Quản Trị Học: Công Tác Tổ Chức

1. Khái niệm 2. Nội dung chủ yếu của công tác tổ chức 2.1 Xác lập cơ cấu tổ chức 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức 2.1.3 Các quan điểm về cơ cấu tổ chức 2.1.4 Các dạng cơ cấu tổ chức 1. Cấu trúc chức năng 2. Cấu trúc theo sản phẩm 3. Cấu trúc theo khách hàng 4. Cơ cấu theo địa lý 5. Cơ cấu tổ chức theo quá trình 6. Cấu trúc theo dự án 7 Cấu trúc ma trận 8. Cấu trúc theo chương trình - Mục tiêu 9. Cấu trúc theo trực tuyến - Tham mưu 10. Cấu trúc mạng 11. Cấu trúc kết hợp 2.2 Thiết lập mối quan hệ về quyền hành trong cơ cấu tổ chức 2.2.1 Khái niệm về quyền hành 2.2.2. Nguồn gốc của quyền hành 2.2.3 Các xu hướng thực hiện quyền lực 2.2.4. Quan hệ quyền hành trong cơ cấu tổ chức 3. Công tác tổ chức và cấp bậc quản trị

Trang 1

Chương 6: Công tác Tổ chức

GVC Th.S Trần Minh Thư 101

Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC

Nội dung chính Môn học: Quản Trị Học

1 Khái niệm

2 Nội dung chủ yếu của công tác tổ chức

2.1 Xác lập cơ cấu tổ chức

2.1.1 Khái niệm

2.1.2 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức

2.1.3 Các quan điểm về cơ cấu tổ chức

2.1.4 Các dạng cơ cấu tổ chức

1 Cấu trúc chức năng

2 Cấu trúc theo sản phẩm

3 Cấu trúc theo khách hàng

4 Cấu trúc theo địa lý

5 Cấu trúc tổ chức theo quá trình

6 Cấu trúc theo dự án

7 Cấu trúc ma trận

8 Cấu trúc theo chương trình – Mu c tiêu

9 Cấu trúc theo trực tuyến – Tham mưu

10 Cấu trúc mạng

11 Cấu trúc kết hợp

2.2 Thiết lập mối quan hệ về quyền hành trong cơ cấu tổ chức

2.2.1 Khái niệm về quyền hành

2.2.2 Nguồn gốc của quyền hành

2.2.3 Các xu hướng thực hiện quyền lực

2.2.4 Quan hệ quyền hành trong cơ cấu tổ chức

3 Công tác tổ chức và cấp bậc quản trị

Trang 2

Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1 KHÁI NIỆM

Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm &

phân công cho các đơn vị /cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang / dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu chiến lược của tổ chức

2 NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

2.1  XÁC LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC (CẤU TRÚC TỔ CHỨC )

2.1.1 KHÁI NIỆM : là quá trình xác lập các khâu quản trị

(theo chiều ngang ) & các cấp quản trị (theo chiều dọc ) và các quan hệ quyền hành bên trong hệ thống

 ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC:

1 TÍNH PHỨC TẠP : biểu thị số lượng các

khâu quản trị, các cấp quản trị, các chức danh trong tổ chức

2 TÍNH BÀI BẢN : tính công thức,

tính định chế, tính hình thức

3 MỨC ĐỘ TẬP TRUNG & PHI TẬP TRUNG

về quyền ra quyết định trong hệ thống quản trị

Trang 3

 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 NHIỆM VỤ & MỤC TIÊU &

CHIẾN LƯỢC của công ty

2 MÔI TRƯỜNG hoạt động của công ty

3 ĐẶC ĐIỂM NGÀNH NGHỀ của công ty

4 NĂNG LỰC & TRÌNH ĐỘ NHÂN SỰ

của công ty

5 QUY MÔ hoạt động của công ty

Trang 4

 CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC CƠ BẢN:

cần đạt + Chi phí +

+ Thời gian

+ chất lượng

 phân công lao động

 thống nhất chỉ huy

 cơ cấu tổ chức gắn với mục tiêu

 nguyên tắc hiệu quả

 nguyên tắc cân đối

 nguyên tắc linh hoạt

Trang 5

Sơ đồ 5.1

CÁC NHÂN TỐ CỦA VIỆC THIẾT KẾ TỔ CHỨC

 TÍNH TỐI ƯU CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

 thực hiện phân công hay chuyên môn hóa công việc hợp lý  thực hiện phân ngành một số hoạt động

 đảm bảo TẦM HẠN KIỂM SOÁT /QUẢN TRỊ tối ưu  đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động

 đảm bảo tính kinh tế của quản trị

Phù hợp

Quyết định của hệ thống

thưởng

Tổ chức phi chính thức

Thiết kế tổ chức

Trang 6

2.1.2 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Sơ đồ 5.2 (Các bước của tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức)

 mô hình tổ chức linh hoạt (hữu cơ - organic ) đặc biệt phù hợp với kiểu quản trị theo tình huống nhất là quản trị theo mục tiêu Mô hình này còn gọi là mô hình hiện đại, phát triển rất thịnh hành từ những năm của thập niên 60 cho đến nay

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

QUẢN TRỊ HIỆN HÀNH

XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC, PHƯƠNG HƯỚNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG CỦA

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG VÀ THÀNH PHẦN

CÁC CẤP QUẢN TRỊ

XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CẤP,

TỪNG KHÂU QUẢN TRỊ

XÁC ĐỊNH QUAN HỆ QUA LẠI VỚI CÁC CƠ QUAN CẤP TRÊN

VÀ CÁC TỔ CHỨC KHÁC

Phân tích SWOT

Hàng ngang

Hàng dọc

Mối quan hệ

Trang 7

NHỮÕNG ĐẶC TRƯNG CHỦ YẾU CUA HAI MÔ HÌNH

MÔ HÌNH CỔ ĐIỂN

(CƠ GIỚÙI)

MÔ HÌNH LINH HOẠT

(HỮU CƠ) ĐẶC ĐIỂM

- Tính hợp thức & tính bài bản cao

- Nhiều chức danh (cấp quản trị)

riêng biệt

- Quan hệ phân cấp chặt chẽ , ít

chú trọng Hợp tác

- Quyền hạn quyết định tập trung

ở cấp cao nhất

- Các nhiệm vụ được định sẵn

- Kênh, luồng thông tin chính

thức

ĐẶC ĐIỂM

- Tính hợp thức & tính bài bản thấp

- Ít chức danh (cấp quản trị) riêng biệt

- Hợp tác thống thuộc (chiều dọc trực tuyến) và tương thuộc (chiều ngang, tham vấn phụ trợ hoặc tham mưu)

- Phi tập trung hóa quyền hành (hướng về phân quyền, ủy quyền chính thức hoặc không chính thức)

- Các nhiệm vụ này tùy thuộc vào tình huống

- Thông tin liên lạc không chính thức kết hợp với chính thức

NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG

- Các công ty, tổ chức quy mô lớn ,

hoặc là các đơn vị hành chính sự

nghiệp

- Môi trường hoạt động của tổ

chức ổn định.

NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG

- Các công ty vừa & nhỏ , các đơn vị

kinh doanh, dịch vụ

- Phù hợp với môi trường biến động

Trang 8

2.1.4  CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

1 CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

 Môi trường ổn định

 Chú trọng vào hiệu suất (+)

 Cục bộ thường xẩy ra ( -)

Sơ đồ 5.3: Cấu trúc tổ chức theo chức năng

2 CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM

Trang 9

Sơ đồ 5.4: Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

3 CẤU TRÚC THEO KHÁCH HÀNG

 những nhu cầu của khách hàng là quan trọng  các dạng khách hàng là khác nhau

Sơ đồ 5.5: Cấu trúc theo khách hàng

Phó chủ tịch Marketing

Máy giặt Bàn ủi Máy lạnh Quạt điện

Bộ phận bán

hàng công nghiệp

hàng cho chính phủ

hàng tiêu dùng

Trang 10

4 CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ

 Các năng lực bố trí phân tán

 Các hoạt động độc lập với nhau

 Nhu cầu địa phương có sự khác biệt

 Được sử dụng thường xuyên trong

kinh doanh quốc tế

Sơ đồ 5.6: Cấu trúc địa lý

Trang 11

5 CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO QUÁ TRÌNH

 Chuyên môn hóa sản xuất

 Tăng sự phụ thuộc lẫn nhau

 Áp dụng trong sản xuất công nghiệp

Sơ đồ 5.7: Cấu trúc theo quá trình

6 CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN (Dạng tổ chức tạm thời)

 Một loạt các dự án cần được hoàn thành

 Bao gồm những kỹ năng phức tạp

Quản đốc phân xưởng

Trang 12

 Các kỹ năng là quan trọng hơn chức danh

 Ra quyết định được phân cấp

 Kết hợp những ngành chuyên môn chức năng

 VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH (-)

Sơ đồ 5.8: Cấu trúc theo dự án

CHỦ TỊCH

Nguồn

nhân lực

Bán hàng

Kỹ thuật

Kiểm tra chất lượng

Sản xuất

Kỹ sư động lực

Kỹ sư thử nghiệm

Kỹ thuật viên

Kỹ sư thử nghiệm

Kỹ thuật viên

Trang 13

7 CẤU TRÚC MA TRẬN (DẠNG ỔN ĐỊNH TỒN TẠI LÂU DÀI HƠN SO VỚI CẤU TRÚC DỰ ÁN)

 Hình thức tương tự như cấu trúc theo dự án

 Khi các hoạt động có tính ổn định &

thường xuyên hơn

Trang 14

Sơ đồ 5.9: Cơ cấu ma trận

Thiết kế kiến tạo

Dự án Alpha

Dự án Beta

Dự án Gamma

a

Chế tạo

Nhóm thiết kế

Quản lý hợp đồng

Nhóm chế tạo

Mua sắm

Nhóm hợp đồng

Kế toán

Nhóm mua sắm

Nhân lực

Nhóm kế toán

Nhóm nhân lực

Trang 15

8 CẤU TRÚC THEO CHƯƠNG TRÌNH – MỤC TIÊU

 Liên kết các mối liên hệ ngang

 Mục tiêu được sắp xếp theo chương trình

 Thời gian hoàn thành được yêu cầu là cố định

Sơ đồ 5.10: Cơ cấu tổ chức theo chương trình mục tiêu

CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP CAO

CƠ QUAN QUẢN TRỊ

CẤP TRUNG

CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP TRUNG

CẤP THẤP

CƠ QUAN LIÊN KẾT CÁC MỐI LIÊN HỆ NGANG

CẤP THẤP

Trang 16

9 CẤU TRÚC THEO TRỰC TUYẾN – THAM MƯU

 Duy trì lãnh đạo THEO TUYẾN

 Người lãnh đạo tuyến được sự tham

mưu của các chuyên gia theo chức năng

 Bản chất của mối quan hệ tham mưu chỉ laØ

CỐ VẤN

Sơ đồ 5.11 : Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tham mưu

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

NGƯỜI LÃNH

ĐẠO TUYẾN 1

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 2

Bộ phận tham mưu Theo chức năng

Trang 17

10 CẤU TRÚC MẠNG

 Các hoạt động chức năng thuộc

BÊN NGOÀI tổ chức

 Cần tạo lập và duy trì các

MỐI QUAN HỆ tốt

 Quản trị LINH HOẠT

 Thường thích hợp với các

TỔ CHỨC NHỎ

Sơ đồ 5.12 Cơ cấu mạng

Công ty nghiên

cứu triển khai

tư vấn độc lập

Công ty quảng cáo

Nhà máy

ở các nước khác

Các người bán hàng ăn hoa hồng

Nhóm điều hành

Trang 18

11 CẤU TRÚC KẾT HỢP (KẾT HỢP NHIỀU DẠNG CẤU

TRÚC) PHÙ HỢP VỚI NHỮNG CÔNG TY LỚN & PHỨC TẠP

Sơ đồ 5.13 (Cấu trúc kết hợp )

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:

TIẾP CẬN KẾT HỢP HÌNH THÀNH CÁC PHÒNG BAN

CHỦ TỊCH

Phó chủ

tịch

Marketing

Tổng giám đốc các

sản phẩm công nghiệp

Tổng giám đốc các

sản phẩm tiêu dùng

Nhà quản trị bộ

phận phía bắc

Nhà quản trị bộ phận phía nam

Nhà quản trị bộ phận phía đông

Nhà quản trị bộ phận phía tây

Trang 19

2.2 THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỀ QUYỀN HÀNH

TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC

lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình

2.2.2  NGUỒN GỐC CỦA QUYỀN HÀNH:

Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là CHÍNH

Nhà quản trị phải đủ NĂNG LỰC & PHẨM

tôn trọng

2.2.3  CÁC XU HƯỚNG THỰC HIỆN

QUYỀN LỰC:

giao quyền ra quyết định cho cấp dưới

quyết định vào trong tay một người/

Trang 20

tình huống hơn  Việc thực hiện công việc được NHANH HƠN

 Là nhân tố động viên CẤP DƯỚI

 Giúp đào tạo CẤP DƯỚI , tạo điều kiện cho

họ phát triển

 Giảm áp lực về công việc đối với CẤP TRÊN

 Sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo

 Phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng

 Người dưới quyền không đủ năng lực

VỚI TRÁCH NHIỆM

QH > TN : Sử dụng quyền hạn để xói mòn người khác

QH < TN : Không ai nghe anh ta cả

Sơ đồ số 5.14: Mối quan hệ tương xứng giữa nhiệm vu,ï quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn Trách nhiệm

Nhiệm vụ

Trang 21

 Xác định các KẾT QUẢ MONG MUỐN

 Giao NHIỆM VỤ

 Giao phó QUYỀN HẠN để hoàn thành các

NHIỆM VỤ

 Xác định TRÁCH NHIỆM của người được phân quyền

 NGHỆ THUẬT PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN

 sự sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác

 sự sẵn sàng chia sẻ

 sự sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm

 sẵn sàng tin cậy cấp dưới

 sự sẵn sàng lập ra và

sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

Trang 22

2.2.4  QUAN HỆ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC:

QUAN HỆ TRỰC TUYẾN

 Quan hệ trực tiếp theo CHIỀU DỌC

 QUYỀN LỰC thực hiện theo chiều

 Thực hiện NGUYÊN TẮC

THỐNG NHẤT CHỈ HUY

TRÁCH NHIỆM rõ ràng

 Gắn liền với SẢN PHẨM hoặc KHÁCH HÀNG

Sơ đồ 5.15 : Cơ cấu tổ chức quản trị theo quan hệ trực tuyến

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 1

2

……… ……… ……… ………

Trang 23

QUAN HỆ CHỨC NĂNG

 Thực hiện các hoạt động chuyên môn kỹ thuật

 Cho phép các nhà quản trị theo tuyến

mở rộng phạm vi kiểm soát

Cố vấn : tham mưu cho các nhà quản trị theo tuyến

Kiểm soát : can thiệp vào hoạt động của các nhà quản trị theo tuyến -> có khả năng vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy -> chỉ nên xác lập

ở những khâu quan trọng

Sơ đồ : 5.16 Cơ cấu tổ chức quản trị theo quan hệ chức năng

NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Trang 24

Các khía cạnh cơ bản

- Cần phải thành lập hay loại bỏ cấp nào?

- Phân quyền cho cấp dưới như thế nào?

- Cần ban hành những chế độ, chính sách chung như thế nào?

- Phân phối & chuyển giao nguồn lực cho cấp dưới như thế nào?

- Những hoạt động nào cần tiến hành?

- Tổ chức hoạt động theo hướng nào?

- Phân công quyền hạn & trách nhiệm như thế nào?

- Cần phải sử dụng nguồn lực ra sao?

nghiệp

- Những công việc cụ thể nào cần phải làm?

Ai làm? Lúc nào làm?

- Cần những phương tiện gì?

- Tổ chức công việc, thiết kế công việc , quy trình thực hiện các công việc như thế nào nhằm đảm bảo năng suất, chất lượng và trách nhiệm cao nhất.?

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	353,59 KB