cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo iso 9001 2008 tại trường cao đẳng nghề hàng hải thành phố hồ chí minh

đào tạo phải nghiên cứu, lập kế hoạch và tiến hành những hoạt động cụ thể nhằm hoàn Các ưu điểm mà Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 có thể đem lại cho một tổ chức giáo dục [43]

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI

LỜI CAM ĐOAN

Học viên

Phạm Thị Mẫu Ly

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

L ỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

M ỤC LỤC 3

DANH M ỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 6

M Ở ĐẦU 7

1 Lý do ch ọn đề tài 7

2 M ục đích nghiên cứu 8

3 Khách th ể và đối tượng nghiên cứu 9

4 Gi ả thuyết khoa học 9

5 Nhi ệm vụ nghiên cứu 9

6 Gi ới hạn phạm vi nghiên cứu 9

7 Các phương pháp nghiên cứu 10

8 C ấu trúc luận văn 12

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QU ẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGH Ề 13

1.1 L ịch sử nghiên cứu vấn đề 13

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 13

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 15

1.2 M ột số khái niệm cơ bản 20

1.2.1 Đào tạo, đào tạo nghề 20

1.2.2 Quản lý 22

1.2.3 Quản lý trường học, quản lý đào tạo 23

1.2.4 Cải tiến, hệ thống, quy trình, văn bản 24

1.2.5 Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 27

1.3 Lý lu ận về hệ thống quản lý chất lượng đào tạo theo ISO 9001: 2008 28

1.3.1 Khái niệm ISO, chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, quản lý đào tạo theo ISO 28

1.3.2 Đặc điểm về ISO 9001: 2008 29

1.3.3 Lợi ích áp dụng quản lý quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 200831 1.4 Lý lu ận về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo trường cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008 31

1.4.3 Hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề theo ISO

9001: 2008 34

1.5 Các y ếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo 41 1.5.1 Yếu tố khách quan: việc triển khai hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước 41

1.5.2 Yếu tố chủ quan: Nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên viên, giáo viên, sinh viên; Công tác chỉ đạo về cải tiến hệ thống quy trình, văn bản 42

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀNG HẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 45

2.1 Khái quát v ề địa bàn nghiên cứu và quá trình khảo sát 45

2.1.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 45

2.1.2 Vài nét về quá trình khảo sát bằng phiếu điều tra 46

2.2 Nh ận thức và thái độ của cán bộ quản lý, chuyên viên, giáo viên trường CĐN HH TPHCM 48

2.2.1 Nhận thức của cán bộ quản lý, chuyên viên và giáo viên về vai trò của quản lý chất lượng và vai trò của quy trình, văn bản quản lý đào tạo 48

2.2.2 Mức độ hiểu biết của cán bộ quản lý, chuyên viên và giáo viên về quản lý hệ thống chất lượng ISO 50

2.2.3 Thái độ của cán bộ quản lý, chuyên viên và giáo viên đối với việc cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý hướng theo ISO 52

2.3 Th ực trạng quản lý đào tạo tại trường cao đẳng nghề hàng hải thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2007 - 2012 53

2.3.1 Quản lý công tác tuyển sinh 54

2.3.2 Quản lý quá trình đào tạo 55

2.3.3 Quản lý kết quả đào tạo 60

2.3.4 Quản lý các hoạt động phối hợp 61

2.4 Th ực trạng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 - 2012 63

2.4.1 Thực trạng quy trình, văn bản tổ chức đào tạo 63

2.4.2 Thực trạng quy trình, văn bản quản lý đào tạo 65

2.5 Đánh giá chung về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2007 – 2012 theo ISO 9001: 2008 67

2.5.1 Điểm mạnh 67

2.5.2 Điểm yếu 70

2.5.3 Cơ hội 73

2.5.4 Thách thức 74

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN

3.1 Định hướng đề xuất cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại

trường CĐN HH TPHCM hướng theo ISO 77

3.1.1 Định hướng đáp ứng tinh thần cơ bản của chiến lược phát triển Trường CĐN HH TPHCM giai đoạn 2011 - 2020 77

3.1.2 Nguyên tắc thực hiện 78

3.1.3 Tập trung cải thiện 4 lĩnh vực quản lí chuyên môn 79

3.1.4 Nghiên cứu và áp dụng linh hoạt các yêu cầu của ISO 9001: 2008 khi thực hiện cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo 79

3.2 Đề xuất cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại trường CĐN HH TPHCM theo ISO 9001: 2008 80

3.2.1 Quy trình tuyển sinh 80

3.2.2 Quy trình lập kế hoạch, thực hiện giảng dạy 85

3.2.3 Quy trình quản lý điểm 88

3.2.4 Quy trình tổ chức thi tốt nghiệp 99

3.2.5 Quy trình cấp phát bằng tốt nghiệp 103

3.2.6 Quy trình giải quyết sự vụ sinh viên 106

3.2.7 Quy trình kiểm soát hồ sơ tổ chức đào tạo 108

3.3 Kh ảo nghiệm tính khả thi của các quy trình được cải tiến 110

3.3.1 Mục đích 110

3.3.2 Phương pháp tiến hành, nội dung, đối tượng khảo sát và cách thức xử lý số liệu110 3.3.3 Kết quả khảo nghiệm 111

K ẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 113

1 K ết luận 113

2 Ki ến nghị 114

DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 115

PH Ụ LỤC 118

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

đầu nhằm hoàn thành mục tiêu giáo dục, đào tạo; Vì vậy, những chỉ đạo của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo trên con đường thực hiện thành công mục tiêu công

Đảng lần thứ XI đã đề ra phương hướng: “Thực hiện đồng bộ các giải pháp phát triển và nâng cao ch ất lượng giáo dục, đào tạo Đổi mới chương trình, nội dung, phương pháp dạy

và h ọc, phương pháp thi, kiểm tra theo hướng hiện đại” Như vậy, phát triển giáo dục theo

hướng hiện đại là yêu cầu cấp thiết trong xu hướng hội nhập, toàn cầu hoá của Việt Nam

Đảng XI nêu rõ: “Tiếp tục đổi mới cơ chế quản lý giáo dục, đào tạo trên tinh thần tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo dục, đào tạo Làm tốt công tác xây d ựng quy hoạch, kế hoạch phát triển, quản lý mục tiêu, chất lượng giáo dục, đào tạo Phát tri ển hệ thống kiểm định và công bố công khai kết quả kiểm định chất lượng giáo dục, đào tạo”

theo nhu c ầu phát triển của xã hội; có cơ chế và chính sách thiết lập mối liên kết chặt chẽ

gi ữa các doanh nghiệp với cơ sở đào tạo Xây dựng và thực hiện các chương trình, đề án đào tạo nhân lực cho các ngành, lĩnh vực mũi nhọn”

đào tạo phải nghiên cứu, lập kế hoạch và tiến hành những hoạt động cụ thể nhằm hoàn

Các ưu điểm mà Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 có thể đem lại cho một

tổ chức giáo dục [43]:

- Cho phép tổ chức theo dõi được các khâu, các quá trình hoạt động của tổ chức một

luôn thay đổi và phát triển của thị trường;

trong lĩnh vực giáo dục đào tạo cũng nên áp dụng ISO Cuộc sống phát triển tất yếu dẫn đến

cao hơn khách hàng hôm nay về chất lượng sản phẩm và dịch vụ; Vì vậy nâng cao chất lượng và tiêu chuẩn hoá Hệ thống quản lý chất lượng là thực sự cần thiết

Trường Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh (CĐN HH TPHCM) đã và đang áp dụng nhiều phương thức cải cách công tác quản lý hành chính trong đào tạo: cải

ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động tổ chức và quản lý đào tạo nhà Trường

đúng đắn, nhằm tạo sự đồng bộ về văn bản, về quy trình để mọi thành viên trong đơn vị, cán

ISO 9001: 2008 t ại Trường Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh”

2 Mục đích nghiên cứu

CĐN HH TPHCM nhằm cải tiến một số quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại Trường CĐN

HH TPHCM hướng theo ISO 9001: 2008

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

- Khách th ể: Quản lý hoạt động đào tạo Trường Cao đẳng nghề

- Đối tượng: Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại

Trường CĐN HH TPHCM

4 Giả thuyết khoa học

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

CĐN HH TPHCM;

6 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng khảo sát: cán bộ quản lý, chuyên viên, giáo viên và sinh viên hệ cao đẳng

- Ph ạm vi nghiên cứu: hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo; điều tra và đánh

Trường CĐN HH TPHCM

- N ội dung nghiên cứu: tập trung nghiên cứu hệ thống văn bản, quy trình quản lý của

lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Th ời gian thực hiện: 01/2013 đến 10/2013

7 Các phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

- Quan điểm hệ thống – cấu trúc: Theo quan điểm này, trong trường hợp của đề tài

- Quan điểm lịch sử - logic: Hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo được nghiên

được nghiên cứu từ 01/2013 đến 10/2013 tại Trường CĐN HH TPHCM

- Quan điểm thực tiễn: Đề xuất cải tiến một số quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo

(người học, cơ quan cử người đi học, nơi sử dụng) và cơ sở đào tạo (Trường CĐN HH TPHCM)

7.2 Các phương pháp nghiên cứu cụ thể

7.2.1 Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết

Dùng các phương pháp này để nghiên cứu tài liệu làm cơ sở lý luận cho đề tài nghiên

liệu…:

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Từ các nguồn tài liệu về hệ

định có liên quan: hệ thống văn bản pháp quy của nhà nước, quy chế đào tạo Cao đẳng nghề

o Phương pháp phân loại và hệ thống hoá lý thuyết: Sắp xếp tài liệu khoa

đề tài

7.2.2 Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn

o Phương pháp trao đổi – phỏng vấn: qua việc trao đổi trực tiếp với một số

cơ sở

o Phương pháp nghiên cứu sản phẩm: phương pháp này nhằm tổng hợp, phân

tích và đánh giá các sản phẩm hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO từ các

cơ sở giáo dục – đào tạo trong cả nước, đặc biệt là hệ thống đào tạo nghề Từ đó, rút ra ưu nhược điểm và bài học kinh nghiệm để áp dụng vào đề tài nghiên cứu của bản thân

o Phương pháp điều tra viết bằng phiếu hỏi: Xây dựng bộ công cụ điều tra

tiếp theo

o Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: trao đổi, quan sát, thảo luận, phỏng vấn,

trình độ cao trong lĩnh vực Theo đó, ý kiến của từng người sẽ bổ sung lẫn nhau, kiểm tra

o Phương pháp quan sát: Thu thập thông tin trên cơ sở tri giác trực tiếp các

quy trình, văn bản quản lý đào tạo đang hiện hành tại Trường, cho ta những tài liệu sống về

