Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố hồ chí minh

Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh còn có những vấn đề tồn tại, việc tổ chức và thực hiện công tác văn thư và lưu trữ chưa đáp ứng

Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh cùng các giảng viên đã tận tình giảng dạy, trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập tại Trường

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị, cán bộ văn thư lưu trữ và lãnh đạo văn phòng tại 3 trường khảo sát là Trường cao đẳng kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh, Trường cao đẳng kỹ thuật Lý Tự Trọng, Trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Thành Phố Hồ Chí Minh, cùng gia đình, bạn bè và các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS TSKH Bùi Loan Thùy đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Qua đây, tôi kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Trường cao đẳng kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh, Trường cao đẳng kỹ thuật Lý Tự Trọng, Trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Thành Phố

Hồ Chí Minh sức khỏe, gặt hái nhiều kết quả trong công việc và cuộc sống

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu

đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cám ơn./

Tác giả luận văn

Lê Phương Bình

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu nghiêm túc của chính bản

thân, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS TSKH Bùi Loan Thùy, giảng viên

Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào

Tác giả luận văn

Lê Phương Bình

TLLT Tài liệu lưu trữ

Bộ GD&ĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo

Sở GD&ĐT Sở Giáo dục và Đào tạo

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong

các trường đại học, cao đẳng 11

1.1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư 11

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 11

1.1.2 Nội dung công tác văn thư 13

1.1.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 14

1.1.2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 16

1.1.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 16

1.1.2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18

1.1.3 Tính chất, đặc điểm, yêu cầu công tác văn thư 18

1.1.4 Ý nghĩa công tác văn thư 21

1.2 Cơ sở lý luận của công tác lưu trữ 23

1.2.1 Khái niệm về TLLTvà đặc điểm của TLLT 23

1.2.1.1 Khái niệm TLLT 23

1.2.1.2 Đặc điểm của TLLT 23

1.2.2 Khái niệm về lưu trữ 26

1.2.3 Nội dung, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 28

1.2.4 Ý nghĩa, tác dụng của công tác lưu trữ trong đời sống xã hội 29

1.3 Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 31

1.4 Các yêu cầu về công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay 31

1.5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và tổ chức bộ máy của trường CĐ 34 1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của trường CĐ 34

1.5.2 Quyền hạn và trách nhiệm của trường CĐ 38

1.5.3 Tổ chức bộ máy của trường CĐ 40

2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành

phố Hồ Chí Minh 43

2.2.1 Thực trạng công tác văn thư 43

2.2.1.1 Tình hình xây dựng và ban hành văn bản 43

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 47

2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 58

2.2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 58

2.2.1.5 Đánh giá về tình hình thực hiện công tác văn thư tại các trường CĐ 61

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại các Trường CĐ công lập thuộc Thành phồ Hồ Chí Minh 65

2.2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ trường CĐ (lưu trữ cơ quan) 65

2.2.2.2 Phân loại tài liệu 66

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 68

2.2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu 68

2.2.2.5 Bảo quản TLLT 68

2.2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng TLLT 70

2.2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 71

2.2.2.8 Đánh giá về công tác lưu trữ trong các trường CĐ 72

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh 76

3.1 Nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ 76

3.2 Các cơ quan chức năng cần hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 80

3.3 Tăng cường học tập kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ 82

3.4 Tuyển dụng và bố trí cán bộ có chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ 83

thuộc Thành phố Hồ Chí Minh 85

3.6.1 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư 85

3.6.1.1 Làm tốt nhiệm vụ theo dõi giải quyết văn bản trong các trường 85

3.6.1.2 Chấn chỉnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 86

3.6.1.3 Tăng cường phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư 87

3.6.2 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ 88

3.6.2.1 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 88

3.6.2.2 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 90

3.6.2.3 Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ trường CĐ 99

Kết luận 110

Tài liệu tham khảo 113 Phụ lục

1 Lý do chọn đề tài

PHẦN MỞ ĐẦU

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ (TLLT) còn quan trọng hơn nhiều

Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh còn có những vấn đề tồn tại, việc tổ chức và thực hiện công tác văn thư và lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu để phục vụ tiến trình cải cách hành chính; chưa đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công tác văn thư: nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bảo mật Điều đó đã ảnh hưởng đến tiến trình cải cách hành chính ở nước ta

Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ CĐ trong các lĩnh vực thuộc bộ, ngành, địa phương quản lý và các lĩnh vực khác mà xã hội yêu cầu, các trường CĐ đã đóng góp một phần rất lớn và quan trọng vào

sự nghiệp giáo dục của đất nước, đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao dân trí đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa Tất cả mọi người

tham gia giảng dạy, học tập, làm việc tại một trường CĐ nào đó đều liên quan đến tài liệu văn thư, lưu trữ Công tác văn thư đã trở thành hoạt động thường xuyên ở các trường CĐ, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp lãnh đạo Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi trường CĐ

Trong quá trình hoạt động với hai chức năng cơ bản:chức năng đào tạo

và nghiên cứu khoa học, các trường CĐ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn, phong phú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị về nhiều mặt Khối tài liệu này là sản phẩm ghi lại và phản ánh mọi hoạt động của nhà trường trong công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, giảng viên, sinh viên, công tác tài chính, xây dựng cơ bản và các lĩnh vực khác của nhà trường TLLT của các trường CĐ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc cung cấp những thông tin quá khứ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử, cung cấp những căn cứ, bằng chứng pháp lý xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường, phục vụ việc xác minh sự việc, hiện tượng xảy ra trong quá khứ và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cán bộ, giảng viên, sinh viên Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, để đáp ứng những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong TLLT là loại thông tin có tính dự báo, dạng thông tin cấp một,

đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành,

do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của TLLT quy định TLLT của các trường CĐ đã góp phần thể hiện rõ hơn chủ trương, đường lối

của Đảng và Nhà nước về giáo dục đào tạo TLLT quốc gia bao gồm cả tài liệu được hình thành trong các trường CĐ trong cả nước TLLT của các trường CĐ là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và là một di sản văn hoá không thể thiếu trong kho tàng văn hoá Việt Nam Như vậy, TLLT trong các trường CĐ phải được quản lý tập trung thống nhất, bảo quản

an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho hoạt động quản lý của trường và các mục đích thực tiễn khác của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh Làm tốt công tác này vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu cho quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung

Tác giả luận văn đang trực tiếp làm công tác văn thư – lưu trữ tại Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, là trường có mối quan hệ khá chặt chẽ với hệ thống 17 trường CĐ do Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh quản lý Trong quá trình trực tiếp làm việc, nghiên cứu bản thân tác giả cảm nhận thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của một số trường CĐ hiện nay còn nhiều tồn tại, cần phải có những nghiên cứu để đổi mới và hoàn thiện về công tác văn thư, lưu trữ nhằm góp phần vào sự nghiệp phát triển văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và các trường CĐ nói riêng

Việc đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường CĐ, tìm ra những nguyên nhân và đề ra những giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện

và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ đang là vấn đề cấp bách để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu có giá trị hình thành trong các trường CĐ Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định chọn đề tài nghiên cứu:

“Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao Đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ

của mình

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Cho đến thời điểm năm 2016 có một số giáo trình nghiên cứu liên quan

đến công tác văn thư, lưu trữ như sau: “Lưu trữ học đại cương” của

CVCC.TS Phan Đình Nham – PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (Nxb ĐH Quốc

gia TP.HCM – năm 2015), Sách tham khảo “Văn bản và tài liệu văn thư nguồn bổ sung cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của CVCC.TS Phan

Đình Nham – PGS.TSKH Bùi Loan Thùy(Nxb ĐH Quốc gia TP.HCM – năm

2015), “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước” của Tạ Hữu Ánh (Nxb Chính trị Quốc gia - năm 1999), “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của PGS.TSKH Nguyễn văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia - năm 2001), “Văn bản và Lưu trữ học” của Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Hàm (Nxb Giáo dục - năm 1996), “Công tác hành chính - văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Tạ Hữu Ánh (Nxb Chính trị Quốc gia -

năm 2002); Các giáo trình và sách tham khảo nêu trên đưa ra những kiến thức rộng lớn, khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ, là những tài liệu đáng tin cậy cung cấp các kiến thức lý luận hữu ích giúp tác giả hiểu sâu hơn về các lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong

trường học Bao gồm: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các trường CĐ: Thực trạng và một vài đề xuất”, Hoàng Văn Thanh, (2009); “Đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ bậc CĐ trong các trường CĐ- thực trạng và giải pháp”,Tạ Thị Liễu, (2013); “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào tạo ở học viện báo chí và tuyên truyền”, Nguyễn

Thúy Hà, (2006)

Tác giả Hoàng Văn Thanh đã thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp

lý của công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường CĐ; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác lưu trữ hướng

tới việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các trường CĐ, đã làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ trong hoạt động của các trường CĐ Luận văn của Tạ Thị Liễu tập trung vào nghiên cứu nhu cầu và sự cần thiết của việc đào tạo nguồn nhân lực văn thư - lưu trữ ở bậc CĐ của nước ta hiện nay; Làm rõ thực trạng về đào tạo nguồn nhân lực này qua nghiên cứu khảo sát tình hình đào tạo bậc CĐ chuyên ngành Hành chính Văn thư, Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng

và Lưu trữ học tại trường ĐH Nội vụ Hà Nội, trường CĐ Sư phạm trung ương, Trường CĐ Sư phạm Kom Tum từ năm 2006-2013; Tác giả đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực văn thư - lưu trữ bậc CĐ trong thời gian sắp tới Tác giả Nguyễn Thúy Hà đã khảo sát tình hình tổ chức, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở học viện báo chí và tuyên truyền, phân tích thực trạng quản lý văn bản đi- đến, nội bộ và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, đào tạo ở học viện báo chí tuyên truyền; Trên cơ sở thực trạng đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, đào tạo ở học viện báo chí tuyên truyền

Ngoài ra, tác giả cũng tiếp cận một đề tài nghiên cứu khoa học cấp

trường: “Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐH Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh)”, Đỗ Văn Học,

(2011) Nội dung của đề tài giới thiệu sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn và một số vấn đề cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ; Nghiên cứu công tác lưu trữ của Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn với những nội dung chủ yếu là: nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ, tình hình thực hiện một số nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ; Đề xuất những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn Trong đó hoàn thiện bản dự thảo

Quy chế công tác văn thư và lưu trữ làm cơ sở tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trên cơ sở quy định của nhà nước và hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Bên cạnh các giáo trình, luận văn thạc sĩ có một số báo cáo khoa học trong kỷ yếu hội thảo (ví dụ: kỷ yếu Hội thảo trường CĐ Nội vụ) và nhiều bài

báo trong tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam (Hoàng Văn Thanh (2010) “Công tác lập hồ sơ hiện hành trong các trường CĐ: Thực trạng và một vài giải pháp”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam, số 10;Nguyễn Trọng Biên (2002), Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở trường ĐH, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 5; Nguyễn Trọng Biên (2003), Một số cơ sở lý luận lưu trữ học với vấn đề thu thập tài liệu đưa và lưu trữ ở các trường ĐH, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số

5), tạp chí Dấu ấn thời gian có đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung Tuy nhiên, có thể khẳng định cho đến nay chưa có đề tài nào nghiên cứu về “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường CĐ công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh” Vì vậy, đề tài luận văn

mà tác giả lựa chọn ở đây là đề tài mới, không có sự trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào đã có từ trước

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

4 Mục đích đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu hiện trạng về công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại các trường này

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận, các văn bản pháp lý quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các trường CĐ;

- Xác định tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với ngành giáo dục nói chung và đối với các trường CĐ;

- Khảo sát thực tế công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ (tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ) từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại của công tác văn thư

- Đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ

6 Phạm vi nghiên cứu

Khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ kể từ năm 2010 đến nay tại ba trường CĐ công lập thuộc Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh quản lý; trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh; trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh; Trường CĐ kỹ thuật Lý Tự Trọng

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp luận của khoa học lịch sử và sử liệu học Áp dụng phương pháp lịch sử và phương pháp logic trong quá trình nghiên cứu tiến trình phát triển, đi sâu vào từng ngõ ngách của công tác văn thư, lưu trữ tại các trường CĐ để tìm ra những vấn đề đáng quan tâm và giải quyết vấn đề đó Trên cơ sở này vạch ra được bản chất

và đề ra hướng phát triển mới cho công tác văn thư, lưu trữ tại các trường CĐ Tác giả đã tiến hành thu thập, phân loại, kiểm chứng, so sánh, phân tích, nghiên cứu và tổng hợp tài liệu, số liệu, ý kiến đánh giá Tất cả những thông tin trên đều được khái quát hóa bằng phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê và so sánh

Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi để thu thập thông tin từ phía các cơ quan hiện đang sử dụng nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ ở trình độ CĐ, các cựu sinh viên tốt

nghiệp về lĩnh vực văn thư, lưu trữ bậc CĐ đang làm việc tại các trường được khảo sát

Phương pháp phỏng vấn sâu được tác giả áp dụng tại các trường được khảo sát Tác giả đã tiến hành phỏng vấn, trao đổi với các cán bộ có trách nhiệm quản lý, cán bộ phòng đào tạo, giảng viên, giáo viên giảng dạy về lĩnh vực văn thư, lưu trữ các trường, cán bộ văn thư, lưu trữ, cán bộ trực tiếp sử dụng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cán bộ các cơ quan khác để thu thập thông tin về công tác đào tạo

và xin ý kiến đánh giá thông qua các câu hỏi

8 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã sử dụng những nguồn tư liệu sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ

- Các giáo trình, tập bài giảng về văn thư, lưu trữ giảng dạy ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh; Giáo trình dùng giảng dạy cho môn Văn bản và Lưu trữ học đại cương của Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh; giáo trình văn thư, lưu trữ của Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương; Các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ các bài viết trên tạp chí của ngành có liên quan đến đề tài

- Website của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ GD&ĐT, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và website của các trường CĐ

- Các thông tin, kinh nghiệm thực tế của học viên trong quá trình làm việc tại Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh và tìm hiểu 17 trường trong hệ thống các trường trực thuộc quản lý của Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh

9 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa khoa học:

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần khẳng định tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong việc phục vụ cho nhà trường quản lý tốt hơn, xây dựng thương hiệu và truyền thống một trường CĐ

Ý nghĩa thực tiễn:

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần cải thiện công tác văn thư, lưu trữ hiện tại, đưa ra những khuyến nghị khách quan, giúp cho lãnh đạo các trường nhận định đúng và toàn diện về công tác văn thư, lưu trữ Kết quả nghiên cứu là cơ sở khoa học để xây dựng một kế hoạch phát triển chung cho công tác văn thư, lưu trữ tại các trường CĐ nhằm giúp cho công tác này ngày càng phát huy được vai trò quan trọng của mình trong tiến trình phát triển chung của toàn ngành văn thư, lưu trữ

Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo bổ ích cho việc nghiên cứu và đào tạo công tác văn thư lưu trữ nói chung và trường học nói riêng

10 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm có ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường ĐH, CĐ

Nội dung chương 1 đề cập đến vấn đề lý luận công tác văn thư lưu trữ nói chung và cơ sở pháp lý của công tác này

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

Nội dung chương 2 mô tả thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại ba trường CĐ được khảo sát gồm: Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh; Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh; Trường CĐ Kỹ thuật

Lý Tự Trọng, phân tích thực trạng, xác định nhưng ưu điểm cần phát huy và những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục

Chương 3 Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

Nội dung chương 3 trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ

CHƯƠNG I

Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ

trong các trường ĐH, CĐ 1.1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Khái niệm văn thư

Hiện nay trong các tài liệu học tập và tham khảo đều đưa ra các khái

niệm về văn thư như sau: “Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức” hoặc “Văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý” [56]

Nhìn chung khái niệm về văn thư giống như khái niệm về văn bản theo nghĩa gốc của nó: văn thư là văn bản của hệ thống thư lại Để chặt chẽ và tránh trùng lặp, có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn về văn thư, như sau: Văn thư là văn bản trong các cơ quan, tổ chức

Khái niệm văn bản được nhiều tác giả đề cập tới Ví dụ: “Văn bản có

nghĩa rộng và nghĩa hẹp Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ Ký hiệu ngôn ngữ ở đây tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người Như: chữ Quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh, chữ Anh, chữ Pháp còn vật mang tin là các vật liệu dùng để viết chữ lên trên, như: giấy, gỗ, đá, da, tre… Theo định nghĩa này, mọi vật có ký hiệu đều là văn bản

Khái niệm rộng này được dùng một cách phổ biến trong các giới nghiên cứu về ngôn ngữ học, khoa học kỹ thuật; văn học, sử học, văn bản học của nước ta trước đây cũng như hiện nay Với nghĩa hẹp, thì văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Như vậy, hiểu theo nghĩa hẹp của văn bản thì các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, chương trình, được hình thành trong quá trình hoạt

động ở các cơ quan đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm này được

sử dụng rất rộng rãi trong hoạt động quản lý của các cơ quan [33, 05-06]

Trong giáo trình văn thư của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung

ương II - năm 2006, có đưa ra khái niệm về văn bản: “Văn bản là một phương tiện ghi tin trên một loại vật liệu nhất định, bằng một ngôn ngữ cụ thể, theo một phong cách ngôn ngữ nhất định để truyền đạt, trao đổi thông tin”[56, 11] Hay: “Văn bản là phương tiện để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng văn tự, được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, các đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội và các doanh nghiệp.” [12]

