ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRINH MICROSOFT EXCEL để TIN học HOÁ CÔNG tác kế TOÁN tại các DOANH NGHIỆP vừa và NHỎ

Ngoài việc quy định mẫu chứng từ được sử dụng ở doanh nghiệp cònphải quy định và hướng dẫn cụ thể cách ghi chép trong các chứng từ kế toán,quy định trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý,

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Nhân loại đang bước vào thời đại kinh tế mới, lấy trí lực làm nguồn tàinguyên quan trọng hàng đầu, lấy sử dụng, phân phối, sản xuất tri thức làm nhân tốchủ yếu Đó là thời đại mà khoa học công nghệ là lực lượng sản xuất thứ nhất, thờiđại của nền kinh tế trí thức, của xã hội thông tin Khác với loại hình kinh tế trướcđây lấy nông nghiệp, công nghiệp truyền thống làm nền tảng, lấy nguồn tài nguyênthiên nhiên thiếu thốn và ít ỏi làm chỗ dựa để phát triển sản xuất, thì kinh tế tri thứclấy công nghệ cao làm lực lượng sản xuất, lấy trí lực - nguồn tài nguyên vô hạn làmchỗ dựa chủ yếu, lấy công nghệ thông tin làm nền tảng phát triển Công nghệ thôngtin không chỉ tác động mạnh mẽ đối với lĩnh vực sản xuất mà còn có những ảnhhưởng xã hội, văn hóa sâu sắc theo nhiều dạng khác nhau và được đặc trưng bởi quátrình “Tin học hóa” Tin học hóa là chìa khóa của quá trình dịch chuyển sang thờiđại mới

Trong một tổ chức hoạt động, thông tin có vai trò rất quan trọng đối vớingười lãnh đạo, quản lý trong mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêungắn hạn, trung hạn và dài hạn Trong thực tế đã có nhiều quyết định sai lầm là kếtquả của việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính xác hoặc không kịp thời, đầy

đủ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nhà quản lý đã nhận ra rằng thông tin

là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh

Thông tin kế toán là nguồn thông tin quan trọng, cần thiết và hữu ích chonhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp Thông quathông tin kế toán người ta sẽ nắm bắt, phân tích, đánh giá, kiểm soát và ra đượcnhững quyết định về quá trình kinh doanh, quá trình đầu tư, gắn liền với các mụctiêu đã được xác định

Để thông tin kế toán có được chất lượng phù hợp với mục tiêu và yêu cầuquản lý của nhiều đối tượng quản lý khác nhau thì quá trình thu thập, xử lý tổng hợp

và cung cấp thông tin cần phải được nghiên cứu và cải tiến thường xuyên cả về nộidung, phương pháp lẫn các công cụ hỗ trợ để thực hiện các quy trình này

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kinh tế sảnxuất nói chung và công tác kế toán nói riêng trở lên phổ biết và ngày càng phát triển

ở nước ta Với sự hỗ trợ đặc biệt của máy tính việc xử lý thông tin kế toán đã đượcthực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao Do vậy, hiện naykhông ít các doanh nghiệp ở nước ta đã có những định hướng và chiến lược ứngdụng máy tính vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng để tăngcường hiệu quả quản lý kinh tế, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

Để giúp các doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng

có thêm chương trình và tài liệu tham khảo lựa chọn để ứng dụng tin học vào côngtác kế toán tại doanh nghiệp của mình, tôi xin mạnh dạn chọn đề tài “ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MS.EXCEL ĐỂ TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ”

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Góp phần củng cố, nâng cao khả năng cung cấp thông tin kế toán kịp thời vàchính xác đáp ứng được những yêu cầu của nền kinh tế thị trường về ghi nhận vàcung cấp thông tin kinh tế, tài chính đáp ứng được nhu cầu hội nhập nền kinh tế thếgiới

Nhìn nhận một chương trình tin học văn phòng rất quen thuộc và dễ sử dụngnhư chương trình MS.Excel vẫn có thể ứng dụng hoàn toàn trong các phần hành kếtoán tại doanh nghiệp, và các doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng chương trìnhMs.Excel để thực hiện việc tin học hóa công tác kế toán tại doanh nghiệp nhằmnâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại doanh nghiệp

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận thực tiễn về luật kế toán, hệ thống tài khoản, cácchuẩn mực cũng như các quy định về chế độ Kế toán-Thống kê, cùng với việc phântích khả năng của chương trình Microsoft Excel trong việc tin học hóa công tácquản lý kế toán tài chính Nhằm vận dụng kỹ thuật máy tính một cách khoa học cóchọn lọc theo điều kiện phù hợp kinh tế xã hội ở Việt nam cũng như trình độ củanhân viên quản lý trong các doanh nghiệp

Trên cơ sở phân tích khả năng ứng dụng của phần mềm Microsoft Excel trongcơng tác kế tốn tại doanh nghiệp nhằm đưa ra các giải pháp kỹ thuật ứng dụngtrong cơng tác quản lý nĩi chung và cơng tác kế tốn nĩi riêng cho các doanhnghiệp hoạt động tại Việt Nam đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp duy vật biện chứng, nghiêncứu, phân tích các vấn đề trong mối quan hệ logic, trong sự vận động và phát triển;

sử dụng kết hợp phương pháp phân tích vận dụng với các cơng cụ, chương trìnhtrong một phần mềm tin học để truy xuất ra số liệu trong các báo cáo kinh tế nĩichung và kế tốn thống kê nĩi riêng

Quá trình nghiên cứu được chia làm 3 bước như sau:

Một là nêu lên một cái nhìn khái quát về mặt lý luận của chức năng, nhiệm vụ,

tổ chức cơng tác kế tốn, chế độ kế tốn hiện hành và bộ máy kế tốn tại doanhnghiệp

Hai là nêu nên thực trạng về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế

tĩan tại các doanh nghiệp Việt Nam

Ba là phân tích khả năng và đưa ra các giải pháp kỹ thuật ứng dụng chương trình

tin học văn phịng Ms.Excel trong cơng tác Kế tốn-Thống kê tại doanh nghiệp

5 NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI: Ngồi phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài

cĩ 3 chương:

Chương I: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy

kế toán trong các doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại các doanh

nghiệp

Chương III: Giải pháp ứng dụng phần mềm Ms.Excel để tin học hoá công

tác kế toán tại các doanh nghiệp

CHÖÔNG I: TOƠ CHÖÙC COĐNG TAÙC KEÂ TOAÙN VAØ BOÔ MAÙY

KEÂ TOAÙN TRONG CAÙC DOANH NGHIEÔP VIEÔT NAM

Theo luaôt keâ toaùn Vieôt Nam hieôn haønh thì taât cạ caùc doanh nghieôp ôû móiloái hình kinh teâ khaùc nhau coù hoát ñoông sạn xuaât kinh doanh tređn laõnh thoơ NöôùcCođng Hoaø Xaõ Hoôi Chụ Nghóa Vieôt Nam (khođng phađn bieôt doanh nghieôp trongnöôùc vaø nöôùc ngoaøi) thì phại toơ chöùc cođng taùc keâ toaùn tái doanh nghieôp theo luaôtkeâ toaùn vaø caùc cheâ ñoô keâ toaùn Vieôt Nam

