Quản Trị Học Công Tác Kiểm Soát

1. khái niệm 2. Ý nghĩa của chức năng kiểm soát trong hoạt động sự quản trị 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát 4.1 Kiểm soát lường trước 4.2 Kiểm soát hiện hành 4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện 5. Công cụ kiểm soát 5.1 Ngân quỹ 5.2 kỹ thuật phân tích thống kê 5.3 Các báo cáo và phân tích chuyên môn 5.4 Quan sát cá nhân 6. Một số yêu cầu với việc xây dựng cơ chế kiểm soát 7. Các cấp bậc quản trị và vấn đề kiểm soát

Trang 1

GVC Th.S Trần Minh Thư 172

Nội dung chính Môn học Quản Trị Học

1 Khái niệm

2.Ý nghĩa của chức năng kiểm soát trong hoạt động

quản trị

3 Quá trình kiểm soát

4 Các loại hình kiểm soát

4.1 Kiểm soát lường trước

4.2 Kiểm soát hiện hành

4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện

5 Công cụ kiểm soát

5.1 Ngân quỹ

5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê

5.3 Các báo cáo và phân tích chuyên môn

5.4 Quan sát cá nhân

6 Một số yêu cầu với việc xây dựng cơ chế kiểm soát

7 Các cấp bậc quản trị và vấn đề kiểm soát

Trang 2

Chương 9: Công tác Kiểm Soát

1 KHÁI NIỆM: là quá trình đo lường kết quả thực tế

& so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và đưa ra biện pháp chấn chỉnh kịp

thời qua đó đảm bảo hoàn thành mục tiêu của tổ chức

2 ÝÙ NGHĨA của chức năng kiểm soát trong hoạt động quản trị

 KIỂM SOÁT là chức năng hết sức quan trọng của quản

trị, vì:

 nhờ có kiểm soát mà nhà quản trị biết được tổ chức đang

đi đến đâu? có đúng với những dự kiến hay không?

 nắm bắt được tiến độ và chất lượng thực hiện công

việc của thuộc cấp

 xác định và dự đoán những chiều hướng chính cùng

với sự thay đổi cần thiết trong các yếu tố: thị trường

sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất kỹ thuật và các đường lối chính sách

 xác định những nhược điểm và sai lệch trong các

chức năng, cũng như trong các hoạt động của các đơn vị trực thuộc, đưa ra biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Trang 3

3 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT

Các bước của quá trình kiểm soát :

 bước 1 : xác định tiêu chuẩn kiểm soát:

đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá & kiểm soát đối

tượng bị quản trị

 Thường tiêu chuẩn kiểm soát là những mục tiêu,

chỉ tiêu, những tỉ lệ, những đặc tính…)

vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát Nó có thể biểu

hiện dưới dạng định tính hoặc dưới dạng định lượng

 Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn kiểm soát: <SMART >

 mang tính hiện thực (không quá cao cũng không quá thấp)

 phản ánh đúng bản chất vận động của đối tượng bị quản trị

 không nên quá chi tiết, vụn vặt nhưng phải khái quát

được những mặt cơ bản của đối tượng bị quản trị

 dễ dàng cho việc đo lường

 bước 2 : Đo lường việc thực hiện

 Căn cứ vào các tiêu chuẩn đề ra trong bước 1 tiến hành

đo (đối với những hoạt động đang xẩy ra hoặc đã xảy ra)

Trang 4

hoặc lường trước (đối với những sự việc sắp xảy ra) để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ các sự sai lệch làm

cơ sở cho việc xác định các biện pháp điều chỉnh trong bước 3

 Hiệu quả việc đo lường còn tùy thuộc vào phương pháp

đo lường (bao gồm cách thức và công cụ đo lường )

 đối với những tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới hình thức định lượng thì việc đo lường có thể đơn giản hơn

 đối với những tiêu chuẩn là định tính hoặc là những

“tiêu chuẩn mờ “ thì việc đo lường không đơn giản

 bước 3: Điều chỉnh sai lệch

 cần phân tích nguyên nhân của sự sai lệch

 đưa ra chương trình điều chỉnh sự sai lệch

Trang 5

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT LÀ MỘT HỆ THỐNG PHẢN HỒI:

Sơ đồ 9.1 (vòng phản hồi của kiểm soát )

4 CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT:

4.1 Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước khi thực hiện)

 bằng cách tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

 tác dụng của kiểm soát lường trước: giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với những bất trắc trong tương lai

soát ít tốn kém nhất

Phát hiện

sai lệch

Phân tích

nguyên

nhân của

sự sai lệch

Đưa ra chương trình điều chỉnh

Thực hiện sự điều chỉnh

Kết quả mong muốn

So sánh với các tiêu chuẩn

Đo lường

Kết quả thực tế

Trang 6

bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện nhằm nắm bắt kịp thời những lệch lạc, những khó khăn vướng mắc, đưa ra những biện pháp tháo gỡ kịp thời đảm bảo việc thực hiện kế hoạch

4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện : (kiểm soát phản hồi)

 đây là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra

 mục đích của loại kiểm soát này là nhằm xác định xem kế hoạch có hoàn thành hay không? nếu không thì phải tìm hiểu nguyên nhân? rút ra những bài học kinh

thiện các chức năng quản trị

 nhược điểm của loại kiểm soát này là độ trễ về thời gian

5 CÔNG CỤÏ KIỂM SOÁT (Kỹ thuật kiểm soát )

5.1 Ngân quỹ: vừa là công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa

là công cụ kiểm soát rất quan trọng của các nhà quản trị Việc lập kế hoạch ngân quỹ là điều kiện quan trọng giúp điều chỉnh & kiểm soát các kế hoạch hoạt động một cách có hiệu quả, mặt khác tạo điều kiện để chuyển giao quyền hạn một cách tự do hơn

Trang 7

 Các dạng ngân quỹ:

cung cấp các dịch vụ

vật liệu, giám sát, thuê mướn máy móc, thiết bị…

số đơn vị vật liệu, số đơn vị diện tích được phân bố và số đơn vị được sản xuất ra……

tiền mặt Ngân quỹ này giúp ta xác định khả năng chi trả các khoản nợ đến kỳ hạn phải trả, khả năng đầu tư của doanh nghiệp

Các dạng ngân quỹ trên đây có thể được lập ra một cách cứng nhắc & chi tiết hoặc tồn tại dưới dạng biến đổi linh hoạt (ngân quỹ biến đổi, ngân quỹ tùy chọn… ) tuy nhiên ngân quỹ biến đổi có nhiều ưu điểm hơn

Trang 8

5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê : dựa vào các dữ liệu

quá khứ , tổng hợp thành các biểu đồ hoặc đồ thị qua đó giúp cho các nhà quản trị đưa ra những nhận xét:

những dự báo cho thời gian tới

 về mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển

hoạch

5.3 Các báo cáo & phân tích chuyên môn: sử dụng

các chuyên gia nghiên cứu từng lĩnh vực chuyên sâu (chuyên gia về kế toán, tài chính, dự án, kỹ thuật và công nghệ…) để có thể phát hiện những lệch lạc trong từng chức năng riêng biệt này, trên cơ sở đó có những đề xuất sát thực

5.4 Quan sát cá nhân: bằng cách theo dõi, quan sát trực

tiếp các thuộc cấp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch

Trang 9

CHẾ KIỂM SOÁT:

 Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức & căn cứ trên cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị & đáp ứng yêu cầu của nhà

quản trị

 Sự kiểm soát phải thực hiện tại những điểm trọng yếu (quy luật pareto )

 Kiểm soát phải khách quan

 Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế phù hợp với nét

văn hóa của tổ chức

 Việc kiểm soát phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu

quả của kinh tế

 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động

Trang 10

7 CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ &

VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT

So sánh sự

khác nhau

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung

Quản trị cấp cơ sở

Hình thức

kiểm soát

- sử dụng hình thức kiểm soát

qua sổ sách, văn bản báo cáo có

kết hợp một phần sự kiểm soát trực tiếp

chủ yếu, có

kết hợp với hình thức kiểm soát gián tiếp.

Loại hình

kiểm soát

- rất coi trọng

kiểm soát lường trước & kiểm

hiện

- chú trọng

kiểm soát

- chú trọng

kiểm soát hiện hành

Trọng

tâm kiểm

soát

- chú trọng kiểm soát môi trường, kiểm soát tài

soát ngân quỹ.

- chú trọng kiểm soát

kiểm soát tác nghiệp

- chú trọng kiểm soát

kiểm soát

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	163,57 KB