Xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa KTCN MT theo chuẩn ISO 9001 2008

trị sử dụng, các hoạt động theo dõi, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể cần thiết đối với sảnphẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm; c các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử d

KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG

TRƯƠNG CẨM LỤA

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

CHO KHOA KTCN-MT THEO CHUẨN ISO 9001-2008

An Giang, 2010

MỤC LỤC

oooo—

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4

I Lý do chọn đề tài nghiên cứu 4

II Mục tiêu nghiên cứu 5

III Đối tượng và phạm vi của khóa luận 5

IV Giải pháp kỹ thuật 5

V Giới thiệu kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6

I Những thuật ngữ 6

1 Công văn 6

2 Công văn đến 6

4 Công văn đi 6

5 Tài liệu ISO 6

6 Một số thuật ngữ khác 7

II Tổng quan về ISO 7

1 Giới thiệu về ISO 7

1.1 ISO là gì? 7

1.2 Lịch sử về ISO 7

1.3 ISO 9000 là gì? 7

1.4 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: 7

1.5 Danh sách các tiêu chuẩn ISO 8

2 ISO 9001: 2008 8

2.1 Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 8

2.2 Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008 23

III Quản lý công văn đến 24

1 Tiếp nhận, đăng ký công văn đến 24

1.1 Tiếp nhận công văn đến 24

1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến 24

1.3 Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến 25

1.4 Đăng ký công văn đến 25

2 Trình và chuyển giao công văn đến 26

2.1 Trình công văn đến 26

2.2 Chuyển giao công văn đến 26

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến 27

3.1 Giải quyết công văn đến 27

3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến 27

IV Quản lý công văn đi 28

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn 28

1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn 28

1.2 Ghi số và ngày, tháng công văn 28

1.3 Nhân bản 28

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 28

2.1 Đóng dấu cơ quan 28

2.2 Đóng dấu độ khẩn, mật 29

3 Đăng ký công văn đi 29

3.1 Đăng ký công văn đi bằng sổ 29

3.2 Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý công văn 29

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi 30

4.1 Làm thủ tục phát hành công văn 30

4.2 Chuyển phát công văn đi 30

4.3 Theo dõi việc chuyển phát công văn đi 31

5 Lưu công văn đi 31

V Phương pháp phát triển hệ thống 32

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: 32

2 Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống 32

VI Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT 32

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG 33

I Mô tả hệ thống 33

1 Mô tả hệ thống hiện tại 33

2 Xác định yêu cầu hệ thống 33

3 Sơ đồ mô tả hệ thống mới 33

II Phân tích hệ thống 34

1 Phân tích tổng quát hệ thống 34

2 Phân tích các module chính 36

2.1 Công văn đến 36

2.2 Công văn đi 46

2.3 Tài liệu ISO 55

III Lược đồ lớp 56

1 Lược đồ lớp tổng quát 56

2 Thuộc tính và phương thức của từng lớp 57

IV Thiết kế cơ sở dữ liệu 62

1.Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ tổng quát 62

2.Thiết kế các trường dữ liệu và các bảng dữ liệu 62

V Thiết kế giao diện 68

1 Đăng nhập 68

2 Chương trình chính 68

3 Công văn đến 69

3.1 Đăng ký công văn đến 69

3.2 Ý kiến chỉ đạo 71

3.3 Quản lý sổ theo dõi 73

4 Tài liệu ISO 75

4.1 Upload tài liệu ISO 75

4.2 Download tài liệu ISO 76

4.3 Xóa tài liệu ISO 76

CHƯƠNG 4: TỔNG KẾT 77

I Kết quả đạt được - những hạn chế và hướng phát triển 77

1 Kết quả đạt được 77

2 Những hạn chế 77

3 Hướng phát triển 77

III Nhận xét - kiến nghị 77

1 Nhận xét 77

2 Kiến nghị 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO

KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG

THEO CHUẨN ISO 9001:2008

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I Lý do chọn đề tài nghiên cứu

- Trong điều kiện đất nước ta đang bước sang thời kỳ đổi mới, sự phát triển của khoa

học kỹ thuật đã từng bước nâng địa vị của đất nước lên cao, trong đó sự phát triển của công

nghệ thông tin là vấn đề được chú trọng nhất Từ một đất nước nghèo nàn lạc hậu của thập

niên 80 nay nhìn lại đất nước ta hoàn toàn khác hẳn Tin học không còn xa lạ với mọi nhà

nữa, đâu đâu cũng có con em đến trường học và biết sử dụng máy tính

- Hoạt động giáo dục đang chuyển sang một hướng phát triển mới đó là phát triển tri

thức kết hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, và sự phát triển thần tốc như vũ bão của

công nghệ thông tin là một vấn đề nóng bỏng trong điều kiện hiện nay Sự ứng dụng và phát

triển công nghệ thông tin trong giáo dục luôn được chú trọng, và hình thức quản lý đang dần

chuyển đổi theo hướng công nghệ hiện đại, tin học hóa được ứng dụng trong tất cả các lĩnh

vực Đồng thời sự quản lý dần chuyển sang một chuẩn nhất định đó là chuẩn ISO

- Hiện nay, hệ thống chất lượng phổ biến nhất là ISO 9001 Trong đó, ISO 9001:2000 là

mô hình hệ thống chất lượng đặt ra một số điều khoản chỉ rõ một cơ quan, tổ chức phải thực

hiện những gì để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng thích hợp trong mọi lĩnh

vực Đến ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố

tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lượng được sử

dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới

- Đặc biệt, Từ tháng 09 năm 2008, Trường đại học An Giang b t đầu triển khai xây

dựng chương trình quản lý chất chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với sự tư vấn của

Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng 3, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo

lường – Chất lượng Sau 10 tháng thực hiện, Trường đã hoàn thành việc xây dựng các quy

trình công việc và bước đầu áp dụng ở một số đơn vị, tạo nên những chuyển biến tốt trong

công tác tổ chức quản lý Mục tiêu của nhà trường là trong năm 2009 được cấp chứng nhận là

đơn vị đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

- Vấn đề quản lý công văn của khoa KT-CN-MT vẫn còn mang tính thủ công, tài liệu

công văn vẫn đang lưu trữ trên giấy, và việc thực hiện thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn như:

+ Tài liệu ngày càng nhiều dẫn đến khó quản lý cũng như vấn đề theo dõi tình hình

xử lý công việc gặp nhiều khó khăn

+ Việc quản lý bằng tay khiến cho cán bộ văn thư mất nhiều thời gian trong quá

trình tìm kiếm, tra cứu và báo cáo

+ Việc quản lý bằng tay đôi khi thông tin không cập nhật kịp thời dẫn đến công tác

theo dõi, giám sát công việc thực hiện kém hiệu quả hơn

- Chính vì những vấn đề thực tiễn trên, khóa luận với đề tài ―xây dựng hệ thống quản lý

công văn cho khoa KTCN–MT theo chuẩn ISO 9001:2008‖ sẽ tập trung nghiên cứu các quá

trình quản lý công văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản

lý công văn một cách tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn phù hợp với tính chất của khoa Hệ thống

sẽ mang lại những lợi ích sau:

+ Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn và tài liệu ISO

+ Tự động hóa các quá trình nhận cũng như gửi công văn theo nhiều hình thức + Lưu trữ công văn và tài liệu ISO an toàn

+ Tìm kiếm, tra cứu công văn và tài liệu ISO dễ dàng

II Mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài sẽ xây dựng được các tài liệu phục vụ cho các hoạt động của khoa KTCN-MT một cách hệ thống và thống nhất theo chuẩn ISO 9001: 2008

- Kiểm soát được chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lưu đồ, quy trình, xác định các điểm kiểm soát Đề tài sẽ giúp ban lãnh đạo khoa, cán bộ văn thư, cũng như tất cả cán bộ giảng viên trong khoa có thể dễ dàng quản lý công văn

