Việc trao đổi thông tin, phối hợp giải quyết và bàn giao vụ việc giữa các đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu…Là một cán bộ hiện đang công tác tại Phòng Hành chính - Văn phòng Tổng cục Hải quan,
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
TRỊNH THỊ NGUYỆT
TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN
LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học
Hà Nội - 2014
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
TRỊNH THỊ NGUYỆT
TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 24
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2014
Trang 3DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CP: Cổ phần
Cục CNTT: Cục Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan
Cục ĐTCBL: Cục Điều tra chống buôn lậu
Cục GSQL: Cục Giám sát quản lý
Cục KTSTQ: Cục Kiểm tra sau thông quan
Cục TXNK: Cục Thuế Xuất nhập khẩu
Trang 5MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU……… 1
1. Lý do chọn đề tài……… …… 1
2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài……….……….3
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… 3
4 Nhiệm vụ nghiên cứu……… ……….4
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 4
6 Nguồn tư liệu tham khảo………5
7 Phương pháp nghiên cứu……… 6
8 Đóng góp của đề tài……… 6
9 Bố cục của đề tài……….…….7
Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN………9
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay……… …9
1.1.1 Thuế quan cách mạng Việt Nam (Giai đoạn 1945 - 1954)…… 9
1.1.2 Hải quan Việt Nam trong giai đoạn xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranh thống nhất đất nước (Giai đoạn 1954 – 1975)……….9
1.1.3 Hải quan Việt Nam giai đoạn sau khi thống nhất đất nước và trước đổi mới (Giai đoạn 1975 – 1986)……… ………9
1.1.4 Hải quan Việt Nam những năm đầu đổi mới, hội nhập (Giai đoạn 1987 - 2000)……… ……….10
1.1.5 Hải quan Việt Nam giai đoạn cải cách, phát triển và hiện đại hóa (từ năm 2001 đến nay)……… ……… 11
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan……… ……… 12
Trang 61.2.1 Vị trí và chức năng……….…….12
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn……… ………13
1.2.3 Cơ cấu tổ chức……… 14
1.3. Khái quát về khối tài liệu tại Kho lưu trữ của Tổng cục Hải quan và giá trị của chúng……… …16
1.3.1 Thành phần, đặc điểm hồ sơ, tài liệu ……….16
1.3.2 Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ….… ….20
1.4 Ý nghĩa và giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan …23
1.4.1 Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành…… ……… …23
1.4.2 Phục vụ công tác chuyên môn ……….………….………….24
1.4.3 Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra……… …… …… 25
1.4.4 Phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lịch sử Hải quan… … …….26
Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN……… 28
2.1 Thực trạng công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……… …28
2.1.1 Số lượng độc giả có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……… ………….… 28
2.1.2 Các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác và sử dụng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……… ……… … 29
2.1.3 Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… ……….… 31
2.1.4 Thẩm quyền cho phép thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……… ……… ….… 32
2.1.5 Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……… ……… ….33
Trang 72.2 Hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với
công tác Kiểm soát Hải quan……….……… ……… 34
2.2.1 Khái niệm, yêu cầu của công tác Kiểm soát Hải quan……… ….34
2.2.2 Vai trò của công tác Kiểm soát Hải quan………… ……….37
2.2.3 Hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan……… ….… 40
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN……… ……….… 55
3.1 Nhận xét, đánh giá về công ta ́ c khai thác và sử du ̣ng tài liê ̣u ta ̣i Kho lưu trữ Tổng cu ̣c Hải quan……… ………… 55
3.1.1 Những kết quả đạt được của công tác khai thác và sử dụng tài liệ u tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan ……… … 55
3.1.2 Hạn chế của công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan……….……….58
3.2 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan………60
3.3 Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan……… ……… ……… …62
KẾT LUẬN……… ……… …………85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……….87
PHỤ LỤC………92
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hóa, nền kinh tế đối ngoại càng phát triển thì vai trò, trách nhiệm của lực lượng Hải quan càng to lớn, nặng nề hơn Với
vai trò “Người gác cửa nền kinh tế đất nước”, Hải quan Việt Nam hoạt động
tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam và Điều ước quốc tế liên quan đến công tác Hải quan Theo đó, một mặt Hải quan phải tạo mọi điều kiện thuận lợi cho thương mại quốc tế và các mối quan hệ giao lưu, hợp tác phát triển Mặt khác, lực lượng Hải quan phải kiên quyết đấu tranh, ngăn chặn hiện tượng gian lận thương mại, buôn lậu qua biên giới, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển, bảo vệ lợi ích và quyền lợi người tiêu dùng, đảm bảo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, bảo vệ lợi ích và chủ quyền an ninh quốc gia
Những năm gần đây, tệ nạn buôn lậu, gian lận thương mại ở nước ta ngày càng diễn biến phức tạp, mang tính thời sự, gây trở ngại cho công cuộc xây dựng và phát triển đất nước Trước tình trạng này, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, chính sách để ngăn chặn, phòng ngừa “hiểm họa” này Nghị quyết Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã nhấn
mạnh: "Tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan chức năng, phát huy vai trò của nhân dân để tiến hành có hiệu quả những biện pháp chống buôn lậu trên các tuyến biên giới, vùng biển và trên thị trường nội địa Ngăn chặn và xử lý nghiêm mọi hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc tiếp tay, bao che cho buôn lậu" Thủ tướng Chính phủ cũng đã có Chỉ thị số 853/CT-TTg ngày 16/10/1997 đánh giá: "Buôn lậu đang diễn biến hết sức nghiêm trọng, đã gây ra những hậu quả nguy hại về kinh tế - xã hội, cản trở quá trình phát triển lành mạnh của kinh tế đất nước" Để giải quyết “quốc nạn” này, Đảng và Nhà nước
xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên, cấp bách và lâu dài
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, là cơ quan chủ quản, chịu trách nhiệm chính trong công tác phòng, chống buôn lậu Vì vậy, Tổng cục Hải quan đang từng bước hoàn thiện thể chế, đưa ra các chủ
Trang 9trương, chính sách tích cực để nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, Kiểm soát Hải quan nhằm ngăn chặn, phòng ngừa tình trạng trên, trong đó có việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bởi vì, các hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những bằng chứng chân thực, chứa dựng toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh xuất – nhập khẩu, xuất – nhập cảnh của các cá nhân, tổ chức Mặt khác, thông qua việc khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho các cán bộ thực hiện công tác Kiểm soát Hải quan vạch trần các thủ đoạn buôn lậu, gian lận thương mại, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm đẩy lùi, ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm này
Trong thời gian qua, với các chủ trương, chính sách phù hợp, công tác Kiểm soát Hải quan mặc dù đã thu được một số kết quả đáng khích lệ nhưng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: Công tác tham mưu, chỉ đạo chưa đảm bảo tính tập trung, thống nhất Các đơn vị Kiểm soát Hải quan các cấp chưa thực hiện hết quyền hạn, thẩm quyền pháp luật quy định (như việc yêu cầu tổ chức,
cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu, hoạt động trinh sát…) Việc xử lý một số vụ việc buôn lậu, gian lận thương mại còn chưa nghiêm Một số đơn vị Hải quan chưa thực hiện đúng các quy định của pháp luật (công tác giám sát Hải quan đối với phương tiện xuất nhập cảnh, hàng hóa xuất nhập khẩu…) Việc trao đổi thông tin, phối hợp giải quyết và bàn giao vụ việc giữa các đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu…Là một cán bộ hiện đang công tác tại Phòng Hành chính - Văn phòng Tổng cục Hải quan, tôi nhận thấy trong thời gian qua, việc khai thác, sử dụng các hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động Kiểm soát Hải quan đã được tiến hành song hiệu quả mang lại chưa cao Xuất phát từ những lý do trên, với trách nhiệm của một cán bộ công chức trong ngành Hải quan luôn mong muốn đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự nghiệp phát triển của Ngành nói chung và công tác lưu trữ nói riêng tôi quyết định lựa chọn đề tài:
“Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan” làm luận văn Thạc sỹ chuyên ngành
Lưu trữ
Trang 102 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Luận văn của chúng tôi hướng tới các mục tiêu chủ yếu sau đây:
- Phân tích các giá trị của khối tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan đối với công tác Hải quan nói chung và với công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng;
- Khảo sát công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng;
- Đánh giá những ưu điểm cũng như hạn chế của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, từ đó đề xuất một số giải pháp khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và để phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu
- Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- Hiệu quả của việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan
b. Phạm vi nghiên cứu
Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, tác giả không có điều kiện để tiến hành khảo sát toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của ngành Hải quan mà nội dung đề tài chỉ đề cập đến vấn đề tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan
Trang 114 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các vấn
đề sau:
- Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan
- Các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan và các giá trị của chúng
- Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan và hiệu quả khai thác, sử dụng các hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan
- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Hải quan nói chung và phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Do vậy, vấn đề này đã nhận được sự quan tâm nghiên cứu của nhiều cơ quan, tổ chức và người nghiên cứu trong và ngoài nước Chúng ta có thể thấy vấn đề liên quan đến tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được các nhà nghiên cứu nói chung và các nhà lưu trữ học nói
riêng trên thế giới nghiên cứu, đúc kết trong các sách như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô” của các nhà lưu trữ học Xô Viết hay “Lưu trữ Pháp” của Cục Lưu trữ Cộng hòa Pháp… Riêng ở Việt Nam, vấn đề tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được nghiên cứu ở nhiều góc độ khác
nhau như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn
Thâm…; Các bài viết đăng trên các báo, tạp chí như: “Một số suy nghĩ về vấn đề
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng hay “Tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III với tiềm năng phục vụ các nhu cầu xã hội” của tác giả Hà Quảng… Ngoài ra, vấn đề này cũng đã dành
Trang 12được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các sinh viên, học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn Tiêu biểu như: “ Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ” – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Trần Phương Hoa; “Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số tòa soạn báo ở Hà Nội ” – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Hà Thị Tú Anh; “Sử dụng nguồn tư liệu lịch sử quan sự về cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở Viện Lịch sử quân sự Việt Nam” - Luận văn Thạc sĩ của tác giả Chu Văn Tùng; “Tổ chức và sử dụng tài liệu trong kho Lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng giai đoạn 1930-1945” – Luận văn Thạc sĩ của tác giả Hoàng
Thị Bạch Yến… Các công trình nghiên cứu này đã đề cập đến lý luận và thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam nói chung và ở một số cơ quan cụ thể nói riêng
Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát và tìm kiếm tư liệu, chúng tôi nhận thấy công tác lưu trữ nói chung và vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng tại Tổng cục Hải quan chưa có một công trình nào nghiên cứu Vì vậy,
có thể khẳng định đề tài nghiên cứu của tôi có kế thừa nhưng không trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây
6 Nguồn tư liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính sau:
- Các giáo trình mang tính lý luận chung về công tác lưu trữ Tiêu biểu là
cuốn Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm
- Một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, luận văn thạc sĩ của học viên cao học liên quan đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng;
- Báo cáo kết quả hoạt động chống buôn lậu và gian lận thương mại của
Trang 13- Báo Hải quan các số năm 2000, 2001;
- Luật Hải quan năm 2001 số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001 và Luật sửa đổi đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan năm 2005 số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005; Nghị định 154/2005/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15/12/2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan; Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Nghị định 87/2010/NĐ-CP ngày 13/8/2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu
- Các website của Tổng cục Hải quan, Bộ tài chính
7 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích hệ thống và thống kê để có được các con số cụ thể về số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; số lượng người đến khai thác, sử dụng
- Phương pháp khảo sát thực tế, kết hợp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp thực hiện công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan để có được các thông tin thực tế cần thiết, chính xác
- Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển, đồng thời phát hiện các hạn chế từ đó có biện pháp khắc phục
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các phương pháp khác như mô tả, so sánh…
8 Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài được nghiên cứu thành công, đề tài có những đóng góp sau:
- Về mặt lý luận: Góp phần bổ sung các vấn đề về lý luận công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng
- Về mặt thực tiễn: Đề tài được thực hiện tốt sẽ có nhiều ý nghĩa thực tế đối với công tác lưu trữ Tổng cục Hải quan, đó là:
+ Góp phần tuyên truyền ý nghĩa, tác dụng của khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan tới các cán bộ, công chức hiện đang công tác
Trang 14trong cơ quan nói riêng cũng như các tổ chức, cá nhân có mối quan tâm tới khối tài liệu lưu trữ này nói chung; đồng thời, kết quả của luận văn cũng góp phần khẳng định vai trò của lực lượng Hải quan trong công tác Kiểm soát Hải quan
+ Đề tài có ý nghĩa thiết thực đối với công việc hiện nay của tác giả, với trách nhiệm của một cán bộ công chức công tác tại Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Hải quan, trong quá trình thực hiện đề tài cũng như trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ, tác giả sẽ phát hiện ra những hạn chế, vướng mắc và bất cập, từ đó đưa ra các kiến nghị, giải pháp khắc phục kịp thời
+ Những giải pháp và kiến nghị sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan nói riêng
9 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được kết cấu thành 3 chương chính, bao gồm:
Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI
LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
Trong chương này, sau khi tác giả đi vào tìm hiểu một cách khái quát quá trình hình thành, phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay cũng như về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan Trên cơ sở đó, luận văn sẽ đi sâu vào phân tích thành phần, nội dung
và các giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN
Nội dung của chương này sẽ đề cập đến công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Đặc biệt, trong chương này tác giả sẽ đi sâu phân tích, đánh giá ý nghĩa, hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài liệu phục công tác Kiểm soát của lực lượng Hải quan Việt Nam
Trang 15Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN
Trên cơ sở khái quát về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan cũng như hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan, tác giả tiến hành đánh giá các kết quả đạt được cũng như chỉ ra những mặt tồn tại, từ đó đề xuất tổng thể các giải pháp chung Đặc biệt, trong chương này, tác giả sẽ đi sâu phân tích một giải pháp cụ thể mà theo bản thân tác giả nhận thấy nó rất cần thiết và thiết thực nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn và
giúp đỡ tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, các cán bộ tại Tổng cục Hải quan,
sự ủng hộ của bạn bè và đồng nghiệp Nhân dịp này, tác giả xin được bày tỏ
lòng biết ơn chân thành tới PGS.TS Vũ Thị Phụng, các cán bộ của Tổng cục
Hải quan, bạn bè, đồng nghiệp – những người đã giúp tôi hoàn thành Luận văn này
Đây là một đề tài mới và do đặc thù của ngành Hải quan nên nội dung của Luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Do đó, tôi rất mong nhận được sự góp ý của Thầy, Cô giáo, đồng nghiệp và các bạn học viên để hoàn thiện hơn nữa nội dung này
Xin chân thành cảm ơn./
Hà Nội, ngày tháng năm 2014
Tác giả
Trịnh Thị Nguyệt
Trang 16Chương 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI
KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay
1.1.1 Thuế quan cách mạng Việt Nam (Giai đoạn 1945 - 1954)
Cách mạng tháng 8/1945 thành công, lập ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã mở ra một trang sử mới cho đất nước Việt Nam nói chung và ngành Hải
quan nói riêng Ngày 10/9/1945, Sở Thuế quan và Thuế gián thu - tiền thân của
ngành Hải quan được thành lập, đánh dấu sự khởi đầu của Hải quan cách mạng Việt Nam với nhiệm vụ chính trị là bám sát và phục vụ kịp thời nhiệm vụ của Cách mạng, tạo nguồn thu cho Ngân sách quốc gia, kiểm soát hàng hoá xuất nhập khẩu, đấu tranh chống buôn lậu giữa vùng tự do và vùng tạm chiếm
1.1.2 Hải quan Việt Nam trong giai đoạn xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranh thống nhất đất nước (Giai đoạn 1954 – 1975)
Sự kiện quan trọng nhất của Hải quan Việt Nam trong giai đoạn này là ngày 27/02/1960, Thủ tướng Phạm Văn Đồng đã ký Nghị định số 03/CP ban hành Điều lệ Hải quan Điều lệ Hải quan ra đời đã đánh dấu bước phát triển mới của Hải quan Việt Nam Về cơ cấu tổ chức của Hải quan Việt Nam ngày một hoàn thiện dần từ Trung ương đến địa phương, các đơn vị Hải quan được thành lập kịp thời đáp ứng yêu cầu cách mạng Hoạt động Kiểm soát xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh đáp ứng được yêu cầu đặt ra, góp phần hoàn thành nhiệm vụ đối ngoại của Đảng và Nhà nước, giải phóng miền Nam, thống nhất Tổ quốc
1.1.3 Hải quan Việt Nam giai đoạn sau khi thống nhất đất nước và trước đổi mới (Giai đoạn 1975 – 1986)
Đầu thập kỷ 80, đất nước lâm vào khủng hoảng, nhiều kế hoạch không hoàn thành (năm 1981, xuất khẩu đạt 88%), Chính phủ ban hành một số chủ trương khuyến khích xuất khẩu, mở rộng quyền cho địa phương nhằm khắc phục những khó khăn trong đời sống nhân dân Hoạt động Hải quan đứng trước
Trang 17những thách thức lớn, đòi hỏi nhận thức về nhiệm vụ và chức năng của ngành phải có những chuyển biến Trước tình hình này, được sự nhất trí của Bộ Chính trị Trung ương Đảng, ngày 30/8/1984, Hội đồng Nhà nước ra Nghị quyết số
547/NQ/HĐNN phê chuẩn việc thành lập Tổng cục Hải quan, trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Ngày 20/10/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định
139/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của
Tổng cục Hải quan Tại Điều 1, Nghị định số 139/HĐBT xác định: “Tổng cục Hải quan, cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng, là công cụ chuyên chính nửa vũ trang của Đảng và Nhà nước có chức năng:
- Kiểm tra và quản lý hàng hóa, hành lý, ngoại hối và các công cụ vận tải xuất nhập qua biên giới nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Thi hành chính sách thuế xuất, nhập khẩu;
- Ngăn ngừa và chống các vi phạm luật lệ hải quan và các luật lệ khác liên quan đến việc xuất nhập khẩu;
- Chống các hoạt động buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa, tiền tệ qua biên giới.
Nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn chính sách Nhà nước độc quyền về ngoại thương, ngoại hối, góp phần bảo vệ chủ quyền quốc gia, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, phục vụ công tác đối ngoại của Đảng và Nhà nước”.
Như vậy, trong thời gian này, Hải quan Việt Nam có sự chuẩn bị sẵn sàng
để đón thời cơ mới, hoàn thành tốt nhiệm vụ của người lính gác cửa biên giới và tham gia chiến đấu để bảo vệ biên cương của Tổ quốc cũng như góp phần đẩy mạnh công tác đấu tranh chống buôn lậu, lập lại trật tự, kỷ cương trong quản lý xuất - nhập khẩu
1.1.4 Hải quan Việt Nam những năm đầu đổi mới, hội nhập (Giai đoạn
1987 - 2000)
Năm 1980, nền kinh tế nước ta lâm vào tình trạng khủng hoảng nghiêm trọng Sản xuất kinh doanh kém hiệu quả, nông nghiệp vẫn giữ tính chất độc
Trang 18canh, công nghiệp chiếm tỉ trọng nhỏ trong nền kinh tế và tốc độ tăng không ổn định Quan hệ đối ngoại, đặc biệt là kinh tế đối ngoại bị hạn chế bởi các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu bị tan rã và sự sụp đổ của chế độ xã hội chủ nghĩa ở Liên Xô Quan hệ Việt Nam – Trung Quốc chưa được cải thiện, Mỹ vẫn giữ thái
độ thù địch với Việt Nam
Để khắc phục tình hình trên, bên cạnh các nhiệm vụ được quy định cụ thể trong Điều lệ Hải quan năm 1960, ngành Hải quan tập trung tạo cơ sở cho quá trình đổi mới, cải cách phát triển và từng bước hiện đại hóa Ngày 01/5/1990, Pháp lệnh Hải quan được thông qua và có hiệu lực đã quy định rõ nhiệm vụ của
Hải quan: “ Quản lý Nhà nước về Hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, mượn đường Việt Nam Đấu tranh chống buôn lậu hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua biên giới”
Nhiệm vụ này chính là kim chỉ nam cho hoạt động của ngành trong những năm
90 của thế kỷ XX
Như vậy, trong giai đoạn 1987 – 2000, Hải quan Việt Nam đã đạt được những thành tích đáng kể trong công cuộc đổi mới Hệ thống tổ chức không ngừng được củng cố và phát triển theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp Công cuộc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải tiến quy trình thủ tục Hải quan, kiểm soát, chống buôn lậu, thu ngân sách … đặc biệt phương pháp quản lý Hải quan hiện đại bắt đầu được áp dụng trong nghiệp vụ Hải quan Mặt khác, trong công tác xây dựng cơ sở pháp lý, Hải quan Việt Nam đã tích cực tham gia xây dựng các Luật liên quan đến thương mại Đặc biệt, Pháp lệnh Hải quan ra đời đã nâng vị trí của ngành Hải quan trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nhân dân Việt Nam lên tầm cao mới
1.1.5 Hải quan Việt Nam giai đoạn cải cách, phát triển và hiện đại hóa (từ năm 2001 đến nay)
Pháp lệnh Hải quan có hiệu lực từ 01/5/1990 là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất, điều chỉnh các hoạt động trong lĩnh vực Hải quan Tuy nhiên, pháp lệnh Hải quan chưa phản ánh đầy đủ tinh thần của Hiến
Trang 19pháp năm 1992, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của các cam kết quốc tế liên quan đến hoạt động Hải quan
Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ giao cho Hải quan Việt Nam chuẩn bị
dự án Luật Hải quan Ngày 03/01/2001, Tổng cục Hải quan đã trình Chính phủ
Dự án Luật Hải quan Ngày 29/6/2001, kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa X thông qua Luật Hải quan gồm 8 Chương, 82 Điều, quy định quản lý Nhà nước về Hải quan
và có hiệu từ 01/01/2002
Luật Hải quan ra đời đánh dấu việc hoàn thiện hệ thống pháp luật Hải quan với mục tiêu thể chế hóa đường lối, chính sách, cụ thể hóa các quy định của Hiến pháp, nội luật hóa các quy định của các Điều ước quốc tế mà Việt Nam
ký kết hoặc tham gia Mặt khác, Luật Hải quan cũng tạo ra khuôn khổ pháp lý thống nhất, đồng bộ phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế, thúc đẩy tiến trình cải cách, tạo thuận lợi cho hội nhập quốc tế, tham gia bảo vệ lợi ích, chủ quyền và
an ninh quốc gia, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đây thực sự là bước phát triển về chất, chứng tỏ năng lực thực thi pháp luật đáp ứng yêu cầu hội nhập của Hải quan Việt Nam
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan
Tại Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính được quy định cụ thể như sau:
1.2.1 Vị trí và chức năng
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ tài chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ tài chính quản lý Nhà nước về Hải quan và
tổ chức thực thi pháp luật về Hải quan
Tổng cục Hải quan có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trang 20- Giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính trong việc soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực Hải quan để Bộ Tài chính trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định: Các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về Hải quan; Chiến lược, quy hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia; Các đề án, dự án quan trọng về Hải quan; Dự toán thu thuế xuất nhập khẩu hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước
- Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định: Dự thảo thông tư và các văn bản khác về Hải quan; Kế hoạch hoạt động hàng năm của ngành Hải quan
- Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Hải quan
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án về Hải quan sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về Hải quan
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: Kiểm tra, giám sát Hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; Phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới trong phạm vi địa bàn hoạt động Hải quan; thực hiện các biện pháp phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới ngoài phạm vi địa bàn hoạt động hải quan theo quy định của Chính phủ Đồng thời, tổ chức thực hiện pháp luật về thuế và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; Kiểm tra sau thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Mặt khác, Tổng cục Hải quan còn kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
về các chủ trương, biện pháp quản lý Nhà nước về Hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với
Trang 21- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm pháp luật Hải quan; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp luật
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong ngành Hải quan
- Hướng dẫn việc thực hiện pháp luật về Hải quan; hỗ trợ đối tượng nộp thuế hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện thống kê nhà nước về Hải quan
- Thực hiện hợp tác quốc tế về hải quan theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lư của Tổng cục Hải quan theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật
- Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt
- Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, Tổng cục Hải quan còn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao và theo quy định của pháp luật
Trang 22- Vụ Tài vụ - Quản trị;
- Văn phòng (Có đại diện tại thành phố
Hồ Chí Minh);
- Thanh tra;
- Cục Giám sát quản lý về Hải quan;
- Cục Thuế xuất nhập khẩu;
- Cục Điều tra chống buôn lậu;
- Cục Kiểm tra sau thông quan;
- Cục Công nghệ thông tin và Thống kê
Hải quan;
- Viện Nghiên cứu Hải quan;
- Trường Hải quan Việt Nam;
- Báo Hải quan;
- Văn phòng Đảng – đoàn thể;
- Ban Cải cách hiện đại hóa;
- Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây dựng Tổng cục Hải quan;
- Ban Quản lý rủi ro
- Các cơ quan Hải quan ở địa phương trực thuộc Trung ương thuộc Tổng cục Hải quan:
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Bắc gồm: Hà Giang, Cao Bằng, Lào Cai, Điện Biên, Lạng Sơn, TP.Hà Nội, Bắc Ninh, Quảng Ninh, Hải Phòng
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Trung gồm: Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Khánh Hòa, Gia Lai – Kon Tum, Đăk Lăk
+ Cục Hải quan tỉnh, thành phố khu vực miền Nam: Ninh Thuận, Bình Thuận, Tây Ninh, Bình Phước, Bình Dương, TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu, Long An, Đồng Tháp, An Giang, TP.Cần Thơ, Cà Mau, Kiên Giang
- Các Chi cục Hải quan, Đội Kiểm soát Hải quan và đơn vị tương đương thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ví dụ, Chi cục HQ Ninh Bình và Chi cục HQ Nam Định thuộc Cục HQ Thanh Hóa
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các Chi cục Hải quan, Đội kiểm soát
Trang 23Bộ trưởng Bộ tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan
Như vậy, từ khi thành lập Sở thuế quan và Thuế gián thu đến cải cách, phát triển và hiện đại hóa Hải quan, Hải quan Việt Nam luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước; sự phối hợp chặt chẽ và hợp tác có hiệu quả với các Bộ, ngành, địa phương Trong quá trình hoạt động, mặc dù vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập song về cơ bản Hải quan Việt Nam hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thể hiện trên những nét lớn như sau:
- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của người gác cửa biên giới trên mặt trận kinh tế, đảm bảo an toàn và an ninh kinh tế đối với hoạt động xuất nhập khẩu Đồng thời đảm bảo nguồn thu, góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
- Hoạt động nghiệp vụ ngày càng đáp ứng được các quy định quốc tế và phù hợp với mục tiêu đơn giản hóa, hài hòa, tiến tới tự động hóa Hải quan
- Xây dựng được lực lượng Hải quan ngày càng lớn mạng cả về số lượng
và chất lượng, đưa Hải quan Việt Nam từng bước phát triển thành chính quy, hiện đại, ngang tầm khu vực
1.3. Khái quát về khối tài liệu tại Kho lưu trữ của Tổng cục Hải quan
và giá trị của chúng
1.3.1 Thành phần, đặc điểm hồ sơ, tài liệu
1.3.1.1 Thành phần tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo số liệu thống kê công tác văn thư – lưu trữ năm 2012 của Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Hải quan năm 2012, Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan hiện đang bảo quản 1108,5 mét giá tài liệu, trong đó riêng tài liệu hành chính là 1090,5 mét (đã chỉnh lý hoàn chỉnh được 17.516 hồ sơ tương đương với
143 mét), tài liệu khoa học kỹ thuật là 03 công trình/đề tài, số còn lại là tài liệu chuyên môn và tài liệu cá nhân
Trang 24Về loại hình tài liệu:
Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan hiện đang bảo quản 03 loại hình tài liệu chính: Tài liệu giấy, tài liệu ghi âm và tài liệu ghi hình (chủ yếu là ảnh) Tài liệu giấy chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn như: Tập lưu công văn đi – đến của các đơn vị thuộc Tổng cục; Hồ sơ phân loại cán bộ; Tập báo cáo công tác 6 tháng đầu năm, năm và báo cáo tổng kết năm của ngành Hải quan Các chứng từ, sổ sách kế toán, kiểm toán; Hồ sơ trao đổi, giải quyết các
vụ việc vi phạm liên quan đến lĩnh vực Hải quan giữa các Bộ, ban, ngành liên quan Hồ sơ trình Bộ dự án “Đầu tư trang bị tàu thuyền của ngành Hải quan”;
Hồ sơ trình Bộ quy chế hướng dẫn thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản đặc thù của ngành Hải quan Hồ sơ về Đề án “ Trang bị mua sắm máy soi container phục vụ kiểm soát Hải quan” hay các Hồ sơ về chuyên môn, nghiệp vụ Hải quan của các đơn vị….Về tài liệu ghi âm, ghi hình chủ yếu là những tài liệu ghi lại các sự kiện trọng đại của ngành Hải quan qua các năm, hoặc các vụ việc liên quan đến lĩnh vực Hải quan… Hiện nay, loại tài liệu ghi âm, ghi hình cùng với tài liệu giấy đang được Văn phòng Tổng cục Hải quan khai thác, sử dụng một cách triệt để và có hiệu quả trong việc xây dựng Bảo tàng Hải quan được đặt ngay tại trụ sở chính của Tổng cục Hải quan – Lô E3 đường Dương Đình Nghệ - Cầu Giấy – Hà Nội
Mặt khác, theo kết quả khảo sát thực tế, các Phông lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan gồm có:
- Phông lưu trữ các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan nhưng không có tư cách pháp nhân ( không có văn thư, con dấu và tài khoản riêng) gồm hồ sơ, tài liệu của các đơn vị: Văn phòng Tổng cục Hải quan, Vụ Tài vụ - Quản trị, Vụ Hợp tác Quốc tế, Thanh tra, Ban Quản lý rủi ro, Vụ Pháp chế, Văn phòng Đảng – Đoàn thể, Ban Cải cách hiện đại hóa, Vụ Tổ chức cán bộ
- Còn các đơn vị sau đây mặc dù cũng thuộc Tổng cục Hải quan nhưng các đơn vị này được hoạt động một cách độc lập (tức là có Quyết định của Bộ
Trang 25Tài chính quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; có tài khoản riêng; có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân)) nên tạo thành các Phông lưu trữ riêng đó là: Phông lưu trữ Cục Thuế xuất nhập khẩu, Phông lưu trữ Viện Nghiên cứu Hải quan; Phông lưu trữ Trường Hải quan Việt Nam; Phông lưu trữ Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan; Phông lưu trữ Cục Kiểm tra sau thông quan; Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu; Phông lưu trữ Trung tâm phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu; Phông lưu trữ Cục Giám sát quản lý; Phông lưu trữ Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây dựng Tổng cục Hải quan, Phông lưu trữ Báo Hải quan
Như vậy, tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan đang bảo quản 10 Phông lưu trữ, đó là: Phông lưu trữ các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan nhưng không có tư cách pháp nhân, Phông lưu trữ Cục Thuế xuất nhập khẩu, Phông lưu trữ Viện Nghiên cứu Hải quan; Phông lưu trữ Trường Hải quan Việt Nam; Phông lưu trữ Cục Công nghệ thông tin và thống kê Hải quan; Phông lưu trữ Cục Kiểm tra sau thông quan; Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu; Phông lưu trữ Trung tâm phân tích phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu; Phông lưu trữ Cục Giám sát quản lý; Phông lưu trữ Ban Quản lý các Công trình đầu tư xây dựng Tổng cục Hải quan, Phông lưu trữ Báo Hải quan Với các Phông lưu trữ này, chúng tôi có thể thấy rằng khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại đây rất lớn, phong phú và đa dạng về mặt nội dung cũng như loại hình tài liệu
1.3.1.2 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo quy định tại Điều 1 Quy chế Công tác lưu trữ ngành Hải quan, tài liệu lưu trữ của Tổng cục Hải quan bao gồm: Hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, các tài liệu chuyên môn khác trên giấy; tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ, tập trung bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan
Qua khảo sát tình trạng hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, chúng tôi rút ra một số đặc điểm chung như sau:
Trang 26Thứ nhất: Tài liệu lưu trữ phần lớn chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh và hệ
thống hóa theo đúng quy định Một số hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý nhưng chưa được đánh số cố định, số còn lại mới chỉ được chỉnh lý sơ bộ Những tài liệu được chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh là tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ (liên quan đến làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; hồ sơ chứng từ kế toán hoặc
hồ sơ liên quan đến việc điều động, tổ chức cán bộ)
Thứ hai: Có nhiều trường hợp, tài liệu cùng phản ánh về một vấn đề, một
sự việc nhưng lại được lưu trữ ở các hồ sơ khác nhau Do vậy dẫn đến tình trạng tài liệu bị trùng thừa; những tài liệu quan trọng không có đủ trong hồ sơ, kết quả
là tài liệu cùng phản ánh về một vụ việc nhưng bị phân tán, xé lẻ trong nhiều hồ
sơ Để đảm bảo chất lượng của hồ sơ, trong thời gian tới, Bộ phận lưu trữ cần phải tiến hành chỉnh lý khoa học và hệ thống lại tài liệu của các đơn vị trong Phông
Thứ ba: Hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 20 năm chiếm phần lớn
số tài liệu lưu trữ của cơ quan như: Hồ sơ giải quyết vụ việc trong lĩnh vực Hải quan; hồ sơ trao đổi thông tin, nghiệp vụ; hồ sơ về kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn, trao đổi thông tin với các Bộ, ngành tương đương hay hồ sơ là các tài liệu, chứng từ kế toán, báo cáo định kỳ…Tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mỗi năm chỉ có khoảng 10% số lượng tài liệu được thu thập và đưa vào lưu trữ cơ quan
Thứ tư: Thể thức của văn bản, tài liệu có trong các hồ sơ lưu trữ từ những
năm 2000 trở về trước chưa được chuẩn hoá, vẫn tồn tại những văn bản thiếu trích yếu, số ký hiệu không thống nhất, có văn bản còn thiếu ngày tháng ban hành… Đây là một trong những yếu tố làm ảnh hưởng tới độ chính xác và độ tin cậy của các văn bản trong hồ sơ Để khắc phục tình trạng này, hiện nay, thể thức văn bản của Tổng cục Hải quan đã được quản lý chặt chẽ Các văn bản ban hành đã được cán bộ văn thư kiểm tra về mặt thể thức và thực hiện nghiêm túc theo quy định của Nhà nước, Cục Văn thư lưu trữ nhà nước và các văn bản hướng dẫn do Tổng cục Hải quan ban hành
Trang 271.3.2 Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
Theo quy định của Quy chế Công tác lưu trữ ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan, công tác lưu trữ tài liệu được quy định như sau:
1.3.2.1 Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành)
a Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan
- Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ của từng đơn vị nhằm xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
- Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị, tổ chức chuyển giao
- Trường hợp giao nộp hồ sơ, tài liệu đã được quản lý, theo dõi bằng các chương trình ứng dụng tin học (chương trình kế toán, quản lý tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu…) thì cần in danh mục hồ sơ, tài liệu ra giấy để thực hiện bàn giao; đồng thời cấp quyền khai thác dữ liệu điện tử cho lưu trữ cơ quan tương ứng với số liệu gốc đã giao nộp
b Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị
- Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ
và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị
- Lưu trữ kiêm nhiệm hoặc văn thư đơn vị thực hiện lưu giữ hồ sơ trong một năm kể từ khi công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ cơ quan theo quy định
- Trường hợp đến thời hạn nộp lưu nhưng đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu phải báo cáo cho lưu trữ cơ quan biết bằng văn bản có
Trang 28ý kiến của Thủ trưởng đơn vị, thời hạn giữ lại không quá hai năm kể từ khi công việc kết thúc
- Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết (tờ khai Hải quan, hồ sơ xét hoàn thuế, hồ sơ theo dõi hàng tạm nhập tái xuất…) thì cá nhân, bộ phận nào thụ lý, giải quyết cuối cùng
có trách nhiệm quản lý và thực hiện nộp lưu
- Hồ sơ, tài liệu trong ngành Hải quan là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ hồ
sơ, tài liệu làm tài sản cá nhân hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác
- Cán bộ công chức, viên chức có giữ hồ sơ, tài liệu, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu mình đang giải quyết và lưu giữ cho đơn vị công tác; chỉ sau khi cán bộ, công chức bàn giao hồ sơ, tài liệu và được thủ trưởng đơn vị xác nhận thì cơ quan tổ chức cán bộ mới trao quyết định
Với quy định trên, từ năm 2008 đến 2012, công tác thu thập, nộp lưu tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã đạt được những kết quả nhất định và được thể hiện qua bảng thống kê sau:
Bảng 1.1 Số liệu thống kê về công tác thu thập, nộp lưu tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan từ năm 2008 – 2012 (Đơn vị tính: 100 mét giá tài liệu)
Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào
lưu trữ cơ quan
128 48.5 92 228.5 170.5
Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập được
131.2 96 150 361 164.6
Tổng số mét giá đã nộp vào lưu trữ lịch
sử
Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy 12 60 16 0 0
Nguồn: Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Hành chính - Văn
phòng Tổng cục Hải quan
Trang 29c Công tác chỉnh lý tài liệu
- Các đơn vị tổ chức lưu trữ phải thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn chỉnh
lý tài liệu hành chính để đảm bảo quản lý, bảo quản và khai thác có hiệu quả hồ
sơ, tài liệu lưu trữ
Việc xác định giá trị tài liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan áp dụng theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản và chỉ được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài liệu đã quy định
1.3.2.2. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
a Thống kê về công tác lưu trữ:
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ công chức lưu trữ được thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Mặt khác, việc gửi báo cáo của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục phải gửi về Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 15/01 hàng năm Văn phòng Tổng cục tổng hợp gửi báo cáo thống kê về Văn phòng Bộ tài chính; Cục Hải quan tỉnh, thành phố gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố đồng thời gửi một bản về Văn phòng Tổng cục Hải quan để theo dõi trước ngày 32/01 hàng năm
b Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ Kho lưu trữ phải đáp ứng tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV
Trang 30ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Kho lưu trữ phải cao ráo, thoáng khí, có đủ các phương tiện phòng, chống cháy nổ; chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ Thực hiện biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu Hồ sơ tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có đề nhãn, ký hiệu
và sắp xếp theo trật tự, gọn gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết
1.4 Ý nghĩa và giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
1.4.1 Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành
Nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của các cấp lãnh đạo Tổng cục Hải quan rất đa dạng như: Thông tin pháp lý, thông tin do doanh nghiệp cung cấp, thông tin khoa học - kỹ thuật Để ban hành các quyết định có hiệu quả, các cấp lãnh đạo Tổng cục cần phải được cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác Với ưu thế là nguồn thông tin cấp một, có độ tin cậy và tính pháp lý cao so với thông tin từ các nguồn khác, những thông tin trong tài liệu lưu trữ đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên Nó là căn cứ giúp lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của mình Hơn nữa, nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ luôn mang tính chủ động nếu các cán
bộ công chức Hải quan ý thức và đánh giá đúng giá trị của chúng Không những thế, từ thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ, các cán bộ công chức Hải quan
có thể rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm trong tổ chức, quản lý, điều hành Bởi vì, tài liệu lưu trữ ghi chép lại diễn biến của tất cả các sự kiện, quá trình hình thành, phát triển của Tổng cục Hải quan qua từng giai đoạn Những dự án,
đề án thành công cũng như thất bại trong lĩnh vực Hải quan cần được nghiên cứu, khai thác triệt để và cần được vận dụng tốt hơn nữa trong tương lai Do đó,
từ việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ, Tổng cục Hải quan có thể nhận biết mình đang đứng ở vị trí nào, đội ngũ lãnh đạo Tổng cục cần phải trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường là một trong yếu tố cần thiết
Trang 31Ví dụ: Trong quá trình hoạt động của Tổng cục Hải quan, những thông tin
về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; hoạt động truy thu thuế xuất nhập khẩu; phòng chống buôn lậu, gian lận thương mại, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới…có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của ngành Hải quan Để giúp lãnh đạo, cán bộ có căn cứ, cơ sở trong việc đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hay trong hoạt động hoạch định đường lối, chính sách phát triển ngành Hải quan, cần phải có nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để xử lý, trong đó tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan là một nguồn chủ yếu, có giá trị pháp lý cao Chẳng hạn, để Lãnh đạo Tổng cục Hải quan có cơ sở ban hành Quyết định Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp đối với Công
ty Cổ phần Sữa Việt Nam theo dấu hiệu vi phạm, các cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan đã tiến hành thu thập, xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có tài liệu lưu trữ Toàn bộ các thông tin về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam như mã số thuế, mã số kinh doanh, hoạt động kinh doanh, hoạt động xuất nhập khẩu về các mặt hàng sữa…đang được lưu giữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan sẽ là cơ sở để cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan tiến hành đối chiếu, phát hiện ra các sai phạm của Công ty là khai sai mã số và trị giá của mặt hàng sữa nào, thuộc tờ khai nào… từ đó cán bộ Cục Kiểm tra sau thông quan sẽ ước lượng truy thu bao nhiêu % thuế (nếu có) để trình lên Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt Quyết định Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp đối với Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
1.4.2 Phục vụ công tác chuyên môn
Tổng cục Hải quan là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý Nhà nước về Hải quan và
tổ chức thực thi pháp luật về Hải quan với các nhiệm vụ chính như: Kiểm tra, giám sát Hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; Phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới trong phạm vi địa bàn hoạt động hải quan; thực
Trang 32hiện các biện pháp phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới ngoài phạm vi địa bàn hoạt động Hải quan theo quy định của Chính phủ; Tổ chức thực hiện pháp luật về thuế và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; Kiểm tra sau thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Do đó, việc khai thác, sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động chuyên môn nói trên trong đó có công tác Kiểm soát Hải quan (tác giả sẽ làm rõ trong Chương 2) có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp các cán bộ chuyên môn giải quyết tốt công việc như: Ban hành các quyết định quản lý; kiểm tra, đối chiếu các thông tin cũng như phát hiện và đưa ra những điều chỉnh kịp thời, thực hiện việc cải tiến công nghệ nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Ví dụ: Trên cơ sở nghiên cứu các thông tin có trong tài liệu lưu trữ về quy
trình công nghệ, kỹ thuật dịch vụ đã được chuyển giao, áp dụng trong công tác thông quan hàng hóa trước đây, kết hợp với sự giúp đỡ của các chuyên gia Nhật Bản, năm 2014 Tổng cục Hải quan đã xây dựng, cải tiến và triển khai thành công Hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông quan điện tử tự động) Với thành công của hệ thống này đã giúp cho việc thông quan, giải phóng hàng hóa được nhanh chóng hơn; việc kiểm tra, giám sát cũng như quản lý hồ sơ rủi ro cũng đơn giản, linh hoạt hơn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức cho
cả cán bộ Hải quan và phía doanh nghiệp
1.4.3 Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra
Các hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
là những cơ sở, bằng chứng về quá trình hoạt động của Tổng cục Hải quan Bởi
lẽ toàn bộ hoạt động của các cán bộ công chức Hải quan đều được thể hiện bằng văn bản, giấy tờ, bằng những con số trong tài liệu Điều này có tác dụng rất lớn trong hoạt động thanh tra, kiểm tra Hằng năm, khi Đoàn thanh tra, kiểm tra của
Bộ Tài chính xuống kiểm tra hoạt động chuyên môn của các cán bộ công chức
Trang 33thuộc Tổng cục Hải quan thì những tài liệu lưu trữ là bằng chứng xác thực, minh chứng cho quá trình giải quyết công việc của cán bộ công chức Hải quan
Ví dụ: Theo kế hoạch thanh tra hàng năm của Bộ Tài chính đối với các
đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính, tháng 4/2014, Đoàn kiểm tra của Bộ Tài chính tiến hành thanh tra toàn bộ hồ sơ, giấy tờ về việc giao dự toán Ngân sách của Tổng cục Hải quan phân bổ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan từ năm 2010 đến thời điểm kiểm tra (tháng 4/2014) Để phục vụ Đoàn kiểm tra Bộ Tài chính, cán bộ của Phòng Kế hoạch – Tài chính, Vụ Tài vụ
- Quản trị đã yêu cầu cán bộ lưu trữ cung cấp toàn bộ hồ sơ về việc giao dự toán Ngân sách từ năm 2010 đến năm 2012 mà họ đã nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan để làm bằng chứng Như vậy, toàn bộ những tài liệu trong bộ hồ sơ giao dự toán Ngân sách gồm: Bản báo cáo, đánh giá, dự toán thu chi của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan gửi về Phòng Kế hoạch – Tài chính, Vụ Tài vụ Quản trị; Các công văn trao đổi giữa Phòng Kế hoạch – Tài chính với các đơn vị; Tờ trình Lãnh đạo Tổng cục của Vụ Tài vụ Quản trị; Quyết định giao dự toán Ngân sách của Lãnh đạo Tổng cục trong từng năm là những căn cứ cụ thể, tài liệu chính xác, chi tiết
mà cán bộ Phòng Kế hoạch – Tài chính, Vụ Tài vụ - Quản trị cung cấp cho Đoàn kiểm tra Bộ Tài chính để minh chứng cho quá trình giải quyết công việc
của mình
1.4.4 Phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lịch sử Hải quan
Bên cạnh việc phục vụ đắc lực cho công tác chuyên môn, tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục Hải quan còn là những bằng chứng chân thực phản ánh quá trình phát triển của ngành Hải quan qua từng giai đoạn Qua tài liệu lưu trữ, ngành Hải quan nói chung và độc giả nói riêng có thể nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của ngành Hải quan Từ đó có những tổng kết, đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết để xây dựng hình ảnh ngành Hải quan trong thời kỳ mới và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế
Trang 34Ví dụ: Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ, độc giả thấy được lịch sử phát
triển không ngừng của ngành Hải quan qua từng giai đoạn Từ một tổ chức rất
nhỏ là Sở Thuế quan và Thuế gián thu (10/9/1945) trong hệ thống bộ máy Nhà nước trải qua các lần tách, nhập để trở thành một Tổng cục Hải quan như ngày
nay là kết quả minh chứng cho sự cố gắng phấn đấu, trưởng thành của ngành Hải quan dưới sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước,
sự phối hợp chặt chẽ của các ngành và địa phương Mặt khác, từ những thông tin có trong tài liệu lưu trữ chúng ra cũng thấy được vai trò to lớn của lực lượng Hải quan Việt Nam – cơ quan gác cửa biên giới trên mặt trận kinh tế đối với hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo nguồn thu, góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
Tóm lại, trong nội dung chương 1, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển của Hải quan Việt Nam từ năm 1945 đến nay cũng như về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan, từ đó đi sâu phân tích thành phần, nội dung và các giá trị của tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Trên cơ sở này, chúng tôi sẽ tiếp tục xem xét, đánh giá, nhận xét về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan nói chung và hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ công tác Kiểm soát Hảiquan nói riêng
Trang 35Chương 2: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ TỔNG CỤC HẢI QUAN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HẢI QUAN 2.1 Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Trước khi tiến hành khảo sát, đánh giá hiệu quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan, chúng tôi xin khái quát những nét cơ bản về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Bởi vì việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan phục vụ công tác Kiểm soát Hải quan đều được thể hiện thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nói chung
2.1.1 Số lượng độc giả có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo kết quả Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư – lưu trữ hàng năm của Tổng cục Hải quan lên Bộ tài chính, số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan được thể hiện thông qua bảng tổng hợp sau:
Bảng 2.1.Thống kê số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan từ năm 2008 - 2012
và 750 VB
323 HS/ĐVBQ
và 206 VB
377 HS/ĐVBQ
và 43 VB
863 HS/ĐVBQ
và 850 VB
2091 HS/ĐVBQ
và 270 VB
Tổng số yêu cầu của
độc giả được trả lời
Nguồn: Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Hành chính –
Văn phòng Tổng cục Hải quan
Trang 36Nhìn vào bảng số liệu, chúng ta thấy được rằng số lượng lượt người khai thác sử dụng tài liệu và tổng số yêu cầu của độc giả được đáp ứng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan ngày càng gia tăng Để có được kết quả như trên là do trong nhiều năm trở lại đây, nhờ có sự nhận thức về giá tri ̣ của tài liê ̣u lưu trữ, sự quan tâm của các cấp Lãnh đạo về việc đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được cải thiện; thủ tục tiến hành khai thác, sử dụng tài liệu ngày một nhanh chóng và đơn giản hơn Mặt khác, Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan cũng đã quy định rất cụ thể về đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là các cán bộ , công chức, đơn vị trong ngành Hải quan, ngoài ngành Hải quan và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng Tuy nhiên, trên cơ sở khảo sát thực tế, chúng tôi thấy số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan chủ yếu vẫn là các cán
bộ, công chức trong ngành Hải quan, còn số lượng độc giả bên ngoài rất ít có chăng chỉ là các cơ quan, tổ chức an ninh, điều tra còn các tổ chức doanh nghiệp hầu như không có Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên cũng một phần là do ngành Hải quan là một ngành rất đặc thù, việc tiếp cận với khối tài liệu của ngành đối với các cá nhân, tổ chức, cộng đồng doanh nghiệp bên ngoài tương đối khó khăn
2.1.2 Các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác và sử dụng tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Dựa trên cơ sở khảo sát thực tế tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, kết hợp với hình thức phỏng vấn cán bộ phụ trách công tác lưu trữ và các chuyên viên trực tiếp làm công tác lưu trữ, chúng tôi nhận thấy cán bộ, công chức công tác tại các đơn vị như: Cục Thuế xuất nhập khẩu, Cục Giám sát quản lý, Vụ Tài
vụ quản trị, Cục Kiểm tra sau thông quan, Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Điều tra chống buôn lậu, Vụ Pháp chế, Vụ Tổ chức cán bộ, Ban Quản lý rủi ro… thường
có nhu cầu khai thác, sử dụng nhiều nhất với các loại hồ sơ, tài liệu như:
- Hồ sơ về việc chậm thanh khoản hàng kinh doanh tạm nhập – tái xuất: Nội dung của hồ sơ này phản ánh về công tác quản lý Hải quan đối với các mặt
Trang 37hàng tạm nhập – tái xuất có thuế suất nhập khẩu bằng 0% (mặt hàng gỗ); hàng tạm nhập – tái xuất không thuộc đối tượng phải nộp thuế VAT, tờ khai tái xuất
đã có xác nhận thực xuất của Hải quan cửa khẩu nhưng doanh nghiệp không đến thanh khoản….Hồ sơ này do Cục Giám sát quản lý lập và những tài liệu trong
hồ sơ đều là bản gốc, thường xuyên được cán bộ Cục Giám sát quản khai thác,
sử dụng để giải quyết những vụ việc còn tồn đọng hoặc đưa ra các giải pháp kịp thời như thực hiện cưỡng chế dừng làm thủ tục Hải quan đối với các doanh nghiệp không thực hiện thanh khoản hồ sơ tạm nhập theo quy định
Ví dụ: Hồ sơ số 1039 – Phông lưu trữ Cục Giám sát quản lý (Hồ sơ về
việc chậm thanh khoản của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Hùng Cường)
- Hồ sơ về việc giao dự toán, quyết toán: Nội dung hồ sơ này phản ánh tình hình phân bổ nguồn Ngân sách Nhà nước hàng năm của Tổng cục Hải quan cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục cũng như dự toán thu chi của từng đơn vị gửi về Tổng cục Hải quan để Lãnh đạo Tổng cục xem xét, quyết định Hồ
sơ này do Phòng Kế hoạch – Tài chính, Vụ Tài vụ Quản trị lập
Ví dụ: Hồ sơ số 3214 – Phông lưu trữ Tổng cục Hải quan (Hồ sơ về việc
giao dự toán Ngân sách Nhà nước của Tổng cục Hải quan cho các đơn vị thuộc
và trực thuộc Tổng cục năm 2010
- Hồ sơ về mẫu chữ ký C/O của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất – nhập khẩu: Nội dung hồ sơ này bao gồm toàn bộ các thông tin về chữ ký C/O của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất – nhập khẩu Dựa vào các mẫu chữ ký này, cán bộ Hải quan sẽ xác minh được hàng hóa của doanh nghiệp thuộc C/O mẫu nào (A, E: hàng hóa có xuất xứ từ Trung Quốc, J: hàng hóa có xuất xứ từ Nhật Bản, K: hàng hóa có xuất xứ từ Hàn Quốc…) Từ
đó, lực lượng Hải quan mới có cơ sở để tiến hành áp mã thuế phù hợp với từng loại sản phẩm hàng hóa Hồ sơ này do Cục Giám sát Quản lý lập và toàn bộ những tài liệu trong hồ sơ đều là bản gốc
- Hồ sơ về thủ tục khai báo Hải quan điện tử của các doanh nghiệp: Nội dung của hồ sơ này phản ánh toàn bộ các thông tin chung về doanh nghiệp như:
Trang 38Mã số XNK; tên doanh nghiệp; tên giao dịch của doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại; lĩnh vực hoạt động kinh doanh, ngành nghề đăng ký kinh doanh; người
ký trên chứng từ Hải quan, số chứng minh thư nhân dân, chức vụ, địa chỉ liên hệ; người được ủy quyền thứ hai; thông báo thuế và trị giá Hải quan… Hồ sơ này do Cục Điều tra chống buôn lậu lập và được khai thác, sử dụng nhằm giải quyết toàn bộ những vấn đề liên quan đến lĩnh vực Hải quan của doanh nghiệp
Ví dụ: Trong thời gian vừa qua (tháng 4/2013), Cục Điều tra chống buôn
lậu nhận được công văn của Cơ quan Cảnh sát điều tra – Bộ công an đề nghị cung cấp văn bản về thủ tục khai báo Hải quan điện tử đối với mặt hàng gỗ trắc của Công ty TNHH Hoàng Ân đã lợi dụng chính sách của Nhà nước để buôn lậu, kinh doanh trái phép Để có căn cứ trả lời Cơ quan Công an, Cục Điều tra chống buôn lậu đã làm công văn đề nghị Bộ phận lưu trữ Văn phòng Tổng cục cung cấp các văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ số 159 – Phông lưu trữ Cục Điều tra chống buôn lậu về việc ban hành tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, thông báo thuế, trị giá Hải quan để có căn cứ trả lời xác đáng
Ngoài các loại hồ sơ, tài liệu nói trên, những tài liệu về các vấn đề như: tổ chức cán bộ; báo cáo quyết toán, kiểm toán, thu chi ngân sách; đầu tư xây dựng; các hóa đơn chứng từ; kiểm tra hàng hóa, kiểm tra sau thông quan … cũng được khai thác, sử dụng rất nhiều
2.1.3 Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Quy chế công tác lưu trữ, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ quan: Phải có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị; trường hợp nghiên cứu chuyên
đề phải có đề cương nghiên cứu
- Đối với cá nhân, đơn vị ngoài Ngành: Nếu vì mục đích công vụ phải có yêu cầu bằng văn bản, giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính
Trang 392.1.4 Thẩm quyền cho phép thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan phê duyệt và cho phép khai thác,
sử dụng đối với tài liệu “Tuyệt Mật”, “ Tối mật”, “Mật” đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tổng cục Hải quan cho các cá nhân, đơn vị trong ngành Hải quan
+ Cục trưởng, Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị trong ngành Hải quan phê duyệt đối với tài liệu “Mật” do đơn vị ban hành; phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cơ quan, đơn vị ngoài ngành
+ Người trực tiếp phụ trách lưu trữ (Lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan, Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh, thành phố và tương đương) phê duyệt việc cung cấp tài liệu cho các cá nhân, đơn vị trong cơ quan
+ Cung cấp tài liệu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định (trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục hải quan của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó)
- Nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
+ Cung cấp đúng đối tượng và đầy đủ thủ tục quy định tại Điều 17 Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan
+ Chỉ được phép thực hiện các hình thức sao đối với hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ trong kho; Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lưu trữ ký xác nhận, phía trên
ký đóng dấu “ BẢN SAO”, ghi rõ ngày tháng năm sao và chức danh người ký bản sao Hồ sơ, tài liệu từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai
- Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Cá nhân, đơn vị trong ngành Hải quan muốn khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ văn bản điện tử trên mạng Tổng cục phải đăng ký và được quyền truy cập
Trang 40+ Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập sổ theo dõi, sổ phải có các cột mục cần thiết sau: cá nhân, cơ quan yêu cầu; tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối với trường hợp mượn tài liệu)
Mẫu Phiếu yêu cầu sử dụng Hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Phụ lục số 1
2.1.5 Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
Theo kết quả khảo sát thực tế tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu được sử dụng nhiều nhất là:
- Tổ chức phòng đọc, phục vụ nghiên cứu tại chỗ hoặc khai thác thông tin, dữ liệu qua mạng máy tính
- Cho mượn tài liệu về phòng làm việc: Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc
- Cấp bản sao: Lưu trữ cơ quan được quyền cấp bản sao tài liệu cho đối tượng được phép sử dụng tài liệu (trừ các loại tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu không được phép sao in)
- Cấp bản chính: Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án ), các đơn vị trong ngành Hải quan phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ đồng thời tiến hành lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo yêu cầu
- Xác minh thông tin liên quan đến tài liệu: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ
Trong các hình thức khai thác, sử dụng nói trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cho mượn tài liệu về phòng làm việc là hai hình thức được tiến hành phổ biến nhất tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan Bởi lẽ, các hình thức