Như vậy, điểm chung của văn bản mà mọi người đều thống nhất: chúng đều là vật mang tin Ở mỗi thời kỳ khác nhau chúng đều được con người sử dụng bằng ngôn ngữ phổ thông của thời kỳ đó và mỗi loại hình văn bản khác nhau đều được sử dụng một phong cách ngôn ngữ phù hợp với mục đích truyền đạt, trao đổi thông tin để thỏa mãn yêu cầu của mọi đối tượng Cũng từ trên, có thể quan niệm công tác văn bản chính là công tác văn thư

Khái niệm công tác văn thư cũng có nhiều tài liệu đề cập Điển hình

là các khái niệm sau:

Văn thư vốn là một từ gốc Hán, trong giáo trình Lý luận và Phương

pháp văn thư của PGS Vương Đình Quyền định nghĩa như sau: “ Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”

Hay định nghĩa “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các cơ quan

doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang (gọi chung là

cơ quan).” [22, 02]

Hoặc có tài liệu định nghĩa: “Công tác công văn giấy tờ, là một trong những phương tiện cần thiết trong họat động của Đảng và Nhà nước, các đoàn thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình” [1]

Tại Mục 2, Điều 1 của Nghị định số:110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004

của Chính phủ về công tác văn thư (gọi tắt là NĐ110), quy định: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình họat động của các

cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Nói tóm lại, có thể xem công tác văn thư là hoạt động tổ chức quản lý, theo dõi việc giải quyết các văn bản và công việc trong cơ quan Đây là một dạng hoạt động của bộ máy quản lý, gắn liền với công tác quản lý nhà nước

Vì vậy nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý nhà nước

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội (CT-XH) Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động các cấp lãnh đạo, quản lý từ trung ương tới địa phương

1.1.2 Nội dung công tác văn thư

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm những công việc chính sau đây:

a Soạn thảo văn bản

Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau:

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy, sao in văn bản

- Ký văn bản để ban hành

b Quản lý và giải quyết văn bản gồm:

- Tiếp nhận, vào sổ (đăng ký) và chuyển giao văn bản đến

- Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

c Quản lý và sử dụng con dấu

d Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hiện nay, trong thời đại công nghệ hóa, hiện đại hóa, công tác văn thư đã thêm những bước sau: lấy số văn bản, scan và phát hành văn bản qua mail hoặc phần mềm hành chính điện tử (nếu cơ quan có trang bị), như vậy sẽ giúp tiết kiệm được giấy, mực, thời gian và 01 nhân sự đi phát công văn

1.1.2.1 Công tác soạn thảo văn bản

Nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản được quy định tại Chương II của NĐ110 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về hình thức văn bản, Thể thức văn bản; Nội dung văn bản và Quy trình soạn thảo văn bản (Tham khảo tại Phụ lục 2)

Để đảm bảo tính chính trị, văn bản cần phải phù hợp với các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước và phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức Muốn vậy, khi soạn thảo văn bản phải dựa vào đường lối, chính sách của Đảng, căn cứ vào pháp luật của Nhà nước từ đó đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn làm cho các công việc được giải quyết đúng với những chế độ, quy định của Đảng và Nhà nước, đáp ứng được nguyện vọng và phù hợp với lợi ích chính đáng của

mọi công dân, tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình hoạt động của các cơ quan

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ của các nhà quản lý Đồng thời văn bản cũng là sản phẩm của kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Để bảo đảm được chức năng của mình văn bản phải có tính mục đích Do vậy, việc ban hành văn bản phải hướng tới giải quyết những vấn đề cụ thể có lợi cho toàn cơ quan, toàn xã hội Để văn bản quản lý nhà nước có tính khoa học, thì khi soạn thảo văn bản cần phải thực hiện được các yêu cầu cơ bản, đó là tính chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu; nội dung văn bản không trái với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan cấp trên; đồng thời sử dụng văn phong và phương pháp diễn giải thích hợp với từng loại văn bản

Nhìn chung, đối tượng thi hành văn bản trong lĩnh vực hoạt động hành chính thường là nhiều người, nhiều đối tượng, nhiều tầng lớp, nhiều địa phương; các đối tượng thi hành văn bản lại có trình độ và sự hiểu biết khác nhau Vì thế để văn bản được mọi đối tượng tiếp nhận đều dễ đọc, dễ hiểu và hiểu như nhau thì cách dùng từ, đặt câu, cách diễn đạt cần có tính phổ thông, đại chúng Để văn bản có tính đại chúng thì nội dung cần phải cụ thể, ngôn ngữ dùng trong văn bản phải có tính phổ thông và phải sử dụng từ ngữ chuyên môn đúng quy định, không lạm dụng những thuật ngữ chuyên ngành, ngoại ngữ (nguyên dạng), từ địa phương khi cần phải sử dụng thì phải có

sự giải thích Như Chủ tịch Hồ Chí Minh thường căn dặn “chớ ham dùng chữ, muốn cho người xem hiểu được, nhớ được, làm được thì phải viết cho đúng trình độ của người xem, viết rõ ràng, gọn gàng” [7]

Trong Quy trình soạn thảo văn bản cần phải thực hiện các bước sau:

1 Xác định mục đích ban hành văn bản;

2 Xác định tên loại văn bản;

3 Thu thập và xử lý thông tin;

4 Xây dựng đề cương, viết bản thảo;

5 Duyệt bản thảo; đánh máy, nhân bản; ký và đăng ký phát hành

1.1.2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản

Công tác này được quy định tại Chương 2– Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan (Phụ lục 3)

1.1.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu trong một cơ quan: Trong một cơ quan thường có 2 loại: Loại dấu của cơ quan (dấu của cơ quan và dấu của văn phòng cơ quan) - lọai dấu này thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và giữa các cơ quan, tổ chức với công dân; loại thứ hai là loại dấu dùng trong việc quản lý văn bản, giấy tờ hay công việc nội bộ của cơ quan, bao gồm: Dấu chỉ mức độ: khẩn; mật; dấu tên cơ quan; dấu họ tên; kính gửi; kính tặng;

- Phương pháp bảo quản con dấu: Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, không để dơ bẩn, không làm xây xước con dấu Phải có giá để dấu, mỗi khi sử dụng xong phải treo dấu lên giá, không để bừa bãi trên bàn hoặc trong tủ

- Quản lý con dấu được quy định như sau:

“- Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc

- Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn

02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản

cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công

an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu

- Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc

bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định

- Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”[20]

- Sử dụng con dấu: Đối với cơ quan được sử dụng 02 con dấu (dấu của văn phòng và dấu của cơ quan) như: UBND các cấp, TAND các cấp, VKSND các cấp, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ v.v thì: Dùng dấu của cơ quan đóng lên những văn bản lấy danh nghĩa cơ quan ban hành; dấu của văn phòng cơ quan đóng lên những văn bản lấy danh nghĩa văn phòng ban hành

Đối với cơ quan được sử dụng 01 con dấu (dấu cơ quan) như: các cơ quan chuyên môn từ cấp huyện trở lên (các phòng, ban, chi cục .); các cơ sở đào tạo, giáo dục v.v thì sử dụng con dấu của cơ quan đóng lên tất cả các văn bản của cơ quan ban hành

Như vậy việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của Nhà nước tại Thông tư số: 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và

sử dụng con dấu và những quy định cụ thể khác

1.1.2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Lập hồ sơ hiện hành: Là một công việc cần thiết cho khâu quản lý và bảo quản văn bản, tạo nguồn thông tin cần thiết để giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau Vì vậy cần phải chú trọng và thực hiện tốt công việc lập hồ sơ Xoá bỏ tình trạng: “công văn túi áo, báo cáo túi quần, khi cần không biết tìm đâu”

Như vậy trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, các cán bộ, viên chức đều phải lập hồ sơ

về các công việc mình được phân công đảm nhiệm và sau đó phải có trách nhiệm nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định chung của Nhà nước Nội dung

và yêu cầu của việc lập hồ sơ được quy định tại Chương IV Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Nội dung lập Danh mục hồ sơ (Phụ lục 4)

Tóm lại, qua các tài liệu học tập, tham khảo trong các trường học cũng như qua các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học, có thể thống nhất về nội dung của công tác văn thư, bao gồm: Xây dựng và ban hành văn bản (thảo văn bản; trình duyệt; trình ký; ban hành văn bản); tổ chức quản

lý văn bản (tổ chức quản lý văn bản đến; tổ chức quản lý văn bản đi; lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan); tổ chức quản lý và sử dụng con dấu (quản lý và sử dụng con dấu; nguyên tắc và quy trình đóng dấu)

1.1.3 Tính chất, đặc điểm, yêu cầu của công tác văn thư

Từ những nội dung trên có thể thấy công tác văn thư có những tính chất

và đặc điểm sau đây:

- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp

vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ … bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin

- Công tác văn thư mang tính chính trị cao Bởi vì những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác tổ chức, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng

- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,

tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan đến văn bản, tức là làm một phần việc của công tác văn thư Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký giúp việc soạn thảo, giải quyết văn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi đến, theo dõi việc giải quyết văn bản… Chính vì vậy trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làm một trong những công việc kế trên đều là làm công tác văn thư (hoặc làm công tác công văn, giấy tờ) Có thể gọi những người này là cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ

Hiện nay thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức là cụm từ dùng để chỉ cán bộ, viên chức chuyên trách làm một

số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản,

sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức… Bất cứ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được bố trí làm những công việc này Họ thuộc ngạch viên

chức văn thư, lưu trữ được xếp hạng theo quy định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư…

- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội (CT-XH) mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức

Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan,

tổ chức đảng, tổ chức CT-XH phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

a Nhanh chóng

- Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

b Chính xác

- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải

rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức CT-XH quy định

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản

lý văn bản

c Bí mật

- Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán

bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

d Hiện đại

- Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng

cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.1.4 Ý nghĩa công tác văn thư

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng,

tổ chức CT-XH và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan

càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH thì khi cần thiết, tài liệu

sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức CT-XH Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi

cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.2 Cơ sở lý luận của công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về TLLT và đặc điểm của TLLT

1.2.1.1 Khái niệm TLLT

Hiện nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là tài sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

Theo cách hiểu thông thường TLLT là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, TLLT cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng TLLT Quan điểm về TLLT càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Trong Điều 2, Khoản 3 Luật Lưu trữ

số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” TLLT có thể là tài

liệu giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác

- Là bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, và được lưu một bản trong một hồ sơ lưu trữ (một đơn vị bảo quản) Bản chính, bản gốc còn gọi là tài liệu gốc, tư liệu gốc, sử liệu gốc Theo Từ điển Việt Nam: “Tài liệu gốc là bản gốc hoặc bản chính của TLLT, được coi là bản chuẩn xác nhất, khi cần thiết có thể dùng làm cơ sở để đối chiếu với những tài liệu khác” Dưới góc độ thông tin, đó là những tài liệu chứa đựng thông tin cấp 1, mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, ngày tháng và địa danh làm ra tài liệu

- TLLT có tính chính xác cao TLLT gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao

- TLLT thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế TLLT phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được

- TLLT do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảo quản

và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật

Các loại TLLT:

TLLT phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Để quản lý một cách khoa học các loại hình TLLT, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại TLLT Ngày nay, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia TLLT ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…

Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính

là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay

Tài liệu khoa học - kỹ thuật: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…

Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các

thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh

và lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính Như vậy, TLLT điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin

Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, TLLT còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

TLLT dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

1.2.2 Khái niệm về lưu trữ

Hoạt động của các cơ quan nhà nước theo thời gian ngày càng phức tạp

và đa dạng dẫn đến sự giao lưu của các quốc gia ngày càng phổ biến và mạnh

mẽ thì thuật ngữ “lưu trữ” của nhiều nước ngày nay vẫn mang dấu ấn gốc tiếng Hy Lạp cổ xưa Ví dụ từ gốc “Arch” đã biến thành Archives (Pháp), Archiv (Đức, Séc), Archivum (Ba Lan), Apxub (Nga),… Khi người Pháp sang xâm chiếm Việt Nam họ cũng mang theo từ Archives vào nước ta

Người Việt Nam dùng thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn Trong từ điển tiếng Việt của Nhà xuất bản Khoa học xã hội định

nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ” (Từ điển tiếng Việt – H.: Nhà xuất bản Khoa học xã hội, 1998.- Tr.627) Như vậy lưu trữ có

nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại Đối với văn bản, tài liệu, công văn, giấy tờ thì

“lưu trữ” nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Ở các cơ quan người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ bằng cứ, chứng cứ tại phòng lưu trữ, kho lưu trữ, trung tâm hay viện lưu trữ; trên các phương tiện truyền thông người ta thường nói: lưu trữ ký ức thời gian, dấu ấn thời gian

Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước (năm 1992) ghi:

Lưu trữ là: “1 Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết 2 Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT”

Từ gốc “lưu trữ” là cơ sở để hình thành các thuật ngữ TLLT, công tác lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan Liên quan đến lưu trữ có rất nhiều khái niệm như: lưu trữ quốc gia, lưu trữ nhà nước, lưu trữ cố định, lưu trữlịch sử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ địa phương, lưu trữ hiện hành, lưu trữ mở, lưu trữ đóng, lưu trữ học, lưu trữ viên, lưu trữ gia đình, dòng họ, lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, lưu trữ tài liệu văn học nghệ thuật, lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản, lưu trữ tài liệu nghe nhìn (ảnh, ghi âm, điện ảnh, ghi hình), lưu trữ trung gian, lưu trữ truyền miệng, lưu trữ tư, lưu trữ tổng hợp, lưu trữ nhà thờ, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, dịch vụ lưu trữ,…

Theo Luật Lưu trữ 2011, hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh

lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT

1.2.3 Nội dung, nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp

vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT

Từ điển lưu trữ Việt Nam định nghĩa công tác lưu trữ là:

1.Hoạt động nghiệp vụ về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.2.Ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT”

Nội dung công tác lưu trữ gồm các hoạt động quản lý và hoạt động

nghiệp vụ Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Hoạt động lưu trữ

là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT”

a) Hoạt động quản lý:

Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; Quản lý đào tạo cán bộ công tác lưu trữ

b) Hoạt động nghiệp vụ:

- Thu thập, bổ sung TLLT; Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản an toàn TLLT; Thống kê, kiểm tra tài liệu; Tổ chức

sử dụng TLLT

Nhiệm vụ công tác lưu trữ:

- Tổ chức thu thập, bổ sung, bảo vệ hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

- Tổ chức lao động khoa học và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác

Chức năng xã hội của công tác lưu trữ được thể hiện chính ở hai nhiệm

vụ này

1.2.4 Ý nghĩa, tác dụng của công tác lưu trữ trong đời sống

xã hội

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong TLLT là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý

và tính chất làm bằng chứng lịch sử của TLLT quy định Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:

Thứ nhất, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ TLLT có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của TLLT thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản

lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các TLLT Nghiên cứu hệ thống văn bản quản

lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn

bản Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các TLLT để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội

Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản Từ

đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu

hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành Quá trình thu thập thông tin từ TLLT không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm

sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp

thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung

1.3 Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ

Có rất nhiều văn bản pháp lý quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng Ngoài những văn bản mang tính bắt buộc và pháp lý cao như luật, nghị định, thông tư đang có hiệu lực, còn có các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo do UBND Thành phố Hồ Chí Minh, Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh ban hành để quy định chi tiết, cụ thể hơn để phù hợp với yêu cầu quản lý của địa phương Do luận văn đang nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ trong khoảng thời gian từ năm 2010 đến nay, do đó tác giả chỉ liệt kê những văn bản chính ra đời từ năm 2010 (tham khảo phụ lục 5)

1.4 Các yêu cầu về công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Gắn công tác văn thư, lưu trữ với công cuộc cải cách hành chính và công cuộc đổi mới đất nước

Cần tiến hành cải cách thể chế một cách đồng bộ và toàn diện: vừa cải cách bộ máy tổ chức đồng thời vừa cải cách các thủ tục hành chính nhằm tạo nên một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học, phù hợp với quy trình giải quyết công việc Để làm được, đội ngũ viên chức làm công tác này cần có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao phục vụ tốt cho công cuộc cải cách hành chính, đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, yêu cầu của một nền hành chính hiện đại

Về thủ tục, Nhà nước cần đưa ra những quy chế, quy định cụ thể, rõ ràng nhằm đáp ứng được những yêu cầu thiết thực sau:

Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước; giảm bớt giấy tờ, thủ tục và thời gian giải quyết công việc, đặc biệt quan tâm đến những văn bản, giấy tờ liên quan đến người dân;

Có sự phân cấp, phân quyền hợp lý để các phòng, ban chức năng phát huy hết vai trò, trách nhiệm của mình góp phần giải quyết công việc chung của cơ quan được chính xác, kịp thời đáp ứng được nguyện vọng chính đáng của cán bộ, giảng viên, nhân viên;

Chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với cán bộ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức này có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, yêu cầu của một nền hành chính hiện đại phục vụ tốt cho công cuộc cải cách hành chính

Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra và có các biện pháp chế tài về thưởng, phạt công minh, cụ thể đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Gắn công tác văn thư, lưu trữ với ứng dụng công nghệ tin học

Trên thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh tế

- xã hội ở nước ta nói chung và ở Thành phố Hồ Chí minh nói riêng đã được

đề cập và áp dụng từ lâu Năm 2015, đã ban hành Quyết định số 1819/QĐ- TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của Cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020

Để thực hiện Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình Tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2011 – 2020; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình Tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Chỉ thị số 25 2006/CT-UBND ngày 20/7/2006 V/v thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg