Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tùng Khánh- Phòng kinh doanh đứng đầu là trưởng phòng; chịu trách nhiệm bán hàng cácsản phẩm sản xuất ra thị trường, làm công tác Maketing… - Phòng quản lý

Trờng đại học bách khoa hà nội

Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống

Dự ỏn:

Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý Bán hàng

Đối tượng :

Cụng ty TNHH Tựng Khỏnh

(Sản xuất đệm mỳt, cỏc sản phẩm liờn quan đến Inox.)

Địa chỉ: 131 Quỏn Trữ - Kiến An – Hải Phũng

Tel: (031)877996 – (031)877259

Giỏo viờn hướng dẫn:

PGS-TS Nguyễn Việt Hương

Nhúm thực hiện:

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN I NGHIấN CÚU SƠ BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI CỦA DỰ ÁN 3

I NGHIấN CỨU SƠ BỘ 3

1 Giới thiệu về cụng ty TNHH Tựng Khỏnh 3

2 Đối tượng khảo sát phân tích thiết kế của công ty TNHH Tùng Khánh 5

3 Mô tả hệ thống hiện hành của công ty TNHH Tùng Khánh 5

4 Mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới 19

II CÁC CÂU HỎI ĐẶT RA KHI PHỎNG VẤN 20

III NGHIÊN CỨU VỀ TÍNH KHẢ THI VÀ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU 20

1 Tính khả thi về kỹ thuật 20

2 Tính khả thi về kinh tế 21

3 Tính khả thi khi vận hành 21

4 Tính khả thi về kế hoạch thực hiện 22

PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 23

I Xây dựng sơ đồ FD 24

a) Quản lí đặt hàng 25

b) Quản lí giao hàng 26

1.2.Quản lí kho 26

1.3 Báo cáo 27

I Sơ đồ luồng dữ liệu 29

2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh và DFD mức 1 29

2.2 Sơ đồ DFD chức năng 30

a) Sơ đồ DFD mức 2 chức năng 1 (Quản lí kinh doanh) 30

II Xây dựng chỉ định quá trình 34

3.1 Mức DFD 0 34

Bảng 2.1 Bảng mức DFD 0 34

3.2 DFD 1 chức năng 1 35

Bảng 2.2 Bảng mức DFD 1 chức năng 1 35

3.3 DFD 1 chức năng 2 35

Bảng 2.3 Bảng mức DFD 1 chức năng 2 35

3.4 Mô tả thực thể ngoài của hệ thống 35

Bảng 2.4 Bảng mô tả thực thể ngoài hệ thống 35

3.5 Mô tả kho dữ liệu 35

Bảng 2.5 Bảng mô tả kho dữ liệu 35

IV Lưu đồ thuật toán 36

4.1 Xử lý thông tin đặt hàng 36

4.2 Xử lý thông tin thanh toán 37

4.3 Xử lý thông tin hàng đặt 38

4.4 Lập phiếu giao hàng 39

4.5 Quản lý hàng trả lại 40

4.6 Báo cáo 41

4.7 Sơ dồ thực thể liên kết 42

PHẦN III THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 42

1 Thiết kế giao diện 42

2 Quản lý kho 45

3 Bán hàng 48

4 Khách hàng 49

5 Quản lý báo cáo 51

PHẦN I NGHIÊN CÚU SƠ BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ

THI CỦA DỰ ÁN

I NGHIÊN CỨU SƠ BỘ

1 Giới thiệu về công ty TNHH Tùng Khánh

1.1 Một số nét về công ty TNHH Tùng Khánh

Năm 1992, Tùng Khánh là một doanh nghiệp tư nhân đầu tiên ở thành phố HảiPhòng sản xuất gia dụng bằng Inox Bước đi ban đầu, doanh nghiệp gặp vô vàn khókhăn: quy mô nhỏ với 10 lao động, mặt bằng sản xuất trật hẹp, không ổn định; kỹthuật, công nghệ, trình độ tay nghề thấp; thị trường nguyên liệu (Inox) cho sản xuất vàthị trường tiêu thụ còn hạn hẹp

