trên cơ sở thông tin của tất cả các đối tác Làm theo cách khác có thể phủ nhận mục

đ˙ch thành lập liên doanh đ√ợc nêu trong phân đo◊n (a) trên

đây.

3.03 Xung đột lợi ˙ch

(a) Nguyên tflc: Theo điều khoản trong đo◊n 5.04 và 5.05 của H√ớng

dẫn về Sử dụng T√ vấn của Ngân hàng Phát triển Châu á và các Bên vay của Ngân hàng (tháng 4 năm 1978), các công

ty tham gia t√ vấn dự án không đ√ợc tham gia, không liên kết hoặc không là thành viên tham gia vào các công việc khác của dự án bằng bất cứ h˘nh thức nào (kể cả đấu thầu

một phần của dự án) Mọi ngo◊i lệ phải đ√ợc dựa trên hoàn cảnh đặc biệt.

(b) V˙ dụ: Một công ty đã tham gia vào tiến hành một phần nghiên

cứu khả thi cho việc khảo sát đ˚a vật l˝ trên không nêu câu hỏi liệu có đ√ợc php đấu thầu thực hiện khảo sát hay không? Câu trả lời là công ty đó không đ√ợc tham gia đấu thầu trừ khi công ty đó đ√a ra một thiết kế đối với nghiên cứu “độc quyền” theo mọi cách, có nghĩa là nó bao gồm những đặc điểm, qui tr˘nh hay thiết b˚ mà chỉ công ty đó có thể cung cấp mà các công ty c◊nh tranh khác không thể có

đ√ợc Đây là tr√ờng hợp mà công ty đó đ√ợc php đấu thầu.

(c) Nhận xt: Những tr√ờng hợp t√ơng tự nh√ v˙ dụ trên đây không

phải là phổ biến Do vậy, những công ty có thể vừa làm t√ vấn vừa làm nhà thầu hay nhà cung cấp hoặc những công ty tham gia t√ vấn nh√ng họ liên kết với các công ty khác để

đóng vai trò nh√ nhà cung ứng hay nhà thầu cần phải thấy rằng công ty đó hay các thành viên của họ sẽ không đ√ợc php tham gia vào dự án với t√ cách nhà thầu hay nhà cung ứng một khi họ đ√ợc chấp nhận làm t√ vấn Tuy nhiên, công ty t√ vấn đ√ợc tham gia t√ vấn trong tất cả mọi giai

đo◊n của dự án, có nghĩa là tham gia chuẩn b˚, thiết kế và thực hiện dự án (xem phần này trong đo◊n 5.06 của H√ớng dẫn Sử dụng T√ vấn).

3.04 Nộp Muộn Đơn xin Sơ tuyển

(a) Nguyên tflc: V˘ mục đ˙ch tăng t˙nh c◊nh tranh, Cơ quan Thực hiện

phải nhận đơn và thông tin bổ sung do các nhà thầu nộp sau ngày đ√ợc qui đ˚nh nộp đơn trừ khi việc nhận đơn b˚ trở ng◊i lớn do tiến độ hoàn thành thủ tục sơ tuyển.

(b) V˙ dụ: Hai công ty nộp thông tin bổ sung theo yêu cầu xt đơn

do Cơ quan Thực hiện tiến hành sau khi hoàn thành việc

đánh giá Thông tin đ√ợc chấp thuận Trong các tr√ờng hợp khác, thông tin nộp muộn sẽ b˚ coi là l˝ do mà đơn của nhà thầu b˚ lo◊i.

(c) Nhận xt: Nộp muộn thông tin sơ tuyển khác nhau về cơ bản so

với nộp muộn hồ sơ dự thầu Việc chấp nhận thông tin của nhà thầu để sơ tuyển không gây h◊i cho các nhà thầu khác v˘ thông tin của các nhà thầu khác không đ√ợc sử dụng nh√ lợi thế của nhà thầu nộp muộn, trong khi trong giai đo◊n

đấu thầu, luôn xảy ra khả năng thông tin về giá đ√ợc công

bố khi mở thầu có thể đ√ợc nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu muộn sử dụng để điều chỉnh giá của m˘nh Trong giai đo◊n sơ tuyển, v˘ mục đ˙ch khuyến kh˙ch c◊nh tranh nên Cơ quan Thực hiện chấp nhận nộp chậm thông tin bổ sung trong chừng mực nào đó Trừ khi có những qui đ˚nh khác trong th√ mời sơ tuyển, những thông tin mà Cơ quan Thực hiện nhận đ√ợc sau khi đệ tr˘nh bản đề xuất về các nhà thầu đủ tiêu chuẩn hay không đủ tiêu chuẩn cho Ngân hàng sẽ không đ√ợc xem xt đến Tuy nhiên, các thông số trong hồ sơ sơ tuyển của nhà thầu sẽ đ√ợc Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng xem xt nếu đ√ợc nhận vào ngày Cơ quan Thực hiện xác nhận là ngày hết h◊n nộp đơn Theo cách đó, v˙

dụ những thay đổi trong t˘nh tr◊ng tài ch˙nh hay kinh nghiệm ho◊t động (liên quan đến công ty hay thiết b˚ đề xuất) sau ngày đó sẽ không đ√ợc xt đến khi đánh giá tiêu chuẩn của nhà thầu (Xem đo◊n 5.06 về cập nhật thông tin sơ tuyển nhất đ˚nh khi đã nộp hồ sơ dự thầu).

3.05 Không tiến hành thủ tục sơ tuyển

(a) Nguyên tflc: Các hợp đồng “sản xuất các h◊ng mục giá tr˚ cao hay

phức t◊p về kỹ thuật” là một trong các lo◊i hợp đồng phải thực hiện thủ tục sơ tuyển (Xem đo◊n 3.01 trên đây) Bỏ qua việc sơ tuyển nhà thầu đối với các hợp đồng lo◊i này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong giai đo◊n xt thầu.

(b) V˙ dụ: Không thực hiện sơ tuyển cho một hợp đồng mua thiết b˚

tr˚ giá 30 triệu đôla cho một nhà máy sản xuất Thay vào

đó, Cơ quan Thực hiện dùng giai đo◊n đầu trong qui tr˘nh

đấu thầu hai giai đo◊n để tiến hành kiểm tra t√ cách nhà thầu theo thủ tục hậu tuyển Hồ sơ mời thầu không đ√a ra yêu cầu nào về t√ cách Trong giai đo◊n xt thầu, Cơ quan Thực hiện đề xuất sử dụng cùng một tiêu chuẩn về năng lực tài ch˙nh đã đ√ợc dùng cho các hợp đồng giá tr˚ lớn hơn nhiều của dự án Ngân hàng nhận thấy những tiêu chuẩn này không phù hợp với các hợp đồng nhỏ Việc phải trung hòa các quan điểm của Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng về

số l√ợng và đặc t˙nh của nhà thầu đủ t√ cách đã gây ra chậm trễ cơ bản trong việc hoàn thành qui tr˘nh đấu thầu (Xem

đo◊n 11.04).

(c) Nhận xt:

(i) Qui tr˘nh đấu thầu hai giai đo◊n không thay thế đ√ợc cho thủ tục sơ tuyển Đấu thầu hai giai đo◊n đ√ợc sử dụng với

“các hợp đồng lớn và phức t◊p” (đo◊n 2.44 của H√ớng dẫn), hầu hết các tiêu chuẩn đó đã đ√ợc dùng trong các hợp đồng nói trên trong đó nhất thiết phải tiến hành sơ tuyển (“các h◊ng mục giá tr˚ cao và phức t◊p về kỹ thuật”) V˘ vậy, thủ tục sơ tuyển th√ờng đ√ợc tiến hành khi áp dụng ph√ơng thức đấu thầu hai giai đo◊n Hoãn kiểm tra t√ cách nhà thầu sang giai đo◊n đấu thầu có nghĩa là sẽ ch˚u áp lực nhiều hơn

về thời gian, nhà thầu mất nhiều chi ph˙ hơn cho việc chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu thậm ch˙ ngay cả khi nhà thầu có thể đ√ợc nhận thấy là không đủ t√ cách và gây chậm trễ cho giai

đo◊n xt thầu.

(ii) Tuy nhiên nếu tiến hành hậu tuyển, các nhà thầu đủ t√ cách

có thể nhanh chóng rơi vào t˘nh tr◊ng khó khăn hơn nếu hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh tiêu chuẩn về năng lực Mọi khác biệt trong quan điểm về sự đầy đủ các tiêu chuẩn sẽ dẫn đến việc xt thầu quá chậm trễ Khi áp dụng thủ tục sơ tuyển, Ngân hàng thỏa thuận tr√ớc các tiêu chuẩn (xem

đo◊n 3.06 d√ới đây); bao gồm các tiêu chuẩn trong hồ sơ mời thầu nếu áp dụng thủ tục hậu tuyển, Ngân hàng sẽ có thể xem xt các tiêu chuẩn đó khi xem xt hồ sơ mời thầu Tr˘nh nộp lên Ngân hàng

3.06 Th√ mời sơ tuyển

Yêu cầu tr˘nh nộp “th√ mời sơ tuyển và tất cả tài liệu liên quan (kể cả đề xuất ph√ơng pháp và tiêu ch˙ sơ tuyển)” lên Ngân hàng để phê duyệt th√ờng b˚ Cơ quan Thực hiện bỏ qua không thực hiện (Xem đo◊n 4.03 của H√ớng dẫn) Kết quả là, Ngân hàng buộc phải yêu cầu thông tin bổ sung để

đánh giá các thông số do nhà thầu nộp khi xem xt Khuyến ngh˚ Sơ tuyển, đặc biệt là về ph√ơng pháp và tiêu chuẩn áp dụng Nhằm mục đ˙ch có đ√ợc phê duyệt sớm của Ngân hàng và để tránh nhu cầu phải sửa l◊i Đề ngh˚ Sơ tuyển

do những khác biệt trong ph√ơng pháp và tiêu chuẩn đánh giá của hai bên nên Cơ quan Thực hiện cần phải tuân theo thủ tục của Ngân hàng.