- Đề tài sẽ xây dựng nên một hệ thống các kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng thất lạc và sai lệch thông tin Cung cấp thông tin về tài liệu ISO phục vụ yêu cầu của ban lãnh đạo khoa, cán bộ quản lý và cán bộ giảng viên một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời

- Xây dựng một Website quản lý, xử lý và phát hành công văn, phân quyền người dùng

để quản trị hệ thống, hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ hiện nay Đồng thời hỗ trợ tra cứu, tham chiếu các công văn cũ

- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động giáo dục cũng như các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, quản lý công văn cho khoa KTCN-MT theo chuẩn ISO 9001: 2008

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo nên một tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả phù hợp với chuyên ngành của khoa

III Đối tượng và phạm vi của khóa luận

- Đối tượng phục vụ

+ Lãnh đạo khoa

+ Văn thư khoa

+ Trưởng Phó trưởng bộ môn

+ Cán bộ giảng viên liên quan đến quản lý và lưu trữ công văn của khoa

+ Cán bộ giảng viên trong khoa

- Phạm vi của khóa luận: Quản lý công văn cho khoa KTCN-MT

IV Giải pháp kỹ thuật

Hệ thống quản lý công văn cho Khoa Kỹ Thuật–Công Nghệ-Môi Trường sẽ được xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến là ASP.NET và cơ sở dữ liệu là SQL Server

V Giới thiệu kết cấu của khóa luận

Khóa luận bao gồm 4 chương:

- Chương 1: Tổng quan về đề tài

- Chương 2: Cơ sở lý thuyết

- Chương 3: Nội dung

- Chương 4: Tổng kết

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Những thuật ngữ

1 Công văn

- Công văn là hình thức công văn hành chính dùng phổ biến trong các khoa, doanh nghiệp Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình

- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ

+ Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chỉ đề

+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao

+ Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn Theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng

- Xây dựng bố cục một công văn

Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ

+ Địa danh và thời gian gửi công văn

+ Tên cơ quan chủ quán và cơ quan ban hành công văn

+ Chủ đề nhận công văn cơ quan hoặc cá nhân

+ Số và ký hiệu của công văn

+ Trích yếu nội dung

+ Nội dung công văn

và công văn mật và đơn, thư gửi đến khoa

4 Công văn đi

Công văn đi là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản sao công văn, công văn lưu chuyển nội

bộ và công văn mật do khoa phát hành

5 Tài liệu ISO

Tài liệu ISO bao gồm các tài liệu tác nghiệp và tài liệu hệ thống

Tài liệu tác nghiệp bao gồm các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban đăng ký

ISO, phiếu theo dõi và thống kê phân tích

Tài liệu hệ thống bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, trách nhiệm

quyền hạn, sổ tay chất lượng, thủ tục kiểm soát tài liệu, quy định kiểm soát tài liệu, thủ tục đánh giá nội bộ, thủ tục hành động kh c phục, phòng ngừa

6 Một số thuật ngữ khác

- Môi trường mạng: là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập,

xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin

- Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa,

thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được s p xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý

và cập nhật thông qua phương tiện điện tử

- Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

- Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng

phương tiện điện tử

- Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật

số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự

- Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung như tên loại văn bản; khoa ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một khoa hoặc của một cá nhân

- Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực

II Tổng quan về ISO

1 Giới thiệu về ISO

1.1 ISO là gì?

ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa The International Organization for Standardization)

1.2 Lịch sử về ISO

ISO được thành lập vào năm 1947, trụ sở tại Geneva, được áp dụng hơn 150 nước trong

đó Việt Nam là thành viên chính thức vào năm 1977 và hiện nay đã được bầu vào ban chấp hành ISO

1.3 ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng, đưa ra các nguyên t t về quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa cải tiến, chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất dịch vụ

1.4 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:

- ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

- ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

- ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu quả

- ISO19011:2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

Lịch sử soát xét các phiên bản của bộ ISO 9000

Phiên bản

năm 1994

Phiên bản năm 2000

Phiên bản năm 2008 Tên tiêu chuẩn

ISO 9000: 1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng -

Cơ sở và từ vựng ISO 9001: 1994

ISO 9001:2000 Bao gồm ISO 9001/9002/9003)

ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng -

các yêu cầu ISO 9002: 1994

Trường

Hình 1: Lịch sử soát xét phiên bản của bộ ISO 9000

1.5 Danh sách các tiêu chuẩn ISO

- ISO 9000, 9001: Hệ thống quản lý chất lượng

- ISO 14000: Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường

- ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

- ISO TS 22003: 2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000

- ISO IEC 17021: 2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận

- ISO/ TS 19649: Được xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế ( IATF) - The International Automotive Task Force Tiêu chuẩn ISO/ TS 19649: 2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu như: QS 9000 Mỹ , VDA6.1 Đức , EAQF Pháp , AVSQ Ý với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu của nhiều khách hàng Đây không phải là tiêu chuẩn b t buộc cho các nhà sản xuất ôtô trên thế giới

- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế yêu cầu cụ thể về năng lực và chất lượng Phòng thí nghiệm Y tế , Phiên bản đầu tiên ban hành năm 2003, phiên bản gần đây ban hành năm 2007 và được Việt Nam chuyển hoàn toàn thành TCVN 7782:2008)

2 ISO 9001: 2008

2.1 Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000

Năm 2008 Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Quốc Tế (The Internation Organization for Standardization đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thành phiên bản ISO 9001:

2008 đây là sự thay đổi lớn được giới tư vấn đánh giá và giới làm về chất lượng quan tâm Sau đây là sự tổng hợp và trích dẫn những thay đổi của phiên bản năm 2008 so với phiên bản năm 2000

- Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lượng được sử dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới

- ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lượng - các yêu cầu, là bản soát xét lần 4 Phiên bản đầu tiên của Tiêu chuẩn xuất bản năm 1987 và trở nên nổi tiếng kh p thế giới về đảm bảo chất lượng và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng nhằm nâng cao năng lực thỏa mãn các yêu cầu khách hàng trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 như sau:

- Đo lường, phân tích và cải tiến

Những thay đổi chính của phiên bản mới có thể tóm t t là:

- Làm rõ từ ngữ

- Đại diện lãnh đạo

- Sử dụng nguồn bên ngoài

- Hành động kh c phục phòng ngừa

Xem xét vào chi tiết, nội dung có những điểm mới sau:

- Phải xác định trong hệ thống quản lý chất lượng cách thức và mức độ kiểm soát đối với các quá trình có nguồn bên ngoài

- Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên ngoài

- Cơ cấu văn bản hệ thống quản lý chất lượng thay đổi Tầm quan trọng cùa hồ sơ nâng lên ngang tầm của thủ tục

- Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các quá trình

- Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục Một thủ tục có thể bao gồm nhiều quá trình hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình

- Chức danh Đại diện lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo

- Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu Có ý nghĩa rộng và ban quát hơn so với ―chất lượng‖ như sử dụng trong ISO 9001: 2000

- Khái niệm ―Năng lực, nhận thức và đào tạo‖ thay thế bằng ―Năng lực, đào tạo và nhận thức‖: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong Tổ chức

- Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin Trước đây chỉ là hệ thống liên lạc

- Khái niệm môi trường làm việc được diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu: ―Môi trường làm việc‖ liên quan đến các điều kiện mà tại đó công việc được thực hiện bao gồm các yếu tố về vật lý, môi trường và các yếu tố khác như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc thời tiết

- Các hoạt động sau giao hàng được nêu cụ thể và rõ hơn: ví dụ như Các điều khoản bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng như dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ sung như: dịch vụ tái chế hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng

- Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn Như bán hàng qua internet, việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi Thay vào đó, có thể xem xét thông qua các thông tin thích hợp về sản phẩm như catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo

- Tài sản của khách hàng được kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân

- Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm

- Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phương tiện đo đều được thay thế bằng thiết bị đo Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phương pháp hiệu chuẩn

và kiểm tra xác nhận

- Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm nhận của khách hàng có thể gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn như:

+ Khảo sát thoả mãn khách hàng

+ Dữ liệu khách hàng về chất lượng sản phẩm chuyển giao

+ Khảo sát ý kiến của người sử dụng

+ Phân tích tổn thất kinh doanh

+Lời khen, các khiếu nại về bảo hành

+ Các báo cáo của đại lý

- Hướng dẫn đánh giá nội bộ được bổ sung tiêu chuẩn ISO 19011: 2002 thay thế cho tiêu chuẩn ISO 10011 đã lỗi thời

- Việc theo dõi và đo lường các quá trình được chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm, tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

- Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm

- Các hành động kh c phục, hành động phòng ngừa đều được bổ sung phần xem xét tính hiệu lực các hành động thực hiện Tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ Chú trọng và hướng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu

Những cụm từ in nghiêng là các nội dung thay đổi hoặc bổ sung của phiên bản ISO 9001:2008 so với phiên bản ISO 9001:2000

Lời giới

thiệu

0.1

Việc chấp nhận một hệ thống quản lý chất lượng

nhu cầu khác nhau, các

mục tiêu riêng biệt, các sản

tổ chức Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức phụ

thuộc vào môi trường kinh doanh, những thay đổi của môi trường đó,hoặc những mối nguy gắn kết với môi trường đó; các

nhu cầu khác nhau, các mục tiêu riêng biệt, các sản phẩm cung cấp, các quá trình được sử dụng, quy mô và cấu trúc của tổ chức Mục đích của Tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các

hệ thống quản lý chất lượng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu

Lần đầu tiên, cụm từ ― rủi ro‖ xuất hiện trong phiên bản ISO

9001 Bên cạnh

đó, ― môi trường kinh doanh‖ cũng được sử dụng Điểu này được tin tưởng như sự gieo hạt cho phiên bản mới của ISO

9001 có khả năng vào năm

2013 và cũng hướng đến ISO

9004 và các hệ thống quản lý bền vững khác

Tiêu chuẩn này có thể được

sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của

khách hàng, các yêu cầu chế định và pháp luật phù hợp với sản phẩm và yêu cầu riêng của

tổ chức

Sự thay đổi tạo nên sự tương thích với các thuật ngữ liên quan đến ― các yêu cầu chế định

chuẩn này có thể sử dụng đồng thời với nhau nhưng cũng có thể

sử dụng một cách độc lập TCVN ISO 9001 qui định các yêu cầu đối với một hệ thống

Sự thay đổi phản ánh độ tương thích của hai tiêu chuẩn có thể sử dụng chung; là tiêu chuẩn hiện nay mà sự liên kết đã được lượt

bỏ

một cách độc lập Mặc dù

hai tiêu chuẩn này có phạm

vi khác nhau, nhưng chúng

có cấu trúc tương tự thuận

tiện cho việc sử dụng như

một cặp thống nhất TCVN

ISO 9001 qui định các yêu

cầu đối với một hệ thống

các mục tiêu của hệ thống

quản lý chất lượng so với

ISO9001, đặc biệt trong

việc cải tiến liên tục về

cao muốn thực hiện theo

tiêu chuẩn ISO 9004, theo

đuổi sự cải tiến liên tục

Tuy nhiên,nó không phục

Tiêu chuẩn tập trung vàohiệu quả của hệ thống quản

lý chất lượng trong việc thõa mãn yêu cầu khách hàng, các yêu cầu chế định và hợp lệ

ISO 9004 đưa ra hướng dẫn trên phạm vi rộng hơn các mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng so với ISO9001, đặc biệt

trong việc quản lý sự thành công lâu dài của một tổ chức

ISO 9004 được xem như là phiên bản hướng dẫn các tổ chức mà quản lý cấp cao muốn thực hiện theo tiêu chuẩn ISO

9004, theo đuổi sự cải tiến liên tục một cách có hệ thóng Tuy nhiên,nó không phục vụ cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng

tương thích của hai tiêu

chuẩn đối với lợi ích của

cộng đồng người sử dụng

Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc tế này, đã xem xét đến các điểu khoản của ISO 14001:2004

Cập nhật theo phiên bản mới nhất của ISO

nhau có liên quan” được đề cập đến,

“các yêu cầu của luật pháp”

được thêm vào

1 Phạm

vi

Chú thích - Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản

hoặc khách hàng yêu cầu hoặc sản phẩm của quá trình hình thành sản phẩm Điều này áp dụng cho kết quả đẩu ra từ các quá trình hình thành sản phẩm,

kể cả quá trình mua hàng

Chú thích 2: Các yêu cầu chế định hoặc do luật pháp quy định được diễn giải như các yêu cầu pháp lý

Làm rõ hơn định nghĩa về sản phẩm Điều này không chỉ là sản phẩm cuối cùng mà có thể

là sản phẩm của bất kỳ quá trình nào, đặc biệt là các sản phẩm của ―quá trình hình thành sản phẩm‖

Các thuật ngữ lỗi thời được c t

trình nào ảnh hưởng đến sự

phù hợp của sản phẩm với

các yêu cầu, tổ chức phải

đảm bảo kiểm soát được

và”

Từ ― xác định‖ ở mức độ nào đó mang nghĩa mạnh hơn từ ― nhận biết‖

Làm rõ hơn khi nào thìcần áp dụng việc đo lường và theo dõi

thống quản lý chất lượng

nêu ở trên cần bao gồm cả

các quá trình quản lý, quá

Các chú thích được thêm vào nhằm cung cấp các chỉ dẫn về việc chọn nguồn bên ngoài

quản lý chất lượng Chú thích 1 - các quá trình quản lý, quá trình cung cấp các nguồn lực, quá trình hình thành sản phẩm & quá trình đo lường, phân tích và cải tiến

Chú thích 2: quá trình do nguồn bên ngoài được xác định như một trong những quá trình cần thiêt của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức và được một

tổ chức bên ngoài thực thi Chú thích 3: loại hình và việc kiểm soát được áp dụng cho các quá trình bên ngoài có thể ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:

a) Các tác động tiềm năng của quá trình bên ngoài lên năng lực của tổ chức nhằm cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu

b) Mức độ mà việc kiểm soát của quá trình chia sẽ;

c) Nâng lực đạt được kiểm soát cần thiếtthông qua áp dụng điều khoản 7.4

Đảm bảo việc kiểm soát các quá trình bên ngoài không loại trừ

tổ chức về trách nhiệm trong việc đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng , các yêu cầu chế định và theo quy định pháp luật

chuẩn này,

d các tài liệu cần có của tổ chức để đảm bảo

việc hoạch định, tác nghiệp

và kiểm soát có hiệu lực

d) Các tài liệu bao gồm các

hồ sơ được xác định bởi tổ chức, cần có để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình

Giải thích rõ hơn

―hồ sơ‖ là một dạng tài liệu

Chú

thích 1

Chú thích 1 - Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản"

xuất hiện trong tiêu chuẩn

duy trì Các tài liệu đơn lẻ có thể bao gồm các yêu cầu đối với một hay nhiều thủ tục Yêu cầu

về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong một hoặc nhiều tài liệu

Đảm bảo các tài liệu có

nguồn gốc bên ngoài được xác định bởi tổ chức, cần cho việc lập kế hoạch và hoạt động của

các yêu cầu và hoạt động

tác nghiệp có hiệu lực của

để xác định việc kiểm soát

cần thiết đối với việc nhận

biết, bảo quản, bảo vệ, sử

hệ thống quản lý chất lƣợng

phải được kiểm soát Tổ chức phải thiết lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết cho việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng Các hồ sơ dễ đọc, dễ nhận biết

và được lưu giữ

Điều khoản này

đã đƣợc chỉnh sửa về mặt ngôn

từ làm cho nội dung rõ ràng hơn nhƣng yêu cầu chính vẫn không thay đổi

Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo công ty Điều này ngăn ngừa việc sử dụng các đơn vị bên ngoài nhƣ tƣ vấn thực hiện vai trò này

