Đề tài phân tích hệ thống mô phỏng các quy trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp

CHƯƠNG III XÁC ĐỊNH YÊU CẦU...39 III.1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ...39 III.1.1 Xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ các quy trình quản lý riêng lẻ ....39 a.Các nghiệp vụ tr

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ 5

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH 10

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 11

LỜI MỞ ĐẦU ………… 12

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 13

I.1 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 13

I.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 14

I.3 PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG 14

I.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 15

I.5 SƠ LƯỢC CẤU TRÚC ĐỀ TÀI 15

I.V TÍNH MỚI CỦA ĐỀ TÀI: 16

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 17

II.1 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 17

II.2 KIẾN THỨC VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 17

II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa 17

a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty 17

a.2 Sơ đồ tổ chức 18

a.3 Chức năng từng phòng, bộ phận trong công ty 18

II.2.2 Khảo sát hiện trạng tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt Nam: 19

a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty 19

a.2 Sơ đồ tổ chức công ty 19

a.3 Chức năng từng phòng,bộ phận trong công ty 21

II.2.3 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ 22

a Quy trình quản lý công nợ 22

b Quy trình quản lý nhập xuất vật tư 23

c Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương 24

d Quy trình xuất khẩu 33

II.3 CÁC VẤN ĐỀ ĐÚC KẾT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH TỪNG QUÁ TRÌNH RIÊNG LẺ 35

II.3.1 Quy trình là gì? 35

II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì? 37

CHƯƠNG III XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 39

III.1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ 39

III.1.1 Xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ các quy trình quản lý riêng lẻ 39

a.Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ 39

b.Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý nhập xuất vật tư 41

c.Các nghiệp vụ trong quy trình tính lương và các khoản trích theo lương 45

d.Các nghiệp vụ trong quy trình xuất khẩu 49

III.1.2 Xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho quy trình tích hợp các quy trình quản lý của doanh nghiệp .51

III.2 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 54

III.3 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG 55

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 56

IV.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Ở MỨC QUAN NIỆM 56

Sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu 56

IV.1.1 Quy trình công nợ 56

a Mô hình BFD ( sơ đồ phân rã chức năng – Business Function Diagram)56 b.Mô hình DFD (sơ đồ dòng dữ liệu – Data Flow Diagram) 57

IV.1.2 Quy trình nhập xuất vật tư 64

a Mô hình BFD ( sơ đồ phân rã chức năng – Business Function Diagram)64 b Mô hình DFD (sơ đồ dòng dữ liệu – Data Flow Diagram 65

IV.1.3 Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương 73

a Mô hình BFD ( sơ đồ phân rã chức năng – Business Function Diagram)73 b Mô hình DFD (sơ đồ dòng dữ liệu – Data Flow Diagram) 74

IV.1.4 Quy trình xuất khẩu 79

a Mô hình BFD ( sơ đồ phân rã chức năng – Business Function Diagram)79 b Mô hình DFD (sơ đồ dòng dữ liệu – Data Flow Diagram) 80

IV.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Ở MỨC LOGIC 85

IV.2.1 Lưu đồ xử lý ở mức logic của quy trình công nợ 85

IV.2.2 Lưu đồ xử lý ở mức logic của quy trình nhập xuất vật tư 89

IV.2.3 Lưu đồ xử lý ở mức logic của quy trình lương và các khoản trích theo

lương 95

IV.2.4 Lưu đồ logic quy trình xuất khẩu 99

IV.2.5 Lưu đồ tổ chức xử lý: 107

CHƯƠNG V SẢN PHẨM VÀ MÔ TẢ SẢN PHẨM 113

V.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Ở MỨC QUAN NIỆM CỦA HỆ THỐNG MÔ PHỎNG CÁC QUY TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP: 113

V.1.1 Mô hình BFD và DFD của hệ thống mô phỏng các quy trình trong hệ thống

quản lý trong doanh nghiệp: 118

a.Mô hình BFD ( sơ đồ phân rã chức năng – Business Function Diagram) 118

b Mô hình DFD (sơ đồ dòng dữ liệu – Data Flow Diagram) 119

V.1.2 Phân tích mô hình quan niệm xử lý của hệ thống mô phỏng các quy trình trong hệ thống quản lý trong doanh nghiệp: 124

a Mô tả dòng dữ liệu 124

b Mô tả kho dữ liệu 143

c Mô tả ô xử lý 146

V.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Ở MỨC LOGIC CỦA HỆ THỐNG MÔ PHỎNG CÁC QUY TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP: 151

a.Ô xử lý quản lý thông tin công ty: 151

b Ô xử lý quản lý các quy trình, công việc công ty: 152

c Ô xử lý quản lý tình huống 153

d Ô xử lý quản lý đáp án tình huống: 155

KẾT LUẬN ………… .156

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 158

PHỤ LỤC ………… 159

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Chương II:

Bảng biểu II.1: Bảng hệ số lương

Bảng II.2: Bảng các khoản trích theo lương

Bảng biểu II.3: Bảng diễn giải quy trình tính lương Bảng biểu II.4: Bảng diễn giải chi tiết quy trình tính lương

Chương III:

Bảng biểu III.1: Bảng xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ Bảng biểu III.2: Bảng diễn giải các quy định trong xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình công nợ

Bảng biểu III.3: Bảng xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình nhập xuất vật tư Bảng biểu III.4: Bảng xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Bảng biểu III.5: Bảng xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình xuất khẩu

Bảng biểu III.6: Bảng xác diễn giải các quy định trong xác định yêu cầu chức năng nghiệp

vụ quy trình xuất khẩu

Bảng biểu III.7: Yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình mô phỏng hoạt động của công ty Bảng biểu III.8: Bảng diễn giải các quy định trong xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ của quy trình mô phỏng hoạt động của công ty

Bảng biểu III.9: Bảng xác định yêu cầu chức năng hệ thống

Bảng biểu III.10: Bảng xác định yêu cầu phi chức năng

Chương IV:

Bảng biểu IV.1: Chú thích dòng thông tin mô hình BFD – quy trình công nợ

Bảng biểu IV.2: Giải thích ký hiệu mô hình dòng dữ liệu

Bảng biểu IV.3: Chú thích dòng thông tin mô hình BFD – quy trình nhập xuất vật tư

Bảng biểu IV.3: Chú thích dòng thông tin mô hình BFD – quy trình nhập xuất vật tư

Bảng biểu IV.4: Giải thích ký hiệu mô hình dòng dữ liệu-quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Bảng biểu IV.5: Chú thích dòng thông tin mô hình BFD – quy trình xuất khẩu

Chương V:

Bảng biểu V.1: Chú thích dòng thông tin mô hình BFD – quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.2: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả dòng dữ liệu –ô xử lý 1- quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.3: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả dòng dữ liệu –ô xử lý 2- quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.4: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả dòng dữ liệu –ô xử lý 3- quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.5: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả dòng dữ liệu –ô xử lý 4- quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.6: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả kho dữ liệu – quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Bảng biểu V.7: Mô hình quan niệm xử lý – mô tả ô xử lý - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Chương IV:

Biểu đồ IV.1: Mô hình BFD - quy trình công nợ

Biểu đồ IV.2: Mô hình DFD mức 0 - quy trình công nợ

Biểu đồ IV.3: Mô hình DFD mức 1 - quy trình công nợ

Biểu đồ IV.4: Mô hình DFD mức 2 – ô xử lý 1– quy trình công nợ

Biểu đồ IV.5: Mô hình DFD – quy trình công nợ mức 2 – ô xử lý 2

Biểu đồ IV.6: Mô hình DFD mức 2 – ô xử lý 3 – quy trình công nợ

Biểu đồ IV.7: Mô hình DFD mức 0 - quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.9: Mô hình DFD mức 1- quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.10: Mô hình DFD mức 2- ô xử lý 1 - quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.11: Mô hình DFD mức 2- ô xử lý 2 - quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.12: Mô hình DFD mức 2- ô xử lý 3 - quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.13: Mô hình BFD- quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.14: Mô hình DFD mức 0 - quy trình tính lương và các khoản trích theo

lương

Biểu đồ IV.15: Mô hình DFD mức 1 - quy trình tính lương và các khoản trích theo lương Biểu đồ IV.16: Mô hình DFD mức 2 - ô xử lý 1- quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.17: Mô hình DFD mức 2 - ô xử lý 2- quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.18: Mô hình DFD mức 2 - ô xử lý 3- quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.19: Mô hình DFD mức 2 - ô xử lý 4- quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.20: Mô hình BFD- quy trình xuất khẩu

Biểu đồ IV.21: Mô hình DFD mức 0 - quy trình xuất khẩu

Biểu đồ IV.22: Mô hình DFD mức 1 - quy trình xuất khẩu

Biểu đồ IV.23: Mô hình DFD mức 1-minh hoạ ô xử lý 1 - quy trình uất khẩu

Biểu đồ IV.24: Mô hình DFD mức 1- minh hoạ ô xử lý 2 - quy trình xuất khẩu

Biểu đồ IV.25: Lưu đồ xử lý ở mức logic của quy trình công nợ

Biểu đồ IV.26: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý sổ chi tiết công nợ-lưu hợp đồng

Biểu đồ IV.27: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý sổ chi tiết công nợ-lưu hoá đơn

Biểu đồ IV.28: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý sổ chi tiết công nợ-lưu chứng từ

Biểu đồ IV.29: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý sổ chi tiết công nợ - lập sổ chi tiết công nợ

Biểu đồ IV.30: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý sổ chi tiết công nợ - cập nhật sổ chi tiết công nợ

Biểu đồ IV.31 Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý kế hoạch thu chi– lập

kế hoạch thu chi

Biểu đồI V.32: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình công nợ- quản lý kế báo cáo công nợ –lập báo cáo công nợ

Biểu đồ IV.33: Lưu đồ xử lý mức logic- quy trình nhập xuất vật tư

Biểu đồ IV.34: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình nhập vật tư-lập phiếu đề nghị mua vật tư

Biểu đồ IV.35 Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình nhập vật tư-lập đơn đặt hàng

Biểu đồ IV.36: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình nhập vật tư-lập hoá đơn giá trị gia tăng

Biểu đồIV.37: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình nhập vật tư-lập biên bản kiểm tra chất lượng

Biểu đồ IV.38: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình nhập vật tư-lập phiếu nhập kho

Biểu đồ IV.39: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý thông tin lập thẻ kho

Biểu đồ IV.40: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý thông tin lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu

Biểu đồ IV.41: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý thông tin lập báo cáo nhập xuất tồn

kho-Biểu đồ IV.42: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình xuất kho-lập phiếu đề nghị xuất vật tư

Biểu đồ IV.43: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình nhập xuất vật tư- quản lý quy trình xuất kho-lập phiếu xuất kho

¾ Biểu đồ IV.44: Lưu đồ xử lý mức logic- quy trình lương và các

khoản trích theo lương

Biểu đồ IV.45: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng thông tin hệ thống-lập bảng thông tin nhân viên

Biểu đồ IV.46: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng thông tin hệ thống-lập bảng phụ cấp nhân viên

Biểu đồ IV.47: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng thông tin hệ thống-lập bảng hệ số lương nhân viên

Biểu đồ IV.48: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng chấm công chi tiết - lập bảng chấm công chi tiết

Biểu đồ IV.49: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng chấm công tổng hợp - lập bảng chấm công tổng hợp

Biểu đồ IV.50: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình lương và các khoản trích theo lương- quản lý bảng lương - lập bảng lương

¾ Biểu đồ IV.51: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu Biểu đồ IV.52: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý thu thập thông tin-lưu hợp đồng

Biểu đồ IV.53: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý thu thập thông lưu LC

Biểu đồ IV.54: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý thu thập thông lưu yêu cầu đặc biệt

Biểu đồ IV.55: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý thu thập thông lưu chi tiết đóng gói

Biểu đồ IV.56: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý thu thập thông lưu định mức nguyên vật liệu

tin-Biểu đồ IV.57: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng

từ -làm book container

Biểu đồ IV.58: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- liên hệ xe kéo

Biểu đồ IV.59: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- đăng ký kiểm dịch hun trùng

Biểu đồ IV.60: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- làm invoice và packing list

Biểu đồ IV.61: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- làm invoice và packing list

Biểu đồ IV.62: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- chuẩn bị hồ sơ hải quan

Biểu đồ IV.62: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- làm B/L

Biểu đồ IV.63 Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ - xin C/O

Biểu đồ IV.64: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- mua bảo hiểm

Biểu đồ IV.65: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình xuất khẩu - quản lý nghiệp vụ chứng từ

- hoàn thiện chứng từ

Biểu đồ IV.66: Lưu đồ tổ chức xử lý quy trình công nợ

Biểu đồ IV.67: Lưu đồ tổ chức xử lý quy trình nhập vật tư

Biểu đồ IV.68: Lưu đồ tổ chức xử lý quy trình xuất vật tư

Biểu đồ IV.69: Lưu đồ tổ chức xử lý quy trình tính lương và các khoản trích theo lương Biểu đồ IV.70: Lưu đồ tổ chức xử lý quy trình xuất khẩu

Chương V:

Biểu đồ V.1: Mô hình BFD - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp: Biểu đồ V.2 : Mô hình DFD mức 0 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.3: Mô hình DFD mức 1 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.4 : Mô hình DFD mức 2-ô xử lý 1 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.5: Mô hình DFD mức 2-ô xử lý 2 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.6: Mô hình DFD mức 2-ô xử lý 3 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.7 : Mô hình DFD mức 2-ô xử lý 4 - quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp:

Biểu đồ V.8: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý thông tin công ty-tạo công ty

Biểu đồ V.9: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý thông tin công ty- hiệu chỉnh công ty

Biểu đồ V.10: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý các quy trình, công việc công ty-tạo quy trình, công việc của công ty Biểu đồ V.11: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý các quy trình, công việc công ty-hiệu chỉnh quy trình, công việc của công ty

Biểu đồ V.12: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý tình huống-tạo tình huống

Biểu đồ V.13: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý tình huống-hiệu chỉnh tình huống

Biểu đồ V.14: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý đáp án tình huống-tạo đáp án tình huống

Biểu đồ V.15: Lưu đồ xử lý mức logic-quy trình mô phỏng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp - quản lý đáp án tình huống-hiệu chỉnh đáp án tình huống

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Chương II:

Hình II.1: Sơ đồ tổ chức công ty ChangShin Việt Nam

Chương V:

Hình V.1:Phân nhóm thông tin quản lý trong hệ thống mô phỏng

Hình V.2:Vai trò các đối tượng trong hệ thống mô phỏng

Hình V.3:Quản lý thông tin mô phỏng công ty

Hìnhv.4:Quản lý thông tin mô phỏng quy trình-công ty

HìnhV.5:Quản lý thông tin mô phỏng quy trình-tình huống-công ty

HìnhV.6:Quản lý thông tin mô phỏng công việc-quy trình-tình huống-công ty

HìnhV.7:Quản lý thông tin đáp án tình huống

HìnhV.8:Quản lý kiểm tra đáp án tình huống

Hình V.9:Quản lý lưu vết bài làm của sinh viên và đánh giá sinh viên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

UBND : Ủy ban nhân dân TNHH : Trách nhiệm hữu hạn BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp KPCD : Kinh phí công đoàn NV- CN : Nhân viên – Công nhân BCCông : Bảng chấm công

KL SP : Khối lượng sản phẩm

SP : Sản phẩm KTT : Kế Toán trưởng BGĐ : Ban giám đốc TBP : Trưởng bộ phận PHC : Phòng hành chánh KTTL : Kế Toán tiền lương

TQ : Thủ quỷ L/C : Letter of credit NVL : Nguyên vật liệu C/O : Certificate of Origin B/L : Bill of Lading

HQ : Hải quan B/L : Packing List

EU : European Union

SX : sản xuất CIF : Cost + Insurance + Freight CSDL: Cơ sở dữ liệu

QĐ : Quy định

BM : Biểu mẫu

CT : Công thức

LỜI MỞ ĐẦU

Phương châm “học đi đôi với hành” là một phương châm hàng đầu trong giáo dục và đào tạo, đặc biệt là ở các trường đại học Thế nhưng, đó đây trên lãnh thổ Việt Nam, tình trạng sinh viên tốt nghiệp không tìm được việc làm hoặc phải làm việc không đúng ngành được đào tạo vẫn là nỗi nhức nhối chung cho các nhà làm giáo dục bởi những kiến thức học đường chỉ là những kiến thức cơ bản, không thể hiện được hết bối cảnh công việc trên thực tế, dẫn đến tình trạng mặc dù sinh viên tốt nghiệp loại ưu nhưng lại gặp khó khăn, lạ lẫm khi tiếp cận công việc thực tế

Không thể để tình trạng trên diễn ra, lãnh đạo Trường Đại học Lạc Hồng đã đề ra sứ mạng của nhà trường là “đạo tạo nhân lực, vườn ươm nhân tài, sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không đào tạo lại”

Để thực hiện được sứ mạng này, ngoài các chính sách hữu dụng khác, nhà trường đã đầu tư đẩy mạnh vốn kiến thức làm việc thực tế cho sinh viên ngay trên ghế nhà trường qua các hệ thống mô phỏng thực tế môi trường làm việc trong các doanh nghiệp

