Đề tài phân tích hệ thống quản lý kho

Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp.. Nếu hết

Trang 1

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

BỘ MÔN : XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ

Đề Tài: Ph©n tÝch hÖ thèng qu¶n lý kho

GV : Tô Văn Nam

SV : ChuThành

Chung

Trang 2

Phân tích hệ thống quản lý kho

Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị

điện tửu Các mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập

đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp Khi nhận

đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn

Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách

đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách

Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo

Mục đích quản lý.

- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt

động kinh doanh của Trung Tâm

Phân tích về chức năng.

Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn Cứ tiếp tục nh thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản

Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống Dới đây là một số mô hình và phơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác nhau:

Trang 3

Chức năng của hệ thống

Chức năng nhập hàng

Chức năng lập đơn mua hàng.

- Cho phép ngời sử dụng lập danh sách các loại vật t, thiết

bị cần mua sau khi nhận đợc báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lợng các vật t, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm

Chức năng viết phiếu nhập kho.

-Ngời sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá

đơn giao hàng của nhà cung cấp

Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ

cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật t,

Đơn giá, Số lợng, Thành tiền

Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa

nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách

Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập

nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới

Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập

phiếu nhập

Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Nút “Trớc”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với

bản ghi hiện hành

Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng

của bảng

Trang 4

Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm

việc

Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.

-Cho phép ngời sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách và lu vào bảng Nhacungcap

Nút “Thêm”: Chơng trình cho phép cập nhật thêm một

nhà cung cấp mới

Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một

nhà cung cấp Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần

Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện

thời tại vị trí con trỏ

Nút “Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

Nút “Trớc”:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện

hành

Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của

bảng

Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm

việc

Chức năng lập danh sách hàng

-Cho phép ngời sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng

đợc nhập vào kho của Trung tâm

Nút “Thêm”: Chơng trình cho phép cập nhật thêm một

mặt hàng mới

Trang 5

mặt hàng Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật t cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần

Nút”Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện

Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

Nút “Trớc “:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện

hành

bảng

việc

Chức năng xuất hàng

Chức năng nhận đơn đặt hàng

-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách

Chức năng lập hoá đơn bán

-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ lập hoá

đơn bán giao cho khách

Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép

cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá

đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật t

Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa

thêm thì nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách

Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin hoá đơn

vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới

Nút “In hoá đơn”: Khi đợc kích hoạt nó sẽ cho phép in ra

hoá đơn bán vừa cập nhật

Trang 6

Nút “Đầu”:Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

Nút “Sau”:Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

Nút “Trớc”: Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện

hành

bảng

việc

Chức năng viết phiếu xuất kho.

-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đa cho khách đến kho nhận hàng

Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ

cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật t,

Đơn giá, Số lợng, Thành tiền

Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Nút “Trớc”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với

bản ghi hiện hành

Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm

việc

Chức năng lên danh sách khách hàng.

-Dựa vào thông tin hàng đã có ngời sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này

Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép

cập nhập thêm một khách hàng mới

Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa

thêm thì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách

Trang 7

Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin khách

hàng vừa cập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự

động nhảy xuống hộp list box phía dới

khách hàng, Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm

Nút “Trớc”: Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện

hành

Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm

việc

Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

Chức năng lập sổ theo dõi nhập.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập

Chức năng lập sổ theo dõi xuất.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã xuất cho khách theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất

Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc tình hình doanh thu của Trung Tâm theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng

Trang 8

Chức năng lập báo cáo.

Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất.

-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà ngời sử dụng có thể lập

đ-ợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo

Chức năng lập báo các hàng tồn.

-Dựa vào số lợng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất ngời sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng còn tồn kho trong tháng , trong quý gửi lãnh đạo

Chức năng lập báo các doanh thu.

-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu ngời sử dung có thể lập đợc báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo

Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:

-Biểu thị cho chức năng:

Ký hiệu:

Chức năng đợc hiểu là khâu biến đổi thông tin

-Biểu thị cho dòng dữ liệu:

Ký hiệu:

Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra

Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đờng luân chuyển

-Biểu thị cho kho dữ liệu:

Ký hiệu: Tên kho dữ liệu

Xử lý TT

Tên chức năng

Trang 9

Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý

-Biểu thị cho tác nhân ngoài:

Ký hiệu:

Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu.

Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình

xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) đợc chia làm 3 mức :

-Mức khung cảnh : Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự

trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :

Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Trang 10

Mô tả quá trình trao đổi thông tin :

Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà

hệ thống cần mua Đồng thời khi hệ thống nhận đợc yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà khách cần mua

-Mức đỉnh :

Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và với đối tác

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Trang 11

Mô tả quá trình trao đổi thông tin :

Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này lu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lu phiếu nhập vào kho phiếu nhập Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lu hoá đơn vào kho hoá đơn bán Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lu phiếu vào kho phiếu xuất Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách khách hàng và lu vào kho danh sách khách hàng

Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin

từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết đợc số lợng hàng nhập, số lợng hàng xuất và tính doanh thu

đồng thời lu lần lợt vào các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất,

Sổ theo dõi doanh thu

Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập,

Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về l-ợng hàng nhập và xuất, báo cáo về ll-ợng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo

-Mức dới đỉnh :

Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn

Trang 12

BLD định nghĩa chức năng : Chức năng nhập hàng

Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng nhập

hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng :

Trang 13

Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng

sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này sẽ lu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng Bộ phận lập danh sách hàng

sẽ lu danh sách hàng vào kho danh sách hàng

Sau khi nhận đợc những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp

Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá

đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời

lu phiếu vào kho phiếu nhập

BLD định nghĩa chức năng : Chức năng xuất hàng.

Trang 14

Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng xuất hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng :

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộ phận này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập danh sách khách hàng đồng thời gửi thông tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh sách khách hàng sẽ lên danh sách khách hàng và lu vào kho danh sách khách hàng

Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận đợc thông tin về

đơn hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lu hoá

đơn vào kho hoá đơn bán

Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàng trong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu phiếu vào kho phiếu xúât

Phân tích về dữ liệu.

Trang 15

-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể Một hệ thống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh

d thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu

a.Xác định các thực thể.

Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần

lu trữ những thực thể sau:

Thực thể : + Nhà cung cấp

+ Khách hàng

+Vật t

+Nhân viên

+Hình thức thanh toán

+Hoá đơn mua

+Hoá đơn bán

+Kho

+Phiếu nhập

+Phiếu xuất

b.Xác định các thuộc tính của thực thể.

+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax

+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax

+ Thực thể vật t gồm các thuộc tính: Mã vật t, Tên vật t, Đơn vị tính, Số lợng, Đơn giá

+ Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại

+ Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho

+Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán

+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lợng, Đơn giá

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	367,5 KB