Song, nhận thấy tiềm năng phát triển của inox trên thị trường, Tùng Khánh vẫn

ấp ủ nâng cao dần quy mô sản xuất Năm 2000 Luật khuyến khích đầu tư trong nước,Luật doanh nghiệp rộng mở là thời cơ để thành lập công ty TNHH Tùng Khánh Songsong với việc xây dựng nhà xưởng bề thế khang trang, công ty đã đầu tư hệ thốngthiết bị, dây truyền làm Inox tự động của Đài Loan; hệ thống thiết bị cắt, uốn, hàn, tôiram lò xo làm đệm mút; hệ thống dệt vải diềm để hoàn thiện đệm lò xo, đệm mút

Năm 2002, Công ty Tùng Khánh đã đưa ra thị trường hàng trăm mặt hàngInox, đệm mút lò xo và đệm mút xốp với nhiều qui cách, kiểu dáng khác nhau Nổibật là một số sản phẩm inox như cổng xếp inox có động cơ, lan can cầu thang; lan canban công, cửa cuốn

Đến nay, công ty TNHH Tùng Khánh là một doanh nghiệp mạnh trong lĩnhvực sản xuất đệm mút, inox của Hải Phòng Hiện tại, công ty có hơn 300 công nhânlàm việc 3 ca/ ngày; sản phẩm của Tùng Khánh có mặt ở khắp ba miền của đất nước.Tương lai, Tùng Khánh tiếp tục mở rộng doanh nghiệp và xuất khẩu sản phẩm ranước ngoài : Đức, Singapore, Lào, Campuchia…

Ban giám đốc nhận thấy rằng để hội nhập và phát triển thì phải đưa IT vàotrong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Dưới yêu cầu của một bài tập lớn nhóm chúng

em chỉ tiến hành phân tích thiết kế hệ thống bán hàng của công ty Thực tế trong

nhóm đã có 2 thành viên là Phạm Toàn Vinh và Phạm Thị Khánh Ly đã triển khaithực hiện làm chương trình cho công ty Tùng Khánh từ đầu tháng 8 và đến hiện tạichương trình đã hoàn thành và đang được sử dụng một cách có hiệu quả

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tùng Khánh

- Phòng kinh doanh đứng đầu là trưởng phòng; chịu trách nhiệm bán hàng cácsản phẩm sản xuất ra thị trường, làm công tác Maketing…

- Phòng quản lý đứng đầu là trưởng phòng; nắm quản lý tổng hợp mọi hoạtđộng của công ty từ việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào đến quản lý sản phẩm racuối cùng đem bán Phòng này kiêm cả công việc của phòng tài vụ

- Các tổ và phân xưởng sản xuất đứng đầu là các tổ trưởng được phân côngquản lý phân xưởng của mình Công ty bao gồm 9 tổ và phân xưởng:

+ Phân xưởng Inox

+ Phân xưởng đệm

+ Phân xưởng điện máy

+ Phân xưởng phụ kiện

+ Phân xưởng điện hóa

+ Tổ kho.

+ Tổ bảo vệ

+ Tổ lái xe

Những phòng ban có liên quan và ảnh hưởng đến Bộ phận bán hàng:

- Giám đốc sẽ chọn ra trưởng phòng Kinh doanh, người này có trách nhiệmđiều hành và quản lý phòng Kinh doanh Bộ phận Bán hàng thuộc phòng Kinh doanhchịu sự quản lý trực tiếp của Phó phòng kinh doanh Các báo cáo về doanh thu bán

hàng được tổng kết theo tháng, quý, năm sẽ được duyệt rồi đưa qua Phòng quản lý sau đó mới được trình lên Ban Giám đốc.

2 Đối tượng khảo sát phân tích thiết kế của công ty TNHH Tùng Khánh

* Phân tích thiết kế hệ thống Quản bán hàng.

3 Mô tả hệ thống hiện hành của công ty TNHH Tùng Khánh

3.1 Quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu vào

Hình 1.2 Sơ đồ quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu vào

Khi bất kỳ 1 phân xưởng hay một phòng ban yêu cầu mua vật tư hay thiết bịnguyên vật liệu nào đó thì sẽ thông báo cho phòng quản lý biết bằng cách đưa lên

Phiếu yêu cầu mua vật tư ( mẫu biểu như hình vẽ 1.3), phòng quản lý duyệt và đưa

ra quyết định mua các nguyên vật liệu đó Sau khi các nguyên vật liệu được nhà cungcấp Nguyên vật liệu bán cho sẽ được phòng quản lý nhận và phân phát trở lại cho cácphân xưởng và các phòng ban yêu cầu Nguyên vật liệu không nhất định phải chuyểnvào kho, mà có thể được đưa đến thẳng phân xưởng sản xuất hoặc các phòng ban

Hiện tại quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu của công ty được giao cho 2nhân viên phòng quản lý Hai nhân viên này có nhiệm vụ là ghi chép toàn bộ nhữngnguyên vật liệu đầu vào và lưu vào “sổ quản lý nguyên vật liệu đầu vào” theo nhật kýtừng ngày Cuối ngày có tổng kết, khớp sổ với các nhóm người liên quan

Các phân

xưởng và các

phòng ban

Phßng qu¶n lý Nhà cung cấp Nguyên vật

liệu

Sau đây là mẫu biểu Phiếu yêu cầu mua vật tư (hình 1.3) và các thuộc tính được

giải thích ở bảng 1

C«ng ty TNHH Tïng Kh¸nh PhiÕu yªu cÇu mua vËt t

1 Ngêi yªu cÇu:

2 §¬n vÞ

Stt Tªn vËt t, quy

Ngµy…… th¸ng…… n¨m 200… Ngµy…… th¸ng…… n¨m 200…

Ngêi lËp Ngêi phª duyÖt

Hình 1.3 Phiếu yêu cầu mua vật tư

Sè:………

Giải thích các thuộc tính trong mẫu biểu Phiếu yêu cầu mua vật tư

hợp lệ

Text 50

Bảng 1 Bảng giải thích phiếu yêu cầu mua vật tư

3.2 Quy trình bán hàng

Hình 1.4 Quy trình bán hàng

Sản phẩm được sản xuất ra được kiểm tra chất lượng theo chuẩn chất lượngcủa công ty; nếu đạt thì cho nhập vào kho, nếu không đạt lại được đưa xuống phânxưởng sản xuất sửa chữa Những sản phẩm sản xuất có trong danh mục được công tyniêm yết rõ ràng; những sản phẩm chưa có trong danh mục mà nếu có đơn đặt hàngthì sẽ được sản xuất theo yêu cầu và thiết kế của khách hàng( Ví dụ: các công trìnhbọc cột inox, cửa xếp….)

Phòng kinh doanh sẽ maketing sản phẩm của công ty lên thị trường, các sảnphẩm sản xuất ra thường được phân phối tới các đại lý của công ty Sau khi nhậnđược đơn đặt hàng của các đại lý và các khách hàng lẻ; phòng kinh doanh nhận hàng

từ kho, lập Giấy bán hàng và giao hàng cho khách hàng

Quy trình được mô tả chi tiết như sau:

- Kho là nơi chứa các sản phẩm hoàn chỉnh đã được kiểm tra cẩn thận, Thủ kho

có nhiệm vụ quản lý việc nhập kho và xúât kho Khi nhận đơn đặt hàng của

khách hàng Phòng kinh doanh sẽ viết Lệnh sản xuất (gồm 2 liên: liên1 để lưu; liên 2: giao cho người nhận lệnh) (xem mẫu biểu hình 1.6 và 1.7) đưa xuống

cho nhân viên Quản lý kho

phẩm theo quy cách có sẵn trong kho cũng có thể là những loại theo yêu cầucủa khách hàng

- Thủ kho sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng yêu cầu không, nếu đủ rồi sẽ viết

Phiếu Xuất Kho (gồm 2 liên: Liên 1:Lưu; Liên 2: Xuất) (xem mẫu biểu hình 1.8 và 1.9), còn nếu thiếu hoặc không theo quy cách khách hàng đặt thì Thủ

kho sẽ đưa lệnh sản xuất xuống cho tổ trưởng các phân xưởng sản xuất để làm

đủ số lượng yêu cầu rồi mới viết Phiếu xuất kho

Sản phẩm

DOANH

KHÁCH HÀNG

- Cuối cùng nhân viên phòng kinh doanh sẽ viết Giấy giao hàng gồm 3 liên:

Liên 1: Lưu; Liên 2: Ký nhận; Liên 3: Giao cho khách hàng (Xem mẫu biểuhình 1.10; 1.11; và 1.12) Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại công ty, nếukhách hàng ở xa công ty sẽ chở hàng đến tận nơi Khi đó người lái xe sẽ mangtheo liên 2 và liên 3 yêu cầu khách hàng ký nhận Khách hàng sẽ giữ lại liên 3,

còn liên 2 được mang về nộp cho phòng kinh doanh nhập vào Nhật ký bán

hàng( là sổ ghi chép các thông tin giao dịch của từng khách hàng bao gồm

tổng số hàng mua, tổng số hàng trả lại, số tiền khách hàng thanh toán và số dưnợ)

- Nếu sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng khách hàng sẽ trả lại và ghi rõ vào Liên 2 của

Giấy bán hàng số lượng của từng loại hàng trả lại và giao cho lái xe mang về.

Sau đó nhân viên Phòng kinh doanh sẽ nhập vào Nhật ký khách hàng Số

hàng trả lại sẽ được nhập vào kho rồi tùy theo từng trường hợp mà Thủ kho sẽquyết định nhập kho hay đưa xuống phân xưởng sản xuất sửa chữa

Sau đây là các mẫu biểu minh họa:

Bảng giải thích mẫu biểu hình 1.5 và 1.6

STT Tên phần tử Giải thích Giá trị ví dụ Khoảng hợp lệ

11 Thời hạn giao

hàng Thời hạn khỏch hàng yờu cầu hoàn thành 13/10/2006 Datetime

Bảng 2 Giải thớch thuộc tớnh trong Lệnh sản xuất

CễNG TY TNHH TÙNG KHÁNH NHÀ MÁY SẢN XUẤT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 tr-

ờng chinh- quán trữ- kiến an- hảI phòng

đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205

Phiếu xuất kho

Liên1: Lu

Số:………….

kiÕn an- h¶I phßng

Thñ kho

H×nh 1.8 PhiÕu xuÊt kho liªn 2

Bảng giải thích các thuộc tính trong Phiếu xuất kho

STT Tên thuộc tính Giải thích Giá trị ví dụ Khoảng

hợp lệ

hàng từ kho

Nguyễn Văn Luân Text 50

Bảng 3 Giải thớch cỏc thuộc tớnh trong mẫu biểu Phiếu xuất kho

CễNG TY TNHH TÙNG KHÁNH NHÀ MÁY SẢN XUẤT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 tr-

ờng chinh- quán trữ- kiến an- hảI phòng

( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)

Thành tiền( Viết bằng chữ):………

………

Ngày……tháng… năm 200…

Ngời viết phiếu Ngời giao hàng Kiểm soát Lái xe Khách hàng

Hình 1.9 Giấy giao hàng liên 1

CễNG TY TNHH TÙNG KHÁNH NHÀ MÁY SẢN XUẤT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữ-

kiến an- hảI phòng

( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)

Thành tiền( Viết bằng chữ):………

………

Ngày… tháng….năm 200…

Ngời viết phiếu Ngời giao hàng Kiểm soát Lái xe Khách hàng

Hình 1.10 Giấy giao hàng liên 2

CễNG TY TNHH TÙNG KHÁNH NHÀ MÁY SẢN XUẤT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữ-

kiến an- hảI phòng

( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)

H×nh 1.11 GiÊy giao hµng liªn 3

Bảng giải thích các thuộc tính trong Phiếu giao hàng

STT Tên thuộc tính Giải thích Giá trị ví dụ Khoảng hợp lệ

hàng khi xuất kho

1,2,3,4… Integer

2.000.000 Text 20

13 Người viết phiếu Tên và chữ ký của

14 Người giao hàng Tên và chữ ký của

người giao hàng

Phạm Thúy Nga

Text 50

người kiểm soát Trần Ngọc Minh Text 50

xe

Nguyễn Văn Luân

Tổng kết: Sau khi viết giấy giao hàng phòng kinh doanh sẽ lưu lại Liên 1,

khách hàng khi nhận đủ hàng sẽ ký nhận vào liên 2 cho lái xe hoặc phụ xe mang vềcho công ty và khách hàng chỉ giữ lại liên 3