6.2.1

Khái

quát

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng

đến chất lượng sản phẩm

phải có năng lực trên cơ sở

được giáo dục, đào tạo, có

kỹ năng và kinh nghiệm

thích hợp

Những người thực hiện các

công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm phải có năng lực trên cơ

sở được giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp

Chú thích: sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm có thể

bị ảnh hưởng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua những người thực hiện các công việc trong hệ thống quản lý chất lượng

Yêu cầu mới của tiêu chuẩn rộng hơn đề cập đến

‗sự phù hợp đối vớI các yêu cầu

về sản phẩm‖ thay vì chỉ là chất lượng sản phẫm

thực hiện các công việc ảnh

hưởng đến chất lượng sản

phẩm,

b tiến hành đào tạo hay những hành động khác để

đáp ứng các nhu cầu này,

c đánh giá hiệu lực của các hành động được thực

hiện,

a Xác định năng lực cần thiết của những người thực hiện

công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm

b) Bất cứ nơi đâu có thể áp dụng được , tiến hành đào tạo hay những hành động khác đễ đạt được nâng lực cần thiết c) Đảm bảo rằng các nâng lực cần thiết phải đạt được

Một lần nữa, năng lực đề cập đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm Cụm từ ― where applicable‖ được thêm vào đễ cung cấp thêm

sự linh hoạt Đây

là một sự thay đổi nhỏ nhưng rất đáng kể Hiệu quả của việc đào tạo phải được đánh giá thông qua năng lực cần đạt được

Lưu ý rằng điểu này chỉ có thể đạt được trong một số trường hợp khi người được đào tạo thực sự đang làm đúng việc của họ

Cũng có hàm ý rằng nhân sự phải được đào tạo trước khi họ tiến hành những công việc cần sử dụng những kỹ

năng mới của

họ Cũng có thể cần thiết

phảithực hiện đào tạo nh c lại 6.3

Cơ sở hạ

tầng

c dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc trao đổi

thông tin)

Dịch vụ hỗ trợ ví dụ như vận chuyển, trao đổi thông tin hoặc các hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đượcthêm vào để làm rõ hơn khái niệm

sự sửa đổi này trường làm việc” liên quan đến Chú thích: thuật ngữ: “ môi

các điều kiện mà công việc bao gồm các yếu tố vật lý, môi trường & các yếu tố khác như(

như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết)

Chú thích được thêm vào nhằm cung cấp các hướng dẫn cho việc thực hiện yêu cầu này của tiêu chuẩn

trị sử dụng, các hoạt động

theo dõi, kiểm tra và thử

nghiệm cụ thể cần thiết đối

với sảnphẩm và các chuẩn

mực chấp nhận sản phẩm;

c các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng, các hoạt động theo dõi,

đo lường, kiểm tra và thử

nghiệm cụ thể cần thiết đối với sản phẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm;

Việc đo lường được thêm vào nhằm nhấn mạnh hơn yêu cầu của điều khoản này

dụ, các hành động thực hiện trong quá trình bảo hành, các nghĩa vụ trong hợp đồngnhư bảo trì, và các hoạt động hỗ trợ khác như tái chế hay huỷ bỏ

Làm rõ hơn yêu cầu đôi với việc

áp dụng các yêu cầu chế định và luật pháp

Làm rõ hơn thế nào là các yêu cầu khác được cho là cần thiết

Chú thích thêm vào để hỗ trợ cho điều khoản này

7.3.1

Hoạch

định thiết

Các chú thích mới được thêm vào

Chú thích: xem xét thiết kế

và phát triển, việc kiểm tra xác nhận và xác định giá trị sữ

Chú thích thêm vào nhằm hỗ trợ cho việc thực

kế

và phát

triển

dụng có những mục đích nhất định Chúng có thể được tiến hành và lưu hồ sơ một cách độc lập hoặc kết hợp sao cho phù hợp với sản phẩm và tổ chức

hiện điều khoản này

cho có thể kiểm tra xác

nhận theo đầu vào của thiết

kế và phát triển và phải

được phê duyệt trước khi

ban hành

Đầu ra của thiết kế và phát

triển phải ở dạng phù hợp sao

cho có thể kiểm tra xác nhận theo đầu vào của thiết kế và phát triển và phải được phê duyệt trước khi ban hành

Chú thích: thông tin về việc hình thành sản phẩm và cung cấp dịch vụ có thể bao gồm các chi tiết cho việc bảo toàn sản phẩm

Làm rõ hơn nội dung với thay đổi nhỏ

dõi và đo lường,

f thực hiện các hoạt động thông qua giao hàng

và các hoạt động sau giao

động sau giao hàng

―các phương tiện

- device‖ được thay bằng ―thiết

bị - equipment‖ nhằm tạo sự rõ ràng hơn

quá trình sản xuất và cung

cấp dịch vụ có kết quả đầu

ra không thể kiểm tra xác

nhận bằng cách theo dõi

hoặc đo lường sau đó Điều

này bao gồm mọi quá trình

vụ có kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lường sau đó

và như là hệ quả, các khiếm khuyết chỉ có thể trở nên rõ ràng

sau khi sản phẩm được sử dụng hoặc dịch vụ được chuyển giao

Chú thích 1 & 2 đã được lượt bỏ

Điểu khoản này được điều chỉnh súc tích hơn, tạo

sự rõ ràng hơn

về sự cần thiết đối với việc xác nhận giá trị sử dụng của mọi quá trình mà sự phù hợp đối với yêu cầu sản phẩm chỉ hiển nhiên sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ được chuyển giao

7.5.3

Nhận

Tổ chức phải nhận biết được trạng thái của sản

Tổ chức phải nhận biết được trạng thái của sản phẩm

Làm rõ hơn yêu cầu Nhấn

Tổ chức phải kiểm soát

và lưu hồ sơ việc nhận biết

duy nhất sản phẩm khi việc

xác định nguồn gốc là một

yêu cầu xem 4.2.4

tương ứng với các yêu cầu theo

dõi và đo lường xuyên suốt quá trình hình thành sản phẩm/dịch

vụ

Tổ chức phải kiểm soát việc nhận biết duy nhất sản phẩm và duy trì các hồ sơ khi việc xác

định nguồn gốc là một yêu cầu xem 4.2.4

mạnh việc nhận biết phải xuyên suốt toàn bộ quá trình hình thành sản phẩm

Có thay đổi nhỏ - nhấn mạnh việc phải lưu giữ

hiện không phù hợp cho

việc sử dụng đều phải được

thông báo cho khách hàng

và các hồ sơ phải được duy

trì (xem 4.2.4)

Chú thích - Tài sản của khách hàng có thể bao gồm

cả sở hữu trí tuệ

….Bất kỳ tài sản nào của khách hàng được phát hiện không phù hợp cho việc sử

dụng, tổ chức phải thông báo cho khách hàng và lưu giữ hồ

sơ (xem 4.2.4)

Chú thích: tài sản của khách hàng có thể bao gồm cả sở hữu

trí tuệ và dữ liệu cá nhân

Làm rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn

đã định Việc bảo toàn này

phải bao gồm nhận biết,

xếp dỡ di chuyển , bao

gói, lưu giữ, bảo quản Việc

bảo toàn cũng phải áp dụng

với các bộ phận cấu thành

của sản phẩm

Tổ chức phải bảo toàn sản phẩm trong suốt các quá trình nội bộ giao hàng đến vị trí đã

định để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu Khi thích hợp, việc

bảo toàn này phải bao gồm việc nhận biết, xếp dỡ di chuyển , bao gói, lưu giữ & bảo quản

