Quản Trị Học: Những Cơ Sở Để Ra Quyết Định

Quy trình ra quyết định Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Xác định tiêu chuẩn Bước 3: Định trọng số cho các tiêu chuẩn Bước 4: Xây dựng các giải pháp Bước 5: Phân tích các giải pháp Bước 6: Chọn một giải pháp Bước 7: Thực thi giải pháp Bước 8: Đánh giá hiệu quả

Chương 4

NHỮNG CƠ SỞ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH

GVC Ths Trần Minh Thư

GVC Th.S Trần Minh Thư 2

Ra quyết định là gì?

• Là một quá trình lựa chọn có ý thức giữa hai hoặc nhiều phương án khác nhau và phương án này sẽ tạo được một kết quả mong muốn trong các điều kiện ràng buộc đã biết

• Ra quyết định cần chú ý:

 Peter Drucker: “Nguồn gốc chính của sai lầm trong những quyết định quản lý là việc nhấn mạnh vào việc tìm CÂU TRẢ LỜI đúng, thay vì tìm ra CÂU HỎI đúng”

 Xác định vấn đề/ cơ hội: sự khác biệt (khoảng cách) giữa thực tế và mong đợi

Ra quyết định trong các chức năng quản lý

-Mức độ tập trung trong tổ chức

-Thiết kế công việc như thế nào?

-Khi nào tái cấu trúc tổ chức?

-Lãnh đạo nhân viên như thế nào?

-Phong cách lãnh đạo

-Kiểm tra những mảng hoạt động nào?

-Kiểm tra như thế nào? -Tổ chức nên có những loại thông tin

4

Quy trình ra quyết định

 Bước 1: Xác định vấn đề

 Khoảng cách giữa mong đợi và thực tế

 Xác định sai vấn đề = xác định đúng vấn đề +

không làm gì cả

 Áp lực hành động

 Bước 2: Xác định tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn liên quan đến quyết định

Bước 3: Định trọng số cho các tiêu chuẩn

 Xác định mức độ ưu tiên của từng tiêu chuẩn

 Bước 4: Xây dựng các giải pháp

GVC Th.S Trần Minh Thư

Quy trình ra quyết định (tt)

 Bước 5: Phân tích các giải pháp

 Điểm mạnh, điểm yếu của từng giải pháp

(so sánh với các tiêu chuẩn – bước 2)

 Chọn thang điểm và cho điểm từng giải pháp

 Bước 6: Chọn một giải pháp

 Chọn giải pháp có số điểm cao/thấp nhất

 Bước 7: Thực thi giải pháp

 Sự cam kết của các nhóm/cá nhân

 Bước 8: Đánh giá hiệu quả

 Đã đạt được kết quả mong muốn?

6

Loại vấn đề và loại quyết định (QĐ)

Vấn đề cấu trúc TỐT/XẤU và Quyết Định theo/không theo Chương Trình

(Xem lại Chương 1)

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phân loại quyết định

A) Theo Cách Thức RQĐ (chương 1)

• Theo chương trình

• Không theo chương trình

b) Theo điều kiện RQĐ:

• RQĐ trong điều kiện xác định

• RQĐ trong điều kiện bất định

c) Theo số người có quyền quyết định:

• QĐ cá nhân

• QĐ tập thể

8

Các mô hình ra quyết định

1 Ra quyết định hợp lý

2 Ra quyết định hợp lý có giới hạn

3 Ra quyết định theo nhóm quyền lực

4 Ra quyết định theo cảm tính

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phong cách ra quyết định

- Chỉ đạo (directive)

- Phân tích (analytic)

- Lý luận (conceptual)

- Ứng xử (behavioral)

10

Phong cách chỉ đạo

 Chỉ dựa trên 1 vài phương án

 Ra quyết định nhanh

 Tập trung vào những vấn đềà ngắn hạn (cần ngay)

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phong cách phân tích

 Chú ý tới nhiều phương án

 Có khả năng thích nghi

 Người ra quyết định cẩn thận

12

Phong cách lý luận

 Xem xét tổng thể, có cái nhìn rộng, bao quát

 Chú ý nhiều phương án

 Tựï tạo ra giải pháp

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phong cách ứng xử

 Tìm kiếm sự đồng thuận

 Được những người khác chấp nhận

 Tránh mâu thuẫn, va chạm

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phong cách ra quyết định (theo mô hình Vroom-Yetton) (tt)

 CII (Consultatve II): Lấy ý kiến của tập thể nhân viên và ra quyết định Quyết định có thể hoặc không

bị ảnh hưởng bới ý kiến của nhân viên

ª GII (Group II): Lấy ý kiến của tập thể nhân viên, đánh giá các ý kiến và đưa ra quyết định trong sự nhất trí của nhân viên

Ra quyết định nhóm

ƯU ĐIỂM :

† Thông tin, kiến thức đầy đủ hơn

† Có sự khác biệt trong giải pháp

† Tìm ra nhiều phương án hơn

† Được hiểu đầy đủ hơn

† Tăng khả năng đươc chấp nhận sau khi quyết định

† Tăng tính hợp pháp

18

Ra quyết định nhóm (tt)

KHUYẾT ĐIỂM :

— Tốn thời gian

— Không rõ ràng về trách nhiệm của những hậu quả

— Ảnh hưởng của 1 vài cá nhân “nhanh miệng”

— Áp lực xã hội

— Sức ép đi đến 1 quyết định (nhất trí)

— Không hẳn là phương án tốt nhất theo mục tiêu

GVC Th.S Trần Minh Thư

Phương pháp nâng cao hiệu quả quyết định nhóm

- Kích thước nhóm

- Kỹ thuật quyết định tập thể:

1 Kỹ thuật não công (brainstorming)

2 Kỹ thuật tập thể danh nghĩa

3 Kỹ thuật Delphin

20

Kỹ thuật não công

Là dòng ý tưởng không hạn chế do một nhóm đưa

ra, trong điều kiện không có ý kiến phê bình, chỉ trích hay đánh giá ý tưởng

Các nguyên tắc:

- Loại bỏ sự chỉ trích, phê bình

- Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do

- Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt

- Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác

GVC Th.S Trần Minh Thư

Kỹ thuật tập thể danh nghĩa

1 Thông báo trước vấn đề cần quyết định

2 Mỗi thành viên trình bày phương án của

mình

3 Các thành viên khác hỏi lại (nếu chưa rõ)

4 Mỗi thành viên cho điểm từng phương án

5 Phương án có điểm cao nhất sẽ được chọn

22

Kỹ thuật Delphin

- Gần giống kỹ thuật tập thể danh nghĩa

- Điểm khác biệt:

1 Các thành viên ở xa nhau, không họp tập trung

2 Việc lấy ý kiến được tổng hợp nhiều vòng

GVC Th.S Trần Minh Thư

Các trạng thái tâm lý cản trở sự sáng tạo trong quá trình ra quyết định :

• - Đừng cố gắng tìm câu trả lời đúng

• - Đừng cố gắng tuân theo logic

• - Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc

• - Đứng quá lệ thuộc vào hiện thực

• - Đừng cố tránh sự không rõ ràng

• - Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại

• - Đừng để mất khả năng hồi tưởng

• - Tránh tình trạng quá biệt lập

• - Đừng quá quan trọng hóa vấn đề

24

• 1 CÁCH LÃNH ĐẠO

- Tránh áp đặt

- Khuyến khích đóng góp ý kiến

- Tránh cùng suy nghĩ tập thể và chấp nhận dễ dãi

- Không quên mục tiêu

2 QUÁ TRÌNH THẢO LUẬN

- Mâu thuẫn có tính cách xây dựng

- Tạo bầu không khí hợp pháp cho những khác biệt

- Hướng tới công việc

- Không ám chỉ cá nhân

- Hạn chế phê phán, chỉ trích

- Có vai trò phản biện

GVC Th.S Trần Minh Thư

Ra quyết định nhóm có hiệu quả (tt)

• 3 PHÁT HUY TÍNH SÁNG TẠO:

- Động não

- Nói ra tất cả các ý tưởng

- Kết hợp các ý tưởng khác nhau

26

Khó khăn trong việc ra quyết định

- Những hiểu biết của người ra quyết định dựa trên QUÁ KHỨ (đã xảy ra)

- Mọi quyết định của người ra quyết định là cho TƯƠNG LAI

Sự phức tạp của việc ra quyết định

1 Nhiều tiêu chuẩn

2 Vô hình

3 Rủi ro & điều kiện bất định

4 Tác động dài hạn

5 Yêu cầu thông tin/ hiểu biết đa ngành

6 Ra quyết định chung, liên quan đến nhiều người

7 Những quy kết về giá trị

GVC Th.S Trần Minh Thư

Những phẩm chất cá nhân cần thiết của

người ra quyết định

1 Kinh nghiệm

2 Xét đoán

3 Óc sáng tạo

4 Khả năng định lượng

28

Phương pháp phân tích cây quyết định

 Là phương pháp ra quyết định cho phép nhà quản trị đánh giá các vấn đề theo một trật tự logic

 Phác họa (1) các điểm quyết định; (2) các kết quả có thể xảy ra, và (3) các xác suất liên quan đến các chương trình khác nhau cần phải thực hiện

 Các yếu tố cơ bản tạo nên một cây quyết định gồm: các giả thiết, và xác suất xảy ra của chúng

 Sử dụng để ra quyết định trong môi trường kinh doanh có nhiều rủi ro trong các lĩnh vực: quản trị tài chính, marketing và định giá, mở rộng nhà máy, tung sản phẩm mới ra thị trường, …

 Chuyển đổi tình huống phức tạp => đơn giản

GVC Th.S Trần Minh Thư