Tiểu luận quản trị học công tác tổ chức

Do đó, có thể nói công tác tổ chức là một công việc hếtsức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu các vấn đề về bộ máy tổ chức, nguồn lực, tình hình hoạt động sản xuất k

LỜI MỞ ĐẦU

 Như chúng ta biết, với bất kì một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực nào, thì công tác tổ chức luôn giữ vai trò quan trọng nhất định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức đó

Vậy câu hỏi đặt ra ở đây cho chúng ta là :

Làm thế nào để công tác tổ chức đạt hiệu quả tốt nhất ?

Đây là vấn đề khó khăn và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường như hiên nay Vì không có một tổ chức hay doanh nghiêp nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo không đề ra mục tiêu công tác tổ chức cần hướng đến Do đó, có thể nói công tác tổ chức là một công việc hếtsức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu các vấn đề về

bộ máy tổ chức, nguồn lực, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh….để cóthể tổ chức công việc và tổ chức nhân sự một cách tốt nhất Tổ chức thực hiên chức năng cơ bản của quản trị học, xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?

 Thấm nhuần quan điểm trên, nên tôi đã chọn đề tài nghiên cứu “ Phân tích

mô hình tổ chức và phương hướng hoàn thiện bộ máy tổ chức tại Công Ty Bột Mì Bình Đông “ để đánh giá, kiểm tra, rà soát lại công tác tổ chức tại Công Ty Bột Mì Bình Đông, bên cạnh đó tôi cũng đưa ra những nhận xét cá nhân nhằm hoàn thiện công tác tổ chức này hơn

 Đề tài nghiên cứu gồm 3 chương :

 Chương 1 : Cơ sở lý luận về công tác tổ chức.

 Chương 2 : Thực trạng công tác tổ chức tại Công Ty Bột Mì Bình Đông.

 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức tại Công Ty Bột Mì Bình Đông.

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1.1.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1.1.1.Khái niệm về tổ chức

Stoner và Robbins cho rằng : “ Quản trị là một tiến trình bao gồm việc

hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị,một cách hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó “

Thế nên trong các hoạt động quản trị thì các quyết định là trung tâm, các hoạt động về hoạch định nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được các mục tiêu đó Tuy nhiên liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thưc hiện các chiến lược, kế hoạch đã đề ra không gì khác hơn đó là công tác tổ chức

Theo từ điển Tiếng Việt thì tổ chức được hiểu theo nghĩa hẹp là một tập thểcủa con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiêm vụ chung hoặc nhằm đạt tớimột mục tiêu xác định của tập thể đó Mặt khác, theo Chester I Barnard thì tổ chức

là một hệ thống những hoạt động hoặc nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợpvới nhau một cách có ý thức Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành

Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì “ Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát nó,

và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh

nghiệp”

Và theo Nguyễn T L D ( Quản Trị Học – năm 2008 ) cho rằng “ Tổ chức

là một trong những chức năng của quản trị liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu ( các bộ phận chức năng ) và các cấp (cao, trung và cơ sở ) tức là quan hệ hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cao giữa

các bộ phận “ Ở đây có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị.

Vậy nên chúng ta có thể đưa ra một nhận định chung rằng tổ chức là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu tốt nhất

Với cách hiểu trên, công tác tổ chức trong một đơn vị sẽ được xem xét trên ba khía cạnh : tổ chức bộ máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự

1.1.2.Khái niệm cơ cấu tổ chức

Theo Nguyễn H S ( Quản Trị Học - năm 1998 ) cho rằng “ Cơ cấu tổ chức

là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sư kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào “

Theo Hà V H ( Quản Trị Học - năm 2007 ) “ Cơ cấu tổ chức là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của

hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, nó có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ cũng như những công việc tập thể “

Theo Nguyễn C ( Giáo Trình Quản Trị Học - Trường Đại Học Kinh Tế

Đà Nẵng – năm 2010 ) “ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng

do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức nhu thế nào, nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức “

Theo Ngô Q D ( năm 2010 ) “ Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành

thẩm quyền của tổ chức Một định nghĩa khác về cơ cấu tổ chức đó là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân trong một tổ chức nhất định Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lí, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai “.

Vậy chúng ta có thể đưa ra kết luận chung rằng cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận ( hoặc là các khâu ) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụthuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị

và phục vụ mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức

Thế nên các doanh nghiệp phải luôn phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

để đảm bảo doanh nghiệp đó sẽ phản ứng nhanh trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động…v.v

1.1.3 Khái niệm về tổ chức bộ máy

Theo Nguyễn T L D ( năm 2008 ) cho rằng “ Bộ máy tổ chức chính là sự

sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mụctiêu chung “

Theo Nguyễn M ( năm 2008 ) tổ chức bộ máy là :

+ Sự phân chia tổ chức thành các bộ phận theo một kiểu nào đó phù hợp với tính chất và quy mô của tổ chức

+ Xác định các chức năng

+ Xác định mối liên hệ công việc giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

Từ đó, chúng ta có thể hiểu tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trêncác chức năng ,nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để xắp xếp về lực

lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lýhoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất

1.1.4 Ý nghĩa khách quan của việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức

Theo Hà V H ( năm 2007 ) thì việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sẽ

“ Giúp phân bổ nguồn lực hợp lí cho từng công việc cụ thể từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công, hạ thấp giá thành sản phẩm, giảm lãng phí nguồn lực, tăng sự hợp tác của các bộ phận, đạt mục tiêu chung và tạo lập môi trường làm việc tốt, tạo điều kiện nâng cao hiệu suất làm việc, có được sự cạnh tranh lành mạnh giữa các cá nhân, các bộ phận “

Mặt khác, Dick Cacson, một nhà quản trị nổi tiếng người Mỹ đã đưa ra nhận xét rằng : “ Chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao “

Từ đó, chúng ta có thể đưa ra một kết luận chung về việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sẽ giúp một tổ chức sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, phân công lao động tạo điều kiện cho mỗi thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên môn sâu vào một công việc cụ thể, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất

1.2 VAI TRÒ, BẢN CHẤT, CHỨC NĂNG, MỤC TIÊU, NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC VÀ MỘT SỐ YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT

KẾ BỘ MÁY TỔ CHỨC

1.2.1 Vai trò công tác tổ chức

Theo Đào D H ( Quản Trị Học – năm 2012 ) thì “ Tổ chức chính là yếu tố quyết định cho mọi sự thành công Có thể nói rằng mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc không có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nó Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, tính kỉ cương, tính

tổ chức, tinh kỉ luật, tinh khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí, phát

Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ thống, không

đủ năng lực chuyên môn có thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không quyết đoán, không tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nó xuất hiện và lung túng bị động khi phải đối phó với các nguy cơ Không biết cách tổ chức giải quyết các công việc mộtcách khoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí nguồn nhân lực, đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu…vv…”

1.2.2 Bản chất công tác tổ chức

Theo từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “ tổ chức “ có các nghĩa sau :

+ Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

+ Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

+ Làm công tác tổ chức cán bộ vv…

Chúng ta có thể chia tổ chức thành ba lĩnh vực, đó là những hoạt động chuyên về xây dựng guồng máy, cơ chế của một tổ chức Lĩnh vực thứ hai là về tổ chức nhân sự và lĩnh vực thứ ba là tổ chức công việc

1.2.3 Chức năng công tác tổ chức

Theo giáo sư George P Huber và Reuben R McDaniel “ Chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện côngviệc trong tương quan với quyền hạn Nói một cách khác chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó “

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế – năm 2012)thì tổ chức có các chức năng sau :

+ Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra

+ Thiết kế và thực hiện công việc

+ Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao

Vậy chúng ta có thể đưa ra kết luận chung chức năng của tổ chức là :

+Thiết kế cơ cấu tổ chức, mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận cá nhân

+Xác định việc phải làm

+ Ai làm, phối hợp ra sao

+ Ai báo cáo cho ai ? Và những quyết định đó được làm ra tại đâu ?

+ Bao gồm những bộ phận nào và mối liên hệ giữa các bộ phận

1.2.4 Mục tiêu công tác tổ chức

Mục tiêu công tác tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong việc định

hướng, hoạch định, kiểm soát và ra quyết định đối với một doanh nghiệp Thế nên theo Nguyễn T H và Phan T ( Quản Trị Hoc của Trường ĐH Tài Chính –

Marketing năm 2007 ) những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà một doanh

nghiệp hay một đơn vị thường nhắm tới :

+ Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

+ Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh

+ Tổ chức công việc khoa học

+ Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức + Phát huy hết được sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

+ Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như những khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị

Mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức

1.2.5 Nguyên tắc tổ chức bộ máy

Công tác tổ chức là những hoạt động quản trị sáng tạo, cần được sự nhất trí đồng tình và ủng hộ của những người có liên quan Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó hiển nhiên là việc tuân thủ những đòi hỏi khách quan của các nguyên tắc tổ chức Đối với một doanh nghiệp phải tiến hành các hoạt động tổ chức

có nguyên tắc chặt chẽ, có tính quy luật

Theo Nguyễn T H và Phan T ( Trường ĐH Tài Chính – Marketing năm

2007 ) những nguyên tắc tổ chức thường được áp dụng trên thực tế:

+Thống nhất

+ Cốt lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu

+ Gắn với mục tiêu và chức năng

+ Cân đối, hiệu quả, linh hoạt, tam quyền phân lập

+ Chuyên môn hóa

+ Khoa hoc, hợp lí

+ Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

+ Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm

+ Tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người

+ Đáp ứng đòi hỏi của các quy luật khách quan về tổ chức như : tầm hạn quản trị,

áp dụng tiến bộ khoa hoc kĩ thuật trong quản lí

+ Không chồng chéo

+ Kết hợp nhóm chính thức và nhóm phi chính thức

+ Thừa kế…vv…

1.2.6 Một số yếu tố cần quan tâm khi thiết kế bộ máy tổ chức

1.2.6.1 Tính chuyên môn hóa

Theo Nguyễn H S ( Quản Trị Học – năm 1998 ) chuyên môn hóa là “ Quá

trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào

đó trong quá trình sản xuất “

1.2.6.2 Tính bộ phận hóa

Theo Nguyễn N Q ( năm 2003 ) cho rằng “ Việc tập hợp những công việcsau khi được phân công thông qua chuyên môn hoá để các nhiệm vụ chung đượcphối hợp với nhau gọi là bộ phân hoá “

Tính bộ phận hóa có các phương pháp sau :

+ Bộ phận hoá theo chức năng : Là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, côngviệc dựa trên các chức năng kinh doanh

+ Bộ phận hoá theo sản phẩm : Những người lao động cùng làm việc với một loạisản phẩm hay dịch vụ sẽ là những thành viên của cung một bộ phận mà không quantâm đến chức năng kinh doanh của họ

+ Bộ phận hóa theo khu vực địa lý và lãnh thổ : Là nhóm hoạt động hay nhómngười lao động được tổ chức theo vung địa lý

+ Bộ phận hoá theo khách hàng : Là nhóm những nhiệm vụ, công việc được tậphợp theo khách hàng cụ thể mà tổ chức đó hướng tới

1.2.6.3 Tính thống nhất

Theo Ngô M ( năm 2008 ) cho rằng “ Trong nguyên tắc này mọi hoạt động đều mang tính thống nhất một cách cụ thể và mỗi thành viên trong tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình “

1.3 MỘT SỐ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.3.1 Mô hình trực tuyến

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm

2012) cho rằng cơ cấu tổ chức trực tuyến được xây dựng trên nguyên lý sau :

+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Ưu điểm :

+ Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

+ Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ

3

Sơ đồ 1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

1.3.2 Mô hình chức năng

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm 2012 )

cơ cấu tổ chức theo chức năng được thực hiện trên nguyên lý :

+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

+ Không theo tuyến

Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó có nhiều cấp trên trực tuyến của mình

Ưu điểm :

+ Có phép sử dụng các chuyên gia hàng đầu

+ Nhà quản trị không cần kiến thức toàn diện

+ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Hàng

Số 1

Cửa Hàng

Số 2

Cửa Hàng

Số 3

Phó Giám đốc

Sản Xuất

Phòn g KH

Phòn g TC

Phòn g KT

Phòn g NS

Phòn g KCS

Sơ đồ 1.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

1.3.3 Mô hình trực tuyến – chức năng

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm

2012) cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng được thực hiện trên nguyên lý :+ Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu là trực tuyến và chức năng Kiểu

cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Giám Đốc

Phó Giám Đốc Kinh Doanh

Cửa Hàng

Số 1

Cửa Hàng

Số 2

Cửa Hàng

Số 3

Phó Giám Đốc

Sản Xuất

Phó Giám Đốc Kinh Doanh

Phòng KH

Phòng TC

Phòng KT

Phòng NS

Phòng KCS

Sơ đồ 1.3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Ưu điểm :

+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

+ Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm :

+ Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết

+ Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

1.3.4 Mô hình địa lí ( địa dư )

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm 2012)

cơ cấu tổ chức theo địa dư được thực hiện trên nguyên lý :

+ Mục đích của việc phân chia là để khuyến khích sự tham gia của các địa phương

và khai thác những thế mạnh trong các hoạt động ở địa phương Đây là phương pháp được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên một phạm vi địa lí rộng lớn Phương pháp này có đặc điểm là các hoạt động quản trị được gộp

Cửa Hàng

Số 1

Cửa Hàng

Số 2

Cửa Hàng

Số 3

nhóm theo từng địa phương ( khu vực ) và giao cho một người quản lý lãnh đạo khu vực đó.

Ưu điểm :

+ Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn

+ Chú ý các thị trường và những vấn đề địa phương

+ Tăng cường sự kết hợp theo vùng

+ Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phương

+ Có sự thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện cho lợi ích địa phương

+ Cung cấp cơ sở đào tạo có giá trị cho cấp tổng quản lý

Nhược điểm :

+ Cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý

+ Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ trung tâm về kinh tế khó khăn hơn và có thể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sự hoặc mua sắm ở cấp vùng.+ Vấn đề kiểm soát của cấp quản lý cao nhất khó khăn hơn

Tổng Giám Đốc

Phòng

Marketin

Phòng Nhân Sự

Vùng Trung Tâm TP.HCM

Vùng Đông Nam Bộ

Vùng Miền Tây Nam Bộ

Kĩ

Thuật

Sản Xuất

Nhân Sự

Kế Toán

Bán Hàng

Sơ đồ 1.3.4 Cơ cấu tổ chức theo địa dư

1.3.5 Mô hình theo sản phẩm

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm 2012 )

cơ cấu tổ chức theo sản phẩm được thực hiện trên nguyên lý :

+ Việc nhóm các hoạt động theo sản phẩm hoặc theo tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều dây

chuyền công nghệ Cũng đã từ lâu nó là một quá trình ngày càng phát triển Những công ty điển hình áp dụng hình thức này đều được tổ chức theo các chức năng của doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, người quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và dịch vụ, ủy viên kĩ thuật quản trị phải tính đến các vấn đề về quy mô Quy mô doanh nghiệp mở rộng, công việc quản lý trở nên ngày càng phức tạp và tầm quản lý đã hạn chế khả năng tăng thêm số người quản lý thuộc cấp trực tiếp của họ Khi đó, việc tổ chức dựa vào các bộ phận sản phẩm đã được đưa ra Chiến lược này đã cho phép ban quản trị cao nhất trao các quyền hạn lớn hơn cho quản lý bộ phận theo các chức năng sản xuất, bán hàng, dịch vụ và kĩ thuật lien quan đến một sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm cho trước và chỉ rõ mức trách nhiệm chính về lợi nhuận của người quản lý mỗi bộ phận này

Giám Đốc

Phòng Kinh Doanh

Phòng Tài Chính

Phòng

Marketin

g

Phòng Nhân Sự

chức theo sản phẩm

Ưu điểm :

+ Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm

+ Đặt trách nhiệm về lợi nhuận cho cả khu vực

+ Cải thiện việc phợp các hoạt động chức năng

+ Tạo ra những cơ sở đào tạo có ý nghĩa đối với nhà tổng quản trị

+ Cho phép phát triển và đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ

Nhược điểm :

+ Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung

+ Có xu thế làm cho việc duy trì các dịch vụ kinh tế tập trung trở nên khó khăn+ Làm nảy sinh những vấn đề khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất

1.3.6 Mô hình theo khách hàng

Phòng Kinh Doanh

Phòng Tài Chính

Khu vực

Kinh doanh

Tổng hợp

Khu vực Hàng hóa Trẻ em

Khu vực Dụng cụ Công nghiệp

Khu vực Hàng Điện Tử

Theo Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm 2012 )

cơ cấu tổ chức theo khách hàng được thực hiện trên nguyên lý :

+ Để phục vụ khách hàng một cách hữu hiệu, người ta chia khách hàng thành từng nhóm nhỏ có những vấn đề, nhu cầu giống nhau và được giải quyết bởi chuyên viêncủa ngành đó

Ưu điểm :+ Khuyến khích sự chú ý đến đòi hỏi của khách hàng

+ Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những người cung ứng ( ngân hàng ) hiểu biết

+ Phát triển sự chuyên môn về khu vực khách hàng

Nhược điểm :

+ Có thể kết hợp hoạt động giữa các nhu cầu khách hàng trái ngược nhau

+ Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng+ Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng

Tổng Giám Đốc

Ngân Hàng Hợp Tác Xã

Ngân Hàng

Sự Nghiệp Ngân Hàng

Đô Thị Công Cộng

Cho vay bất động Sản và thừa kế

Sơ đồ 1.3.6 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

1.4 PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ MÁY TỔ CHỨC THEO TẦM HẠN QUẢN TRỊ

1.4.1 Khái niệm tầm hạn quản trị

Theo Hoàng M D ( Quản Trị Học - Trường Đại Học Mở - năm 2010 ) thì

tầm hạn quản trị :

+ Là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị điều hiển, giám sát trực tiếp và có hiệu quả

+ Tầm hạn quản trị tốt nhất là từ 4 – 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên con số này

có thể tăng lên đến 12 – 15 nhân viên

+ Số nhân viên thuộc cấp lớn chỉ đáp ứng đối với những công việc đơn giản Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp tùy thuộc vào cấp quản trị

+ Do đó muốn giải quyết cấp trung gian hay bộ máy quản trị cần xác định tầm hạn quản trị

1.4.2 Các yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị

Năng lực của nhà quản trị và trình độ của nhân viên

Những nhiệm vụ được giám sát

Mức độ về các vấn đề mới bất ngờ

Sự rõ rãng của tiêu chuẩn và mục tiêu trong công tác tổ chức

Ngân Hàng Nông Nghiệp

1.5 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC

Theo Nguyễn T H và Phan T ( Quản Trị Học của Trường ĐH Tài Chính – Marketing năm 2007 ) và cả Đào D H ( Quản Trị Học Trong Toàn Cầu Hóa Kinh Tế - năm 2012 ) đều cho rằng có 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng

cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay cơ quan mà nhà quản trị phải quan tâm là :+ Trước hết người ta thấy rằng, cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà xí nghiệp phải hoàn thành

+ Yếu tố thứ hai có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức của xí nghiệp là hoàn cảnh bên ngoài

+ Yếu tố thứ ba là cơ cấu và công nghệ sản xuất

+ Cuối cùng con người trong xí nghiệp cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY BỘT MÌ BÌNH ĐÔNG

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BỘT MÌ BÌNH ĐÔNG 2.1.1 Giới thiệu tổng quan về Công Ty Bột Mì Bình Đông

 Tên doanh nghiệp : Công Ty Bột Mì Bình Đông

 Tên giao dịch quốc tế : BINH DONG FLOUR MILL COMPANY

 Tên viết tắt : BIFLOMICO

 Địa chỉ : 277A Bến Bình Đông, Phường 14, Quận 8, TpHCM

 Fax : 84.8.8555789

 Email : biflomico@hcm.vnn.vn

 Toàn khuôn viên nhà máy rộng 63.055 m2

 Hai phân xưởng xay xác chính có diện tích 8.863 m2

 Hai kho chứa nguyên liệu có thể chứa khoảng 25.000 – 30.000 tấn lúa mì rộng 14.745 m2

 Hai kho chứa thành phẩm và phụ phẩm

 Một kho chứa vật tư bao bì rộng 1.000 m2

 Văn phòng làm việc

 Khu tập thể, căn tin, sân thể thao, nhà xe,…

2.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty

Công ty Bột Mì Bình Đông là một doanh nghiệp Nhà nước, là thành viên

của Tổng Công ty Lương Thực Miền Nam ( VINAFOOD II ) thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Công ty hoạch toán kế toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản Ngân hàng

Công ty được thành lập năm 1970 và đi vào hoạt động năm 1972 với sự kếthợp hai nhà máy SAKYBOMI và VIFLOMICO đều do những cổ đông người Hoa sáng lập

+ Tháng 4 /1970 nhà máy SAKYBOMI ( Sài Gòn kỹ nghệ bột mì nay là phân xưởng Sài Gòn ) chính thức đi vào hoạt động với trang thiết bị gồm 4 dàn máy xay xát của Thụy Sĩ ( Buhler ) có công suất thiết kế là 650 tấn lúa mì / ngày tương ứng với 510 tấn bột mì thành phẩm

+ Năm 1971 nhà máy VIFLOMIKO ( Việt Nam Flour Mill Company nay là phân xưởng Việt Nam ) ra đời và đi vào hoạt động, được trang bị một nhà máy xay xát thiết bị Tây Đức ( Miag ) với tổng công suất thiết kề 240 tấn lúa mì / ngày tương ứng với 180 tấn bột mì thành phẩm

Vào những năm 1970 hai nhà máy này nằm dưới sự quản lý của một công

ty có trụ sở đặt tại trung tâm Sài Gòn tách biệt với sản xuất được xem là hiện đại