3.07 Đề ngh˚ Sơ tuyển

Tài liệu mà Ngân hàng yêu cầu để diễn giải cho Đề ngh˚ Sơ tuyển

đ√ợc nêu trong đo◊n 4.03 (c) của H√ớng dẫn Những yêu cầu này th√ờng hay b˚ bỏ qua V˘ vậy, phê duyệt của Ngân hàng b˚ chậm l◊i cho đến khi cung cấp

đủ các tài liệu nói trên, chậm trễ này hoàn toàn có thể tránh khỏi nếu những yêu cầu trên đ√ợc chú trọng hơn.

4.0 Chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu

4.01 Lo◊i tiền dự thầu

Nguyên tflc:Theo điều khoản t◊i đo◊n 2.22 của H√ớng dẫn, hồ sơ mời

thầu phải nêu rõ những lo◊i tiền tệ có thể chào giá dự thầu Những lo◊i tiền tệ này th√ờng là tiền tệ của quốc gia của nhà thầu đó hoặc bằng một lo◊i “tiền tệ th√ơng m◊i quốc tế” đ√ợc qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu Cách tốt nhất để tránh nhầm lẫn hay không nhất tr˙ trong khi đánh giá hoặc trong đàm phán về hợp đồng là đ√a phân đo◊n (a) đến (c),

đo◊n 2.22 của H√ớng dẫn vào hồ sơ mời thầu (và thêm phân

đo◊n (d) với các hợp đồng xây dựng) Trong hoàn cảnh đó, xem thêm đo◊n 2.24 của H√ớng dẫn về tiền tệ thanh toán

và tỉ giá qui đổi (Xem đo◊n 8.14 về sai số do chênh lệch tỉ giá)

4.02 Tỉ giá qui đổi để so sánh giá dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh ngày áp dụng để xác

đ˚nh tỉ giá qui đổi mà giá dự thầu đ√ợc chào bằng ngo◊i tệ

sẽ đ√ợc chuyển đổi thành nội tệ Ngày đ√ợc cho php theo

đo◊n 2.23 của H√ớng dẫn là những ngày sẽ đ√ợc áp dụng.

Đây có thể là (i) ngày mở thầu; hoặc (ii) ngày quyết đ˚nh trao thầu hoặc ngày cuối cùng của thời h◊n hiệu lực thầu là ngày xảy ra sớm hơn.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.03 về các v˙ dụ và tr˘nh bày chi tiết.

4.03 Bảo lãnh Dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh lo◊i bảo lãnh dự thầu

yêu cầu (t˙n phiếu hay bảo lãnh của ngân hàng), số tiền quy

đ˚nh (phần trăm của giá dự thầu hay một khoản tiền cố

đ˚nh) và lo◊i h˘nh bảo lãnh dự thầu.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.07 đến 8.11 về v˙ dụ và tr˘nh bày về sai số.

Chú ˝ là Nhận xt trong đo◊n 8.10 về yêu cầu phải có bảo lãnh do ngân hàng đ˚a ph√ơng cấp hay xác nhận

4.04 Thời h◊n dự thầu

(a) Nguyên tflc: H√ớng dẫn qui đ˚nh thời h◊ndự thầu tối thiểu là ˙t

nhất 60 ngày đối với hợp đồng cung ứng và 90 ngày đối với hợp đồng xây dựng và hợp đồng ch˘a khóa trao tay.

Tuy nhiên, ngo◊i lệ của qui tflc này có thể áp dụng cho những tr√ờng hợp đặc biệt nhất đ˚nh nh√ trong các v˙ dụ sau.

(b) V˙ dụ:

(i) Để bảo đảm thực hiện đúng tiến độ dự án, Cơ quan Thực hiện đã yêu cầu Ngân hàng phê duyệt thời h◊n dự thầu là 30 ngày đối với các hợp đồng xây dựng Sau khi xem xt tiến

độ dự án và qui mô hợp đồng, Ngân hàng kết luận 30 ngày

là không đủ thời gian để chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu nh√ng đồng

˝ rút ngfln thời h◊n dự thầu là 60 ngày.

(ii) Cơ quan Thực hiện đã yêu cầu Ngân hàng phê duyệt hồ sơ mời thầu qui đ˚nh thời h◊n dự thầu là 14 ngày cho d˚ch vụ sửa chữa tàu (âu c◊n) Mặc dù Ngân hàng nhận thấy hồ sơ

dự thầu cho các d˚ch vụ nh√ vậy th√ờng đ√ợc hoàn tất trong một thời h◊n ngfln nh√ng Ngân hàng không phê duyệt đề xuất 14 ngày mà l◊i phê duyệt thời h◊n dự thầu là 30 ngày (c) Nhận xt: Trừ các tr√ờng hợp ngo◊i lệ và đấu thầu l◊i, Ngân hàng

không phê duyệt thời h◊n dự thầu ngfln hơn thời h◊n tối thiểu đ√ợc qui đ˚nh trong đo◊n 2.35 của H√ớng dẫn (Xem

đo◊n 10:03 (b) về đấu thầu l◊i).

4.05 Hồ sơ dự thầu điện báo

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ dự thầu điện báo không đ√ợc xt đến và do

vậy hồ sơ dự thầu đó bằng văn bản cũng không đ√ợc xt

đến.

(b) V˙ dụ: Cơ quan Thực hiện nhận đ√ợc một hồ sơ dự thầu bằng

telex bao gồm một số chi tiết của hồ sơ dự thầu và ghi rằng

hồ sơ bằng văn bản hiện đang b˚ l√u giữ ta˚ hải quan đ˚a ph√ơng Hồ sơ telex đ√ợc đọc t◊i lễ mở thầu Sau đó, Cơ quan Thực hiện nhận đ√ợc hồ sơ bằng văn bản nh√ng có nhiều điểm quan trọng khác với hồ sơ telex Tuy nhiên, Cơ quan Thực hiện vẫn chấp nhận hồ sơ dự thầu đó.

(c) Nhận xt: Cơ quan Thực hiện phải bác bỏ hồ sơ telex đó mà

không cần đọc hồ sơ t◊i lễ mở thầu Hồ sơ dự thầu bằng văn bản phải đ√ợc coi nh√ hồ sơ nộp muộn (xem d√ới đây) Cho dù không có câu hỏi nào đ√ợc đặt ra t◊i lễ mở thầu, Ngân hàng nhận thấy rằng không chấp nhận việc xem xt một hồ sơ telex V˙ dụ trên cho thấy một trong những l˝ do

để không xem xt hồ sơ telex là nếu hồ sơ bằng văn bản khác với hồ sơ telex, không thể xác đ˚nh bản nào có giá tr˚ Thời gian đấu thầu là đủ để tất cả các nhà thầu có thể nộp

hồ sơ dự thầu bằng văn bản đúng h◊n tr√ớc lễ mở thầu 4.06 Hồ sơ dự thầu nộp muộn

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ rằng những hồ sơ dự

thầu nộp muộn sẽ không đ√ợc chấp nhận thậm ch˙ nếu việc nộp muộn đó không phải do lỗi của nhà thầu.

(b) V˙ dụ: Một hồ sơ dự thầu b˚ nộp muộn v˘, theo nh√ nhà thầu giải

th˙ch, công ty d˚ch vụ vận chuyển hồ sơ đáng nhẽ ra phải giao hồ sơ 5 ngày tr√ớc khi mở thầu đã không giao đ√ợc

hồ sơ đúng h◊n tr√ớc lễ mở thầu mà chậm mất 4 ngày Hồ sơ b˚ bác bỏ v˘ l˝ do nộp muộn theo điều khoản ghi trong

hồ sơ mời thầu.

(c) Nhận xt: Việc áp dụng qui đ˚nh là các hồ sơ dự thầu nộp muộn

sẽ b˚ bác bỏ là do có sự e ng◊i rằng nhà thầu nộp hồ sơ muộn đã biết đ√ợc giá dự thầu đọc t◊i lễ mở thầu tr√ớc khi hoàn thành hồ sơ dự thầu của m˘nh V˘ thực tế là Cơ quan Thực hiện không thể xác minh nguyên nhân nộp hồ sơ dự thầu muộn do nhà thầu đ√a ra, giải pháp thực tế duy nhất là

để nhà thầu hoàn toàn ch˚u trách nhiệm về việc nộp hồ sơ theo thời h◊n Điều ngo◊i lệ duy nhất mà Cơ quan Thực hiện có thể xem xt là các tr√ờng hợp khi hồ sơ dự thầu

đ√ợc nộp cho Cơ quan Thực hiện đúng h◊n nh√ng không

đến tay cán bộ tổ chức mở thầu do sơ suất của cán bộ Cơ quan Thực hiện Nếu dự kiến tr√ờng hợp ngo◊i lệ này xảy

ra, cần phải ghi rõ trong hồ sơ mời thầu (Xem đo◊n 6.08) 4.07 Tài liệu kèm theo

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rõ những tài liệu nào

đ√ợc yêu cầu kèm theo hồ sơ dự thầu Ngoài ra, hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh nếu nhà thầu không cung cấp theo yêu cầu các tài liệu kèm theo hồ sơ dự thầu sẽ b˚ coi là l˝ do để bác bỏ hồ sơ đó.

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.13 d√ới đây)

(c) Nhận xt: Có rất nhiều tr√ờng hợp Cơ quan Thực hiện và Ngân

hàng phải quyết đ˚nh nếu nhà thầu không cung cấp bất kỳ

hay tất cả tài liệu yêu cầu kèm theo hồ sơ dự thầu t◊o ra khác biệt quan trọng (hồ sơ dự thầu b˚ bác bỏ) hay khác biệt nhỏ có thể đ√ợc sửa chữa sau khi mở thầu Có thể tránh

đ√ợc t˘nh tr◊ng này bằng cách qui đ˚nh rõ trong hồ sơ mời thầu là những hồ sơ dự thầu không có tài liệu kèm theo sẽ b˚ bác bỏ.