ực tiễn hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo, từ đó có thể khái quát, rút ra những

7.2.3 Phương pháp thống kê toán học

Phương pháp này được sử dụng để xử lý số liệu cho phương pháp điều tra bằng

sánh để phân tích dữ liệu thống kê theo trị số phần trăm, trị số bình quân (trung bình

8 Cấu trúc luận văn

Chương 1 Lý luận về cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001:

Chương 2 Thực trạng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo Trường CĐN HH TPHCM (2007-2012) theo ISO 9001: 2008

Chương 3 Đề xuất cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo hướng vào chất lượng theo ISO 9001: 2008 tại Trường CĐN HH TPHCM

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUY TRÌNH, VĂN BẢN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ISO 9001: 2008 TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ

1.1 L ịch sử nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Dunham, Nick Foskett… :

- Fred C Lunenburg và Allan C Ornstein trong “Educational Adminitration – concepts and Practices” đề cập đến các khái niệm, cách thức quản lý văn bản quản lý giáo

được diễn giải thú vị với sự pha trộn tuyệt vời giữa lý thuyết và thực hành [40]

đóng gói với những ý tưởng và hiểu biết về lãnh đạo trường học, nó cho ta thấy cái nhìn

trường… Sức mạnh của cuốn sách là những nghiên cứu thực nghiệm các tác giả đã tiến

lược quản lý và dựa trên các nghiên cứu mới nhất [38]

International Dimensions” cung cấp các góc nhìn cơ bản trong lãnh đạo và quản lý giáo dục

phương pháp quản lý giáo dục hiệu quả; các nội dung trong công tác quản lý giáo dục: quản

lý nhà trường, quản lý học sinh…

Trong xu hướng toàn cầu hoá, các cơ sở giáo dục và đào tạo ngày càng chú trọng đến

xu hướng quốc tế hoá: đó là quá trình kết hợp các khía cạnh quốc tế và hội nhập văn hoá

mình trong lĩnh vực kiểm định toàn cầu về giáo dục: GATE, CRE, IQR… Các cơ sở giáo

New England…[18]

trường trong quản lý, trong đó có mô hình BS 5750/ ISO 9000, mô hình quản lý tổng thể

Model (SEAMEO, 1999) Các mô hình này được đề cập tới qua thực tiễn áp dụng tại các

trường học tại Anh, Thái Lan, Ấn Độ, Trung Quốc…, được tổng hợp lại trong Tài liệu tập

hu ấn Tự đánh giá trong kiểm định chất lượng giáo dục đại học, Hà Nội, xuất bản năm 2006

ý: ISO ra đời từ năm 1946 với mục đích là nghiên cứu xây dựng và công bố các tiêu chuẩn

lĩnh vực quản lý đào tạo thì khá mới mẻ: nghiên cứu của Russo cho thấy giữa những năm

được đưa vào các lĩnh vực kinh doanh và sau đó được giới thiệu vào lĩnh vực giáo dục đại

chứng nhận Giải thưởng chất lượng quốc gia Malcolm Baldrige (The MALCOLM Baldrige

(Russo, 1995)

Warren Piper cũng phân tích, trong giáo dục đại học, đảm bảo chất lượng được ISO định nghĩa là tổng số các cơ chế và quy trình được áp dụng nhằm đảm bảo chất lượng đã được định trước hoặc việc cải tiến chất lượng liên tục – bao gồm việc hoạch định, xác định,

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO đã công bố kết quả khảo sát năm 2012 về số liệu chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO trên toàn thế giới (The ISO Survey of Management

tính đến cuối tháng 12 năm 2012, đã có ít nhất 1,101,272 chứng chỉ ISO 9001 được cấp ở

thời điểm trên có 6,144 chứng chỉ được cấp, tăng thêm 1,365 chứng chỉ, tăng 28.6% so với năm 2011 (đến năm 2011 có 4,779 chứng chỉ) [43]

Như vậy, theo chiều dài lịch sử phát triển của quản lý, quản lý trong lĩnh vực dịch vụ

đào tạo theo quy trình theo ISO 9001: 2008 được nghiên cứu và xây dựng, áp dụng ngày

biến

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Ở Việt Nam, việc tìm hiểu, nghiên cứu về giáo dục, dạy học, quản lý giáo dục, quản

lý đào tạo cũng là một trong những trọng tâm nghiên cứu của nhiều tác giả, nhà khoa học:

d ục học” đã đi sâu làm rõ những vấn đề cơ bản của giáo dục học, lý luận giáo dục, lý luận

về các khái niệm quản lý, quản lý giáo dục cũng như đặc điểm và bản chất của quản lý giáo

triển trường học [8]

trường, trong đó có đề cập đến quản lý hoạt động dạy học và những yếu tố ảnh hưởng đến

trường hiện đại với những nhu cầu cao hơn, lựa chọn nhiều hơn: nơi nào có chất lượng cao

lượng đào tạo [16]

những vấn đề, những lĩnh vực cơ bản trong quản lý nhà trường, xây dựng chương trình đào

lượng tổng thể TQM… Cụ thể:

Năm 2002, Viện Nghiên cứu Giáo dục Trường Đại học Sư phạm TP.Hồ Chí Minh

9000 vào công tác nghiên c ứu khoa học tại Viện nghiên cứu giáo dục, Trường ĐHSP TP

hướng vào chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tại Viện Nghiên cứu giáo dục

Năm 2003, Tổng cục dạy nghề - Bộ Lao động Thương binh và Xã hội đã đưa ra bộ

năng nghề được trình bày rõ ràng và ngắn gọn Các tiêu chí này có liên quan đến quá trình như: Sự chuẩn xác, sự thành thạo và sự hợp lý Chúng có thể liên quan đến sản phẩm như

để đánh giá kỹ năng nghề (chất lượng) chung cho hầu hết các ngành nghề được đào tạo ở

Phan Văn Kha làm chủ nhiệm - đã đánh giá thực trạng quản lý chất lượng đào tạo đại học, xác định những quan điểm trong quản lý chất lượng và thiết kế mô hình quản lý chất lượng đào tạo đại học ở Việt Nam Mô hình quản lý chất lượng đào tạo được đề xuất theo ISO

lượng; Và giám sát hệ thống chất lượng

Đề tài nghiên cứu cấp Bộ (2004): “Các giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng quản

lý giáo d ục” của tác giả Bùi Mạnh Nhị đã cho thấy trong quản lý chất lượng cần phải có bộ

Năm 2012, tác giả Hoàng Thị Nhị Hà với đề tài “Quản lý đào tạo sau đại học Trường Đại học Sư phạm TPHCM theo ISO 9001: 2000” đã đi sâu vào hướng nghiên cứu

ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO vào quản lý đào tạo ở bậc sau đại học Công

lượng cũng như Hệ thống quản lý chất lượng và mô hình quản lý chất lượng Các nhà khoa

phương thức quản lý đều có mặt ưu, nhược và phù hợp với thực tiễn địa bàn nghiên cứu

lượng và mô hình quản lý chất lượng đào tạo trình độ cao đẳng, đại học và đặc biệt với giáo

đào tạo hiện nay

cơ quan, tổ chức xã hội trong và ngoài nước đánh giá hiệu quả và kết quả đào tạo tại trường,

trên cơ sở kết quả nghiên cứu của các tác giả đi trước trong và ngoài nước, đề tài sẽ hệ

lượng đào tạo cao đẳng nghề, từ đó đề xuất cải tiến quản lý chất lượng đào tạo nghề mang đặc thù riêng bằng phương thức quản lý đào tạo theo các quy trình cụ thể hướng theo ISO

- Tình hình ứng dụng ISO:

lượng ISO

Ở nước ta việc ứng dụng ISO thực hiện chủ yếu trong các lĩnh vực sản xuất, kinh

ĐH Sư phạm Kỹ thuật TPHCM, Trường Trung học Nghiệp vụ Du lịch - Khách sạn

trường học chưa được chú trọng nhiều tại các trường đại học, cao đẳng cũng như tại các trường cao đẳng nghề Mặt bằng chung, các trường luôn mong muốn có một chứng nhận về

tráng”, nhưng quá trình càng về sau lại càng hời hợt và hình thức bởi khả năng, thói quen,

được làm để đầy đủ hình thức chứ không để là công cụ trợ thủ đắc lực nhằm đảm bảo chất lượng Điều này được thể hiện qua chất lượng đào tạo ít thay đổi theo hướng đi lên mà cứ

ủa người học, phụ huynh, các nhà sử dụng lao động vẫn vô cùng phổ biến, đặc biệt là

Khác với các quá trình sản xuất công nghiệp, các loại hình dịch vụ hàng hóa, dịch vụ hành chính công, lĩnh vực GD&ĐT có đặc trưng riêng về quá trình đào tạo từ các yếu tố từ đầu vào như chương trình, nội dung giảng dạy, cơ sở vật chất trường, lớp, trang thiết bị dạy

đặc biệt của sản phẩm giáo dục là con người không có “phế phẩm” việc ứng dụng mô hình

trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề mang tính dịch vụ với nhiều

nhà Trường Đồng thời, việc nghiên cứu về cải tiến quy trình, văn bản quản lý đào tạo của Trường theo ISO là chưa tiến hành Do đó việc nghiên cứu, làm rõ cơ sở lý luận về áp dụng

đánh giá thực trạng hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo tại Trường so với tiêu chuẩn

Phòng Đào tạo là một vấn đề cần quan tâm nghiên cứu và hết sức cần thiết Vì những lý do

đó, đề tài “Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 tại Trường Cao đẳng nghề Hàng hải Thành phố Hồ Chí Minh” được chúng tôi lựa chọn thực

hiện

1.2 M ột số khái niệm cơ bản

1.2.1 Đào tạo, đào tạo nghề

1.2.1.1 Đào tạo

2004, đào tạo là “làm cho con người trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn

Theo Oxford learner’s pocket Dictionary thì đào tạo (train) là: 1 to teach a person the

đào tạo cần được định nghĩa như sau: đào tạo là hoạt động nhằm làm cho đối tượng được đào tạo có năng lực, phẩm chất, kỹ năng kỹ xảo theo những tiêu chuẩn nhất định

1.2.1.2 Đào tạo nghề

c ủa hoạt động trong hệ thống phân công lao động của xã hội, là toàn bộ kiến thức (hiểu

bi ết) và kĩ năng mà một người lao động cần có để thực hiện các hoạt động xã hội nhất định trong m ột lĩnh vực lao động nhất định” [4]

h ội” [36]

động nhất định, đòi hỏi phải được đào tạo ở một trình độ nào đó [19]

đó con người với tư cách là chủ thể hoạt động đòi hỏi để thoả mãn những nhu cầu nhất định

+ Đặc điểm chuyên môn của nghề gồm các yếu tố: đối tượng lao động nghề, công cụ và phương tiện của lao động nghề, quy trình công nghệ, tổ chức quá trình lao động nghề, các

tàu

- Đào tạo nghề:

Ở hai khái niệm trên, khái niệm thứ hai đã không chỉ dừng lại ở trang bị những kiến

nhân như cỗ máy sản xuất

Như vậy, theo đề tài, đào tạo nghề là một quá trình tác động có chủ đích của con người nhằm phát triển tay nghề (dạy nghề) và đạo đức, văn hóa nghề nghiệp (nhân cách)

Cũng theo luật dạy nghề, dạy nghề có ba trình độ: sơ cấp nghề, trung cấp nghề và cao đẳng nghề Dạy nghề bao gồm: dạy nghề chính quy và dạy nghề thường xuyên [28]

1.2.2 Quản lý

ở đây thực chất là hình ảnh của người quản lý, theo ngôn ngữ học thuật

Cũng vậy, C.Mác đã nói: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung

điều hoà những hoạt động cá nhân và thực hiện chức năng chung phát sinh từ sự vận động

c ủa toàn bộ cơ chế sản xuất khác với sự vận động của những khí quan độc lập của nó Một người độc tấu vĩ cầm thì tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có

nh ạc trưởng” [23]

ch ủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức

v ận hành và đạt được mục đích của tổ chức [12]

đơn vị đạt được mục tiêu đề ra Để tóm lược lại, đề tài dùng khái niệm tại giáo trình Quản lý giáo d ục và trường học của tác giả Hồ Văn Liên: “Quản lý là sự tác động có hướng đích

c ủa chủ thể quản lý đến đối tượng và khách thể quản lý bằng một hệ thống các giải pháp

nh ằm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý, đưa hệ thống tiếp cận mục tiêu với hiệu

qu ả cao trong điều kiện biến động của môi trường” Với định nghĩa này, khái niệm quản lý

được thể hiện đầy đủ bởi các thành tố: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, khách thể quản

1.2.3 Quản lý trường học, quản lý đào tạo

1.2.3.1 Qu ản lý trường học

trong ph ạm vi trách nhiệm của mình, tức là đưa nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo

d ục, để tiến tới mục tiêu giáo dục, mục tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục, với thế hệ trẻ và

v ới từng học sinh Việc quản lý trường học nói riêng và quản lý giáo dục nói chung là quản

lý ho ạt động dạy – học, tức là làm sao đưa hoạt động đó từ trạng thái này sang trạng thái khác để dần dần tiến tới mục tiêu giáo dục [11] Quan niệm này nhấn mạnh đường lối giáo

nước “của dân, do dân và vì dân”, đất nước Việt Nam tươi đẹp Đồng thời, tác giả cũng nêu

thành – t ự hình thành nhân cách học sinh, trong và bằng hoạt động cộng đồng – hợp tác

định nghĩa này nêu bật cụ thể mục tiêu giáo dục: hình thành và tự hình thành nhân cách người học qua các mối tương tác cụ thể: người học – nhà trường – xã hội

cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy – học… Chúng ta có thể hiểu khái niệm này theo Hồ Văn

Liên như sau: Quản lý trường học là quản lý hoạt động giáo dục của nhà giáo, hoạt động

h ọc tập và rèn luyện của người học, các nguồn lực đáp ứng yêu cầu của hoạt động giáo dục

c ủa nhà trường

1.2.3.2 Quản lý đào tạo

trường và là mảng quan trọng nhất Quản lý các lĩnh vực còn lại: tài chính, cơ sở vật chất… suy cho cùng cũng đều nhằm mục đích đem lại hiệu quả cao cho quản lý dạy học

trong nhà trường, nơi mà nhiều quy trình đa dạng được thiết lập và vận hành

công tác này

tiêu đào tạo, xác lập các chuẩn mực chất lượng, thiết kế và tiến hành các chương trình đào

t ạo, giám sát giảng dạy – học tập, các phương pháp xây dựng và kiểm soát chuẩn mực chất lượng, xây dựng, ban hành và thực hiện các quy trình một cách công khai.” [24]

1.2.4 Cải tiến, hệ thống, quy trình, văn bản

1.2.4.1 Cải tiến

nghĩa: improve: v to become better than before; to make sth/sb better than before: trở nên

Tác giả Hồ Văn Liên khẳng định: “cải tiến là tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào

đó của sự vật để cho phù hợp hơn, không phải là sự đổi về bản chất” Đồng thời, tác giả

thay đổi cái cũ bằng cái mới làm nảy sinh sự vật mới, là sự thay đổi về bản chất của sự vật),

đổi về bản chất nhưng toàn diện và triệt để hơn so với đổi mới), cách mạng (là sự thay đổi

Các định nghĩa nêu trên trình bày logic và chuẩn xác về định nghĩa cải tiến; để khái

Ngoài ra, chúng ta thường gặp khái niệm cải tiến liên tục trong quản lý hệ thống chất lượng, quản lý đào tạo Cải tiến liên tục được ISO 9000: 2005 định nghĩa là hoạt động lặp

l ại để nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu Thuật ngữ này nhấn mạnh việc lặp đi lặp

tới các trình độ cao hơn

Cũng cần đề cập thêm, trong thực tế, nhà cũ rồi có thể đập xây lại được, người theo cái cũ chẳng thể đập phá làm mới hoàn toàn Do đó, tùy vào đối tượng, hoàn cảnh, đặc điểm… mà có cái cần cải cách, có cái cần cải tiến

Và cũng như Heraclitus đã nói: “Không có gì tồn tại vĩnh viễn, trừ sự thay đổi” Nên,

hướng có lợi, tích cực để tiếp tục tồn tại và phát triển Đó chính là xu hướng vận động và

1.2.4.2 Hệ thống

hay tương tác [32]

v ấn đề và ra quyết định của tác giả Phan Dũng [6]: Hệ thống là tập hợp các yếu tố liên kết

v ới nhau và toàn bộ tập hợp đó có những tính chất không thể quy về thành những tính chất

c ủa từng yếu tố, từng mối liên kết đứng riêng lẻ; những tính chất nói trên được gọi là tính

- Các yếu tố được hiểu là các phần của hệ thống, không chia nhỏ thêm nữa trong cách xem xét cho trước

trò cho nhau

đích của hệ hoặc các chức năng, tính chất chính của hệ, hoặc trả lời cho câu hỏi: hệ sinh

ra để làm gì? Chúng ta phải luôn luôn chú ý đến tính hệ thống trong suốt quá trình suy nghĩ giải quyết vấn đề và ra quyết định để gìn giữ và phát triển nó Trên thực tế, sáng tạo

và đổi mới có mục đích phát triển tính hệ thống của những hệ thống đã có và xây dựng

chuyên môn…

Vì định nghĩa này đã diễn giải một cách cụ thể và đầy đủ những ý nghĩa mà khái

đề tài nghiên cứu này

1.2.4.3 Quy trình

[36]

ti ến hành một hoạt động hay quá trình [32]

Các định nghĩa trên về khái niệm quy trình đều thống nhất trong cách diễn đạt và trình bày đủ nội hàm của khái niệm Ở đề tài này, chúng tôi thống nhất sử dụng khái niệm

1.2.4.4 Văn bản, văn bản hành chính

- Văn bản:

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ được hình thành trong

- Văn bản hành chính:

Là văn bản được dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm

pháp lí ho ặc mang tính quy phạm để làm bằng chứng (hoặc minh chứng) [10]

1.2.5 Cải tiến hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008

hơn, hoàn thiện hơn, đạt hiệu suất hơn trước so với chính nó

quy trình, văn bản quản lý đào tạo hiện hành của tổ chức, đơn vị Cơ sở so sánh, hay còn gọi

9001: 2008

1.3 L ý luận về hệ thống quản lý chất lượng đào tạo theo ISO 9001: 2008

1.3.1 Khái niệm ISO, chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, quản lý đào tạo theo ISO

1.3.1.1 ISO

Năm 1946, 25 quốc gia đã tụ họp tại London để thống nhất sự ra đời của tổ chức nhằm hệ thống hoá tiêu chuẩn trên toàn thế giới và ngày 23-2-1947 tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa được thành lập với tên đầy đủ là The International Organization for Standardization (ISO) Các thành viên của ISO là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn

100 nước trên thế giới Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ) Ngôn ngữ sử dụng

là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha

ISO là một tổ chức phi chính phủ Nhiệm vụ chính của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau ISO có trên 157 quốc gia thành viên Năm 1977, Việt Nam là thành viên chính thức thứ 72 của tổ chức ISO Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng [38]

GD&ĐT, TP.HCM 12/2006, Chất lượng được định nghĩa là sự phù hợp với mục tiêu [1]

The standard of sth when it is compared to other things like it; how good or bad sth is; 2 A

tồn tại khách quan của một loại sự vật Tính ưu trội này được biểu hiện thành các tính chất,

phát triển” [9]

Như vậy, khái niệm chất lượng chúng tôi sử dụng trong đề tài dựa trên định nghĩa

1.3.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng

định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng [32]

cao chất lượng

động qua lại lẫn nhau duy trì và nâng cao chất lượng mà các thành viên của nhà trường (nhà

theo cả hai cách trên

1.3.1.4 Quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008

Căn cứ vào khái niệm về quản lý đào tạo và khái niệm về ISO 9001: 2008 thống nhất trong đề tài như đã nêu, khái niệm Quản lý đào tạo theo ISO 9001: 2008 được trình bày như

m ực chất lượng, thiết kế và tiến hành các chương trình đào tạo, giám sát giảng dạy – học

t ập, các phương pháp xây dựng và kiểm soát chuẩn mực chất lượng, xây dựng, ban hành và

th ực hiện các quy trình một cách công khai dựa trên việc tuân thủ các yêu cầu về đảm bảo

h ệ thống quản lý chất lượng của ISO 9001: 2008”

1.3.2 Đặc điểm về ISO 9001: 2008

1) ISO 9000: 2005 _Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

trường

ISO 9000 được áp dụng rộng rãi trên thế giới, liên quan đến quản lý chất lượng, nhưng ISO 9000 không làm tăng chất lượng và thoả mãn sản phẩm như người ta hay lầm tưởng Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sử dụng để

để chứng nhận [38]

- Điểm cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008:

bên ngoài, và dữ liệu của công ty

lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban; xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh; thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ; tiến hành xem xét của lãnh đạo

trường làm việc

nội bộ; theo dõi và đo lường các quá trình, sản phẩm; kiểm soát sản phẩm không phù hợp;

- Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008:

6) Nguyên tắc 6: Nguyên tắc cải tiến liên tục

1.3.3 Lợi ích áp dụng quản lý quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001:

2008

tạo có các lợi ích:

khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định thích hợp;

Một cách cụ thể hơn, các lợi ích này được diễn giải như sau:

chính mình;

dục, đào tạo nhân lực và cải tiến công việc có hệ thống;

vụ của tổ chức và mọi hoạt động đều đã được kiểm soát;

1.4 L ý luận về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo trường cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008

1.4.1 Quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề

1.4.1.1 Vai trò, vị trí

Quản lý chất lượng trong lĩnh vực đào tạo cần xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến cung

đa dạng được thiết lập và vận hành, như: quản lý chương trình, quản lý hoạt động dạy, quản

1.4.1.2 Mục đích

như theo quy định của Nhà nước (trong Luật dạy nghề) về đào tạo cao đẳng nghề

1.4.1.3 Nhiệm vụ

Đảm bảo chất lượng và hiệu quả đào tạo qua việc huy động, cộng tác, tham gia, can

1.4.2 Phân cấp quản lý đào tạo trong trường Cao đẳng nghề

Tương tự như quản lý giáo dục nói chung, quản lý đào tạo cũng bao gồm quản lý nhà nước về đào tạo và quản lý nhà trường về đào tạo

các trường học, trường nghề và văn bản chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho các cơ quan Bộ phụ

cho các trường học trong đó có trường Cao đẳng nghề Bên cạnh đó, một số Bộ, Cục lại

Công Thương có Trường Cao đẳng Công Thương; Cục Hàng Hải có Trường ĐH Hàng hải, Trường CĐN Hàng hải… các đơn vị trường học này có thêm sự quản lý vĩ mô từ các đơn vị

để tổ chức thực hiện và quản lý việc tổ chức thực hiện công tác đào tạo của các Khoa, Bộ

nghề;

chỉ nghề;

giáo viên

cơ quan quản lý cấp trên và của Hiệu trưởng

ệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng

Như vậy, Phòng Đào tạo Trường sẽ gồm nhiều bộ phận với các chức năng chuyên

1.4.3 Hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008

1.4.3.1 Vai trò, vị trí

kèm theo để thực hiện các quy trình đó Vì lẽ này, hệ thống quy trình, văn bản có vai trò

hướng dẫn cho mọi thành viên theo đó mà thực hiện công tác tổ chức hoặc quản lý hoạt động dạy và học Nhờ có một hệ thống đầy đủ các quy trình, văn bản quản lý đào tạo mà sự

đáp ứng kịp thời các nhu cầu, nguyện vọng của họ, hoàn thành hiệu quả công tác tổ chức và

quản lý đào tạo

1.4.3.2 Mục đích, nhiệm vụ

cũng như phê duyệt lại tài liệu, đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi

được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào [33]

1.4.3.3 Nội dung hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008

này được cụ thể hoá bằng các quy trình tương ứng, hợp thành một hệ thống:

B ảng 1.1 Quy trình, văn bản, biểu mẫu tổ chức đào tạo

ĐẦU VÀO 1 Tuyển sinh

- Kế hoạch tuyển sinh hàng năm

- Đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh

- Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh

- Kế hoạch triển khai tuyển sinh

- Kế hoạch xây dựng chương trình

- Tờ trình sửa đổi bổ sung chương trình

- Quyết định thành lập hội đồng xây dựng chương trình đào tạo

- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định chương trình đào tạo

- Báo cáo phản biện

- Biên bản thẩm định chương trình

- Yêu cầu cải tiến chương trình đào tạo

- Quyết định ban hành chương trình đào tạo

- Phân môn học theo học kỳ

3 Lập kế hoạch đào tạo theo tuần/tháng/học kỳ/

năm học

- Tiến độ đào tạo năm học

- Kế hoạch giáo viên

4 Xây dựng thời khóa biểu theo học kỳ - Đề xuất thời khoá biểu của từng bộ phận - Thời khoá biểu học kỳ

- Quy chế đào tạo của Trường

- Sổ tay sinh viên

6 Tổ chức thực hiện việc dạy và học theo kế hoạch năm học

- Điều lệ Trường

- Quy chế 14

- Quy chế đào tạo của Trường

- Thời khoá biểu

7 Tổ chức kiểm tra kết thúc môn học

- Danh sách HSSV dự kiểm tra –Danh sách giáo viên coi kiểm tra, hỏi kiểm tra, chấm kiểm tra – Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra

8 Tổ chức thi lại lần 2, 3:

bổ sung kiến thức sau khi thi lần 1, tổ chức thi lại cho HSSV

- Kế hoạch bổ sung kiến thức

- Danh sách HSSV dự kiểm tra lần 2,3 -Danh sách giáo viên coi kiểm tra, hỏi kiểm tra, chấm kiểm tra lần 2,3

- Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra

- Danh sách HSSV học lại

- Tiến độ và kế hoạch học lại

- Thời khoá biểu học lại

- Biên bản xét điều kiện dự thi tốt nghiệp

- Biên bản xét công nhận tốt nghiệp

- Quyết định công nhận tốt nghiệp

+Bộ phận

khảo thí

13 Ra đề kiểm tra kết thúc môn học/mô đun

- Đề kiểm tra + đáp án (viết, vấn đáp, thực hành)

- Biên bản giao nhận ngân hàng đề kiểm tra kết thúc môn học

- Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra

14 Chấm kiểm tra kết thúc môn học/mô đun

-Biên bản giao nhận bài kiểm tra

- Biên bản tạo phách

- Biên bản cắt phách

- Biên bản giao nhận bài kiểm tra sau cắt phách

- Biên bản vào phách -Biên bản ra điểm kiểm tra

16 Chấm thi tốt nghiệp

- Quyết định thành lập ban chấm thi tốt nghiệp

- Danh sách các tiểu ban chấm thi tốt nghiệp

- Biên bản họp tiểu ban chấm thi

- Đề thi + Đáp án + Biên bản thảo luận đáp án + Phiếu chấm thi

- B iên bản giao nhận bài thi tại phòng thi

- Quyết định thành lập hội đồng chấm phúc khảo

- Danh sách giáo viên + Lịch chấm phúc khảo

- Biên bản đối thoại thống nhất điểm giữa các cán

- Bảng điểm ký tên theo lớp và môn học

- Bảng điểm học kỳ theo lớp và môn học

- Báo cáo kiểm dò kết quả học tập theo học kỳ

- Sổ giao nhận bảng điểm học tập

19 Quản lý kết quả thi tốt nghiệp

- Bảng điểm ký tên theo nghề và môn thi

- Biên bản kiểm dò điểm

- Biên bản đối chiếu phách

- Biên bản xử lý và thống nhất điểm thi

- Quyết định công nhận kết quả thi tốt nghiệp (có danh sách đính kèm)

- Biên bản giao nhận phôi bằng -Quyết định công nhận tốt nghiệp

- Sổ địa chỉ và theo dõi sinh viên sau tốt nghiệp

- Danh mục hỗ trợ tư vấn việc làm cho sinh viên

B ảng 1.2 Quy trình, văn bản, biểu mẫu quản lý đào tạo

1 - Kiểm soát tài liệu

- Danh mục tài liệu nội bộ (Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; Chức năng nhiệm vụ Phòng Đào tạo; Cơ cấu tổ chức; Hệ thống các quy trình, quy định, hướng dẫn và biểu mẫu công tác tổ chức đào tạo)

- Danh mục tài liệu bên ngoài (Hệ thống văn bản pháp quy trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo; Các chế định, điều luật quốc gia liên quan )

- Phiếu đề nghị ban hành/sửa đổi

- Sổ giao nhận tài liệu/hồ sơ

2 - Kiểm soát hồ sơ - - Biên b Danh mục hồ sơ ản huỷ hồ sơ

- Danh mục hồ sơ xin huỷ

3 - Đánh giá trong - - Báo cáo yếu tố không phù hợp Sổ theo dõi sự không phù hợp

4 - Khắc phục, phòng

ngừa và cải tiến

- Phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa

- Sổ theo dõi hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến

5

- Thanh tra giáo dục

(kiểm tra hoạt động

- Biên bản ghi nhận sự việc

- Biên bản yêu cầu xử lý vi phạm quy chế

- Kết quả thanh tra điểm thi môn học, mô đun

- Kết quả thanh tra hồ sơ sinh viên

- Phiếu thăm dò mức độ hài lòng của người học

- Phiếu thăm dò mức độ hài lòng của người sử dụng lao động sau đào tạo

- Phiếu thăm dò mức độ hài lòng của cán bộ, nhân viên

- Phiếu trưng cầu ý kiến

8

- Quản lý công tác

đào tạo, bồi dưỡng

nhân viên, giáo viên

- Phiếu yêu cầu bồi dưỡng, đào tạo

- Danh sách đào tạo, bồi dưỡng

- Phiếu thăm dò ý kiến các lĩnh vực cần bồi dưỡng, đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ cho giáo viên, nhân viên

- Phiếu khảo sát sự hài lòng về kết quả đào tạo, bồi dưỡng

B ảng 1.3 Hệ thống quy trình tổ chức và quản lý đào tạo