a Đánh giá: Là một công ty sản xuất nhưng cũng đồng thời là công ty kinh

doanh nên quy trình về bán hàng rất được coi trọng, nó tác động đến sự thành bại củacông ty Quy trình bán hàng hiên tại chủ yếu là thủ công ( viết giấy bán hàng, ghichép thu chi vào sổ theo dõi khách hàng…) và mất rất nhiều thời gian để quản lý, tínhtoán doanh thu, số lương hàng hóa, số lượng khách hàng… Với một công ty có quy

mô và đang trên đà phát triển thì thực hiện quy trình bán hàng thủ công không manglại hiệu quả như ý Việc áp dụng công nghệ thông tin để giải quyết công việc là mộtyêu cầu rất thiết thực

b Hướng phát triển của hệ thống

Một phần mềm quản lý kho-bán hàng tương lai sẽ phải đáp ứng được công việchiên tại, mặt khác phải tự động đưa ra được các báo cáo tổng kết bán hàng, doanh thutheo kỳ hạn ( 1 tháng, 1 năm, 1 quý…) đối với từng khách hàng và theo khu vực

4 Mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới

- Đảm bảo tuân thủ theo đúng qui trình sản xuất đã nêu ở trên

- Thực hiện tốt chức năng của hệ thống hiện tại

- Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời

hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định kịp thời phục vụ cho sản xuất

- Theo dõi chi tiết về thông tin khách hàng

- Người quản lý có thể theo dõi một cách dễ dàng về thu chi bán hàng

- Cho phép thực hiện tạm dừng, điều chỉnh sản xuất với các đơn hàng

- Cho phép chèn việc sản xuất một đơn hàng vào giữa các đơn hàng khác

- Trên mỗi đơn hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng sẽ có yêu cầu thời gian,

số luợng, mã hàng,… cụ thể

Một số các yêu cầu khác:

- Hệ thống cần có giao diện thân thiện, quen thuộc với người dùng, các mẫunhập liệu cần hỗ trợ tối đa thao tác dùng bàn phím cho người dùng nhằm tăng tốc độnhập liệu

- Hệ thống cần có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn dữ liệucho hệ thống.

- Hệ thống phải được phân quyền người sử dụng để đảm bảo tính bảo mật dữliệu

Cài đặt được trên các máy hiện tại của công ty

II CÁC CÂU HỎI ĐẶT RA KHI PHỎNG VẤN

Người phỏng vấn: Phạm Thị Khánh Ly

Phạm Toàn VinhNgười được phỏng vấn: Phạm Thúy Nga (Trưởng phòng kinh doanh)

Số điện thoại: 031.877996

1 Công ty có những bộ phận nào? Nhiệm vụ của các phòng ban là như thế nào?

2 Phòng quản lý làm nhiệm vụ gì? Có tác động thế nào đến bộ phận kinh doanh vàtoàn công ty?

3 Chị có thể nói cho biết quy trình bán hàng của công ty là như thế nào?

4 Là một công ty sản xuất cũng như kinh doanh thì nhiệm vụ nào được đặt lên trênhết? Tại sao?

5 Bộ phận bán hàng chịu sự quản lý của ai? Quy trình của nó như thế nào?

6 Mối quan hệ giữa bộ phận bán hàng với tổ kho và các phân xưởng sản xuất?

7 Bán hàng là một trong những quy trình đặc biệt quan trọng, chị nghĩ sao khi có mộtphần mềm quản lý mà sẽ giúp chị và phòng kinh doanh giảm nhẹ được công việc giấy

tờ và quản lý khách hàng cũng như bán hàng?

…

III NGHIÊN CỨU VỀ TÍNH KHẢ THI VÀ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU

1 Tính khả thi về kỹ thuật

- Hệ thống được xây dựng là hoàn toàn mới

- Hệ thống hoàn toàn có thể được xây dựng bằng kỹ thuật và công nghệ hiệntại

+ Phần xây dựng cơ sở dữ liệu có thể dùng công cụ Microsoft Access,Microsoft SQL Server,

+ Phần lập trình có thể sử dụng công cụ Microsoft Visual Basic, C++… ,

+ Hệ thống được phát triển trên các máy tính có cài đặt hệ điều hànhWindow98SE, Window2000,

2 Tính khả thi về kinh tế

Chi phí tổng thể cho toàn bộ dự án từ khâu khảo sát đến khâu triển khai hệ thống

là 20 triệu đồng (VND)

Bảng mô tả các khoản chi phí (ngoài lương) cần thiết

tháng (VND)

Số tháng Thành tiền (VND)

Bảng lương của thành viên phát triển dự án

lương/tuần (VND)

Thời gian (tuần)

- Công ty đã có sẵn nguồn nhân lực sẵn sàng tiếp nhận hệ thống mới

- Việc phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống hoàn toàn đáp ứng được các yêucầu chức năng quy định

4 Tính khả thi về kế hoạch thực hiện

- Kế hoạch thực hiện dự án đảm bảo được thực thi và hợp lí với các yêu cầu từphía công ty TNHH Tùng Khánh

- Thời gian thực hiện dự án: 10 tuần

+ Tuần 1: Khảo sát, thu thập thông tin của hệ thống hiện hành

+ Tuần 2: Phân tích, đánh giá, thu thập thêm thông tin về hệ thống

hiện hành

+ Tuần 3: Hoàn chỉnh việc phân tích hệ thống

+ Tuần 4,5,6,7: Thiết kế hệ thống

+ Tuần 6,7,8,9: Phát triển hệ thống

+ Tuần 10: Triển khai hệ thống

Bảng phân công công việc

Thời gian (tuần)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0

1

Khảo sát sơ bộ: thu thập thông

tin, các yêu cầu của hệ thống

hiện hành, đưa ra các đặc

trưng của hệ thông mới,

nghiên cứu tính khả thi và

đánh giá ban đầu của dự án

Đưa ra các báo cáo cần thiết

Phạm Toàn Vinh

Phạm Thị Khánh Ly (c)

2

Phân tích hệ thống: phân tích

các yêu cầu, chức năng, các

đối tượng của hệ thống, đưa ra

các cấu trúc, sơ đồ cần thiết

Thiết kế hệ thống: xây dựng cơ

sở dữ liệu, giao diện, các

module cần thiết… cho việc

Xây dựng sơ đồ chức năng (FD)

Sơ đồ mức ngữ cảnh

Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

Xây dựng chỉ định quá trình

Xây dựng từ điển dữ liệu

Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết

I Xây dựng sơ đồ FD

Qua nghiên cứu sơ bộ, hệ thống quản lý bán hàng phải thực hiện được nhữngchức năng chính sau:

1.1.Quản lí kinh doanh

a) Quản lí đặt hàng

Chức năng này giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm tra được khách hàng muốnmua sản phẩm nào, số lượng hàng khách hàng cần và các yêu cầu liên quan đến chấtlượng sản phẩm hay chất lượng dịch vụ…

Đồng thời thông qua đây, doanh nghiệp cũng nắm được các thông tin cơ bản vềkhách hàng của mình, như: tên khách hàng, địa chỉ liễn hệ…

Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ sau:

-Lập đơn: Khi khách hàng muốn mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ nhập các

yêu cầu của khách hàng vào trong hóa đơn nhập hàng Thông tin nhập gồm có: + Thông tin khách hàng: là các thông tin cơ bản về khách hàng, như:Tên khách hàng, Địa chỉ liên hệ, số điện thoại Các thông tin này sẽ được lưuvào trong cơ sở dữ liệu Chi tiết khách hàng của hệ thống để quản lí được kháchhàng của doanh nghiệp

+ Thông tin sản phẩm: là các thông tin về hàng đặt, bao gồm: Tên sảnphẩm, chủng loại, số lượng… Thông tin này sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu Đơnđặt hàng để doanh nghiệp biết được khách hàng muốn những sản phẩm nào.Thông tin này cũng được lưu vào cơ sở dữ liệu Nhật kí khách hàng để quản lílượng hàng mà khách hàng đặt mua

-Chỉnh sửa: Trong quá trình nhập nếu có sai sót hoặc bản thân khách hàng

muốn thay đổi một số yêu cầu đặt hàng, nhân viên bán hàng có thể thông quachức năng này thực hiện các tháo tác chỉnh sửa

-Hủy đơn: Trong trường hợp khách hàng muốn hủy hợp đồng, nhân viên có thể

dùng chức năng này xóa hóa đơn Khi thực hiện xóa như vậy, số lượng hợp đồngkhông thành công sẽ tự động tăng kèm theo một số thông tin quan trọng khác đểtiện cho nhân viên khi báo cáo tình hình doanh thu của doanh nghiệp