thiết kế một hệ thống quản lý tín dụng tại ngân hàng nông nghiệp huyện vĩnh bảo

Đối với Ngân Hàng nếu yêu cầu và hồ sơ của khách vay hợp lệ tức là yêu cầu của khách đợc đáp ứng thì ngân hàng lập một tài khoản tơng ứng với khế ớc vay mà ngân hàng quy định về số tài k

Lời mở đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của nền tin học thế giới,

đã thúc đẩy quá trình tin học hoá ở nớc ta và ngày càng đang đợc ứng dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực Nó đóng vai trò quan trọng, là nhân tố quyết định

sự tồn tại và phát triển của xã hội Tin học làm giảm lao động bằng sức lực cho con ngời, tiết kiệm thời gian, thuận tiện hơn cho công tác quản lý sổ sách cũng nh quản lý con ngời Đặc biệt là thu hẹp không gian lu trữ tránh thất lạc dữ liệu, tự động hoá và cụ thể lợng thông tin theo yêu cầu của con ngời

ở nớc ta những năm gần đây tin học đã đợc phát triển trong nhiều lĩnh vực nh các cơ quan nhà nớc, các xí nghiệp cũng nh t nhân, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý vì nó giúp cho các nhà quản lý xử lý công việc một cách khoa học và chính xác

Nớc ta gần 70 % dân số(1999) và hơn 60 % lao động sống ở nông thôn

và hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực Nông nghiệp Vì vậy Đảng và nhà nớc ta

đã đặc biệt quan tâm đến chính sách phát triển kinh tế nông nghiệp nhằm hiện đại hoá nông thôn Để đảm bảo cho việc thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu cần phải có sự tập trung quản lí về mặt nhà nớc mọi nguồn vốn đầu t cho nông nghiệp, huy động toàn bộ xã hội tham gia hỗ trợ cho nông nghiệp và nông thôn Chính phủ đã tiến hành phân vùng kinh tế ở nông thôn thành ba khu vực để có chính sách thích hợp cho từng vùng, ngân hàng phục vụ ngời nghèo đã đợc thành lập để phục vụ chủ yếu là các hộ nông dân nghèo

Đặc điểm cơ bản trong cho vay nông nghiệp :

- Tổ chức cho vay có liên quan đến nhiều yếu tố nh chi phí tổ chức mạng lới, chi phí cho việc thẩm định theo dõi khách hàng

- Cho vay nông nghiệp đặc biệt là cho vay đối với hộ nông dân thờng chi phí nghiệp vụ cho một đồng vốn vay thờng cao do quy mô từng món vay nhỏ

- Số lợng khách hàng đông phân bố ở khắp nơi nên mở rộng cho vay th-ờng liên quan tới việc mở rộng mạng lới cho vay và thu nợ

Do các đặc điểm này hệ thống cho vay này rất những thông tin đồng

bộ chính xác, kịp thời đảm bảo tính nhất quán của thông tin Nên trong các NHNo đã đa tin học vào quản lý và gọi chung là “hệ thống quản lí tín dụng”

Hệ thống này cũng tơng đối quy mô nhiều thông tin cần xử lí và lu giữ, cần những kỹ thuật thống kê, thờng xuyên tiếp xúc với khách là những ngời đến giao dịch hàng ngày

Trong phạm vi đề tài này, em sử dụng những kiến thức đã học và những hiểu biết thực tế để thiết kế một hệ thống quản lý tín dụng tại Ngân Hàng Nông Nghiệp huyện Vĩnh Bảo, dựa trên ngôn ngữ Access, nhằm đa việc quản lý tín dụng vào để đạt đợc những hiệu quả chính xác, nhanh chóng kịp thời cho ngời quản lý Do còn nhiều hạn chế về mặt thời gian cũng nh kiến thức và kinh nghiệm quản lý nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót, em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em hoàn thành đề tài này

I Phạm vi và việc khảo sát đề tài

1 Phạm vi đề tài

Do Vĩnh Bảo là một huyện nằm xa trung tâm Thành phố nên chủ yếu ngời dân ở đây sống bằng nghề Nông Nghiệp Do vậy hệ thống quản lý tín dụng ở Ngân Hàng Vĩnh Bảo chủ yếu là cho vay hộ nông dân nên quy mô quản lý không rộng

Sơ đồ luân chuyển thông tin:

Trả lời Khách hàng Hệ thống tín dụng L u hồ sơ

Cho vay

Hồ sơ

Trả nợ

Giấy báo

Đối với khách hàng đến vay tiền ngân hàng thì phải có một hồ sơ (gồm: đơn xin vay, giấy chứng minh) th và yêu cầu đợc vay Nếu hồ sơ hợp

lệ hoặc không hợp lệ thì hệ thống sẽ trả lời khách hàng

Đối với Ngân Hàng nếu yêu cầu và hồ sơ của khách vay hợp lệ tức là yêu cầu của khách đợc đáp ứng thì ngân hàng lập một tài khoản tơng ứng với khế ớc vay mà ngân hàng quy định về số tài khoản, thời gian vay, mức lãi xuất và giấy hoàn trả Khách vay phải thanh toán (góp cộng lãi) cho ngân hàng theo đúng hạn ghi trên khế ớc vay nếu quá hạn khách hàng không đến trả ngân hàng thì hệ thống sẽ thông báo tới khách hàng đồng thời áp dụng mức lãi xuất quá hạn

Đến kỳ hạn hoàn trả khách vay đến thanh toán (trả nợ) bộ phận thu nợ tính ra số tiền mà khách hàng phải trả, căn cứ vào ngày vay, ngày hoàn trả và lãi xuất Sau đó hệ thống đối chiếu với tài khoản gốc, in hoá đơn thanh toán với khách hàng

Đây chính là công việc mà hệ thống phải làm cũng nh phạm vi mà đề tài này cần nghiên cứu

2 Khảo sát đề tài

NHNohuyện cho vay theo uỷ thác của Chính Phủ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc theo hợp đồng nhận uỷ thác cho vay đã ký kết với cơ quan đại diện của Chính Phủ hoặc tổ chức

Phân công trách nhiệm đối với cán bộ.

Cán bộ tín dụng: trực tiếp thẩm định là ngời chịu trách nhiệm về

khoản vay do mình thực hiện và đợc phân công các công việc sau:

+ Chủ động tìm kiếm các dự án, phơng án khả thi của khách hàng làm

đầu mối tiếp xúc với khách hàng, với cấp uỷ chính quyền địa phơng

+ Thu thập thông tin về khách hàng vay vốn thực hiện su tầm các định mức kinh tế- kỹ thuật có liên quan đến khách hàng; lập hồ sơ kinh tế theo địa bàn và hồ sơ khách hàng đợc phân công xác định nhu cầu vốn cho vay theo

địa bàn, ngành hàng, khách hàng, mở sổ theo dõi cho vây thu nợ,

+ Giải thích hớng dẫn khách hàng các quy định về cho vay và hớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn

+ Thẩm định các điều kiện vay vốn theo quy định; lập báo cáo thẩm định cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay

+Thông báo cho khách hàng biết về quy cho vay hay từ chối vay

+ Thực hiện kiểm tra trớc khi cho vay; trong khi cho vay; sau khi cho vay +Nhận hồ sơ và thẩm định các trờng hợp khách hàng đề nghị ra hạn nợ gốc, lãi

+ Đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn và đề xuất biện pháp xử lý khi cần thiết; thực hiện các biện pháp xử lý vi phạm tín dụng

+ Lu giữ hồ sơ theo quy định

Trởng phòng tín dụng: Chịu trách nhiệm về công việc.

+ Phân cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn hoặc các khách hàng, kiểm tra

đôn đốc cán bộ tín dụng thực hiện đầy đủ quy chế cho vay của NH No huyện + Kiểm soat nội dung thẩm định của cán bộ tín dụng, tiến hành tái thẩm

định hồ sơ vay vốn ra hạn nợ gốc, lãi điều chỉnh kỳ hạn trả nợ gốc, lãi và ghi

ý kiến của mình trên các hồ sơ kể trên

Cán bộ kế toán cho vay: Là ngời chịu trách nhiệm thực hiện các

công việc sau:

- Kiểm tra danh mục hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn

+ Hớng dẫn khách hàng mở tài khoản vay

+ Làm thủ tục phát tiền vay theo quy định của Giám đốc hoặc ngời uỷ quyền

+ Hạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, chuyển nợ quá hạn, thu lãi… + Tiến hành sao kê hợp đồng tín dụng, sổ vay vốn, sao kê nợ đến hạn, quá hạn cung cấp cho tín dụng theo quy định hiện hành về chế độ kế toán; + Lu giữ hồ sơ theo quy định

Giám đốc Ngân Hàng: Là ngời chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành nghiệp vụ kinh doanh theo quyền hạn của chi nhánh và ngời chịu trách nhiệm về quyết định cho vay và thực hiện những công việc sau:

+ Xem xét nội dung thẩm định do phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hay không cho vay và chịu trách nhiệm về quyết định của mình + Ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ do NH

và khách hàng cùng lập

+ Quyết đinh các biện pháp xử lý nợ, thực hiện các biện pháp xử lý với khách hàng

Đối với hoạt động tín dụng hồ sơ cho vay là rất quan trọng Tuỳ theo loại khách hàng, phơng thức cho vay, bộ hồ sơ cho vay nh sau:

1 Hồ sơ khách hàng lập và cung cấp khi có nhu cầu vay vốn,

khách hàng gửi đến ngân hàng các giấy tờ sau:

A- Đối với hộ gia đình cá nhân, tổ hợp tác.

A1,Hồ sơ pháp lý

- Đăng ký kinh doanh: Đối với cá nhân phải đăng ký

- Hợp đồng hợp tác

- Giấy uỷ quyền cho ngời đại diện nếu có

A2 Hồ sơ vay vốn

- Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ng nghiệp vay vốn không phải thực hiện bảo đảm bằng tài sản mà chỉ cần giấy đề nghị kiêm phơng án vay vốn

- Đối với hộ gia đình cá nhân tổ hợp tác

+ Giấy đề nghị vay vốn

+ Dự án, phơng án sản xuất kinh doanh, dịch vụ

+ Hồ sơ bảo đảm tiền vay theo quy định

+ Danh sách hộ gia đình cá nhân đề nghị ngân hàng cho vay

B, Đối với khách hàng vay với nhu cầu đời sống thì gồm có giấy đề nghị vay vốn.

Riêng khách hàng là ngời hởng lơng vay vốn nhu cầu đời sống phải có xác nhận của cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan quản lý chi trả thu nhập

- Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định( nếu phải thực hiện vay vốn có bảo đảm bằng tài sản)

2 Hồ sơ do ngân hàng lập:

- Báo cáo thẩm định, tái thẩm định

- Biên bản họp hội đồng tín dụng

- Các loại thông báo: Thông báo từ chối vay, thông báo nợ quá hạn

- Sổ theo dõi cho vay- thu nợ

3 Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập

- Hợp đồng tín dụng;

- Sổ vay vốn;

- Giấy nhận nợ;

- Hợp đồng đảm bảo tiền vay;

- Biên bản kiểm tra sau khi cho vay;

- Biên bản xác định rủi ro

4 Mức lãi suất.

Tuỳ vào từng ngân hàng áp dụng mức lãi suất theo quy định của ngân hàng nhà nớc Việt Nam

+ Ngắn hạn:1% tháng

+Trung hạn:1,15% tháng

 Thu nợ gốc và lãi một lần ở kỳ hạn trả nợ cuối cùng

VD: Nh ngày 02/4 khách hàng đợc vay 1.000.000đ với thời hạn 3 tháng

và lãi 1,1% tháng Theo phơng pháp này ngày 02/7 NH phải tiến hành thu hồi 1.033.000đ

 Thu nợ gốc một lần khi đến hạn và thu lãi định kỳ Cũng nh VD trên nhng hàng tháng khách hàng phải trả lãi, theo đó nhân viên NH cần giám sát lịch thu nợ nh sau:

+ Ngày 02/5 thu 11.000đ lãi + Ngày 02/6 thu 11.000đ lãi + Ngày 02/7 thu 1.000.000đ nợ gốc + 11.000đ lãi

Đối với NH theo dõi lịch trả nợ theo các nội dung đx thoả thuận trong hợp đồng Trớc ngày đến hạn trả nợ(thờng 3-5 ngày) NH thờng thông báo cho khách hàng biết số tiền phải thanh toán và ngày thanh toán Có thể thông báo theo các hình thức sau:

o Thông báo bằng th qua bu điện

o Thông báo trực tiếp

o Thông báo bằng điện thoại

Đối với những khoản tín dụng đợc thu hồi đầy đủ khi đến hạn cả nợ

gốc và lãi thì coi nh nghiã vụ của khách hàng đối với NH đã đợc thực hiện

xong Và NH sẽ làm thủ tục giải chấp tài sản thế chấp hoặc giải toả tài sản

cầm cố, lập biên bản giao tài sản giấy tờ (nếu có), chuyển hồ sơ tín dụng vào

lu trữ

*Một phiên giao dịch tại NH No.

Hàng ngày khách hàng thờng xuyên đến giao dịch với Ngân Hàng,

khách hàng là những ngời có nhu cầu cần vay vốn còn ngân hàng là nơi cung

cấp nhu cầu này Khi khách đến ngời đón tiếp là các cán bộ tín dụng, mỗi

cán bộ tín dụng phụ trách một xã Đây chính là hoạt động kinh doanh đặc

biệt quan trọng của NH và xem đây nh một thể thống nhất của hàng loạt hoạt

động tác nghiệp của nhiều ngời và có quan hệ đến hệ thống kiểm soát của

NH và cơ quan quản lý NH

Từ đây ta có thể phân chia quy trình tín dụng thành những giai đoạn

sau:

+ Lập hồ sơ tín dụng

+ Thẩm đinh ( phân tích tín dụng)

+ Quyết định tín dụng

+ Giải ngân

+ Giám sát thu nợ và thanh lý

Quy trình tổng quát

Các giai đoạn

của quy trình

Nguồn và nơi cung cấp thông tin

Nhiệm vụ của Ngân hàng

ở mỗi giai đoạn

Kết quả sau khi kết thúc

1 giai đoạn

1 Lập hồ sơ

tín dụng

Khách hàng đi vay cung cấp(đơn)

Tiếp xúc phổ biến và h-ớng dẫn hồ sơ cho khách hàng

Hoàn thành bộ hồ sơ để chuyển sang bộ phận phân tích.

2 Thẩm định

(Phân tích tín

dụng)

- Hồ sơ đề nghị vay từ giai

đoạn 1 chuyển snag

- Các thông tin bổ sung từ phóng vấn, hồ sơ lu trữ…

Tổ chức thẩm định về các mặt tài chính và phi tài chính do các cá nhân hoặc bộ phận thẩm định thực hiện

- Báo cáo kết quả thẩm

định để chuyển sang bộ phận có thẩm quyền và quyết định cho vay

3 Quyết định - Các tài liệu và thông tin - Quyết định cho vay - Quyết định cho vay

tín dụng từ giai đoạn 2 chuyển sang

và báo cáo kết quả thẩm

định

- Các thông tin bổ sung

hoặc từ chối của cá nhân hoặc hộ đợc giao quyền phán quyết

hoặc từ chối

- Tiến hành các thủ tục pháp lý nh ký hợp đồng tín dụng, các hợp đồng khác

4 Giải ngân - Quyết định cho vay và

các hợp đồng liên quan

- Các chứng từ làm cơ sở giải ngân

- Thẩm định các chứng từ theo các điều kiện hợp

đồng tín dụng

- Chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi cho khách hàng hoặc chuyển cho

đơn vị cung cấp

5 Giám sát

thu nợ

vầthanh lý tín

dụng

- Các thông tin từ nội bộ NH

- Các báo cáo tài chính theo định kỳ

- Các thông tin khác

- Phân tích hoạt động tài khoản, các báo cáo tài chính, kiểm tra cơ sở của khách hàng.

- Thu nợ

- Thanh lý tín dụng

- Báo cáo kết quả giám sát và đa ra các giải pháp

xử lý.

- Lập các thủ tục để thanh lý tín dụng

Cách phân đoạn này tạo điều kiện cho việc xác định rõ ràng các thao

tác nghiệp vụ ở mỗi giai đoạn và phân định trách nhiệm cho các nhân viên

thực hiện Theo sơ đồ trên cá giai đoạn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ nhau,

kết quả của giai đoạn trớc là cơ sở thực hiện của giai đoạn tiếp theo và tác

động đến chất lợng công việc của các giai đoạn sau

Trong NH thờng phân biệt hai nhóm khách hàng đó là khách hàng đã

thiết lập quan hệ tín dụng với NH hay khách hàng thờng quan hệ lần đầu với

NH cần phải cung cấp một số lợng đáng kể dữ liệu thông tin về bản thân

 Lu giữ hồ sơ cho vay

- Đối với NH nơi cho vay, bộ hồ sơ cho vay phải đợc lu giữ cẩn thận,

chu đáo, dễ tìm có danh mục theo đối với mỗi khách hàng vay vốn và đợc lu

giữ tại phòng kế toán, phòng tín dụng đảm bảo an toàn tuyệt đối Ngời đợc

giao bảo quản hồ sơ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm nếu để

mất, thất lạc hoặc sửa chữa nội dung của hồ sơ

- Phòng tín dụng lu giữ hồ sơ kế toán của khách hàng

- Phòng kế toán lu giữ ngoài bộ hồ sơ kinh tế cuả khách hàng do phòng

tín dụng lu giữ thì tất cả hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn và các loại giấy tờ khác

do phòng kế toán lu giữ Việc lu giữ theo danh mục hồ sơ đợc thực hiện trên

máy vi tính

- Các giấy tờ bảo đảm tiền vay cuả khách hàng lu giữ tại kho theo chế độ

quy định nh đối với các loại giấy tờ có giá

- Đối với hồ sơ do kế toán lữu giữ khi cần cán bộ tín dụng sử dụng bản sao; việc xuất hồ sơ gốc phải có lệnh của Giám đốc

Trên đây là một vài khảo sát về hoạt động tín dụng tại NHN0 huyện Vĩnh Bảo, trong một thời gian ngắn với đề tài này em không thể bao quát

đ-ợc hết công tác quản lý có gì hạn chế em mong thầy cô giúp chỉ bảo để giúp kinh nghiệm lần sau đợc tốt hơn

III Thiết kế chức năng và xây dựng biểu đồ

luồng dữ liệu

1 Thiết kế chức năng

Dựa vào phạm vi và phần khảo sát về đề tài này ta có thể đa ra đợc các chức năng của hệ thống quản lý tín dụng tại NHN0 huyện mà đề tài quan tâm

Sơ đồ trên thể hiện rõ 3 chức năng chính của hệ thống mà NHNo huyện

đang làm

Đối với chức năng : Cho vay

Khi khách có nhu cầu đến xin vay vốn phải mang theo đơn xin vay,

đơn vay này đợc chuyển vào bộ phận nhận đơn, bộ phận nhận đơn xem xét

Hoạt động tín dụng tại NHN

o huyện Vĩnh Bảo

Nhận

đơn Duyệt vay

Trả

lời

đơn

Ghi nhận trả

đúng hạn

Ghi nhận trả sai hạn

Thống

kê nợ quá hạn

Thống

kê theo khách vay

Xác

định hoàn trả

để trả lời đơn cho khách hàng một cách nhanh nhất Đơn đã kiểm tra xong

Ngân Hàng sẽ chuyển xuống cho bộ phận duyệt vay , lúc này đơn đã đợc

duyệt và bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng nếu đồng ý thì Ngân

Hàng giải quyết cho vay còn không thì từ chối cho vay Đơn đã nhận, kiểm

tra và đồng ý cho vay thì lúc này toàn bộ hồ sơ về khách hàng sẽ đợc lu vào

kho hồ sơ và kho ghi nợ.

Đối với chức năng : Thu nợ

Khách hàng sẽ phải hoàn trả lại số tiền cho bộ phận xác định hoàn

trả khi đến kỳ trả nợ, bộ phận hoàn trả sẽ kiểm tra nếu trả đúng hạn thì Ngân

Hàng sẽ ghi nhận trả đúng hạn Còn ngợc lại thì Ngân Hàng sẽ đa vào bộ

phận ghi nhận trả sai hạn, tất cả các công việc này đều đợc lu giữ vào kho

hồ sơ và ghi nợ để theo dõi và kiểm tra

Đối với chức năng : Thống kê

Đây là công việc của Ngân Hàng từ hai kho hồ sơ và kho ghi nợ

Ngân Hàng lấy đó làm bằng chứng để thống kê tất cả các thông tin của

khách hàng và đa vào xử lý cho đúng Từ kho ghi nợ NH sẽ tìm những ngời

còn nợ để đa vào thống kê Có thể NH lấy từ hồ sơ (thông tin về ngày vay và

ngày đến hạn trả nợ) để thống kê hàng tháng, năm, quý…

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Đơn vay

Trả lời đơn Hoàn trả

Giải thích: Biểu đồ này có 1 tác nhân ngoài là khách hàng

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hồ sơ

dụng

2 Thu nợ

1 Cho vay

3 Thống kê Khách hàng