Bài giảng Chương 4: Microsoft Excel - Nguyễn Dũng

Nội dung chương 4 trình bày đến người học những vấn đề liên quan đến Microsoft Excel, cụ thể như: Giới thiệu về Microsoft Excel, một vài thao tác cơ bản, tính toán trong Excel, một số hàm thường dùng, quản lí dữ liệu trong Excel.

Microsoft Excel

1 Giới thiệu về Microsoft Excel[1]

 Giới thiệu MS Excel

•Phần mềm xử lý bảng tính của hãng Microsoft

•Chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng (thiết kế các bảng lương, bảng thống kê, dự toán, )

•Có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, phân tích kèm biểu đồ, hình

vẽ minh họa,

 Khởi động Microsoft Excel

Có thể thực hiện một trong các cách sau:

•Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Excel trên Desktop

•Start  

 Màn hình làm việc của MS Excel

Thanh công thức

(Formula Bar)

Sheet Tab )

Vùng làm việc (Work Space)

1 Giới thiệu về Microsoft Excel[2]

 Vùng làm việc (Work Space): Đó là vùng bảng tính gồm:

• 256 cột, đặt tên là A,B,C, AA, BB, IV, từ trái qua phải

• 65536 dòng đặt tên là 1,2,3, từ trên xuống dưới

• Các dòng và cột giao nhau tạo thành các ô (cell)

Một ô được xác định bởi địa chỉ gồm tên cột và tên dòng tạo ra nó

Ví dụ: Ô có địa chỉ là C6 tức là ô giao của cột C và dòng 6

1 Giới thiệu về Microsoft Excel[3]

 Các khái niệm cơ bản

 WorkBook: Một File dữ liệu do Excel tạo ra tưng ứng với

1 Giới thiệu về Microsoft Excel[4]

1 Giới thiệu về Microsoft Excel[5]

 Kiểu dữ liệu trong Excel: Có 2 loại dữ liệu

cơ bản:

 Hằng (Constant value): bao gồm chữ hoặc số

 Công thức (Formula value): bao gồm biểu thức

trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô hoặc vùng khác của bảng tính Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+"

 Mở file mới: Có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Thực hiện lệnh [Menu] File  New

• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N

• Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ

 Mở file đã có: Để mở một file Excel trên đĩa, có thể sử dụng

một trong các cách sau:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

• Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ

• Thực hiện lệnh [Menu] File  Open

2 Một số thao tác cơ bản[1]

2 Một số thao tác cơ bản[2]

WorkSsheet hoặc kích phải

chuột tại vùng tên Sheet rồi

chọn mục Insert

Move or Copy Sheet Hoặc

kích phải chuột tại vùng tên

Sheet rồi chọn mục Move or

Copy

tự Copy nhưng không đánh dấu

vào mục Create a copy

 Lưu file: Có thể thực hiện một trong các cách sau:

 Thực hiện lệnh [Menu] File  Save

 Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S

 Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ

 Thực hiện lệnh [Menu] File  Save As hoặc nhấn phím

F12

 Đóng file và kết thúc làm việc với Excel:

 Đóng Workbook: thực hiện lệnh [Menu]File/Close hoặc

Ctrl+F4

2 Một số thao tác cơ bản[3]

3 Tính toán trong bảng tính Excel[1]

 Công thức trong Excel: Công thức trong Excel có thể tạo

bằng cách:

 Di chuyển thanh trỏ về ô muốn nhập công thức (Dùng phím hoặc chuột)

 Gõ vào ô đó dấu = để bắt đầu công thức

 Gõ địa chỉ những ô liên quan chứa giá trị cần được tính toán cùng các phép tính: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa)

Ví dụ: =(C16*2+D16+E16)/4

 Kết thúc bằng phím Enter Kết quả sẽ hiển thị ngay trên ô đó

 Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số

 Các toán tử số học:

 + (Cộng); - (Trừ); * (Nhân); / (Chia); ^ (Luỹ thừa)

Độ ưu tiên của các toán tử: theo thứ tự như sau: ^; *, /; +, -

 Các toán tử có cùng độ ưu tiên thì thứ tự thực hiện là từ trái sang phải

Để thay đổi thứ tự ưu tiên, sử dụng các dấu ngoặc

 Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số

 Các toán tử luận lý (logic): NOT (phủ định); AND

(và); OR (hoặc)

Biểu thức toán tử luận lý chỉ có hai giá trị True (đúng) và False (sai)

 Các toán tử quan hệ: Dùng để so sánh các kết quả

Giá trị Đúng hoặc Sai tuỳ thuộc vào cách xem xét các điều kiện

=; <=; <; >=; >; <>

Ví dụ: = B4 > 10 sẽ cho giá trị true nếu giá trị trong ô

3 Tính toán trong bảng tính Excel[3]

 Các loại toán tử với dữ liệu dạng chuỗi:

 Các toán tử quan hệ: = , <, >, <>

 Các toán tử nối chuỗi: &

Ví dụ: =“Nguyen Van A” & “K32”cho kết quả “Nguyen Van A K32”

 Đối với dữ liệu ngày tháng: có thể sử dụng các

phép toán số học (cộng, trừ) và các phép toán quan hệ

3 Tính toán trong bảng tính Excel[4]

 Biến đổi công thức thành giá trị: Khi cần kết quả của

một công thức hơn là công thức, ta biến đổi giá trị của công thức thành giá trị thực:

Các bước thực hiện như sau:

• Đưa hộp điều khiển đến ô cần biến đổi đó;

• Bấm F2 hoặc kích đúp chuột trong ô đó

 Lỗi trong công thức: Khi nhập công thức tính toán cho một ô

nào đó, nếu đúng thì kết quả sẽ xuất hiện, ngược lại Excel sẽ thông báo lỗi Một số lỗi thường gặp:

# DIV/0! Công thức gặp trường hợp chia cho số không

#N/A Xãy ra khi giá trị không dùng được

# NAME? Công thức có dùng tên mà Excel không nhận ra được

# NUM! Công thức dùng một số không đúng

#VALUE! Công thức dùng một đối số hoặc toán tử sai kiểu

3 Tính toán trong bảng tính Excel[5]

 Sử dụng các hàm trong Excel: Các hàm của Excel là

những công cụ tính toán được lập sẵn để thực hiện các tính toán phức tạp Có thể gõ các hàm trực tiếp vào ô hoặc [Menu] Insert 

Functions

 Cú pháp chung của hàm

Cú pháp: = <tên hàm> (<danh sách các đối số>)

 Các đối số cách nhau dấu "," hay “;” (phụ thuộc quy định trong Control Panel)

 Các đối số: các hằng số, địa chỉ khối, tên khối hoặc một hàm khác,

3 Tính toán trong bảng tính Excel[6]

3 Tính toán trong bảng tính Excel[7]

 Hoặc đặt hộp điều khiển tại ô

A10, sử dụng [Menu] Insert

 Function

 Hộp thoại Insert Function

xuất hiện, lựa chọn nhóm hàm và hàm cần chèn

4 Một số hàm thường dùng[1]

 Hàm tính toán thống kê

 Hàm Sum

 Cú pháp: SUM(danh sách đối số)

 Chức năng: tính tổng các số

 Hàm Max

 Cú pháp: MAX(danh sách đối số)

 Chức năng: tìm giá trị lớn nhất

 Hàm Min

4 Một số hàm thường dùng[2]

 Hàm tính toán thống kê

 Hàm Average

 Cú pháp: Average(danh sách đối số)

 Chức năng: giá trị trung bình cộng

 Hàm Round

 Cú pháp: Round(số,số_chữ_số)

 Chức năng: làm tròn số

 Ví dụ:

4 Một số hàm thường dùng[1]

 Hàm tính toán thống kê

 Chức năng: tính số dư trong phép chia nguyên

 Ví dụ: Mod(13,4) = 1 vì 13 chia 4 được 3 dư 1 Hàm Count

4 Một số hàm thường dùng[1]

 Hàm tính toán thống kê

 Hàm CountA

 Cú pháp: CountA(danh sách đối số)

 Chức năng: Đếm số các giá trị là trong danh sách đối số, bỏ qua các ô rỗng

 Hàm Rank

 Cú pháp: Rank(Num,Ref [,order])

 Num: giá trị cần xếp hạng

 Ref: Tập giá trị tham chiếu xếp hạng (Thường là địa chỉ tuyệt đối)

 Order: phương pháp sắp xếp

0: giảm dần (mặc định)

4 Một số hàm thường dùng[1]

 Hàm tính toán thống kê

 Hàm SumIf

 Cú pháp: SumIf(range,criteria [,sum_range])

 range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh

 criteria: mô tả điều kiện

 sum_range: vùng được tính tổng Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính

 Chức năng: tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện

Ví dụ1: Tính tổng lương của NV

4 Một số hàm thường dùng[1]

 Hàm tính toán thống kê

 Hàm CountIf

 Cú pháp: CountIf(range,criteria)

 range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh

 criteria: mô tả điều kiện

 Chức năng: đếm số đối số trong range thõa mãn điều kiện criteria

 Ví dụ1: cho biết có bao nhiêu

4 Một số hàm thường dùng[2]

 Hàm Logic

 Hàm And

 Cú pháp: And(danh sách biểu thức logic)

 Chức năng: trả về true nếu tất cả biểu thức logic là true, bằng false trong các trường hợp

khác

 Ví dụ: = And(5 > 3, 7-4=3) = true

4 Một số hàm thường dùng[2]

 Hàm Logic

 Hàm Or

 Cú pháp: Or(danh sách biểu thức logic)

 Chức năng: trả về false nếu tất cả biểu thức logic là false, bằng true trong các trường hợp

khác

 Ví dụ: = Or(5 > 3, 7-4 > 3) = true

4 Một số hàm thường dùng[2]

 Hàm Logic

 Hàm Not

 Cú pháp: Not(biểu thức logic)

 Chức năng: đổi ngược giá trị biểu thức logic

 Ví dụ: = Not(false) = true

4 Một số hàm thường dùng[2]

4 Một số hàm thường dùng[3]

4 Một số hàm thường dùng[3]

4 Một số hàm thường dùng[3]

 Hàm chuỗi

 Hàm Upper

 Cú pháp: Upper(text))

 Chức năng: trả lại text dạng in hoa

 Ví dụ: = upper(“hoa”) = HOA

 Hàm Lower

 Cú pháp: Lower(text) Chức năng: trả lại text dạng thường

4 Một số hàm thường dùng[3]

 Hàm chuỗi

 Hàm Proper

 Cú pháp: proper(text))

 Chức năng: trả lại text với chữ cái đầu in hoa

 Ví dụ: = proper(“nguyen van a”) = Nguyen Van A

 Hàm nối chuỗi

 Cú pháp: text1 & text2

4 Một số hàm thường dùng[4]

 Hàm ngày giờ

 Hàm Day

 Cú pháp: Day(dãy số kiểu ngày))

 Chức năng: trả lại giá trị ngày (1 31)

 Ví dụ: = Day(“07/21/1988”) = 21

 Hàm Month

 Cú pháp: Month(dãy số kiểu ngày)

4 Một số hàm thường dùng[4]

 Hàm ngày giờ

 Hàm Year

 Cú pháp: Year(dãy số kiểu ngày))

 Chức năng: trả lại giá trị năm (1 31)

 Ví dụ: = Year(“07/21/1988”) = 1988

 Hàm Now

 Cú pháp: Now()

4 Một số hàm thường dùng[4]

 Hàm ngày giờ

 Hàm Hour

 Cú pháp: Hour(dãy số kiểu giờ)

 Chức năng: trả lại giá trị giờ (1 24)

 Hàm Minute

 Cú pháp: Minute(dãy số kiểu giờ)

 Chức năng: trả lại giá trị phút (1 60)

 Hàm Second

4 Một số hàm thường dùng[5]

 Hàm tìm kiếm và tham chiếu

 Hàm Columns

 Cú pháp: Columns(khoảng tham chiếu)

 Chức năng: trả lại số cột

 Ví dụ: = columns(A5:C10) = 3

 Hàm Rows

 Cú pháp: Rows(khoảng tham chiếu)

4 Một số hàm thường dùng[5]

 Hàm tìm kiếm và tham chiếu

Ví dụ1: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,2,0) = 6

Ví dụ2: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,3,0) = 7

4 Một số hàm thường dùng[5]

 Hàm tìm kiếm và tham chiếu

 Một số lưu ý khi sử dụng hàm:

 Địa chỉ của các ô khi sử dụng vào hàm sẽ bị thay đổi khi ta thực hiện copy, vì vậy cần chú ý sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tương đối cho thích hợp Nếu dữ liệu trong một ô nào đò mà

áp dụng cho việc tính toán của các ô khác trong khi copy thì phải lấy địa chỉ tuyệt đối

 Khi thay đổi dữ liệu trong ô liên quan đến các địa chỉ trong hàm thì kết quả sẽ thay đổi

 Có nhiều loại hàm, gây nên sự khó nhớ cú pháp Có thể sử dụng sự trợ giúp của Excel bằng cách gõ dấu bằng, gõ tên

4 Một số hàm thường dùng[5]

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[1]

 Cơ sở dữ liệu (CSDL): là tập hợp các dữ liệu

trong một khối trên bảng tính mà trong khối đó không chứa các dòng hoặc cột trống và dòng đầu tiên chỉ gồm các tiêu đề, gọi là các trường (field) của dữ liệu Từ dòng thứ 2 trở đi là số liệu của cơ sở dữ liệu hiện thời, mỗi dòng gọi là một bản ghi Quản lý dữ liệu trong Excel bao gồm:

 Sắp xếp,

 Tìm kiếm,

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[2]

 Sử dụng mẫu dữ liệu

(Data  Form): Thuận tiện

trong việc nhập và điều chỉnh

các bản ghi trong một danh

sách Có thể sử dụng mẫu để

thao tác trực tiếp với CSDL

như thêm bản ghi, xoá bản

ghi, tìm kiếm bản ghi

Để thao tác với Data Form, thực

hiện như sau:

