Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý ki ốt bán sách

1.4Phương ỏn đề xuất mục tiờu hệ thống mới Từ những nhu cầu trên, để quản lý thông tin về sách không những cầnphải có thông tin chính xác mà cần phải có một cơ chế quản lý thích hợp.Một

hỏi đặt ra là : “L àm thế nào để có thể bảo tồn, luân chuyển nguồn tài nguyên quý giá đó đến từng cá nhân một cách có hiệu quả nhất, để ngày càng có nhiều ng ời biết đọc và biết sử dụng sách ” Chính vì điều này mà em đã chọn

đề tài :

“P hân tích và thiết kế hệ thống quản lý ki ụ́t bán sách.”

Hầu hết các hệ thống nhà sách (hiệu sách) ở nớc ta hoạt động theo kiểutruyền thống (thủ công) Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thế kỷ của côngnghệ thông tin Vậy chúng ta phải làm thế nào để áp dụng tin học vào hệ thốngquản lý cửa hàng sách Qua quá trình khảo sát thực tế và đi từ yêu cầu của đềtài em đã đa ra mô hình mới về cách quản lý cửa hàng sách với sự trợ giúp của

hệ thống máy tính

PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1)Phõn tớch hiện trạng

Phân tích hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế

hệ thống, là một công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thứchoạt động của hệ thống Nhận định càng sát với thực tế sẽ giúp cho giai đoạnphân tích và thiết kế hệ thống mới đợc thuận lợi và đúng đắn

Mục đích:

• Tiếp cận với nghịêp vụ chuyên môn, môi trờng hoạt động của hệ thống

• Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống

• Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần đợc kế thừa và các chỗ bất hợppháp của hệ thống cần đợc nghiên cứu khắc phục

1.1)Mụ tả hiện trạng

Đõy là một ki ụ́t bán sách với rất nhiều chủng loại sách

Hằng ngày, sẽ có rất nhiều khách hàng mua sách Vì số lợng sách ở đâyrất lớn do đó sẽ cần những công tác về sách nh : lu trữ các thông tin về sách

nh phải sắp xếp sách theo loại nào, số cá biệt bao nhiêu ngoài ra để đảmbảo đợc công việc quản lý sách đợc dễ dàng và thuận tiện không mất nhiềuthời gian về việc tìm một cuốn sách thì phải làm thế nào quản lý một cách cóhiệu quả nhất

1.2)Hoạt động của ki ốt bỏn sỏch

Tại đây, khách hàng cần mua lẻ sách thì vào quầy để tự chọn để chọn

sách cần mua sau đó ra quầy thu ngân để thanh toán

Còn khách hàng mua nhiều(Mua buôn) thì phải thông qua đơn đặt hàng.

Nếu đơn đặt hàng đợc chấp nhận thì khách hàng nhận đợc thông qua phiếu xuất hàng.

Thông tin về khách hàng đợc lu trữ trong ki ụ́t bán sách để phục vụ

cho công tác thống kê, báo cáo của ki ụ́t sau này Ngoài ra,ki ụ́t sách bánsách còn lu trữ thông tin về các nhà cung cấp(nhà xuất bản, nhà sản xuất,

đối tác trao đổi hàng hoá với nhà sách) Mỗi khi có nhu cầu mua sách, ki ụ́tsách đều căn cứ vào các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thôngqua báo giá của nhà cung cấp và báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị trờng

mà có kế hoạch mua hàng cho phù hợp Từ kế hoạch này nhà sách sẽ trích ra

theo từng nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của cửa hàng cho từng nhà cung

cấp

Hàng hoá mua về đợc nhập thụng qua hóa đơn nhập,việc theo dõi lợng

hàng tồn trong cửa hàng đợc nhà sách thực hiện theo phơng pháp theo dõi ờng kỳ(3 tháng một lần)

Đõy là một ki ụ́t bán sách nhỏ,do vậy lượng hàng trong quầy bán cũngnhư trong kho khụng được phong phỳ.Tuy nhiờn,trong ki ụ́t sách cũng cúquầy tự chọn để khách hàng cú thể tự chọn

Trong quầy tự chọn sách đợc phân ra theo chủ đề (ngành, tính chất) Trong cửa hàng sách thì mỗi cuốn sách có một mã số riêng, mỗi loạimặt hàng cũng có một mã riêng Mã này do cửa hàng sách quy định và giaocho bộ phận quản lớ bán hàng đánh mã

Khi nhập hàng về đều đợc vào sổ thông qua phiếu nhập rồi mới đợc

đa vào Trong sổ có các thông tin :

Các thông tin về khách hàng nh :

• Mó khách ,tên khách, địa chỉ, điện thoai

Các thông tin về mặt hàng nh:

• Mã sách (hàng), số lợng bán, giá bán

Cuối hoá đơn ghi các thông tin sau :

• Tổng cộng(bằng số), Ghi bằng chữ

• Ngời lập phiếu , nhân viên thanh toán, khách hàng

Cửa hàng sách quản lý việc bán hàng thông qua hoá đơn bán hàng Cứ batháng làm thống kê sách tồn trong quầy kể từ ngày nhập để có chính sáchgiảm giá cho phù hợp

Quy trình hoạt động của nhà sách là : nhập hàng, phân loại, xuất ra quầy,bán hàng, thống kê, báo cáo

• Quầy thu ngõn dữ liệu luụn biến động,tớnh cập nhật chưa được cao

• Nếu khụ́i lượng dữ liệu lớn việc quản lý tập trung khú đảm bảo tớn tời

sự của dũ liệu,dễ gõy độn tỡnh trạng quá tải cụng việc.Đồng thời làmchậm tụ́c độ xử lý

1.4)Phương ỏn đề xuất mục tiờu hệ thống mới

Từ những nhu cầu trên, để quản lý thông tin về sách không những cầnphải có thông tin chính xác mà cần phải có một cơ chế quản lý thích hợp.Một trong những cách hiệu quả nhất đó là việc ứng dụng những thành tựucủa công nghệ tin học áp dụng cho công tác này

Từ những lý do trên, công việc của chúng ta là phân tích thiết kế vàxây dựng hệ thống quản lý để khai thác hết đợc những u việt của kỹ thuậthiện đại tiên tiến này.

Ta cú thể chia hệ thụ́ng trờn ra các chức năng cơ bản :

• Quản lý bán hàng

• Quản lý mua hàng

• Báo cáo

Yờu cầu đụ́i với cụng tác quản lý của nhà sách:

1 Thụ́ng kờ được sụ́ lượng hàng tồn kho

2 Thụ́ng kờ được doanh thu thực tế

3 Thụ́ng kờ được sụ́ lượng hàng đó bán được

4 Cập nhật hàng húa mới,khách hàng mới,nhà cung cấp

5 In húa đơn bán hàng,phiếu xuất hàng

6 In báo cáo thụ́ng kờ của nhà sách

1.5)Những thuận lợi và khú khăn

Thuận lợi:

• Đối với người quản lý: tin học húa một sụ́ khõu sẽ làm giảm những

cụng việc thủ cụng nhàm chán mà khụng phải là nhẹ nhàng đụ́i vớingười bán hàng

• Thụng tin được xử lớ một lần nhưng được sử dụng nhiều lần, tránhđược dư thừa dữ liệu, sai sút trong quản lớ Các cụng việc tỡmhàng,quản lý được tiến hành dễ dàng, nhanh chúng từ một cơ sở dữliệu đó lưu trờn máy

• Đối với khách hàng:Nếu như họ không tìm được loại sách ở quầy thì

nhân viên bán hàng sẽ tra trong cơ sở dữ liệu,xem loại hàng đó cònhay hết.Và từ đó có thể đưa ra thông tin chính xác cho khách

• Các khâu kiểm kê kho sẽ nhanh chóng, chính xác hơn Hệ thống chophép cập nhật thông tin nhanh, đỡ tốn công sức hơn

Kinh tế:

Chi phí cho hệ thống không cao, nhưng hiệu quả kinh tế mà nó đạtđược thì cao hơn nhiều so với hệ thống cũ Đây là điều kiện mà hệ thốngmới đáp ứng được vì nó sẽ mở rộng phạm vi phục vụ và giảm được côngviệc quá tải của người bán hàng

PHẦN II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1)Phân tích hệ thống về xử lý:

Sự phân tích về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của

hệ thống để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì? ” tức là đi sâu vào bản chất, chitiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin và chỉ diễn tả ở mức Logic, tức là trảlời câu hỏi “Làm gì? ” mà gạt bỏ câu hỏi “Làm nh thế nào? ”, chỉ diễn tảmục đích của bản chất quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, vềcài đặt

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải đợc thực hiện mộtcách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Đờng lối thực hiện: đề tài này chọn hớng phân tích “Top-Down” làphân tích từ trên xuống, từ đại thể đến chi tiết Cách làm: xây dựng hai loạibiểu đồ là biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

1.1) Biểu đụ phân cấp chức năng (BPC):

Mục đích của biểu đồ phân cấp chức năng là:

• Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích

• Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng đợc làm sáng tỏ

để sử dụng cho các mô hình sau này

Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:

• Có tính chất “tĩnh” bởi chúng chỉ cho ta thấy các chức năng mà khôngcho thấy trình tự xử lý Các chức năng không bị lặp lại và không dthừa

• Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các choc năng không có mô tảdữ liệu hoặc mô tả các thuộc tính.

Sơ đô Phân cấp chức năng.

QUẢN LÝ

NHẬP SÁCH

BÁO CÁO

Chấp nhận hóa đơn

Nhận, sửa hóa đơn

Tìm kiếm,

xử lý

Tình hình hàng bán ra

Tình trạng hàng trong kho

Lập hóa đơn Nhập sách

Phân loại sách

Doanh thu bán hàng

Kiểm tra,xử

lý đơn

1.2)Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD):

Lý thuyết:

Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả(ở mức logic) tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau

1 Mục đích của BLD là:

• Giúp ta thấy đợc bản chất của hệ thống, làm rõ những chức năng nào cần thiết cho quản lý, chức năng nào phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả

• Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó phần nào thấy đợc trình tự thực hiện của chúng

• Giúp hỗ trợ các hoạt động sau:

- Xác định yêu cầu của User

- Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích và User xem xét

- Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tờng minh của BLD

- Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống Tóm lại, trong các biểu đồ cần xây dựng thì BLD là biểu đồ rất quan trọng,

nó chứa đựng cả yếu tố xử lý và dữ liệu

Các thành phần của BLD : mỗi biểu đồ luồng dữ liệu gồm 5 thành phần.

Tên thành phần Ký hiệu biểu diễn

- Chức năng xử lý Hoặc

- Luồng dữ liệu (1 và 2 chiều)

- Kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài

- Tác nhân trong

Chức năng xử lý:

 Khái niệm: chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm

vụ hay tiến trình xử lý thông tin nào đó Tính chất quan trọng của chứcnăng là biến đổi thông tin, tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầuvào theo một cách nào đó nh tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tinhoặc tạo ra thông tin mới

 Biểu diễn: đờng tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn(tên) của chứcnăng

 Tên chức năng: phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phéphiểu một cách vắn tắt chức năng làm gì Ví dụ: Cập nhật, Báo cáo…

Luồng dữ liệu:

 Khái niệm: luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chứcnăng xử lý Chú ý: mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng

nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến),

ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng

 Biểu diễn: bằng mũi tên có hớng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồngthông tin mang theo Mũi tên để chỉ hớng của luồng thông tin

 Nhãn (tên) luồng dữ liệu: vì thông tin mang tên luồng nên tên phải làmột danh từ cộng với tính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dungcủa dữ liệu đợc chuyển giao

Kho dữ liệu:

 Khái niệm: kho dữ liệu là các thông tin cần lu giữ lại trong mộtkhoảng thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý hoặc tác nhântrong sử dụng

 Biểu diễn: kho dữ liệu đợc biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song songnằm ngang, kẹp giữa là tên của kho dữ liệu

 Nhãn (tên) kho dữ liệu: tên kho dữ liệu phải là một danh từ cộng vớitính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu đợc lu giữ

 Vài quy tắc diễn tả việc sử dụng kho dữ liệu:

- Truy nhập toàn bộ dữ liệu: luồng dữ liệu không cần mang tên

- Truy nhập một phần dữ liệu: luồng dữ liệu phải mang tên chỉ rõthành phần truy nhập

- Thông tin đợc xử lý ngay không cần kho

- Thông tin đợc xử lý ở thời đIểm khác với thời điểm đợc sinh rathì phải có kho

Tác nhân ngoài:

 Khái niệm: tác nhân ngoài đợc gọi là đối tác, là một ngời hay mộtnhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thốngnhng có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự

có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và

định rõ mối quan hệ cuả hệ thống với thế giới bên ngoài

 Biểu diễn: tác nhân ngoài đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật có gánnhãn

 Nhãn (tên) tác nhân ngoài: đợc xác định bằng danh từ kèm theo tính từnếu cần thiết.

Tác nhân trong:

 Khái niệm: tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của

hệ thống đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ Và nó xuất hiện chỉ đểlàm nhiệm vụ tham chiếu

 Biểu diễn: bằng hình chữ nhật hở một cạnh và có gán nhãn

 Nhãn (tên) tác nhân trong: đợc xác định bằng động từ kèm theo bổngữ

Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

 Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

 Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông quachức năng xử lý

 Vì lý do trình bày nên tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệucần sử dụng nhiều lần vẫn có thể đợc vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng mộtbiểu đồ để cho dễ đọc, đễ hiểu hơn Tuy nhiên, các chức năng và cácluồng dữ liệu thì không đợc vẽ lặp lại

 Đối với kho dữ liệu thì phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và ít nhấtmột luồng ra

 Tác nhân ngoài không trực tiếp trao đổi với kho dữ liệu mà phải thôngqua các chức năng xử lý khác

Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: dùng kỹ thuật phân mức: có 3 mức cơ

tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoàiđến hệ thống đợcxác lập Tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh.

BLD mức đỉnh:

Đây là mô hình phân rã từ BLD mức khung cảnh với các chức năng phânrã tơng ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng Các nguyên tắc phân rã

nh sau:

 Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn

 Các tác nhân ngoài đợc bảo toàn

 Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

 Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu thấy cần thiết

 Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu

 Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dớikhông thể thêm gì

Biểu đô dữ liệu mức khung cảnh :

QUẢN LÝ

SÁCH VÀ

VĂN PHÒNG PHẨM KHÁCH HÀNG

NGƯỜI QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Yêu cầu mua hàng

Thanh toán,giao nhận

Thanh toán

Hóa đơn Thương lượng

Báo cáo

Yêu cầu

Biểu đô dữ liệu mức đỉnh :

Quản lý bán sách

Quản lý nhập sách

Báo cáo

Khách hàng

Người quản lý Yêu cầu

Báo cáo

Hóa đơn nhập

Thanh toán Giao

Nhà cung cấp

Thanh toán Giao hàng

Mặt hàng

Tìm kiếm,xử lý

Kiểm tra lượng hàng

Thanh toán Phân loại

Nhu cầu

Biểu đô dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng bán hàng :

Chấp

lý

Lập hóa đơn

Biểu đô dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý mua hàng :

Lập HĐ mua

Kiểm tra,xử lý đơn nhập

Trả lời

Phân loại sách

Hóa đơn nhập

Biểu đô dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo cáo:

Tình hình sách tồn

Báo cáo doanh thu

Tình hình sách bán

Hóa đơn bán

Hóa đơn nhập

Người quản lý

Mặt hàng

Thanh toán

Phần III :Phõn tớch hệ thụ́ng về mặt dữ liệu

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý vàphân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tợng của xử lý Mục đích của giai đoạnphân tích hệ thống về dữ liệu là lập lợc đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấutrúc dữ liệu(BCD) gồm có:

 Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì

 Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

 Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thờng thực hiện theo 2 giai đoạn:

 Đầu tiên, lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kếtbằng phơng pháp Top-Down (đi từ trên xuống), nhằm phát huy thếmạnh của tính trực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: xác địnhcác thực thể, mối liên kết giữa chúng, rồi đến các thuộc tính

 Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ đi từ dới lên(phơng pháp Down-Top) nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của môhình này trong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từdanh sách các thuộc tính rồi đi đến các lợc đồ quan hệ, kết quả là vừa

đủ cho những kết xuất xử lý

I BCD theo mô hình thực thể liên kết E-R:

Lý thuyết về mô hình thực thể liên kết:

Mô hình thực thể liên kết là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đa ra năm

1976 và sau đó đợc dùng khá phổ biến trên thế giới Nó có u điểm là khá đơngiản và gần với t duy trực quan khi xem xét các thông tin ngời ta thờng gomchúng quanh các vật thể, chẳng hạn các thông tin về Tên họ, Giới tính đợcgom cụm với nhau chung quanh vật thể "Độc giả" Mô hình thực thể liên kếtmô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm nhvậy

a Định nghĩa: