CHƯƠNG 5 MICROSOFT EXCEL

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCELCP: Mod BT kiểu số 1; BT kiểu số 2 QT: Trả về giá trị kiểu số là phần dư của phép chia nguyên biểu thức kiểu số 1 cho biểu thức kiểu số 2... Hàm Sumif CP: SumifP

Trang 1

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL

Trang 2

5.1.2 Màn hình giao diện

Th trạng thái (Status bar)

Thanh công

thức

Vùng làm việc chính

Nút chọn

Cột

Hàng

Ô (Cell) Thanh

Ribbon

Trang 3

5.1.3 Thanh công cụ

 Tab chính trên thanh Ribbon :

• Home, Insert, page layout, Formula,

Data, Review, View

Trang 4

 Cài đặt phông, cỡ chữ chuẩn: Office Button\Excel options

\Popular

Trang 5

Cài đặt kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày:

Start\ Control Panel\1\2\Formats\ additional Setting\

; or ,

Trang 6

Kiểu ngày

Trang 7

5.1.4 Địa chỉ trong Excel

Ô: Là giao của 1 cột và hàng được xác định bởi địa chỉ

ô

 Địa chỉ tương đối: thay đổi khi sao chép công thức:

Ký hiệu cột số hiệu hàng, ví dụ: A1

 Địa chỉ tuyệt đối: không thay đổi khi sao chép công

thức: $Ký hiệu cột $Số hiệu hàng, ví dụ: $A$1

 Địa chỉ hỗn hợp: $A1,…

 Sử dụng phím F4 để luân chuyển giữa các loại địa

Trang 8

5.1.5 Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính

• Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.

• Sử dụng bàn phím:

 ↑, ↓: Lên, xuống 1 hàng

 →, ←: Qua trái, phải 1 ô

 PageUp: Lên 1 trang màn hình

 PageDown: Xuống 1 trang màn hình

 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình

 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình

 Ctrl + Home: Về ô A1

8

nguyetlt@ftu.edu.vn

10/17/15

Trang 9

5.2 LÀM VIỆC VỚI TỆP DỮ LIỆU

5.2.1 Làm việc với tệp dữ liệu

Trang 10

Trang 11

5.2.2 Chuẩn bị trang in

1 Ngắt trang:

 Chọn dòng hoặc đặt con trỏ\ Page Layout\ breaks\ Insert Page break

 Bỏ phân trang: Đặt con trỏ\ Page Layout\ breaks\ Remove Page break

Trang 12

2 Lặp tiêu đề cho các trang in:

Hộp thoại Page Setup  chọn thẻ Sheet

Trang 13

3 Xem bảng tính trước khi in

Office Button\Print\Print Preview\

Sang trang tiếp

Trở về trang trước

Kết thúc

Page setup

In

Hiệu chỉnh

Trang 14

Trang 15

and Footer (thẻ Design sẽ hiển thị như hình

Trang 16

5.2.3 In dữ liệu

 In tất cả bảng tính, mỗi trang một bản (in không

hỏi): Office Button\Print\Quick Print

 In một vùng:

• Đặt chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page layout\ Đặt chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page layout\

Print Area\ Set Print Area

• Huỷ chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page layout\ Huỷ chế độ in 1 vùng: Đánh dấu\ Page layout\

Print Area\ Clear Print Area

 In tuỳ chọn: Office Button\Print\Print (Ctrl+P)

Trang 17

Trang 18

5.3 THAO TÁC VỚI DỮ LIỆU

5.3.1 Các dạng dữ liệu

ô

Trang 19

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL5.3.2 Cách nhập dữ liệu

1 Kết thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc    ),

hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.

2 Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter

Chú ý: muốn nhập: - hoặc 092346789: nhập‘ - hoặc ‘092346789 3.Tạo chỉ số: Nhập văn bản\Đánh dấu\ Home\Format\Format

Cells hoặc Ctrl+1 (khung phím chữ) hoặc chuột phải\ Format Cells hoặc Home\Alignment\font…

 Superscript: Chỉ số trên

 Subscript: Chỉ số dưới

Trang 20

Trang 21

3. Sao chép công thức: Đưa chuột lại

gần bên dưới mép phải ô, khi nào xuất hiện dấu cộng màu đen thì di chuột hoặc nháy kép chuột

4 Các phép tính cơ bản: +, -, *, /, luỹ

thừa ^ (shift+6)

5 Các toán tử: >, <,=, >=,<=, <>

Trang 22

Trang 23

5.3.3 Hiệu chỉnh dữ liệu

1 Đánh dấu dữ liệu: từng bảng tính đơn lẻ: Ctrl+A???

2 Sửa dữ liệu

Đánh dấu\F2 hoặc nháy kép chuột tại ô\Sửa

3 Xoá dữ liệu: Đánh dấu\ Delete

Trang 24

5.3.4 Các thao tác trên ô, hàng, cột

1 Thay đổi kích thước hàng, cột: di chuột??

2 Xóa ô, hàng, cột

Đánh dấu\ Nháy chuột phải\ Delete

3 Chèn ô, hàng, cột: Thay Delete = Insert

4 Ẩn, hiện cột, hàng

Đánh dấu\ Chuột phải:

Hide: Ẩn Unhide: Hiện

Trang 25

5.3.4 Các thao tác trên ô, hàng, cột

Trang 26

5.3.5 Định dạng ô (Format Cells)

Đánh dấu\ Format Cells (Ctrl,1)\

Kiểu đường Viền ngoài

Viền trong

Không viền

Trang 27

Màu chữ

Trang 28

Trang 29

Trang 30

Trang 31

Trang 32

5.3.6 Các thao tác khác đối với bảng tính

Nháy chuột phải tại tên bảng tính\

Chọn tất cả các Sheet có trong File

Trang 33

5.4 HÀM TRONG EXCEL

5.4.1 Định nghĩa, cách nhập hàm

cần nhập\ =Gõ tên hàm (Khai báo các đối số)

Trang 34

CP: Mod (BT kiểu số 1; BT kiểu số 2)

QT: Trả về giá trị kiểu số là phần dư của phép chia nguyên biểu thức kiểu số 1 cho biểu thức kiểu số 2

Trang 35

3 Hàm SUM

CP: Sum(Phạm vi)

QT: Trả về giá trị kiểu số là tổng các giá trị trong phạm vi

Chú ý: Phạm vi: Vùng (A1:B5), một số ô cụ thể (A1,A2,B1,

B5), giá trị cụ thể

4 Hàm Sumif

CP: Sumif(Phạm vi, Điều kiện, Danh sách)

QT: Trả về giá trị kiểu số là tổng các ô trong danh sách mà

các giá trị tương ứng trong phạm vi thoả mãn điều kiện

Chú ý: Phạm vi và danh sách thường là địa chỉ tuyệt đối

(nhấn phím F4)

Trang 36

Danh sách: Là cột chứa giá trị được tổng cộng

Trang 37

Trang 38

QT: Trả về giá trị kiểu số là số các ô trong

phạm vi chứa dữ liệu kiểu số

Trang 39

5.4.3 Nhóm hàm thống kê

3. Hàm Countif

CP: Countif(Phạm vi, Điều kiện)

QT: Trả về giá trị kiểu số là số các ô trong phạm vi thoả mãn điều kiện

Chú ý: Phạm vi thường là địa chỉ tuyết đối (nhấn phím F4)

Trang 40

Trang 41

Trang 42

Trang 43

3 Hàm RANK

CP: Rank(Địa chỉ ô; Phạm vi; Tham số)

QT: Trả về giá trị kiểu số là xếp thứ, xếp hạng của giá

trị ô trong phạm vi Trong đó:

• Nếu tham số = 0: Xếp thứ giảm dần

• Tham số = 1: Xếp thứ tăng dần

• Phạm vi là địa chỉ tuyệt đối

Trang 44

Hàm RANK (Xếp thứ theo cái gì?)

Trang 45

CP: Day(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị kiểu số là ngày trong biểu

thức kiểu ngày

Trang 46

5.4.4 Nhóm hàm thời gian

CP: Month(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị là tháng trong biểu thức kiểu ngày

CP: Year(BT Kiểu ngày)

QT: Trả về giá trị kiểu số có 4 chữ số là năm trong

biểu thức kiểu ngày

Trang 47

Trang 48

 1 hoặc để trống: ngày chủ nhật có giá trị là 1, ngày thứ bảy (7) (nếu

định dạng ô chứa công thức là dddd thì giá trị trả về là Sunday,….)

48

Trang 49

5.4.5 Nhóm hàm ký tự

CP: Left(BT kiểu ký tự; n)

QT: Trả về một xâu n ký tự được trích ra từ bên trái

của biểu thức kiểu ký tự

CP: Right(BT kiểu ký tự; n)

QT: Trả về một xâu n ký tự được trích ra từ bên phải

của biểu thức kiểu ký tự

Trang 50

5.4.5 Nhóm hàm ký tự

3 Hàm MID

 CT: =MID(text, start_num, num_chars)

 QT: Lấy “num_chars” ký tự từ vị trí “start_num” tính

từ trái trong Biểu thức ký tự (text)

Trang 51

Trang 52

5.4.6 Nhóm hàm logic

3 Hàm if (2 dạng)

Dạng 1: if (Điều kiện; Giá trị1;Giá trị2)

Dạng 2: if (Điều kiện1; Giá trị1;if(Điều kiện2;Giá trị2;if(…(if(Điều kiện

n-1;Giá trị n-n-1;Giá trị n)) (n dấu đóng ngoặc)

TQ: Xác định giá trị của điều kiện

Nếu đúng, hàm nhận Giá trị 1 Nếu sai, hàm nhận Giá trị 2 Chú ý: Điều kiện lồng nhau:

Số if = Số điều kiện - 1 Điều kiện trong Excel dùng Phương pháp loại trừ Kiểu ký tự để trong “ ”

Trang 53

Trang 54

QT: Đối chiếu “Giá trị mang đi đối chiếu” với cột đầu tiên trong vùng đối chiếu, nếu tìm thấy gióng sang cột “thứ tự ở bảng phụ” để lấy giá trị.

Chú ý: Vùng là địa chỉ tuyệt đối (nhấn F4)

2.Hàm HLOOKUP

Tương tự như Vlookup nhưng đối chiếu theo hàng

Trang 55

Trang 56

Trang 57

Trang 58

Trang 59

5.4.7 Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

3 Hàm INDEX

 QT: Cho giá trị của ô ở vị trí giao của (hàng,

cột) trong vùng “array”.

Trang 60

5.4.7 Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

4 Hàm MATCH

 CT: =MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

Trong đó:Tham số (match_type ):

Lookup_value Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

 = 1 (true): Dò tìm GTLN trong lookup_array, nhỏ hơn hay bằng

Lookup_value Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

 = 0 (false): Dò tìm chính xác, lookup_array không sắp xếp

 QT:Cho giá trị số chỉ STT của hàng hay cột trong danh

sách có chứa giá trị dò tìm.

Trang 61

5.5.1 Khái niệm:

CSDL trong Excel là các bảng có mối liên hệ với nhau Trong mỗi bảng, cột được gọi là trường, tên cột là tên trường, hàng được gọi là bản ghi.

5.5 THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU

Trang 62

1 Hàm Dcount

 CT: =DCOUNT (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị số là số các ô dữ liệu trong

vùng CSDL (database) ở cột (field) cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện (criteria)

Trong đó: field là STT một cột kiểu số bất kỳ.

2 Hàm Daverage

 CT: =DAVERAGE (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị số là số các ô chứa các giá trị

trong vùng CSDL (database) ở cột (field) thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện (criteria)

5.5.2 NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Trang 63

3 Hàm Dmax

 CT: =DMAX (database, field, criteria)

 QT: Cho lớn nhất trong vùng CSDL (database) ở cột

4 Hàm Dmin

 CT: =DMIN (database, field, criteria)

 QT: Cho giá nhỏ nhất trong vùng CSDL (database) ở

Trang 64

5 Hàm Dget

 CT: =DGET (database, field, criteria)

 QT: Cho giá trị trong Vùng CSDL (database) ở cột ( field)

cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện ( criteria).

6 Hàm Dsum

 CT: =DSUM (database, field, criteria)

 QT: Cho tổng các giá trị trong Vùng CSDL (database) ở

cột ( field) cột thoả mãn điều kiện trong vùng điều kiện

Trang 65

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL 5.5.3 SẮP XẾP DỮ LIỆU: SORT

 C1: Đánh dấu\ Data\ Sort\

• Sort by: Chọn cột cần sắp xếp\ Chọn kiểu sắp Sort by: Chọn cột cần sắp xếp\ Chọn kiểu sắp

xếp:

Trang 66

5.5.4 LỌC DỮ LIỆU

1 Lọc tự động: AUTO FILTER

• Đánh dấu\ Data\ Filter

 Lọc các đối tượng cụ thể: Nháy chuột vào

rồi Chọn

 Lọc các đối tượng có giá trị thoả mãn điều

kiện thuộc một khoảng: Nháy chuột vào \Number filters…

Trang 67

1 Lọc tự động: AUTO FILTER

 Custom filter…

less than or equal to

Trang 68

Trang 69

2 Lọc nâng cao: Advanced Filter

B1: Tạo vùng điều kiện

B2: Tạo vùng Copy to nếu cần

B3: Đánh dấu\ Data\ Advanced

Trang 70

 Quy tắc tạo điều kiện lọc dữ liệu:

1000000 đồng

Chữ cái đầu tiên của mã hàng là X (xuất)

Tìm những người trong đơn vị Tự nhiên

có Lương <=

1000000 đồng.

Trang 71

Trang 72

thoả mãn điều kiện, phần còn lại của danh sách

sẽ bị ẩn đi.

thoả mãn điều kiện lọc đến một vùng khác trong

Worksheet và vùng này được khai báo tại dòng

Copy

nhau thì giữ lại một bản.

Trang 73

5.5.5 TÍNH NĂNG SUBTOTALS

Quy tắc: Tổng hợp dữ liệu theo nhóm

chọn Data\Subtotal

Trang 74

Chọn hàm

Chọn các cột cần tính tổng con Tổng dọc hiển thị

ở cuối bảng dữ liệu

5.5.5 TÍNH NĂNG SUBTOTALS

Trang 75

CSDL\ Data\ Subtotals\ Remove all

Trang 76

nhiều loại nhóm phân tích & đánh giá số

Trang 77

5.5.6 VẼ BIỂU ĐỒ

1 Xây dựng biểu đồ

 Đánh dấu dữ liệu\ Insert\ Chart

Chú ý: Nếu tiêu đề bảng là dữ liệu kiểu số hoặc tiêu đề và dữ liệu không liền kề nhau khi đánh dấu chỉ đánh dấu dữ liệu (không đánh dấu tiêu đề),

Trang 78

Trang 79

5.5.6 VẼ BIỂU ĐỒ

2 Hiệu chỉnh

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	3,1 MB