de cuong quan tri van phong

Mục tiêu chung - Về kiến thức + Khái quát được khái niệm, chức năng, nhiệm vụ về quản trị hành chính văn phòng.. + Áp dụng được những kiến thức về quản trị hành chính và quản

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

(Lưu hành nội bộ)

TP HỒ CHÍ MINH - 2014

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH

KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ CƯƠNG HỌC PHẦN

Khóa đào tạo: Cử nhân cao đẳng quản trị kinh doanh

Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Số tín chỉ: 2

Mã học phần: 226025

Năm thứ: 2

Học kỳ: 4

Học phần: Bắt buộc

1 Thông tin về giảng viên:

1 TS Vũ Nhật Tân

Chức vụ: Trưởng bộ môn QTKD

Email: tanvunhat@gmail.com

Phòng A204, lầu 2

2 Ths Đặng Hạnh Quyên

Chức vụ: Giảng viên

Email: quyendang06@yahoo.com.vn

Phòng A204, lầu 2

3 Ths.Vũ Ngọc Thanh Thảo

- Chức vụ: Giảng viên

- Email: vungocthanhthao9@yahoo.com

- Phòng A204, lầu 2

4 Phạm Thị Ngọc Thư

- Chức vụ: Giảng viên

- Email: thu.pham87@yahoo.com

- Phòng A204, lầu 2

Văn phòng Bộ môn/khoa

Khoa: Quản trị kinh doanh trường Cao đẳng công thương Thành phố Hồ Chí Minh Phòng: A204, lầu 2, 20 Tăng Nhơn Phú, phường Phước Long B, Q9, Tp-HCM Điện thoại: Điện thoại: 08.37313631 (số nội bộ 37)

Giờ làm việc: Giờ hành chính

2 Các học phần tiên quyết

- Kinh tế vi mô

- Quản trị học

- Quản trị nguồn nhân lực

3 Các học phần kế tiếp

- Quản trị marketing

- Chiến lược và phát triển kinh doanh

- Quản trị thương hiệu

4 Mục tiêu học phần

4.1 Mục tiêu chung

- Về kiến thức

+ Khái quát được khái niệm, chức năng, nhiệm vụ về quản trị hành chính văn phòng

+ Phân biệt được quản trị hành chính và quản trị văn phòng

+ Áp dụng được những kiến thức về quản trị hành chính và quản trị văn phòng vào việc nhận dạng, phân tích các tình huống thường gặp trong công tác quản trị hành chính văn phòng

- Về kỹ năng

+ Phát triển được kỹ năng phân tích, tổng hợp và kỹ năng so sánh

+ Thực hiện được các nguyên tắc và phát triển được kỹ năng quản trị các hoạt động giao tiếp, lễ tân, kỹ năng quản trị hội họp, kỹ năng quản trị văn thư, kỹ năng quản trị hồ sơ, lưu trữ

+ Hình thành được kỹ năng quản trị hành chính văn phòng và xử lý được các tình huống xung đột trong quản trị hành chính văn phòng

- Về thái độ

+ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hành chính văn phòng + Sinh viên có thái độ nghiêm túc trong việc tiếp cận lý thuyết về quản trị hành chính văn phòng vào các tình huống giả định và một số tình thực tiễn

+ Có ý thức tu dưỡng và rèn luyện để có thái độ tích cực trong khi thực thi nhiệm vụ quản trị hành chính văn phòng

4.2 Các mục tiêu khác

a Phát triển kỹ năng cộng tác, làm việc nhóm

b Rèn luyện kỹ năng thuyết trình, giao tiếp công chúng

5 Những nội dung cơ bản của học phần

5.1 Khái quát về quản trị hành chính văn phòng

5.2 Quản trị các hoạt động giao tiếp

5.3 Quản trị hoạt động lễ tân, hội họp và quản trị các chuyến đi công tác

5.4 Quản trị văn thư

5.5 Quản trị việc soạn thảo văn bản

5.6 Quản trị tài sản văn phòng

6 Mục tiêu nhận thức chi tiết

Mục tiêu

I Khái quát

về quản trị

hành chính

văn phòng

IA.1 Trình bày được khái

niệm hành chính, khái niệm văn phòng và khái niệm quản trị hành chính văn phòng

IA.2 Mô tả được chức

năng, nhiệm vụ của hành chính nhà nước và chức năng, nhiệm vụ của hành chính doanh nghiệp

IA.3 Mô tả được chức

năng, nhiệm vụ của quản trị

hành chính văn phòng

IB.1 So sánh, tìm ra

được sự khác biệt giữa chức năng, nhiệm vụ

của hành chính nhà nước và chức năng, nhiệm vụ của hành chính doanh nghiệp

IB.2 Phân biệt được

chức năng của quản trị

hành chính văn phòng

và nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng

IB.3 Xác định được

chức năng của quản trị

hành chính văn phòng

IC.1 Phân tích

được nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng

IC.2 Vẽ được sơ

đồ tư duy tái hiện nội dung quản trị hành chính văn phòng

II Quản trị

các hoạt

động giao

tiếp

IIA.1 Mô tả được tầm

quan trọng của quản trị các hoạt động giao tiếp qua điện thoại, qua thư tín, giao tiếp tại nơi làm việc, giao tiếp với khách hàng, với cơ quan chính quyền và với cơ quan truyền thông đại chúng

IIA.2 Trình bày được

nguyên tắc của 6 hoạt động giao tiếp cơ bản

IIA.3 Trình bày được 6 kỹ

năng trong quản trị các hoạt động giao tiếp trong văn phòng

IIB.1 Phân biệt được

các hoạt động giao tiếp trong văn phòng

IIB.2 So sánh tìm ra

được được sự khác biệt trong 6 nguyên tắc của hoạt động giao tiếp trong văn phòng

IIB.3 So sánh tìm ra

được được sự khác biệt trong 6 kỹ năng của hoạt động giao tiếp trong văn phòng

IIC.1 Áp dụng

được nguyên tắc

và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, qua thư tín, giao tiếp tại nơi làm việc, giao tiếp với khách hàng, với cơ quan chính quyền, với

cơ quan truyền thông đại chúng

và lễ tân vào thực tiễn quản trị

IIC.2 Xây dựng

được kế hoạch để rèn luyện các kỹ

năng giao tiếp III Quản trị

hoạt động lễ

tân, hội họp

và quản trị

các chuyến

đi công tác

IIIA.1 Mô tả được tầm

quan trọng của lễ tân, cuộc họp, hội nghị và các chuyến

đi công tác

IIIA.2 Trình bày được các

nguyên tắc về cuộc họp, hội nghị, chuyến đi công Trình

IIIB.1 Xác định được

các hoạt động quan trọng của quản trị lễ tân

IIIB.2 Phân biệt được

các loại tiệc và những yêu cầu đi kèm với loại

IIIC.1 Áp dụng

được nguyên tắc của quản trị lễ tân, cuộc họp, hội nghị và các chuyến đi công tác vào thực tiễn quản trị

bày được các tác

IIIA.3 Trình bày được các

kỹ năng của quản trị hoạt động lễ tân, cuộc họp, hội nghị, chuyến đi công tác

tiệc đó

IIIB.3 Giải thích được

tầm quan trọng của cuộc họp và quản trị

cuộc họp

IIIC.1 Áp dụng

được các kỹ năng của quản trị lễ tân, hội họp và các chuyến đi công tác vào thực tiễn quản trị

IV Quản trị

văn thư IVA.1 Mô tả được quytrình quản lý văn bản đến,

văn bản đi

IVA.2 Mô tả được quy

trình lập hồ sơ trong cơ quan, doanh nhiệp

IVA.3 Trình bày được

những quy định về sử dụng

và quản lý con dấu

IVB.1 Phân biệt được

văn bản hành chính và các văn bản khác

IVB.2 Phân biệt được

các lọai tài liệu và thời gian lưu trữ

IVB.3 Giải thích được

các quy định của pháp luật về tiêu huỷ hồ sơ

IVC.1 Đề xuất

được cách thức quản trị văn thư điện tử và kinh nghiệm quản lý hồ sơ hiệu quả

IVC.2 Xây dựng

được kế hoạch để rèn luyện kỹ năng quản trị văn bản đến và văn bản đi

V Quản trị

việc soạn

thảo văn

bản

VA.1 Mô tả được tầm quan

trọng của việc soạn thảo công văn hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản và soạn thảo hợp đồng

VA.2 Mô tả được tầm quan

trọng của quản trị hồ sơ lưu trữ

VA.3 Trình bày được các

yêu cầu đối với nội dụng của các văn bản

VB.1 Phân biệt được

các loại văn bản Luật, Nghị định, Thông tư, Công văn

VB.2 So sánh tìm ra

được sự khác biệt cùa nguyên tắc quản trị

việc soạn thảo công văn hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản và soạn thảo hợp đồng

VB.3 So sánh tìm ra

được sự khác biệt cùa

kỹ năng của quản trị

việc soạn thảo công văn hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản và soạn thảo hợp đồng

VC.1 Vận dụng

và soạn thảo được các báo cáo, tờ trình, thông báo, biên bản và hợp đồng

VC.2 Áp dụng

được kỹ năng của quản trị hồ sơ lưu trữ vào thực tiễn quản trị

VI Quản trị

tài sản văn

phòng

VIA.1 Trình bày khái niệm

quản trị tài sản văn phòng

VIA.2 Mô tả được 5

nguyên tắc công việc quản trị tài sản văn phòng

VIA.3 Trình bày được 5 kỹ

năng của công việc quản trị

tài sản văn phòng

VIB.1 So sánh, tìm ra

sự khác biệt về tầm quan trọng và nguyên tắc của 5 công việc

quản trị tài sản văn phòng sau:

- Quản trị sắp xếp bố trí văn phòng

VIC.1 Vận dụng

được tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt

và bố trí văn phòng

VIC.2 Áp dụng

được nguyên tắc

và kỹ năng quản

- Quản trị thiết bị văn phòng

- Quản trị văn phòng phẩm

- Quản trị việc sử dụng điện thoại

- Quản trị sử dụng ô tô

VIB.2 So sánh, tìm ra

sự khác biệt về kỹ năng của 5 công việc

quản trị tài sản văn phòng

VIB.3 Lựa chọn

phương án bố trí văn phòng phù hợp

trị sắp xếp bố trí văn phòng, trang thiết bị văn phòng, quản trị văn phòng phầm, quản trị việc sử dụng điện thoại

và quản trị sử dụng ô tô vào thực tiễn quản trị

7 Tổng hợp mục tiêu

Mục tiêu nhận thức: 48

Các mục tiêu khác:2

BẢNG TỔNG HỢP MỤC TIÊU

Nội dung

8 Tóm tắt nội dung

Học phần quản trị hành chính văn phòng là học phần bắt buộc trong chương trình đào tạo cao đẳng quản trị kinh doanh Học phần cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị hành chính văn phòng, giúp sinh quản trị được các công việc hành chính và các công việc văn phòng, tổ chức thực hiện sắp xếp, bố trí và quản trị cơ sở vật chất văn phòng khoa học, hiệu quả

Học phần được thiết kế dành cho đối tượng là các sinh viên năm thứ 2 và 3 trong chương trình đào tạo cao đẳng quản trị kinh doanh, cao đẳng kế toán- tài chính- ngân hàng và các đối tượng quan tâm khác

9 Nội dung chi tiết

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I KHÁI QUÁT VỀ HÀNH CHÍNH

1 Khái niệm hành chính

2 Chức năng nhiệm vụ của hành chính văn phòng

II KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG

1 Khái niệm văn phòng

2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

III KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

2 Chức năng nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 2

QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

I QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

1 Quản trị hoạt động giao tiếp qua điện thoại

2 Quản trị hoạt động giao tiếp qua thư tín

3 Quản trị hoạt động giao tiếp tại nơi làm việc

4 Quản trị hoạt động giao tiếp với khách hàng

5 Quản trị hoạt động giao tiếp với cơ quan chính quyền

6 Quản trị hoạt động giao tiếp với cơ quan truyền thông đại chúng

CHƯƠNG 3

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN, HỘI HỌP VÀ QUẢN TRỊ CÁC

CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

I QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN

1 Khái niệm lễ tân

2 Quản trị hoạt động lễ tân

3 Các nguyên tắc quản trị hoạt động lễ tân

4 Các kỹ năng quản trị lễ tân

II QUẢN TRỊ HỘI HỌP

1 Khái niệm cuộc họp, hội nghị

2 Quản trị cuộc họp

2 Quản trị hội nghị

3 Những yêu cầu tổ chức cuộc họp

4 Quy trình tổ chức hội nghị

5 Tổ chức hội nghị theo nghi thức nhà nước

6 Kinh nghiệm quản trị các cuộc họp

III QUẢN TRỊ HỘI NGHỊ (N5)

1 Tầm quan trọng của hội nghị

2 Các nguyên tắc quản trị hộ nghị

3 Kỹ năng quản trị hội nghị

4 Kinh nghiệm quản trị hội nghị

IV QUẢN TRỊ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC (N6)

1 Khái niệm chuyến đi công tác

2 Tổ chứ

c các chuyến đi công tác

3 Kinh nghiệm quản trị các chuyến đi công tác

CHƯƠNG 4

QUẢN TRỊ VĂN THƯ

I QUẢN TRỊ VĂN THƯ (N7)

1 Khái niệm văn thư

2 Quản trị văn thư giấy

3 Quản trị văn thư điện tử

II QUẢN TRỊ VĂN BẢN (N8)

1 Quản trị văn bản đến, văn bản đi

2 Quản trị việc sử dụng con dấu

3 Kinh nghiệm quản trị văn thư

III QUẢN TRỊ HỒ SƠ, LƯU TRỮ (N9)

1 Khái niệm hồ sơ, lưu trữ

2 Quản trị hồ sơ

3 Quản trị lưu trữ

4 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

5 Kinh nghiệm quản lý hồ sơ, lưu trữ

CHƯƠNG 5

QUẢN TRỊ VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN

I KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN (N10)

II QUY TRÌNH VĂN BẢN

III SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN THÔNG DỤNG (N11)

1 Soạn thảo công văn hành chính

2 Soạn thảo báo cáo

3 Soạn thảo tờ trình

4 Soạn thảo thông báo (N12)

5 Soạn thảo biên bản

6 Soạn thảo hợp đồng

7 Kinh nghiệm quản trị soạn thảo văn bản

CHƯƠNG 6

QUẢN TRỊ TÀI SẢN VĂN PHÒNG

I QUẢN TRỊ TÀI SẢN CỦA VĂN PHÒNG (N13)

1 Khái niệm tài sản văn phòng

2 Nhiệm vụ của quản trị tài sản

3 sửa chữa tài sản

4 Bảo quản tài sản

5 Quản trị văn phòng phẩm

6 Quản trị sử dụng điện thoại

7 Quản lý sử dụng ô tô

8 Quản lý sử dụng dịch vụ thuê ngoài

9 Kinh nghiệm quản trị tài sản văn phòng

II QUẢN TRỊ VIỆC SẮP XẾP BỐ TRÍ VĂN PHÒNG (N14)

1 Khái niệm văn phòng

2 Sắp xếp văn phòng

3 Bố trí văn phòng

4 Sắp xếp văn phòng điện tử

5 Kinh nghiệm đặt bàn làm việc theo phong thủy

10 Học liệu

10.1 Tài liệu chính:

- Quản trị Hành chính văn phòng, TS Vũ Nhật Tân, Giáo trình nội bộ Trường Cao đẳng Công thương Tp.Hồ Chí Minh, 2014

10.2 Tài liệu tham khảo lựa chọn:

- Quản trị hành chánh văn phòng, TS Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất bản Lao động –

Xã hội, 2012 (tái bản lần thứ mười)

- Quản trị hành chánh văn phòng; ThS Vương Kim Thanh, Nhà xuất bản Thống kê, 2009

- Quản trị hành chánh văn phòng, LS Vũ Đình Quyền, Nhà xuất bản Thống kê,

2005 (tái bản lần thứ nhất)

- Harvey, Mike Office Administration and managerment Cambridge: TCSA

Publishing Limited, 1986

10.3 Các trang web học tập:

1 http://phapluattp.vn

2 http://tailieu.vn

3 http://my.opera.com/qtdn

11 Hình thức tổ chức dạy học

11.1 Lịch trình chung

Nội

dung Tuần Lý Thực ThảoHình thức tổ chức dạy họcLàm Tự học, tự Tư Kiểm

thuyết hành luận việc

nhóm nghiêncứu vấn tra, đánhgiá

11.2 Lịch trình chi tiết

Nội dung: Khái quát về quản trị hành chính văn phòng

Tuần: 1-2

Nội dung: Khái quát về QTHCVP

Hình thức

tổ chức

dạy học

Thời gian, địa điểm

Nội dung chính Yêu cầu SV chuẩn

bị

Ghi chú

Lý thuyết Tuần 1

Từ … Đến … Giảng đường

- Giới thiệu đề cương học phần, cách thực hiện các mục tiêu học phần Phân công nhóm học tập

- Có trong tay đề

cương học phần Quản trị hành chính văn phòng

- Có trong tay giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng

-TS Vũ Nhật Tân – Giáo trình nội bộ

Trường Cao đẳng Công thương Tp.Hồ

Chí Minh, 2012

- Làm đề cương tái hiện Chương 1 Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng

- Liên hệ

“Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng” tại Thư viện nhà trường

Làm việc

nhóm - Tổ chức lớp thành cácnhóm nhỏ, phổ biến cách

thức làm việc, những nội dung sẽ thực hiện, cách thức đánh giá

- Lập nhóm học tập theo yêu cầu của giảng viên

Tư vấn - Hướng dẫn tự học - Nêu thắc mắc cho

giảng viên

Lý thuyết Tuần 2

Từ … Đến … Giảng đường

- Khái quát về hành chính

- Khái quát về văn phòng

- Khái quát về quản trị hành chính văn phòng

- Tra Từ điển Việt Nam các mục từ:

Quản trị, hành chính, văn phòng