Đề cương Quản trị văn phòng

Nghệ thuật mua bán; nghệ thuậtcạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất, nghệ thuật ra quyết định nhanh,, đúng,kịp thời và thực hiện quyết định sáng tạo, linh hoạt, nghệ thuật đàm phán, giao

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT BÌNH DƯƠNG

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ

ThS Đặng Thanh Nam

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC:

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Lưu hành nội bộ

Chương I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Quản trị:

1 Khái niệm:

Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị:

 Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì “quản trị” được hiểu:

- Là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức như Hộiđồng quản trị, Ban Giám đốc…

- Là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc tại cơ quan, tổ chứcnhư phòng Quản trị

Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc đượcthực hiện thông qua người khác

Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho các hoạtđộng được hình thành một cách có hiệu quả và thông qua người khác

Theo TS Hà Nam Khánh Giao: Quản trị là quy trình sử dụng các nguồnlực của tổ chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức bằng cách hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm soát”

Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổchức, định hướng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị và

sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu

đã đề ra trong điều kiện môi trường tổ chức luôn biến động”

2 Ý nghĩa, mục đích của hoạt động quản trị:

Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc,người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng củamỗi người Lối làm việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thểkhông đem lại kết quả Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọngđạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽcòn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác Khichúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm

là hiệu quả

Hiệu quả = Kết quả - Chi phí

Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp:

-Tăng kết quả với chi phí không đổi

-Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả

Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biếtcách quản trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp Một sựquản trị, lãnh đạo giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp

mà còn có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóngphát triển Trong hoạt động kinh doanh, người nào luôn tìm cách giảm chi phí vàtăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả Có thể nói rằng, lý do cần thiếtcủa hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu quả và chỉ khi nào người

ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnhđạo

Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp được vạch ranhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đềuphải lựa chọn quá trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật

Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo như vậy là nhằm giúp chúng ta

có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinhdoanh vì mục tiêu lợi nhuận cũng như mục tiêu phi lợi nhuận

Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật:

Quản trị là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con người,

nó biểu hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người Đó là mối quan hệgiữa người chủ nô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa dần dần qua nhiều thế

kỷ với ít nhiều thay đổi từ trong cách xử sự đầy lạm quyền dưới các chế độ độctài phong kiến mang tính chất độc đoán, gia trưởng đến những ý tưởng quản trịdân chủ mới mẻ như hiện nay Theo xu thế vận động thì quản trị hiện nay khôngcòn mang bản chất cảu sự cai trị như trong quá khứ, mà quản trị hiện nay đượccoi là một khoa học Đó là khoa học mà đối tượng của nó chủ yếu tác động tớicon người Chính vì thế nó còn được coi là một môn khoa học đặc biệt, vừamang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật

Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiếnthức của nhiều ngành khoa học khác nhau để xây dựng học thuyết của riêngmình Trong quản trị học có rất nhiều kiến thức khoa học của các ngành như triếthọc, kinh tế học, khoa học tổ chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinhtế…khoa học tự nhiên như toán học, điều khiển học, tin học… Khoa học xã hộinhư xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học…

Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ trong quản trị vận dụng linh hoạt vàsáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điềukiện hoàn cảnh cụ thể Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ của mình đãxuất phát từ những đặc điểm, tình huống cụ thể, nhưng luôn tính đến đặc điểmcác nhân của người chấp hành Trong thực tế, hoạt động quản trị sẽ không thànhcông nếu chỉ áp dụng máy móc và rập khuôn theo một công thức có sẵn Có thểnói nghệ thuật quản trị là ‘bí quyết”, cái mẹo”, “cái biết làm thế nào” (know-how) của nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối cùng Nghệ thuật quản trị là tàinghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm … của nhà quản trị trong việc giải quyếtnhững nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất Ví dụnhư nghệ thuật sử dụng con người (bố trí đúng vị trí, sử dụng đúng khả năng,biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên) Nghệ thuật mua bán; nghệ thuậtcạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất, nghệ thuật ra quyết định (nhanh,, đúng,kịp thời) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh hoạt), nghệ thuật đàm phán, giaotiếp; nghệ thuật giải quyết các khó khăn nảy sinh trong quá trình điều hành…Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “mẹo” gắn liền với nhữngtình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển vàsáng tạo.

Hai mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị là hai mặt của một

vấn đề, chúng không mâu thuẫn, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động lẫn nhau

và bổ sung cho nhau trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị Nghệ thuậtphải dựa trên nền tảng, trên sự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, lĩnh vựcquản lý Nếu không dựa trên cơ sở khoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi,chủ quan và kinh nghiệm cá nhân mà thôi Do đó chỉ có thể thành công ở tìnhhuống này mà có thể không thành công ở tình huống khác Ngược lại, nếu chỉdựa trên các nguyên lý của các ngành khoa học mà không chú trọng tính nghệthuật trong quản trị thì hoạt động của nhà quản trị cũng khó thành công, bởi vìthực tiễn xã hội, những hoàn cảnh của thực tế là rất khác nhau, muôn hình muôn

vẻ và luôn thay đổi Do đó nhà quản trị, để đạt được thành công thì không thểkhông vận dụng hai yếu tố khoa học và nghệ thuật trong hoạt động điều hành củamình

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kiểm soát và một số hoạt động hỗ trợ khác nữa.Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức, nhưng không phải ai trong tổ chứcđều là nhà quản trị Lý do thật đơn giản là vì các công việc quản trị không phải làtất cả mọi công việc của một tổ chức, mà nó thường chỉ là những hoạt độngmang tính phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việctrong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó

Các thành viên trong mọi tổ chức có thể chia làm hai loại: người thừahành và nhà quản trị Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện mộtcông tác và không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạtđộng của những người khác Trái lại, các nhà quản trị có trách nhiệm chỉ hy,điều khiển, giám sát… hoạt động của những người khác, thí dụ như một ngườihầu bàn, một công nhân đứng máy tiện Nhà quản trị, phân biệt với những nhânviên khác là những người chịu trách nhiệm về công việc của những người kháctại mị cấp trong bất kỳ loại cơ sở nào, ví dụ tổ trưởng, quản đốc hay giám đốc.Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của ngườikhác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quản trị là ngườilập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất vàthông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu

Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả

để giúp tổ chức đạt mục tiêu.

Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, vàchính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa Trong mỗi tổ chức các côngviệc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứbậc rất rõ nét Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp,các nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là cấp trung gian) và các nhà quản trị cấp cơ

sở

2 Phân loại các cấp quản trị

Quản trị viên cao cấp: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ

chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức

- Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức; đưa ra các quyết

định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tổchức

- Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị,

ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc,phó giám đốc

Quản trị viên cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản

trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở

- Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và

chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc đểhoàn thành mục tiêu chung

- Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc

Quản trị viên cấp cơ sở: Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng

trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức

- Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn,

điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh

cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung Bên cạnh đó họ cũngtham gia trực tiếp vào công việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày củadoanh nghiệp

- Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công,

trưởng ca

3 Vai trò của nhà quản trị

Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp vớichức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt

Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằngmọi nhà quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3nhóm như sau:

a - Nhóm vai trò quan hệ với con người:

Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duytrì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả

Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnhđạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự , tiếp xúc và thúc đẩy họ làmviệc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bênngoài tổ chức Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựngmạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác

b - Nhóm vai trò thông tin:

Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thôngtin sao cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức Vai trò thuthập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Vaitrò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt nhữngthông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanhnghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lýgiúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến cácthành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cáchhiệu quả nhất Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vaitrò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch,chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tintrong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việccung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định

c - Nhóm vai trò quyết định:

Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong cóảnh hưởng đến tổ chức Có 4 vai trò mô tả nhà quản lý là người quyết định Vaitrò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọithay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vaitrò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổchức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lườngtrước được Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức Cuối cùng,vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kếtcác hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý.Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnhvực ngoại giao Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thànhđạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết,

lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác

* Vai trò của doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích sự đổi mới Ðổimới là sự khởi đầu một ý tưởng mới được áp dụng cho quá trình tiến triển củacông việc, sản phẩm hoặc dịch vụ Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai tròcủa những người đứng đầu trong doanh nghiệp, cụ thể như gắn liền với sự tìmkiếm các cơ hội trong kinh doanh Tuy nhiên, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới trongdoanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp những nỗ lực của các thành viên Hiếm khi có

sự cải tiến, đổi mới thành công lại là kết quả lao động duy nhất của một người.Các nghiên cứu đã cho thấy rằng, quá trình đổi mới cải tiến thường diễn ra ởnhững nơi mà ở đó các cá nhân ở các cấp độ khác nhau thực hiện 3 loại vai tròkhác nhau của doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) và

là người phối hợp hoạt động

- Người khởi xướng ý tưởng: là người phát hiện ra những ý tưởng mớihoặc tin tưởng vào giá trị của những sáng kiến và ủng hộ nó mặc dù phải đươngđầu nhiều khó khăn trở ngại Chúng ta thường cho rằng những người cách tân làngười sáng tạo, dám chấp nhận những mạo hiểm rủi ro Họ thường là nhữngngười ở các cấp thấp hơn trong tổ chức, người phát hiện ra vấn đề và biết đề xuấtgiải pháp Tuy nhiên, sự sáng tạo cần thiết phải có các loại vai trò kế tiếp

- Người tài trợ: Một người quản trị cấp giữa nhận biết những điểm quantrọng về những sáng kiến của tổ chức, từ đó giúp tìm kiếm nguồn tài chính cầnthiết cho việc phát triển cải tiến và thúc đẩy các bước tiến hành thực sự Ðổi mớitrong tổ chức không thể thiếu sự hiện diện của người tài trợ, tuy nhiên việc thựchiện những đổi mới đó còn phụ thuộc vào vai trò thứ ba người phối hợp hoạtđộng

- Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho sự cần thiếtphải đổi mới, cung cấp tài chính cho các hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng

đỡ và tôn trọng, bảo vệ các sáng kiến cải tiến của các thành viên Việc cải tiếnthường vấp phải các cản trở của lề lối cũ và nó thường khiến cho những ngườiquen thói thủ thường e ngại Người phối hợp sẽ đảm nhận vai trò cân bằng cácthế lực sao cho các sáng kiến cải tiến có thể được thực hiện Thông qua việc thựchiện vai trò phối hợp, các nhà quản lý sẽ khuyến khích, thúc đẩy việc cải tiến,đổi mới Thiếu một trong ba vai trò thì sự đổi mới,cải tiến khó có thể thực hiệnđược

4 Kỹ năng của nhà quản trị

Có thể nói hoạt động quản trị là hoạt động đặc biệt, đòi hỏi các nhà quảntrị nói chung và nhà quản trị văn phòng nói riêng cần có sự hiểu biết rộng, thànhthạo nhiều kỹ năng và vận dụng kết hợp hài hòa những kỹ năng đó để có thể điềuhành tổ chức của mình theo đúng mục tiêu đã đề ra trong những điều kiện thayđổi của môi trường Các kỹ năng cơ bản mà nhà quản trị cần có đó là:

Kỹ năng kỹ thuật:

Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng kỹ thuật bao hàm sự hiểu biết và sựthành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động cóliên quan đến các phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật.Chúng ta có thể mường tượng tương đối dễ dàng những kỹ năng kỹ thuật củanhà phẫu thuật, nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư khi mỗi người trong số họthực hiện những chức năng riêng biệt của họ Kỹ năng kỹ thuật đòi hỏi kiến thứcchuyên môn, khả năng phân tích trong chuyên môn đó và sự thành thạo, dễ dàngtrong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật của chuyên ngành đặc biệt đó Trong

số ba kỹ năng nói trên, kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi vì

nó cụ thể nhất,số người đòi hỏi là đông nhất Hầu hết các chương trình hướngnghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng

kỹ thuật chuyên môn này

Kỹ năng tổ chức – nhân sự:

Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng con người là khả năng của người quản

lý trong việc lao động một cách có hiệu quả với tư cách là một thành viên củanhóm và động viên cố gắng hợp tác trong nhóm mà ông ta lãnh đạo Trong khi

kỹ năng kỹ thuật trước hết đề cập đến chuyện làm việc với"các đồ vật" (các chutrình hay các đối tượng vật chất) thì kỹ năng con người trước hết đề cập đếnchuyện làm việc với mọi người Kỹ năng này được phô diễn trong cái cách một

cá nhân nhận thức (và thừa nhận cách nhận thức về) các cấp trên của anh ta,nhận thức những người ngang cấp với anh ta và những người cấp dưới của anh

ta, cũng như trong cái cách anh ta hành động sau đó Người có kỹ năng conngười phát triển cao là người nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tincủa chính mình đối với các cá nhân khác hay đối với các nhóm; anh ta có khảnăng thấy được tính hữu ích và những hạn chế của các cảm giác này Bằng cáchchấp nhận sự tồn tại của những quan điểm, những nhận thức và những niềm tinkhác với những quan điểm, nhận thức và niềm tin của chính mình, anh ta có kỹnăng hiểu được cái mà những người khác thực sự muốn nói qua từ ngữ và hành

vi của họ Anh ta cũng có kỹ năng thành thạo như thế trong việc bằng hành vicủa mình, truyền đạt cho những người khác điều mà anh ta muốn nói đến, trongnhững ngữ cảnh của những người kia Người như vậy thường cố gắng tạo ra mộtbầu không khí tán thành và đảm bảo, trong đó những người dưới quyền cảm thấy

tự do trong việc tự biểu lộ bản thân mà không sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo,bằng cách khuyến khích họ tham gia vào việc lập kế hoạch và tiến hành nhữngcông việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ Anh có đủ nhậy cảm đối với những nhucầu và động cơ của những người khác trong tổ chức đến mức anh ta có thể đánhgiá những phản ứng có thể đối với, và những hậu quả của những cách hành độngkhác nhau mà anh ta có thể làm Với sự nhạy cảm như vậy, anh ta có khả năng

và mong muốn hành động theo cách nào có tính đến được những nhận thức đócủa những người khác

Kỹ năng thực tế trong công tác với những người khác phải trở thành mộthoạt động tự nhiên, liên tục, vì rằng nó đòi hỏi tính nhạy cảm không chỉ ở thờiđiểm ra quyết định mà còn cả trong hành vi ứng xử hàng ngày của cá nhân Kỹnăng con người không thể là "một thứ đôi khi thỉnh thoảng" Các phương pháp

kỹ thuật không thể áp dụng một cách tùy tiện, cũng như những đặc điểm nhâncách không thế đặt vào và láy đi như một chiếc áo khoác Vì rằng tất cả những gì

mà một nhà quản lý làm và nói (hoặc bỏ qua không nói và không làm) đều cóảnh hưởng đến những người cộng tác với anh ta nên cái tâm thực của bản thân

anh ta sớm hay muộn cũng sẽ lộ rõ Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, kỹ năngnày phải được phát triển một cách tự nhiên và vô ý thức, cũng như phải phù hợp,phô diễn trong những hành vi cá nhân đó Nó phải trở thành một bộ phận cấuthành của toàn bộ bản chất của anh ta Vì rằng kỹ năng con người là một bộ phận

có tầm quan trọng sống còn đến như vậy của mỗi công việc nhà quản lý làm nên

dễ mô tả những ví dụ về kỹ năng con người không đáp ứng hơn là về nhữngtrường hợp có kỹ năng cao

Kỹ năng nhận thức

Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng bao quátdoanh nghiệp như một tổng thể Khả năng này bao gồm việc thừa nhận các tổchức khác nhau của tổ chức phụ thuộc lẫn nhau như thế nào, và những thay đổitrong một bộ phận bất kỳ ảnh hưởng đến tất cả những bộ phận khác như thế nào.Khả năng này cũng mở rộng đến việc hình dung được mối quan hệ giữa một cáthể doanh nghiệp với tất cả ngành công nghiệp, với cả cộng đồng, và các lựclượng chính trị, xã hội và kinh tế trên cả nước với tư cách là một tổng thể Thừanhận những mối quan hệ này và nhận thức được những yếu tố nổi bật trong bất

kỳ tình huống nào, người quản lý khi đó sẽ có thể hành động theo cách nào nângcao được phúc lợi tổng thể của toàn bộ tổ chức Vì thế sự thành công của bất cứquyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của những người đưa raquyết định và những người chuyển quyết định thành hành động Chẳng hạn, khithực hiện một thay đổi quan trọng trong chính sách tiếp thị thì điều tối quantrọng là phải tính đến những tác động đối với sản xuất, việc kiểm tra, tài chính,công tác nghiên cứu và những con người có liên quan Và công việc này giữnguyên tầm quan trọng của nó cho đến tận cấp cán bộ điều hành cuối cùng,người phải thi hành chính sách mới Nếu như mỗi nhà quản lý đều thừa nhậnnhững quan hệ tổng thể và tầm quan trọng của sự thay đổi thì họ gần như chắcchắn sẽ là người điều hành sự thay đổi đó có hiệu quả hơn Và do vậy, cơ hộithành công sẽ tăng lên rất nhiều Không chỉ có việc phối hợp một cách hiệu quảcác bộ phận khác nhau của doanh nghiệp mới phụ thuộc vào kỹ năng nhận thứccủa các nhà quản lý mà toàn bộ đường hướng và sắc thái tương lai của tổ chứccũng tùy thuộc vào đó Thái độ của người điều hành cao nhất quyết định sắc tháitoàn bộ tính chất phản ứng của tổ chức và quyết định "nhân cách của công ty",cái phân biệt cách tiến hành kinh doanh của một doanh nghiệp này với doanhnghiệp khác Những thái độ này là phản ảnh của kỹ năng nhận thức của nhà quản

lý (mà một số người coi là "khả năng sáng tạo" của anh ta - cái cách mà anh tanhận thức và phản ứng lại trước định hướng mà doanh nghiệp cần đi theo, trướccác mục tiêu và chính sách của công ty, và những lợi ích của các cổ đông và cácnhân viên trong công ty)

Kỹ năng truyền thông:

Đó là năng lực truyền đạt thông tin của nhà quản trị đến các cấp bị quảntrị Nhà quản trị thực hiện chức năng này thông qua lời nói, văn bản và bằngchính hành động của mình Năng suất lao động phụ thuộc nhiều vào tâm lý, giớitính và các giá trị văn hóa của người lao động, do đó nhà quản trị phải có kỹnăng truyền thông tốt mới có thể làm cho mọi nhân viên tiếp nhận được ý tưởng,chủ trương, tình cảm, sự kỳ vọng của tổ chức và bản thân nhà quản lý, từ đó tạonên sự thống nhất về ý chí và hành động Trên thực tế hiện nay, vấn đề này đượccoi là vấn đề quan trọng, có ý nghĩ sống còn đối với một tổ chức, vì nếu không

có sự truyền thông tốt, có thể xã hội không thể hiểu được những chính sách kinhdoanh, không hiểu được các sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, điều đódẫn tới năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trở nên yếu kém hạn chế sự pháttriển của chính bản thân doanh nghiệp đó Bên cạnh đó nếu chính trong đội ngũnhân viên của doanh nghiệp, cơ quan mà không hiểu được chính các nhiệm vụcủa mình phải thực thi, không nắm hiểu được các mục tiêu của doanh nghiệp thìkhó có thể hoàn thành được nhiệm vụ, thậm chí có thể gây ra những hậu quả đốivới bản thân tổ chức Chính vì thế kỹ năng truyền thông là kỹ năng rất quantrọng của nhà quản trị

III Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp

1 Khái niệm: có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng

Hiện nay, trên thực tế, có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, baogồm các nội dung sau đây:

- Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một

cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩmquyền chung hoặc cơ quan có tổ chức lớn thì có văn phòng, những cơ quan nhỏthi có phòng hành chính

- Thứ hai, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

- Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụquan trọng trong một tổ chứ như tổng giám đốc, giám đốc,

- Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong

đó diễn ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ ( côngtác văn thư)

Vậy, có thể hiểu: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,

tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, là nơi đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó.

* Đặc điểm của văn phòng:

- Văn phòng phải là một tổ chức có cơ cấu thích hợp phục vụ cho chứcnăng, nhiệm vụ Với cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn thì là Văn phòng; với

cơ quan, doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ thì đó là phòng Hành chínhhoặc chỉ đơn giản là một bộ phận nhỏ gồm một đến hai người nhưng vẫn đảmtrách tất cả các nghiệp vụ của văn phòng

- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch cụ thể, nhất định Tức

là văn phòng cảu bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải có một địađiểm chính thức, cố định và đầy đủ cơ sở hạ tầng để phục vụ cho các công táchành chính văn phòng cần phải thực hiện Vị trí, quy mô của văn phòng phụthuộc vào tính chất, đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của từng cơ quan,doanh nghiệp

Văn phòng phải gồm hai mặt: mặt hình thức (gồm các yếu tố vật chất nhưnhà cửa, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật…) và mặt nội dung (cơ chế hoạt động,phương pháp quản lý, yếu tố con người…)

Sơ đồ dưới thể hiện hoạt động của văn phòng

2 Vị trí của văn phòng.

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, là

“tai mắt” của lãnh đạo

- Văn phòng giúp lãnh đạo xác định chương trình công tác chung của cơquan; xác định các biện pháp giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành bộ máy

để thực hiện chương trình công tác đã đề ra

Môi trường

Quá trình

xử lý thông tin

Sự phản hồi thông tin

- Văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phụ vụ cho hoạt động của cơquan, doanh nghiệp.

