Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng 24-ICIC

Công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một mục tiệu quan trọng giúp doanh nghiệp

MỤC LỤC

1 Tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại Công ty 21

Để thực hiện tốt chức năng của mình, bộ phận kế toán được tổ chức một cách khoa học và hợp lý trên cơ sở những nguyên tắc chung và phù hợp với đặc điểm về quản lý của Công ty 21

- Bộ máy kế toán của Công ty chia làm hai cấp như sau: 21 Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Công

ty Qua đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa có hiệu quả 22

II Hình thức tổ chức sổ kế toán của Công ty 23

Ở Công ty không chia ra thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ mà lại phân ra, chi tiết cho từng bộ phận như: Vật tư văn phòng công ty, vật tư cho các công trình… Còn vật tư dùng cho các công trình chia ra thành nhiều nhóm khác nhau như:

xi măng trắng, xi măng PC 30, xi măng PC 40, thép Φ6A1, thép Φ10A1, thép

Φ20A2, sắt, dầu điêzen… mỗi một vật tư sẽ được mã hoá để thuận lợi cho công việc hạch toán 27

3 Tính giá nguyên vật liệu 28

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản

lý chặt chẽ và hệ thống thông tin có hiệu quả Vì thế các doanh nghiệp đã sử dụng một trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất là hạch toán kế toán Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu của hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin cho các nhà quản trị một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất Trong đó, kế toán nguyên vật liệu được xác định là khâu trọng yếu trong toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất

Nguyên vật liệu là yếu tố chính của quá trình sản xuất, có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Đây còn là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ sử dụng vật tư, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm và là cơ sở để tính giá thành sản phẩm Công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một mục tiệu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng 24-ICIC , nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp em đã đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài:

“Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng 24-ICIC”.

Phần I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG

DOANH NGHIỆP

I Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá Trong các doanh nghiệp vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

- Đặc điểm của nguyên vật liệu

+ Toàn bộ NVL được xác định là tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây là bộ phận thuộc danh mục hàng tồn kho của doanh nghiệp khi đang dự trữ trong kho và là yếu tố cấu thành chi phí của doanh nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh

+ Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn

II Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL

Phân loại NVL là nghiên cứu, sắp xếp, bố trí các loại NVL có cùng tiêu thức phân loại (như: nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm) thành các thứ, nhóm, loại khác nhau

- Căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của NVL người ta chia NVL thành các loại sau:

+ Nguyên liệu và vật liệu chính: Là NVL mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Danh từ NVL ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.

+ Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ vào nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vao trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường

+ Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ (là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị và phương tiện vận tải…)

+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch…)

+ Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa

kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…

Phân loại theo tiêu thức này, doanh nghiệp nắm bắt nội dung kinh tế của từng loại để có kế hoạch bảo quản phù hợp trong công tác quản lý và kế toán chi tiết từng loại NVL

- Căn cứ vào nguồn gốc hình thành NVL được chia thành:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu gia công

+ Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác nhau

Phân loại theo tiêu thức này doanh nghiệp sẽ nắm bắt được nguồn cung cấp vật tư cũng như xác định được chính xác trị giá vốn thực tế của vật

tư (mức chi phí NVL, tổng giá thành sản phẩm)

- Căn cứ vào mục đích sử dụng và nơi sử dụng NVL được chia thành:+ Nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất

+ Nguyên vật liệu dùng ngoài sản xuất

Theo cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm được mục đích sử dụng vật tư và phân bổ chính xác chi phí NVL cho đối tượng chịu chi phí

III Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp, giá trị NVL thường chiếm

tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy yêu cầu quản lý NVL là phải quản lý ở các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng đến dự trữ đồng thời quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị

- Khâu thu mua: để sản xuất ra sản phẩm phải sử dụng nhiều loại NVL Các doanh nghiệp thường tiến hành thu mua NVL để đáp ứng các nhu cầu sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Do mỗi loại NVL có đặc tính công dụng riêng nên ở khâu thu mua phải quản lý

về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, cũng như giá mua và chi phí thu mua Đảm bảo kế hoạch thu mua đúng và kịp thời với tiến độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Khâu bảo quản: đây cũng là một khâu rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng lớn đến chất lượng của NVL mua về Nếu khâu bảo quản thực hiện tốt thì NVL sẽ đảm bảo được chất lượng tốt hơn Do đó cần phải quan tâm đến việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo,

kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn.

- Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải xác đính được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Như vậy công tác quản lý NVL là rất quan trọng, trong thực tế nhiều doanh nghiệp để thất thoát hư hỏng nhiều NVL do không có sự quản lý tốt ở các khâu, không xây dựng định mức tiêu hao hoặc có xây dựng nhưng không thực hiện đúng Do đó cần phải cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế sử dụng tại doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ Doanh nghiệp cần phải dự trữ một cách hợp lý phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, dự trữ không quá nhiều cũng không quá ít Đó là cơ sở để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra bình thường, đạt hiệu quả kinh tế cao

IV Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL Theo quy định NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc) tức là NVL khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế

1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế NVL bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua của NVL thu mua [là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán đã được trừ (-) các khoản chiết khấu

thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các chi phí gia công, hoàn thiện và cộng (+) các loại thuế không được hoàn lại (nếu có)] và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí vận thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi…).

Như vậy trong giá thực tế của NVL trong doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có)

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghệp tự sản xuất:

Giá thực tế ghi sổ là giá thành sản xuất thực tế của NVL do doanh nghiệp sản xuất, kiểm nhận, nhập kho

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế ghi sổ khi nhập kho gồm giá thực tế của NVL xuất thuê chế biến cùng với các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…)

- Đối với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá

nhân tham gia góp vốn:

Giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có)

- Đối với phế liệu:

Giá thực tế ghi sổ là giá ước tính có thể sử dụng được hay với giá trị thu hồi tối thiểu

- Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng:

Giá thực tế ghi sổ là giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)

- Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời các đơn vị khác:

Giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó

2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm; số lần nhập - xuất NVL; trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho; điều kiện kho tàng của doanh nghiệp… Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng

- Phương pháp giá đơn vị bình quân

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL và trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể được tính theo một trong 3 cách sau:

Cách 1:

Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung

Giá đơn vị bình quân

Lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

=

Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại NVL trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả NVL cũng như giá sản phẩm kỳ này.

Cách 3:

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của NVL nhập kho trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của NVL xuất trước

và do vậy giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL nhập kho sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có

xu hướng giảm

- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)

Phương pháp này giả định những NVL nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm pháp

- Phương pháp trực tiếp

Theo phương pháp này giá thực tế của NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương

pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc NVL ổn định có tính tách biệt và nhận diện được.

- Phương pháp giá hạch toán

Ngoài ra, trong thực tế công tác kế toán để giảm nhẹ việc ghi chép cũng như đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá của NVL tính theo phương pháp hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại phương pháp ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức

3 Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

a Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết NVL là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi kế toán tổng hợp nhằm thu nhập thông tin rộng rãi hơn cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh doanh

Để kế toán chi tiết NVL các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau: phương pháp thẻ song song; phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển; phương pháp sổ số dư Về thực chất, kế toán chi tiết theo từng phương pháp nói trên bao gồm công việc ghi chép của thủ kho tại kho, của kế toán tại phòng kế toán Đây là công việc quan trọng và chiếm khá nhiều thời gian, công sức của kế toán

+

Hệ số giá

Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế từng loại nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán từng

Giá hạch toán từng loại nhập kho trong kỳ

Giá thực tế từng loại

xuất kho

Giá hạch toán từng loại xuất kho (tồn kho cuối kỳ)

Hệ số giá từng loạix

b Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này, thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán phải mở thẻ kho kế toán NVL để ghi chép về mặt số lượng và giá trị

- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình hiện

có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho

mở ở kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bẳng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại NVL

Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp

thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

- Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thẻ kho và phòng kế toán còn trùng

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

Kế toán tổng hợp

lặp về chỉ tiêu số lượng, hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

- Phạm vi áp dụng: Thường thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng

loại NVL; tình hình nhập, xuất NVL không thường xuyên, trình độ chuyên môn kế toán viên còn chưa cao

c Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp này được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song

- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày theo tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh, ghi chép số liệu luân chuyển trong tháng và sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ này kế toán không ghi hàng ngày mà ghi vào cuối tháng trên cơ sở bảng kê nhập, xuất NVL để tính tồn cuối tháng

Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp

sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếuGhi định kỳ

Bảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

Phương pháp này đơn giản dễ ghi chép hoặc đối chiếu nên việc ghi chép dễ bị trùng lặp vào cuối tháng.

