văn phòng thống kê cấp xã

tài liệu được soạn năm 2017 được cập nhật theo các văn bản hiện hành

TÀI LIỀU ÔN THI VĂN PHÒNG THỐNG KÊ CẤP XÃ (Các mẫu văn bản hành chính nhà nước)

ỦY BAN NHÂN DÂN

Căn cứ Luật Chính quyền địa phương, 19/6/2015;

Căn cứ Luật thi đua khen thưởng ngày 26/11/2003; Luật sửa đổi bổ sungmột số điều của Luật thi đua khen thưởng ngày 14/6/2005 và Luật số39/2013/QH13, ngày 16/11/2013 của Quốc hội về việc sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Luật thi đua, khen thưởng;

Căn cứ Nghị định 91/2017/NĐ-CP ngày 31/07/2017 của Chính phủ “Quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng”;

Căn cứ Thông tư số 08/2017/TT-BNV, ngày 27/10/2017 về việc quy định chitiết thi hành một số điều của Nghị định số 91/2017/NĐ-CP, ngày 31/7/2017 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thi đua, khen thưởng;

Xét đề nghị của Hội đồng thi đua khen thưởng xã Hòa Phong về việc bìnhxét, khen thưởng năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Tặng Giấy khen của Chủ tịch UBND xã cho 12 tập thể và 25 cá

nhân đã hoàn thành tích xuất sắc nhiệm vụ năm 2017 (có danh sách trích ngangkèm theo)

Điều 2 Tiền thưởng được thực hiện theo quy định Nghị định

91/2017/NĐ-CP, ngày 31/07/2017 và trích từ nguồn kinh phí Thi đua - Khen thưởng của xã đểchi và thanh quyết toán

Điều 3 Văn phòng – Thông kê xã, Ban tài chính xã, các ngành liên quan,

các tập thể và các cá nhân có tên trong điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ban hành./

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4, được trình bày theochiều dài của trang giấy khổ A4, định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

1 Quốc hiệu được trình bày 2 dòng chữ tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang

giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải Dòng đầu chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ

12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu củacác cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới cóđường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw,

không dùng lệnh Underline) Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được

viết tắt theo quy định, được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theochiều ngang, ở phía trên, bên trái, chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốchiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thànhnhiều dòng Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản kiểu chữ đứng, đậm, được đặtcanh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòngchữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thànhnhiều dòng

3 Số, ký hiệu của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ

quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào

ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu của văn bản có

tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản

và bản sao kèm theo Thông tư này và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghithêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình

bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sauđịa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốchiệu

5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trìnhbày tại ô số 5a, được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang,nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so vớidòng chữ

6 Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản của văn bản, bố cục

của văn bản

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phảidùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cáchdòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảngcách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứphải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúcbằng dấu “phẩy”

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày theo quy định thông tư này

7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.”

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt

“KT.”

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.”

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bảntrong cơ quan, tổ chức

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác củangười ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”,

“TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức

vụ của người ký

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờgiấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

9 Nơi nhận

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ

“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ inthường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bàytrên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấmphẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo làchữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc

bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết),cuối cùng là dấu chấm

10 Các thành phần khác

a) Dấu chỉ mức độ mật: tuyệt mật, tối mật hoặc mật

b) Dấu chỉ mức độ khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ

c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạnchế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘINGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địachỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địachỉ trang thông tin điện tử (Website)

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản pháthành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn

về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thìcác phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập

ỦY BAN NHÂN DÂN

Kính gửi: - Các ban, ngành trực thuộc UBND xã;

- Các trường, trạm trên địa bàn xã.

Để kịp thời báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội,đảm bảo an ninh quốc phòng trong 6 tháng đầu năm 2017 về UBND huyện vàĐảng ủy xã trước ngày 09/6/2017;

UBND xã yêu cầu các ban, ngành trực thuộc UBND xã, các trường, trạmtrên địa bàn xã báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của ngành trong 6 tháng đầunăm và đề ra các chỉ tiêu, phương hướng trong 6 tháng cuối năm 2017

Thời gian gửi báo cáo: Trước ngày 8/06/2017 qua bộ phận Văn Phòng

Thống kê xã tổng hợp báo cáo lên cấp trên đúng thời gian quy định

Nhận được công văn này đề nghị các ban, ngành trực thuộc UBND xã, cáctrường, trạm trên địa bàn xã báo cáo kết quả đúng thời gian quy định

UỶ BAN NHÂN DÂN

Buổi sáng ngày 10/08/2017 toàn thể các bộ, công chức xã tham gia lớp tập huấn tại UBND xã Vì vậy UBND xã tạm ngưng giao dịch và tạm ngừng giải quyết công việc hành chính trong buổi sáng Buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ

30 phút tất cả cán bộ, công chức xã đến cơ quan giải quyết công việc hành chính theo quy định

Vậy UBND xã thông báo đến toàn thể nhân dân trên địa bàn xã biết để thuận lợi trong quá trình liên hệ công tác, giải quyết công việc hành chính

- TT Đảng ủy xã (bc);

- Đài phát thanh xã;

- Niêm yết tại trụ sở UBND xã;

- Lưu: VT.

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN ……… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /QĐ-UBND ………., ngày tháng 7 năm 2017

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương cho cán bộ, công chức và người lao động

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ vềviệc hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lươngtrước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;

Căn cứ kết quả họp xét nâng bậc lương 6 tháng đầu năm 2017 cho cán bộ,công chức, viên chức của Hội đồng lương huyện Krông Bông ngày 29/6/2017;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ tại Tờ trình số 169/TTr-NV ngày 30tháng 6 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Nâng bậc lương thường xuyên cho ông (bà): ……… Kế

toán - Tài chính xã ………… như sau:

Mã số ngạch: 01a.003 thuộc nhóm ngạch công chức loại D

Lên bậc: 5/10 Hệ số: 3,34

Kể từ ngày 01/03/2017

Điều 2 Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện,

Trưởng phòng Nội vụ, Thủ Trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan và ông (bà) cótên tại Điều 1 căn cứ Quyết định này thi hành kể từ ngày ký./

CÂU HỎI Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ đối với chức danh Văn phòng - thống kê

Câu 1: Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ nội vụ hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn:

Chức trách

Công chức xã, phường, thị trấn (xã, phường, thị trấn sau đây gọi chung là cấp xã) làm công tác chuyên môn thuộc biên chế của Ủy ban nhân dân cấp xã, có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác được phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao

Tiêu chuẩn chung

a Đối với các công chức văn phòng - thống kê, Địa chính - xây dựng - đô thị

và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc địa chính - nông nghiệp - xây dựng

và môi trường (đối với xã), Tài chính - kế toán, Tư pháp - hộ tịch, văn hóa - xã hội:

- Hiểu biết về lý luận chính trị, nắm vững quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của nhà nước;

- Có năng lực tổ chức vận động nhân dân địa phương thực hiện có hiệu quả chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;

- Có trình độ văn hóa và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, vị trí việc làm, có đủ năng lực và sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao;

- Am hiểu và tôn trọng phong tục, tập quán của cộng đồng dân cư trên địa bàn công tác

b Đối với công chức Chỉ huy trưởng quân sự cấp xã và trưởng công an xã: ngoài những tiêu chuẩn quy định trên còn phải có khả năng phối hợp với các đơn

vị Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và lực lượng khác trên địa bàn tham gia xây dựng nền quốc phòng toàn dân và thực hiện một số nhiệm vụ phòng thủ dân sự; giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, bảo vệ Đảng, chính quyền, bảo vệ tính mạng, tài sản của nhân dân, tài sản của nhà nước

Tiêu chuẩn cụ thể

a Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

b Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;

c Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp trở lên của ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của chức danh công chức được đảm nhiệm, cụ thể:

- Trưởng công an xã: Có trình độ trung cấp ngành Công an trở lên

- Chỉ huy trưởng quân sự: Có trình độ từ trung cấp quân sự cơ sở trở lên

- Văn phòng - thống kê: Có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên đối với các ngành: Văn thư - Lưu trữ; Hành chính; Luật; Quản trị văn phòng; Thống kê, Tổng hợp Văn, Sử, Triết học, hoặc Đại học Kinh tế, Đại học Xã hội học, Đại học Công nghệ Thông tin

- Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặcđịa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (đối với xã)

+ Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn): Có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên đối với các ngành: Địa chính, Xây dựng,

Đô thị, Môi trường, Quản lý đất đai

+ Địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (đối với xã): Có trình

độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên đối với các ngành: Địa chính, Xây dựng, Quản

lý đất đai, Môi trường, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi

- Tài chính - kế toán: Có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên đối với cácngành: Kế toán; Tài chính - Kế toán; Kinh tế - Tài chính; Kế toán Doanh nghiệp; Tài chính - Tiền tệ; Tài chính - Ngân hàng

- Tư pháp - hộ tịch: Có trình độ trung cấp trở lên đối với các ngành: Luật, Pháp lý

- Văn hóa - xã hội: Có trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên đối với các ngành: Văn hóa - Nghệ thuật; quản lý Văn hóa -Thông tin; Xã hội học; quản lý Văn hóa; Báo chí - Tuyên truyền; nghiệp vụ Lao động - Thương binh và Xã hội; Công tác xã hội; Thể dục - Thể thao; Du lịch

d Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ A trở lên; sử dụng được trong thực hiện nhiệm vụ

đ Trình độ ngoại ngữ: Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ A trở lên

e Tiếng dân tộc thiểu số: Ở địa bàn công tác phải sử dụng tiếng dân tộc thiểu số trong hoạt động công vụ thỉ phải biết thành thạo tiếng dân tộc thiểu số phùhợp với địa bàn công tác đó; nếu khi tuyển dụng mà chưa biết tiếng dân tộc thiểu

số thì sau khi tuyển dụng phải hoàn thành lớp học tiếng dân tộc thiểu số phù hợp với địa bàn công tác được phân công:

f Sau 01 năm kể từ ngày được tuyển dụng, công chức cấp xã phải hoàn thành lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước; được tham gia đào tạo, bồi dưỡng lí luận chính trị theo chương trình đối với chức danh công tác cấp xã hiện đảm nhiệm

g Tiểu chuẩn cụ thể đối với chức danh Chỉ huy trưởng Quân sự cấp xã và Trưởng công an đã thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành đối với cácchức danh này, đồng thời phải là đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam

Câu 2: Nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê

1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống

kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc vàthanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật

2 Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;

c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội

đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã

và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;

d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã

3 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.

Câu hỏi 3: Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân theo quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/01/2010 của Chính phủ phải có đầy đủ các yếu tố nào?

Điều 1 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:

1 Sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 2 như sau:

“2 “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;

3 “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành”

2 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 và khoản 2 Điều 4 như sau:

“1 Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này

2 Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công”

3 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 5 như sau:

“1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

b) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)

và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”

4 Sửa đổi khoản 1 Điều 6 như sau:

“1 Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật”

5 Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:

“Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

2 Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan,

tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”

6 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 và 3 Điều 10 như sau:

“1 Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.”

“3 Ký thừa uỷ quyền

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa uỷ quyền theothể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền”

7 Sửa đổi, bổ sung Điều 18 như sau:

“Điều 18 Chuyển phát và đính chính văn bản đi

3 Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.

8 Sửa đổi Điều 19 như sau:

“1 Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức

và bản chính lưu trong hồ sơ

2 Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký”

Điều 2 Hiệu lực thi hành

1 Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2010

2 Bãi bỏ phần căn cứ; khoản 2, 3 Điều 2; khoản 1, 2 Điều 4; khoản 1 Điều 5; khoản 1 Điều 6; khoản 1, 2 Điều 9; khoản 1, 3 Điều 10; tên Điều 18; khoản 1, 2 Điều 19; Điều 34 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Câu hỏi 4: Anh (chị) hãy trình bày những quy định về thể thức văn bản,

kỹ thuật trình bày văn bản theo và đối tượng nào được áp dụng trong Thông

tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ?

Trả lời:

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vàbản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể:

Các thành phần chung:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy

biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu

chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu insẵn (khổ A5)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh

Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

7a,

7b, 7c : quyền Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”

2 Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3 Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I)

Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vàongày 31 tháng 12 hàng năm

4 Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư này

Điều 17 Kỹ thuật trình bày

1 Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông

tư này (Phụ lục III)

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

2 Kỹ thuật trình bày bản sao

a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thànhphần thể thức tại Phụ lục III

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông

tư này

Câu hỏi 6: Anh (chị) hãy cho biết hoạt động lưu trữ là gì? Tài liệu là gì? Tài liệu lưu trữ là gì? Lưu trữ cơ quan là gì?

Trả lời:

1 Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

3 Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

4 Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu

trữ của cơ quan, tổ chức

Câu 7: Anh (chị) hãy trình bày những quy định của Luật Lưu trữ về huỷ tài liệu hết giá trị và hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có những gì?

Trả lời

Điều 28 Huỷ tài liệu hết giá trị

1 Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp

2 Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiếncủa cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều nàyquyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệuhết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

3 Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị

5 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức

có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Câu hỏi 8: Anh (chị) hãy cho biết trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan?

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiệnviệc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan

Điều 10 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức

Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;