Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong C.ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

+ Kế toán vật tư : Theo dõi tình hình nhập - Xuất hàng của C.ty + Kế toán đội : Là bộ phận theo dõi tình hình chung về tiến độ, thanh toán, công nợ của đội xây dựng tại công trường + Kế

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêutrên.Viêc tổ chức công tác kế toán hợp lí sẽ quản lý tốt tài nguyên của C.ty, cungcấp những thông tin kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định và công tácquản trị của doanh nghiệp Hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một công việchết sức quan trọng và không thể tách rời trong công tác hạch toán kế toán đặcbiệt là đối với một doanh nghiệp sản xuất như Tổng C.ty thiết bị điện Việt Nam

Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sảnxuất, nó chiếm một bộ phận lớn trong cấu thành vật chất cũng như giá trị sảnphẩm Do vậy việc tập trung quản lý chặt chẽ các loại vật liệu này trong cáckhâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật tư là điều hết sức quan trọng Hoànthiện công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chiphí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận Tổ chức kế toánnguyên vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh công việc của các phần hànhkhác Đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng chất lượng theo kịp tiến độ sảnxuất Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kế hoạch sảnxuất

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu tạiC.ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1, sau một thời gian thực tập, trên

cơ sở những kiến thức có được và được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS.Phạm Thành Tùng, sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán, em đã chọn

đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong C.ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1”

Chuyên đề gồm hai phần :

Phần 1: Tình hình thực tế về hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại

C.ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

Phần 2 : Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại C.ty Cổ phần Đầu

tư và xây dựng Hồng Hà số 1

PHẦN 1 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1 I.Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của C.ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

1.Lịch sử hình thành và phát triển của C.ty.

Căn cứ quyết định của bộ trưởng bộ xây dựng số 2076/QĐ – BXD ngày 28tháng 12 năm 2004 về việc chuyển C.ty xây dựng Sông Hồng thành C.ty đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

Tên giao dịch : C.ty cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

Cơ quan chủ quản: Bộ Xây dựng

Địa chỉ trụ sở chính : Số 206A, Nguyễn Trãi, Từ Liêm

Văn phòng giao dịch: số 50 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội

2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của C.ty.

b.Chức năng các phòng ban

+ Ban giám đốc : gồm có giám đốc và hai phó giám đốc, có nhiệm vụ điều hành

chung mọi công việc, chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt động của công tyvới nhà nớc

+ Phũng kế hoạch: Hoạch định các chiến lợc kinh doanh, tìm hiểu và phỏt

triển thị trờng, theo dõi và tiến hành ký kết các hợp đồng thờng mại trong nớc vàngoài nớc

+Phòng kế toán: Có trách nhiệm tham mu giúp giám đốc về công tác quản lý tài

chính Tổng hợp và quyết toán kinh doanh theo từng quý, từng niên độ kế toán.Phối hợp với các phòng ban khác trong việc lên kế hoạch tài chính, thờng xuyênbáo cáo và tham mu cho giám đốc về tình hình, diễn biến kinh tế và tài chính củadoanh nghiệp

Đội xõy dựng số 3

+Phòng hành chính - tổ chức nhân sự : Tham mu cho giám đốc về công tác lao

động tiền lơng Xây dựng định mức và năng suất lao động, theo dõi ngày côngcủa nhân viên, chăm lo đến các công tác hành chính văn phòng, thực hiện việc

đảm bảo các chế độ cho ngời lao động

3.Tổ chức quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm của C.ty.

Sản phẩm của hoạt động xõy dựng đũi hỏi một quy trỡnh cụng nghệ sảnxuất hết sức phức tạp từ khõu mời thầu đến khõu kết thỳc hoàn thành CTbàngiao cho chủ đầu tư đến việc bảo hành CTsau bàn giao cho chủ đầu tư Bắt đầubằng việc khi chủ đầu tư gửi hồ sơ thầu cho nhà thầu, phũng kế hoạch - kỹ thuậtcủa C.ty cú nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với cỏc phũng thiết kế tiến hànhphõn tớch tớnh khả thi về mặt kỹ thuật, về mặt tài chớnh, kinh tế - xó hội Nếu dự

ỏn cú tớnh khả thi, C.ty sẽ tiến hành lập hồ sơ dự thầu Nếu trỳng thầu, sẽ tiếnhành cỏc cụng việc cần thiết chuẩn bị thi cụng như giải phúng mặt bằng, thicụng CTtheo đỳng tiến độ và chất lượng CTtheo thoả thuận giữa nhà thầu chủđầu tư cho khi CThoàn thành, tiến hành bàn giao cho chủ đầu tư

Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất sản phẩm

-Tham gia đấu thầu

- Nhận chỉ định thầu

Giao cho các đội SX chuẩn bị các nguồn lực: Nguồn vốn, NVL, nhân công, trang thiết bị v.v.

Nghiệm thu bàn giao và quyết toán Các đơn vị tiến hành thi công đồng loạt

4.Tỡnh hỡnh tài chớnh và kết quả kinh doanh của C.ty

Tổng vốn điều lệ của C.ty là : 200.000.000.000đ

Bảng 1.4: Một số chỉ tiờu liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty cổ phần đầu t và xây dựng Hồng Hà số 1

TN bỡnh quõn thỏng(đ) 1.327.056 1.646.359 1.846.625 319.303 24 Tổng chi phớ 8.282.744.343 20.973.054.762 20.996.716.253 12.690.310.419 153

( Nguồn: Phũng tài chớnh - Kế toỏn C.ty )

Qua số liệu cỏc chỉ tiờu trờn cho thấy kết quả hoạt động kinh doanhcủa C.ty là ổn định, khỏ tốt, phự hợp với chiến lược phỏt triển kinh tế thịtrường của C.ty

- Doanh thu của C.ty năm 2007 đạt 1.310 tỷ đồng, năm 2008 đạt 3.105

tỷ đồng, doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 1.794 tỷ đồng, tươngứng tăng 137%

- Doanh thu thuần năm 2008 tăng so với năm 2007 là 67.385, tương ứngtăng 35%

- Thu nhập bình quân năm 2008 tăng so với năm 2007 là 319 ngàn đồngtương ứng tăng là 24%

II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại C.ty Cổ phần Đầu

tư và xây dựng Hồng Hà số 1.

1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại C.ty.

Sơ đồ 2.1: minh họa tổ chức lao động kế toán tại C.ty

tổng hợp

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán Thu chi

Kế toán

Vật tư

Kế toán đội

kinh tế theo điều lệ tổ chức hoạt động của C.ty, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của C.ty theo pháp luật.

Tham mưu cho giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụkinh doanh, lập báo cáo số liệu kế toán thống kê cho các đối tượng cần quantâm

+ Kế toán trưởng : là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh tế của

C.ty, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luânchuyển chứng từ Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưucho ban Giám đốc đưa ra những giải pháp đúng đắn trong hoạt động sản xuấtkinh doanh

+Kế toán thu chi : chịu trách nhiệm theo dõi quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,

tiến hành thanh toán với người bán, người mua, thanh toán các khoản lương, bảohiểm, theo dõi thanh toán với ngân sách

+Thủ quĩ : chịu trách nhiệm giữ quĩ tiền mặt của C.ty.

+ Kế toán vật tư : Theo dõi tình hình nhập - Xuất hàng của C.ty

+ Kế toán đội : Là bộ phận theo dõi tình hình chung về tiến độ, thanh toán,

công nợ của đội xây dựng tại công trường

+ Kế toán tiền lương : tính lương cho nhân viên toàn C.ty theo các định mức

để làm chứng từ ghi sổ (Các đội xây dựng nhận khoán không mở sổ kế toán

riêng) Trong thời hạn Hợp đồng giao khoán, thống kê – kế toán tại các đội cầnthực hiện các nghĩa vụ theo dõi thanh toán với C.ty.

 Cấp vốn: CTđề nghị cấp vốn phải trình C.ty duyệt theo các yêu cầucăn cứ sau:

- Căn cứ vào phiếu giao việc (hợp đồng giao khoán)

- Báo cáo giá trị sản lượng công việc thực hiện

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt

- Giấy đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị chuyển khoản được duyệt (kèm theohoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kèm theo)

- Kế toán C.ty ghi nợ đội ở hai TK 141,331

 Thanh toán giảm nợ

- Cuối mỗi tháng nộp chứng từ về phòng tài chính kế toán C.ty để giảm nợtrước ngày 15 tháng sau (đối với những CTphía Bắc, trước ngày 20 tháng sau(đối với những CTxa: Miền Trung, Tây Nguyên, Miền Nam) Riêng chứng từlương giảm nợ theo từng quý nhứng hàng tháng phải nộp bảng tính lương vềC.ty để giám đốc duyệt trước khi thanh toán

- Tập hợp chức từ giảm nợ theo từng khoản mục chi phí sản xuất (Mẫu số06A,B) kèm theo chức từ gốc

Cuối mỗi quý thanh toán, đội đối chiếu công nợ với phòng TCKT C.ty1lần.(có biên bản xác nhận kèm theo)

 Thanh toán khoán nội bộ với C.ty

- Căn cứ vào tỷ lệ giao khoán tại hợp đồng giao khoán hoặc phiếu giao việc

và kế hoạch thi công thực tế, hàng tháng C.ty sẽ duyệt chi phí sản xuất nhưng

tổng số tạm ứng cộng dồn không quá 85% trên tổng hợp đồng giao khoán do độiquản lý.

- Căn cứ vào đối chiếu tạm ứng vốn ở C.ty (Cụ thể là tạm ứng tiền mặthoặc tạm ứng chuyển khoản, hoặc chi phí khác do C.ty phân bổ cho đội) Phân

bổ theo từng giá trị CTđược giao

- Căn cứ vào giá trị khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu vàbên A đã trả tiền về C.ty, C.ty sẽ làm thanh toán nội bộ với đội Nếu tổng giá trịkhoán (hoặc giao việc) do đội được quản lý trừ đi tổng giá trị đội đã ứng, vaynếu là số dương (+) C.ty sẽ xét duyệt cấp tiếp tiền Nếu là số âm (-) đội phảihoàn lại tiền trả C.ty hoặc C.ty sẽ trừ vào giá trị được thanh toán của CTkhác dođội được nhận khoán hoặc được giao việc Khi quyết toán nội bộ, nếu C.ty chưaquyết toán thuế GTGT đầu vào của CTđó thì sẽ tạm thanh toán cho đội 50%thuế GTGT đầu vào

 Căn cứ để đội tập hợp và lập chứng từ chi phí sản xuất luân chuyển vàthanh toán với C.ty theo từng CTđể C.ty tập hợp chi phí sản xuất và tính giáthành CTlà tỷ lệ % chi phí của bản giao khoán hoặc phiếu giao việc đội đượcquản lý cộng với các chi phí khác được C.ty phân bổ Đội sản xuất chịu tráchnhiệm trước C.ty về chứng từ chi phí sản xuất cho CTdo đội được giao nhiệm vụthi công

+Tổ chức hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán

Chứng từ kế toán C.ty đang áp dụng có nội dung, phương pháp, Theo quyếtđịnh số 15 này thì chứng từ kế toán mà C.ty áp dụng gồm 5 chỉ tiêu:

- Chứng từ về lao động tiền lương

+ Bảng chấm công: Dùng để theo dõi hàng ngày công việc thực tế làmviệc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả

+ Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiềnlương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho CBCNV,kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCNV trong C.ty đồng thời là căn cứ

để thống kê về lao động tiền lương

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: bảng kê khối lượng công việchoàn thành; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH;Bảng bình bầu A, B, C

- Chứng từ hàng tồn kho: theo dõi tình hình nhập, xuất tồn vật tư, công cụ,dụng cụ hàng hoá làm căn cứ để kiểm tra tình hính sử dụng và cung cấp thôngtin cần thiết cho việc quản lý HTK

+ Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ,hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định tráchnhiệm của những người có liên quan và ghi vào sổ kế toán

+ Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ,hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong C.ty, làm căn cứ để hạch toánchi phí sản xuất và tính giá thành CTvà kiểm tra việc sử dụng, thực hiện địnhmức tiêu hao vật tư

+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu; Bảng kê phiếu xuất; Biên bản kiểmnghiệm: thường được dùng ở các công trình

- Chứng từ tiền tệ: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt,ngoại tệ, vàng bạc và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của C.ty

+ Phiếu thu: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập từ quỹ vềlàm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi các khoản thu có liênquan

+ Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ

và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ

+ Uỷ nhiệm chi.

+ Giấy đề nghị tạm ứng: làm căn cứ đề xét duyệt tạm ứng; Giấy thanhtoán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản kiểm kê quỹ

- Chứng từ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh

lý TSCĐ

- Trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại Chí phí bán hàng là khoảnchi phí tương đối lớn, còn trong doanh nghiệp xây lắp không có chi phi bánhàng Vì vậy trong quá trình hạch toán không sử dụng TK 641

- Các khoản mục chi phí như tiền lương, phụ cấp lương của nhân viên quản

lý đội, tiền ăn ca được hạch toán vào TK 627 chứ không hạch toán vào TK 622

+Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.

Hình thức ghi sổ mà C.ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung Theo hìnhthức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghivào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phátsinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổNhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây(phụ lục):

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

Chứng từ gốc.

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh.

Báo cáo tài chính.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Bảng tổng hợp chi tiêt.

Sổ Nhật ký đặc

biệt

- Mở sổ công nợ:

Sổ công nợ với C.ty: (Mẫu 02A,02B)

- Theo dõi 2 TK nhận nợ

- TK 141 Tạm ứng chủ yếu về tiền mặt (Mẫu số 02A)

- TK 331: Thanh toán với khách hàng-Chủ yếu về thanh toán qua chuyểnkhoản hoặc UNC

Sổ công nợ với khách hàng: (Mẫu số 03)

- Theo dõi nợ của đội đối với từng khách hàng

Sổ công nợ nội bộ đội, theo dõi nội bộ, công nợ tạm ứng với CNV đội(Mẫu số 04)

Sổ theo dõi vật tư: (Mẫu số 05)

- Căn cứ vào NVL chính: Mở một sổ riêng theo từng công trình (Mở theodõi theo từng NVL chính)

- NVL phụ: Mở một sổ riêng theo từng công trình (Nếu cần thiết)

+Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.

Báo cáo tài chính cung cấp những thông tin quan trong về tình hình tàichính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của C.ty, phục vụ yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước đặc biệt nó là cơ sở để các nhà đầu tưđưa ra quyết định đầu tư Hình thức hoạt động của CT là C.ty cổ phần, C.ty sẽlên Sàn giao dịch chứng vào quý 3 năm nay Do vậy việc lập Báo cáo tài chínhtrung thực chính xác là điều rất quan trọng C.ty sử dụng mẫu báo cáo tài chínhquy định tại QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ TàiChính Để đảm bảo sự minh bạch của các báo cáo tài chính, C.ty đã ký hợp đồngkiểm toán để kiểm tra tính chính xác của các thông tin tài chính trước khi công

bố, tạo niềm tin cho nhà đầu tư

Ngoài báo cáo tài chính phòng kế toán còn có nhiệm vụ lập báo cáo quảntrị phục vụ yêu cầu quản lý của nhà quản trị

cáo tài chính giữa niên độ.

- Báo cáo tài chính năm:

+ Bảng cân đối kế toán (mẫu số B 01-DN )

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu số B 02-DN )

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B 03-DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B 09-DN)

- Báo cáo tài chính giữa niên độ:

+ Bảng cân đối kế toán giưa niên độ (mẫu B 01a-DN)

+ Báo cáo hoạt động kinh doanh giữa niên độ (mẫu số B 02a-DN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (mẫu số B 03a-DN)

+Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc (mẫu B 09a-DN)

Việc lập báo cáo tài chính luôn tuân thủ theo các nguyên tắc: Hoạt độngliên tục, cơ sơ dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánhđược Thuyết minh tài báo cáo tài chính tập trung vào các thông tin trọng yếugiúp người sử dụng thông tin hiểu đúng thực trạng tài chính của C.ty Ví dụ:Tổng quỹ lương năm 2005 tăng lên nhiều so với năm 2004 là do C.ty thực hiệncầu dẫn số 5 CTcầu Bãi Cháy - Quảng Ninh với giá trị hợp đồng gần 8 tỷ đồng

và do năm 2005 C.ty đã chuyển đổi mức lương theo NĐ số 205/2004/NĐCPngày 14/12/2004 và TT số 01/2005/TT-BLĐTBXH ngày 05/01/2005 Hoặc việctăng vốn chủ sở hữu năm 2005 là do C.ty điều chỉnh tăng mức vốn điều lệ vàtiếp tục bán cổ phiếu cho các cán bộ là cổ đông sáng lập và cán bộ chủ chốttrong C.ty, đều được giải thích rõ ràng trong Thuyết minh báo cáo tài chính củaC.ty

Kỳ lập báo cáo tài chính năm theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch Kỳlập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao gồmquý IV)

Báo cáo tài chính của C.ty sau khi đã kiểm toán được đính kèm báo cáokiểm toán vào báo cáo tài chính và nộp cho cơ quan quản lý Nhà nước trong

theo thời hạn quy định.

Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp đầy đủ theo đúng quy định.Việc minh bạch các báo cáo tài chính thể hiện tính trung thực của C.ty tạo điềukiện tốt để doanh nghiệp gia nhập sàn chứng khoán trong quý III

Về báo cáo quản trị C.ty lập thường xuyên hơn vào thời điểm cuối tháng,cuối quý và cuối năm Phòng kế toán có nhiệm vụ phân tích các chỉ tiêu về chiphí: biến phí, định phí và kết quả để trình Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đểđưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn và dài hạn

III.Kế toán nguyên vật liệu tại C.ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hồng Hà

số 1.

1.Đặc điểm quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại C.ty.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì nhất thiết phải có 3 yếu tố

cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu là đối tượng laođộng, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên thực thể sản phẩm Xét về giá trị,nguyên vật liệu còn là một bộ phận tài sản lưu động của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷtrọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình Do vậy, việc cung cấpnguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi côngxây dựng của doanh nghiệp Ngoài ra, việc cung cấp nguyên vật liệu còn quantâm đến chất lượng, chất lượng các CTphụ thuộc trực tiếp vào chất lượng củanguyên vật liệu , mà chất lượng CTlà điều kiện quyết định để doanh nghiệp có

uy tín và tồn tại trên thị trường

Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cầnđảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả

Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá Vật liệuchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vậtliệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Ngoài ra, do đặc điểm riêng của ngành xây lắp đó là một ngành sản xuấtmang tính chất công nghiệp, sản phẩm là những công trình, hạng mục CTcó quy

mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công), còn cácđiều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây lắp, làm cho công tác quản

lý sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn bởi môi trường bênngoài, nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế.Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan trong mọi nền sản xuất xã hội.Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương phápquản lý cũng khác nhau

Hiện nay, nền sản xuất xã hội ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sởthoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xãhội Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch Ngày càngđược coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọingười nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà chi phí lại thấp nhất Công việc hạchtoán nguyên vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, chonên để đảm bảo chính xác của công việc hạch toán GTSP thì trước hết cũng phảihạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và để làm tốt công tác hạch toánnguyên vật liệu đòi hỏi chúng ta quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảoquản tới khâu dự trữ và sử dụng Cụ thể là:

Ở khâu mua: Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồnkhác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…nên ở khâu thumua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, chất lượng, đơn giá, chủng loại đểlàm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sảnphẩm cao nhất

Ở khâu bảo quản, dự trữ: Cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thựchiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từngnguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát sao cho vừa đáp ứngđược yêu cầu sản xuất, vừa giảm tối thiểu vốn nguyên vật liệu tồn kho dự trữ

Trong quá trình sử dụng, cần lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và cóquy chế trách nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng nguyên vật liệu , xác định đúnggiá trị nguyên vật liệu đã sử dụng để tính vào chi phí

* Phân loại nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu bao gồm rất nhiềuloại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây lắp với các nội dung kinh tế và tính

lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiếttới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản lý… cần thiết phải tiếnhành phân loại nguyên vật liệu thành các loại, các nhóm, các thứ theo nhữngtiêu thức phân loại như sau:

- Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của từng loại nguyên vật liệu trong quátrình thi công xây dựng, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

Trong ngành xây lắp còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật liệu kết cấu

và thiết bị xây dựng Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thànhnên sản phẩm của đơn vị xây lắp, các hạng mục CTxây lắp nhưng chúng có sựkhác nhau Vật liệu xây lắp là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được

sử dụng trong đơn vị xây lắp để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình,CTxây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phậncủa CTmà đơn vị xây lắp sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sảnphẩm xây dựng của đơn vị mình như: thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm,

hệ thống cột thu lôi…

- Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sảnxuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ có tác dụngphụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính đểhoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng đểđảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ chonhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như: Sơn, dầu nhớt, hồ keo Thuốc nhuộm…

- Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quátrình thi công, kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như:xăng dầu, than củi, hơi đốt dùng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cácphương tiện máy móc thiết bị hoạt động

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thaythế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như: Bu lông, vòngbi…

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trênnhư phế liệu loại ra trong quá trình thi công xây dựng: gỗ sắt, thép vụn hoặc phếliệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

+ Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế

+ Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chianguyên vật liệu thành

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phậnbán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác

+ Nhượng bán + Đem góp vốn liên doanh

+ Đem quyên tặng

Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau, các doanh nghiệptuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình và yêu cầu quản lý để lựa chọn tiêuthức phân loại một cách hợp lý

- Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây dựng

Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chínhtrong doanh nghiệp, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từđặc điểm của nguyên vật liệu, từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và từ chứcnăng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiệncác nhiệm vụ sau:

- Phân loại nguyên vật liệu theo tình hình tổ chức thực tế của doanhnghiệp và lập danh điểm nguyên vật liệu, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộphận trong doanh nghiệp

- Tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hạchtoán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

- Thực hiện việc ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tìnhhình luân chuyển của nguyên vật liệu theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị Tínhtoán đúng đắn giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vậtliệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về nguyên vật liệu vàlựa chọn phương pháp kế toán nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện của doanhnghiệp từ đó xác định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán

- Xác định các báo cáo quản trị nguyên vật liệu theo yêu cầu thông tincủa quản lý tổ chức lập và phân tích các báo cáo này, đồng thời cung cấp thôngtin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh

- Tính giá nguyên vật liệu.

Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị nguyên vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định và ở những thời điểm nhất định

Khi tính giá nguyên vật liệu cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc giá gốc: Nguyên tắc này đòi hỏi nguyên vật liệu phải đượcghi chép, phản ánh theo giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế, là toàn bộ cácchi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được lượng vật liệu đó ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

- Nguyên tắc nhất quán: Đòi hỏi việc sử dụng phương pháp tính giánguyên vật liệu phải dùng thống nhất trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thayđổi thì phải giải trình được sự thay đổi đó với các cơ quan chức năng và phảiđảm bảo rằng phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán mộtcách trung thực và hợp lý hơn

- Nguyên tắc thận trọng: Biểu hiện ở chỗ doanh nghiệp có đánh giá mức

độ giảm giá của nguyên vật liệu khi thấy có sự chênh lệch giữa giá hạch toántrên sổ kế toán với giá thị trường thông qua việc trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho

2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho.

Công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho đóng một vai trò quantrọng cho yêu cầu trên, việc kiểm tra, đánh giá nguyên, vật liệu trước khi nhậpkho là công việc thường xuyên được thực hiện để quyết định có nên nhận hànghay không Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, bộ phận có nhu cầu

sẽ lập Phiếu đề nghị mua vật tư Phiếu đề nghị mua vật tư sẽ được chuyển choTrưởng phòng vật tư và Giám đốc ký duyệt Trên cơ sở đó, Phòng vật tư sẽ gửithông báo về việc mua vật tư cho các nhà cung cấp Các nhà cung cấp sẽ gửi lạiBáo giá vật tư đến cho Phòng vật tư của C.ty Báo giá sẽ được Trưởng phòng vật

tư và các cá nhân có liên quan duyệt và tiến hành lập Biên bản duyệt giá mua vật

tư Sau đó, Phòng vật tư sẽ ký Hợp đồng kinh tế về việc mua vật tư Trong Hợpđồng sẽ ghi rõ các điều khoản liên quan đến quy cách, chất lượng, số lượng,chủng loại của mỗi vật tư Khi nhận được hóa đơn của người bán vật tư chuyểntới, phòng kế toán phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng kinh tế hoặc kếhoạch thu mua để xem số lượng hàng nhận được có đúng như hợp đồng haykhông Trước khi nhập kho, phòng kế toán cùng với phòng vật tư và phòng kỹthuật tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên, vật liệu xem có đáp ứng đượcyêu cầu hay không; kết quả của việc kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm trachất lượng hàng hóa Nếu nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu đặt ra tronghợp đồng thì căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm thì Phòng vật tư tiến

hành lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại

Phòng vật tư, liên 2 kèm với hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 giaocho Thủ kho ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chitiết nguyên, vật liệu theo từng loại vật liệu Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ khokiểm nhận nguyên, vật liệu rồi ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồicùng người giao hàng ký nhận vào cả 3 bản Piếu nhập kho Nguyên, vật liệunhập kho được Thủ kho xắp xếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc bảoquản và cấp phát nguyên, vật liệu

Ví dụ: Trong tháng 12/2008 C.ty có nhu cầu mua thép nhập kho để phục

vụ cho thi công các công trình, công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại khocủa C.ty được thực hiện qua các bước sau đây:

Khi C.ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp:

3.Kế toán chi tiết vật liệu tại C.ty

3.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Một trong những công tác quản lý nguyên, vật liệu là phản ánh chính xáctình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủng loại vàgiá trị

HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng 0052955Ngày 30/12/2008

Đơn vị bán hàng: C.ty TNHH xây dựng và Thương mại Hoàng Hà

Địa chỉ: Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội

Số tài khoản:05201032184

Điện thoại: 046411252 MST:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng

Tên đơn vị: C.ty Cổ phần ĐT &xây dựng Hồng Hà Số 1

Địa chỉ: 50 Nguyễn Huy Tưởng – TX - HN

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu năm trăm bốn ba nghìn hai trăm năm mươi đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 01: Hóa đơn GTGT số 0052972

Sau khi vật tư được chuyển đến kho của C.ty thì C.ty tiến hành lập banthanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợp đồng haykhông Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm Phòng vật tưcăn cứ vào hóa đơn và kế quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiếnhành lập Phiếu nhập kho

C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1

Mã số thuế: 01014200989

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Căn cứ vào: Số lượng thực nhập……… ngày 30/12/2008

Của: C.ty cổ phần xây dựng và thương mại Hồng Hà ………

Ban kiểm nghiệm gồm:

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:

TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa P.thức kiểm

QC-S.Lượng không đạt

QC - PC

1 Thép I200x100x5,2x8,4 Trực tiếp Kg 3.980 3.980 Không

3 Thép góc L100x100x10 Trực tiếp Kg 1.200 1.200 Không

Ý kiến của ban kiểm nghiệm:

Đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu (mới 100%) cho phép nhập kho.

Ngày 30/12/2008

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 02: Biên bản kiểm nghiệm

Sau khi ban kiểm nghiệm xác định số vật tư mua về đạt yêu cầu, vật liệu sẽđược nhập kho

C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1

Mẫu sổ 01VT

PHIẾU NHẬP KHO

Số: 79Ngày 30/12/2008

Họ tên người giao hàng: C.ty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Hà

Theo: Biên bản kiểm nghiệm…… Số 79 Ngày 30/12/2008

Của : C.ty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Hà

Nhập tại kho: CTNhà máy SUMIDENSO 3

STT TÊN, NHẪN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM

Thực nhập

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

(Ký, ghi họ tên) (Ký,ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký,ghi họ tên)

Biểu 03: Phiếu nhập kho số 79

Thủ tục xuất kho: Các bộ phận sử dụng nguyên, vật liệu căn cứ vào kế

hoạch sử dụng nguyên, vật liệu và dự toán của các CTdo Phòng kỹ thuật lập,Phòng vật tư, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị viết Phiếu lĩnh vật

tư Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên trong đó ghi rõ số lượng, đơn vị Liên

1 giao cho Phân xưởng sử dụng, cuối kỳ Phân xưởng tập hợp Phiếu lĩnh vật tưgiao cho kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu, liên 2 giao cho Thủ kho để vàoThẻ kho Phiếu lĩnh vật tư sau khi có đầy đủ chữ ký của người viết Phiếu,Trưởng phòng vật tư và Giám đốc Thủ kho sẽ căn cứ và Phiếu lĩnh vật tư tiếnhành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng và chủng loại ghi trên Phiếulĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1liên giao cho người đi lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ

để ghi Thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1liên ( chứng từ gốc) lưu tại phòng vật tư

Ví dụ ngày 31/12/2008, CTcần thép để phục vụ cho thi công

C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1

PHIẾU XUẤT KHO Số 190

Ngày 31/12/2008

Nợ: Tk 62103Có: Tk 15211

- Họ, tên người nhận hàng:…… Phạm Xuân Thắng

- Địa chỉ:………

- Đơn vị:…… CT: Sumidenso 3 - Tỉnh Hải Dương

- Lý do xuất kho:……… Phục vụ thi công CT Sumidenso 3

- Xuất tại kho: Hải Dương

Số lượng

Đơn

Yêu cầu

Thực xuất

Xuất kho, ngày 31 tháng 12 năm 2008

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký,ghi họ tên) (Ký,ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi

họ tên)

(Hoặc bộ phậncó nhu cầu xuất)

Biểu 04: Phiếu xuất kho

Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng cho từng loại nguyên vật liệu xuấtkho, trong đó ghi rõ ngày xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 : Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau

đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, đồng thời tính giá trị nguyên vật liệu xuấtkho làm căn cứ ghi sổ kế toán, Liên 3: giao cho bộ phận , đơn vị nhận nguyênvật liệu.Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu lĩnh vật tư, Thủ kho sẽ vào Thẻkho:

C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1

xuyên tiến hành đối chiếu số tồn trên Thẻ kho và số tồn thực tế vì C.ty có nhiềuloại nguyên, vật liệu nên công tác này tiến hành sẽ mất rất nhiều thời gian, do đóC.ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm Thẻ kho được kế toán giao cho Thủ kholập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vàokhối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.

3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của C.ty mang tính đặc thù trong ngành xâydựng, nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại vì vậy đỏi hỏi công việc quản lý,theo dõi, bảo quản vật tư phục vụ việc thi công phải liên tục được bảo đảm đúng tiến

độ thi công là rất phức tạp Vật tư của C.ty chủ yếu nhập xuất thẳng đến chânCTkhông qua kho Tuy nhiên nếu số lượng vật tư mua nhiều mà sử dụng không hếtthì C.ty vẫn tiến hành nhập kho, hoặc nguyên vật liệu dư thừa của CTnày sẽ nhập trởlại kho C.ty và xuất dùng cho các CTkhác khi cần thiết C.ty hiện đang áp dụng hạchtoán nguyên liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song

Định kỳ khi các bộ phận, CTcó nhu cầu về nguyên vật liệu hoặc C.ty muanhập kho thì đều phải tập hợp chứng từ gốc để gửi về phòng kế toán Kế toánvật tư trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho hay Hoá đơngiá trị gia tăng tiến hành vào Sổ chi tiết 152 cho từng loại vật tư Từ các sổ chitiết này kế toán lập nên Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn cuối kỳ Phương phápthẻ song song mà C.ty áp dụng có thể khái quát như sau:

Sơ đồ 04 : Phương pháp thẻ song song

Thẻ kho

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết 152

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Khi các CTphát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu để thực hiện hoạt động xâydựng sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào dựtoán vật tư đã lập cho công trình, đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửixuống phòng vật tư Phòng vật tư dựa trên quyết định phê duyệt tổ chức đi tìmhiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật.

Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho C.ty (liên 2)đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho C.ty hoặc đến chân công trình.Tại kho, tại CTC.ty cử cán bộ đến nhận hàng, tổ chức kiểm nghiệm số vật tưtrên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng

Tuy nhiên các CTC.ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tưthường ít khi mua nhập kho C.ty rồi xuất đến các CTmà chủ yếu là các đội CTtựthu mua theo dự toán và báo cáo lên cho C.ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phívận chuyển nguyên vật liệu Lúc đó các tổ, đội CTphải thu thập đầy đủ chứng từgốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0052972 ngày 30/12/2008, mua cácloại vật liệu sau nhập kho đội C.ty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Hà.Đội CTphải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản vàvào sổ kế toán:

C.TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HỒNG HÀ SỐ 1

Mã số thuế: 01014200989

Mẫu: 04 VT

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Sumidenso 3, ngày 30/12/2008

Kính gửi: Ông Giám đốc C.ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà số 1

Ông trưởng phòng tài chính – kế toán C.tyTôi tên là: Lê Văn Nam

Đơn vị: Đội CTNhà máy Sumidenso 3 – thuộc C.ty Cổ phần Đầu tư và xâydựng Hồng Hà số 1

Đề nghị thanh toán số tiền: 130.004.700

Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, không trăm lẻ bốn nghìn, bảy trăm đồng

Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổ hợpống áp lực – CT Sumidenso 3

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGH

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiếnhành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hành nhập

số liệu vào phần mềm Fast Accounting

Hóa đơn HD 0052972 được thể hiện trên Fast như sau:

Hóa đơn mua hàng hóa (dịch vụ)

Mã đơn vị: TVXDBĐ C.ty cổ phần ĐT&XDHH số 1 Số chứng từ 250

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

Nguyên liệu chính của C.ty

Nguyên liệu chính của C.ty

Nguyên liệu chính của C.ty

Nguyên liệu chính của C.ty

61.690.00058.800.00016.200.0002.875.000

Mua thép I200x100x5,2x8,4 Mua thép tấm PL 10

Mua thép góc L100x100x10 Mua Thép tròn fi16

Tiền hàng 139.565.000

HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250

Tổng TT 146.543.250Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Biểu 07: Hóa đơn mua hàng hóa

Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm C.ty lập Bankiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra sốlượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của CT hay không, đồngthời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Nhằm làmgiảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi C.ty thường tổ chứcmua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây dựng

Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xácnhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xácđịnh trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán

Phiếu nhập kho

Mã giao dịch: 176 Số chứng từ 147

Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Hoàng Hà Ngày ht30/12/2008

Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ30/12/2008

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Hoàng Hà Tỷ giá VNĐ1.00

Diễn giải: vật tư mua nhập kho CTnhà máy Sumidenso 3

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

kho

Vụviệc

Tồnkho

Sốlượng

GiáVND

Tùng Tùng Tùng Tùng

3.980 4.200 1.200 250

13.500 13.000 12.500 10.500

61.690.000 58.800.000 16.200.000 2.875.000

15211 15211 15211 15211

Số lượng 436.6 Tổng tiền 123.814.000

Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Biểu 08: Phiếu nhập kho trên Fast Accounting

Nguyên vật liệu của C.ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể muaxuất thẳng tới chân công trình Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất

và nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của CT mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tưgửi lên Ban giám đốc Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình,xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không Sau khi đượcBan giám đốc C.ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật

tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật liệu tồn kho) Ngoài ra, C.ty còn tổ chứcthu mua vật tư và xuất thẳng tới chân CT mà không qua kho

Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ đượcchuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính Đốivới những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hayPhiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi

Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiến hànhcập nhật số liệu vào máy tính Kế toán chỉ cần khai bào ngày, tháng xuất kho,người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, Tk Nợ, Tk Có vào chứng từ.Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh.Phiếu xuất kho trong Fast như sau:

Phiếu xuất kho

Mã khách: TVXDBĐ C.ty cổ phần ĐT&XD HH số 1 Ngày ht 31/12/2008

Địa chỉ: : Thanh xuân – Hà Nội Ngày lập px 31/12/2008

Ng giao hàng: CTCP XD và TM Hoàng Hà Tỷ giá VNĐ 1.00

Diễn giải: vật tư xuất dùng cho CTSumidenso 3

Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán

Tồn kho

Số lượng

Giá VND

Tùng Tùng Tùng Tùng

3.650 3.800 964 226

15.500 14.000 13.500 11.500

56.575.000 53.200.000 13.014.000 2.599.000

15211 15211 15211 15211

Trạng thái 1 0-Chưa, 1- Chuyển vào sổ cái

Biểu 09: Phiếu xuất kho trên Fast Accounting

Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõinhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập -Xuất - Tồn