Xây dựng phần mềm quản lý vật tư

MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU6DANH MỤC BIỂU ĐỒ7DANH MỤC BẢNG BIỂU9DANH MỤC HÌNH11CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI121.1. Tên đề tài.121.2. Lý do chọn đề tài.121.3. Mục tiêu của đề tài.121.4. Yêu cầu.121.5. Nội dung.131.6. Phương pháp nghiên cứu.13CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG142.1. Giới thiệu chung.142.2. Cơ cấu tổ chức Công ty.142.3. Chức năng của từng bộ phận.142.4. Chi tiết công việc của hệ thống.162.4.1. Quản trị hệ thống.172.4.2. Quản lý.172.4.3. Nhân viên: (Kế toán, thủ kho).172.4.4. Các chức năng chính của hệ thống.182.5. Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng.19CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG223.1. Biểu đồ Use Case tổng quát của hệ thống.223.2. Phân rã biểu đồ Use Case mức cao.223.2.1. Phân rã Use Case Quản lý nhập kho.223.2.2. Phân rã Use Case Quản lý xuất kho.233.2.3. Phân rã Use Case Kiểm kê.233.2.4. Phân rã Use Case Quản lý thu chi.233.2.5. Phân rã Use Case Báo cáo thống kê.243.2.6. Phân rã Use Case Quản lý người dùng.243.3. Phân rã Use Case (mức thấp).253.3.1. Phân rã Use Case Lập phiếu nhập.253.3.2. Phân rã UseCase Cập nhật thông tin chi tiết phiếu nhập.253.3.3. Phân rã UseCase Cập nhật thông tin phiếu nhập.253.3.4. Phân rã UseCase Lập phiếu xuất (thuộc Quản lý xuất kho).263.3.6. Phân rã Use Case Cập nhật thông tin phiếu xuất.263.3.7. Phân rã UseCase Cập nhật thông tin kiểm kê (thuộc Kiểm kê).273.3.8. Phân rã UseCase Quản lý thu (Quản lý thu chi).273.3.9. Phân rã UseCase Quản lý chi (Quản lý thu chi).273.3.10. Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin khách hàng.283.3.11. Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin quản lý nhà cung cấp.283.4. Biểu diễn các Use Case bởi kịch bản.293.4.2. Biểu diễn kịch bản cho Use Case Sửa thông tin chi tiết nhập hàng.303.4.3. Biểu diễn kịch bản cho Use Case Xóa hàng.313.4.4. Biểu diễn kịch bản cho Use Case Tìm kiếm.323.5. Biểu đồ trạng thái.323.5.2. Biểu đồ trạng thái chức năng sửa.333.5.3. Biểu đồ trạng thái thêm thông tin nhân viên.333.5.4. Biểu đồ trạng thái sửa thông tin nhân viên.343.5.5. Biểu đồ trạng thái xóa thông tin nhân viên.343.5.6. Biểu đồ trạng thái nhập kho.343.5.7. Biểu đồ trạng thái xuất kho.353.6. Biểu đồ hoạt động.353.6.1. Hoạt động đăng nhập.353.6.2. Hoạt động thông tin nhân viên.363.6.3. Hoạt động khách hàng.363.6.4. Hoạt động nhập xuất.373.7. Biểu đồ tuần tự.373.7.1. Biểu đồ tuần tự Đăng nhập.373.7.2. Biểu đồ tuần tự Đổi password.383.7.3. Biểu đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách hàng.383.7.4. Biểu đồ tuần tự chức năng sửa thông tin khách hàng.393.7.5. Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin khách hàng.393.7.6. Biểu đồ tuần tự Lập phiếu nhập.403.7.7. Biểu đồ tuần tự Lập phiếu xuất.403.7.8. Biểu đồ tuần tự Quản lý người dùng.413.7.9. Biểu đồ tuần tự Thêm thông tin phiếu xuất.413.7.10. Biểu đồ tuần tự Tìm kiếm.423.8. Biểu đồ lớp .43 3.9. Mô tả bảng44 3.10. Một số ký hiệu.51CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH53 4.1. Các chức năng của chương trình.53 4.2. Các form của chương trình.53 4.2.1. Hệ thống.53 4.2.1.1. Form đăng nhập.534.2.1.2. Form thay đổi thông tin cá nhân.54 4.2.2. Quản lý.554.2.2.1 Quản lý phiếu thu chi.554.2.2.2. Form quản lý thông tin vật tư.564.2.2.3 Form quản lý thông tin nhập – xuất.564.2.2.4 Form quản lý thông tin khách hàng.574.2.2.5 Form quản lý thông tin nhà cung cấp.574.2.2.6 Form quản lý thông tin nhóm.584.2.2.7 Form quản lý người dùng.594.2.3. Nghiệp vụ.594.2.3.1. Nhập kho.594.2.3.2 Xuất kho.604.2.4. Tìm kiếm sản phẩm.604.2.5. Báo cáo.614.2.5.1. Báo cáo phiếu nhập.614.2.5.2. Báo cáo phiếu xuất.614.2.6. Form trợ giúp.62KẾT LUẬN631. Ưu điểm của hệ thống đã xây dựng.632. Những nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống.633. Hướng phát triển đề tài trong tương lai.63TÀI LIỆU THAM KHẢO64

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 6

DANH MỤC BIỂU ĐỒ 7

DANH MỤC BẢNG BIỂU 9

DANH MỤC HÌNH 11

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 12

1.1 Tên đề tài 12

1.2 Lý do chọn đề tài 12

1.3 Mục tiêu của đề tài 12

1.4 Yêu cầu 12

1.5 Nội dung 13

1.6 Phương pháp nghiên cứu 13

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 14

2.1 Giới thiệu chung 14

2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 14

2.3 Chức năng của từng bộ phận 14

2.4 Chi tiết công việc của hệ thống 16

2.4.1 Quản trị hệ thống 17

2.4.2 Quản lý 17

2.4.3 Nhân viên: (Kế toán, thủ kho) 17

2.4.4 Các chức năng chính của hệ thống 18

2.5 Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng" 19

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 22

3.1 Biểu đồ Use Case tổng quát của hệ thống 22

3.2 Phân rã biểu đồ Use Case mức cao 22

3.2.1 Phân rã Use Case Quản lý nhập kho 22

3.2.2 Phân rã Use Case Quản lý xuất kho 23

3.2.3 Phân rã Use Case Kiểm kê 23

3.2.4 Phân rã Use Case Quản lý thu- chi 23

3.2.5 Phân rã Use Case Báo cáo thống kê 24

3.2.6 Phân rã Use Case Quản lý người dùng 24

3.3 Phân rã Use Case (mức thấp) 25

3.3.1 Phân rã Use Case Lập phiếu nhập 25

3.3.2 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin chi tiết phiếu nhập 25

3.3.3 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin phiếu nhập 25

3.3.4 Phân rã UseCase Lập phiếu xuất (thuộc Quản lý xuất kho) 26

3.3.6 Phân rã Use Case Cập nhật thông tin phiếu xuất 26

3.3.7 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin kiểm kê (thuộc Kiểm kê) 27

3.3.8 Phân rã UseCase Quản lý thu (Quản lý thu - chi) 27

3.3.9 Phân rã UseCase Quản lý chi (Quản lý thu - chi) 27

3.3.10 Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin khách hàng 28

3.3.11 Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin quản lý nhà cung cấp 28

3.4 Biểu diễn các Use Case bởi kịch bản 29

3.4.2 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Sửa thông tin chi tiết nhập hàng 30

3.4.3 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Xóa hàng 31

3.4.4 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Tìm kiếm 32

3.5 Biểu đồ trạng thái 32

3.5.2 Biểu đồ trạng thái chức năng sửa 33

3.5.3 Biểu đồ trạng thái thêm thông tin nhân viên 33

3.5.4 Biểu đồ trạng thái sửa thông tin nhân viên 34

3.5.5 Biểu đồ trạng thái xóa thông tin nhân viên 34

3.5.6 Biểu đồ trạng thái nhập kho 34

3.5.7 Biểu đồ trạng thái xuất kho 35

3.6 Biểu đồ hoạt động 35

3.6.1 Hoạt động đăng nhập 35

3.6.2 Hoạt động thông tin nhân viên 36

3.6.3 Hoạt động khách hàng 36

3.6.4 Hoạt động nhập xuất 37

3.7 Biểu đồ tuần tự 37

3.7.1 Biểu đồ tuần tự Đăng nhập 37

3.7.2 Biểu đồ tuần tự Đổi password 38

3.7.3 Biểu đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách hàng 38

3.7.4 Biểu đồ tuần tự chức năng sửa thông tin khách hàng 39

3.7.5 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin khách hàng 39

3.7.6 Biểu đồ tuần tự Lập phiếu nhập 40

3.7.7 Biểu đồ tuần tự Lập phiếu xuất 40

3.7.8 Biểu đồ tuần tự Quản lý người dùng 41

3.7.9 Biểu đồ tuần tự Thêm thông tin phiếu xuất 41

3.7.10 Biểu đồ tuần tự Tìm kiếm 42

3.8 Biểu đồ lớp 43

3.9 Mô tả bảng 44

3.10 Một số ký hiệu .51

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 53

4.1 Các chức năng của chương trình .53

4.2 Các form của chương trình .53

4.2.1 Hệ thống. 53

4.2.1.1 Form đăng nhập. 53

4.2.1.2 Form thay đổi thông tin cá nhân 54

4.2.2 Quản lý. 55

4.2.2.1 Quản lý phiếu thu chi 55

4.2.2.2 Form quản lý thông tin vật tư 56

4.2.2.3 Form quản lý thông tin nhập – xuất 56

4.2.2.4 Form quản lý thông tin khách hàng 57

4.2.2.5 Form quản lý thông tin nhà cung cấp 57

4.2.2.6 Form quản lý thông tin nhóm 58

4.2.2.7 Form quản lý người dùng 59

4.2.3 Nghiệp vụ 59

4.2.3.1 Nhập kho 59

4.2.3.2 Xuất kho 60

4.2.4 Tìm kiếm sản phẩm 60

4.2.5 Báo cáo 61

4.2.5.1 Báo cáo phiếu nhập 61

4.2.5.2 Báo cáo phiếu xuất 61

4.2.6 Form trợ giúp 62

KẾT LUẬN 63

1 Ưu điểm của hệ thống đã xây dựng 63

2 Những nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống 63

3 Hướng phát triển đề tài trong tương lai 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin, mạng Internet đã làm cho khoảng cách trên thế giới ngàycàng trở nên nhỏ bé Tri thức và thông tin không biên giới sẽ đưa hoạt động kinh tếvượt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tính toàn cầu Sự hội tụcông nghệ viễn thông - tin học - truyền thông quảng bá đang diễn ra mạnh mẽ trênphạm vi toàn cầu và dẫn đến sự hình thành những loại hình dịch vụ mới, tạo ra khảnăng mới và cách tiếp cận mới đối với phát triển kinh tế xã hội.

Ở Việt Nam công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực,trong tất cả các ngành nhằm xây dựng Việt Nam ngày càng phát triển Tuy nhiên, tốc

độ phát triển và khoảng cách của chúng ta so với các nước tiên tiến trong khu vực cònkhá xa và có thể càng ngày càng xa; còn nhiều bất cập, thông tin còn thiếu và môitrường thúc đẩy phát triển chưa hoàn thiện

Để một công ty hoạt động tốt thìngười quản lý cần phải nắm bắt được thông tinthị trường, tình hình công ty của mình một cách nhanh chóng và chính xác Trong khi

đó, việc quản lý thủ công bằng sổ sách khiến cho họ mất nhiều thời gian để tra cứuthông tin, đôi khi còn gây ra những sự nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến công việc.Vì vậyviệc sử dụng phần mềm quản lý là một giải pháp tốt giúp người điều hành đạt đượchiệu quả cao trong công việc

Xuất phát từ thực tế đó nhóm chúng em đã chọn đề tài:”Xây dựng phần mềm

quản lý vật tư ” tại Công ty Cổ phần Hoa Mai Do thời gian có hạn nên bài báo cáo

không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy cô

và các bạn Qua đây nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô

trong khoa công nghệ thông tin, đặc biệt là giảng viên ThS Vũ Thị Tuyết Mai đã tận

tình giúp đỡ nhóm chúng em hoàn thành báo cáo này

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 3.1 Mô hình Use Case tổng quát của hệ thống 22

Biểu đồ 3.6 Mô hình Use Case quản lý báo cáo thống kê 24

Biểu đồ 3.10 Mô hình Use Case cập nhật thông tin phiếu nhập 25

Biểu đồ 3.12 Mô hình Use Case cập nhật thông tin chi tiết phiếu

xuất

26

Biểu đồ 3.13 Mô hình Use Case cập nhật thông tin phiếu xuất 26Biều đồ 3.14 Mô hình Use Case cập nhật thông tin kiểm kê 27

Biều đồ 3.17 Mô hình Use Case quản lý thông tin khách hàng 28Biều đò 3.18 Mô hình Use Case quản lý thông tin nhà cung cấp 28Biều đồ 3.19 Biều đồ trạng thái thêm người dùng vào hệ thống 33

Biểu đồ 3.21 Biều đồ trạng thái thêm thông tin nhân viên 33Biểu đồ 3.22 Biểu đồ trạng thái sửa thông tin nhân viên 34Biểu đồ 3.23 Biểu đồ trạng thái xóa thông tin nhân viên 34

Biểu đồ 3.27 Biểu đồ hoạt động nhân viên 36

Biểu đồ 3.32 Biểu đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách

hàng

38

Biểu đồ 3.33 Biểu đồ tuần tự chức năng sửa thông tin khách hàng 39Biểu đồ 3.34 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa thông tin khách hàng 39Biểu đồ 3.35 Biểu đồ tuần tự chức năng lập phiếu nhập 40Biểu đồ 3.36 Biểu đồ tuần tự chức năng lập phiếu xuất 40Biểu đồ 3.37 Biểu đồ tuần tự chức năng quản lý người dùng 41Biểu đồ 3.38 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin phiếu

xuất

41

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Biểu diễn kịch bản Use Case thêm thông tin chi tiết

Bảng 3.20 Bảng ký hiệu 51

DANH MỤC HÌNH

Hính 4.3 Giao diện form thay đổi thông tin cá nhân 54

Hình 4.5 Giao diện form quản lý thông tin vật tư 56

Hình 4.6 Giao diện form quản lý thông tin nhập xuất 56

Hình 4.7 Giao diện form quản lý thông tin khách hàng 57

Hình 4.8 Giao diện form quản lý thông tin nhà cung cấp 57

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Tên đề tài.

Xây dựng phần mềm: “Quản lý vật tư”.

Quản lý hàng hóa đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và cóthêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh

Từ những nhìn nhận đó chúng em lựa chọn đề tài “Quản lý vật tư”, là phần

mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giúp doanh nghiệp thay thế cách thứcquản lý truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp

1.3 Mục tiêu của đề tài.

 Chương trình đảm bảo được sự bảo mật về cơ sở dữ liệu

 Chương trình được xây dựng thân thiện đơn giản và dễ sử dụng

 Báo cáo thống kê sản phẩm: nhập – xuất – tồn và báo cáo doanh thu

 Tìm kiếm theo: tên vật tư, nhà cung cấp…

1.5 Nội dung.

Phần mềm “Quản lý vật tư” gồm có những chức năng sau:

 Quản lý nhập kho

 Quản lý xuất kho

 Quản lý thu – chi

 Kiểm kê vật tư

 Tìm kiếm vật tư

 Báo cáo – thống kê

 Bảo mật hệ thống

1.6 Phương pháp nghiên cứu.

Để việc xây dựng hệ thống được hoàn thiện đầy đủ chức năng, sát thực tế.Chúng em đã tiến hành khảo sát trực tiếp tình hình quản lý vật tư tại Công ty Cổ phầnHoa Mai

Với hệ thống quản lý vật tư tại Công ty và kiến thức đã được giảng dạy trongnhà trường Nhóm chúng em chọn ngôn ngữ lập trình chủ yếu là C Sharp, sử dụng cơ

sở dữ liệu SQL Server 2005 và dùng phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng

để xây dựng phần mềm này

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 Giới thiệu chung.

Công ty CP Hoa Mai tiền thân là cửa hàng tự chọn bán lẻ nhiều mặt hàng Do

sự phát triển của kinh tế thị trường, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao và muốn

mở rộng kinh doanh thêm nhiều sản phẩm đến năm 2009 Công ty CP Hoa Mai đượcthành lập Khách hàng mà Công ty CP Hoa Mai hướng đến là các Đại lý, Cửa hàng tựchọn

2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty.

Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức

2.3 Chức năng của từng bộ phận.

 Giám đốc Doanh nghiệp:

 Là người đứng đầu Công ty, đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

 Giám đốc là người đưa ra những quyết sách, chiến lược kinh doanh theo

từng thời điểm cụ thể, định hướng phát triển Công ty

 Giám đốc nhận thông tin và giao nhiệm vụ trực tiếp cho phòng Quản lý

Bộ phận quản lý kho hàng Phòng quản lý

tháng hoặc theo quý bộ phận bán hàng gửi các kế hoạch nhập hàng lên phòng quản lý.

 Đưa ra kế hoạch kinh doanh, dự trù kinh doanh gửi lên Phòng quản lý

 Thống kê các mặt hàng bán chạy, các mặt hàng ít được ưa chuộng từ đó đưa

ra kế hoạch nhập hàng

 Bộ phận quản lý kho hàng:

 Trực tiếp quản lý danh mục hàng trong kho, báo cáo tồn kho theo: ngày,

tuần, tháng lên phòng Quản lý

 Dự trù kế hoạch nhập hàng gửi lên phòng quản lý hoặc bộ phận kinh doanh

 Kết hợp với bộ phận kế toán – thống kê kiểm kê hàng tồn kho tại Công ty theo tuần, tháng, quý… hoặc theo yêu cầu của Bộ phận quản lý

 Chịu trách nhiệm đối với Phòng quản lý về con số thông kê hàng tồn trong kho

 Bộ phận kế toán – thống kê:

 Thực hiện nghiệp vụ thống kê hóa đơn, chứng từ theo từng đơn hàng nhập

và xuất hàng của Công ty

 Tính giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng danh mục hàng và cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng

 Báo cáo chi tiết về doanh thu theo từng tuần, tháng lên phòng quản lý

 Theo dõi chấm công, doanh thu bán hàng của mỗi nhân viên kinh doanh dựa vào đó để báo cáo tổng hợp lương cuối tháng gửi lên phòng quản lý Và thực hiện chitrả lương

 Thực hiện việc thanh toán tiền hàng đối với nhà cung cấp và thu tiền đối với khách hàng

2.4 Chi tiết công việc của hệ thống.

Công ty Cổ phần Hoa Mai có nhiều kho để chứa vật tư hàng hóa:

 Mỗi kho đều có thủ kho chuyên trách Nhiệm vụ của thủ kho là xuất nhập vật tư hàng hoá theo phiếu xuất hoặc phiếu nhập do người quản lý kho viết ra Ngoài

ra đến định kỳ, người thủ kho phải kiểm kê và báo cáo tồn kho từng loại mặt hàngtrong kho Báo cáo tồn kho được dùng với mục đích sau:

 Để lên kế hoạch kinh doanh kịp thời, ví dụ xem xét khả năng có thể đáp ứngmột hợp đồng hay không, kho thiếu hàng nào, kho có thể xuất lượng lớn hàng hóanào

 Đối chiếu với các chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù hợp với tồn kho theo chứng từ hay không Công việc này nhằm mục đích xem có thất thoát

về vật tư hoặc có nhầm lẫn về chứng từ không

 Để bảo đảm kinh doanh ổn định, kho hàng luôn được quản lý chặt chẽ và kịp thời điều phối hợp lý Một số mặt hàng và vật tư phải đạt được độ dự trữ lớn hơnmột mức nào đó được gọi là dự trữ tối thiểu, nếu mức dự trữ này thấp hơn thì quản lýkho phải làm đơn đạt hàng bổ sung Một số mặt hàng nào đó cũng quy định một mứcgọi là dự trữ tối đa, nếu tồn kho vượt quá mức này thì phải có biện pháp khắc phục đểtránh hàng hoá không tiêu thụ được

 Nếu không có sự phù hợp giữa thực tế và theo chứng từ thì hoặc có sự thất thoát về vật tư hàng hoá hoặc có sự nhầm lẫn về chứng từ thì cần kiểm tra

 Để tiện theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mỗi mặt hàng mộtthẻ kho Mỗi lần xuất hoặc nhập hàng đều ghi vào thẻ kho đó số lượng xuất, số lượngnhập, số lượng tồn kho tương ứng Bản báo cáo tồn kho có dạng như trong thẻ 1 vàthẻ kho có dạng như trong thẻ 2

 Người quản lý kho không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà chỉ là nơi phát sinh các chứng từ xuất nhập và theo dõi, kiểm tra Các chứng từ chủ yếu là chứng từxuất hoặc nhập Khi có nhu cầu về vật tư, người quản lý kho tiếp xúc với Nhà cungcấp để làm đơn đặt hàng Khi hàng về, sau khi giám định chất lượng, người quản lýkho viết phiếu nhập lưu lại một bản, một bản gửi cho kế toán để thanh toán, một bảngửi cho Nhà cung cấp và một bản cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho Một phiếunhập kho cũng có thể có nhiều mặt hàng nhưng chỉ từ một Nhà cung cấp hoặc từ mộtphân xưởng mà thôi Phiếu nhập kho có dạng như thẻ 3

 Đối với kho thành phẩm, việc xuất kho chính là bán hàng, phiếu xuất kho được viết theo lệnh của Phòng kinh doanh Một phiếu xuất cũng gồm bốn bản nhưphiếu nhập Hoá đơn kiểm Phiếu xuất kho có dạng như thẻ 4

 Công ty không bán lẻ mà bán buôn cho một số đại lý có hợp đồng với

công ty Hồ sơ khách hàng (lập từ hợp đồng đại lý) cũng được lưu trữ để xác nhận khi

họ đến lấy hàng Hồ sơ có dạng như trong thẻ 5

 Định kỳ người quản lý kho phải báo cáo với Ban lãnh đạo biến động của

kho hàng bao gồm: tồn kho mỗi mặt hàng đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất trong

kỳ và tồn kho cuối kỳ Ban lãnh đạo căn cứ vào các số liệu này để nắm tình hình kinhdoanh

2.4.1 Quản trị hệ thống.

Quyền tối cao trong chương trình Người sử dụng thuộc nhóm quyền này sẽ đượctoàn quyền truy cập những chức năng trong hệ thống và có thể cấp quyền hay thay đổiquyền của những người sử dụng khác Quyền này thường dành riêng cho người quảntrị hệ thống

2.4.2 Quản lý

Xem được tất cả báo cáo và theo dõi tình hình làm việc của nhân viên cũng nhưhoạt động của hệ thống nhưng không thể truy cập chức năng cập nhật hay điều chỉnh

dữ liệu

2.4.3 Nhân viên: (Kế toán, thủ kho).

Người dùng đăng nhập chương trình thuộc nhóm này, sẽ phụ thuộc vào từng bộphận mà sẽ có những quyền truy cập tương ứng để đảm bảo cho họ làm tốt công việccủa mình

 Quản lý nhập kho:

 Quản lý các thông tin chi tiết hàng hóa vật tư nhập kho như: số chứng từ,ngày chứng từ, nhà cung cấp, người giao dịch, chi tiết thông tin về hàng hóanhư: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng

 Lập và in phiếu nhập kho

 Quản lý xuất kho:

 Quản lý các thông tin chi tiết hàng hóa vật tư xuất kho như: số chứng từ,ngày chứng từ, người giao dịch, chi tiết thông tin về hàng hóa như mã hàng,tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng

 Lập và in phiếu xuất kho

 Quản lý thu – chi:

 Quản lý thông tin thu - chi: số tiền, người thu (chi), ngày thu (chi), lý dothu (chi),…

 Xuất phiếu thu (chi)

 Kiểm kê:

 Thực hiện các đợt kiểm kê định kỳ và bất thường

 Cập nhật kết quả kiểm kê thực tế

 Lập các báo cáo kiểm kê

 Tìm kiếm:

 Chức này sẽ giúp cho người sự dụng hệ thống tìm kiếm thông tin một cáchnhanh chóng, chính xác

 Tìm thông tin phiếu nhập

 Tìm thông tin phiếu xuất

 Tìm thông tin sản phẩm

 Báo cáo – Thống kê:

Dữ liệu sẽ được thống kê và lập các báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu

 Báo cáo hàng tồn kho

 Báo cáo tổng hợp hàng nhập

 Báo cáo tổng hợp hàng xuất

 Thống kê thu – chi

 Khai báo tên và mật khẩu cho từng người dùng trong các nhóm Người dùng

có thể thay đổi mật khẩu của mình Để đảm bảo người khác không thể xâmnhập hệ thống, phá hủy dữ liệu của hệ thống

 Quản lý đăng nhập vào chương trình theo tên và mật khẩu và cấp quyền sửdụng (đã được phân theo nhóm) cho từng người khi vào chương trình

2.5 Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng".

Công ty CP Hoa Mai

Kho:………

Báo cáo tồn khoNgày:……

Thủ kho Thủ trưởng Đơn vị

Thẻ 1: Báo cáo tồn kho

Công ty CP Hoa Mai

Tên kho: Kho thành phẩm

Thẻ 4: Phiếu xuất kho

Công ty CP Hoa Mai

3.2 Phân rã biểu đồ Use Case mức cao.

3.2.1 Phân rã Use Case Quản lý nhập kho.

Biểu đồ 3.2 - Mô hình use case quản lý nhập kho

3.2.2 Phân rã Use Case Quản lý xuất kho.

Biểu đồ 3.3 - Mô hình use case quản lý xuất kho 3.2.3 Phân rã Use Case Kiểm kê.

Biểu đồ 3.4 - Mô hình use case kiểm kê

3.2.4 Phân rã Use Case Quản lý thu- chi.

Biều đồ 3.5 - Mô hình use case quản lý thu – chi

3.2.5 Phân rã Use Case Báo cáo thống kê.

Biểu đồ 3.6 - Mô hình use case báo cáo thống kê 3.2.6 Phân rã Use Case Quản lý người dùng.

Biểu đồ 3.7 - Mô hình use case quản lý người dùng

3.3 Phân rã Use Case (mức thấp).

3.3.1 Phân rã Use Case Lập phiếu nhập

Biểu đồ 3.8 - Mô hình use case lập phiếu nhập 3.3.2 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin chi tiết phiếu nhập.

Biểu đồ 3.9 - Mô hình use case cập nhật thông tin 3.3.3 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin phiếu nhập

Biểu đồ 3.10 - Mô hình use case cập nhật thông tin phiếu nhập

3.3.4 Phân rã UseCase Lập phiếu xuất (thuộc Quản lý xuất kho).

Biểu đồ 3.11 - Mô hình use case lập phiếu xuất 3.3.5 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin chi tiết phiếu xuất

Biểu đồ 3.12 - Mô hình use case cập nhật thông tin chi tiết phiếu xuất

3.3.6 Phân rã Use Case Cập nhật thông tin phiếu xuất

Biểu đồ 3.13 - Mô hình use case cập nhật thông tin phiếu xuất

3.3.7 Phân rã UseCase Cập nhật thông tin kiểm kê (thuộc Kiểm kê).

Biểu đồ 3.14 - Mô hình use case cập nhật thông tin kiểm kê

3.3.8 Phân rã UseCase Quản lý thu (Quản lý thu - chi).

Biểu đồ 3.15 - Mô hình use case quản lý thu-chi

3.3.9 Phân rã UseCase Quản lý chi (Quản lý thu - chi).

Biểu đồ 3.16 - Mô hình usecase quản lý chi 3.3.10 Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin khách hàng.

Biểu đồ 3.17 - Mô hình use case quản lý thông tin khách hàng

3.3.11 Phân rã biểu đồ USE CASE quản lý thông tin quản lý nhà cung cấp.

Biểu đồ 3.18 - Mô hình use case quản lý thông tin nhà cung cấp

3.4 Biểu diễn các Use Case bởi kịch bản.

3.4.1 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Thêm thông tin chi tiết phiếu nhập.

(Chỉ xây dựng kịch bản cho UC Quản lý nhập kho còn xuất kho tương tự)

Tên Use case Thêm thông tin chi tiết phiếu nhập.

Người chịu trách

Tiền điều kiện Nhân viên đăng nhập hệ thống

Đảm bảo tối thiểu Hệ thống loại bỏ thông tin đã thêm và quay lại bước

trước

Đảm bảo thành công Thông tin về hàng mới được bổ sung vào CSDL.Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng nhập kho trong menu.Chuỗi sự kiện chính 1 Hệ thống hiển thị form nhập kho

2 Nhân viên nhập thông tin hàng về kho và nhấn thêm mới.

3 Hệ thống kiểm tra thông tin nhập và xác nhận

4 Hệ thống lưu thông tin hàng mới vào CSDL

5 Hệ thống thông báo nhập thành công

6 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm hàng

Ngoại lệ

3.a Hệ thống thông báo đã có hàng trong CSDL

3.a.1 Nhân viên thêm số lượng hàng

3.a.2 Hệ thống thêm số lượng hàng đã có trong kho.3.a.3 Hệ thống thống báo nhập thành công

3.b Hệ thống thông báo thông tin hàng không hợp lệ3.b.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin.3.b.2 Nhân viên nhập lại thông tin hàng nhập

Bảng 3.1: Biểu diễn kịch bản Use Case thêm thông tin chi tiết phiếu nhập

Tên Use case Sửa thông tin chi tiết nhập hàng

Người chịu trách

Tiền điều kiện Nhân viên đăng nhập hệ thống

Đảm bảo tối thiểu Hệ thống loại bỏ thông tin đã sửa và quay lại bước

trước

Đảm bảo thành công Thông tin về hàng được sửa trong CSDL

Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng nhập kho trong menu.Chuỗi sự kiện chính 1 Hệ thống hiển thị form nhập kho

2 Nhân viên sửa thông tin hàng về kho và nhấn nút sửa

3 Hệ thống kiểm tra thông tin sửa và xác nhận

4 Hệ thống lưu thông tin mới vào CSDL

5 Hệ thống thông báo nhập thành công

6 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm hàng

Ngoại lệ

3.a Hệ thống thông báo thông tin hàng không hợp lệ.3.a.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin sửa

3.a.2 Nhân viên nhập lại thông tin hàng sửa

Bảng 3.2: Biểu diễn kịch bản Use Case Sửa thông tin chi tiết nhập hàng 3.4.3 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Xóa hàng.

Người chịu trách

Tiền điều kiện Nhân viên đăng nhập hệ thống

Đảm bảo tối thiểu Hệ thống thông báo lỗi tương ứng ra giao diện

Đảm bảo thành công Thông tin về hàng được xóa trong CSDL

Kích hoạt Nhân viên chọn chức năng nhập kho trong menu

Chuỗi sự kiện chính

1 Hệ thống hiển thị form nhập kho

2 Nhân viên xóa thông tin hàng về kho và nhấn nút xóa

3 Hệ thống kiểm tra thông tin xóa và xác nhận

4 Hệ thống xóa hàng trong CSDL

5 Hệ thống thông báo xóa thành công

6 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm hàng

Ngoại lệ

3.a Hệ thống thông báo thông tin xóa hàng không hợp

lệ (không nhập, nhập thiếu thông tin)

3.a.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên thao tác lại

3.a.2 Nhân viên nhập lại thông tin hàng cần xóa

Bảng 3.3: Biểu diễn kịch bản Use Case Xóa hàng

3.4.4 Biểu diễn kịch bản cho Use Case Tìm kiếm.

Tiền điều kiện Người dùng đăng nhập vào hệ thống

Đảm bảo tối thiểu Nhân viên thực hiện tìm kiếm lại

Đảm bảo thành công Hệ thống đưa ra kết quả tìm kiếm

Kích hoạt Chọn chức năng tìm kiếm trên menu

5 Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm

6 Hoàn tất, thoát khỏi chức năng tìm kiếm

Ngoại lệ Không có ngoại lệ

Bảng 3.4: Biểu diễn kịch bản Use Case Tìm kiếm

3.5 Biểu đồ trạng thái.

3.5.1 Biểu đồ trạng thái chức năng thêm người dùng vào hệ thống.

Đăng nhập vào hệ thông

Nhập thông tin người dùng

người dùng đã tồn tại

Thông tin người dùng sai

Biểu đồ 3.19 - Biểu đồ trạng thái thêm người dùng vào hệ thống 3.5.2 Biểu đồ trạng thái chức năng sửa.

Biểu đồ 3.20 - Biểu đồ trạng thái chức năng sửa

3.5.3 Biểu đồ trạng thái thêm thông tin nhân viên.

Thông tin nhân viên

Nhân viên đã tồn tại

Nhân viên không tồn tại