 Đưa con trỏ vào vùng danh sách

 Thực hiện lệnh

[Menu]DataForm, hộp thoại xuất hiện:

 Lọc và kết xuất dữ liệu

 Cấu trúc tổng quát của hàm CSDL

Dfunction(database,field,criteria)

 Database: là một CSDL dạng danh sách của Excel

 Field: là tên nhãn cột

 Criteria: là vùng điều kiện

 Chức năng: hàm CSDL tác động lên trường dữ

liệu (Field) của database theo điều kiện được xác định bởi vùng điều kiện criteria

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[3]

 Lọc và kết xuất dữ liệu

 Tạo vùng điều kiện (criteria)

Dạng tổng quát

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[3]

Tên trường (nhãn cột) Điều kiện

Lương

>=500000

Trong ô điều kiện có thể chứa các toán tử

 Lọc và kết xuất dữ liệu

 Tạo vùng điều kiện (criteria): Vùng điều kiện có

thể chứa nhiều ô tên trường và nhiều điều kiện khác nhau có thể đặt cùng hàng hoặc khác

hàng Các điều kiện ở cùng hàng mang ý nghĩa toán tử AND, khác hàng mang ý nghĩa OR

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[3]

Lương

Đại học <=700000

 Lọc và kết xuất dữ liệu

 Một số hàm CSDL thông dụng

Dsum(database,field,criteria): tính tổng cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria

Dmax, Dmin, Daverage: tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, trung bình cộng của cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria

Dcount(database,field,criteria): đếm các ô có chứa giá trị là số

DcountA(database,field,criteria): đếm các ô có khác trống của cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[3]

 Cho bảng thống kê như hình

bên

 Cho biết số lượng theo loại

mặt hàng

 Cho biết số lượng các mặt

hàng theo loại sách/vở có đơn giá nhỏ hơn 52000

 Xây dựng các vùng điều

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[4]

 Lọc tự động (AutoFilter):

 Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả dòng tiêu đề)

 Thực hiện lệnh [Menu]DataFilterAutoFilter Lúc đó

Excel sẽ chèn các mũi tên vào bên phải các tên trường

 Kích chuột vào mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu

chuẩn để lọc Chọn một trong các mục:

 All: Hiển thị toàn bộ các bản ghi

 Custom : Chỉ hiển thị các bản ghi theo tiêu chuẩn

 Các giá trị của bản ghi trong cột đó: Chọn giá trị muốn lọc

 Blanks: Chỉ hiển thị các bản ghi trống

 NonBlanks: Chỉ hiển thị các bản ghi không trống

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[4]

 Đặt tiêu chuẩn trong hộp

thứ nhất và hộp thứ hai

 Chọn toán tử so sánh

 Ghi giá trị cần so sánh

 Kích chọn And hay Or để

thực hiện hội hay tuyển 2

tiêu chuẩn này

Toán tử so sánh

5 Quản lý dữ liệu trong Excel[5]

 Lọc nâng cao (Advanced Filter ):

Để thực hiện việc lọc với các điều kiện

phức tạp hơn, bắt buộc phải sử dụng

vùng tiêu chuẩn

 Tạo vùng tiêu chuẩn

 Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả

dòng tiêu đề)

 Thực hiện lệnh

[Menu]Data  Filter  Advanced

Filter Hộp thoại Advanced Filter xuất

hiện:

vùng khác

 Tự định dạng ô: [Menu]FormatCell

 Định dạng cho số (Number)

 Dóng hàng dữ liệu (Aglignment)

 Định dạng font chữ (Font)

 Tạo khung viền cho các ô (Border)

 Tạo màu nền cho các ô (Patterns)

 Định dạng theo Style: [Menu]FormatStyle

 Điều chỉnh các thông số của kiểu

 Gán kiểu cho một ô hoặc khối ô

6 Định dạng bảng tính

7 Biểu đồ[1]

 Các thành phần của biểu đồ

 Vùng dữ liệu: được tổ chức theo hàng

hay cột Mỗi ô tạo thành một điểm dữ liệu trên bản đồ

 Trục tọa độ: hệ thống các đường thẳng

xác định tỉ lệ biểu diễn các điểm dữ liệu

 Hộp ghi chú: chứa các dấu hiệu biểu diễn

các dãy số liệu biểu diễn trên biểu đồ

7 Biểu đồ[2]

 Chart Wizard

 Bước 1: Chọn vùng dữ

liệu

 Bước 2: Click vào biểu

tượng Chart Wizard

trên thanh công cụ

hoặc Insert | Chart Ở

bước này ta chọn mẫu biểu đồ thích hợp