- Văn phòng là trung tâm thu thập, phân tích, xử lý thông tin phục vụ chonhu cầu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên cơ quan, doanh nghiệp với các tổchức khác và xã hội Nói cách khác thì văn phòng là “bộ mặt” củadoanh nghiệp

Như vậy, có thể nói, công tác văn phòng có vị trí rất quan trọng trong quátrình hoạt động cảu mọi cơ quan, doanh nghiệp Làm tốt công tác văn phòng sẽgóp phần quan trọng và kết quả điều hành của lãnh đạo và hoạt động chung của

tổ chức

3 Chức năng của văn phòng:

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vịhoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau,nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơbản: tham mưu, tổng hợp và hậu cần

3.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản làtham mưu và tổng hợp Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động thamvấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnhthống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thựcchất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực chohoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt độngquản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoahọc chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó

có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyếtđịnh đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu

tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợgiúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kếtluận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương ánphán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữuhiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trongcác trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thựctế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của côngviệc văn phòng

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thôngtin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiềuđối tượng mà Văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sànglọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lýtrong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổnghợp của hoạt động văn phòng.

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng làhai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơquan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục

vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năngtrên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳngđịnh sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận Văn phòng trong mỗi cơquan, tổ chức

4 Nhiệm vụ của văn phòng:

Ở các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau, với chức năng nhiệm vụ khácnhau thì văn phòng của các cơ quan doanh nghiệp cũng được quy định nhữngnhiệm vụ không giống nhau Tuy nhiên, nói chung văn phòng của mọi cơ quan,doanh nghiệp hiện nay trong xã hội thì đề phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bảnsau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan

- Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị cácbiện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan ; tổ chức theo dõi việc giải quyết cácvăn thư và tờ trình đó ;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong côngtác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơquan, tổ chức khác, cũng như với xã hội nói chung;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiếnphân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chitrả tiền lương, tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyếtđịnh của thủ trưởng ;

- Mua sắm trang thiết bị; xây dững cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vậtchất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cầncho hoạt động và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách một cáchkhoa học và văn minh ;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môncần thiết

5 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Tùy theo quy mô, nhiệm vụ mà văn phòng cần thực hiện mà văn phòngcủa các cơ quan, doanh nghiệp có thể gọi bằng tên khác nhau như Văn phòng,phòng Hành chính, bộ phận hnàh chính… nhưng văn phòng thường có cơ cấu tổchức với mô hiình như sau:

- Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh văn phòng làngười điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạomột số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo các văn bản quan trọng, công tác cơyếu…

- Phó văn phòng (phó phòng Hành chính), là người giúp việc cho Chánhvăn phòng trong việc chỉ đạo điều hành công tác văn phòng.

- Các đơn vị chức năng:

+ Phòng (tổ, bộ phận) Tổng hợp: có nhiệm vụ thực hiện công tác thông tin,tổng hợp; xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; tổ chứcthẩm định các dự án, đề án; Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnhđạo, điều hành hoạt động…

+ Phòng (tổ, bộ phận) Văn thư: Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử

lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; tổ chứcthực hiện công tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết

bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

+ Phòng (tổ, bộ phận) Lưu trữ: giúp lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp trongviệc thực hiện quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trựcthuộc; trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ

+ Phòng (tổ, bộ phận) Quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện,điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; sửa chữa, quản lý,

sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả

+ Bộ phận tài vụ (tuỳ từng văn phòng của các cơ quan có hay không, vìthực tế các cơ quan, doanh nghiệp đều có bộ phận tài vụ - kế toán, được táchthành một đơn vị chức năng riêng)

+ Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …

6 Chế độ làm việc của văn phòng:

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo Nguyên tắc của chế

độ này là Chánh Văn phòng là người đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyềnquyết định tất cả các vấn đề thuộc phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ sởtham mưu giúp việc của phó Văn phòng

Tuy nhiên, trong quá trình điều hành thì Chánh văn phòng có sự tham khảo

ý kiến của các cấp phó và các bộ phận chức năng Trong đó các chuyên viênthuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết có thể làm việc trực tiếp với ChánhVăn phòng, báo cáo kết quả thường xuyên với Chánh văn phòng Các đơn vịkhác hoạt động dưới sự phân cấp quản lý của Chánh văn phòng

7 Mối quan hệ công tác:

Trong quá trình công tác thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tácvới các phòng ban, đơn vị chức năng chuyên môn khác trong cơ quan, doanh

nghiệp trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung cũng như trong các hoạt độngkhác Cùng chịu sự chỉ đạo và điều hành chung của lãnh đạo cơ quan

8 Quản trị văn phòng

Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, doanhnghiệp Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức riêng, mọi hoạtđộng của văn phòng đều đặt dưới sự chỉ đạo và điều hành của Chánh văn phòng

(hoặc Trưởng phòng Hành chính) Hoạt động của Chánh văn phòng chính là

hoạt động quản trị văn phòng Nhiệm vụ của họ là tổ chức, phối hợp và điềuhành các nguồn lực trong tổ chức như nhân sự, tài chính, trang thiết bị và cácyếu tố khác nhằm thực hiện được mọi nhiệm vụ mà văn phòng phải thực hiện vớihiệu quả cao nhất Đây là hoạt động rất phức tạp vì các nghiệp vụ thực hiệntrong hành chính văn phòng mang tính tổng hợp và đều liên quan tới các bộphận, đơn vị khác, kể cả hoạt động của lãnh đạo cao nhất trong cơ quan, doanhnghiệp Chính vì thế quản trị văn phòng rất cần được trang bị các kiến thức cơbản để có thể điều hành tốt bộ máy văn phòng, góp phần tạo nên sự phát triểncủa cơ quan, doanh nghiệp

cụ thể như phòng Hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp

Theo GS Đoàn Trọng Truyến thì hành chính là những biện pháp tổ chức

và điều hành của các tổ chức, các nhóm, các đoàn thể hợp táctrong hoạt động của

mình để đạt mục tiêu chung (Hành chính học đại cương).

Như vậy, trong phạm vi của môn học, có thể hiểu Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức và điều hành, được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do Nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định (Hành chính học)

Ở đây, chúng ta cần phân biệt hai hoạt động hành chính đang cùng tồn tạitrong xã hội Đó là hành chính nhà nước (hoạt động của các cơ quan nhà nước,các tổ chức của nhà nước) và hành chính tư (hoạt động của các tổ chức, doanhnghiệp của tư nhân) Hai dạng hoạt động đó đều ảnh hưởng tới công tác vănphòng và hoạt động điều hành văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp thuộc

hai khu vực này Hành chính nhà nước (hành chính công): Hành chính nhà nước

là hoạt động của nhà nước, của các cơ quan nhà nước, mang tính quyền lực nhànước, sử dụng quyền lực nhà nước để quản lý công việc công của nhà nước (khuvực công), nhằm phục vụ lợi ích chung hay lợi ích riêng hợp pháp của công dân

Hành chính tư: Hành chính tư là công việc có tính chất hành chính (liên quan tới

hoạt động quản lý và điều hành) của khu vực tư nhân phi chính phủ Khu vực tư

là khu vực mà hoạt động kinh tế, dịch vụ do tư nhân quản lý, đầu tư, khai thác và

sử dụng; thường được sử dụng rộng rãi ở các nước có nền kinh tế phát triển hayđang phát triển, có vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội

2 Đặc điểm của hành chính

Hoạt động trong hành chính là hoạt động đặc thù theo những nguyên tắcnhất định mà tất cả các đối tượng khi tham gia vào đều phải tuân thủ Chính vìthế có thể dễ dàng nhận thấy rằng đặc điểm cơ bản của hành chính là mệnh lệnh– phục tùng; bắt buộc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ đã được quy định bởi cácvăn bản Quy phạm pháp luật của nhà nước và các quy định khác của ngành hoặccủa chính cơ quan, doanh nghiệp Hành chính có những đặc điểm cơ bản nhất là:

• Mang tính thứ bậc (quyền lực – phục tùng).

• Vô nhân xưng.

• Là hoạt động đặc thù theo những nguyên tắc nhất định mà tất cả các đối tượng khi tham gia vào đều phải tuân thủ

• Được quy định bởi các văn bản Quy phạm pháp luật của nhà nước và các quy định khác của ngành hoặc của cơ quan, doanh nghiệp.

II Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Nghiệp vụ hành chính văn phòng được hiểu là các nghiệp vụ liên quan tớichức năng, nhiệm vụ của văn phòng, thường được tổ chức thực hiện trong văn

phòng của các cơ quan, doanh nghiệp Đây là các nghiệp vụ được tổ chức thựchiện nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo cũng như cácđơn vị chuyên môn, đảm bảo các thủ tục theo đúng yêu cầu của pháp luật có liênquan tới hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời đảm bảo cho mọi hoạtđộng của cơ quan được thống nhất, liên tục và hiệu quả.

1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin

2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

3 Nghiệp vụ văn thư

4 Nghiệp vụ lưu trữ

5 Nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị

6 Nghiệp vụ tổ chức các chuyến công tác

7 Nghiệp vụ lập kế hoạch

8 Nghiệp vụ quản lý cơ sở vật chất của cơ quan

9 Và các vấn đề khác như nhân sự, lương, bảo vệ, an ninh…

Việc tổ chức thực hiện và quản lý các nghiệp vụ trên là trách nhiệm củanhà quản trị văn phòng trong quá trình điều hành của mình Đòi hỏi cần có hoạtđộng quản trị đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng đó Đảm bảo: đúng quy trình, đúng kết quả mong muốn, đúng pháp luật, đúng quy định Đểhoàn thành được nhiệm vụ của mình, đòi hỏi nhà quản trị văn phòng có kiếnthức nghiệp vụ vững vàng, có khả năng tổ chức hợp lý và có biện pháp quản lýchặt chẽ, linh hoạt, qua đó có thể hoàn thành tốt trách nhiệm của mình trong việcđiều hành bộ máy văn phòng

III Chức năng của quản trị trong văn phòng cơ quan, DN:

1 Hoạch định: Là chức năng đầu tiên trong tiến trình hoạt động quản trị,

xây dựng kế hoạch để phối hợp các hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo

và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạtđược mục tiêu đó Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đếnthất bại trong quản trị Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạtđộng với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém

2 Tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ

chức nhân sự cho một tổ chức Công việc này bao gồm: xác định những việcphải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao Công tác này thực

hiện tốt sẽ quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp và ngược lại cho dùcác nguồn lực khác dồi dào

3 Lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá

nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau Nhiệm vụ của lãnhđạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách độngviên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnhđạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnhđạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ củacác thành viên trước những thay đổi Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công tyđến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bạinếu lãnh đạo kém

4 Kiểm tra: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch,

vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, côngviệc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra Công tác kiểm tra baogồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã đượcxác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổchức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu

Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó

là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòngtrong cơ quan, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp Dĩ nhiên,phổ biến không có nghĩa là đồng nhất Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm vềmôi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng v.v nên các hoạtđộng quản trị cũng có những hoạt động khác nhau Nhưng những cái khác nhau

đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khácnhau về bản chất

Chương 3 CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Chức năng hoạch định các công việc trong văn phòng.