Đ˚a điểm giao nhận

4.08 Ch˙nh sách của Ngân hàng

(a) Nguyên tflc: Việc so sánh hồ sơ dự thầu phải đ√ợc thực hiện dựa

trên cơ sở giá CIF hay C&F đối với các nhà thầu n√ớc ngoài

và giá t◊i nhà máy hay giá t◊i kho đối với nhà thầu trong n√ớc Chi ph˙ vận tải nội đ˚a đến chân công tr˘nh phải đ√ợc Cơ quan Thực hiện t˙nh vào giá dự thầu nhằm mục đ˙ch

đánh giá (Xem đo◊n 4.34 và 8.27 (c) d√ới đây) Cho mục

đ˙ch hợp đồng, Cơ quan Thực hiện có thể giành quyền chỉ

đ˚nh cảng dỡ hàng (FOB), cảng đến (CIF hay C&F) hoặc chân công tr˘nh là đ˚a điểm giao nhận hàng Nếu những

điều kiện hợp đồng này đ√ợc lựa chọn, hồ sơ mời thầu phải yêu cầu nhà thầu báo giá đến một trong ba đ˚a điểm giao nhận trên nh√ng việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải dựa trên giá CIF hoặc C&F do nhà thầu chào bằng các giá tr˚ khác nhau nếu t˙nh chi ph˙ vận tải nội đ˚a đến đ˚a điểm th˙ch hợp.

Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh đ˚a điểm mà ph◊m vi bảo hiểm có hiệu lực (Cơ quan Thực hiện có thể có ch˙nh sách

về “floater” theo đó hàng hoá đ√ợc bảo hiểm từ cảng dỡ hàng hay cảng đến cho đến tận chân công tr˘nh và trong thời gian l√u bãi t◊i công tr˘nh Cần phải tránh bảo hiểm hai lần).

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu do Cơ quan Thực hiện đ√a ra để mua sflm

phân bón không qui đ˚nh giá dự thầu sẽ đ√ợc đánh giá trên cơ sở giá FOB hay CIF Cơ quan Thực hiện đề xuất xt giá

dự thầu dựa trên giá FOB nh√ng Ngân hàng yêu cầu đánh giá dựa trên giá CIF.

(c) Nhận xt:

(i) So sánh giá dự thầu trên cơ sở giá CIF hay C&F là ch˙nh sách không thay đổi của Ngân hàng đã đ√ợc áp dụng nhất quán từ tr√ớc tới nay Nếu Bên vay có l˝ do riêng lựa chọn cơ sở đánh giá khác trong những tr√ờng hợp cụ thể, phải

xác đ˚nh hợp đồng liên quan trong giai đo◊n thẩm đ˚nh khoản vay và để thu xếp khoản vay từ nguồn tài ch˙nh khác không phải từ Ngân hàng.

(ii) So sánh giá dự thầu trên cơ sở giá CIF hoặc C&F không bflt buộc Cơ quan Thực hiện phải k˝ hợp đồng trên cơ sở đó; theo qui đ˚nh trong phân đo◊n (a) trên đây, hồ sơ mời thầu phải yêu cầu các nhà thầu báo giá t√ơng ứng với các đ˚a

điểm giao nhận khác nhau nếu Cơ quan Thực hiện muốn giữ ph√ơng án k˝ hợp đồng không phải dựa trên giá CIF hay C&F.

(iii) L˝ do phải so sánh giá dự thầu dựa trên đ˚a điểm giao nhận

là cảng đến là v˘ giá FOB không cho Cơ quan Thực hiện thấy chi ph˙ nhập khẩu thực tế V˘ chi ph˙ vận tải hàng hoá

từ các nơi trên thế giới là khác nhau nên giá dự thầu đáp ứng cơ bản và có giá thấp nhất dựa trên giá FOB (ở đây đ√ợc gọi

là “giá dự thầu thấp nhất”) có thể không phải là giá dự thầu thấp nhất dựa trên việc giao nhận t◊i cảng đến V˘ vậy, giá FOB không phải là th√ớc đo giá chuẩn.

4.09 Các điều khoản h◊n chế về vận tải biển

(a) Nguyên tflc: Ngân hàng sẽ không phê duyệt hồ sơ mời thầu với

những điều khoản về vận tải biển hay các điều khoản bảo hiểm h◊n chế và sẽ không cung cấp tài ch˙nh cho phần vận tải và bảo hiểm của hợp đồng có những điều khoản h◊n chế (b) V˙ dụ: Bên vay yêu cầu đ√a một điều khoản vào trong hồ sơ mời

thầu, điều khoản này yêu cầu nhà thầu thflng thầu chỉ sử dụng d˚ch vụ vận tải của n√ớc đó đối với thiết b˚ đ√ợc xác

đ˚nh Ngân hàng đồng ˝ rằng ch˙nh phủ có quyền làm nh√ vậy nh√ng từ chối không phê duyệt hồ sơ mời thầu Bên vay quyết đ˚nh tài trợ cho hợp đồng bằng nguồn vốn riêng của m˘nh.

(c) Nhận xt: Có hai l˝ do để Ngân hàng quyết đ˚nh nh√ vậy: (i) Theo Điều lệ của Ngân hàng, Ngân hàng phải đảm bảo rằng tất cả các n√ớc thành viên của m˘nh đều có quyền b˘nh

đ⁄ng tham gia c◊nh tranh vào ho◊t động do Ngân hàng tài trợ bằng vốn vay “Ho◊t động đ√ợc tài trợ” không chỉ bao gồm hàng hóa cần thiết cho dự án mà còn bao gồm d˚ch vụ vận tải hàng hóa và bảo hiểm Theo đó, tất cả các n√ớc thành viên đều có cơ hội c◊nh tranh cung cấp d˚ch vụ vận tải và bảo hiểm.

(ii) Biểu giá vận tải biển của các công ty d˚ch vụ của Nhà n√ớc hay do Nhà n√ớc kiểm soát th√ờng không giống với biểu giá hiện có trên th˚ tr√ờng thế giới; nên rất khó, nếu không phải là không thể đối với các nhà cung ứng để căn cứ t˙nh chi ph˙ vận tải vào thời điểm vận tải khác nhau trên th˚ tr√ờng quốc tế V˘ vậy, họ th√ờng phải t˙nh dự phòng trong giá dự thầu để bảo đảm cho m˘nh tr√ớc những biến động giữa giá th˚ tr√ờng và giá của công ty d˚ch vụ do Cơ quan Thực hiện qui đ˚nh Thậm ch˙ mặc dù Ngân hàng không tài trợ cho vận tải, Cơ quan Thực hiện phải nêu rõ biểu giá nhà thầu phải áp dụng để t˙nh chi ph˙ vận tải biển nếu sử dụng các điều khoản h◊n chế về vận tải biển trong hồ sơ mời thầu

có những điều khoản h◊n chế Biểu giá này phải đ√ợc nhân viên Ngân hàng xem xt và chứng nhận là hợp l˝ và phù hợp.

(iii) Một ph√ơng án để qui đ˚nh biểu giá là yêu cầu các nhà thầu báo giá trên cả hai cơ sở là giao nhận hàng FOB và CIF (hay C&F) để Cơ quan Thực hiện quyết đ˚nh k˝ hợp đồng theo một trong hai lo◊i giá Giá dự thầu sẽ đ√ợc đánh giá trên cơ sở giá CIF (hay C&F), cho dù Cơ quan Thực hiện cuối cùng sẽ quyết đ˚nh k˝ hợp đồng theo giá đó hay theo giá FOB.

Cơ sở Trao thầu

4.10 Các vấn đề chung

Việc hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh rõ cơ sở xt thầu để trao hợp

đồng là một l˝ do quan trọng dẫn đến sự không rõ ràng và bất đồng trong quá tr˘nh xt thầu T˘nh tr◊ng này th√ờng do hai vấn đề sau gây ra.

4.11 So sánh giá bỏ thầu theo khối l√ợng hay h◊ng mục

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải ghi rõ cơ sở trao thầu theo hồ

sơ mời thầu bao gồm khối l√ợng hay phần việc riêng biệt sẽ

là giá dự thầu thấp nhất cho mỗi khối l√ợng hay phần việc hoặc tổng giá dự thầu thấp nhất cho toàn bộ khối l√ợng T√ơng tự nh√ vậy, nếu xt mỗi h◊ng mục riêng biệt để trao thầu riêng, điều này phải đ√ợc ghi rõ trong hồ sơ mời thầu (Xem đo◊n 8.01)

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.01 d√ới đây về các v˙ dụ)

(c) Nhận xt: Nói chung, Cơ quan Thực hiện cần phải giành quyền

quyết đ˚nh trao thầu riêng biệt với từng phần việc hay khối l√ợng hoặc kết hợp, với điều kiện trao thầu riêng rẽ không gây ra những vấn đề kỹ thuật do không t√ơng th˙ch 4.12 Khối l√ợng từng phần

(a) Nguyên tflc: Trong việc mua sflm hàng hóa, v˙ dụ nh√ phân bón,

Cơ quan Thực hiện sẽ có lợi thế hơn nếu có thể mời thầu cho từng khối l√ợng nhỏ hơn so với toàn bộ khối l√ợng ghi trong hồ sơ mời thầu, với điều kiện là giá dự thầu đó là giá cho từng khối l√ợng nhỏ với chi ph˙ vận tải hợp l˝ Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ khả năng chấp nhận giá dự thầu cho từng khối l√ợng nhỏ Hồ sơ mời thầu cũng phải qui đ˚nh quyền trao thầu cho từng khối l√ợng đã đ√a ra của Cơ quan Thực hiện Phải yêu cầu các nhà thầu ghi rõ số l√ợng hàng hóa tối thiểu mà nhà thầu có thể nhận đặt hàng ở mức giá

đã chào.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu cho 30.000 triệu tấn phân bón và

qui đ˚nh rằng những hồ sơ dự thầu chào thầu d√ới khối l√ợng trên sẽ không đ√ợc xem xt Giá dự thầu thấp nhất

là cho 20.000 triệu tấn theo đó đã b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt:

(i) Hàng hóa đ√ợc mua sflm với số l√ợng lớn sẽ đ√ợc vận tải một cách kinh tế nhất do việc k˝ hợp đồng thuê bao cả tàu V˘ vậy, cần phải mua sflm những hàng hoá đó theo tải trọng tàu để tránh chi ph˙ vận tải quá cao Tuy nhiên, không có

sự chênh lệch giá giữa một hay nhiều tải trọng tàu V˘ thế không có l˝ do g˘ bên mua l◊i từ chối đề xuất một khối l√ợng tối thiểu đ√ợc qui đ˚nh (v˙ dụ 10.000 triệu tấn) nếu giá có lợi Đặc biệt khi mua phân bón, giá dự thầu thấp th√ờng là của những khối l√ợng ˙t hơn tổng khối l√ợng yêu cầu, bên mua có cơ hội mua khối l√ợng đặt hàng với giá thấp nhất, và chấp nhận giá cao hơn cho những khối l√ợng không đ√ợc h√ởng giá dự thầu thấp nhất V˘ vậy, Cơ quan Thực hiện phải chú ˝ nêu rõ trong hồ sơ mời thầu (i) giá dự thầu cho khối l√ợng ˙t hơn 5.000 triệu tấn hay 10.000 triệu tấn sẽ b˚ bác bỏ, hơn là giá dự thầu cho khối l√ợng ˙t hơn tổng khối l√ợng sẽ b˚ bác bỏ; (ii) giá dự thầu sẽ đ√ợc so sánh trên cơ sở giá chào cho khối l√ợng tối thiểu đ√ợc qui

đ˚nh; và (iii) bên mua có quyền trao hợp đồng cho khối l√ợng ˙t hơn khối l√ợng mời thầu.

(ii) Thủ tục này cũng đ√ợc áp dụng cho việc mua sflm các hàng hoá khác nh√ những tấm nhôm, nh√ng thông th√ờng khối l√ợng tối thiểu đ√ợc qui đ˚nh l◊i ˙t hơn tải trọng tàu

ıu tiên lựa chọn của ng√ời sử dụng

(b) Việc cho php ng√ời nông dân đ√ợc lựa chọn thiết b˚ có thể là một yếu tố hiệu quả trong thủ tục mua sflm nếu nh√ ng√ời nông dân có sự so sánh hợp l˝ giữa các thiết b˚ đ√a ra Họ có thể làm đ√ợc điều này khi họ có kinh nghiệm sử dụng một hay nhiều nhãn hiệu hay chủng loa˚ đ√ợc đ√a ra hoặc khi họ có thể tiếp xúc với những chuyên gia hiểu biết về thiết b˚ hay đã

có kinh nghiệm sử dụng những thiết b˚ đó V˘ kinh nghiệm sử dụng một lo◊i thiết b˚ có thể sẽ b˚ l◊c hậu do những thay đổi trong thiết kế và v˘ kinh nghiệm của ng√ời nông dân chỉ có lợi chỉ khi họ đã từng mua đúng lo◊i thiết b˚ đó, kết hợp với việc ng√ời nông dân có thể √u tiên lựa chọn mua thiết b˚ nói chung chỉ mang l◊i lợi ˙ch nếu mua sflm các lo◊i thiết b˚ có tuổi sử dụng t√ơng đối ngfln, nh√ máy xới điện hay máy ko lo◊i nhỏ Các thiết b˚ có tuổi sử dụng dài hơn không phù hợp lflm với thủ tục mua sflm này v˘ một lo◊i thiết b˚ mà ng√ời nông dân đã quen sử dụng có thể sẽ không còn đ√ợc sử dụng nữa khi cần phải thay thế và lúc đó những chủng lo◊i máy mới sẽ đ√ợc nhà sản xuất

đó hay những nhà sản xuất khác đ√a ra Nếu các đối t√ợng sử dụng khác nhau

có lựa chọn khác nhau về k˙ch th√ớc, công suất hay t˙nh năng t√ơng tự của thiết b˚ thay cho yêu cầu về nhãn hiệu hay chủng lo◊i th˘ phải xem xt việc để ng√ời sử dụng trực tiếp mua thiết b˚ hơn là tổ chức mua tập trung.

(c) Nếu sự lựa chọn đ√ợc đ√a ra cho ng√ời sử dụng là một trong các nhãn hiệu, th˘ ph√ơng thức mua sflm đó có một vấn đề nội t◊i Bất kỳ nhà sản xuất nào ở một n√ớc nào đó nếu không áp dụng h˘nh thức bán hàng tr√ớc sẽ hết sức khó khăn khi để ng√ời nông dân tự chọn thiết b˚ của m˘nh Chỉ bằng

nỗ lực bán hàng nhanh với giá c◊nh tranh cao th˘ mới giải quyết đ√ợc khó khăn này.

(d) Việc thu xếp chi tiết các thủ tục mua sflm có √u tiên lựa chọn của ng√ời sử dụng có thể khác nhau đáng kể, nh√ng vẫn ch√a đủ kinh nghiệm để quyết đ˚nh ph√ơng thức nào hiệu quả nhất Trong giai đo◊n thẩm đ˚nh khoản vay, các yếu tố đ√ợc đề cấp đến trong đo◊n này và các đo◊n sau cần phải đ√ợc xem xt cận thẩn Cũng cần phải xem xt ph√ơng thức “bên vay l◊i tự mua sflm” thay v˘ tổ chức mua sflm tập trung (Xem đo◊n 3.08 của H√ớng dẫn) 4.14 Số l√ợng Tối thiểu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ số l√ợng mua sflm tối

thiểu từ các nhà thầu đ√ợc coi là “nhà cung ứng đ√ợc cấp php” hoặc nếu biết rằng bản thân uy t˙n là điều kiện đủ để nộp thầu th˘ Cơ quan Thực hiện có thể dứt khoát từ chối việc đ√a ra những bảo đảm nh√ vậy Trong tr√ờng hợp thứ hai, các nhà thầu sẽ đ√ợc yêu cầu đ√a ra số l√ợng tối thiểu

họ có thể cung cấp và chào giá t√ơng ứng với các khối l√ợng cung cấp khác nhau Khi đó, hồ sơ mời thầu phải nêu

rõ cơ sở so sánh giá dự thầu khi xt thầu, v˙ dụ là giá dự thầu cho tổng khối l√ợng.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu động cơ và máy ko qui đ˚nh rằng “không

có sự đảm bảo về số l√ợng hàng hoá mà nhà cung ứng sẽ mua”.

(ii) Hồ sơ mời thầu tối thiểu 100 máy bơm từ mỗi nhà cung ứng ch˙nh thức.

(c) Nhận xt:

(i) Lựa chọn giữa hai ph√ơng án tr˘nh bày trên đây tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có số l√ợng các nhà thầu đã tiếp th˚ sản phẩm ở n√ớc đó và m◊ng l√ới tổ chức đ◊i l˝ phân phối sản phẩm của các nhà thầu; việc các tổ chức t˙n dụng

đặt hàng và thanh toán; khả năng xâm nhập th˚ tr√ờng; qui mô đầu t√ cần thiết để thành lập và duy tr˘ một đ◊i l˝, v.v Ph√ơng án nào cũng có thể thực hiện đ√ợc Tuy nhiên, cần phải l√u ˝ rằng việc bảo đảm mua đ√ợc một số l√ợng nhất

đ˚nh lo◊i hàng hoá nào đó làm cho ng√ời nông dân bỏ lỡ cơ hội mua đ√ợc thiết b˚ họ muốn, có nghĩa là những ng√ời đã

đặt hàng sau khi toàn bộ số l√ợng hàng đó có nhãn hiệu nổi tiếng b˚ bán hết Họ buộc phải mua những thiết b˚ còn l◊i hoặc tổ chức t˙n dụng phải mua một số l√ợng tối thiểu hàng hoá mà không biết chflc là có bán đ√ợc cho ng√ời nông dân hay không.

(ii) Theo kế ho◊ch bán hàng theo yêu cầu của ng√ời sử dụng, nhà thầu th√ờng nhận trách nhiệm tổ chức hay duy tr˘ một m◊ng luới d˚ch vụ bán hàng, sửa chữa và bảo tr˘ thiết b˚.

Điều này đòi hỏi nỗ lực và chi ph˙ của nhà cung ứng có thể còn ch√a có cơ sở t◊i n√ớc đó Việc yêu cầu nhà thầu ghi

rõ số l√ợng tối thiểu họ có thể cung cấp và chào giá t√ơng ứng với các khối l√ợng cung cấp khác nhau nếu không thể bảo đảm số l√ợng tối thiểu sẽ mua, sẽ cho php nhà thầu t˙nh toán chặt chẽ hơn về lợi ˙ch và chi ph˙ của họ Cần phải xem xt việc này nh√ một ph√ơng án đ√a ra khối l√ợng tối thiểu sẽ mua và nh√ vậy tránh đ√ợc rủi ro cho Cơ quan Thực hiện và bất lợi cho ng√ời sử dụng liên quan đến trách nhiệm mua một khối l√ợng hàng hoá xác đ˚nh từ mỗi nhà cung ứng ch˙nh thức (Xem phân đo◊n (i) trên đây) 4.15 Giá dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ giá dự thầu đ√ợc chào

phải bao gồm mọi chi ph˙ nh√ trong chi ph˙ bán lẻ (hay “chi ph˙ khách hàng”) bán cho ng√ời nông dân.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu nêu rõ giá đ√ợc chào phải là “đơn giá theo

đó (nhà thầu) sẽ giao thiết b˚ đến tận tay (khách hàng)” (ii) Hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu chào giá với các khoản riêng nh√ chi ph˙ vận tải FOB, vận tải bằng đ√ờng biển, bảo hiểm, vận tải nội đ˚a và các chi ph˙ nội đ˚a khác.

(c) Nhận xt:

(i) V˙ dụ thứ nhất yêu cầu chào giá bán lẻ Giá này không chỉ bao gồm mọi chi ph˙ vận tải, hải quan, v.v mà còn có cả hoa hồng của đ◊i l˝ hay lợi nhuận Đây là giá ng√ời mua quan tâm.

(ii) Trong v˙ dụ thứ hai, điều không rõ ràng là giá yêu cầu là giá bao gồm mọi khoản chi ph˙ nh√ trong giá bán lẻ và nếu

không, ng√ời nông dân làm cách nào để biết giá m˘nh sẽ phải trả tr√ớc khi quyết đ˚nh mua.

(iii) Sau khi có nhiều kinh nghiệm hơn với ph√ơng thức mua sflm này, cần phải xem xt các vấn đề khác Trong đó có các vấn đề nh√ sau:

- liệu ng√ời nông dân có biết lựa chọn giữa các nhãn hiệu

và chủng lo◊i thiết b˚ khác nhau nếu tr√ớc đó họ không

có kinh nghiệm về các chủng lo◊i thiết b˚ c◊nh tranh;

- liệu có thể giới thiệu những nhãn hiệu hàng hóa mới một khi chỉ có một hoặc hai nhà sản xuất có cơ sở sản xuất t◊i n√ớc đó;

- khi nào tổ chức t˙n dụng cần phải tham gia vào mua và phân phối thiết b˚ sau khi nhà sản xuất đ√ợc công nhận ch˙nh thức;

- liệu tổ chức t˙n dụng có phải áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật

để xt thầu hay chỉ xem xt giá Nếu áp dụng tiêu chuẩn

kỹ thuật, tổ chức t˙n dụng có ˝ kiến về chất l√ợng, theo l˝ thuyết, đây thực ra là quyền của những ng√ời nông dân;

- kế ho◊ch thanh toán cho bên cung ứng nh√ thế nào, việc xem xt các khả năng qui đổi ngo◊i tệ của n√ớc đó (cần thiết nếu áp dụng ph√ơng pháp hoàn trả đối với ho◊t

động giải ngân của Ngân hàng) và nhu cầu thanh toán ngay một cách hợp l˝ cho nhà cung ứng;

- liệu có cần thiết lập quan hệ bằng hợp đồng giữa bên nhập khẩu hay đ◊i l˝ và tổ chức t˙n dụng theo đó bên nhập khẩu hay đ◊i l˝ giữ l◊i thiết b˚ “làm tin” và tổ chức t˙n dụng bảo đảm bằng danh nghĩa cho đến khi thiết b˚

đ√ợc giao cho nông dân; cách này đã đ√ợc đề xuất trong một tr√ờng hợp.

4.16 Hồ sơ Dự thầu Thay thế

(a) Nguyên tflc: Trừ khi hồ sơ mời thầu về hợp đồng cung ứng có các

điều khoản khác về việc chấp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu thay thế, hồ sơ dự thầu thay thế chỉ đ√ợc xt đến khi

hồ sơ dự thầu cơ sở (hay hồ sơ dự thầu ch˙nh) đ√ợc đánh giá

là hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản và có giá dự thầu thấp nhất.

Khi đánh giá các hợp đồng xây dựng, các ph√ơng án thay thế về tiến độ công việc, ph√ơng pháp xây dựng hay vật liệu

sẽ đ√ợc dùng trong xây dựng sẽ đ√ợc đánh giá, nếu chấp nhận về kỹ thuật và không kể đến t˙nh đáp ứng của hồ sơ dự thầu đối với tất cả các giải pháp kỹ thuật.

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.32 d√ới đây)

(c) Nhận xt:

(i) Có nhiều cách đối với hồ sơ dự thầu thay thế Những cách này sẽ đ√ợc tr˘nh bày chi tiết hơn trong đo◊n 8.32 ở đây, khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, điểm quan trọng là vai trò của

hồ sơ dự thầu thay thế phải đ√ợc nêu rõ trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo cho các nhà thầu biết rằng liệu hồ sơ dự thầu thay thế có đ√ợc xem xt không và đ√ợc xem xt trong những hoàn cảnh nào và để tránh sự không rõ ràng trong khi xt thầu.

(ii) L˝ do áp dụng các tiêu chuẩn khác nhau về hồ sơ dự thầu thay thế do nhà thầu đề xuất đối với hợp đồng cung ứng và hợp đồng xây dựng th√ờng là các đề xuất về ph√ơng pháp xây dựng hay về vật t√ t√ơng tự nh√ng không đ√ợc t˙nh đến khi đề xuất các giải pháp kỹ thuật Chừng nào Cơ quan Thực hiện và các t√ vấn đồng ˝ về kỹ thuật với hồ sơ dự thầu thay thế, những hồ sơ dự thầu thay thế này phải đ√ợc xem xt thậm ch˙ nếu nó khác với những điều khoản về qui cách kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu Đấu thầu đối với hợp

đồng cung ứng th˘ khác Giả sử là Cơ quan Thực hiện và các t√ vấn biết rất rõ về thiết b˚ và vật t√ hiện có và đã mô tả trong phần qui cách kỹ thuật về những kết luận về thiết b˚ và vật t√ phù hợp nhất cho dự án V˘ thế, trong nhiều tr√ờng hợp cần phải tuân theo các qui cách kỹ thuật tr√ớc khi xem xt ph√ơng án thay thế Trong thực tế, các ph√ơng

án thay thế do nhà thầu đề xuất đối với các hợp đồng xây dựng th√ờng hay đ√ợc chấp nhận hơn so với các ph√ơng án thay thế đối với hợp đồng cung ứng.

Sai lệch so với Hồ sơ Mời thầu

4.17 Các vấn đề chung

Những sai lệch so với những điều khoản của hồ sơ mời thầu (Chỉ dẫn cho nhà thầu, Biểu mẫu dự thầu và Biểu giá, Các điều kiện của hợp đồng và

Qui cách Kỹ thuật) th√ờng đ√ợc chia thành hai lo◊i ch˙nh Những sai lệch chủ yếu của nhà thầu là do “sự không đáp ứng cơ bản” và dẫn đến hồ sơ dự thầu b˚ bác bỏ Ng√ợc l◊i, các hồ sơ dự thầu có những sai lệch phụ đ√ợc coi là “đáp ứng cơ bản” và v˘ vậy đ√ợc đánh giá và xem xt để trao thầu Vấn đề là phải xác đ˚nh những sai lệch nào là những “sai lệch chủ yếu” và những “sai lệch phụ” Phần lớn các vấn đề nảy sinh khi xt thầu về những tr√ờng hợp có sai lệch có thể tránh đ√ợc bằng cách dự đoán tr√ớc các sai lệch có thể xảy ra và qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu những sai lệch có thể dẫn đến hồ sơ dự thầu b˚ bác bỏ Cách thức liên quan đến những sai lệch th√ờng xuyên xảy ra sẽ đ√ợc tr˘nh bày d√ới đây và trong Phần 8.

4.18 T˙nh hoàn thiện của hồ sơ dự thầu

(a) Nguyên tflc: Nếu Cơ quan Thực hiện dự đ˚nh từ chối những hồ sơ

dự thầu không hoàn thiện, điều này phải đ√ợc nêu trong hồ sơ mời thầu Nếu các hồ sơ không hoàn thiện không đ√ợc xem xt, th˘ hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rõ số l√ợng tối thiểu các h◊ng mục đ√ợc chào giá trong hồ sơ dự thầu hay giá tr˚ tối thiểu của h◊ng mục đ√ợc chào giá và những hồ sơ

dự thầu không đáp ứng những yêu cầu tối thiểu đó sẽ b˚ lo◊i Hồ sơ mời thầu cũng phải nêu rõ những hồ sơ dự thầu không đầy đủ nh√ng vẫn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu nói trên vẫn đ√ợc đánh giá theo cách nào.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu yêu cầu các nhà thầu chào giá cho phụ

kiện thay thế ngoài giá thiết b˚ nh√ng không nêu rằng các

hồ sơ dự thầu không hoàn thiện sẽ b˚ bác bỏ Cơ quan Thực hiện đề xuất bác bỏ hai hồ sơ dự thầu mặc dù rất hấp dẫn v˘ hai hồ sơ này không chào giá cho phụ kiện thay thế Ngân hàng không đồng ˝; trong hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh

hồ sơ dự thầu không có phần phụ kiện thay thế sẽ b˚ bác bỏ nên Ngân hàng kết luận là dự toán giá phụ kiện thay thế sẽ

đ√ợc cộng vào giá thiết b˚ nhằm mục đ˙ch so sánh giá để thành giá dự thầu và hồ sơ dự thầu đó sẽ đ√ợc xem xt (Xem thêm v˙ dụ trong đo◊n 8.12).

(c) Nhận xt:

(i) Giá thành cho phụ kiện thay thế do Ngân hàng yêu cầu cộng vào giá dự thầu trong v˙ dụ trên đây sẽ do Cơ quan Thực hiện hay t√ vấn dự t˙nh theo giá phụ kiện trong các hồ sơ dự thầu khác mà không cần hỏi ˝ kiến của nhà thầu đó (ii) Khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, cần xem xt cẩn thận việc xử

l˝ nh√ thế nào khi lo◊i những hồ sơ dự thầu không hoàn thiện Vấn đề là việc bỏ sót một bộ phận quan trọng tr˚ giá cao của thiết b˚ hay một phần t√ơng đối nhỏ Nếu hồ sơ mời thầu có điều khoản về không chấp nhận những hồ sơ dự thầu không hoàn thiện, vẫn có khả năng những hồ sơ dự thầu tốt b˚ bác bỏ do việc bỏ sót những chi tiết không làm

ảnh h√ởng đến giá hay chất l√ợng h◊ng mục ch˙nh (iii) Phải cẩn thận khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, cụ thể là về phụ kiện thay thế V˙ dụ, yêu cầu chào giá “phụ kiện thay thế sau hai năm” cho php nhà thầu lập một danh mục phụ kiện thay thế đầy đủ Nếu nhà thầu biết rằng giá chào cho phụ kiện thay thế cũng đ√ợc xem xt khi xt thầu, đ√ơng nhiên nhà thầu đó sẽ có chiều h√ớng lập một danh mục ngfln và giá thành thấp hơn.

(iv) Việc yêu cầu các nhà thầu nộp danh mục phụ kiện thay thế với tổng giá tr˚ theo phần trăm (th√ờng là 10%) giá tr˚ thiết b˚ là không rõ ràng Không có cách nào để so sánh khối l√ợng của danh mục đó nhằm mục đ˙ch đánh giá và cũng không xếp h◊ng đ√ợc nhà thầu nếu tất cả các nhà thầu đều

đ√a ra cùng một tỉ lệ phần trăm theo giá tr˚ thiết b˚ trong hồ sơ dự thầu.

(v) Ph√ơng pháp tốt nhất để có đ√ợc giá phụ kiện thay thế cùng với giá dự thầu thiết b˚ là để Cơ quan Thực hiện (do t√ vấn

hỗ trợ) lập danh mục các phụ kiện thay thế theo đó các nhà thầu bflt buộc báo giá và sẽ đ√ợc xem xt khi xt thầu Ngoài ra, các nhà thầu có thể đ√ợc yêu cầu nộp bảng giá phụ kiện thay thế bổ sung dự kiến nh√ng bảng giá các phụ kiện bổ sung này không đ√ợc sử dụng nhằm mục đ˙ch xt thầu.

(vi) Nếu không có danh mục bflt buộc, th˘ báo giá cho phụ kiện thay thế sẽ không đ√ợc sử dụng nhằm mục đ˙ch xt thầu v˘ danh mục phụ kiện do các nhà thầu khác nhau đ√a ra th√ờng không so sánh đ√ợc và chênh lệch giá rất lớn Do vậy, việc xem xt giá thành phụ kiện khi xt thầu th√ờng có chiều h√ớng làm sai lệch giá dự thầu đối với phần thiết b˚, trừ tr√ờng hợp cùng có tỉ lệ giá thành thiết b˚; tuy nhiên, không nên áp dụng ph√ơng pháp này do l˝ do tr˘nh bày t◊i phần (iv) trên đây.

4.19 L˚ch biểu giao nhận

(a) Nguyên tflc: L˚ch biểu giao nhận thiết b˚ nhập khẩu phải đ√ợc ghi

rõ trong hồ sơ mời thầu Cần xem xt ba yếu tố, đó là l˚ch biểu tối √u, thời h◊n giao nhận sớm nhất và chậm nhất có thể và tiêu chuẩn đánh giá l˚ch biểu giao nhận do nhà thầu

đề xuất (Xem đo◊n 8.15 d√ới đây tr˘nh bày về đánh giá l˚ch biểu giao nhận) L˚ch biểu phải đ√ợc dựa trên tiến độ thực hiện dự án.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.15

4.20 L˚ch biểu thanh toán

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu không đ√ợc qui đ˚nh rằng các hồ sơ

dự thầu đề xuất l˚ch biểu thanh toán khác với l˚ch biểu trong

hồ sơ mời thầu sẽ b˚ bác bỏ mà các hồ sơ đó sẽ đ√ợc điều chỉnh (Xem đo◊n 8.27 về ph√ơng pháp điều chỉnh những

hồ sơ dự thầu đó) Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh ph√ơng pháp điều chỉnh nh√ thế nào nếu khác biệt về l˚ch biểu thanh toán.

(b) V˙ dụ: Cơ quan Thực hiện đề xuất bác bỏ một hồ sơ dự thầu v˘

l˚ch biểu thanh toán đ√ợc đề xuất khác với qui đ˚nh của hồ sơ mời thầu Ngân hàng không phê chuẩn đề ngh˚ này mà yêu cầu điều chỉnh hồ sơ dự thầu và tiếp tục xem xt (Phần

điều chỉnh chiếm khoảng 2% giá dự thầu).

(c) Nhận xt: V˘ mối liên quan về tài ch˙nh do các l˚ch biểu thanh

toán khác nhau có thể đ√ợc t˙nh một cách khá ch˙nh xác, nên ph√ơng pháp logic đối với một l˚ch biểu thanh toán khác với qui đ˚nh của hồ sơ mời thầu là điều chỉnh giá dự thầu theo chi ph˙ bổ sung mà việc chấp nhận l˚ch biểu do nhà thầu đề xuất có thể mang l◊i cho Cơ quan Thực hiện Cách này cho php không bác bỏ những hồ sơ dự thầu có thể rất có lợi thế đó Trong khi t˙nh toán giá tr˚ điều chỉnh, phải áp dụng tỉ lệ lãi suất cao nhất của Ngân hàng đối với các khoản vay hay tỉ lệ cho vay l◊i cao nhất đối với các khoản ch˙nh phủ cho Cơ quan Thực hiện vay l◊i.

4.21 Thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác

(a) Nguyên tflc:

(i) Hồ sơ mời thầu mua sflm thiết b˚ phải qui đ˚nh rõ giá dự

thầu không bao gồm thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác

đối với hàng nhập khẩu, và đối với hàng hóa sản xuất trong n√ớc, chỉ bao gồm những lo◊i thuế đã đ√ợc trả liên quan

đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu hay các nguyên liệu

đ√ợc sử dụng để sản xuất ra hàng hóa.

(ii) Hồ sơ mời thầu đối với các hợp đồng xây dựng phải qui

đ˚nh rõ rằng giá dự thầu bao gồm thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác mà nhà thầu và nhân viên của m˘nh có nghĩa

vụ phải trả, trừ những lo◊i thuế phải trả liên quan đến việc nhập khẩu thiết b˚ để thực hiện hợp đồng và sẽ đ√ợc tái xuất sau khi hoàn thành công tr˘nh Ngoài ra, nếu nhà thầu phải

đóng các lo◊i thuế khác do quốc t˚ch hay theo những điều khoản khác, những điều khoản về xt giá dự thầu trong hồ sơ mời thầu phải ghi rõ giá dự thầu sẽ b˚ điều chỉnh bao nhiêu để lo◊i trừ tác động do những khác biệt trên và do vậy

đảm bảo các hồ sơ dự thầu đ√ợc xem xt một cách công bằng.

(iii) Nếu Cơ quan Thực hiện muốn nêu trong hợp đồng mua sflm hàng hóa là nhà thầu có nghĩa vụ phải trả thuế nhập khẩu

và các lo◊i thuế khác, giá dự thầu sẽ đ√ợc tăng thêm theo

đúng giá tr˚ mà nhà thầu đã dự t˙nh riêng để trả thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác, theo những điều khoản của hồ sơ mời thầu Trong tr√ờng hợp này, việc xt thầu sẽ dựa trên giá dự thầu không kể thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu đối với hợp đồng xây dựng qui đ˚nh rằng

đơn giá sẽ bao gồm “mọi chi ph˙ để thực hiện công tr˘nh, lệ ph˙ cảng, thuế nhập khẩu, thuế thu nhập, thuế bán hàng và tất cả các lo◊i thuế khác đánh vào nhà thầu “ và “nhà thầu (và) các nhân viên n√ớc ngoài phải ch˚u trách nhiệm trả thuế thu nhập ” Chỉ có duy nhất một nhà thầu tuân theo qui đ˚nh trên nh√ng giá dự thầu của nhà thầu này là một trong số các giá dự thầu cao nhất Các hồ sơ dự thầu khác

ở chừng mực nào đó đều không tuân theo điều khoản về thuế nên không thể dựa trên một cơ sở chung để so sánh giá

dự thầu Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng đã mất vài tháng

để xây dựng một cơ sở để so sánh các hồ sơ dự thầu đáp ứng

đó bằng cách điều chỉnh giá dự thầu theo giá tr˚ cần thiết để cộng thêm phần chênh lệch so với các điều khoản qui đ˚nh trên đây trong hồ sơ mời thầu.

(c) Nhận xt:

(i) Điều chỉnh giá dự thầu trong khi xt thầu bằng cách √ớc t˙nh giá tr˚ cần thiết để cộng thêm phần thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác vào giá dự thầu là một giải pháp rất khó thực hiện, trong tr√ờng hợp tốt nhất có thể gây ra phản đối

từ các nhà thầu mà điều này th√ờng mất rất nhiều thời gian;

và trong tr√ờng hợp xấu nhất có thể buộc phải đấu thầu l◊i (ii) Để tránh t˘nh tr◊ng chậm trễ và mất ổn đ˚nh vốn có của việc

điều chỉnh giá dự thầu trong những tr√ờng hợp trên, cần phải bác bỏ ra những hồ sơ dự thầu không tuân theo các

điều khoản của hồ sơ mời thầu và phải qui đ˚nh rõ trong hồ sơ mời thầu là Cơ quan Thực hiện sẽ thực hiện đúng theo qui đ˚nh.

(iii) Nếu Cơ quan Thực hiện muốn lựa chọn k˝ hợp đồng mua sflm hàng hóa theo giá bao gồm thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác, Cơ quan Thực hiện cần phải qui đ˚nh rõ trong hồ sơ mời thầu, yêu cầu các nhà thầu nộp cùng hồ sơ dự thầu

dự toán riêng về thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác và thông báo cho các nhà thầu biết dự toán này sẽ đ√ợc đ√a vào hợp đồng; tuy nhiên, theo cách này th˘ các khoản thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác đối với hàng nhập khẩu sẽ

đ√ợc t˙nh riêng khi so sánh giá dự thầu.

4.22 Đền bù thiệt h◊i

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rằng hồ sơ dự thầu nào

khác với các điều khoản về đền bù thiệt h◊i sẽ đ√ợc điều chỉnh để xt thầu bằng cách cộng thêm giá tr˚ tối đa đ√ợc qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu vào giá dự thầu Giá tr˚ tối đa th√ờng đ√ợc ghi rõ trong điều khoản của hồ sơ mời thầu (b) V˙ dụ: Trong nhiều tr√ờng hợp, hồ sơ mời thầu không nêu rõ các

giải pháp cụ thể đối với những sai lệch không tuân theo các

điều khoản về đền bù thiệt h◊i Điều khoản này th√ờng có sfin nh√ng không có qui đ˚nh rõ ràng về các giải pháp đối với những sai lệch đó trong khi xt thầu.

(c) Nhận xt: V˘ mức độ điều chỉnh th√ờng là 10% giá dự thầu (xem

đo◊n 8.27), các nhà thầu bỏ qua điều khoản này với hy vọng Cơ quan Thực hiện sẽ chấp nhận sai lệch đó mà không xử ph◊t sẽ tuân theo điều khoản này nếu biết rằng việc không

tuân theo qui đ˚nh có thể sẽ làm tổn h◊i đến thành công của m˘nh trong cuộc c◊nh tranh, v˘ khi đó giá dự thầu của họ sẽ b˚ tăng lên nhằm mục đ˙ch so sánh.

4.23 Tiền giữ l◊i

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu có điều khoản về tiền giữ l◊i là một

tỉ lệ phần trăm của giá tr˚ thanh toán đ√ợc qui đ˚nh phải qui

đ˚nh rõ những giải pháp đối với những sai lệch về điều khoản này.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu th√ờng ˙t khi qui đ˚nh rõ những giải pháp (c) Nhận xt: Nhận xt trong phần về đền bù thiệt h◊i trên đây cũng

th˙ch hợp đối với số tiền giữ l◊i Xem đo◊n 8.27 về điều chỉnh khi xt thầu.

4.24 Tr√ợt giá

(a) Nguyên tflc: Khi hồ sơ mời thầu mời thầu theo giá cố đ˚nh, hồ

sơ mời thầu phải qui đ˚nh những hồ sơ dự thầu √ớc đ˚nh trong hợp đồng một điều khoản về tr√ợt giá sẽ b˚ coi là hồ sơ dự thầu không đáp ứng cơ bản và sẽ b˚ bác bỏ.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu theo giá cố đ˚nh Một hồ sơ dự

thầu đề xuất về tr√ợt giá đã b˚ Cơ quan Thực hiện bác bỏ và Ngân hàng phê duyệt quyết đ˚nh này của Cơ quan Thực hiện.

(c) Nhận xt: Không thể so sánh giá dự thầu có các điều khoản về

tr√ợt giá với giá dự thầu cố đ˚nh khi mời thầu theo giá cố

đ˚nh Mọi √ớc t˙nh của Cơ quan Thực hiện về tỉ lệ tr√ợt giá

có thể là cần thiết dựa trên giả đ˚nh về tỉ lệ l◊m phát trong t√ơng lai t◊i nhiều quốc gia Cũng không b˘nh đ⁄ng với các nhà thầu chào giá nhất đ˚nh nếu Cơ quan Thực hiện tránh cho các nhà thầu khác khỏi các rủi ro tự nhiên V˘ vậy, những sai lệch so với điều khoản về giá cố đ˚nh trong hồ sơ mời thầu phải đ√ợc giải quyết theo cách khác so với những

hồ sơ dự thầu đ√ợc tr˘nh bày trên đây và phải b˚ bác bỏ 4.25 Thầu phụ

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu hợp đồng xây dựng phải ghi rõ mức

độ hợp đồng thầu phụ cho php và có đ√ợc ghi tên các thầu phụ dự kiến trong hồ sơ dự thầu hay không.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh về mức độ hợp đồng thầu

phụ cho php Một nhà thầu đề xuất giao hợp đồng thầu phụ đối với toàn bộ các h◊ng mục ch˙nh của công tr˘nh Hồ sơ dự thầu đó b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt : Trong tr√ờng hợp đặc biệt này, việc bác bỏ hồ sơ dự

thầu đó là đúng v˘ ch˙nh nhà thầu đó đủ tiêu chuẩn dự thầu chứ không phải thầu phụ là ng√ời sẽ thực hiện phần lớn công tr˘nh Tuy nhiên, trong tr√ờng hợp khác, việc này không rõ ràng Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh qui tflc chủ

đ◊o về thầu phụ cho toàn bộ hợp đồng nhằm vừa h√ớng dẫn các nhà thầu tiềm năng trong việc chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu vừa xây dựng cơ sở để xt thầu.

đặc điểm (v˙ dụ, công suất, mã lực, đặc điểm xây dựng chủ yếu, v.v.) mà Cơ quan Thực hiện coi là không thể thiếu để đáp ứng các yêu cầu và phải qui đ˚nh rằng mọi sai lệch không tuân theo các đặc điểm đó sẽ b˚ coi là l˝ do để bác

bỏ hồ sơ dự thầu Những sai lệch so với những qui cách kỹ thuật không đ√ợc liệt kê sẽ b˚ coi là những sai lệch nhỏ Có ba vấn đề cụ thể th√ờng xuất hiện

sẽ đ√ợc tr˘nh bày sau đây.

4.27 Qui cách h◊n chế

(a) Nguyên tflc: Qui cách kỹ thuật phải đ√ợc tr˘nh bày theo h˘nh thức

cho php c◊nh tranh thực sự Do vậy, qui cách kỹ thuật không đ√ợc nêu ra các đặc điểm mà chỉ có một hoặc một

số ˙t các nhà cung cấp có thể đáp ứng.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu một cần cẩu di động có công suất

chỉ có duy nhất một trong số m√ời ba nhà thầu có thể đ√a

ra Kết hợp với một số đặc điểm đ√ợc qui đ˚nh khác, qui cách về công suất này b˚ coi là qui cách h◊n chế Không hợp đồng nào đ√ợc trao và phải tiến hành đấu thầu l◊i.

(c) Nhận xt: Có thể tránh đ√ợc sự chậm trễ do phải đấu thầu l◊i nếu

thận trọng xem xt cách tr˘nh bày về qui cách kỹ thuật Trừ khi cả Cơ quan Thực hiện và t√ vấn rất hiểu biết về th˚ tr√ờng của một lo◊i thiết b˚ nào đó, cần phải đặc biệt chú trọng đến việc xác đ˚nh t˙nh th˙ch hợp trong khi đ√a ra qui cách Điều này có thể thực hiện thông qua việc kiểm nghiệm từ catalô, t√ vấn từ nhà sản xuất hay trong các hợp

đồng lớn hơn, có thể tổ chức hội thảo tiền đấu thầu 4.28 Qui cách “t√ơng tự”

(a) Nguyên tflc: H√ớng dẫn (đo◊n 2.20) qui đ˚nh có thể áp dụng nhãn

hiệu hay số hiệu catalô và tiêu chuẩn cụ thể trong phần qui cách nếu viết thêm “hay t√ơng tự” Ng√ợc l◊i, nếu không

có chữ “hay t√ơng tự”, nhà thầu có thể hiểu rằng chỉ những

hồ sơ dự thầu phù hợp với miêu tả trong hồ sơ mời thầu sẽ

đ√ợc chấp nhận và Cơ quan Thực hiện sẽ bác bỏ những hồ sơ dự thầu có qui cách t√ơng tự.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu mời cung cấp một lo◊i đ√ờng ống đ√ợc

sơn bằng một lo◊i vật liệu sơn đặc thù theo tiêu chuẩn đ√ợc ban hành hay các tiêu chuẩn t√ơng tự cho cùng lo◊i vật liệu sơn đã đ√ợc chọn là lo◊i vật liệu phù hợp nhất với điều kiện

đất nền t◊i hiện tr√ờng Hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh sẽ chấp nhận lo◊i sơn t√ơng tự Một nhà thầu đ√a ra lo◊i đ√ờng ống đ√ợc sơn bằng lo◊i sơn khác h⁄n về cơ bản và giá dự thầu của nhà thầu này đ√ợc xem là thấp nhất Cơ quan Thực hiện kiến ngh˚ chấp nhận hồ sơ dự thầu này v˘ coi lo◊i sơn đ√a ra t√ơng tự với qui cách nêu trong hồ sơ mời thầu

và trao hợp đồng cho nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất Ngân hàng không đồng ˝ v˘ nhận thấy vật liệu sơn đ√ợc qui

đ˚nh đ√ợc bán rộng rãi và nh√ vậy qui cách không phải là qui cách h◊n chế và việc Cơ quan Thực hiện không qui đ˚nh

sẽ chấp nhận lo◊i đ√ờng ống đ√ợc sơn bằng lo◊i sơn khác nh√ng “t√ơng tự “ Kết luận là mặc dù vật liệu sơn thay thế

có giá tr˚ riêng của nó nh√ng hồ sơ dự thầu đó không đáp ứng về cơ bản và b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt: Theo v˙ dụ trên, không nên đợi đến lúc mở thầu mới

quyết đ˚nh xem qui cách “t√ơng tự” có đ√ợc chấp nhận hay không Điều này phải đ√ợc quyết đ˚nh khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu Trong v˙ dụ trên, rất có thể các nhà thầu khác,

những ng√ời chào giá đúng theo qui cách cũng đ√a ra lo◊i

đ√ờng ống đ√ợc sơn bằng lo◊i vật liệu thay thế và đ√a ra giá

dự thầu thấp Do vậy, quyết đ˚nh chấp nhận giá dự thầu thấp đã t◊o ra sự bất b˘nh đ⁄ng giữa các nhà thầu đáp ứng Cần phải kiểm tra kỹ hơn về vật liệu sơn hiện có trên th˚ tr√ờng tr√ớc khi đ√a ra qui cách trong hồ sơ mời thầu 4.29 Qui cách vận hành và chi tiết

(a) Nguyên tflc: Khi chuẩn b˚ qui cách kỹ thuật, việc quan trọng là

phải quyết đ˚nh từ ban đầu liệu các qui cách vận hành hay qui cách chi tiết có đ√ợc nêu lên hay không Khi kết hợp cả hai lo◊i qui cách này thành một lo◊i qui cách, khi xt thầu rất khó xác đ˚nh hồ sơ dự thầu nào đáp ứng và hồ sơ

dự thầu nào không đáp ứng qui cách Mặt khác, một khi hồ sơ mời thầu nêu rõ qui cách chi tiết th˘ hồ sơ dự thầu sẽ

đ√ợc xem xt theo đúng qui cách chi tiết đó.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu nêu qui cách chi tiết đối với thiết b˚ vận

chuyển đất, kể cả mã lực tối thiểu cho php của động cơ.

Hồ sơ mời thầu cũng qui đ˚nh yêu cầu vận hành về năng suất Một nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất đ√a ra lo◊i thiết b˚ có công suất động cơ thấp hơn 25% công suất qui đ˚nh

và cho rằng đủ đáp ứng yêu cầu về năng suất đ√ợc qui đ˚nh Cơ quan Thực hiện thuyết phục là đề xuất của nhà thầu là

đúng và đề ngh˚ trao hợp đồng cho nhà thầu đó Ngân hàng không đồng ˝ v˘ nhận thấy là Cơ quan Thực hiện đã đ√a các tiêu chuẩn về vận hành vào quá tr˘nh xt thầu mà trong hồ sơ mời thầu không cho biết đó là những tiêu chuẩn đánh giá mặc dù đã qui đ˚nh năng suất yêu cầu Theo đó, hồ sơ dự thầu có giá thấp nhất đã b˚ bác bỏ và trao hợp đồng cho nhà thầu có hồ sơ tuân theo qui cách về công suất động cơ và có giá dự thầu thấp nhất.

(c) Nhận xt: Chấp nhận những hồ sơ dự thầu sai lệch so với qui cách

là một cách thức làm thiệt h◊i các nhà thầu khác bất kể giá tr˚ kỹ thuật của lo◊i thiết b˚ do nhà thầu có giá dự thầu thấp

đ√a ra Nếu Cơ quan Thực hiện có quyết đ˚nh rõ ràng là muốn mua những thiết b˚ có giá thấp nhất và đ◊t tiêu chuẩn vận hành nhất đ˚nh th˘ phải nêu những qui cách vận hành hơn là những qui cách chi tiết và để cho nhà thầu tự xác

đ˚nh công suất của động cơ.

Kinh nghiệm ho◊t động

4.30 Các vấn đề chung

(a) Hồ sơ mời thầu mua sflm các thiết b˚ điện hay cơ kh˙ h◊ng nặng th√ờng yêu cầu nhà thầu cung cấp tài liệu chứng minh là thiết b˚ nhà thầu đ√a

ra ho◊t động tốt trong một khoảng thời gian xác đ˚nh Yêu cầu này nhằm mục

đ˙ch xây dựng một tiêu chuẩn về độ bền của thiết b˚ Đồng thời cũng yêu cầu các tiêu chuẩn về kinh nghiệm của nhà thầu về thiết kế và sản xuất thiết b˚ Kinh nghiệm đầu tiên - quá tr˘nh vận hành tốt tr√ớc đó của lo◊i thiết b˚ - là một vấn đề cần đ√ợc xem xt khi xt thầu; thứ hai là kinh nghiệm của nhà thầu cần đ√ợc xem xt riêng, sau khi nộp hồ sơ dự thầu hay trong quá tr˘nh sơ tuyển (Xem đo◊n 3.05).

(b) Sử dụng các thủ tục sơ tuyển nhà thầu đối với các hợp đồng đ√ợc nêu trong đo◊n 2.08 của H√ớng dẫn (hợp đồng xây lflp hay hợp đồng ch˘a khóa trao tay và những hợp đồng sản xuất các thiết b˚ phức t◊p về kỹ thuật hay giá thành cao) có hai lợi thế ch˙nh Lợi thế thứ nhất là làm đơn giản hóa quá tr˘nh xt thầu v˘ kinh nghiệm của nhà thầu đã đ√ợc tiêu chuẩn hóa và số l√ợng các nhà thầu có hồ sơ dự thầu đ√ợc xem xt đã giảm xuống Lợi thế thứ hai nhằm vào các nhà thầu có tiềm lực Chỉ những nhà thầu đ√ợc sơ tuyển mới phải đầu t√ thời gian và tiền b◊c để chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu chi tiết và các tài liệu liên quan.

4.31 Tiêu chuẩn vận hành

(a) Nguyên tflc: Tiêu chuẩn qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu đ√ợc sử

dụng trong việc đánh giá độ bền của thiết b˚ do nhà thầu

đ√a ra phải rõ ràng, thực tế và trong một chừng mực nhất

đ˚nh, phải linh ho◊t.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu cung cấp tài liệu chứng minh rằng họ có ˙t nhất ba năm kinh nghiệm thiết kế các tr◊m điện, và thiết b˚ đ√a ra “phải” ho◊t động tốt trong vòng

˙t nhất là 12 tháng t◊i một nơi thử nghiệm khác Có hai vấn

đề lớn nảy sinh Thứ nhất, liệu kinh nghiệm chuẩn b˚ mặt bằng và các bản vẽ lflp đặt có thể hiện đ√ợc kinh nghiệm

“thiết kế” không; thứ hai là liệu quá tr˘nh vận hành 8 tháng

có đ√ợc chấp thuận hay không mặc dù đã qui đ˚nh là 12 tháng Nh√ vậy là sẽ mất khoảng một năm để giải quyết các vấn đề trên đáp ứng sự thỏa mãn của Cơ quan Thực hiện

và Ngân hàng; bỏ lỡ 16 tháng từ ngày mở thầu cho đến ngày k˝ hợp đồng.

(ii) Hồ sơ mời thầu cung cấp máy nn kh˙ qui đ˚nh các nhà thầu phải chứng minh kinh nghiệm thiết kế thiết b˚ có tuổi thọ ho◊t động là 20 năm bằng 3 năm vận hành liên tục Hồ sơ mời thầu cũng yêu cầu vận hành thiết b˚ t◊i một nơi thử nghiệm khác trong “8.000 giờ” mà không có trục trặc lớn nào xảy ra với các bộ phận đ√ợc nêu trong hồ sơ mời thầu Nh√ vậy là sẽ mất một vài tháng để giải quyết các vấn đề phát sinh từ các yêu cầu trên và giải đáp các ˝ kiến của nhà thầu và các nhà thầu c◊nh tranh nhằm xác đ˚nh độ tin cậy của thiết b˚.

(c) Nhận xt:

(i) Trong v˙ dụ thứ nhất, trong khi xem xt các thông số về năng lực nhà thầu, rõ ràng là chỉ có rất ˙t công ty sản xuất thiết b˚ cho tr◊m điện có kinh nghiệm thiết kế v˘ trong hầu hết các tr√ờng hợp, thiết kế tr◊m điện do công ty t√ vấn thiết kế thực hiện chứ không phải do nhà sản xuất thiết b˚ (cũng nh√ trong tr√ờng hợp trên) Điều này cần phải đ√ợc xác đ˚nh rõ sớm hơn nếu nhà thầu đ√ợc sơ tuyển và phải

đ√ợc xem xt khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu.

(ii) Trong v˙ dụ thứ nhất, yêu cầu kinh nghiệm vận hành, tr√ớc hết cần phải quyết đ˚nh xem nhà thầu và Cơ quan Thực hiện

có hiểu nghĩa của từ “phải” là những thiết b˚ không vận hành tốt trong vòng 12 tháng sẽ b˚ bác bỏ, theo đề ngh˚ của Cơ quan Thực hiện Cần phải có yêu cầu rõ ràng hơn trong

hồ sơ mời thầu Phải qui đ˚nh rõ là việc không chứng minh

đ√ợc độ tin cậy của thiết b˚ sẽ là l˝ do để bác bỏ các hồ sơ

dự thầu, v˙ dụ các hồ sơ dự thầu chào thiết b˚ không vận hành tốt trong vòng 12 tháng sẽ b˚ bác bỏ.

(iii) Trong hồ sơ mời thầu máy nn kh˙, tiêu chuẩn về năng lực nhà thầu và độ tin cậy của thiết b˚ đ√ợc kết hợp chung nên rất khó đánh giá riêng biệt Tiêu chuẩn về kinh nghiệm thiết kế và sản xuất phải đ√ợc t˙nh theo chiều dài kinh nghiệm yêu cầu và t˙nh năng của lo◊i thiết b˚ đó, v˙ dụ “10 năm kinh nghiệm thiết kế và sản xuất máy nn kh˙ lo◊i có công suất tối thiểu là ”.

(iv) Trong hồ sơ mời thầu, yêu cầu về kinh nghiệm vận hành phải đ√ợc nêu t◊i một chỗ Nh√ vậy câu “vận hành liên tục trong 3 năm” (khoảng 26.000 giờ) sẽ rõ ràng hơn còn

“8.000 giờ” là một yêu cầu mâu thuẫn Ngoài ra, yêu cầu

“8.000 giờ” vận hành mà không b˚ trục trặc lớn cần phải t˘m hiểu về các nguyên nhân gây ra trục trặc trong quá tr˘nh vận hành thiết b˚ để xác đ˚nh xem nguyên nhân là do thiết b˚ hỏng hay do các nguyên nhân nào khác Cuối cùng, vấn đề

là lo◊i thiết b˚ đ√ợc vận hành thực tế để chứng minh cho thiết kế đồng bộ về mọi mặt có phải ch˙nh là lo◊i thiết b˚

đ√ợc chào trong hồ sơ dự thầu hay không Hơn 8.000 giờ vận hành mà nhà thầu nêu ra bao gồm cả thời gian cho những d˚ch vụ sửa chữa nhỏ tr√ớc và sau ch√a Do vậy, cần phải quyết đ˚nh xem toàn bộ thời gian vận hành đã đ√ợc t˙nh ch√a, hay chỉ là thời gian tr√ớc khi tiến hành sửa chữa hay là thời gian tiếp theo Hầu hết các vấn đề này sẽ không nảy sinh nếu l√u ˝ nhiều hơn đến các tác động thực tế của tiêu chuẩn độ bền đã đ√ợc qui đ˚nh.

(v) V˙ dụ trên và nhiều tr√ờng hợp t√ơng tự cho thấy các tiêu chuẩn h◊n chế không rõ ràng, mâu thuẫn, thiếu thực tế hay không cần thiết về kinh nghiệm vận hành đ√ợc nêu trong hồ sơ mời thầu đã gây ra nhiều khó khăn và ˝ kiến trái ng√ợc trong quá tr˘nh xt thầu Có thể cải thiện bằng những cách sau:

- tách riêng tiêu chuẩn về kinh nghiệm nhà thầu (để xác

đ˚nh năng lực nhà thầu) ra khỏi tiêu chuẩn về thiết b˚ nhà thầu đề xuất (để xác đ˚nh t˙nh năng phù hợp với qui cách);

- tiến hành sơ tuyển nhà thầu theo đúng thủ tục (xem đo◊n 4.30 (b) trên đây);

- yêu cầu các công ty xin sơ tuyển nộp danh mục các công tr˘nh lflp đặt lo◊i thiết b˚ t√ơng tự đang ho◊t động cùng với đơn xin sơ tuyển;

- Nếu tiến hành sơ tuyển, thu thập thông tin từ các chủ đầu t√ các công tr˘nh nêu trên về thời gian vận hành của thiết b˚ và về các vấn đề nảy sinh tr√ớc khi hoàn thành hồ sơ mời thầu; và xác đ˚nh tiêu chuẩn sẽ nêu trong hồ sơ mời thầu liên quan đến thông tin thu đ√ợc Trong khi một số vấn đề không tránh khỏi sẽ nảy sinh trong quá tr˘nh xt thầu thậm ch˙ nếu thực hiện tất cả các b√ớc trên, nh√ng

số l√ợng các vấn đề sẽ giảm đáng kể, cách giải th˙ch sẽ

đơn giản hơn và thời gian để xt thầu sẽ ngfln hơn.