QUẢN TRỊ HỌC CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY FPT

Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối c

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

TẠI CÔNG TY FPT TELECOM

NHÓM 5

MÃ HỌC PHẦN: 2017BMGM0111

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: CHU THỊ HÀ

HANOI, 2020 Danh sách thành viên

PHẦN MỞ ĐẦU

Quản trị là hoạt động không thể thiếu của mỗi tổ chức Các tổ chức dù lớn hay nhỏ muốn tồn tại và hoạt động vững chắc đều cần có quản trị Đây là hoạt động của một hoặc một số người được coi là đứng đầu của tổ chức phối hợp với các hoạt động khác nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra Hoạt động quản trị

là vô cùng quan trọng vì nó giúp tổ chức đi đúng hướng, đồng thời sẽ là bộ phận khen thưởng hoặc xử lý sai phạm, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển vững chắc của tổ chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng Đối với doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ quản trị thường là các bộ phận, cơ quan đầu não của công ty như chủ tịch, tổng giám đốc, cổ đông, hội đồng quản trị,…

Hoạt động quản trị có 4 chức năng, bao gồm chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo và chức năng kiểm soát Bài thảo luận này đề cập đến chức năng cuối cùng – chức năng kiểm soát tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT

MỤC LỤC

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1

I Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát 1

1 Khái niệm kiểm soát 1

2 Vai trò của kiểm soát 2

3 Các nguyên tắc kiểm soát 2

II Phân loại kiểm soát 3

1 Theo thời gian tiến hành kiểm soát 3

2 Theo tần suất các cuộc kiểm soát 3

3 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát 3

4 Theo đối tượng kiểm soát 4

III Quy trình kiểm soát 4

1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 4

2 Đo lường kết quả hành động 5

3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát 7

4 Tiến hành điểu chỉnh 8

B PHÂN TÍCH THỰC TẾ 9

I Giới thiệu về công ty FPT Telecom 9

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phẩn viễn thông FPT 9

2 Tóm tắt quá trình phát triển của công ty 9

3 Các lĩnh vực kinh doanh 11

4 Các giải thưởng tiêu biểu 12

II Nguyên tắc kiểm soát của công ty FPT 12

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc đảm bảo tính chiến lược, hiệu quả 12

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng 13

Nguyên tắc 3: Nguyên tắc công khai, chính xác, hiện thực khách quan 13

Nguyên tắc 4: Nguyên tắc linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý 13

II Ưu, nhược điểm trong kiểm soát tại FPT Telecom 13

1 Ưu điểm 13

2 Nhược điểm 14

III Các quy trình kiểm soát tại công ty FPT 14

1 Xác định các tiêu chuẩn 14

2 Đo lường kết quả hành động 15

3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát 16

4 Tiến hành điều chỉnh 18

C NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 19

I Đánh giá về công tác kiểm soát của công ty FPT 19

1 Kết quả kiểm soát 19

2 Nguyên nhân 20

3 Ưu, nhược điểm trong phương pháp kiểm soát tại FPT 20

II Vai trò của chức năng kiểm soát đối với một doanh nghiệp nói chung 21

III Bài học rút ra cho tất cả các doanh nghiệp 22

1 Môi trường kiểm soát 22

2 Đánh giá rủi ro 22

3 Hoạt động kiểm soát 22

4 Hệ thống thông tin và truyền thông 23

5 Hệ thống giám sát và thẩm định 23

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát

1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định

 Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng

 Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra

 Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng cuiar người kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát Điều này thể hiện ở chỗ: Trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây:

- Kiểm soát cái gì?

- Kiểm soát khi nào?

- Kiểm soát ở đâu?

- Kiểm soát như thế nào?

- Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?

- …?

Với khái niệm trên, kiểm soát là 1 quá trình 2 mặt: Quá trình thụ động và chủ động Việc đo lường các kết quả thực hiện, thông qua việc theo dõi các chỉ tiêu, phản ánh các hoạt động đã diễn ra trong quá khứ cho thấy tính thụ động của kiểm soát Tuy nhiên mặt chủ động được thể hiện qua sự hướng về tương lai của kiếm soát, đó là việc phát hiện những sai lệch giữa kết quả thực hiện với kết quả mong muốn, làm rõ nguyên nhân của chúng để có những hành động điều chỉnh đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu đã xác định Chính vì vậy, nếu xét cả quá trình thì kiểm soát là hoạt động mang tính chủ động của nhà quản trị

Kiểm soát thường hướng vào các mục tiêu sau đây:

+ Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định

+ Xácđịnh rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng + Xác định rõ và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức

+ Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh

+ Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro

+ Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

2 Vai trò của kiểm soát

 Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức

 Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức

 Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao

 Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong

Tuy nhiên cần nhận thức rằng kiểm soát không phải là”viên thuốc thần diệu” chữa bách bệnh,giải quyết được mọi vấn đề.Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo và sáng tạo nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống

kê và các bản biểu mà hình thức, nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận

3 Các nguyên tắc kiểm soát

 Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả

Cơ sở để tiến hành kiểm soát là dựa vào chiến lược, kế hoạch các loại đã được xây dựng, do đó các hoạt động kiểm soát phải được thiết kế theo chiến lược, kế hoạch, hoạt động của tổ chức Đặc biệt hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần chú ý nhiều hơn để tính chiến lược phục vụ và hướng đến việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức

Việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kiểm soát là tất yếu và được hiểu khá đơn giản trên lý thuyết nhưng lại thường khó trong thực hành Thực tế cho thấy các nhà quản trị chi phí khá nhiều thời gian và công sức cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu được do việc kiểm soát lại không tương xứng

 Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng

Khi đã xác định rõ được mục đích của việc kiểm soát, cần xác định được khi nào cần kiểm soát, cần kiểm soát ở đâu, phạm vi như thế nào cho phù hợp Nếu không xác định chính xác thời gian và khu vực trọng điểm, như kiểm soát trên một phạm vi quá rộng hoặc không đúng thười điểm cần thiết gây lãng phí về thời gian và tiền bạc

 Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

Quá trình kiểm soát có thể được điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý cả về thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát và hành động điều chỉnh chỉ có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả và phát huy tác dụng của nó trong hoạt động quản trị

II Phân loại kiểm soát

1 Theo thời gian tiến hành kiểm soát

 Kiểm soát trước (tiền kiếm): là tiến hành được kiểm soát trước khi công việc bắt đầu

nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc Loại kiểm soát này tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sủ dụng trong tổ chức Chẳng hạn: nhân viên phải có

đủ thể lực và trí lực để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao; vật tư phải đáp ứng được trình độ chất lượng được chấp nhận; nguồn tài chính phải đảm bảo đủ số lượng

và đúng thời hạn

Với loại kiểm soát này, dự báo tiến trình để có thể điều chỉnh các nhân tố tác động đến kết quả trước khi quá muộn

 Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện thời gian tiến hành công việc nhằm

giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện, và để đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc đều đang diễn ra hướng đến mục tiêu Việc kiểm tra trong công việc được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của nhà quản trị Thông qua việc quan sát trực tiếp, taị chỗ, nhà quản trị sẽ xác định được việc làm của những người khác có diễn ra theo đúng những chính sách và thủ tục đã quy định hay không Trong tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các hoạt động

 Kiểm soát sau (hậu kiểm): là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn

thành hằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra Với kiểu kiểm soát này người ta mòng muốn xác định rõ thực trạng và rút ra những bài học kinh nghiệm cho phép cải tiến những hoạt động tương lai (lấy kết quả lịch sử để chỉ đạo những hoạt động tương lai) Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các kết quả

2 Theo tần suất các cuộc kiểm soát

 Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối

với đối tượng kiểm soát

 Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi

thười kỳ nhất định

 Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế

hoạch

3 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát

 Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả lĩnh vực, hoat động, các

bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung

 Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực, hoạt động,

từng bộ phận, từng khâu, từng cấp

 Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong

tổ chức

4 Theo đối tượng kiểm soát

 Kiểm soát cơ sở, vật chất, kĩ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình

hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức, như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị…

 Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các

mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thảo mãn với công việc…

 Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông

tin trong hoạt động của tổ chức

 Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện hằm đánh giá tình hình hoạt động

của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ, …

III Quy trình kiểm soát

Trong một tổ chức, hoạt động kiểm soát được tiến hành theo các bước có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau

1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động

Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a) Tiêu chuẩn và mục tiêu

Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn với mục tiêu của tổ chức, hay phải hướng đến mục tiêu của tổ chức Tiêu chuẩn là các yếu tố quy chiếu, tức yếu tố được dùng làm cơ sở khi

so sánh kết quả mong muốn Có thể thấy, một mặt, số lượng các yếu tố cần tính đến khá nhiều; mặ khác, tính chất các yếu tố ấy thường khác nhau, có yếu tố định tính, có yếu tố định lượng và bắt buộc nhà quản trị phải lựa chọn Vấn đề được đặt ra là cần phải lựa chọn những yếu tố như thế nào và làm sao để chịn ra các yếu tố đó

Cần lưu ý rằng: thứ nhất, các tiêu chuẩn được chọn tùy thuộc vào những kêt quả mà

ta muốn có, tức là tùy thuộc vào những mục tiêu đã định; Thứ hai, không hề chỉ chú trọng một mục tiêu riêng biệt nào, mà phải chú ý tất cả những gì có thể góp phần tạo ra mục tiêu ấy

b) Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên

Mỗi tổ chức, hoạt động đều có chu kỳ, và trong mỗi chu kỳ có các giai đoạn phát triển khác nhau ở mỗi giai đoạn có đặc diểm hoạt động khác nhau, có điều kiện thực hiện khácnhau và vì vậy có mục tiêu khác nhau Tiêu chuẩn đánh giá cho một hoạt động, cho nột cá nhân hay cho một tổ chức phải bao quát hết được các giai đoạn đó Nói cách khác, tiêu chuẩn kiểm soát phải được lựa chọn thế nào để đặc biệt lưu tâm đến các giai đoạn

đầu của tiến trình chứ không phải chỉ chú ý đến giai đoạn cuối Hơn nữa, đặc điểm của một hệ thống kiểm soát tốt là định hướng của nó về những sự kiện tương lai, nên tiêu chuẩn kiểm soát cần phải bao quát toàn bộ quá trình chứ không chỉ tạp trung vào một công đoạn nào đó của toàn bộ quá trình

c) Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện, nên phải gắn với yêu cầu đặt ra của nhiệm vụ Tuy nhiên, không nên có quá nhiều tiêu chuẩn, bởi vì nếu có quá nhiều tiêu chuẩn làm cho sự chú ý của người quản lý bị phân tán và dễ xa rời những yếu tố quan trọng nhất Mặt khác, nếu có quá nhiều tiêu chuẩn thì khả năng thực thi sẽ khó khăn Vấn đề cốt lõi là lựa chọn trong tất cả các tiêu chuẩn có thể sử dụng những tiêu chuẩn có liên quan đến hướng biểu thị toàn bộ hoạt dộng của tổ chức

d) Tiêu chuẩn và trách nhiệm

Mỗi đối tượng kiểm soát, mỗi tình huống kiểm soát có mục đích, yêu cầu riêng, gắn với chức trách, nhiệm vụ, và quyền hạn của mỗi đối tượng Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, phải xác định được quan hệ giữa tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm

về tác nghiệp được kiểm soát Trong trường hợp cùng một tác nghiệp do người nhiều người thực hiện thì phải định ra cho mỗi giai đoạn, và do đó cho mỗi người phụ trách những tiêu chuẩn riêng

e) Xác định mức chuẩn

Sau khi xác định tiêu chuẩn, vấn đề là định mức cho mỗi tiêu chuẩn đó Mức chuẩn thể hiện những mong muốn về kết quả đạt dược Tuy nhiên, mức chuẩn này không được trở thành quá cứng nhắc, trái lại phải chấp nhận một quyền tự do hành động nào đó để

có thể tính đến những điều kiện thay đổi mà một tác nghiệp phải chịu Mức chuẩn càng được lượng hóa cụ thể càng tốt

f) Sử dụng các tiêu chuẩn định tính

Trong một số trường hợp, cần bổ sung cho việc theo dõi tiêu chuẩn bằng những yếu

tố định tính cho phép cân đối kết quả quan sát Tuy nhiên, việc sử dụng các yếu tố định tính khó khăn và cần sự thận trọng hơn vì nó có thể: gây tranh luận hay có ý kiến trái ngược, có lẽ vì vậy người ta thường có xu hướng xem nhẹ yếu tố định tính

2 Đo lường kết quả hành động

Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lương trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định

2.1 Yêu cầu đối với đo lường kết quả

a) Hữu ích

Sự đo lường phải cho phép nhà quản trị tiến hành đánh giá kết quả và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp Muốn vậy, hoạt động kiểm soát phải được tổ chức đơn giản

và thích hợp với điều kiện, nhiệm vụ và yêu cầu của những người có lên quan

b) Có độ tin cậy cao

Mọi sự đo lường , khi được thực hiện bằng những biện pháp khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì đó không phải là sự đo lường tốt Nếu việc đo lường không đảm bảo độ tin cậy thì không được sử dụng nó trong việc kiểm soát Đo lường chính xác mới

có sơ sở nhận xét, đánh giá chính xác; Ngược lại, nếu đo lường không chính xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu chính xác, thậm chí trái ngược nhau, làm giảm ý nghĩa của công tác kiểm soát

c) Không lạc hậu

Hoạt động kiểm soát diễn ra theo một tiến trình và kế hoạch rõ ràng, cụ thể Khi đã

có tiêu chuẩn làm căn cứ, cần tiến hành đo lường theo đúng kế hoạch đề ra Quá trình

đo lường phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời, không chậm chễ Nếu sử dụng thông tin lỗi thời, có thể dẫn đến những hậu quả tai hại không mong muốn khi đo lường

d) Tiết kiệm

Cần chú ý đến yếu tố chi phí trong đo lường, tìm ra điểm dừng phù hợp trong khoảng cách giữa đo lường quá nhiều và quá ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích của tổ chức

và chi phí để đo lường Điều đó đòi hỏi phải lựa chọn công cụ, phương pháp, hình thức

đo lường phù hợp với từng đối tượng cụ thể, phù hợp với thời gian và không gian cũng như các điều kiện cho phép Tránh các cuộc kiểm tra không cần thiết, hay kéo dài thời gian kiểm tra nhiều hơn so với yêu cầu thực tế; Loại bỏ những “nhũng nhiễu” trong quá trình kiểm tra Giải quyết được các vấn đề đó sẽ tiết kiệm chi phí khá lớn cho mỗi cá nhân, tổ chức và rộng hơn là cho xã hội

2.2 Các phương pháp đo lường kết quả

Chất lượng kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường Muốn nâng cao chất lượng kiểm soát cần chú trọng đến khâu đo lường, trong đó đặc biệt là lựa chọn phương pháp đo lường phù hợp

Các phương pháp đo lường kết quả phổ biến là: quan sát các dữ kiện, sử dụng các dấu hiệu báo trước, quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân, dự báo, khải sát điều tra

b) Sử dụng các dấu hiệu báo trước

Phương phá này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc hay những trục trặc của đối tượng kiểm soát

Sự trục trặc mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, vì vậy, cần phân tích từng trường hợp cụ thể

c) Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân

Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát

Đây là phương pháp kiểm soát diễn ra thường xuyên, thậm chí hàng ngày của nhà quản trị Phương pháp này có một số ưu điểm:

- Cho phép nhanh chóng nắm bắt tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn

đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng

- Cho phép có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc đang kiểm soát

- Cho phép kiểm tra lại chính hệ thống kiểm soát bằng cách so sánh những nhận xét của mình và kết quả thu được từ kiểm soát hệ thống

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: Công việc kiểm soát có nguy cơ trở nên nặng nề, người bị kiểm soát bị áp lực cao và chi phí kiểm soát có thể tăng lên nhiều

d) Dự báo

Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc trên cơ sở dữ liệu tình hình thực tế và đang diễn ra, phương pháp này thực hiện nhanh, dễ dàng, nhưng phụ thuộc nhiều vào chủ quan của người dự báo nếu thiếu các công cụ, phương tiện dự báo chính xác, tin cậy

e) Điều tra

Phương pháp này đươc tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò

ý kiến của các đối tượng có liên quan Phương pháp này thu thập được thông tin trực tiếp từ các đối tượng có liên quan, giúp cho kiểm soát viên có thể đánh giá sát thực, kết quả nhanh, song lại phụ thuộc vào sự trung thực cũng như nhận thức, hiểu biết của người được điều tra

3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát

Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó

Sau khi xác định được các sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của

sự sai lệch đó, công việc tiếp theo là tiến hành thông báo

Đối tượng thông báo:

- Các nhà quản trị cấp trên có liên quan: là những người thực sự có quyền quyết định đối với công việc đang được kiểm soát và chính họ có quyền quyết định việc tiến hành các hoạt động điều chỉnh một cách nhanh chóng và thích hợp

- Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan: trước hết là cơ quan có nhiệm vụ hoạch định, sau đó là các cơ quan tác nghiệp mà hoạt động của nó có liên quan đến các kết quả đo lường

- Đối tượng bị kiểm soát: là những cá nhân, đơn vị, bộ phận nằm trong kế hoạch kiểm tra

Nội dung thông báo:

- Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc kèm theo đó là các nhận định, đánh giá

- Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng

- Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn Yêu cầu khi thông báo:

Sau đo lường và so sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát, trong trường hợp cần

thiết phải xúc tiến các hành động điểu chỉnh tiến tới thực hiện mục tiêu, hoặc để tiến hành kiểm soát trong tương lai được tốt hơn

Tiến hành điểu chỉnh là bước cuối cùng của quá trình kiểm soát, bao gồm những công việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mong đợi (mục tiêu, tiêu chuẩn, yêu cầu) đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh

Các hoạt động điều chỉnh:

 Điều chỉnh mục tiêu dự kiến

Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đó được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực

tế Hoặc nếu mục tiêu quá cao hay quá thấp so với thực tế thì điều chỉnh cho phù hợp với hiện thực

Điều chỉnh chương trình hành động

Kết quả kiểm soát có thể cho thấy mốt số công việc có thể làm nhanh hơn, một số khác đòi hỏi thêm thời gian, cũng có thể thay đổi trình tự các công việc, hoặc bổ sung thêm nguồn lực… Các hoạt động điều chỉnh này đều nhắm đến các mục tiêu (tiêu chuẩn)

đề ra

Tiến hành hành động dự phòng

Những hành động dự phòng nhằm hướng đến kết quả tương lại hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau Đây là sự điều chỉnh tích cực phòng ngừa những nguy

cơ tiềm ẩn có thể xảy ra ở giai đoạn tiếp theo

Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh:

 Phải nhanh chóng, kịp thời: Khi đã phát hiện được sai lệch, tìm được nguyên nhân, cần thiết phải điều chỉnh ngày trước khi các điều kiện, môi trường thay đổi Nếu không hiệu quả của hành động điều chỉnh sẽ giảm, thậm chí trở thành lỗi thời Trong kinh doanh, nếu không có quyết định nhanh chóng, kịp thời sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh

 Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp: Nếu áp dụng các biện pháp quá mạnh mẽ, hoặc thô bạo có thể tạo ra những sai biệt mới theo chiều ngược lại Ngược lại, nếu không

đủ liều lượng sẽ khồn tạo ra được những thay đổi cần thiết của đối tượng Điều chình ở mức độ nào và theo hướng nào cần phải căn cứ vào đặc điểm của đối tượng kiểm soát

và mục địch của hành động điều chỉnh

 Điều chỉnh phải hướng tới kết quả: Mục đích của điều chỉnh la hướng tới mục tiêu chứ không phải theo ý muốn của chủ quan của nhà quản trị hay của đối tượng kiểm soát Vì vậy, hành động điều chỉnh phải hướng tới kết quả, góp phần đảm bảo thực hiện mục tiêu đặt ra với kết quả mong muốn, thâm chí tốt hơn

B PHÂN TÍCH THỰC TẾ

I Giới thiệu về công ty FPT Telecom

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phẩn viễn thông FPT

Địa chỉ: Tầng 2, toà nhà FPT, phố Duy Tân, phường Dịch Hậu Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam

2 Tóm tắt quá trình phát triển của công ty

Tên doanh nghiệp CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT

Tên giao dịch quốc

tế

FPT Telecom Joint Stock Company

quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam

và khu vực