Hiện nay, nhà trường đã, đang thực hiện các hệ thống mô phỏng các quy trình quản lý với mục tiêu ban đầu dành cho đối tượng sử dụng là sinh viên ngành Tài chính-Kế Toán

và ngành Quản trị

Trên thực tế trong một công ty, doanh nghiệp dù vừa, nhỏ hay lớn thì đều có rất nhiều quy trình phức tạp đan xen nhau Trong đó mỗi quy trình lại gồm một dãy công việc khác nhau Như vậy ta thấy rõ rằng các quy trình trong công ty không chỉ thống nhất với nhau

về mặt logic của dữ liệu mà còn liên tục nhau về mặt công việc Như vậy làm sao để sinh viên có thể hiểu dễ dàng hơn các quy trình nghiệp vụ và mối liên hệ giữa các quy trình Câu trả lời là cần phải có một hệ thống có khả năng tích hợp tất cả các hệ thống riêng lẻ lại với nhau, mà vẫn đảm bảo tính rõ ràng và gọn nhẹ cho hệ t hống

Đó cũng là lý do chúng tôi thực hiện đề tài “Phân tích hệ thống mô phỏng các quy

trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp”

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Ngày nay, trong các trường Đại học, đặc biệt là trường Đại học Lạc Hồng, khoa Kế Toán – Tài Chính là khoa có số lượng sinh viên cao Do đó việc đảm bảo sinh viên Kế Toán sau khi ra trường không khỏi bỡ ngỡ trước môi trường làm việc thực tế và đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp là tiêu chí hàng đầu của khoa Kế Toán-Tài Chính và khoa Quản Trị Hiểu được điều đó, hiệu trưởng trường Đại học Lạc Hồng đã đưa ra ý kiến

về sự phối hợp giữa khoa Kế Toán –Tài Chính, khoa Quản Trị và khoa Công Nghệ Thông Tin để tạo ra sản phẩm là chương trình mô phỏng các quy trình Kế Toán trên máy vi tính

Từ khóa 2008-2009, nhà trường đã bắt tay vào làm việc về vấn đề này Các bạn khoấ trước đã xây dựng thành công các ứng dụng mô phỏng cho từng quy trình quản lý Kế Toán riêng lẻ Tuy nhiên trong môi trường làm việc thực tế yêu cầu công việc của doanh nghiệp rất linh hoạt, các quy trình trong công ty đều có mối quan hệ mật thiết và logic với nhau, do đó đòi hỏi sinh viên sau khi tốt nghiệp không những hiểu rõ mỗi quy trình riêng

lẻ mà phải hiểu được tất cả các quy trình và mối liên hệ giữa các quy trình

Như vậy để đáp ứng yêu cầu linh hoạt của sinh viên cũng như của doanh nghiệp cần thiết có hệ thống có khả năng tích hợp tất cả các quy trình mô phỏng riêng lẻ vào cùng một hệ thống quản lý các quy trình của doanh nghiệp

I.1 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Xét về khía cạnh phân tích hệ thống của chương trình mô phỏng, khoá 2008-2009 có các hệ thống mô phỏng các quy trình như sau:

¾ Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu [1]

¾ Quy trình quản lý công nợ [2]

¾ Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương [3] ,[4]

¾ Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng

¾ Quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt

¾ Quy trình lập báo cáo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Mỗi hệ thống mô phỏng quy trình ở trên đã diễn giải, mô phỏng được các nghiệp vụ

Kế Toán-Tài Chính cho từng quy trình Tuy nhiên vẫn chưa có hệ thống nào được phân tích đầy đủ để chứng minh các quy trình này có thể nối kết lại với nhau thành một hệ

thống quản lý hoàn thiện các quy trình trong doanh nghiệp

Ngoài ra trên thế giới còn có phân tích “hệ thống quản trị trong doanh nghiệp SAS ERP 6.0.Net ( Enterprise Resource Planning (ERP) ) ”[5] của công ty cổ phần phần mềm SIS Việt Nam Hệ thống phân tích về các nghiệp vụ Kế Toán gồm Kế Toán công nợ phải thu, phải trả, Kế Toán tài sản cố định, quản lý mua hàng, bán hàng, tồn kho và quản trị doanh nghiệp ERP là giải pháp hữu ích trong ứng dụng quản lý hệ thống doanh nghiệp.Tuy nhiên đối với ngành giáo dục, hệ thống phân tích ERP không đáp ứng được chức năng mô phỏng các quy trình trong hệ thống quản lý của doanh nhiệp

Nói tóm lại: Các công trình nghiên cứu khoa học trên đã phân tích được luồng dữ liệu

của từng quy trình nghiệp vụ riêng lẻ Tuy nhiên, vẫn chưa có hệ thống nào chứng minh được khả năng tổng hợp mối liên hệ giữa các quy trình trong một công ty cũng như mối liên hệ giữa các công việc cụ thể giữa các quy trình trong công ty

Do đó cần thiết phải có một hệ thống có khả năng tích hợp tất cả các hệ thống riêng lẻ lại với nhau, đồng thời có thể mở rộng thêm các hệ thống mới mà vẫn không ảnh hưởng đến hệ thống cũ đang hoạt động

Vì thế, việc phân tích hệ thống cho chương trình mô phỏng các quy trình trong doanh nghiệp là điều cấp bách và cần được thi hành nhanh chóng

I.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI

Dựa trên mục đích thực hiện đề tài là nối kết các quy trình riêng lẻ vào chung một

hệ thống mô phỏng, mục tiêu của đề tài là tìm ra được các điểm chung để phân tích hệ thống có khả năng tích hợp các quy trình riêng lẻ vào cùng một hệ thống mà vẫn đảm bảo tính rõ ràng về nghiệp vụ cho từng quy trình và tính gọn nhẹ gọn nhẹ cho hệ thống

I.3 PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG

Trong suốt quá trình nghiên cứu, hệ thống được tiến hành phân tích bằng các phương pháp sau [7][8]

a) Sơ đồ phân rã chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram) và sơ đồ luồng

dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram):

¾ Phân tích thông tin quản lý về công việc của từng quy trình riêng lẻ cũng như của chương trình mô phỏng tổng hợp các quy trình, tiến hành chia nhỏ và gom nhóm các thông tin nhằm tạo sự dễ dàng hơn trong việc phân biệt các thông tin cần quản lý.( mô hình BFD)

¾ Để thể hiện rõ thông tin dòng dữ liệu vào và ra cho từng công việc xử

lý tương ứng của mỗi quy trình, tiến hành vẽ các sơ đồ luồng dữ liệu theo từng mức: mức khung cảnh (mức 0), mức đỉnh (mức 1), mức dưới đỉnh (mức 2) Mức xử lý càng cao, thông tin công việc xử lý càng được chia nhỏ dần (mô hình DFD)

I.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

-Về thời gian: Đề tài được thực hiện trong vòng 2 tháng: từ 20/03/2010 đến 22/05/2010

-Người cộng tác: Quá trình này thực hiện nhờ sự giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn sinh viên khoa Công Nghệ Thông Tin, khoa Tài Chính - Kế Toán, khoa Quản Trị trường Đại học Lạc Hồng

I.5 SƠ LƯỢC CẤU TRÚC ĐỀ TÀI

LỜI MỞ ĐẦU

Nêu hiện trạng vấn đề tin học liên quan đến chưong trình mô phỏng trong doanh nghiệp

và đưa ra lý do chọn đề tài

Trình bày tình hình nghiên cứu, triển khai trong nước mà có liên quan đến nội dung nghiên cứu đề tài đang thực hiện Từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài, phương pháp sử dụng, phạm vi nghiên cứu của đề tài và sơ lược cấu trúc bài báo cáo, nêu tổng quan về tính mới của đề tài

Tìm hiểu về phương pháp nghiên cứu cho đề tài Tìm hiểu kiến thức thực tế thông qua việc khảo sát tình hình hiện trạng trong hai doanh nghiệp vừa và nhỏ:công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hoà và công ty TNHH ChangShin Việt Nam.Từ đó tìm hiểu hiện trạng nghiệp vụ của một số quy trình trong doanh nghiệp

Trên cơ sở những vấn đề đã tìm hiểu được đưa ra những khái niệm tổng quát về việc mô phỏng, mô hình công ty, quy trình

Chương III: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu được ở chương II để phân tích những yêu cầu

mà hệ thống cần đạt được: yêu cầu chức năng nghiệp vụ, yêu cầu chức năng hệ thống, các yêu cầu phi chức năng

Sau khi xác định yêu cầu ở chương III thì xây dựng hệ thống ở mức quan niệm

Cụ thể là thiết kế hệ thống ở mức quan niệm và mức logic để thấy rõ được các đối tượng cần quản lý theo yêu cầu và mối quan hệ giữa các đối tượng đó

KẾT LUẬN

I.V TÍNH MỚI CỦA ĐỀ TÀI:

Thứ nhất: “Phân tích hệ thống mô phỏng các quy trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp ” là đề tài mang tính mới so với các đề tài nghiên cứu khác Nếu so với các

đề tài khác của khoa Công Nghệ Thông Tin, sản phẩm của đề tài là một chương trình quản lý ứng dụng, tuy nhiên sản phẩm của đề tài chúng tôi là bộ hồ sơ phân tích hệ thống

mô phỏng của các quy trình riêng lẻ trong doanh nghiệp

Thứ hai: Qua quá trình khảo sát các quy trình mô phỏng riêng lẻ của trường Đại học Lạc Hồng năm 2008-2009, chúng tôi nhận thấy trên mỗi đề tài, các bạn chưa phân tích rõ phần phân tích hệ thống mà chỉ tập trung vào phần mềm quản lý và mỗi phần mềm chỉ quản lý một quy trình Kế Toán nhất định Điểm mới của đề tài chúng tôi là phân tích

hệ thống mô phỏng để tích hợp các quy trình Kế Toán-Tài Chính vào trong cùng một hệ thống Hệ thống không những giúp sinh viên có thể hiểu được một quy trình nghiệp vụ Kế Toán-Tài Chính hoặc Quản Trị mà còn có thể hình dung ra được mối liên hệ giữa các quy trình trong mô hình hoạt động của một doanh nghiệp thực thụ

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

II.1 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để đạt được mục tiêu đề ra, chúng tôi tiến hành nghiên cứu theo các phương pháp như sau:

- Tìm hiểu hai công ty khác nhau để có cái nhìn tổng quát về hoạt động của một công

- Phân tích những thông tin hệ thống đã tập hợp được trong quá trình tìm hiểu để tìm

ra các điểm hệ thống thông tin chung của các quy trình

- Liệt kê, phân nhóm thông tin chung thành những đối tượng nhỏ cần quản lý

- Tìm hiểu mối quan hệ giữa những đối tượng đã được phân nhóm đó

- Dựa trên các đối tượng đã được phân tích và mối quan hệ giữa các đối tượng đó để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết và lưu đồ xử lý cho từng quy trình

- Phân tích hệ thống cho chương trình mô phỏng hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp

II.2 KIẾN THỨC VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

¾ II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu

Biên Hòa a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty

Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa được thành lập ngày 17/12/1983 theo quyết định

số 2265/QĐ.UBT của UBND tỉnh Đồng Nai, trực thuộc UBND TP Biên Hòa, với tên gọi

là công ty cung ứng hàng hóa xuất khẩu TP Biên Hòa

Tháng 7/1988, để phù hợp với sự phát triển công ty UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 955/QĐ.UBT ngày 21/07/1988 đổi tên là công ty Thủ công Mỹ nghệ xuất khẩu TP Biên Hòa, trực thuộc UBND TP Biên Hòa

Tháng 3/1990, UBND tỉnh Đồng Nai có quyết định số 351/QĐ.UBT đổi tên thành Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu TP Biên Hòa

Năm 1992 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 1096/QĐ.UBT ngày 26/08/1992 thành lập danh nghiệp nhà nước _Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa

Ngày 20/09/2005 chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa theo quyết định số 3245/QĐ.UBND tỉnh Đồng Nai và được duy trì hoạt động cho đến nay

a.2 Sơ đồ tổ chức

Biểu đồ II.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa

- Phòng giám đốc: giám đốc là người đứng đầu công ty, điều hành và quyết định mọi hoạt động công ty

- Phòng phó giám đốc: phó giám đốc là người quản lý chính cửa hàng thương mại Tổng hợp, điều hành các hoạt động công ty, quyết định và xử lý mọi việc khi giám đốc vắng mặt

- Phòng tổ chức hành chánh: quản lý nhân sự và tiền lương của nhân viên, tham mưu ban giám đốc trong việc tổ chức hội nghị của công ty, phát triển tổ chức, quản lý văn phòng phẩm và máy móc thiết bị Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong công ty Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo quy định của Nhà nước

- Phòng Kế Toán tài vụ: Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý , điều hành phù hợp.Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân quỷ quản lý Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân quỷ được giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật Chi đúng đối tượng, đúng mục đích và tiết kiệm Quản lý sử dụng tài sản của công ty theo đúng chế độ quy định Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi đối với các đơn vị trực thuộc - Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về Kế Toán, thống kê, báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật, duyệt quyết toán đối với các đơn vị trực thuộc( như cửa hàng thương mại, bộ phận nhiên liệu…)

- Phòng kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, của các đơn vị thành viên tổng hợp

và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty Tham khảo ý kiến của các phòng có liên quan

để phân bổ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch dự trữ hàng, kế hoạch nhập, xuất hàng và các

kế hoạch khác của công ty trình Giám đốc Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty Cân đối lượng hàng hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Cửa hàng thương mại tổng hợp: Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty,lên kế hoạch đặt hàng và dự toán chi phi đặt hàng

¾ II.2.2 Khảo sát hiện trạng tổ chức công ty TNHH ChangShin Việt

Nam:

a.1 Giới thiệu đôi nét về công ty

Công ty TNHH ChangShin Việt Nam là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài,được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 05/06/1995 theo quyết định số 938/GP ngày 08/08/1994 của uỷ ban hợp tác và đầu tư.Công ty toạ lạc tại địa bàn

xã Thạnh Phú,huyện Vĩnh Cửu,tỉnh Đồng Nai,cách trung tâm thành phố Biên Hoà khoảng

15 km.Với đội ngũ 20.500 công nhân viên chuyên gia công giày thể thao mang nhãn hiệu NIKE.Trong quá trình hoạt động, công ty đã nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật Việt Nam về quy định giấy phép đầu tư.Sau gần hai tháng hoạt động, công ty được uỷ ban hợp tác và đầu tư chuẩn y về việc tăng vốn đầu tư và vốn pháp định theo số 938/GPDC1 ngày 19/09/1995

Tóm tắt thông tin cơ bản:

Tên gọi: công ty TNHH ChangShin Việt Nam ;Địa chỉ: xã Thạnh Phú,huyện Vĩnh Cửu,tỉnh Đồng Nai, Số điện thoại:0613.865.201;Chính thức đi vào hoạt động:05/06/1995 Tổng số vốn đầu tư:25.000.000 USD;Tổng diện tích:34 ha (diện tích nhà xưởng 21 ha,công viên 7ha,sân trống và đường đi 6ha)

Hình II.1: Sơ đồ tổ chức công ty ChangShin Việt Nam

Gồm tất cả 20 phòng ban và bộ phận sản xuất:

IT,BU (phòng giao dịch khách hàng),CR (phòng chịu trách nhiệm về môi trường và an toàn trong lao động),Develop (phòng thiết kế giày mẫu),Acconting-Finance-Tax, HRM (phòng nhân sự),IE (phòng tính toán về định mức nhân lực),JIT (phòng kế hoạch và phân

bổ người),LAB(phòng chịu trách nhiệm về hoá chất),NITC (xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo LEAN),NOS( phòng hỗ trợ cải tiến các quy trình sản xuất),Material (phòng mua và chịu trách nhiệm nguyên vật liệu sản xuất cho toàn công ty),QA (phòng đảm bảo chất lượng giày của toàn công ty),CQM(phòng kiểm soát chất lượng theo từng category tương ứng với category của NIKE), Trading (phòng xuất khẩu), Maintenance (phòng bảo trì),Factory #1,2,3,4 (bốn xưởng sản xuất lớn)

Chức năng:

- Phòng IT: quản lý tất cả tài nguyên máy tính bao gồm phần cứng,phần mềm và hệ thống mạng LAN trong nội bộ công ty

- Phòng Account : phòng Kế Toán của công ty

- Phòng BU: quản lý thông tin về các chuyến tham quan của khách hàng đến công ty và chia sẻ các nhận xét của khách hàng về công ty

- Phòng CR: quản lý việc bảo vệ môi trường (xử lý chất thải của công ty), môi trường làm việc tốt cho công nhân viên, an toàn lao động và các hoạt động an ninh trong toàn nhà máy

- Phòng Develop: quản lý việc thiết kế giày mẫu cho những mã giày sẽ được sản xuất trong công ty, từ đó đưa ra tiêu chuẩn quy trình thực hiện mã giày đó

- Phòng Finance: phòng tài chính của công ty

- Phòng HRM: quản lý việc tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công ty.Quản lý chấm

công và chi trả lương cho công nhân viên trong công t

- Phòng IE: quản lý về định mức nhân lực của từng xưởng sản xuất theo từng mã giày

- Phòng JIT: quản lý kế hoạch của công ty và phân chia kế hoạch cho từng xưởng sản xuất nhỏ, từ đó bố trí nhân sự hợp lý cho từng xưởng

- Phòng LAB: quản lý việc sử dụng hoá chất cho từng mã giày và độ bền của giày theo tiêu chuẩn của NIKE

- Xưởng NITC: xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo Lean cho tất cả các công ty khác trên thế giới)

- Phòng NOS: chịu trách nhiệm về việc huấn luyện tình thần làm việc theo Lean và cải tiến các hiện trạng sản xuất nhằm loại bỏ lãng phí

- Phòng Material: quản lý việc nhập các loại vật liệu và đáp ứng kịp thời cho từng xưởng sản xuất theo từng mã giày khác nhau

- Phòng QA: quản lý chất lượng cho toàn bộ công ty trước khi xuất giày đến NIKE

- Phòng CQM:kết hợp với phòng QA để đảm bảo chất lượng cho từng category của từng xưởng sản xuất trong nội bộ nhà máy

- Phòng Tax: quản lý thuế của công ty

- Phòng Trading: quản lý việc xuất khẩu giày cho khách hàng

- Xưởng Lamination: xưởng cán vật liệu cho các mã hàng có yêu cầu cán các loại vật liệu đệm

- Xưởng Embroidery:xưởng thêu cho các mã hàng có yêu cầu thêu trang trí các chi tiết của giày

- Phòng Maintenance:phòng bảo trì chịu trách nhiệm cung cấp, sửa chữa và bảo quản tất

cả cscs loại máy phục vụ cho các xưởng sản xuất

- Factory #1,2,3,4: Bốn xưởng sản xuất lớn của công ty

¾ II.2.3 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ

a Quy trình quản lý công nợ

a.1 Khái niệm quản lý công nợ

Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công ty với các đối tác liên quan Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại, xử lý

- Kế Toán theo dõi các phải trả là phần theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản phải trả phí dịch vụ khác

a.2 Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ

- Nhận biết hợp đồng : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận Kế Toán công nợ Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng

- Tìm hóa đơn : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa đơn Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn mà sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào

- Lập sổ chi tiết công nợ: Sau khi bộ phận Kế Toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận Kế Toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng

- Lập kế hoạch thu chi : Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận Kế Toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết công nợ vừa lập mà bộ phận Kế Toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi

- Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo : Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó cho Kế Toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt

- Thu thập chứng từ : Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh Kế Toán công nợ phải đến bộ phận Kế Toán thu chi để thu thập các chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ

- Cập nhật sổ chi tiết công nợ : Sau khi đã có các chứng từ mới phát sinh bộ phận Kế Toán công nợ phải cập nhật các số liệu vào sổ chi tiết công nợ của mỗi khách hàng

- Lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả : Đến cuối tháng bộ phận

Kế Toán công nợ phải lập các báo cáo nợ phải thu và công nợ phải trả dựa vào nội dung của các sổ chi tiết công nợ đã cập nhật

- Trình báo cáo cho ban lãnh đạo : Khi lập xong các báo cáo nhân viên phải đem báo cáo đó cho Kế Toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt

- Chuyển các báo cáo cho bộ phận Kế Toán thanh toán

b Quy trình quản lý nhập xuất vật tư

b.1 Khái niệm quản lý nhập xuất vật tư

Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quản lý việc mua các vật tư đầu vào và cung cấp cho xưởng.Quản lý vật tư được thực hiện chính bởi bộ phận kho với sự giám sát của bộ phận Kế Toán vật tư.Có thể chia việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty thành

3 phần :

Quản lý nhập vật tư: hoạt động chính của quy trình này là liên lạc với các nhà cung cấp để mua các loại vật tư phù hợp với các chủng loại mã hàng đang sản xuất, ngoài ra phải đảm bảo được chất lượng vật tư nhập vào, tránh tình trạng làm hàng hư do vật tư gây

ra

Quản lý xuất vật tư: hoạt động chính của quy trình này là quản lý việc xuất vật tư

từ kho xuống các xưởng sản xuất, phải đảm bảo xưởng phải luôn có đủ vật tư để sản xuất

mà không xảy ra tình trạng sản xuất không đủ kế hoạch vì thiếu vật tư hoặc vật tư được cung cấp quá dư thừa cho các xưởng dẫn đên chi phí vật tư cao

Quản lý thông tin kho: hoạt động chính của quy trình này là kiểm soát các thông tin trong kho bao gồm thông tin nhập kho, thông tin xuất kho, thông tin tồn vật tư trong kho, bảng tổng hợp vật tư trong kho

Quy trình nhập xuất vật tư là quy trình quan trọng trong mô hình sản xuất của một doanh nghiệp Việc quản lý quy trình nhập xuất vật tư không tốt sẽ dẫn đến xưởng sẽ không có nguyên vật liệu để sản xuất và không thể đáp ứng kịp tiến độ sản xuất cho khách hàng

b.2 Các nghiệp vụ trong quy trình nhập xuất vật tư

b.2.1 Quản lý nhập vật tư

- Lập phiếu đề nghị mua vật tư: Phòng kế hoạch căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng,

căn cứ kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị mua vật tư và chuyển cho ban giám đốc phê duyệt và gởi cho phòng mua hàng

- Lập đơn đặt hàng (hợp đồng): Phòng mua hàng căn cứ theo phiếu đề nghị mua vật tư của phòng kế hoạch và tiến hành chọn nhà cung cấp,ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

và gửi cho tổng giám đốc phê duyệt và gởi cho nhà cung cấp, bộ phận Kế Toán vật tư,bộ phận QC

- Giao hoá đơn: Nhà cung cấp giao hàng đúng như đơn đặt hàng và gửi hoá đơn cho phòng mua hàng, và phiếu giao hàng cho kho

- Lập biên bản kiểm tra chất lượng: Bộ phận QC đến kho để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm tra chất lượng.Kho kí xác nhận vào phiếu giao hàng của nhà cung cấp

- Lập phiếu nhập kho: Kho nhập kho,sau đó tổng hợp tất cả chứng từ (biên bản kiểm tra chất lượng,phiếu giao hàng của nhà cung cấp) để chuyển cho phòng Kế Toán

Phòng mua hàng chuyển hoá đơn cho phòng Kế Toán

Phòng Kế Toán dựa vào các chứng từ đó và lập phiếu nhập kho

b.2.2 Quản lý xuất vật tư

- Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư: Căn cứ vào tình hình sản xuất của xưởng, ban quản đốc xưởng lập phiếu yêu cầu xuất vật tư và gửi cho phòng kế hoạch

- Lập phiếu xuất kho: Phòng kế hoạch xem xét phiếu yêu cầu và gửi bảng ký duyệt cho

bộ phận Kế Toán vật tư để quản lý thông tin vật tư xuất

Kế Toán vật tư gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư đã được duyệt cho kho để kho xuất vật tư cho xưởng

Sau khi xuất, kho gởi lại phiếu yêu cầu xuất vật tư và phiếu giao nhận vật tư cho Kế Toán vật tư để làm phiếu xuất kho

b.2.3 Quản lý thông tin kho

- Lập thẻ kho: Sau khi bộ phận Kế Toán vật tư lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho,kho sẽ lập thẻ kho

- Lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu: Sau khi lập thẻ kho, kho sẽ lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu

- Lập báo cáo nhập xuất tồn: Sau đó kho nhập báo cáo nhập xuất tồn

- Ghi sổ chi tiết vật tư: Kho ghi sổ chi tiết vật tư

c Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương

c.1 Khái niệm quản lý lương và các khoản trích theo lương

a Tìm hiểu về hình thức tính lương

Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù đắp lại hao phí sức lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình lao động

Các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng hai chế độ trả lương cơ bản :

- Chế độ trả lương theo thời gian làm việc

- Chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm hay công việc hoàn thành

Tương ứng với 2 chế độ tính lương nói trên là 2 hình thức tiền lương:

- Hình thức tiền lương thời gian

Đối với hình thức tiền lương thời gian:

Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương phải trả cho công nhân viên dựa vào thời gian làm việc của nhân viên, đơn vị để tính thời gian ở đây thường là ngày công, tuỳ vào doanh nghiệp mà số ngày công quy định là 23 hay 26 ngày / tháng

Tiền lương tính theo thời gian căn cứ vào:

- Số ngày công: số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong tháng đó

- Mức lương tối thiểu: là mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước

- Hệ số lương: hệ số lương của nhân viên tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có một bảng phân chia hệ số lương khác nhau, ví dụ một bảng hệ số lương đơn giản như sau:

Bảng biểu II.1: Bảng hệ số lương

Trình độ tương ứng Đại học

trở lên Cao đẳng Trung cấp Lành nghề Phổ thông

Hệ số lương khởi điểm 2,34 2,10 1,86 1,65 1,00 Đơn giá 1 ngày công: tiền lương tính cho một ngày công làm việc nghiêm túc đạt tiêu chuẩn về chất lượng và đủ số giờ quy định thường là 8 tiếng một ngày

- Các khoản phụ cấp: mỗi công ty lại có quy định khác nhau về các khoản phụ cấp này,

ví dụ như phụ cấp lao động nặng, phụ cấp về trách nhiệm công việc, lao động trong môi trường độc hại, hoặc phụ cấp về bằng cấp như bằng B anh văn thì được phụ cấp thêm 100 nghìn / tháng…

Công thức tính lương theo thời gian :

Lương tháng = (số ngày công * đơn giá ngày công) + Tiền tăng ca + phụ cấp – các khoản trích theo lương

Trong đó: tiền tăng ca ngày thường = (số giờ tăng ca ngày thường * (đơn giá ngày

công /8)) * 1.5

Tiền tăng ca ngày nghỉ = (số giờ tăng ca ngày nghỉ*(đơn giá ngày công/8)) * 2.0

Đối với hình thức tiền lương sản phẩm

Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương phải trả cho người lao động dựa vào kết quả lao động có thể được đánh giá theo khối lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành, nhưng phải đảm bảo là hoàn thành đúng tiêu chuẩn chất lượng đã quy định Thường thì tiền lương tính theo sản phẩm được áp dụng cho bộ phận lao động trực tiếp sản xuất và bộ phận lao động gián tiếp sản xuất

Để tính tiền lương theo sản phẩm thì cần có những thông số :

- Khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

- Đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị công việc, sản phẩm đó

Công thức tính lương theo sản phẩm cho bộ phận trực tiếp sản xuất

Lương tháng = (khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành * đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị công việc, sản phẩm ) + phụ cấp – các khoản trích theo lương

Công thức tính lương cho bộ phận gián tiếp sản xuất :

Lương tháng = (số ngày công * đơn giá ngày công) + phụ cấp – các khoản trích theo lương

Chú ý: các khoản trích theo lương ta sẽ tìm hiểu rõ hơn trong phần tìm hiểu về các khoản trích theo lương dưới đây

b Tìm hiểu về các khoản trích theo lương

Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH):

Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức…

Theo chế độ hiện hành thì quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong từng kỳ Kế Toán trong đó:

- Người sử dụng lao động phải chịu 15% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí SXKD

- Người lao động phải chịu 5% trên tổng quỹ lương bằng cách khấu trừ vào lương của

họ

Quỹ bảo hiểm y tế ( BHYT) :

Quỹ BHYT là quỹ dùng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 3% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên, trong đó :

- Người sử dụng lao động phải chịu 2% và được tính vào chi phí SXKD

- Người lao động phải chịu 1% bằng cách khấu trừ vào lương của họ

Toàn bộ 3% trích được doanh nghệp nộp hết cho công ty BHYT tỉnh hoặc thành phố Quỹ này đựoc dùng để mua BHYT cho công nhân viên

Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) :

Hiện nay có thêm một khoản trích theo lương mới là bảo hiểm thất nghiệp, trong

đó :

- Người sử dụng lao động phải chịu 1% và được tính vào chi phí của doanh nghệp

- Người lao động phải chịu 1% khấu trừ vào lương của họ

Quỹ kinh phí công đoàn (KPCD) :

KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp, theo quy định hiện hành KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ Kế Toán và được tính hết vào chi phí SXKD, trong đó:

- 1% dành cho công đoàn cơ sở hoạt động

- 1% nộp cho công đoàn cấp trên

Nói tóm lại:

Bảng II.2: Bảng các khoản trích theo lương

Các trường hợp nghỉ phép được hưởng chế độ bảo hiểm:

Các trường hợp nghỉ phép đều phải có đơn xin phép và phải có xác nhận của thủ trưởng đơn vị (đơn này do người lao động tự viết không có biểu mẫu thống nhất)

Ốm : trường hợp xin nghỉ do ốm sẽ được hưởng bảo hiểm với điều kiện phải có giấy đề nghị nghỉ của bác sĩ khi đó lương được hưởng theo bảo hiểm được tính như sau Lương hưởng bảo hiểm = số ngày nghỉ ốm * (lương căn bản/số ngày quy định buộc phải làm trong 1 tháng)

Khi đó : lương thực lãnh = lương tháng + lương hưởng bảo hiểm

Trong đó : Lương căn bản = lương tối thiểu * hệ số lương

Số ngày quy định buộc phải làm trong một tháng thường là 26 ngày, còn tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp

Lương tháng thì được tính như đã tìm hiểu ở trên

Đi học: trường hợp nghỉ để đi học thì phải có đơn xin phép và có xác nhận của nơi học, khi đó sẽ được hưởng bảo hiểm như sau:

Hưởng bảo hiểm = số công đã nghỉ * [70% * (lương cơ bản / số ngày buộc làm)]

Thai sản: trường hợp nghỉ phép thai sản thì cần có những giấy tờ chứng minh :

- Giấy hưởng chế độ bảo hiểm xã hội

- Giấy ra viện

- Giấy chứng sinh và giấy khai sinh của em bé

- Đơn nghỉ thai sản

Khi đó hưởng bảo hiểm sẽ được tính như sau:

Hưởng bảo hiểm = 4 tháng * lương cơ bản của sáu tháng trước + 2 tháng lương tổi thiểu

Trong thời gian nghỉ thai sản thì đối tượng lao động không đi làm nên không chấm công

và tính lương tháng cho đối tượng này Đối tượng sẽ được chấm công và tính lương khi bắt đầu đi làm lại sau kì thai sản

Dưỡng sức:

Đối với trường hợp nghỉ dưỡng sức thì có thể là dưỡng sức sau khi mổ bệnh, hoặc

mố sinh, hoặc các trường hợp dưỡng sức khác sẽ được hưởng bảo hiểm như sau:

Số tiền được hưởng = số ngày * [25% * lương tối thiểu]

Với trường hợp dưỡng sức sau khi sinh thường thì số ngày được tính là 5 ngày

Với trường hợp dưỡng sức sau khi mổ thì số ngày được tính là 7 ngày

Số ngày này còn tuỳ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp

Việc riêng

Trường hợp nghỉ việc riêng, chẳng hạn như nghỉ cưới thì số tiền được hưởng

Số tiền được hưởng = số ngày nghỉ *[75% * (lương cơ bản / số ngày buộc làm trong tháng)]

Số ngày nghỉ này tuỳ thuộc vào sự cho phép của cấp trên ( phải đúng với quy định của

Bảng biểu II.3: Bảng diễn giải quy trình tính lương

Kiểm tra xác nhận

Tính toán

Kiểm tra, Ký duyệt

Diễn giải chi tiết:

Bảng biểu II.4: Bảng diễn giải chi tiết quy trình tính lương

Công

đoạn công Tên

đoạn

Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Chuẩn chấp nhận Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ

và chuyển BCCông cho Phòng hành chính nhân sự, Phiếu xác nhận KL SP hoàn thành cho Phòng Kế Toán Ngày 02 tháng

sau

Chấm đủ , đúng đối tượng, nộp cho P.KT vào ngày 02 của tháng sau Phiếu xác nhận hoàn

thành ghi rõ ràng

-Bảng chấm công , Phiếu xác nhận KL bốc xếp,Phiếu xác nhận KL hàng hoá

03 tháng sau

Có xác nhận của Phòng hành chính , Phụ trách sản xuất

-Bảng chấm công , Phiếu xác nhận KL bốc xếp,Phiếu xác nhận KL hàng hoá

04 tháng sau

Tính đúng , tính đủ và đúng đối tượng

bộ phận kiểm tra,

Kiểm tra và Duyệt bảng lương

(- Hợp lý: ký duyệt;

Không hợp lý: yêu

Tính đúng , tính đủ và đúng đối tượng

Bảng thanh toán

lương

GĐ cầu bộ phận tiền

lương và các bộ phận liên quan giải trình sau đó duyệt), 1 ngày

Thủ quỹ Phát lương cho NV –

CN tại công ty trong vòng 1 ngày NV ngày

05 tháng sau;

Trả đúng , trả đủ và đúng đối tượng

Bảng thanh toán lương

Phiếu chi

7 Lưu hồ

sơ KTTL, TQ Ghi chép sổ sách Kế Toán và lưu hồ sơ Bảng thanh toán lương

Phiếu chi

d Quy trình xuất khẩu

d.1 Khái niệm quy trình xuất khẩu Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa của thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài, vì phương thức vận tải bằng tàu hàng hải nên gọi là xuất khẩu bằng đường biển

d.2 Các nghiệp vụ trong quy trình xuất khẩu [9]

- Thu thập thông tin: Nhân viên phòng xuất nhập khẩu nhận biết thông tin liên quan đến lô hàng để làm thủ tục xuất khẩu qua các nguồn sau:

- Sale contract (hợp đồng): Sales contract do phòng kinh doanh đưa sang sẽ cung cấp các thông tin như: Người xuất khẩu, người nhập khẩu, các mã hàng, mô tả, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều kiện giao hàng, yêu cầu đóng gói, …

- Letter of credit ( L/C ): L/C do phòng kinh doanh đưa sang nếu trong hợp đồng có điều khoản thanh toán là L/C Nội dung chính của một L/C sẽ bao gồm: tên & địa chỉ người xuất khẩu, người nhập khẩu, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, yêu cầu chất lượng, ngày giao hàng, yêu cầu bộ chứng từ, … Nếu nội dung của L/C có sai khác so với Sales Contract thì sẽ dựa vào L/C để thao tác Mọi việc sau này đều phụ thuộc vào nội dung L/C

- Tình hình sản xuất: Xem thông tin bên phòng sản xuất về tiến độ sản xuất sản phẩm như: Kế hoạch hoàn thành đơn hàng, hàng tiến độ giao cho bộ phận đóng gói,…Có kịp thời gian giao hàng hay không

- Tình hình đóng gói: Xem thông tin bên phòng sản xuất về tiến độ đóng gói như: Kế hoạch hoàn thành đơn hàng, tiến độ giao hàng cho bộ phận chuẩn bị hàng load

container… Đặc biệt là chi tiết đóng gói dùng để mô tả lô hàng như: Bao nhiêu SP/thùng, bao, kiện, … ; bao nhiêu inners trong 1 thùng mẹ (master), bao nhiêu thùng, kiện/ crate hay pallet, …; N.W, G.W từng thùng, kiện, pallet

- Yêu cầu đặc biệt: Cung cấp tất cả các yêu cầu có liên quan đến lô hàng này mà những thông tin này có thể chưa được nêu ra trong Sales contract hay trong L/C như: Hãng vận chuyển, yêu cầu kiểm dịch hun trùng, loại C/O, các giấy tờ cần thiết kèm theo

- Định mức nguyên vật liệu: Cung cấp tất các chi tiết của các nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm Để làm C/O sau này, nhân viên sẽ dựa chủ yếu vào đây để làm các bảng kê khai NVL sử dụng

- Làm book container: Cung cấp thông tin để đăng ký tàu vận chuyển hàng và yêu cầu cấp container rỗng, hãng tàu do người nhập khẩu chỉ định hoặc người xuất khẩu tự chọn Hãng tàu cho biết về lịch tàu cho biết tên tàu, số hiệu, thời hạn nhận container, ngày giờ khởi hành, cảng trung chuyển, cảng đến Sau đó nhân viên chọn tàu có cảng đến như quy định trong hợp đồng hoặc L/C, nếu ngày yêu cầu không có trong lịch tàu thì sẽ chọn ngày sớm hơn gần nhất Sau khi gửi book container thì hãng tàu sẽ gửi lại booking

- Liên hệ xe kéo: Sau khi nhận booking, nhân viên sẽ liên hệ xe kéo container rỗng về đóng hàng tại kho Yêu cầu gửi kèm booking

- Đăng ký kiểm dịch hun trùng: Nếu trong Sales contract, L/C hay các yêu cầu đặc biệt

có yêu cầu khử trùng Nhân viên sẽ phải điền các thông tin liên quan trên Giấy yêu cầu khử trùng cotainer hàng xuất khẩu cho công ty hun trùng và liên hệ nhận Giấy chứng nhận Hun trùng “Certificate of Fumigation”

- Làm Invoice/ Packing List: Kê khai tất cả hàng hóa trong từng kiện hàng ( thùng hàng, container…) và toàn bộ lô hàng được giao như: mã hàng, mô tả sp, đơn giá, số lượng sản phẩm số lượng kiện, NW, GW…Bản khai này sẽ được dùng cho phần lớn các nghiệp vụ còn lại

- Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan: Đầu tiên nhân viên phải khai tất cả các mục trên Tờ khai hải quan Và tất cả các thông tin này sẽ được đối chiếu và kiểm tra cẩn thận Riêng mục

mã hàng hóa thì phải điền mã HS là mã quy định các sản phẩm theo quy ước quốc tế Bất

kỳ hồ sơ Hải quan nào cũng cần phải có: Hai bản chính Tờ khai hải quan, Packing list và Giấy giới thiệu của cty Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải nộp Giấy phép xuất khẩu Nếu doanh nghiệp thực hiện sản xuất hàng gia công hay nhập nguyên vật liệu

để sản xuất hàng xuất khẩu thì phải nộp thêm Bảng định mức nguyên vật liệu sử dụng và Phiếu trừ lùi Ngoài ra, nếu là doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu lần đầu, còn phải nộp: Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp Sau khi hoàn tất hồ sơ thì bắt đầu làm thủ tục hải quan Nếu hàng hóa được kiểm tra và phù hợp với nội dung khai báo thì sẽ được nhân viên hải quan đóng dấu nghiệp vụ “ ĐÃ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN ” vào tờ khai và trả cho chủ hàng

- Làm Bill of Lading (B/L): Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được xếp lên tàu khi đó người xuất khẩu cung cấp đầy đủ thông tin theo hãng tàu quy định để phát hành B/L nhằm xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Sau đó, hãng tàu gửi cho bản B/L nháp, nhân viên xem xét nếu có sai sót thì yêu cầu chỉnh sửa còn không thì xác nhận, hãng tàu sẽ gửi B/L chính thức B/L lập thành bộ, trong đó có bản gốc bản sao, bản

gốc mới có giá trị pháp lý, bản sao chỉ dùng trong các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan…

- Chuẩn bị hồ sơ xin Certificate of Origin (C/O): Hồ sơ xin C/O sẽ bao gồm: Form C/O, Đơn xin C/O, Định mức nguyên vật liệu sử dụng và các giấy tờ sao y Form C/O có hai loại: C/O Form B sẽ dùng trong trường hợp hàng May mặc xuất khẩu sang Hoa Kỳ; Còn Form T dùng trong trường hợp xuất sang EU Trong ngành may mặc, đa phần có dùng NVL nhập khẩu để SX cho nên bộ hồ sơ bắt buộc phải sao y các loại giấy tờ sau: Commercial Invoice, Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, Bill of Lading, Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, Bảng định mức nguyên vật liệu đăng ký với HQ, Quy trình sản xuất tóm tắt Sau khi hoàn tất đem hồ sơ đến Phòng Thương mại và Nghiệp vụ Việt Nam để xác nhận và lại nhận C/O

- Chuẩn bị hồ sơ mua bảo hiểm: Chỉ khi nào điều kiện giao hàng của Sales contract hay của L/C là CIF thì người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hóa Nhân viên căn cứ vào hợp đồng và L/C điền đầy đủ các nội dung trong Giấy yêu cầu bảo hiểm Sau đó, nhân viên chọn các loại giấy tờ cần thiết để làm bộ hồ sơ mua bảo hiểm giấy tờ sau đây là cần thiết: Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, Commercial Invoice, Packing List và B/L Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì tiến hành mua bảo hiểm

Các nghiệp vụ hoàn tất, người xuất khẩu sẽ chuẩn bị các chứng từ cho nhà nhập khẩu như: Bill of Lading, Commercial invoice, Packing list, Certificate of Origin, Certificate of Fumigation, Certificate of Quantity Số lượng bản chính, bản sao các loại chứng từ trên đều được quy định cụ thể trên hợp đồng

Nói thế không có nghĩa là công việc luôn luôn phải tuân theo trật tự trước sau Có những công việc có thể làm trước một công việc khác hoặc làm sau chính công việc đó

Ví dụ: công việc lập bảng chấm công chi tiết gồm 2 công việc nhỏ là chấm công cho từng người đi làm trong bộ phận mỗi ngày và công việc thứ hai là kí xác nhận vào bảng chấm công chi tiết đó Chỉ cần trước khi nộp bảng chấm công chi tiết cho phòng hành chánh, thì bảng chấm công chi tiết đã được hoàn chỉnh gồm: thông tin chấm công cho nhân viên và

có chữ ký xác nhận của người chấm công Khi lập bảng chấm công chi tiết thì người lập

có thể ký trước rồi chấm công sau cũng được, hoặc cách khác là chấm công hoàn chỉnh rồi mới ký trước khi đem nộp cho phòng hành chánh Như vậy công việc chấm công trước hay kí tên trước không quan trọng, cái nào làm trước cũng được, miễn là khi nộp cho phòng hành chính có đủ cả 2 thông tin là được

Ngoài ra vấn đề về quy trình thì mỗi công ty có một quy tắc quản lý khác nhau nên

sẽ tạo ra các quy trình khác nhau

Chúng tôi xin được dẫn chứng cụ thể quy trình tính lương và các khoản trich theo lương như sau:

Nói tới quy trình tính lương và các khoản trích theo lương là nói tới một khái niệm chung chung mang tính lý thuyết Theo lý thuyết thì một quy trình tính lương và các khoản trích theo lương được diễn ra theo đúng trật tự công việc như sau:

- Đầu tiên là trưởng các bộ phận chấm công cho từng NV- CN vào cuối giờ chiều hằng ngày, xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành vào phiếu Cuối tháng ký

và chuyển BCCông cho Phòng hành chính nhân sự, Phiếu xác nhận KL SP hoàn thành cho Phòng Kế Toán, ngày 02 tháng sau

- Thứ hai là phòng hành chánh sẽ dựa vào máy bấm thẻ (nếu có) và bảng chấm công để xác nhận chính xác số công làm việc của từng NV, CN, ngày 03 tháng sau

- Thứ ba phòng hành chánh căn cứ: số công, số lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành, đơn giá khoán SP, tính ra tổng tiền lương, tiền công và chi tiết cho từng NV-CN, ngày 04 tháng sau

- Tiếp đến thì Kế Toán trưởng, bộ phận kiểm tra, cùng với giám đốc kiểm tra và duyệt bảng lương Nếu bảng lương hợp lý: ký duyệt; Nếu bảng lương không hợp lý: yêu cầu bộ phận tiền lương và các bộ phận liên quan giải trình sau đó duyệt, 1 ngày

- Thứ 5: Kế Toán tiền lương thực hiện viết phiếu chi, trình KTT và BGĐ ký

- Thứ 6 là thủ quỹ phát lương cho NV – CN tại công ty trong vòng 1 ngày NV ngày 05 tháng sau

- Thứ 7 là thủ quỹ và Kế Toán tiền lương ghi chép sổ sách Kế Toán, lưu hồ sơ Tuy nhiên trên thực tế thì khác, có thể công ty A làm đúng, làm đủ các công việc trên theo đúng trách nhiệm của từng phòng ban đã được quy định Còn công ty B thì nhỏ hơn nên sẽ cắt bớt các công việc mà công ty cảm thấy là không cần thiết, và cũng có thể

là bỏ bớt những bộ phận không cần thiết công ty phải có Chẳng hạn như một công ty tư nhân nhỏ, kinh doanh bán hàng linh phu kiện máy tính và bảo trì máy tính, trong công ty chỉ có 2 nhân viên bán hàng, 4 nhân viên chuyên lắp đặt thiết bị, 4 nhân viên chuyên việc

sửa chữa máy tính Với số lượng nhân sự ít ỏi thì quy trình lương cũng diễn ra đơn giản hơn, chỉ cần lập bảng chấm công chi tiết , bảng chấm công tổng hợp, rồi lập bảng lương, báo cáo lên giám đốc và lãnh tiền trực tiếp từ giám đốc để phát cho nhân viên

Như vậy có thể thấy là không nhất thiết là quy trình của các công ty phải giống nhau Cũng là quy trình lương nhưng quy trình lương của công ty này khác với quy trình lương của một công ty Sở dĩ có sự khác biệt như vậy là tuỳ thuộc vào mô hình công ty là vừa, nhỏ hay lớn mà quy trình có thể có nhiều việc chia cho nhiều phòng, hay ít việc và

do ít nhân sự đảm trách, thậm chí chỉ có một người mà làm hết cả quy trình Do đó khi nói tới quy trình thì cần nói rõ quy trình của công ty nào? có những công việc gì? thứ tự công việc ra sao, từng công việc thuộc phòng ban nào? quy định cho những công việc đó

ra sao?

¾ II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì?

Mô phỏng quy trình là mô hình hoá các quy trình trong thực tế lên máy tính bằng các hình ảnh sinh động như trong thế giới thực Các công việc, sự kiện diễn ra trong thế giới thực được thể hiện lên máy tính một cách sinh động Ví dụ: như trong đề tài mô phỏng quy trình quản lý công nợ có hoạt cảnh mô phỏng lại bàn làm việc của một nhân viên Kế Toán công nợ gồm những giấy tờ gì, trình tự giấy tờ được sắp xếp ra sao cho hợp

lý, giấy tờ nào cần xử lý trước, giấy tờ nào cần xử lý sau… Việc mô tả lại các hoạt động thực tế bằng hình ảnh sinh động giúp cho người dùng sản phẩm có thể tưởng tượng ra được hoạt động của thế giới thực chính là mô phỏng

Một chương trình mô phỏng quy trình là một chương trình hoạt hình hoá các quy trình trong thực tế Chương trình mô phỏng giúp cho người dùng có thể tưởng tượng ra được các hành động, trạng thái diễn ra trong thực tế

Ví dụ: chương trình mô phỏng quản lý công nợ thì hoạt hình hoá lại các hoạt động quản

lý công nợ trên thực tế, làm những công việc nào, làm ra sao, khi làm xong thì có đem nộp cho ai không, hay người nào sẽ tìm đến mình để lấy giấy tờ và lấy giấy tờ gì? Tất cả những hoạt động, công việc này đều được hoạt hình hoá nhằm giúp cho sinh viên khi thực hành có thể tưởng tượng ra được quy trình công nợ là như thế nào, làm những công việc gì? làm như nào? Trong quá trình thực hiện chương trình có liên quan đến những ai, bộ phận nào?

Để xây dựng được một chương trình mô phỏng quy trình thì người làm chương trình phải tìm hiểu thật tỉ mỉ và chi tiết những vấn đề sau:

Các công việc, hoạt động của quy trình đó diễn ra trong thực tế như nào?

Quản lý những bộ phận nào?

Quản lý những thông tin gì?

Mối liên hệ giữa các bộ phận?

Quy trình gồm những công việc gì? Thuộc phòng ban nào?

Mỗi phòng ban có những thông tin gì cần quản lý?

Công việc làm có trình tự hay làm công việc nào trước cũng được?

Ngoài ra còn nhiều vấn đề khác tuỳ thuộc vào tính chất đặc trung của quy trình mà người làm chương trình khảo sát

Tất cả thông tin khảo sát được, sau khi hoạt hình hoá sẽ trở thành chương trình mô phỏng quy trình

Không dừng lại ở đó, người làm chương trình còn phải tìm hiểu xem có những bộ phận nào cần quản lý? Quản lý thông tin gì? Mối liên hệ giữa các bộ phận đó Tất cả những thông tin này sau khi hoạt hình hoá sẽ tạo nên một chương trình mô phỏng quy trình./

CHƯƠNG III XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

III.1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

¾ III.1.1 Xác định các yêu cầu chức năng nghiệp vụ các quy trình

quản lý riêng lẻ a.Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ

Bảng biểu III.1: Bảng xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ quy trình quản lý công

nợ

3 Lập sổ chi tiết công nợ phải thu Lưu trữ QĐ3

4 Lập sổ chi tiết công nợ phải trả Lưu trữ QĐ4

9 Cập nhật chi tiết công nợ phải thu Cập nhật QĐ9

10 Cập nhật chi tiết công nợ phải trả Cập nhật QĐ10

11 Lập báo cáo công nợ phải thu Lưu trữ QĐ11

12 Lập báo cáo công nợ phải trả Lưu trữ QĐ12

13 Đem báo cáo cho Kế Toán trưởng kiểm

14 Đem báo cáo cho Giám đốc ký Mô phỏng QĐ14

15 Chuyển các báo cáo cho bộ phận Kế

Các quy định và chi tiết liên quan:

Bảng biểu III.2: Bảng diễn giải các quy định trong xác định yêu cầu chức

năng nghiệp vụ quy trình công nợ

1 QĐ1 Nhận biết hợp

đồng Sinh viên phải đọc thông tin trong hợp đồng để xem hợp đồng đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng

bán hàng

2 QĐ2 Tìm hóa đơn Sinh viên phải xem các thông tin trên hóa đơn gồm

tên công ty, mặt hàng và thông tin tương ứng trên hợp đồng để xem hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào

3 QĐ3 Lập sổ chi tiết

công nợ phải thu

Sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập để lập sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng bán hàng

4 QĐ4 Lập sổ chi tiết

công nợ phải trả Sinh viên phải dựa vào nội dung trên các hóa đơn như mặt hàng, số tiền, ngày lập để lập sổ chi tiết

công nợ phải trả cho từng khách hàng thuộc các hợp đồng mua hàng

5 QĐ5 Lập kế hoạch thu Sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi tiết công

nợ phải thu, ngày lập hóa đơn để lập kế hoạch thu tiền các khách hàng

6 QĐ6 Lập kế hoạch chi Sinh viên dựa vào số tiền trong các sổ chi tiết công

nợ phải trả, ngày lập hóa đơn để lập kế hoạch chi tiền cho các nhà cung cấp

7 QĐ7 Lấy chứng từ Sau khi kế hoạch thu chi được ký sẽ phát sinh các

chứng từ mới Sinh viên phải tìm đúng phòng ban giữ các chứng từ và tới đó thu thập để theo dõi công

nợ

8 QĐ8 Nhận biết chứng

từ Sau khi thu thập chứng từ sinh viên phải dựa và thông tin trên chứng từ như người đại diện hay tên

công ty để xem chứng từ đó thuộc hợp đồng nào

9 QĐ9 Cập nhật chi tiết

công nợ phải thu Sinh viên phải cập nhật chi tiết công nợ phải thu dựa trên số tiền và ngày lập trong chứng từ mới phát sinh

của các khách hàng thuộc hợp đồng bán hàng