Toơ chöùc cođng taùc keâ toaùn vaø boô maùy keâ toaùn (coøn gói laø boô maùy Keââ Thoâng keđ) phuø hôïp vôùi ñaịc ñieơm hoát ñoông sạn xuaât kinh doanh cụa doanhnghieôp vaø khođng ngöøng cại tieân boô maùy vaø cođng taùc keâ toaùn nhaỉm taíng cöôønghieôu löïc thođng tin keâ toaùn, phaùt huy vai troø cụa keâ toaùn trong cođng taùc quạn lyù vaøñieău haønh mói hoát ñoông kinh teâ, taøi chính cụa doanh nghieôp laø traùch nhieôm chụyeâu cụa keâ toaùn vaø laø yeđu caău quan tróng ñoâi vôùi chụ doanh nghieôp Caùc doanhnghieôp noùi chung ñeău coù nhöõng ñaịc ñieơm toơ chöùc sạn xuaât kinh doanh, yeđu caăuvaø trình ñoô quạn lyù khaùc nhau nhöng ñeău phại giại quyeât nhöõng vaân ñeă nhö nhaukhi toơ chöùc cođng taùc keâ toaùn Nhöõng noôi dung chụ yeâu cụa vieôc toơ chöùc cođng taùckeâ toaùn trong doanh nghieôp bao goăm:

Toaùn Toơ chöùc heô thoẫng chöùng töø keâ toaùn, toơ chöùc vieôc ghi cheùp ban ñaău vaø toơ chöùc luađn chuyeơn chöùng töø khoa hóc vaø hôïp lyù

Keâ toaùn tröôûng phại laø ngöôøi thođng hieơu hôn ai heât veă noôi dung caùc nghieôpvú kinh teâ taøi chính phaùt sinh trong quaù trình hoát ñoông cụa doanh nghieôp, cuõngnhö nhöõng yeđu caău cú theơ cụa vieôc quạn lyù caùc hoát ñoông ñoù ñeơ xaùc ñònh caùcchöùng töø keâ toaùn caăn duøng trong quaù trình hoát ñoông cụa Doanh nghieôp Trongñoù, caùc loái chöùng töø thuoôc heô thoâng baĩt buoôc phại ñöôïc tuađn thụ veă cạ maêubieơu, noôi dung vaø phöông phaùp laôp, caùc maêu chöùng töø höôùng daên coù theơ vaôn

dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng loạihoạt động Ngoài việc quy định mẫu chứng từ được sử dụng ở doanh nghiệp cònphải quy định và hướng dẫn cụ thể cách ghi chép trong các chứng từ kế toán,quy định trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện cho việc ghi sổ kếtoán, tổng hợp số liệu và phục vụ công tác quản lý.

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

Doanh nghiệp phải cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theoquy định của Nhà Nước vào điều kiện riêng của Doanh nghiệp để hình thành hệthống tài khoản kế toán của Doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý hoạtđộng sản xuất kinh doanh tại Doanh nghiệp nhằm phản ánh đầy đủ các hoạtđộng kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu thông tin và kiểm traquá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh Trong vấn đề này, kế toán trưởng phảicăn cứ vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như khối lượng cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để lựachọn áp dụng các tài khoản cấp I, tài khoản cấp II đã được quy định trong hệthống tài khoản kế toán thống nhất, đồng thời mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp

4, … các sổ kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý một cách cụ thể đốivới các đối tượng cần hạch toán chi tiết của doanh nghiệp

- Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán thích hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Kế toán trưởng phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm cụ thể về tổ chức hoạtđộng sản xuất kinh doanh và căn cứ vào trình độ của đội ngũ nhân viên kế toánđể lựa chọn hình thức tổ chức kế toán và bộ máy kế toán phù hợp Hiện naytrong các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình tổ chức sau đây:– Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

– Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán.

– Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Trên cơ sở lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán để tổ chức bộ máy kếtoán phù hợp

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp, nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ tốt nhất cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở doanh nghiệp

Tức là lựa chọn, áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chứcsản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán Hiện nay, cácdoanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 4 hình thức sổ kế toán sau đây: “Nhậtký – sổ cái”; “Chứng từ ghi sổ”; “Nhật ký – chứng từ”; “Nhật ký chung”

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể

Đối với những báo cáo kế toán bắt buộc như Bảng cân đối kế toán, báo cáokết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báocáo tài chính phải tổ chức ghi chép theo mẫu biểu và các chỉ tiêu đã được Nhànước quy định Còn những báo cáo hướng dẫn khác phải căn cứ vào yêu cầuquản lý cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng và xây dựng biểu mẫu cũng nhưnhững chỉ tiêu phù hợp nhằm cung cấp số liệu chính xác kịp thời phục vụ chocông tác quản lý của chủ doanh nghiệp hay lãnh đạo doanh nghiệp

- Tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

Hiện nay, kỹ thuật tin học phát triển rộng rãi và được ứng dụng trong nhiềungành nghề khác nhau Việc sử dụng phương tiện tính toán hiện đại trong côngtác kế toán là một yêu cầu cấp thiết, nhằm đáp ứng kịp thời về thông tin cần

thiết cho lãnh đạo trong quá trình quản lý Do vậy, kế toán trưởng phải có kếhoạch dần dần trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, đồng thời có kế hoạch bồidưỡng cán bộ có trình độ chuyên môn cao về kế toán và sử dụng thành thạo cácphương tiện tính toán hiện đại.

- Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ các doanh nghiệp và trong các đơn

vị trực thuộc

Theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra côngtác kế toán của mình đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra của cơ quan tài chínhtổng công ty (nếu là doanh nghiệp thành viên) hoặc kiểm tra của các cơ quanNhà nước có thẩm quyền

Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm các vấn đề nhưviệc lựa chọn các loại hình kiểm tra (toàn bộ hay từng phần hành công tác kếtoán; toàn bộ hay điển hình các đơn vị kinh tế trong Công ty; định kỳ hay độtxuất….) đến việc tổ chức bộ máy và quy trình công tác kiểm tra kế toán nội bộvà phối hợp công tác kiểm tra kế toán nội bộ với các mặt thanh tra kinh tế tàichính nói chung trong đơn vị Các doanh nghiệp cần phải xuất phát từ thực trạngtổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán và yêu cầu quản lý để có được nhữngquyết định đúng đắn về mục tiêu, nội dung và cách thức tổ chức kiểm tra kếtoán nội bộ

- Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

Phân tích hoạt động kinh doanh là công cụ quan trọng trong việc điều hành,quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở nhữngthông tin hữu ích mà nó cung cấp cho những người lãnh đạo Những thông tinnày gắn liền với các hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp nhưngthường không có sẵn trong sổ sách và báo cáo kế toán Vì vậy doanh nghiệp cầnphải dựa vào những điều kiện cụ thể của mình mà tổ chức công tác phân tích

hoạt động kinh doanh sao cho hợp lý, khoa học nhằm không ngừng phát hiện vàkhai thác những khả năng tiềm tàng cũng như xác định nguyên nhân, nguồn gốccủa những điểm còn yếu để có những biện pháp xử lý cụ thể, thích hợp nhằmnâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán (còn gọi là bộ máy kế toán thống kê) là một vấn đềcó ý nghĩa rất lớn, nhằm bảo đảm vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán.Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các vấn đề: Xác định số lượngnhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các bộphận kế toán, quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong doanhnghiệp Thông qua sự vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghichép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán đã lựa chọn phùhợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của đơn vị

Khi tổ chức bộ máy kế toán phải bảo đảm những nguyên tắc sau:

– Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê một cấp, tức là mỗi một doanh nghiệpđộc lập chỉ có một bộ máy kế toán thống nhất – một đơn vị kế toán độc lập đứngđầu là kế toán trưởng Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận cótổ chức kế toán thì những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc

– Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đềcó liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế

toán-– Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúngnăng lực

– Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị

- Nhiệm vụ của bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kếtoán (hay phòng kế toán - thống kê; kế toán tài vụ) có những nhiệm vụ sau:– Tiến hành công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà nước.– Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xáccủa các báo cáo do các phòng ban khác lập.

– Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trựcthuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp

– Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thựchiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong doanh nghiệp

– Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kếtoán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanhnghiệp và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định

- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận (tổ, nhómhoặc cá nhân chuyên trách) sau đây:

– Bộ phận kế toán lao động và tiền lương;

– Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định;

– Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm;

– Bộ phân kế toán phải thu/ phải trả;

– Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản;

– Bộ phận kế toán tổng hợp

Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng nhưđội, ngành sản xuất… thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng Các nhânviên này thuộc biên chế phòng kế toán - thống kê của doanh nghiệp được phâncông chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng

Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán được quy định như sau:

Bộ phận kế toán lao động và Tiền lương:

 Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về số lương lao động thờigian lao động và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoảnphụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đốitượng sử dụng lao động

 Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng banlập đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sáchcần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương theo đúng chế độ

 Lập báo cáo về lao động, tiền lương

 Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương,năng suất lao động

Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định:

 Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vậnchuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thumua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lượng,chất lượng và mặt hàng

 Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiệncác chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vậtliệu theo đúng chế độ

 Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các địnhmức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệuthiếu thừa, ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêuhao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng

 Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu về số lượng, hiện trạng vàgiá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định,

kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.

 Tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào chi phíhoạt động

 Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn tài sản cố định, kiểm tra việc thực hiệnkế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

 Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng ban thực hiện đầy đủ cácchứng từ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ sách cần thiết và hạchtoán tài sản cố định đúng chế độ, phương pháp

 Tham gia kiểm kê và đánh giá tài sản cố định theo quy định của Nhànước, lập các báo cáo về tài sản cố định, tiến hành phân tích tình hình trang bị,huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cốđịnh

Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:

 Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thànhsản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thànhphù hợp với đặc điểm sản xuất sản phẩm và quy trình công nghệ chế tạo sảnphẩm của doanh nghiệp

 Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạnsản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sảnphẩm và công việc

 Tham gia việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đócho phân xưởng và các bộ phận có liên quan

 Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sảnphẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phânxưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạchgiá thành sản phẩm

 Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chiphí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanhchóng, khoa học.

 Lập báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năngtiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm

Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:

 Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát,sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sửdụng

 Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố định

 Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiếnđộ và chất lượng công trình

 Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản

 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư

Bộ phận kế toán phải thu/ phải trả:

 Tổ chức ghi chép phản ánh toàn bộ quá trình phát sinh khoản phải thu/phải trả theo từng hợp đồng của từng khách hàng

 Tính toán công nợ và theo dõi các khoản nợ đến hạn thanh toán Gửi giấybáo đề nghị thanh toán các khoản nợ đến hạn

 Lập báo cáo tổng hợp tình hình công nợ, thanh toán, đề xuất xử lý cáckhoản phải thu khó đòi

 Cuối năm phải trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi

Bộ phận kế toán tổng hợp:

 Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thànhphẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp xác định kết quả lãi lỗ,

các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với Ngân hàng, với khách hàngvà nội bộ doanh nghiệp.

 Tổ chức tính toán phân bổ và trích trước các loại chi phí vào sản xuấtkinh doanh

 Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc

do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộphận kể trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính Kiểm tra sự chính xác, trung thựccủa các báo cáo của doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt

 Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạtđộng kinh tế Hướng dẫn các phòng ban, phân xưởng áp dụng các chế độ ghichép ban đầu Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toántrình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luânchuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa cácphòng ban…

 Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lýkinh tế - tài chính trong doanh nghiệp Kiến nghị các biện pháp xử lý nhữngtrường hợp vi phạm

 Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanhnghiệp

 Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - thống kê, thông tin kinhtế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài

Nhân viên hạch toán phân xưởng:

 Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, nhân viên hạch toán phânxưởng có nhiệm vụ:

 Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư,thiết bị, máy móc, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân

xưởng (Tuỳ tình hình có thể được giao tính lương, chi phí sản xuất, giá thành củaphân xưởng) để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổtrưởng sản xuất và phục vụ sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công táckế toán thống kê của kế toán trưởng.

 Tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra cóliên quan

 Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốcphân xưởng, tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán và các phòng ban có liênquan

 Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kếhoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng

Đối với công tác xây dựng cơ bản, nếu khối lượng vốn đầu tư xây dựng cơbản không lớn, công việc không thường xuyên thì không tổ chức bộ phận kếtoán xây dựng cơ bản riêng mà do bộ phận tổng hợp kiêm nhiệm

Đối với công tác tài chính, nếu doanh nghiệp chưa có điều kiện tổ chức thànhphòng tài chính riêng thì tổ chức một bộ phận tài chính trong phòng kế toán-thống kê do một phó phòng hoặc một cán bộ phụ trách Bộ phận này có nhiệmvụ sau:

 Lập dự thảo kế hoạch tài chính đồng thời và thống nhất với kế hoạch sảnxuất, kỹ thuật của doanh nghiệp

 Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt và trong phạm vi chế độ cho phép tuỳthuộc theo tính chất cuả mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn thích hợp, sửdụng vốn hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanhđược thực hiện với hiệu quả kinh tế cao

 Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ chính sách các khoảnphải thanh toán của doanh nghiệp

 Trích lập và sử dụng các loại quỹ đúng chế độ, đúng mục đích.

 Thường xuyên tiến hành kiểm tra tài chính đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp

 Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng đặc biệt là việcquy định các điều kiện tài chính của hợp đồng

1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Có ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Tập trung, phân tán, vừa tập trungvừa phân tán

– Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô vừa vànhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bànnhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các phân xưởngsản xuất và các bộ phận trực thuộc về phòng kế toán của doanh nghiệp đượcnhanh chóng, kịp thời

Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ,kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tínhgiá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế… đều được thực hiện tập trung ở phòngkế toán - thống kê của đơn vị Ở các phân xưởng và các bộ phận trực thuộc chỉtổ chức khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụcho sự chỉ đạo hàng ngày của quản đốc phân xưởng và các bộ phận quản lý củadoanh nghiệp

Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽtrong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuấtkịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứngdụng các trang thiết bị hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cungcấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh

– Hình thức tổ chức kế toán phân tán

Đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơsở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của các đơn vị này lại ở xa trung tâmchỉ huy, thì nên áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo hìnhthức này các đơn vị kinh doanh trực thuộc không những phải tổ chức khâu hạchtoán ban đầu mà còn phải thực hiện tất cả các phần việc hạch toán chi tiết vàtổng hợp để định kỳ lập báo cáo tài chính gởi về phòng kế toán của doanhnghiệp theo quy định của chế độ báo cáo tài chính định kỳ hay theo yêu cầu củabộ máy quản lý cấp trên

Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuấtkinh doanh trực thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thôngqua chế độ báo cáo kế toán thống kê do doanh nghiệp quy định Tuỳ theo trìnhđộ và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể giao vốn (vốn cố định, vốn lưuđộng) cho các đơn vị trực thuộc mở tài khoản tiền gởi ngân hàng phục vụ chosản xuất kinh doanh của đơn vị Công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủyếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo của các đơn vị trực thuộc gởi lên và chỉ trựctiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp

PHÒNG KẾ TOÁN

Chứng từ kế

toán các phân

xưởng, tổ đội

sản xuất

Chứng từ kế toán các quầy hàng, cửa hàng, đại lý

Chứng từ kế toán các kho hàng, trạm, trại

Chứng từ kế toán các bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ khác

(Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung)

Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc nắmđược tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhượcđiểm là số lượng nhân viên kế toán trong bộ máy lớn.

– Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên Tổ chức kế toán thìtập trung tại phòng kế toán của đơn vị Các đơn vị cơ sở trong nội bộ doanhnghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việcnhư: Hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản xuất sản phẩm tại đơn vị.Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạchtoán kinh tế của doanh nghiệp

1.3 SỔ KẾ TOÁN VÀ NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ SỔ KẾ TOÁN

- Sổ kế toán và các loại sổ kế toán

Sổ kế toán:

Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Tất cả các nghiệpvụ kinh tế phát sinh đã phản ảnh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc vàkhông có hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiệntoàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép một cách liên tục vàonhững tờ sổ theo nhiều phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kếtoán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể Những tờ sổ dùng để ghi chép liên

PHÒNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Báo cáo kế toán của các đơn

vị trực thuộc có tổ chức hạch toán kế toán riêng

Chứng từ kế toán phát

sinh tại doanh nghiệp

(Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức kế toán phân tán)

tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định nào đó đượcgọi là sổ kế toán.