1. Khái niệm:

Có thể hiểu một cách đơn giản nhất về hoạch định (còn gọi là lập kếhoạch) là việc xác định mục tiêu và những giải pháp thích hợp để hoàn thànhmục tiêu với hiệu quả cao nhất trong điều kiện nguồn lực hạn chế Do đó, hoạchđịnh trong việc quản trị văn phòng tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là một

bộ phận trong toàn bộ công tác lập kế hoạch của toàn tổ chức Đó là quá trình lập

kế hoạch cụ thể để tổ chức triển khai các công việc của văn phòng theo chứcnăng nhiệm vụ đã được phân công, hoặc triển khai những phần công việc thuộctrách nhiệm của văn phòng theo kế hoạch chung của toàn cơ quan, doanh nghiệp.Qua đó giúp các nhà quản trị văn phòng có thể quản lý, tổ chức thực hiện vàkiểm soát chặt chẽ các nhiệm vụ cũng như các nhân viên được hiệu quả

2 Tác dụng của việc hoạch định đối với nhà quản trị văn phòng:

- Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP Thông qua hoạch địnhthì các mục tiêu được xác định chính xác, các biện pháp được đề ra một cách hợp

lý, các nguồn lực được tổ chức chặt chẽ nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thànhnhiệm vụ Chính vì thế, kết quả của hoạch định là cơ sở quan trọng để thực hiệncác chức năng khác như tổ chức thực hiện, điều hành lãnh đạo và giám sát kiểmtra thực hiện

- Giúp các nhà quản trị văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổchức thực hiện nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ công tác với các đơn

vị, phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp Nó giúp nhà quản trị văn phòng

tư duy một cách có hệ thống để dự đoán, đề phòng những bất trắc hay những cơhội có thể đến trong tương lai để có biện pháp giải quyết phù hợp

- Giúp cho nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu quả các nguồn lực của

văn phòng (ngân sách, nhân sự, thời gian, cơ sở vật chất, thông tin ), giảm

thiểu các chi phí từ đó gia tăng kết quả các nhiệm vụ

- Các bản hoạch định là căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giámsát và đánh giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhântrong văn phòng Giúp cho các đơn vị và các cá nhân hoàn thành công việc đúngtheo mục tiêu và định hướng đã đựơc xác định

Nói cách khác, hoạch định là giai đoạn đầu tiên và rất cần thiết trong côngtác quản trị văn phòng Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không chínhxác sẽ dẫn tới kết quả công việc khó hoàn thành, lãng phí về nhân lực, thời gian,tài chính hay các chi phí khác, từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của nhàquản trị văn phòng nói riêng và của bộ máy văn phòng nói chung

2. Phân loại hoạch định.

Hoạch Định Chiến Lược (Strategic planning)

Hoạch định chiến lược là hoạch định tương lai cho một tổ chức, thường là

5 hay 10 năm Quản trị viên trước hết đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứumôi trường bên ngoài, rồi định hướng cho tổ chức Hoạch định khởi đầu từ việcxác định sứ mạng của tổ chức, sau đó mới đặt mục tiêu, khai triển kế hoạch thực

hiện mục tiêu, và lập các kế hoạch phụ để yểm trợ kế hoạch chủ yếu của tổ chức.Khi xác định sứ mạng của tổ chức, quản trị viên cần để ý tới ba cấu tố quan trọng

là lịch sử của tổ chức, sản phẩm đặc trưng hay đặc thù của tổ chức, và những ảnhhưởng của tổ chức trên môi trường Vì vậy, sứ mạng phải nhắm đến thị trườnghoặc môi trường hơn là sản phẩm, sứ mạng phải mang tính khả thi (achievable),động viên và đặc thù

Hoạch Định Dài Hạn (long term strategy)

Hoạch định dài hạn là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm Những

kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường, mục tiêu tài chính, và tàinguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức Hoạch định dài hạn mang tínhchiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưngmang tầm ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược

Hoạch Định Ngắn Hạn (operational strategy)

Hoạch định ngắn hạn là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng haytừng năm Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầuhoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù Nói cách khác, kếhoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trước mắt trong mộtphạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành

Hoạch định trong hành chính văn phòng chủ yếu là hoạch định tác

nghiệp nhằm triển khai các chương trình, kế hoạch của tòn cơ quan, doanhnghiệp Đặc điểm của hoạch định trong hành chính văn phòng được thực hiệntrong thời gian ngắn hạn, rất chi tiết về các nội dung tiến hành và thường bị ảnhhưởng tác động bởi các điều kiện bên ngoài, chính vì thế thường bị thay đổi vàđiều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tiễn Đây là một yếu tố mà nhà quảntrị văn phòng cần lưu ý để quản lý và tổ chức thực hiện được chặt chẽ

3. Nội dung hoạch định trong hành chính văn phòng.

Thông thường một bản hoạch định cho dù là chiến lược hay tác nghiệptrong một tổ chức thường bao gồm sáu nội dung cơ bản sau (six W questions):

 Xác định công việc cần thực hiện (What)

 Tại sao cần thực hiện những công việc đó (Why)

 Thời gian thực hiện (When)

 Địa điểm thực hiện (Where)

 Biện pháp thực hiện (How)

 Đơn vị, cá nhân chị trách nhiệm thi hành (Who)

Có thể nói khi thực hiện hoạch định người chịu trách nhiệm cần phải xácđịnh được sáu yếu tố cơ bản trên và tính toán, cân nhắc và lựa chọn những điểmhợp lý nhất, từ đó sẽ xây dựng được một bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ ápdụng, dễ quản lý và kiểm soát cho việc hoàn thành nhiệm vụ

Hoạch định trong văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp thường tập trung vào các nội dung công việc sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ; lịch công tác tuần,tháng, qúy, năm

- Kế hoạch tổ chức các phong trào, các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỷ niệm,

sự kiện của doanh nghiệp…

- Kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viêntrong cơ quan, doanh nghiệp

- Kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục

vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

- Kế hoạch nhân sự, phúc lợi…

4. Các nguyên tắc khi hoạch định trong hành chính văn phòng

Một là đảm bảo tính thống nhất của hoạch định: Đó là phải nghiên cứu

các bản hoạch định dài hạn hơn để xác định các công việc cần tiến hành trongthời gian tới và cân đối với các bản hoạch định khác của văn phòng với kếhaochj chung của cơ quan cũng như các đơn vị chức năng khác trong cơ quan,doanh nghiệp Đồng thời kiểm tra, đánh giá lại các bản hoạch định đã và đangtriển khai để xác định các công việc tồn đọng để tiếp tục đưa vào thực thi Từ đóthống nhất giữa nội dung của kế hoạch dài hạn với kế họach ngắn hạn; giữa kếhoạch của văn phòng với kế họach của các đơn vị chức năng khác

Hai là phải cân đối được các nguồn lực hiện có để xây dựng được phương

án khả thi và phương án dự phòng nhằm giải quyết được nhiệm vụ đặt ra Tránhtình trạng xác định mục tiêu giải quyết đúng đắn nhưng thiếu cơ sở thực thi, hoặckhi có những thay đổi, phát sinh của thực tế thì không đủ nguồn lực để tiến hànhhay không có phương án hỗ trợ giải quyết Từ đó làm ảnh hưởng đến việc thựcthi hoạch định

Ba là có cơ chế cung cấp thông tin và phản hồi: đó là phải đặt ra các quy

định về quá trình cung cấp thông tin, quá trình phản hồi, lấy ý kiến giữa các đơn

vị chức năng và bộ phận tổng hợp thông tin (văn phòng) để có thể xây dựng và

thống nhất triển khai kế hoạch được nhanh chóng Đồng thời có thể điều chỉnh

và tổ chức triển khai việc điều chỉnh đó được kịp thời

Bốn là thường xuyên theo dõi và tổng hợp thông tin kịp thời trong suốt quá trình tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch để nắm bắt kịp thời những

vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực thi để báo cáo kịp thời hay đề xuất cácgiải pháp hiệu quả để hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra trong các bản kế hoạch

Năm là thực hiện tốt chế độ tổng hợp, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, thông tin nhanh chóng các đơn vị, cá nhân để phối hợp tổ chức thực hiện Đây

là vấn đề quan trọng vì nếu không thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực thicác chương trình kế hoạch, ảnh hưởng tới sự phối hợp giữa các đơn vị chứcnăng, nhất là trong trường hợp có những thay đổi và điều chỉnh trong việc thựchiện các chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp

5. Quy trình lập kế hoạch trong hành chính văn phòng

 Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết

 Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan.

Đánh giá các điều kiện thực thi

 Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa chọn.

 Bước 4: Lấy ý kiến hoặc trình phê duyệt.

 Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch định chính thức và trình ký phê duyệt

chính thức

 Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi việc tổ chức thi hành.

 Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện.

Để công tác hoạch định được hiệu quả, cần có sự phối hợp của nhiều đơn vịchức năng, đặc biệt là việc trao đổi thông tin giữa đơn vị theo dõi tổng hợp việcthực hiện hoạch định với các đơn vị phối hợp thực thi khác Trong quá trình thựchiện cần linh hoạt để có thể điều chỉnh kịp thời những phát sinh không theo ýmuốn của thực tế nhằm đạt tới mục đích cuối cùng mà bản hoạch địch hướng tới

6 Xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, tuần của cơ quan

Một trong những công việc mà bất cứ văn phòng nào cũng phải chịu tráchnhiệm thực hiện đó là lập kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan, doanhnghiệp Đây là một công việc có liên quan tới tất cả các đơn vị trong cơ quan từ

bộ phận quản lý cấp cao tới các đơn vị chức năng Các bản kế hoạch công tácnày được thể hiện cụ thể thành các bản công tác hàng năm, hàng tháng, hàng

tuần mà tất cả các đơn vị đều phải tuân thủ Trong công tác này, nhà quản trị vănphòng thường phải chịu trách nhiệm rất lớn là chỉ đạo xây dựng, tổ chức thựchiện và lập báo cáo về việc thực hiện kế hoạch Để xây dựng loại kế hoạch côngtác này, nhà quản trị văn phòng cần chú ý tới một số vấn đề cơ bản sau:

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc

- Thời gian thực hiện

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọngtâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)

b Xây dựng kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng

- Các công việc trong kế hoạch năm

- Các công việc tháng trước còn tồn tại

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,người thực hiện

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặclàm trong tháng sau)

c Xây dựng kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: