TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã)

Toàn bộ những hoạt động đógóp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổchức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điề

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

(Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức

Văn phòng – Thống kê cấp xã)

Bài 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

1 Khái niệm

Trong thực tiễn cuộc sống, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khácnhau Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa họcquản lý ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử, cách hiểu về văn phòng cũng

có sự thay đổi và phát triển

Khi nhìn vào các công việc dễ thấy, hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơquan; văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các loại công việc liên quan đếncông văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặcvăn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ Bên cạnh đó, vănphòng luôn gắn với một địa điểm cụ thể nền văn phòng thường được hiểu là trụ

sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị.

Trong thực tế văn phòng còn được tổ chức hoạt động tương đối độc lập như một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính Trong một số trường hợp khác văn phòng gần như một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài.

Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luậtthừa nhận với tên gọi như: Văn phòng luật sư, Văn phòng tư vấn, Văn phòngnghị sĩ Văn phòng cũng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quantrọng, một cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo Khi thực hiệnnhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một

“thủ kho” về tài chính, tài sản

Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo

và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó

Hệ thống tổ chức bộ máy cơ quan nhà nước rất đa dạng, nhiều loại hìnhkhác nhau, tùy theo địa vị pháp lý của mình mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức

bộ máy tương ứng, trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thànhđược hình thành dường như đồng thời với sự ra đời của cơ quan tổ chức đó.

Các cách hiểu nêu trên về “văn phòng” phản ánh nhận thức của chúng

ta về chức năng, nhiệm vụ của “văn phòng” ở mỗi thời kỳ lịch sử và trongnhững hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định Trong hoạt động quản lý hànhchính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn

ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một khái niệm thốngnhất nhằm xây dựng tổ chức và điều hành công việc của nó có ngày càng cóhiệu quả hơn

Xét từ giác độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệpđầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định Ở đầu vào đó là cáchoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ cácnguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môitrường, v.v theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối

ưu trong từng hoạt động của cơ quan Đó là một trong những nội dung hoạtđộng rất đặc thù của công tác văn phòng Ở đầu ra đó là các hoạt động phânphối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bênngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động đógóp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổchức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản

lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợicủa tổ chức

Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụchính trị của mỗi cơ quan, đơn vị Trước hết, văn phòng luôn gắn với việc quản

lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục

vụ và duy trì hoạt động bình thường của cơ quan đơn vị Mặt khác, văn phòng cótrọng trách là phục vụ các điều kiện cơ bản cho nguồn nhân lực Trước hết là trựctiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự

an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vậtchất cho người lao động theo chế độ nhà nước, là đầu mối thu thập và cung cấpthông tin, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của mỗi cơ quan

Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổchức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng vàhiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo Chính vì vậy việc tăng cường xâydựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quantâm đặc biệt Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhận thức chưa thậtđúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa quan tâm đúngmức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉđạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúplãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc Thêm nữa, nhiều cán bộ, côngchức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, lúng túng, thiếu khoahọc trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Việc am hiểu, tinh thông và

áp đụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng sẽ giúp

cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên lục, ổn định, tập trung và hiện đại hóa tronghoạt động công vụ của mình Do đó, việc tăng cường nghiệp vụ cho đội ngũ laođộng văn phòng là hết sức cần thiết

Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ to lớn của mình văn phòng baogiờ cũng được đầu tư những điều kiện vật chất và nhân lực Về phương diện tổchức bộ máy và nhân sự văn phòng phải được thành lập và tổ chức hoạt độngtheo các nguyên tắc nhất định

2 Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn phòng:

Văn phòng với tư cách là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổchức có chức năng giúp thủ trưởng các cơ quan thực hiện nhiệm vụ chính trịcủa cơ quan đó Như vậy, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung về thành lậpmột cơ quan nhà nước, việc tổ chức và hoạt động của văn phòng của các cơquan, cần đặc biệt chú trọng một số nguyên tắc tổ chức và hoạt động, bao gồm:

- Nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp với chức năng nhiệm vụcủa cơ quan

- Nguyên tắc phân biệt rõ chức năng quản lý nhà nước với chức năngquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và sự nghiệp, đáp ứng yêu cầu hoạt độngcủa cơ quan và của công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước

- Bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, không chồng chéo, trùng lặp,chia cắt nhiệm vụ với các đơn vị khác trong cơ quan, giảm những khâu trunggian không cần thiết, bảo đảm sự quản lý thống nhất của Trung ương, đồng thờiphát huy tính chủ động, sáng tạo của cơ sở

- Văn phòng thường có con dấu riêng Tùy từng loại cơ quan mà vănphòng có thể là đơn vị tài chính cấp 2 hoặc cấp 3

3 Chức năng của văn phòng

Do diễn biến thực tế của từng cơ quan mà có những đánh giá khác nhau

về chức năng của văn phòng, có nhóm ý kiến cho rằng văn phòng có chức năngthực hiện công tác tham mưu tổng hợp là chính, có nhóm ý kiến khác cho rằngvăn phòng thực hiện chức năng hậu cần là chính Chính vì vậy, trong một số cơquan, tổ chức văn phòng chỉ tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ sởvật chất, nâng cao đời sống cho cán bộ công chức, lo bố trí sửa chữa nhà tập thểv.v Tình hình trên thường phổ biến trong thời gian trước thời kỳ Đổi mới

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt độngcủa các cơ quan quản lý nhà nước, chức năng tham mưu, tổng hợp của vănphòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng Ở đây,

“tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập, thống kê,

xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Muốn có được những quyết địnhđúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan củamình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của

những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận vănphòng Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúplãnh đạo lựa chọn quvết định tối ưu Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từviệc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cảnhững thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Như vậy, tham mưu cần

có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý nhà nước, chức năng đảmbảo hậu cần cho mỗi cơ quan của văn phòng ngày càng lớn, nhưng nội dungcông việc cụ thể của văn phòng trên lĩnh vực này đã có nhiều đổi mới, với mụctiêu ngày càng tiết kiệm và hiệu quả hơn và theo hướng xã hội hóa các hoạtđộng phục vụ

II NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG

- Phối hợp với các tổ chức thuộc cơ quan để tập hợp và phân tích tìnhhình hoạt động của cơ quan ở trong và ngoài cơ quan Thực hiện công tác thôngtin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cơ quan

- Điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan, các đơn

vi trực thuộc và quan hệ với các cơ quan đơn vị khác có liên quan trong việcthực hiện chương trình nhiệm vụ của cơ quan mình

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, vănthư, lưu trữ, quản trị và tài chính (quản lý công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự

vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiệncông tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh cung cấp các dịch vụcông cộng trong nội bộ cơ quan)

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cầncho hoạt động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, tham gia cáccông tác nhằm đảm bảo chế độ và nâng cao đời sống cho người lao động

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơquan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân vàchính quyền địa phương

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng cơ quan giao hoặc uỷquyền

- Cán bộ, công chức, lao động của văn phòng chịu trách nhiệm trước

chánh văn phòng, trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc thi hànhnhiệm vụ, công vụ được giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định tại pháplệnh cán bộ, công chức và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2 Một số nhiệm vụ cụ thể

2.1 Tổ chức công tác thông tin, văn bản

Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thôngbáo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môitrường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổithuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cácbiện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đốivới các khách thể quản lý

Thông tin có mặt trong tất cả các nội dung hoạt động của văn phòng vàquá trình quản lý của lãnh đạo Đối với các cơ quan quản lý nhà nước thì phầnlớn các thông tin đều dưới dạng văn bản Chức năng thông tin cũng là chứcnăng quan trọng bậc nhất của văn bản Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đề racác quyết định quản lý Công tác thông tin cần thiết đối với lãnh đạo đến mứcnhiều người cho rằng “không có thông tin không thể lãnh đạo” Không thể hìnhdung được lãnh đạo mà không có thông tin, thiếu thông tin

Trong việc bảo đảm thông tin cho quản lý, thông tin từ nguồn là cácvăn bản có vị trí lớn và đặc biệt quan trọng Muốn làm tốt công tác thông tin,văn bản phải làm tốt công tác văn thư và lưu trữ Công tác văn thư được thựchiện ở mọi cơ quan Các cơ quan của Nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiệnchức năng của mình đều sử dụng đến văn bản tài liệu để phổ biến các chủtrương, chính sách, ban bố các quyết định quản lý, phản ánh tình hình lên cấptrên trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng tronghoạt động hàng ngày

Đặc biệt đối với văn phòng của các cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnhđạo điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tácvăn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng

Công tác văn thư đối với hoạt động của một cơ quan có thể ví như mộtdây chuyền sản xuất trong một nhà máy tự động Nó nối liền tất cả các bộ phậntrong cơ quan với lãnh đạo, các bộ phận với nhau, là sợi dây liên lạc của cơquan đó với các cơ quan khác của cấp trên và cấp dưới

Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnhđạo cơ quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụnghiên cứu, thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chươngtrình, kế hoạch công tác

- Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị,chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành Qua việc thu thập thông tin phảnhồi, giúp lãnh đạo đơn vị nắm được nhận thức, dư luận của cán bộ, công chức

và các đơn vị có liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khó khăn,

thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp Công tác thôngtin còn có thể phát hiện các giải pháp hay và các mô hình sáng tạo để nhân radiện rộng

- Công tác thông tin của các văn phòng phải tổng hợp được tình hìnhhàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, của ngành

để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biệnpháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáođịnh kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, đơn vị

- Thông tin còn giúp kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị,chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đã đề ra

- Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết côngviệc hàng ngày, điều hoà, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời và

có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

2.2 Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản

Quản lý nhà nước là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau có tính kếthừa và phát triển Trong quá trình đó, người quản lý phải khai thác và sử dụngmột hệ thống thông tin, văn bản về rất nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sốngchính trị, kinh tế, xã hội và chuyên môn Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là

biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người quản lý Lưu trữ thông tin

là việc phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có ý thức, có

hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ

việc tra cứu, khai thác, sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau

Tổ chức tốt công tác lưu trữ thông tin, văn bản còn là quá trình đảmbảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định

2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác của toàn cơ quan

và của thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho một khoảng thờigian nhất định Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng pháttriển của cơ quan không rõ ràng, không có bước đi và đích phải đến cho mỗichặng đường Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “động” thì kế hoạch càng phảichặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn

Xây dựng chương trình, kế hoạch không chỉ là việc thực hiện yêu cầubắt buộc của các cơ quan quản lý các ngành, các cấp mà còn là nhu cầu tự thâncủa mỗi cơ quan Khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý kinh tế tậptrung quan liêu, bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lý của nhànước, theo định hướng xã hội nghĩa thì không ít người lầm tưởng rằng vai tròcủa công tác kế hoạch đã giảm đi, không còn ý nghĩa lớn đối với sự phát triển.Thực tế, vai trò của công tác kế hoạch ngày càng được tăng cường để thích ứngvới cơ chế mới nhưng với những nội dung cao hơn về chất Đó là năng độnghơn, sáng tạo hơn, hiệu quả hơn

Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chươngtrình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làmviệc hàng tuần của cơ quan đơn vị Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kếhoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàngngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng.Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng hoặc hàng tháng, các văn phòng phảithường xuyên rà soát những việc đã làm và chưa làm để có biện pháp bổ sung.Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt Thứ nhất, kếhoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan.Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lýnhà nước, trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có những điều chỉnh kịpthời Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước.

2.4 Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách

Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với

cá nhân hoặc các cơ quan, tổ chức khác Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiềuhay ít tùy thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhưng chủ yếudiễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức Như vậy, văn phòng có vai trò

và trọng trách lớn trong việc truyền đi thông điệp về hình ảnh của một cơ quanvới đối tượng đến giao tiếp, công việc đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạtdộng và sự phát triển của cơ quan Công việc lễ tân tiếp khách diễn ra hàngngày tại mỗi văn phòng, làm tốt công tác này trước hết là nghĩa vụ, trách nhiệmcủa mỗi cơ quan đơn vị đối với công dân và các tổ chức khác, đặc biệt là đốivới các cơ quan công quyền Lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng,văn minh, lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ

2.5 Đảm bảo an toàn cho cơ quan

Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong cơ quan trong tình hình mới lànhiệm vụ quan trọng của văn phòng Công tác bảo đảm an toàn cho cơ quangồm nhiều nội dung khác nhau:

- Đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định với từngchức danh nghề nghiệp

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, điều kiện môi trường nơi làmviệc

- Đảm bảo an toàn về tài sản: Phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàncho các trang thiết bị

- Đảm bảo an ninh, trật tự:

+ Thường trực, bảo vệ, tuần tra canh gác cơ quan (trong và ngoài giờlàm việc)

+ Kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ

- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông, vận tải

- Phối hợp, liên kết với địa phương và các cơ quan liên quan trong bảo

vệ trật tự, an toàn

2.6 Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hậu cần cho hoạt động của cơ quan

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan,đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việcnâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức

Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhânviên thực hiện nhiệm vụ

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nướcquy định

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vịvới các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân

- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập được diệnmạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại

- Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động

III TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HỢP LÝ TRONG VĂN PHÒNG

1 Lý do tổ chức lao động hợp lý trong văn phòng

Lãnh dạo, quản lý - xét trên một phương diện nhất định - là lãnh đạo,quản lý nguồn lực lao động (nguồn nhân lực, nguồn lực con người); thông quaviệc tổ chức, sử dụng nguồn lực lao động để đạt dược mục tiêu lãnh đạo, quản

lý Hoạt động quản lý các tổ chức, đặc biệt là hoạt động quản lý các tổ chứcthuộc khu vực nhà nước, ở một mức độ nhất định, là việc biến các mục tiêu ýtưởng của người lãnh đạo, quản lý thành kết quả hiện thực thông qua việc sửdụng nguồn lực lao động của tổ chức Vì chính lý do này, hiệu quả hoạt độngcủa mỗi tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của việc tổ chức nguồn lựclao động, sử dụng nguồn lực lao động trong tổ chức

1.1 Tổ chức lao động

Vấn đề “lao động” thường được gắn với những yêu cầu về năng suất và hiệu quả Để lao động đạt tới năng suất và hiệu quả thì bản thân hoạt động này cần được tổ chức một cách khoa học Tổ chức lao động một cách khoa học vừa là yêu cầu, đồng thời cũng là một nhu cầu đối với mỗi cá

nhân và các tổ chức

Năng suất và hiệu quả của lao động cá nhân phụ thuộc trước hết vàokết quả của việc tổ chức lao động của chính cá nhân đó Việc tổ chức lao độngcủa mỗi cá nhân có thể bao gồm những nội dung sau đây: xác định việc cần

làm; xác định nội dung, khối lượng, chất lượng việc cần làm; xác định các điềukiện cần thiết để tiến hành công việc; sắp xếp thời gian để tiến hành công việc.

Đối với lao động tập thể, việc tổ chức lao động có ý nghĩa quyết định,

ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả lao động Tổ chức lao động,trong trường hợp này, là một hoat động được tiến hành nhằm tạo ra những điềukiện thuận lợi nhất để mỗi cá nhân phát huy tối đa năng lực làm việc của mìnhtrong mối quan hệ hợp tác với những cá nhân khác, cùng hướng tới mục tiêuchung của tập thể Tổ chức lao động tập thể vì vậy, vừa là tổ chức lao động cho

cá nhân, vừa là tổ chức lao động liên cá nhân

Hoạt động tổ chức lao động tập thể, trong nội dung tổ chức lao độngcho cá nhân cần quan tâm đến các vấn đề sau đây:

- Phân tích vị trí việc làm Vị trí việc làm trong trường hợp này, đượchiểu là một vị trí làm việc cụ thể, do một cá nhân người lao động đảm nhiệm,trong mối quan hệ quản lý và hợp tác với các vị trí việc làm khác cùa một tậpthể lao động “Phân tích vị trí việc làm” là một hoạt động được tiến hành nhằmxác định các chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cụ thể mà một vị trí việc làm cầnđảm bảo thực hiện

-

Xác định cho các cá nhân việc cần làm; nội dung, khối lượng, chấtlượng việc cần làm; thời hạn cần hoàn thành công việc (phân công việc, giaogiải quyết những công việc cụ thể );

- Đáp ứng các điều kiện cần thiết để các cá nhân hoàn thành công việc.Trên phương diện tổ chức lao động liên cá nhân, hoạt động tổ chức laođộng tập thể không thể đem lại năng suất và hiệu quả cao nếu không giải quyếtcác vấn đề cụ thể sau đây:

- Thiết kế, nhận diện hệ thống việc làm Hệ thống việc làm của một tậpthể lao động, trong trường hợp này, được hiểu là toàn bộ các vị trí việc làm vàcác mối quan hệ quản lý, quan hệ hợp tác giữa các vị trí việc làm đó “Thiết kế

hệ thống việc làm” là hoạt động cần tiến hành khi tổ chức một tập thể lao độngmới “Nhận diện hệ thống việc làm” là hoạt động cần tiến hành để tìm hiểunguồn lực con người trong một tập thể lao động Trên cơ sở “thiết kế hệ thốngviệc làm”, “nhận diện hệ thống việc làm”, tiến hành các công việc cần thiết để

tổ chức lao động tập thể

- Đánh giá nguồn lực lao động (trên cơ sở đối chiếu, so sánh nguồn lựclao động thực tế với nguồn lực lao động cần có trong hệ thống việc làm; đốichiếu, so sánh năng lực thực tế của từng người lao động với những yêu cầu của

vị TRÍ VIỆC LÀM mà người lao động đó đang đảm nhiệm)

- Tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng (để bổ sung lao động, bổ sung nhữngnăng lực cần thiết cho người lao động, đáp ứng nhu cầu của từng vị trí việc làm

và nhu cầu của toàn hệ thống việc làm)

- Sắp xếp, sử dụng nhân lực (trên cơ sở năng lực làm việc tương ứngvới nhu cầu của vị trí việc làm).

1.2 Tổ chức lao động văn phòng

Trong các cơ quan, văn phòng tồn tại với tư cách là một đơn vị chuyênmôn, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan và đáp ứng những nhu cầu công vụ củacác đơn vị chuyên môn khác Với hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu– tổng hợp và chức năng quản trị - hậu cần, văn phòng thực hiện các công việcchủ yếu sau:

- Tổ chức, quản lý, xử lý thông tin; đáp ứng các nhu cầu thông tin củalãnh đạo cơ quan và của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan;

- Giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, triển khai các chương trình, kếhoạch công tác của toàn cơ quan

- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động công vụ của cơ quan;

- Tổ chức và tham gia thực hiện các hoạt động tiếp khách của cơ quan;

Để thực hiện các công việc này, văn phòng cần đến một số lượng nhânlực nhất định Hiện nay, trong nhiều cơ quan, nhân lực văn phòng bao gồm: cán

bộ, công chức và nhân viên hợp đồng Tổ chức lao động văn phòng thuộc loại

tổ chức lao động tập thể Điều này có nghĩa là: để tổ chức lao động một cáckhoa học, lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng, phó văn phòng hoặc trưởngphòng hành chính) cần phải quan tâm đến hai vấn đề:

- Vấn đề thứ nhất: tổ chức lao động liên cá nhân, với các nội dung cụ

thể là thiết kế, nhận diện hệ thống việc làm; đánh giá nhân lực; tuyển dụng, đàotạo, bồi dưỡng, sắp xếp nhân lực; xây dựng quy chế làm việc v.v

- Vấn để thứ hai: tổ chức lao động cho cá nhân Vấn đề này gồm những

nội dung cụ thể: phân tích vị trí việc làm để xác định các chức năng, nhiệm vụ,hoạt động cụ thể mà mỗi cá nhân người lao động cần đảm bảo thực hiện; xácđịnh cho các cá nhân việc cần làm với nội dung, khối lượng, chất lượng, thờihạn cần hoàn thành công việc; đáp ứng các điều kiện cần thiết để các cá nhânhoàn thành công việc

2 Nội dung tổ chức lao động hợp lý công tác văn phòng

2.1 Thiết kế nhận diện hệ thống việc làm của văn phòng

Để thiết kế hoặc nhận diện hệ thống việc làm của văn phòng và phântích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng cần đặt và trả lời câu hỏi sau đây:

Câu hỏi 1: - Có bao nhiêu phần việc cụ thể được thực hiện bởi những

nhân viên cụ thể trong những bộ phận cụ thể của văn phòng?

Trả lời câu hỏi 1 bằng cách liệt kê các công việc cụ thể được giao cho

những người lao động cụ thể, hình thành nên hệ thống việc làm của văn phòng.

Ví dụ:

Hệ thống việc làm của văn phòng cơ quan “X”

7 Nhân viên lái xe

8 Nhân viên điện - nước

9 Nhân viên bảo vệ A

10 Nhân viên bảo vệ B

11 Nhân viên tạp vụ A

12 Nhân viên tạp vụ B

13 Trưởng phòng Tài vụ

14 Nhân viên kế toán A

15 Nhân viên kế toán B

16 Nhân viên thủ quỹ

Theo ví dụ trên, hệ thống việc làm của văn phòng cơ quan “X” gồm 16

vị trí việc làm

2.2 Phân tích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng

Để phân tích được các vị trí việc làm cụ thể của Văn phòng, cần đặt vàtrả lời hai câu hỏi sau đây:

Câu hỏi 1: - Mỗi vị trí việc làm trong hệ thống việc làm của văn phòngcần thực hiện những nhiệm vụ nào và tiến hành những hoạt động cụ thể nào?

Câu hỏi 2: - Để tiến hành được những hoạt động cụ thể đó, để thực hiệnđược những nhiệm vụ đó, nhân viên giữ một vị trí việc làm cụ thể cần phải cóđược những kiến thức, kỹ năng gì và cần có những hành vi – thái độ như thếnào khi thực hiện công việc?

Trả lời hai câu hỏi nêu trên sẽ hình thành nên những bản phân tích vị tríviệc làm với các nội dung:

- Tên gọi của vị trí việc làm (chức danh)

Hệ thống việc làm của văn phòng cho biết toàn bộ văn phòng cần bao

nhiêu người lao động, làm việc ở những vị trí nào Những bản phân tích vị tríviệc làm là cơ sở để tiến hành các hoạt động: tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo,thuyên chuyển, đề bạt, sử dụng nguồn lực con người trong văn phòng Thiếu

một hệ thống việc làm chuẩn mực, vấn đề tổ chức nguồn lực lao động của văn phòng sẽ không thể được giải quyết một cách có cơ sở Thiếu những bản phân tích vị trí việc làm cụ thể, các hoạt động: đánh giá, tuyển dụng, bồi dưỡng, đào

tạo, thuyên chuyển, đề bạt, sử dụng nguồn lực lao động trong văn phòng sẽthiếu cơ sở thực tế để tiến hành; hoạt động tổ chức lao động văn phòng sẽ đạthiệu quả thấp

2.3 Xây dựng quy chế làm việc của văn phòng

Trên cơ sở của hệ thống việc làm và kết quả phân tích các vị trí việclàm, để tổ chức lao động văn phòng, cần xây dựng quy chế làm việc Quy chếlàm việc của văn phòng cần được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng và đầy đủ;hướng tới các mục tiêu chủ yếu sau đây:

- Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động cần tiến hànhcho từng bộ phận, cho mỗi chức danh;

- Quy định rõ ràng các mối quan hệ quản lý và quan hệ hợp tác chotừng bộ phận, cho mỗi chức danh

- Quy chế làm việc của văn phòng cần được xây dựng đầy đủ: có quychế chung, có quy chế của từng đơn vị và quy chế cho các hoạt động cụ thể

2.4 Phân công giải quyết công việc

Sau khi đã tổ chức được hệ thống việc làm; xây dựng được quy chế làmviệc đầy đủ, rõ ràng, cụ thể; công việc của văn phòng nói chung được phâncông cho các đơn vị và các chức danh giải quyết theo chức năng thẩm quyền.Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động văn phòng có những công việc cụ thể cần tổchức lao động để giải quyết các công việc trực tiếp Trong trường hợp xuất hiệnnhững công việc thuộc loại này, lãnh đạo văn phòng cần đặt và trả lời nhữngcâu hỏi sau đây:

- Việc cần làm đòi hỏi những năng lực gì?

- Ai đáp ứng được tốt nhất yêu cầu về năng lực để giải quyết công việc đó?

- Những điều kiện nào cần và đủ để người được phân công có thể giảiquyết tốt công việc?

Sau khi tìm được câu trả lời, lãnh đạo văn phòng có thể tiến hành giaoviệc bằng văn bản hoặc tiếp xúc trực tiếp

2.5 Đáp ứng các điều kiện cần thiết để người lao động hoàn thành công việc một cách hiệu quả

Để người lao động hoàn thành công việc một cách hiệu quả, ngoàinhững nội dung đã trình bày ở các phần trên, hoạt động tổ chức lao động vănphòng còn cần quan tâm đáp ứng các điều kiện làm việc cụ thể:

- Tổ chức phòng làm việc với các yêu cầu: có vị trí thuận lợi cho quytrình giải quyết công việc; có đầy đủ công cụ, phương tiện làm việc;

- Tổ chức không gian làm việc và môi trường vật chất nơi làm việc, saocho người lao động có được sự thoải mái tâm lý khi làm việc;

- Xây dựng môi trường văn hóa văn phòng với phong cách làm việcdân chủ, khoa học và đoàn kết

Bài 2 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

I TỔ CHỨC THÔNG TIN

Thông tin luôn có một vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hộinói chung, trong hoạt động quản lý và hoạt động quản lý thuộc khu vực nhànước nói riêng

Để thỏa mãn các nhu cầu nhận thức và tình cảm, con người xã hội cầntham gia vào hoạt động trao đổi thông tin Trên một phương diện nhất định,khả năng trao đổi thông tin, khối lượng là chất lượng thông tin được trao đổi

có thể được coi là một tiêu chí đánh giá cấp độ văn minh của một cộng đồng,một xã hội

Hoạt động quản lý nói chung là một hoạt động được tiến hành với mụcđích rõ ràng và cụ thể: đưa ra các quyết định quản lý Các quyết định quản lýtheo đúng nghĩa của quyết định quản lý, dù mức độ quan trọng có thể khácnhau, nhưng luôn luôn là kết quả của một quá trình tiếp nhận, xử lý thông tin,hình thành cơ sở để lựa chọn phương án hành động tối ưu

Hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các cơ quan nhànước, nói chung, luôn phải tuân thủ những nguyên tắc pháp lý, luôn phải đượctiến hành với mục đích đảm bảo sự công bằng, dân chủ và tiến bộ xã hội v.v…Bởi vậy, về lý thuyết, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các

cơ quan nhà nước, nói chung, cần đến sự đảm bảo của thông tin pháp lý vàthông tin thực tiễn để ban hành các quyết định quản lý

Thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, văn phòng của các cơ quannhà nước có nhiệm vụ tổ chức thông tin để phục vụ hoạt động quản lý - điềuhành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động chuyên môn của toàn cơ quan

1 Khái niệm thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước

Với những mục đích khác nhau, nhiều định nghĩa về thông tin đã được

sử dụng Ví dụ:

- Thông tin là “những tin tức được thông báo”;

- Thông tin là “những hiểu biết về một sự vật, một hiện tượng nào đóthu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu v.v ”;

- Thông tin là “tất cả những gì có thể mang lại cho con người hiểu biếtđúng đắn và đầy đủ về đối tượng mà họ quan tâm tới vì những nguyên nhân vàmục đích nào đó”;

- Thông tin là “những tin tức được tiếp nhận, cần thiết cho sự phân tíchcác tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện

và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ưu cho quátrình quản lý”, v.v

Đối với hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động quản lý của các cơquan nhà nước, nói chung, “thông tin là những quy phạm luật pháp và nhữngđiều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn; cần tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra

cơ sở cho việc lựa chọn phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý”

2 Phân loại thông tin

Thông tin cần cho việc hình thành nên các quyết định nói chung vàquyết định quản lý nói riêng Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hoạt độngquản lý và điều hành cơ quan nhà nước, thông tin cần được tổ chức thu thập, xử

lý để có thể trở thành cơ sở cho sự ra đời của các quyết định quản lý Việc tổchức thu thập, xử lý đó cần dựa trên kết quả phân loại thông tin

Thông tin nói chung có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau.Việc lựa chọn tiêu chí phân loại thông tin phụ thuộc vào mục đích phân loại.Thông thường, thông tin được phân loại theo các tiêu chí sau:

- Phân loại theo tính hệ thống:

+ Thông tin có hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin có hệthống là những thông tin xuất hiện theo chu kỳ, trong một hệ thống nhất định

Ví dụ: thông tin báo cáo định kỳ, thông tin mang tính quy phạm luật pháp v.v

+ Thông tin không hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin không

hệ thống là những thông tin xuất hiện bất kỳ, rời rạc Tuy nhiên, sự xuất hiệnkhông thể định trước, sự rời rạc của loại thông tin này chỉ mang tính tương đối.Nếu được tổ chức, những thông tin ban đầu thuộc loại không hệ thống, bất kỳ

và rời rạc này cũng hình thành nên hệ thống của chúng

- Phân loại theo lĩnh vực nguồn gốc:

Để giúp cho việc thu thập, xử lý, sử dụng được thuận lợi, có thể phânloại thông tin theo lĩnh vực nguồn gốc:

+ Thông tin chính trị;

+ Thông tin kinh tế;

+ Thông tin văn hóa - xã hội;

- Phân loại theo tính chất nội dung - thời điểm:

+ Thông tin quá khứ: Trong khu vực nhà nước, thông tin quá khứ lànhững thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá khứ,những hoạt động đã kết thúc trong quá khứ Thông tin văn bản được xếp vào

loại thông tin quá khứ trong trường hợp bản thân văn bản hết giá trị pháp lýhoặc kết thúc giai đoạn phục vụ trực tiếp cho hoạt động đang diễn ra Thông tinquá khứ thường được sử dụng cho mục đích nghiên cứu, tham khảo.

+ Thông tin hiện hành: Trong khu vực nhà nước, thông tin hiện hành lànhững thông tin ra đời và phục vụ cho những hoạt động đang dược tiến hành, rađời và phục vụ cho những sự việc đang được giải quyết Thông tin văn bảnđược xếp vào loại thông tin hiện hành trong trường hợp văn bản còn giá trị pháp

lý, còn trực tiếp phục vụ cho hoạt động đang diễn ra

+ Thông tin dự báo: Trong khu vực nhà nước, tồn tại một loại thông tinmang tính dự báo, đó là thông tin thuộc về kế hoạch trong tương lai, thông tin

dự đoán về những sự kiện sẽ diễn ra Sự ra đời của những thông tin thuộc loạinày là kết quả của các hoạt động dự báo, hoạt động lập kế hoạch Bộ máy nhànước, các cơ quan nhà nước cần đến thông tin dự báo để định hướng cho hoạtđộng của mình Các văn bản mang tên chương trình, kế hoạch, đề án, dự ánv.v đều mang thông tin dự báo ở những cấp độ khác nhau

- Phân loại theo giá trị nguồn tin:

+ Thông tin chính thức: Thông tin, được coi là thông tin chính thức khiđược tác giả của thông tin chủ động cung cấp hoặc xác nhận độ tin cậy củathông tin được đưa ra Trong khu vực nhà nước, thông tin chính thức thườngđược ghi, truyền, lưu giữ dưới hình thức văn bản

+ Thông tin không chính thức: Thông tin, được coi là thông tin khôngchính thức khi không được tác giả của thông tin chủ động cung cấp hoặc xácnhận độ tin cậy của thông tin được đưa ra

- Phân loại theo quan hệ quản lý:

+ Thông tin từ cấp trên gửi cấp dưới;

+ Thông tin từ cấp dưới gửi cấp trên;

+ Thông tin trao đổi ngang cấp;

+ Thông tin trao đổi với đối tượng không có quan hệ quản lý

- Phân loại theo hình thức biểu đạt:

+ Thông tin văn bản;

+ Thông tin phi văn bản

3 Văn phòng và hoạt động tổ chức thông tin

- Tổ chức nguồn thông tin

Việc tổ chức nguồn thông tin có một vai trò hết sức quan trọng, ảnhhưởng trực tiếp đến khối lượng, đặc biệt là chất lượng thông tin Để tổ chứcnguồn thông tin, văn phòng cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan:căn cứ vào đối tượng, phạm vi hoạt động của cơ quan: căn cứ vào nhu cầu thôngtin của lãnh đạo cơ quan, của các hoạt động chuyên môn do cơ quan tiến hành,

rằng: đối với văn phòng, việc tổ chức nguồn thông tin, trước hết là để thực hiệnchức năng tham mưu - tổng hợp, để đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo cơquan của các hoạt động chuyên môn trong cơ quan mà văn phòng là một bộ phận.

- Thu thập thông tin

Việc thu thập thông tin được tiến hành trên cơ sở các nguồn thông tin

đã được tổ chức, theo một hệ thống phân loại ổn định Thông tin có thể đượcthu thập từ nhiều nguồn, qua hệ thống văn bản, qua các hoạt động hội họp, quaviệc nghiên cứu thực tế v.v Để đảm bảo sự đầy đủ và tính hệ thống của thôngtin, việc cập nhật thông tin cần tuân thủ những nguyên tắc chặt chẽ

- Xử lý thông tin

Thông tin sau khi thu thập cần được xử lý: kiểm tra độ chính xác, tínhhợp lý; phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu qua đó xác định đúng bản chất củacác vấn đề, các sự việc Làm được đến phần việc này, văn phòng hoàn thànhnhiệm vụ “Tổng hợp” Trên cơ sở xử lý thông tin, văn phòng có thể đưa ranhững giải pháp, những phương án cho các quyết định quản lý dưới các hìnhthức kiến nghị, đề xuất Đó chính là nội dung của nhiệm vụ “Tham mưu”

- Cung cấp thông tin

Văn phòng tổ chức thông tin, và có nhiệm vụ cung cấp, phổ biến thôngtin đúng đối tượng, nhanh chóng, kịp thời bằng các hình thức: chuyển giao vănbản, ra thông báo, phổ biến tại các hoạt động hội họp v.v

- Lưu trữ thông tin

Thông tin do văn phòng tổ chức, đặc biệt là khối lượng thông tin vănbản, thường có giá trị sử dụng lâu dài đối với hoạt động quản lý - điều hành vàcác hoạt động chuyên môn Vì vậy, ngoài việc tổ chức nguồn thông tin, thuthập, xử lý và phổ biến thông tin, văn phòng còn có nhiệm vụ lưu trữ thông tin.Việc lưu trữ thông tin do văn phòng tiến hành hướng tới mục đích bảo quản antoàn và hoàn chỉnh khối thông tin lưu trữ, tạo ra những điều kiện thuận lợi để sửdụng hiệu quả khối thông tin này

4 Tổ chức thông tin trong giai đoạn hiện nay

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, hoạt động tổ chức thôngtin đặt ra những thách thức mới đối với văn phòng:

- Việc tổ chức nguồn thông tin: về cơ bản, nguồn thông tin văn bản vẫn

là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu Bên cạnh đó, sự xuất hiệncủa các nguồn thông tin phi văn bản có liên quan, cần thiết cho hoạt động quản

lý - điều hành và các hoạt động chuyên môn khác cũng ngày càng phát triển

- Việc thu thập thông tin và đảm bảo sự đầy đủ, độ chính xác của khốithông tin được thu thập: trở nên khó khăn hơn do tình hình bùng phát thông tin

và tính đa dạng của các phương thức phát, truyền, nhận thông tin

- Việc xử lý thông tin: cũng phức tạp hơn, do khối lượng thông tin ngàycàng có chiều hướng tăng nhanh, giá trị của thông tin nói chung - tính theo “độbền sử dụng” ngày càng có xu hướng giảm dần.

Trong tình hình đó, bản thân văn phòng cũng cần được tổ chức tốt đểhoàn thành nhiệm vụ tổ chức thông tin: cơ cấu tổ chức phục vụ công tác thôngtin cần hợp lý, cơ chế điều hành cần đủ mạnh, nguồn lực con người cần đủ sốlượng và đảm bảo khả năng chuyên môn, nguồn lực vật chất (tài chính, trangthiết bị hiện đại) cần được đáp ứng đầy đủ

II LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

Hoạt động của văn phòng, dưới góc độ một tổ chức, đòi hỏi phải đượctiến hành trên cơ sở của các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể Bản thânvăn phòng, để hoạt động có hiệu quả, cần lập chương trình, kế hoạch công táccho mình Ngoài ra, với tư cách là đơn vị có chức năng tham mưu - tổng hợp,văn phòng còn góp phần vào hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch côngtác cho cơ quan

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một chức năng cơ bản củahoạt động lãnh đạo, quản lý Trên cơ sở các dự đoán về tương lai, trên cơ sở yêucầu của thực tiễn, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu chung đã đượcxác định, người lãnh đạo, quản lý ở khu vực nhà nước cần tổ chức xây dựngchương trình, kế hoạch hành động Với vai trò của người lãnh đạo, quản lý vănphòng, trách nhiệm tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho vănphòng và tham gia vào hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quanthuộc về người phụ trách văn phòng

1 Khái niệm, vai trò của hoạt động lập chương trình, kế hoạch công tác

Hoạt động lập chương trình, kế hoạch công tác là một hoạt động cầnthiết và được tiến hành thường xuyên trong mọi tổ chức Lập chương trình, kếhoạch công tác, nói chung, là một hoạt động nhằm xác định mục tiêu, phươnghướng, cách thức, nguồn lực cần huy động để tiến hành một công việc cụ thểnào đó

Trong các cơ quan nhà nước, chương trình, kế hoạch công tác thườngđược thể hiện bằng hình thức văn bản với tên gọi tương ứng

Chương trình, kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng đểquản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, đảm bảo cho những hoạt động

đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất với nhau Cụ thể:chương trình, kế hoạch công tác là cơ sở để người lãnh đạo, quản lý tổ chức chỉđạo, điều hành công việc trong từng giai đoạn; đảm bảo tính chủ động, toàndiện trong chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Hiệu quả của hoạt động lãnh

đạo, quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chất lượng của những chương trình, kếhoạch công tác được lập ra.

Cán bộ, công chức làm việc theo chương trình, kế hoạch công tác sẽ cóđược những thuận lợi cơ bản, như: hiểu rõ mục đích, yêu cầu và cách thức tiếnhành công việc; có khả năng chủ động khi thực thi công việc mà vẫn đảm bảocác yêu cầu của định hướng mục tiêu và trách nhiệm phối hợp; v.v

2 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác

Có nhiều tiêu chí để phân loại chương trình, kế hoạch công tác.Chương trình, kế hoạch công tác có thể được phân loại:

- Theo thời gian: lịch làm việc ngày, tuần, v.v ; kế hoạch, chươngtrình làm việc tuần, tháng, quý, năm, v.v ; chương trình, kế hoạch ngắn hạn,trung hạn, dài hạn, v.v

- Theo tầm quan trọng và mục đích sử dụng: chương trình, kế hoạchchiến lược; chương trình, kế hoạch công tác tổng thể; chương trình, kế hoạchcho một mặt công tác cụ thể; chương trình, kế hoạch giải quyết những công việc

cụ thể

- Theo đối tượng thực hiện: chương trình, kế hoạch công tác cho toànngành; chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức; chương trình, kếhoạch công tác của đơn vị; chương trình, kế hoạch công tác của cá nhân v.v

3 Yêu cầu đối với việc lập chương trình, kế hoạch công tác

Để lập chương trình, kế hoạch công tác một cách hiệu quả, trong quá trìnhtiến hành hoạt động này, văn phòng cần thực hiện các yêu cầu chủ yếu sau đây:

- Căn cứ cụ thể, xác đáng vào:

+ Định hướng, chỉ tiêu của Nhà nước;

+ Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp;

+ Chương trình, kế hoạch hoạt động trực tiếp liên quan;

+ Điều kiện, hoàn cảnh thực tế v.v

- Hình thức thể hiện phù hợp: Chương trình, kế hoạch công tác có thể

được thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc phi văn bản Dưới hình thức vănbản, dù tính hiệu lực có thể khác nhau, ngoài những yêu cầu chung đối với vănbản quản lý nhà nước, chương trình, kế hoạch công tác cần phải đáp ứng đượcnhững yêu cầu riêng của thể loại

- Nội dung rõ ràng, cụ thể:

+ Xác định rõ ràng, cụ thể mục tiêu của hoạt động cần tiến hành;

+ Xác định rõ ràng, cụ thể các đầu việc cần thực hiện;

+ Xác định rõ ràng, cụ thể phương thức, cách thức thực hiện;

+ Xác định rõ ràng, cụ thể các nguồn lực (nhân lực, vật lực, thời gian )cần huy động;