Việc bảo toàn cũng phải áp dụng với các bộ phận cấu thành của sản phẩm

Có sự thay đổi nhỏ trong việc dùng từ để thể hiện rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn

định kỳ, hoặc trước khi sử

dụng, dựa trên các chuẩn

đo lường có liên kết được

Tổ chức phải xác định việc theo dõi và đo lường cần thực

hiện và các thiết bị theo dõi và

đo lường cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã xác định

a Được hiệu chuẩn và/hoặc kiểm tra hoặc cả hai, xác nhận

định kỳ, hoặc trước khi sử dụng, dựa trên các chuẩn đo lường có liên kết được với chuẩn đo lường quốc gia hay quốc tế; khi

―các phương tiện -device‖ được thay bằng ― thiết bị -

equipment‖

Có sự thay đổi nhỏ trong việc dùng từ để thể hiện rõ hơn

với chuẩn đo lường quốc

gia hay quốc tế; khi không

có các chuẩn này thì căn cứ

được sử dụng để hiệu

chuẩn hoặc kiểm tra xác

nhận phải được lưu hồ sơ;

c được nhận biết để giúp xác định trạng thái

hiệu chuẩn;

không có các chuẩn này thì căn

cứ được sử dụng để hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận phải

được lưu hồ sơ (xem 4.2.4) c) Có dấu hiệu để xác định được trạng thái hiệu chuẩn Chú thích 1 & 2 đã được lượt

bỏ

yêu cầu của tiêu chuẩn

Có sự thay đổi nhỏ trong việc dùng từ để thể hiện rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn

8.1

Khái

quát

a chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm,

a Chứng tỏ sự phù hợp đối với các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Làm rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn

Chú thích: việc theo dõi sự chấp nhận của khách hàng có thể bao gồm các thông tin từ các nguồn như khảo sát sự thỏa mãn của khách hàng, dữ liệu của khách hàng về chất lượng sản phẩm sau giao hàng, điều tra ý kiến của người sử dụng, phân tích thua lỗ trong kinh doanh , lời khen,

bồi thường bảo hành, báo cáo của đại lý

Chú thích được thêm vào làm rõ hơn yêu cầu này của tiêu chuẩn

8.2.2

Đánh giá

nội bộ

Trách nhiệm và các yêu cầu về việc hoạch định và

tiến hành các đánh giá, về

việc báo cáo kết quả và duy

trì hồ sơ xem 4.2.4 phải

được xác định trong một

thủ tục dạng văn bản

Thủ tục dạng văn bản phải được thiết lập nhằm xác định

trách nhiệm và các yêu cầu về việc hoạch định và tiến hành

các đánh giá và duy trì hồ sơ , báo cáo kết quả Các hồ sơ của cuộc đánh giá và kết quả của chúng phải được duy trì ( xem 4.2.4)

Lãnh đạo chịu trách nhiệm

về khu vực được đánh giá phải đảm bảo tiến hành không chậm

Nhấn mạnh hơn vào ―thủ tục dạng văn bản‖ Các yêu cầu về

hồ sơ được tách biệt nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của chúng

―hành động gì cần được đưa ra cũng được xác định rõ ràng‖ Làm rõ nghĩa hơn ―các hành động‖ bằng ―các

Lãnh đạo chịu trách nhiệm về khu vực được

đánh giá phải đảm bảo tiến

hành không chậm trễ các

hành động để loại bỏ sự

không phù hợp được phát

hiện trong khi đánh giá và

nguyên nhân của chúng

trễ các hành động khắc phục và phòng ngừa để loại bỏ sự không

phù hợp được phát hiện trong khi đánh giá và nguyên nhân của chúng

Chú thích: Xem hướng dẫn trong ISO 19011

hành động kh c phục và phòng ngừa‖

phải tiến hành việc kh c

Chú thích: khi xem xét các phương pháp phù hợp, tổ chức phải xem xét đến loại & quy mô của việc theo dõi và đo lường phù hợp với các quá trình trong mối liên hệ đối với tác động của chúng đối với sự phù hợp với các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và tác động của chúng lên hiệu quả của hệ thóng quản lý chất lượng

Chú thích thêm vào nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện điều khoản này Các hành động thực hiện

để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Việc này phải được tiến

hành tại những giai đoạn

thích hợp của quá trình tạo

sản phẩm theo các s p xếp

hoạch định xem 7.1

Bằng chứng của sự phù hợp với các chuẩn mực

chấp nhận phải được duy

trì Hồ sơ phải chỉ ra người

có quyền hạn trong việc

thông qua sản phẩm xem

Tổ chức phải theo dõi và đo lường các đặc tính của sản phẩm để kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu về sản phẩm được đáp ứng Việc này phải được tiến hành tại những giai đoạn thích hợp của quá trình tạo sản phẩm theo các s p xếp hoạch

định xem 7.1 Phải duy trì bằng chứng của sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận

Hồ sơ phải chỉ ra người (những người) quyết định thông qua sản phẩm giao cho khách hàng (xem 4.2.4)

Hoạt động thông qua sản phẩm

Các đoạn văn được s p xếp lại nhằm tạo sự rõ ràng và nhấn mạnh vào việc lưu giữ các hồ

sơ

hoạch định xem7.1 , nếu

không, phải được sự phê

duyệt của người có thẩm

quyền và nếu có thể, của

khách hàng

và chuyển giao dịch vụ cho khách hàng chỉ được thực hiện sau khi đã hoàn thành thoả đáng các hoạt động theo hoạch định (xem 7.1), nếu không phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền và nếu có thể, của khách hàng

kiểm soát, các trách nhiệm

và quyền hạn có liên quan

đối với sản phẩm không

phù hợp

Đoạn cuối này đã được

lược bỏ:

“Khi sản phẩm không phù

hợp được phát hiện sau khi

chuyển giao hoặc đã bắt

đầu sử dụng, tổ chức phải

có các hành động thích hợp

đối vớicác tác động hoặc

hậu quả tiềm ẩn của sự

không phù hợp.”

Thủ tục dạng văn bản phải được thiết lập để xác định việc kiểm soát các trách nhiệm và quyền hạn có liên quan đối với sản phẩm không phù hợp

Khi có thể, tổ chức phải xử

lý các sản phẩm không phù hợp bằng một hay những phương pháp sau:

d thực hiện các hành động tương thích với các tác động hoặc hậu quả tìm ẩn, của sự không phù hợp khi sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi chuyển giao hoặc đã b t đầu sử dụng

Thủ tục dạng văn bản được nhấn mạnh hơn

và xem như phần mở đầu của điểu khoản này Tạo sự linh hoạt hơn – khi

bổ sung ―khi có thể…‖

Thêm mục d

Hồ sơ được nêu

ở cuối điều khoản

Đoạn ở cuối điều khoản 8.3 của ISO 9001:2000 đã được c t chuyển thành mục d của điều khoản 8.3 trong ISO 9001:2008

Hình 2: Những thay đổi chính của phiên bản mới

2.2 Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008

2.2.1 Tính phổ biến của ISO 9001: 2008

Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 kế thừa tính phổ biến của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2000, được thể hiện ở những điểm chính sau:

- Giúp lãnh đạo khoa, cán bộ, giảng viên n m vững và chủ động hơn trong quá trình

xử lý công việc tức khả năng kiểm soát công việc tốt hơn , giảm đáng kể việc đùn đẩy, chờ đợi, tranh cãi giữa các đơn vị chức năng hay giữa các cán bộ, giảng viên liên quan trong xử lý công việc nhờ đã xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, trình tự, căn cứ pháp lý… trong các quy trình tác nghiệp

- Kiểm soát tài liệu đặc biệt là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật , hồ sơ lưu giữ tài liệu, ghi chép để minh chứng cho công việc đã làm, căn cứ để cải tiến công việc, để truy cứu trách nhiệm khi cần thiết chặt chẽ hơn hẳn so với trước Đây là hiệu quả rõ rệt nhất thể hiện yêu cầu của cải cách hành chính về tính minh bạch trong xử lý công việc, đồng thời cũng là điều kiện để nâng cao kỹ năng yêu cầu cơ bản về năng lực của cán bộ, công chức

- Nhờ áp dụng các quy trình tác nghiệp hợp lý, công khai và minh bạch nên nhiều cơ quan rõ nhất là UBND các quận, huyện và UBND các phường, xã đã rút ng n thời gian giải quyết công việc so với luật định như trong cấp phép xây dựng, đăng ký kinh doanh, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký hộ tịch…

- Các quy trình xử lý công văn theo ISO là cơ sở không thể thiếu để xây dựng các Website, phần mềm xử lý công văn qua mạng theo yêu cầu hiện đại hóa nền giáo dục rất rõ ở những nơi đã nối mạng, xử lý công văn trên mạng như ở thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng

2.2.2 Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khác nhau tùy theo yêu cầu của mổi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc áp dụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số các các cơ quan hành chính trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệm

áp dụng của các nước như Malaysia, Singapo, Ấn độ, … chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một số tác dụng cơ bản cho tổ chức như sau:

- Các Quy trình xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước được tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý và đúng luật và theo cơ chế một cửa

- Minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân để tạo cho dân cơ hội kiểm tra

- Người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn

- Cũng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính nhà nước các cấp đối với tổ chức và công dân phù hợp bản chất của nhà nước ta là do dân và

vì dân

Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong khoa như sau:

- Nối kết hệ thống quản lý chất lượng vào các quá trình hoạt động của khoa

- Hệ thống công văn, văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo

cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được

cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển khoa

- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng quản lý công văn, công việc theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể

- Làm cho cán bộ giảng viên trong khoa có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn khoa vì mục tiêu ―Tất cả vì sự nghiệp giáo dục‖

- Khuyến khích cán bộ, giảng viên chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích của

bộ môn và trong khoa

- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với lãnh đạo khoa có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển của khoa

- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của khoa

và tạo cơ hội để cán bộ, giảng viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục, quy trình giải quyết công việc

III Quản lý công văn đến

1 Tiếp nhận, đăng ký công văn đến

1.1 Tiếp nhận công văn đến

Khi tiếp nhận công văn được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của khoa tiếp nhận công văn đến Trong trường hợp công văn được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có …, đối với công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc công văn được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với bì văn bản có đóng dấu ―Hỏa tốc‖ hẹn giờ ), phải báo cáo ngay cho lãnh đạo khoa, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa công văn

Đối với công văn đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng công văn, số lượng trang…, trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến

Sau khi tiếp nhận, các bì công văn đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì công văn gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong khoa và các bì công văn gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những

bì công văn gửi đích danh người nhận, nếu là công văn liên quan đến công việc chung của khoa thì cá nhân nhận công văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì công văn có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật

- Đối với bì công văn mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA A11 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của khoa

Khi bóc bì công văn cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hư hại đối với công văn trong bì; không làm mất số, ký hiệu công văn, địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót công văn

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của công văn trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

- Nếu công văn đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu công văn trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi công văn

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những công văn cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những công văn mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của công văn thì cần giữ lại bì và đính kèm với công văn để làm bằng chứng

1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Công văn đến của khoa phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại công văn được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của khoa như các hoá đơn, chứng từ kế toán…

Tất cả công văn đến thuộc diện đăng ký tại văn thư khoa phải được đóng dấu ―Đến‖; ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ―Đến‖; đối với công văn đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu ―Đến‖

Đối với những công văn đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư khoa thì không phải đóng dấu ―Đến‖ mà được chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết Dấu ―Đến‖ được đóng rõ ràng, ngay ng n vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu, dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành công văn Mẫu dấu ―Đến‖ và việc ghi các thông tin trên dấu ―Đến‖ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu ―Đến‖ kèm theo Công văn này

1.4 Đăng ký công văn đến

- Đăng ký công văn đến bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký công văn đến

Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng năm, do khoa quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

Đối với những trường hợp tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký công văn đến để đăng ký tất cả các loại công văn , trừ công văn mật + Sổ đăng ký công văn mật đến

Khi tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 công văn đến một năm, nên lập các loại sổ sau: + Sổ đăng ký công văn đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương

+ Sổ đăng ký công văn đến của các khoa khác

+ Sổ đăng ký công văn mật đến

Đối với những khoa tiếp nhận trên 5000 công văn đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn

Trường hợp hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký công văn đến để đăng ký Đối với trường hợp hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu, đề nghị khác của khoa thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

+ Đăng ký công văn đến

Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đến, kể cả công văn mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký công văn đến kèm theo Công văn này

Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này

- Đăng ký công văn bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý công văn

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công văn đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608 LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

+ Việc đăng ký cập nhật công văn đến vào cơ sở dữ liệu công văn đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý công văn của khoa cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký công văn, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết t t những từ, cụm từ không thông dụng

2 Trình và chuyển giao công văn đến

2.1 Trình công văn đến

Sau khi đăng ký, công văn đến phải được kịp thời trình cho trưởng phó trưởng khoa hoặc người được trưởng phó trưởng khoa giao trách nhiệm sau đây gọi chung là người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của công văn đến; quy chế làm việc của khoa; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các bộ môn, cá nhân, cho ý kiến phân phối công văn, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có và thời hạn giải quyết công văn trong trường hợp cần thiết Đối với công văn đến liên quan đến nhiều bộ môn hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ bộ môn hoặc cá nhân chủ trì, những bộ môn hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi bộ môn, cá nhân nếu cần

Ý kiến phân phối công văn được ghi vào mục ―chuyển‖ trong dấu ―Đến‖ Ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có và thời hạn giải quyết công văn đến nếu có cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết công văn đến do các khoa quy định cụ thể có thể tham khảo mẫu ―Phiếu giải quyết công văn đến‖ tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có của người có thẩm quyền, công văn đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký đơn, thư trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu công văn đến

2.2 Chuyển giao công văn đến

Công văn đến được chuyển giao cho các bộ môn hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao công văn đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: công văn cần được chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Đúng đối tượng: công văn phải được chuyển cho đúng người nhận

- Chặt chẽ: khi chuyển giao công văn, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận công văn phải ký nhận; đối với công văn đến có đóng dấu ―Thượng khẩn‖ và ―Hoả tốc‖ kể cả

―Hoả tốc‖ hẹn giờ thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán bộ văn thư của bộ môn hoặc người được trưởng bộ môn giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận công văn đến, phải vào sổ đăng ký của bộ môn, trình trưởng bộ môn xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có Căn cứ vào ý kiến của trưởng bộ môn, công văn đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc công văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, công văn chuyển qua mạng và chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, công văn chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng năm, các khoa quyết định việc lập sổ chuyển giao công văn đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những khoa tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thì nên sử dụng ngay

sổ đăng ký công văn đến để chuyển giao công văn

- Những khoa tiếp nhận trên 2000 công văn đến một năm cần lập sổ chuyển giao công văn đến mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao công văn đến kèm theo Công văn này

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến

3.1 Giải quyết công văn đến

Khi nhận được công văn đến, cán bộ, giảng viên có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của khoa; đối với những công văn đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình trưởng khoa cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ, giảng viên cần đính kèm phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến đề xuất của bộ môn, cá nhân mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này

Đối với công văn đến có liên quan đến các cán bộ và giảng viên khác Cán bộ, giảng viên chủ trì giải quyết cần gửi công văn hoặc bản sao công văn đó kèm theo phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo khoa để lấy ý kiến của cán bộ, giảng viên Khi trình trưởng khoa xem xét, quyết định Cán bộ, giảng viên chủ trì phải trình kèm công văn tham gia ý kiến của các bộ môn, cá nhân có liên quan

3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến

Tất cả công văn đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của khoa đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các cán bộ, giảng viên giải quyết công văn đến theo thời hạn đã được quy định

- Căn cứ quy định cụ thể của khoa, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về công văn đến, bao gồm: tổng số công văn đến; công văn đến đã được giải quyết; công văn đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp khoa chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết công văn đến thì cán bộ văn thư cần

lập sổ để theo dõi việc giải quyết công văn đến mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết công văn đến kèm theo Công văn này

- Đối với công văn đến có đóng dấu ―Tài liệu thu hồi‖, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

IV Quản lý công văn đi

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn

1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành công văn, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại

về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2 Ghi số và ngày, tháng công văn

- Ghi số của công văn

Tất cả công văn đi của khoa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh

số theo hệ thống số chung của khoa do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số công văn quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày công văn

Việc đánh số công văn được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng

số công văn và số lượng mỗi loại công văn được khoa ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký công văn cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những khoa ban hành dưới 500 công văn một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại công văn

+ Những khoa ban hành từ 500 đến dưới 2000 công văn một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại công văn áp dụng đối với một số loại công văn như quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt , giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ; vừa theo các nhóm công văn nhất định nhóm công văn có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn

+ Đối với những khoa ban hành trên 2000 công văn một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại công văn hành chính

Công văn mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng công văn

Việc ghi ngày, tháng công văn được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP

1.3 Nhân bản

Công văn đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân bản công

văn mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33 2002 NĐ-CP ngày

28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

2.1 Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo công văn chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110 2004 NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với công văn, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 2004 NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của công văn hoặc phụ lục công văn, trùm lên một phần các tờ giấy

2.2 Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn ―Hoả tốc‖ kể cả ―Hoả tốc‖ hẹn giờ , ―Thượng khẩn‖ và

―Khẩn‖ trên công văn được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật ―Tuyệt mật‖, ―Tối mật‖ và ―Mật‖ , dấu ―Tài liệu thu hồi‖ trên công văn được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12 2002 TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu ―Tài liệu thu hồi‖ trên công văn được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

3 Đăng ký công văn đi

Công văn đi được đăng ký vào sổ đăng ký công văn đi hoặc cơ sở dữ liệu công văn đi trên máy vi tính

3.1 Đăng ký công văn đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký công văn đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại công văn đi hàng năm, các khoa quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký công văn đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại công văn tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký công văn đi mà khoa áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

+ Đối với những khoa ban hành dưới 500 công văn một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ: sổ đăng ký công văn đi loại thường , sổ đăng ký công văn mật đi

+ Những khoa ban hành từ 500 đến dưới 2000 công văn một năm có thể lập các loại sổ: sổ đăng ký công văn quy phạm pháp luật nếu có và quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt loại thường ; sổ đăng ký công văn loại thường , sổ đăng ký công văn mật đi

+ Đối với những khoa ban hành trên 2000 công văn một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ: sổ đăng ký công văn quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt loại thường ; sổ đăng ký công văn hành chính có ghi tên loại khác loại thường ; sổ đăng ký công văn loại thường ; sổ đăng ký công văn mật đi

- Đăng ký công văn đi

Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đi, kể cả bản sao công văn và công văn mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII-Sổ đăng ký công văn đi kèm theo Công văn này

3.2 Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý công văn

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công văn đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn

số 608 LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước nay là Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước

Việc đăng ký cập nhật công văn đi vào cơ sở dữ liệu công văn đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý công công văn của khoa cung cấp chương trình phần mềm đó

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi

4.1 Làm thủ tục phát hành công văn

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của công văn mà lựa chọn loại bì và kích thước

bì cho phù hợp Bì công văn cần có kích thước lớn hơn kích thước của công văn khi được vào bì

để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại để có thể vào bì một cách dễ dàng

Bì công văn cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram m2

trở lên Bì công văn mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12 2002 TT-BCA (A11)

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì công văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên công văn trong bì

Việc đóng dấu ―Chỉ người có tên mới được bóc bì‖ và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên

bì công văn mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 - 3 của Thông tư số 12 2002 TT-BCA

4.2 Chuyển phát công văn đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các bộ môn, cá nhân trong nội bộ khoa

Tuỳ theo số lượng công văn đi được chuyển giao trực tiếp cho các cán bộ, giảng viên trong nội bộ khoa và cách tổ chức chuyển giao được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các cán bộ, giảng viên), khoa quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng

ký công văn đi để chuyển giao công văn theo hướng dẫn dưới đây:

+ Nếu khoa có số lượng công văn đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao công văn được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng mẫu sổ

và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao công văn đi kèm theo Công văn này

+ Nếu khoa có số lượng công văn đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao công văn do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký công văn đi để chuyển giao, chỉ cần bổ sung cột ―Ký nhận‖ vào sau cột 5 ―Nơi nhận công văn‖

Khi chuyển giao công văn cho các bộ môn, cá nhân trong nội bộ, người nhận công văn phải

ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các văn phòng khoa khác

Tất cả công văn đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên khoa chuyển trực tiếp cho các khoa khác đều phải được đăng ký vào sổ mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao công văn đi Khi chuyển giao công văn, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát công văn đi qua bưu điện

Tất cả công văn đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào

sổ mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi công văn đi bưu điện kèm theo Công văn này Khi giao bì công văn, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ nếu có

- Chuyển phát công văn đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, công văn đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những công văn

có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát công văn mật

Việc chuyển phát công văn mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33 2002 NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12 2002 TT-BCA(A11)

4.3 Theo dõi việc chuyển phát công văn đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát công văn đi như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát công văn đi theo yêu cầu của người ký công văn Việc xác định những công văn đi cần lập phiếu gửi do bộ môn hoặc cá nhân soạn thảo công văn đề xuất, trình người ký công văn quyết định

- Đối với những công văn đi có đóng dấu ―Tài liệu thu hồi‖, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm công văn không bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì công văn gửi đi nhưng vì lý do nào đó do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân soạn thảo công văn đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi công văn đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện công văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

5 Lưu công văn đi

Việc lưu công văn đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số

110 2004 NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Bản lưu công văn đi tại văn thư được s p xếp theo thứ tự đăng ký Những công văn đi được đánh số và đăng ký chung thì được s p xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại công văn hoặc theo từng nhóm công văn thì được s p xếp riêng, theo đúng số thứ tự của công văn

Các bộ môn cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của khoa Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu công văn đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

V Phương pháp phát triển hệ thống

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống:

- Nguyên nhân khách quan: Do văn thư khoa yêu cầu có một hệ thống quản lý công văn điện tử mới theo chuẩn ISO 9001: 2008, thay thế hệ thống quản lý công văn bằng giấy cũ

- Nguyên nhân chủ quan: Bản thân muốn xây dựng một hệ thống làm đề tài khóa luận tốt nghiệp, với hy vọng đề tài khóa luận sẽ được đem ra ứng dụng trong thực tiễn, đồng thời muốn đóng góp một phần nhỏ kiến thức của mình cho khoa Kỹ Thuật - Công Nghệ - Môi Trường

2 Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống

Hệ thống sẽ được phát triển ở 2 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Hoàn thành phần nghiên cứu lý thuyết và phần xây dựng về Quản lý công văn theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Giai đoạn 2: Hoàn thiện việc xây dựng hệ thống quản lý công văn theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

VI Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT

Hình 3: Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT

Văn thư

khoa

TRƯỞNG KHOA

Trưởng Bộ môn Tin học

Trưởng Bộ môn Môi trường

Trưởng Bộ môn

Kỹ thuật

P.TRƯỞNG KHOA 2

Giảng viên Giảng viên

P.TRƯỞNG

KHOA 1

Giảng viên

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG

I Mô tả hệ thống

1 Mô tả hệ thống hiện tại

Hệ thống quản lý công văn cho khoa Kỹ Thuật- Công Nghệ - Môi Trường hiện tại đang được quản lý bằng giấy sổ ghi chú , do bộ phận văn thư khoa phụ trách, tập trung quản

lý công văn đến và công văn đi cho khoa Khi tiếp nhận công văn đến, văn thư khoa là người trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra bao bì,… Rồi ghi nhận lại thông tin công văn: số thứ tự, ngày đến, người nhận…….Rồi phát cho người nhận công văn đến, hoặc người nhận trực tiếp gặp văn thư khoa để yêu cầu nhận công văn Đối với trường hợp công văn đi, người gởi công văn

sẽ trực tiếp gặp văn thư khoa để gởi, sau đó văn thư khoa gặp lãnh đạo khoa để xin ý kiến ký duyệt rồi văn thư khoa trực tiếp gửi công văn đi

2 Xác định yêu cầu hệ thống

Quá trình quản lý công văn được nêu ra như trên mất quá nhiều thời gian cho mỗi công đoạn, vì thế văn thư khoa yêu cầu một hệ thống quản lý công văn hiện đại, nhanh gọn, tìm kiếm dễ dàng, phù hợp với yêu cầu của công việc Hệ thống phải quản lý được công văn đến, công văn đi, lưu trữ tài liệu ISO Điều quan trọng hệ thống phải quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008

3 Sơ đồ mô tả hệ thống mới

Hình 4: Sơ đồ mô tả hệ thống mới

Module quản lý công văn đi

Module quản lý tài liệu ISO

Văn thư

Lãnh đạo khoa

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KT - CN - MT THEO CHUẨN ISO 9001: 2008

Phòng ban khác

+ Người quản trị: quản lý toàn bộ hệ thống phân rã use case ―các chức năng quảntrị

hệ thống‖ , phân quyền người dùng, tạo, thêm, xóa, sửa tài khoản, cấu hình tổng quát hệ thống

+ Hệ thống: Ghi nhật ký về một số hoạt động của người dùng như: Khi văn thư khoa xóa một công văn đến thì hệ thống sẽ ghi nhận lại thời gian, thông tin người xóa cũng như nội dung đã xóa

+ Pháp chế cơ quan: Kiểm tra các thông tin công văn có đúng quy định

+ CBGV chuyên môn: chịu trách nhiệm quản lý công văn, soạn dự thảo công văn và một số nhiệm vụ do khoa quy định

He thong

Lanh dao bo mon

mon

Nguoi quan tri

Hình 5: Danh sách các Actor

- Lƣợc đồ Use case tổng quát

Soan thao cong van di

CBCCVC chuyen mon

Tim kiem tai lieu ISO

Quan ly y kien dong gop

Dang ky cong van den

Quan ly so theo doi Ghi y kien chi dao

Chuyen giao cong van den

Dang ky cong van di

Xoa tai lieu ISO Van thu khoa

Lanh dao khoa

Lanh dao bo mon

Upload tai lieu ISO Phap che co quan

Download tai lieu ISO

Hình 6: Sơ đồ Use case tổng quát

2 Phân tích các module chính

2.1 Công văn đến

2.1.1 Lưu đồ mô tả công văn đến

Chú thích

Đường đi của công văn điện tử

Đường đi của công văn giấy

Hình 7: Lưu đồ mô tả công văn đến

Có Không

Công

văn đến

Tiếp nhận, phân loại sơ

bộ, bóc bì, đóng dấu

―Đến‖, ghi số

và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao công văn đến

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Giải quyết

Ý kiến phân phối công văn

Tổ chức thực hiện

Quan trọng

Theo dõi giải quyết

CBGV chuyên môn Văn thư khoa Lãnh đạo khoa Lãnh đạo bộ môn

2.2.2 Mô tả chi tiết Người thực

hiện

Nội dung công việc

Văn thư

khoa

a) Đối với công văn giấy:

- Tiếp nhận công văn đến

- Phân loại sơ bộ loại bóc bì: là loại gửi cho khoa và loại không bóc bì:

là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong khoa

- Bóc bì công văn đến đối với loại được bóc bì

- Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến

- Đăng ký công văn đến

- Scan công văn đến và đính kèm biểu ghi công văn đến

- Chuyển cho trưởng phó trưởng bộ môn cho ý kiến phân phối công văn đến

Công văn đến bằng giấy sau khi scan được văn thư khoa giữ lại Sau khi nhận được ý kiến phân phối công văn đến qua mạng, văn thư khoa chuyển công văn giấy cho CBGV chuyên môn được giao chủ trì giải quyết

b) Đối với công văn điện tử gửi đến qua mạng:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của công văn

- Đăng ký công văn đến

- Đính kèm biểu ghi công văn đến

- Chuyển cho trưởng phó trưởng bộ môn cho ý kiến phân phối công văn đến

Lãnh đạo

khoa

Người cho ý kiến phân phối công văn đến có thể là trưởng khoa, hoặc phó trưởng khoa được ủy quyền trong trường hợp trưởng khoa đi v ng

Trường hợp trưởng khoa cho ý kiến phân phối:

Cho ý kiến phân phối hoặc chỉ đạo và chuyển cho:

- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết thuộc lĩnh vực phụ trách

- Trưởng Phó trưởng khoa để theo dõi

- Trưởng Phó trưởng bộ môn chủ trì để tổ chức thực hiện

Trường hợp phó trưởng khoa cho ý kiến phân phối:

Trường hợp phó trưởng khoa được trưởng khoa uỷ quyền cho ý kiến phân

phối thì phó trưởng khoa thực hiện các công việc như trưởng khoa và báo cáo trưởng khoa

Căn cứ nội dung công văn đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khoa và trình

độ, năng lực của cán bộ trong bộ môn, trưởng bộ môn cho ý kiến chỉ đạo và chuyển cho:

- Trưởng khoa và phó trưởng khoa để báo cáo và theo dõi

- Phó trưởng bộ môn để tổ chức thực hiện nếu cần

- CBGV chuyên môn trong bộ môn chủ trì giải quyết trong trường hợp

bộ môn được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết

- Lãnh đạo bộ môn phối hợp giải quyết nếu cần

- Văn thư khoa chuyển công văn giấy cho CBGV chủ trì giải quyết Phó trưởng bộ môn:

Trường hợp phó trưởng bộ môn được trưởng bộ môn giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng bộ môn thực hiện các công việc như trưởng bộ môn và

báo cáo trưởng bộ môn

Cán bộ giảng

viên chuyên

môn

CBGV chủ trì giải quyết:

- Nhận công văn giấy do văn thư khoa chuyển đến

- Căn cứ nội dung công văn đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khoa, lãnh đạo bộ môn, xác định và nhập thông tin ―Mã hồ sơ‖

- Nghiên cứu nội dung công văn đến để thực hiện Trường hợp công văn đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn công văn trả lời

- Tập hợp công văn liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử

- Đối với công văn đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định ―Mã

hồ sơ‖

CBGV phối hợp giải quyết:

Nghiên cứu nội dung công văn đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho lãnh đạo bộ môn để báo cáo , CBGV chủ trì

Hình 8: Mô tả chi tiết công văn đến

2.1.3 Lƣợc đồ Use Case

- Các lƣợc đồ Use case

+ Lƣợc đồ Use case mức 1 Quản lý công văn đến

Van thu khoa

Lanh dao bo mon Lanh dao khoa

Quan ly so theo doi Ghi y kien chi dao

Chuyen giao cong van den

Nguoi quan tri

Dang ky cong van den

Hình 9: Sơ đồ Use case mức 1 Quản lý công văn đến

+ Lƣợc đồ Use case mức 2 Quản lý công văn đến.

Van thu khoa

Them cong van thuong

Them cong van mat