Các tài liệu cần thiết cho quản lý doanh nghiệp có thể lấy chứng từ, sổ kếtoán và báo cáo kế toán Trong đó, sổ kế toán có tác dụng quan trọng nhất vì nókhông những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn làcầu nối giữa chứng từ và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

Phân loại sổ kế toán:

Để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ kế toán người ta thường phânloại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: nội dung kinh tế; hìnhthức cấu trúc; hình thức bên ngoài; công dụng của sổ; trình độ khái quát của nộidung phản ảnh

Căn cứ vào nội dung phản ảnh bên trong, sổ kế toán chia thành các nhóm sau đây:

- Sổ vật tư (hàng hoá, sản phẩm, dụng cụ);

- Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh);

- Sổ tài sản cố định;

Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ 2 bên, sổ 1 bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ.

– Sổ 2 bên

Nợ Tài khoản xxx Có

Chứng từ Diễn giải Số

tiền

Chứng từ Diễn giải Số

tiền

Sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ảnh các xu hướng biến động của các

đối tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếumột tài khoản nào đó chỉ có phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì có ítsố phát sinh Trong trường hợp này sử dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn

Sổ này được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bênnợ- có của từng đối tượng mà không cần phải chia tách theo các khoản mục khácnhau Mẫu sổ này được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp

– Sổ nhiều cột

Tài khoản: XXX

Có

Sổ này được dùng khi cần chia mỗi bên Nợ, Có của tài khoản thành một sốchỉ tiêu với các cột tương ứng Như vậy mỗi cột sẽ ghi số phát sinh cùng loại,chứa đựng nội dung kinh tế như nhau tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu.– Sổ bàn cờ:

Sổ này được xây dựng theo nguyên tắc: Mỗi con số ghi trên sổ phản ảnhđồng thời 2 tiêu thức: Tài khoản ghi nợ và Tài khoản ghi có hoặc khoản mục giáthành và địa điểm phát sinh loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toánchi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kếtoán

Tài khoản ghi Có

TK

TK

Cộng Có

Căn cứ vào hình thức bên ngoài, sổ được chia thành 2 loại: Sổ đóng thành

tập và sổ tờ rời

– Sổ đóng thành tập: gồm một số tờ với số trang xác định được đánh số thứtự liên tục và đóng lại thành tập

– Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tựnhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng

Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ nhật ký và sổ

Trong thực tế người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theotrình tự thời gian và theo các đối tượng của kế toán như sổ “Nhật ký – Sổ Cái”

Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

– Sổ kế toán tổng hợp: Phản ảnh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và

quá trình kinh doanh Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát vàthường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát đểlập bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối phát sinh) và các báo cáo tổng hợpkhác như sổ Cái

– Sổ kế toán chi tiết: Là sổ phân tích các đối tượng của kế toán theo những

yêu cầu quản lý khác nhau Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toánchi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá, tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh

như các sổ chi tiết vật tư, phải trả người bán Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phảnảnh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu chitiết khác như: Số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán

- Những quy định về sổ kế toán

Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt độngSXKD và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảoquản sổ kế toán theo đúng quy định Các đơn vị trực thuộc DN, nếu được phâncấp hạch toán kế toán cũng phải mở đầy đủ các sổ kế toán và tuân theo các quyđịnh về sổ kế toán

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chépđối với các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy định mang tính hướng dẫn đối với cácloại sổ, thẻ kế toán chi tiết và các loại sổ kế toán khác Trong đó:

+ Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtrong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian vàtheo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên sổnhật ký phản ảnh tổng số phát sinh bên nợ và tổng số phát sinh bên có của tất cảcác tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị Sổ nhật ký phải có đầy đủ các yếu tố

như: Ngày tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ phát sinh; Tài khoản ghi sổ đối ứng Nợ – Có trong từng nghiệp vụ; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Sổ cái dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vàtrong niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tàikhoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu trên sổ cái phản ảnh tổng hợptình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động SXKD của doanh

nghiệp Sổ cái phải phản ảnh đầy đủ các yếu tố: Ngày tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung kinh tế

của từng nghiệp vụ phát sinh; Tài khoản đối ứng; Số tiền của nghiệp vụ phát sinh ghi vào bên nơÏ hoặc bên có của tài khoản

Đối với sổ kế toán chi tiết thì số lượng sổ, kết cấu của sổ không quy địnhbắt buộc Các DN phải căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn trong chế độsổ kế toán của Nhà Nước và yêu cầu quản lý của đơn vị để mở các sổ kế toánchi tiết cần thiết

Quản lý và sử dụng sổ kế toán: Các DN phải căn cứ vào hệ thống tài khoảnkế toán, các quy định của Nhà nước về kế toán và yêu cầu quản lý của DN đểmở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết Mỗi đơn vị kếtoán chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán: Mọi số liệu thông tintrên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cánhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịutrách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùngsổ Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kếtoán) phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ giữa nhân viêncũ và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.Sổ kế toán phải dùng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ Ghi sổ kếtoán phải dùng mực tốt, không phai, cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửachữa Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán thì phải thực hiện theo đúng cácphương pháp sửa sai của kế toán

Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng thống nhất đối với các DN, gồm:Hình thức sổ kế toán Nhật ký-Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; và Nhậtký chứng từ

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết

cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Doanhnghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt đông SXKD, yêu cầu quản lýtrình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán đểlựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và phải tuân thủ những nguyên tắc cơbản của hình thức sổ kế toán đó

Trường hợp sử dụng chương trình phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toánphải đảm bảo nguyên tắc nhất quán ghi chép theo một hình thức kế toán đã lựachọn và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lưu trữ Hệ thống xửlý và ghi chép kế toán bằng phần mềm máy vi tính có thể ghi nhận và tổng hợpthông tin riêng biệt theo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết;hoặc được ghi chép chi tiết theo các tài khoản cấp II, cấp III… sau đó tổng hợpchi tiết để có thông tin tổng hợp về tài khoản cấp I để lập báo cáo tài chính.Mở và ghi chép sổ kế toán: Việc mởø và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phảnảnh một cách đầy đủ, kịp thời, toàn diện, liên tục, trung thực, có hệ thống tìnhhình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình quản lý tài sản, tìnhhình sử dụng nguồn vốn của đơn vị nhằm cung cấp các thông tin cần thiết choviệc lập các báo cáo tài chính của Doanh nghiệp Tuyệt đối không được đểngoài sổ kế toán một tài sản, vật tư, tiền vốn của DN dưới bất kỳ một hình thứcnào

Sổ kế toán phải được mở vào đầu mỗi niên độ kế toán hoặc ngay sau khi cóquyết định thành lập Sổ kế toán mở cho từng niên độ kế toán, Giám đốc và Kếtoán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) có trách nhiệm ký duyệt các sổ kếtoán này trước khi sử dụng

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặcđể tờ rời Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm đểlưu trữ Trước khi dùng sổ kế toán phải qua các thủ tục sau:

- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên đơn vị, tên

sổ, ngày mở, sổ niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên người giữ và ghi sổ, ngàykết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Phải đánh số trang chomỗi trang và giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị Kế toán trưởng (hoặcphụ trách kế toán) phải ký xác nhận vào trang đầu và trang cuối của sổ kế toán

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của

từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các sổ trước khidùng phải được giám đốc Doanh nghiệp ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổđăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tàikhoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn và dễ tìm kiếm Số liệu ghi trên sổkế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không được ghi xen kẽ, ghi chồng đè,không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưa ghi hết thì phải gạch bỏ chỗ thừa.Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của mỗi trang, đồng thời phảichuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp

- Các sai sót trong sổ kế toán (nếu có) phải được sửa chữa theo một trong

ba phương pháp: phương pháp cải chính; phương pháp ghi số âm; phương phápghi bổ sung Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tuỳ trường hợp có thể sửachữa sai sót theo một trong ba phương pháp nêu trên, nhưng phải tuân thủ cácquy định sau:

+ Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì sửa chữa trực tiếp những saisót trên máy tính

+ Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã in sổ thì trên sổ đã in được sửa chữatheo một trong ba phương pháp nêu trên, đồng thời phải sửa chữa lại chỗ sai trênmáy và in lại tờ sổ mới Phải lưu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót để thuậntiện cho việc kiểm tra, kiểm soát

Khi báo cáo quyết toán cuối năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra,

kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyếtđịnh phải sửa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kếtoán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản có liênquan Tuỳ trường hợp cụ thể, việc sửa chữa số liệu có thể thực hiện trực tiếptrên sổ kế toán của năm báo cáo hoặc sổ kế toán năm nay Trong trường hợpđiều chỉnh vào sổ kế toán năm nay thì đồng thời phải ghi chú vào trang cuối(dòng cuối) của sổ kế toán năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Khoá sổ, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán: Cuối kỳ kế toán (tháng, quý) vàcuối niên độ kế toán phải khoá sổ kế toán Ngoài ra, phải khoá sổ kế toán trongcác trường hợp: Kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, chuyển hình thức sở hữu,đình chỉ hoạt động hoặc giải thể doanh nghiệp… Khi khoá sổ, người giữ sổ,người kiểm tra sổ và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải ký tênvào sổ Cuối niên độ kế toán sau khi đã hoàn tất công việc kế toán (bao gồm cácviệc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu, khoá sổ và lập báo cáo tài chính) đơn vị phảisắp xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữvà đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị Thời gian và các quyđịnh khác về lưu trữ sổ kế toán được thực hiện theo chế độ lưu trữ hồ sơ tài liệukế toán của Nhà nước

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kỳ kế toán, sau khihoàn thành các công việc ghi sổ và khoá sổ kế toán phải in toàn bộ hệ thống sổkế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lưu giữ và phục vụ công tác kiểm tra,kiểm toán, thanh tra tài chính Các sổ kế toán này cũng phải làm đầy đủ thủ tụcpháp lý theo quy định

Các loại sổ kế toán, dù đang sử dụng ở bộ phận kế toán hay lưu trữ tại bộphận lưu trữ chung của đơn vị đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và bảoquản chu đáo ở trong tủ hoặc phòng có khoá chắc chắn để tránh mất mát thất

lạc Tại nơi lưu trữ phải làm đầy đủ các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc lưutrữ tài liệu kế toán được an toàn Trong thời gian các loại sổ kế toán còn tạm lưutrữ ở bộ phận kế toán thì kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức côngviệc bảo quản Trường hợp được lưu trữ tại nơi lưu trữ chung của DN thì kế toántrưởng và giám đốc DN phải chịu trách nhiệm

1.4 BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN

- Báo cáo kế toán và vai trò của báo cáo kế toán

+ Báo cáo kế toán là kết quả cuối cùng của công tác kế toán trong một kỳ kếtoán, nó cung cấp thông tin một cách toàn diện và tổng hợp về tình hình tài sản,nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp trong kỳ kế toán

+ Báo cáo kế toán là nguồn thông tin quan trọng không chỉ cho doanh nghiệp màcòn cho nhiều đối tượng khác ở bên ngoài có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếpđối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các cơ quanchức năng nhà nước

- Phân loại báo cáo kế toán

Căn cứ vào mục đích cung cấp thông tin cũng như tính pháp lý của thông tinđược cung cấp thì báo cáo kế toán trong doanh nghiệp được phân thành hai loại:Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo tài chính là một phân hệ thuộc hệ thống báo cáo kế toán, cung cấpthông tin về tài sản, nguồn vốn, về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nhưcủa các đối tượng khác ở bên ngoài, nhưng chủ yếu là phục vụ cho các đối tượng

ở bên ngoài Báo cáo tài chính là báo cáo bắt buộc, được nhà nước quy địnhthống nhất về danh mục các báo cáo, biểu mẫu và hệ thống các chỉ tiêu, phươngpháp lập, nơi gửi báo cáo và thời gian gửi báo cáo Theo quy định hiện nay thì

hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam bao gồm bốn báo cáo: Bảngcân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiềntệ; và Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Báo cáo kế toán quản trị là những báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị vàđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản lý doanh nghiệp Báocáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin được cần bởi nhà quản lý đề lậpkế hoạch, đánh giá và kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp, nó tồn tại vì lợiích của nhà quản lý Nói một cách tổng quát, nó cung cấp những thông tin phụcvụ cho mục tiêu ra quyết định của nhà quản lý, chủ yếu là định hướng cho tươnglai Báo cáo kế toán quản trị được doanh nghiệp lập ra theo yêu cầu quản lý cụthể, không mang tính pháp lệnh

1.5 CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN

Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kếtthúc bằng hệ thống báo cáo tài chính định kỳ, thông qua quá trình ghi chép, theodõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết Việc quy địnhphải mở những loại sổ kế toán nào để phản ảnh các đối tượng kế toán, kết cấucủa từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổnhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thứcsổ kế toán

Lịch sử phát triển của khoa học kế toán từ trước đến nay đã trải qua các hìnhthức sổ kế toán sau đây: Hình thức sổ kế toán Nhật ký – sổ cái; Hình thức Sổ kếtoán Nhật ký chung; Hình thức Sổ kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức Sổ kếtoán Nhật ký - chứng từ

Việc áp dụng hình thức sổ kế toán này hay hình thức sổ kế toán khác là tùythuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của cácdoanh nghiệp Vấn đề cần lưu ý là khi đã chọn hình thức sổ kế toán để áp dụng

trong doanh nghiệp thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hìnhthức sổ kế toán đó Tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá tùy tiện, làm theo kiểuriêng của mình

Do thời gian có hạn hơn nữa ở các doanh nghiệp có tổ chức kế toán trênmáy tính thì thường chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” nên trong đề tàinày tôi chỉ tập trung nghiên cứu theo hình thức “Nhật ký chung”

- Quy trình kế toán giữa kế toán thủ công (bằng tay) và kế toán máy theo hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”

Quy trình kế toán bằng tay

Sơ đồ kế toán tổng hợp:

Trình tự ghi chép sổ kế toán và lập báo cáo tài chính:

Khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế-tài chính, doanh nghiệp phải phản ảnhnghiệp vụ này bằng cách lập chứng từ gốc theo quy định của chế độ kế toán chotừng loại nghiệp vụ và mỗi loại nghiệp vụ được phản ánh vào một loại chứng từ

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Kiểm tra, đối chiếu

Các sổ nhật ký

Tờ khai thuế GTGT

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết các

tài khoản

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính

Bảng kê DV, HH mua

(Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức

sổ kế toán nhật ký chung)

gốc khác nhau Chứng từ gốc có thể lập bởi nhân viên kế toán hoặc được lập bởinhân viên các phòng ban chức năng khác trong doanh nghiệp Sau đó luânchuyển các chứng từ này cho từng bộ phận, cá nhân kế toán chuyên trách để ghichép vào sổ kế toán.

Từ các chứng từ gốc đã phát sinh, kế toán chuyên trách tiến hành phân tíchthông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó ghi chép vào sổ nhật ký, sổ (thẻ)kế toán chi tiết có liên quan Nếu chứng từ gốc là các hóa đơn mua vào, bán rathì đồng thời phải ghi chép vào các bảng kê hóa đơn chứng từ dịch vụ, hàng hóamua vào, bán ra có liên quan

Thường xuyên hoặc định kỳ (5 ngày, 10 ngày,…), kế toán chuyên trách sẽtiến hành tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau được phản ánhtrong từng sổ nhật ký thành một nghiệp vụ tổng hợp(nếu công việc được tiếnhành định kỳ), sau đó ghi vào bên nợ, có tương ứng của các sổ cái tài khoản cóliên quan Trường hợp này thông tin diễn giải trong sổ cái chỉ ghi tóm tắt nghiệpvụ phát sinh trong khoảng thời gian từ ngày nào đến ngày nào

Khi kết thúc kỳ kế toán (cuối tháng), kế toán tiến hành khóa các sổ kế toán,tính tổng số phát sinh nợ-có và tính số dư cuối kỳ nợ (có) của các sổ chi tiết vàsổ cái các tài khoản

Sau khi đã khóa sổ các loại sổ kế toán xong, kế toán tiến hành chuyển sốliệu đã kết sổ từ các sổ cái vào Bảng cân đối số phát sinh, và từ các sổ chi tiếtvào các bảng tổng hợp chi tiết tương ứng Sau đó tiến hành kiểm tra chéo từ cácbảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tương ứng với các tài khoản trong bảngcân đối số phát sinh (hoặc sổ cái tài khoản)

Sau khi kiểm tra chéo giữa sổ cái và các sổ chi tiết từng tài khoản xong, nếudữ liệu đã đúng thì tiến hành lập các báo cáo tài chính, và tờ khai thuế giá trị giatăng

Quy trình kế toán bằng máy tính

Sơ đồ xử lý thông tin kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành thì cho dù doanh nghiệp làm kế toán bằng tayhay trên máy thì các loại sổ sách và báo cáo kế toán, kế toán vẫn phải thực hiệnđầy đủ như nhau Theo quy trình ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính theo

cách làm thủ công (Sơ đồ 3), các sổ kế toán và báo cáo kế toán được thực hiện

theo cách chuyển tiếp từ sổ này sang sổ khác, và từ sổ kế toán sang báo báo kếtoán Khi thực hiện trên máy tính để lập được các sổ và báo cáo kế toán theochế độ ta sẽ phải sử dụng các bảng dữ liệu trung gian (cơ sở dữ liệu) làm nơi tậphợp và nhật ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau đó dùng kỹ thuật xử lý trongmáy tính để tính toán, tổng hợp và kết xuất ra các sổ kế toán và báo cáo kế toántheo quy định Quy trình xử lý trên máy tính được mô tả như sơ đồ dưới đây:

Quy trình xử lý thông tin kế toán và báo cáo kế toán:

Đối với kế toán làm bằng máy, hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tếphát sinh đã được lập bởi các chứng từ kế toán, kế toán phải định khoản và nhậpchúng vào máy tính (vào các cơ sở dữ liệu), sau đó dùng các kỹ thuật của máy

Chứng từ gốc

Cơ sở dữ liệu

Hệ thống sổ kế toán Hệ thống báo cáo

tính để phân tích, xử lý dữ liệu và kết xuất những thông tin có liên quan lên hệthống các sổ kế toán và báo cáo kế toán theo biểu mẫu quy định.

Theo quy định về chế độ chứng từ kế toán, khi làm kế toán trên máy tính,chứng từ kế toán có thể lập bằng tay hay lập bằng máy tính Trường hợp muốnlập và in chứng từ gốc bằng máy tính thì khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kếtoán phải tổng hợp, phân tích thông tin trước và định khoản để nhập vào máytính (cơ sở dữ liệu) sau đó viết chương trình xử lý, kết xuất những thông tin liênquan in ngược ra chứng từ kế toán

Ở quy trình làm kế toán bằng máy tính, các sổ kế toán và báo cáo kế toánđược thiết lập sẽ không phải phụ thuộc lẫn nhau như kế toán ghi chép bằng taymà các thông tin kế toán cần kết xuất chỉ phụ thuộc vào những thông tin ban đầutrong các bảng cơ sở dữ liệu lưu trữ trong máy tính Nhờ đó, việc tin học hoácông tác kế toán đã xoá bỏ những trở ngại về không gian, thời gian cũng nhưkhối lượng công việc cần xử lý, hay nội dung thông tin và thời điểm cung cấpthông tin

1.6 Một số đặc điểm của phần mềm Excel và khả năng ứng dụng trong công tác kế toán

Phần mềm Microsoft Excel là một phần mềm tin học văn phòng rất quenthuộc và dễ sử dụng mà ai cũng có thể sử dụng nó để tạo những bảng biểu tínhtoán, phân tích và tổng hợp số liệu phục vụ trong công việc hàng ngày Hiệnnay, chương trình Excel mới chỉ được ứng dụng rộng rãi cho những tính toán đơngiản mà kế toán gặp hàng ngày như tính lương, tính phân bổ khấu hao, chi phítrả trước, hay những bảng thống kê đơn giản trong kế toán Còn sổ và báo cáokế toán phải vận dụng những kỹ thuật khó hơn thì hầu như vẫn chưa được thựchiện bằng chương trình Excel

Khi chọn lựa chương trình Excel để phân tích và tổng hợp dữ liệu hàng ngàyđặc biệt là ứng dụng trong công tác kế toán như: lập sổ kế toán và báo cáo kếtoán sẽ gặp rất nhiều thuận lợi hơn hẳn việc chọn lựa các phần mềm tin họcquản lý khác đặc biệt cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Các thuận

lợi cụ thể có thể kể đến là: Thứ nhất: Chỉ cần trang bị kiến thức Excel cơ bản và

biết về chuyên môn kế toán là có thể tự thiết kế, tổ chức công việc kế toán trên

Excel như một phần mềm; Thứ hai là do phần mềm Excel chuyên về xử lý bảng

tính nên các mẫu biểu và các tính toán dạng bảng được thiết kế rất thuận lợi,linh hoạt, nhờ đó ta có thể thiết kế các mẫu sổ kế toán và báo cáo kế toán dễ

dàng hơn; Thứ ba: Việc nhập dữ liệu được thực hiện trên bảng tính của Excel, nhờ đó ta có thể kiểm soát chứng từ nhập vào máy một cách trực diện hơn;Thứ tư: Khi nhập định khoản các chứng từ vào máy, nếu phát hiện ngay ra sai sót thì có thể sửa ngay dữ liệu trên bảng tính; Thứ năm: Thực hiện các tính toán đơn giản mà lại chính xác và dễ kiểm tra đối chiếu; Thứ sáu: Một số những tính toán

tổng hợp có nhiều biến số ràng buộc trong điều kiện, nếu dùng những ngôn ngữkhác (FoxPro, Access, ) ta phải mô tả bằng các biểu thức điều kiện dài dòngkhó nhớ thì trong Excel ta có thể đơn giản hóa bằng cách lập vùng điều kiện để

mô tả điều kiện; Thứ bảy: Khả năng cho phép người sử dụng tự thay đổi biểu mẫu, công thức khi chế độ kế toán thay đổi Thứ tám: Tính bền vững lâu dài, các

hoạt động tự bảo trì, tự hoàn thiện, nâng cấp thường xuyên sẽ tạo tính ổn định

cho hệ thống làm cho hệ thống không bị gián đoạn; Thứ chín: Chi phí tự đầu tư

thấp hơn chi phí mua phần mềm đóng gói hay chí phí học những ngôn ngữ lậptrình khác thay thế; …

Bên cạch những thuận lợi khi sử dụng chương trình Excel ta có thể gặp các

khó khăn như: Thứ nhất: Việc đọc dữ liệu trên bản ghi (record) bằng công thức

dạng liệt kê của bảng tính Excel hay những tính toán trên bảng tính lớn sẽ rất

chậm so với các ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp vì vậy những công ty lớn có

số liệu phát sinh trong kỳ nhiều chương trình sẽ chạy rất chậm; Thứ hai: Người

dùng phải kiểm soát dữ liệu nhập vào máy tính bằng phương pháp cảm quan domáy không hỗ trợ chức năng tự động kiểm soát như các chương trình khác do đó

dữ liệu nhập vào có thể có sai sót nhiều hơn; Thứ ba: Một số công đoạn của kế

toán như khóa sổ (kết chuyển) chuyển sổ sang kỳ sau, hay công việc in sổ kế

toán phải thực hiện bán thủ công làm cho thời gian kéo dài; Thứ tư: Do dữ liệu

nhập vào thể hiện hết lên bảng tính vì vậy khi tác nghiệp phải cẩn thận và chính

xác, nếu thao tác không cẩn thận và chính xác sẽ vô tình làm mất dữ liệu Thứ năm: Chương trình Excel không có khả năng phân chia quyền sử dụng trên mạng

nội bộ cho nhiều người nên việc nhập liệu chủ yếu sẽ dồn vào một người sẽ dẫnđến quá tải công việc Trường hợp doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tếphát sinh, đòi hỏi cần phải có nhiều người nhập dữ liệu hay những công ty tổchức kế toán phân tán thì việc hợp dữ liệu để lập báo cáo hàng tháng phải thựchiện bằng cách copy thủ công, Từ những hạn chế này, nếu chương trình Excelđược ứng dụng cho những công ty lớn thì công việc thực hiện sẽ khó khăn hơnnhững doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở NƯỚC TA 2.1 Kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở nước

ta hiện nay

Nền kinh tế Nước ta đang nhanh chóng chuyển sang nền kinh tế thị trườnghoà nhịp với các nền kinh tế phát triển khác trên thế giới Để đạt được mục đíchnày thì các doanh nghiệp phải tự vận động để hoàn thiện nhiều mặt làm tăngkhả năng cạnh tranh của mình trên thương trường, trong đó có bộ máy quản lýnói chung và bộ máy kế toán của mình nói riêng Do tính chất công việc kế toánlà rất phức tạp và đa dạng nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công táckế toán của doanh nghiệp là xu hướng tất yếu và cần thiết trong điều kiện củanền kinh tế hiện tại và tương lai, tuy nhiên trong thời gian qua, việc thực hiện tinhọc hoá công tác kế toán ở các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở mức độ rấtkhiêm tốn và thường chỉ tập trung ở những Công ty có vốn đầu tư lớn, có vốnđầu tư nước ngoài tùy thuộc vào điều kiện kinh tế và quy mô của từng doanhnghiệp mà chưa thực hiện một cách đồng bộ

Trong thời gian qua, có thể nói trong số các phần mềm tin học ứng dụng tạiViệt Nam, phần mềm kế toán là sản phẩm phổ biến nhất Hầu hết các doanhnghiệp khi bắt tay vào ứng dụng tin học đều khởi đầu bằng việc sử dụng phầnmềm kế toán Chưa có một thống kế đầy đủ, nhưng ước tính có khoảng 40 công

ty sản xuất phần mềm kế toán ở nước ta chưa kể các công ty nước ngoài hay liêndoanh So sánh với các lĩnh vực phần mềm khác, có thể thấy số lượng phần mềmkế toán là đông đảo nhất

2.2 Một số đặc điểm của sản phẩm phần mềm kế toán trên thị trường ở nước ta

Hiện nay trên thị trường Phần mềm kế toán ở nước ta đã xuất hiện nhiều vàrất đa dạng có cả những phần mềm sản xuất trong nước như phần mềm kế toánEFFEC, AccNet, Acsoft, KTVN3, FAST, IAFC-KTAst, MiSa, … và có cả nhữngphần mềm sản xuất ở nước ngoài được bán trong nước như: Solomon, SunSystem, Exact Software, Nhìn chung các phần mềm đã đáp ứng được nhu cầuxử lý và cung cấp các thông tin kế toán cho các doanh nghiệp xong trong thực tếkhi sử dụng phần mềm kế toán vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa thể khắcphục Một số ưu và nhược điểm của các phần mềm kế toán trên thị trường nướcta:

* Một số đặc điểm các phần mềm kế toán quốc tế tại Việt Nam:

Phần mềm kế toán quốc tế tuy phù hợp với quy mô của Doanh Nghiệp lớn ởViệt Nam xong giá thành còn quá cao và gặp một số yếu tố bất lợi khác nên sốlượng bán được còn rất hạn chế Để đáp ứng được nhu cầu các doanh nghiệp cóvốn đầu tư nước ngoài, hiện nay trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềmkế toán chuyên nghiệp có nguồn ngốc từ Mỹ như: Solomon, Sun System, ExactSoftware, Peachtree Accounting, Ở Mỹ, các phần mềm này được ứng dụngtrong các công ty vừa và nhỏ Do quy mô các công ty lớn ở Việt nam cũng chỉphù hợp với các Công ty vừa và nhỏ của Mỹ nên rất phù hợp sử dụng các phầnmềm này Nhưng phần mềm nước ngoài lại không chiếm được vị trí hàng đầutrong thị trường Việt Nam Là do:

Thứ nhất, phải nói đến đó là giá thành của các phần mềm quốc tế quá cao từ

10,000USD đến vài trăm nghìn USD, làm mất đi khả năng cạnh tranh với nhữngphần mềm nội địa tuy đơn giản nhưng giá lại phải chăng

Thứ hai, tuy đặc tính của phần mềm nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao vì

nó được xây dựng dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo quy trình sảnxuất công nghiệp Tuy nhiên, giao diện và toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng lại

đều bằng tiếng Anh hơn nữa những bỡ ngỡ lần đầu với phần mềm quốc tế cộngthêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu bằng tiếng nước ngoài dẫn đến khai thác sửdụng chương trình không được như mong muốn Ý tưởng chuyển đổi phần mềmsang ngôn ngữ tiếng Việt còn gặp nhiều khó khăn và làm mất tính chính xác củaphần mềm.

Thứ ba, hệ thống kế toán của Việt Nam vẫn chưa có những chuẩn rõ ràng.

Hệ thống kế toán của chúng ta không áp dụng 100% các quy định của bất kỳ hệthống kế toán nào trên thế giới Trong khi đó, phần mềm kế toán lại được xâydựng theo hệ thống kế toán của nước sản xuất vì thế nên các thông tin khôngđược phù hợp nhiều Việc thay đổi các phần mềm để đáp ứng được với tìnhtrạng chung của kế toán Việt Nam yêu cầu phải có một thời gian dài tiếp theo

Thứ tư, các công ty cung cấp phần mềm kế toán tại việt Nam không đặt chi

nhánh trực tiếp tại việt Nam nên việc bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật không thuậntiện Hệ thống máy tính sử dụng không phải luôn luôn đảm bảo chất lượng vì thếnên thường có những hỏng hóc làm mất mát dữ liệu Chi phí bảo trì đôi khi rấtcao vì doanh nghiệp phải nhờ đến các chuyên gia nước ngoài

* Một số đặc điểm các phần mềm kế toán Việt Nam:

Trong thời gian qua, phần mềm kế toán sản xuất trong nước được các doanhnghiệp Nước ta đón nhận mạnh mẽ hơn các phần mềm nước ngoài và có thể nóichiếm thị phần rất lớn, đạt được những thành tựu này là do:

Thứ nhất, các doanh nghiệp tận dụng được nguồn nhân lực trong nước và áp

dụng các chương trình ít phức tạp nên giá thành của các phần mềm Việt Namthấp hơn phần mềm nước ngoài rất nhiều, giá thành chỉ giao động từ vài trămUSD đến vài nghìn USD Đây chính là ưu điểm cạnh tranh lớn nhất giúp phầnmềm kế toán Việt nam dành được đa phần thị trường trong nước

Thứ hai, phần mền kế toán Việt Nam sản xuất nhằm mục đích cung cấp cho

các doanh nghiệp trong Nước, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đềubằng tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng và khai thác thông tin

Thứ ba, các phần mềm được xây dựng trên hệ thống kế toán Việt Nam nên

hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Các thay đổi thường xuyên củabộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch toán, báo cáo cũng được cập nhậtnhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài

Thứ tư, công việc bảo hành, bảo trì được thực hiện bởi các chuyên gia Viện

Nam nên nhanh chóng, kịp thời hơn các chuyên gia nước ngoài Do khoảng cáchđịa lý hẹp, chi phí trả cho các chuyên gia thấp nên chi phí bảo trì, bảo hành cũngthấp hơn

Tuy nhiên, phần mềm kế toán Việt Nam không phải không có hạn chế Đốivới các doanh nghiệp áp dụng hai hệ thống kế toán: Việt nam và hệ thống kếtoán Nước ngoài thì không tránh khỏi gặp những lúng túng khi hoàn thành sổsách báo cáo kế toán theo hệ thống kế toán nước ngoài Giữa phần mềm kế toánViệt Nam và phần mềm kế toán quốc tế là cả một khoảng cách khác nhau lớnvề cấu trúc và công nghệ, thêm vào đó là người làm kế toán chủ yếu là ngườiViệt Nam nên chỉ quen với giao diện tiếng Việt cũng như không khai thác tàiliệu tiếng nước ngoài làm hạn chế và kìm hãm sự trau dồi kiến thức

Tính hiệu quả của phần mềm phụ thuộc vào quyết định của những nhà quảnlý Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phẩmhữu hiệu Những nhận xét khách quan trên đây, cho thấy những phần mềm quốctế có nhiều điểm hạn chế trong doanh nghiệp Việt Nam

Tóm lại, khi phân tích các đặc điểm giữa phần mềm kế toán nước ngoài và

trong nước hiện đang lưu hành trên thị trường nước ta hiện nay, ta có thể thấynhững ưu điểm và nhược điểm chung nổi bật như sau:

Ưu điểm: Các phần mềm kế toán đã đáp ứng hầu hết các nhu cầu thông tin

kế toán tài chính cho doanh nghiệp, như:

+ Sổ sách và báo cáo kế toán đáp ứng được đa phần các yêu cầu theo chế độkế toán hiện hành;

+ Tốc độ và thời gian xử lý nhanh nên thông tin kế toán đáp ứng được nhucầu của doanh nghiệp, người dùng;

+ Các báo cáo thống kê thực hiện đầy đủ, chính xác;

+ Tính phù hợp và tương thích với phần cứng và các phần mềm ứng dụngkhác;

+ Tính kiểm soát: Đáp ứng được một phần các yêu cầu kiểm soát ứng dụngtrong hệ thống

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm của phần mềm kế toán còn tồn tại

nhiều nhược điểm trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán đặc biệt lànhững thông tin kế toán quản trị, như:

- Các phần mềm kế toán hầu như bỏ qua phần theo dõi, quản lý ngoại tệ;

- Một số phần mềm chưa đáp ứng được một số chỉ tiêu trong báo cáo tàichính cuối năm, đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinhdoanh;

- Kế toán chi phí giá thành chưa đáp ứng được nhu cầu tính toán riêng củatừng phương pháp cho từng doanh nghiệp;

- Không tính toán và cung cấp các chỉ tiêu phân tích tình hình hoạt độngkinh doanh (doanh thu, chi phí), phân tích tình hình tài chính doanh nhgiệp, đặcbiệt là các báo cáo quyết toán cuối năm;

- Không linh hoạt: Các phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay chưa đáp ứngđược nhu cầu cập nhật, thay đổi thường xuyên của người dùng để theo kịp nhữngthay đổi của chế độ kế toán Nước ta;

- Không có tính bền vững lâu dài: Các hoạt động bảo trì, cập nhật nhữngthay đổi không thường xuyên khi chế độ kế toán thay đổi sẽ tạo sự bất ổn địnhcho phần mềm kế toán (phần mềm kế toán bị lỗi thời);

- Chi phí phải trả cao là rào cản tiến trình tin học hóa công tác kế toán củacác doanh nghiệp Chi phí cho công tác tin học hoá bao gồm:

+ Chi phí phần cứng: Máy tính, máy in (khoảng từ 10 đến 15 triệu);

+ Chi phí mua phần mềm hay chi phí tự gia công phần mềm (khoảng từ 10đến 150 triệu tùy từng chất lượng phần mềm, mức độ ứng dụng của phần mềm);+ Chi phí thực hiện các công việc chuyển tiếp từ hệ thống kế toán làm bằngtay sang hệ thống làm kế toán trên máy thường từ 2 đến 5 tháng (khoảng 5 đến

20 triệu)

Phần mềm kế toán là nơi xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán chủ yếucủa doanh nghiệp, do đó nếu phần mềm kế toán có chất lượng tốt và công việcbảo trì, cập nhật thay đổi thường xuyên sẽ cung cấp được những thông tin kếtoán chính xác, kịp thời còn chất lượng phần mềm kế toán kém sẽ là tiền đề chosai sót khi xử lý thông tin kế toán

2.3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở nước ta

Có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến trình ứng dụng tin học trongcông tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng tại các doanh nghiệp.Có những ảnh hưởng tích cực thúc đẩy tiến trình tin học hóa công tác kế toán,làm cho bộ máy kế toán hoạt động tích cực hơn, thông tin kế toán được đáp ứngnhanh hơn, hiệu quả công việc cao hơn nhưng cũng gặp rất nhiều những khókhăn ảnh hưởng không tốt đến tiến trình thực hiện tin học hóa công tác kế toáncủa doanh nghiệp Các ảnh hưởng như sau:

Các ảnh hưởng tác động tích cực đến tiến trình tin học hóa công tác kế toán:

- Phong trào phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ở tất cả các lĩnhvực khoa học, quản lý kinh tế-xã hội diễn ra trên thế giới trong thời gian qua đãảnh hưởng sâu sắc đến tư duy và nhận thức của doanh nghiệp.

- Chính sách khuyến khích của nhà Nước ta ưu tiên cho các Công ty đầu tưvào lĩnh vực công nghệ thông tin nên trong thời gian qua đã có rất nhiều doanhnghiệp đầu tư vào lĩnh vực này Kết quả là sau mười năm (1995-2005) thực hiệnchính sách khuyến khích, trên thị trường công nghệ thông tin ở Nước ta đã có rấtnhiều phần mềm tin học ra đời, trong đó có các phần mền kế toán chuyênnghiệp như: AccNet, Acsoft, KTVN3, FAST, IAFC-Accounting, KTAst, MiSa, …Đây là điều kiện đặc biệt thuận lợi cho các doanh nghiệp có mong muốn tin họchóa công tác kế toán

Các ảnh hưởng tác động tiêu cực đến tiến trình tin học hóa công tác kế toán:

Trong thời gian qua, khi doanh nghiệp thực hiện dự án tin học hóa công táckế toán có rất nhiều tác động ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện dự án làm chotiến trình thực hiện bị chậm lại Có những ảnh hưởng xấu xuất phát ngay từ nộibộ doanh nghiệp, có những ảnh hưởng lại xuất phát từ các nguyên nhân kháchquan, từ các chế độ, chính sách kế toán của Nhà Nước

Thứ nhất: Chế độ kế toán của nước ta chưa ổn định, thường xuyên có những

thay đổi, bổ sung để theo kịp sự phát triển đa dạng của kinh tế thị trường làmcho phần mềm bị lạc hậu một cách tự nhiên và các nhà cung cấp không kịp thayđổi theo, hơn nữa người sử dụng lại phải phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp

vì vậy làm cho công tác kế toán tại doanh nghiệp bị chậm trễ, và việc cung cấpthông tin kế toán không được kịp thời, chính xác ảnh hưởng đến công việc điềuhành kinh doanh Một số minh chứng về sự thay đổi của chế độ kế toán từ năm

1995 trở lại đây: