Quản trị Học: Công Tác Hoạch Định Phần 1

1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1.1 Hoạch định / lập kế hoạch là gì? 1.2 Tác dụng của hoạch định 1.3 Các loại hoạch định 1.4 Quy trình hoạch định 1.5 Các yếu tố tình huống ảnh hưởng lên hoạch định 1.6 Nhiệm vụ kinh doanh 2. QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU ( MBO- MANAGEMENT BY OBJECTIVES ) 2.1 Khái niệm 2.2 Thế nào là một mục tiêu đúng? 2.3 Tác dụng của quản lý theo mục tiêu 2.4 Quy trình MBO 2.5 ưu nhược điểm của MBO 3. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH 3.1 Sơ đồ khối (Flow chart ) 3.2 Sơ đồ Gantt (Gantt chart) 3.3 Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Trang 1

Chương 5: Công tác Hoạch định

PHẦN B: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Chương 5 : CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

Nội dung chính Môn học: Quản Trị Học

Phần 1: NHỮNG CƠ SỞ HOẠCH ĐỊNH

1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH

1.1 Hoạch định / lập kế hoạch là gì?

1.2 Tác dụng của hoạch định

1.3 Các loại hoạch định

1.4 Quy trình hoạch định

1.5 Các yếu tố tình huống ảnh hưởng lên hoạch định

1.6 Nhiệm vụ kinh doanh

2 QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU

( MBO- MANAGEMENT BY OBJECTIVES )

3 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH

3.1 Sơ đồ khối (Flow chart )

3.2 Sơ đồ Gantt (Gantt chart)

3.3 Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Trang 2

Phần 1: NHỮNG CƠ SỞ HOẠCH ĐỊNH

1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH

1.1 Hoạch định là gì?

Hoạch định là quá trình dự báo , xác định những mục tiêu

và đề ra những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu

đĩ Nhìn chung, hoạch định thường được hiểu là tất cả các cơng việc quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai

Trang 3

Bảng 4.1: Những dự tính về thu nhập của công ty Stamus ( triệu đô la)

2015 2016 2017 Thu nhập bộ phận l 1.0 1.400 1.960 Thu nhập bộ phận ll 0.5 0.700 0.980 Thu nhập bộ phận lll 0.5 0.750 1.125 Thu nhập toàn công ty 2.0 2.950 4.065

MỤC TIÊU DÀI HẠN

Tăng gấp đôi thu nhập của công ty trong 2 năm tới thông

qua phát triển thị trường và thâm nhập thị trường

(Thu nhập hiện tại 2 triệu USD)

BỘ PHẬN ll M- TIÊU HÀNG NĂM

Tăng thu nhập bộ phận khoảng 40% trong năm nay và 40% trong năm tới (Thu nhập hiện tại:

0.5 triệu USD)

BỘ PHẬN lll M- TIÊU HÀNG NĂM

Tăng thu nhập bộ phận khoảng 50% trong năm nay và 50% trong năm tới (Thu nhập hiện tại: 0.5 triệu USD)

BỘ PHẬN l

M-TIÊU HÀNG NĂM

Tăng thu nhập bộ phận

khoảng 40% trong năm

nay và 40% trong năm

tới (Thu nhập hiện tại:

Tăng năng lực sản xuất khoảng 30%

trong năm nay

Tiếp thị : Mục tiêu Hàng năm

Tăng số nhân viên bán hàng khoảng 40% trong năm nay

Tài chính

Mục tiêu Hàng năm

Đạt được sự hổ trợ tài chính 400.000 USD trong 6 tháng tới

Nhân lực

Mục tiêu Hàng năm

Gỉam tỉ lệ vắng mặt từ 10% xuống 5% trong năm nay

Quảng cáo Khuyến mãi Nghiên cứu Giao tế

Kiểm toán/ hạch toán

Đầu tư Các khoản thu được Vốn luân chuyển

Sản xuất : Mục tiêu Hàng năm

Tăng năng lực sản xuất khoảng 30%

trong năm nay

Trang 4

c Phân theo mức độ chi tiết và cụ thể

- Kế hoạch xác định -> cụ thể

- Kế hoạch hướng dẫn -> chi tiết

d Phân theo mức độ sử dụng

- Kế hoạch chỉ dùng 1 lần

- Kế hoạch dùng nhiều lần

Trang 5

1.4 Quy trình hoạch định

1 Nhận thức cơ hội

Dựa trên sự hiểu biết

về: Thị trường

Sự cạnh tranh

Nhu cầu khách hàng

Điểm mạnh của ta

Điểm yếu của ta

5 So sánh các phương án Dựa trên các mục tiêu phải thực hiện

Phương án nào cho chúng ta cơ hội tốt nhất đạt được mục đích với chi phí ít nhất và lợi nhuận cao nhất

2 Lập các MỤC

TIÊU hay MỤC ĐÍCH

Đâu là nơi ta

muốn đến và cái gì

ta muốn thực hiện và

khi nào sẽ thực hiện

6 Chọn một phương án

Chọn chương trình hành động mà chúng ta sẽ theo đuổi

3 Xem xét các tiền

đềà hoạch định

Các kế hoạch của

chúng ta sẽ hoạt động

ở môi trường nào : bên

trong hay bên ngoài

7 Hoạch định các kế hoạch phụ trợ. Ví dụ như :

Mua thiết bị Mua vật liệu Thuê, đào tạo nhân viên Phát triển sản phẩm mới

4 Xác định phương án

Phương án nào có hứa

hẹn nhất để đạt được

mục tiêu của chúng ta

8 Số hóa bằng hoạch định ngân quỹ: Lập ra các ngân quỹ như:

 Số lượng và giá bán

 Chi phí tác nghiệp cần thiết cho các kế hoạch

 Chi phí cho các thiết bị cơ bản

Trang 6

1.5 Các yếu tố tình huống ảnh hưởng lên hoạch định

1 Chu kỳ sống của tổ chức và của sản phẩm

2 Đặc điểm của môi trường

3 Thời hạn hợp đồng, ràng buộc hợp đồng

4 Cấp bậc tổ chức

1.6 Nhiệm vụ kinh doanh

1 Mục đích

2 Khách hàng

3 Sản phẩm/ dịch vụ

4 Thị trường

5 Triết lý kinh doanh

6 Công nghệ cơ bản

Nguyên tắc xây dựng nhiệm vụ kinh doanh : nguyên tắc 3C

C ompany

C ustomer

C ompetitor

Trang 7

- Mục đích, đường lối chính sách dài hạn

- Tổ chức đang đi đến đâu? Tại sao ?

- Mục tiêu tổng quát hiện nay là gì? Cần những nguồn tài nguyên gì ?

- Vai trò của các bộ phận trong quá trình thực hiện mục tiêu như thế nào? Ai chịu trách nhiệm về công việc gì ?

QUẢN TRỊ

VIÊN

TRUNG CẤP

CHIẾN THUẬT

- Đạt mục tiêu bằng cách nào?

- Tài nguyên &ø tiện nghi cần thiết là những gì? Bao nhiêu?

- Khi nào thực hiện các chương trình đã phê duyệt?

- Phối hợp các hoạt động chính ở đâu?

- Ai kiểm soát những hoạt động nào ?

QUẢN TRỊ

VIÊN

CƠ SỞ

TÁC NGHIỆP

- Giao công tác cho cá nhân

- Thời khóa biểu hoạt động cụ thể: Khi nào? Ở đâu? Tại sao?

- Tiện nghi cơ sở vật chất cần thiết : khi nào ? ở đâu ?

- Huấn luyện & động viên nhân viên

- Báo cáo tiến độ công tác (Ngắn hạn)

Trang 8

Quy trình xây dựng một bản báo cáo nhiệm vụ

1 Chọn một số bài viết báo cáo nhiệm vụ

2 Yêu cầu các nhà quản lý đọc

3 Mỗi nhà quản lý soạn một văn bản báo cáo nhiệm vụ cho tổ chức

4 Hợp nhất các báo cáo lại thành một bản

5 Phát ra - Đọc lại – Sửa chữa

6 Họp để thống nhất

Các mục tiêu của DN trong điều kiện kinh tế thị trường

(Mục tiêu tuyên bố ) Đạt lợi nhuận

Có sự phối hợp với các mục tiêu khác nữa như :

 Mở rộng và duy trì doanh số và thị trường

 Nâng cao công suất, sử dụng hiệu quả công nhân trong DN

 Đảm bảo sự cân bằng về tài chính

 Chăm sóc tốt nhất đối với công nhân

 Sự phát triển của doanh nghiệp

 Tạo ra và duy trì uy tín, hình ảnh của DN

Trang 9

 Tạo ra và duy trì tên nhãn hàng

 An toàn lao động tốt nhất

 Sản phẩm có lợi cho môi trường

 Các điều kiện sản xuất có lợi cho môi trường

 Duy trì doanh nghiệp

 Giữ vững sự độc lập

 Hướng vào quyền lợi, uy thế

10 Mục tiêu được đánh giá cao nhất ở Mỹ

Trang 10

10 MỤC TIÊU ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ CAO NHẤT Ở MỸ

1 Sinh lợi : Tổng lợi nhuận hay tỉ lệ hoàn vốn đầu tư 89%

2 Phát triển : Mức tăng tổng thu nhập và số nhân viên 82%

3 Tham gia thị trường : Tỉ lệ tham gia thị trường của tổ

chức so với tổng doanh thu của toàn ngành công nghiệp 66%

4 Trách nhiệm xã hội : Những hoạt động của tổ chức

để giải quyết vấn đề đô thị, ô nhiễm … 65%

5 Phúc lợi của nhân viên : Quan tâm đến mức thỏa mãn

của nhân viên và phẩm chất đời sống lao động của họ 62%

6 Phẩm chất của sản phẩm và dịch vụ : Tính hảo hạng

của sản phẩm (dịch vụ ) 60%

7 Nghiên cứu và phát triển : Thành công trong việc phát

minh những quá trình mới hay sản phẩm mới độc đáo 54%

8 Đa dạng : Khả năng thẩm định và thâm nhập thị trường mới 51%

9 Hiệu suất : 50%

10 Sự vững vàng về tài chính : 49%

Trang 11

Hay có thể phát biểu là : MBO là cách quản trị thông qua việc để mọi thành viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện

1 Sự cam kết của nhà quản trị cấp cao với hệ thống MBO

2 Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung

3 Sự tự giác với tinh thần tự quản để thực hiện kế hoạch chung

4 Tổ chức kiểm tra định kỳ việc thực hiện kế hoạch này

Trang 12

 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN MỤC TIÊU

CÁC YẾU TỐ ẢNH

HƯỞNG BÊN TRONG

- Nguồn lực

- Quan điểm lãnh đạo

- Thành tích trong

quá khứ

- Các đối tượng hữu

quan bên trong (cổ

đông, tập thể công

nhân viên chức)

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG BÊN NGOÀI

- Các điều kiện của môi trường tổng quát

- Các đối tượng hữu quan bên ngoài (khách hàng, đối thủ cạnh tranh, xã hội)

MỤC TIÊU TỔ CHỨC

Trang 13

e Tính nhất quán (tính thống nhất)

f Tính hợp lý (tính chấp nhận được)

2.3 Tác dụng của quản lý theo mục tiêu:

 Đảm bảo sự chắc chắn của kết quả thực hiện

 Giảm bớt được sự kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới

 Có sự phân bổ nguồn lực hợp lý hơn

 Đạt được sự thống nhất giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân

 Kích thích tinh thần hăng hái, nâng cao tinh thần trách

nhiệm của các thành viên và sự hiểu nhau giữa nhân viên (người thực hiện) và các nhà quản trị (người đề ra mục tiêu)

 Tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội phát huy năng lực của mình, thông qua việc trao quyền hạn tương ứng với yêu cầu của việc thực hiện mục tiêu

 Dễ nhận thấy các khiếm khuyết của tổ chức

Trang 14

2.4 Quy trình MBO:

1 Xác định mục tiêu dài hạn, chiến lược

2 Thể hiện những mục tiêu của công ty

3 Thiết lập mục tiêu của ngành kinh doanh

4 Thiết lập mục tiêu của các phân xưởng

5 Thiết lập kế hoạch hành động

6.Thực hiện kế hoạch và tiến hành

điều chỉnh những sai lệch

8 Đánh giá việc thực hiện mục tiêu, đưa ra

các kiến nghị, các giải pháp

2.5 Ưu nhược điểm của MBO

a Ưu điểm:

 Cung cấp cho các nhà quản trị những dữ kiện hoặc mục tiêu để thực hiện hoạch định

 Bắt buộc nhà quản trị phải biết chọn các mục tiêu cần ưu tiên

thực hiện trong những thời gian nhất định

 Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn đối với các nhân viên

Đề ra mục tiêu

Thiết lập hành động

Tự kiểm soát

Duyệt xét định kỳ

Trang 15

tiêu của tổ chức

 Giúp cho việc kiểm tra trong DN được thực hiện dễ dàng và thuận lợi

 Tạo điều kiện và cơ hội cho sự thăng tiến , thi thố tài năng của mọi thành viên

 Giúp cho các thành viên và các nhà quản trị hiểu được nhau

hơn

 Có khả năng nâng cao chất lượng công tác quản trị và kết quả hoạt động của DN

b Nhược điểm:

 Nó đòi hỏi thời gian để XD các mục tiêu thường bị kéo dài

họp, bàn, trao đổi ý kiến…

 Trong một số trường hợp, việc tự đề ra các mục tiêu của các cá

thể của các nhà lãnh đạo cao cấp trong tổ chức

 Mọi người trong DN, kể cả các nhà quản trị thường có khuynh hướng tập trung vào các công việc hoặc các vấn đề trước mắt,

chiến lược thường ít được quan tâm

Trang 16

Có

Có Ó

Không Không

Không

Có

3 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH:

3.1 Sơ đồ khối (Flow Chart):

Có cần phải dùng phương tiện mới không?

Mua xe hơi mới?

Mua đúng kiểu với giá phù hợp

Có đủ khả năng vay tiền để mua xe?

Trang 17

3.2 Sơ đồ Gantt (Gantt Chart)

Ví dụ: Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt

một thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí Tuy nhiên, để bảo vệ môi trường địa phương các cơ quan chức năng đã buộc nhà máy này phải lắp một hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần Nhà máy này đã bị cảnh báo rằng nó sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không được lắp đặt trong thời hạn cho phép Do đó, để đảm bảo sự hoạt động của nhà máy, ông giám đốc muốn hệ thống lọc này phải được lắp đặt đúng hạn và thuận lợi Những công tác của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí này được trình bày như sau:

Bảng: Các công tác trong dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí

A Xây dựng bộ phận bên

trong

-

2

B Sửa chữa mái và sàn - 3

D Đổ bê tông và xây khung B 4

E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4

F Lắp đặt hệ thống kiểm

soát

C 3

G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5

H Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2

Trang 18

Hình : Sơ đồ Gantt của dự án (theo triển khai sớm/trễ)

3.3 Sơ đồ PERT ( Program Evaluation and Review Technique )

Phân bổ nguồn lực

B,4

(5,4)

E,2 (5,3)

C,6 (3,2)

F,8

D,8

(2,3 ) (3,2)

G,2 (5,3)

TRIỂN KHAI SỚM

TRIỂN KHAI TRỄ

tuần Công

tác

Trang 19

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC THỨ NHẤT

Số lao động

Trang 20

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC THỨ HAI

Số lao động

Trang 21

PHẦN 2: HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

1 KHÁI NIỆM

1.1 Chiến lược là gì ?

1.2 Thế nào là quản lý chiến lược

1.3 Lợi ích của quản lý chiến lược

2 CÁC LOẠI CHIẾN LƯỢC

2.1 Chiến lược ổn định

2.2 Chiến lược tăng trưởng

2.3 Chiến lược suy giảm

2.4 Chiến lược tổng hợp

2.5 Chiến lược cạnh tranh của Michel Porter

2.6 Chiến lược kéo và chiến lược đẩy

2.7 Chiến lược kẻ mạnh, kẻ yếu

3 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHIẾN LƯỢC/

LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

4 CÔNG CỤ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

MA TRẬN SWOT

Trang 22

PHẦN 2: HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

1 KHÁI NIỆM

1.1 Chiến lược là gì ?

 Theo từ điển The American Heritage : “ Chiến lược là kế hoạch và nghệ thuật chỉ huy quân sự được áp dụng cho kế hoạch tổng quát và xây

 Theo Alfred Chardler của Havard : “ Chiến lược là việc xác định mục tiêu dài hạn cơ bản của một DN, thực hiện và phân bổ các nguồn tài nguyên cần thiết để cho việc thực hiện các mục tiêu đó”

 William F Glueek cho rằng : “ Chiến lược là một kế hoạch tổng hợp, toàn diện được xây dựng để đảm bảo rằng công ty sẽ đạt được các mục tiêu chủ yếu của mình”

1.2 Thế nào là quản lý chiến lược ? ( Hoạch định chiến lược )

 Mục tiêu dài hạn

 Các biện pháp có tính định hướng để đạt được mục tiêu đề ra

Trên cơ sở sử dụng tối ưu:

 Các nguồn lực hiện có

 Các nguồn lực có khả năng huy động được của doanh nghiệp

 Thiết lập các mục tiêu CHUNG  Ít chi tiết

 Tìm cách định vị tổ chức theo môi trường

 Thời điểm hoạch định chiến lược là hàng năm trở lên

Trang 23

Trang 24

Các cấp chiến lược:

Chiến lược cấp công ty

(Functional Strategy)

Vd: Chiến lược nhân sự

Chiến lược chức năng

(Functional Strategy)

Vd: Chiến lược tiếp thị

Chiến lược các

cấp ngành/ lĩnh vực kinh doanh

của công ty (Business Strategy)

2

Chiến lược các

cấp ngành/ lĩnh vực kinh doanh

của công ty (Business Strategy)

3

Trang 25

SỨ MẠNG (MISSION) CHỨC NĂNG-NHIỆM VỤ

Doanh nghiệp tồn

tại để làm gì?

ràng

(định lượng được)

Phát

nhuận bao nhiêu trên

thị trường nào ?

\

Tầm nhìn

 Chính sách của công ty

Trang 26

Hình 5.1: Phân biệt các mức độ phát biểu về mục tiêu của một doanh nghiệp

1.3 Lợi ích của quản lý chiến lược (QLCL)

a Ưu điểm :

1 QLCL cho phép công ty năng động/ sáng tạo hơn và xử lý tốt hơn những thay đổi bất ngờ của môi trường và do đó kiểm soát được số phận của mình

2 QLCL giúp các công ty thấy rõ mục đích và hướng đi của mình 

người lãnh đạo và nhân viên nắém vững được việc gì cần phải làm để

đạt tới thành công

3 QLCL giúp nhà quản trị nắm được các cơ hội và nguy cơ trong tương

lai Từ đó có thể tận dụng được cơ hội và giảm bớt rủi ro của các nguy

cơ

4 Nhờ có QLCL, công ty sẽ tạo được những vị thế chủ động hoặc thụ

động tấn công

5 QLCL còn giúp cho công ty tạo ra những chiến lược tốt hơn thông qua

việc sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống hơn, hợp lý hơn đến sự lựa chọn chiến lược

b Nhược điểm :

1 Đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực

2 Các kế hoạch chiến lược có thể bị xem là cứng nhắc khi đã được ấn

định thành văn bản

3 Giới hạn sai sót trong dự báo môi trường dài hạn đôi khi có thể rất lớn

4 Nhiều công ty quá chú ý đến việc lập kế hoạch chiến lược và ít quan

tâm đến việc thực hiện Kết quả là mọi người không nỗ lực thực hiện

và sẽ dẫn tới hiệu quả kém

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	0,95 MB