Cuối tháng nhận được Sổ số dư của thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào

số lượng tồn kho trên Sổ số dư và đơn giá ghi vào cột giá trị trên sổ số dư kế toán đối chiếu giữa sổ số dư với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn phải khớp với nhau

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sổ số dư

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu giao nhận chứng

từ xuất

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại NVL; tình hình nhập, xuất thường xuyên đã xây dựng được đơn giá hạch toán

và hệ thống danh điểm vật liệu, kế toán viên có trình độ cao

V Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho của NVL trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở rộng các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ

1 Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao

* Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các NVL theo giá thực tế TK 152 có thể mở thành các tài khoản chi tiết các cấp để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của NVL trong kỳ

Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ theo giá thực tế

Dư Nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho

- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán)

Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng đi đường tăng thêm trong kỳ

Bên Có: phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư Nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu vào cuối kỳ)

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133, 111, 112, 331, 621, 627, 632…

* Phương pháp kế toán

Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ 1.4

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

Kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý

Nhập kho hàng đang đi đường kỳ

trước TK151

Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn

cổ phẩn … TK411

Nhập kho tự chế hoặc thuê ngoài gia

công chế biến TK154

Thu hồi vốn đầu tư TK221, 222

TK338(3381)

Chênh lệch tăng do đánh giá tăng tài

sản TK412

Thuế GTGT

TK133 Nhập kho VL mua ngoài TK111,112,141,331

TK621 Xuất dùng tiếp cho SX chế tạo sản

công chế biến

TK222, 223 Xuất để góp vốn liên doanh…

TK138, 632… Vật liệu thiếu phát hiện qua kiểm kê

mua…

Thuế GTGT tương ứng với các khoản giảm trừ

TK1331

TK 152

2 Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại NVL trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó phản chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán

* Tài khoản kế toán áp dụng

Trong kỳ kế toán sử dụng tài khoản:

- TK 611 “Mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL, dụng cụ, hàng hoá… theo giá trị thực tế Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL và được mở theo từng thứ, từng loại, từng kho vật liệu

Bên Nợ: phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

Bên Có: phản ánh giá thực tế NVL xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

+ TK 6112 “Mua hàng hoá”

TK 611 không có số dư cuối kỳ

Tại thời điểm đầu và cuối kỳ kế toán sử dụng tài khoản:

- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại

Giá trị NVL

xuất trong kỳ

Giá trị NVL tồn đầu kỳ

cuối kỳ

Bên Nợ: giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

Bên Có: kết chuyển giá thực tế NVL liệu tồn đầu kỳ

Dư Nợ: giá thực tế NVL tồn kho

- Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài

khoản khác có liên quan như: TK 133, 331, 111…

* Phương pháp kế toán

Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện qua sơ đồ 1.5

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK

Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn

kho đầu kỳ TK151,152

Nhận vốn góp liên doanh cổ phần cấp

phát bằng vật liệu TK411

Chênh lệch tăng do đánh giá lại tài

sản TK412

TK151,152 Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu

tồn kho cuối kỳ

TK331,111,112,138 Chiết khấu thương mại, giảm giá

Tổng số chiết khấu thanh toán khi mua hàng

TK 515 Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua…

TK222, 223, 228 góp vốn liên doanh liên kết

3 Chứng từ và sổ sách sử dụng

- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT): Phiếu nhập kho là chứng từ dùng để

xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan

và ghi sổ kế toán Phiếu này áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê Phiếu nhập kho phải ghi rõ

họ tên người giao, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho và do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc

3 liên (với vật tư tự sản xuất) bằng cách đặt giấy than viết 1 lần và người lập phiếu kí

- Phiếu xuất kho (mẫu 02_VT): Phiếu xuất kho phản ánh số lượng

vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong các doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy thuộc vào tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp); lập làm 3 liên (bằng cách đặt giấy than viết một lần), liên 1 lưu; liên 2: thủ kho giữ sau đó chuyển cho kế toán để ghi số liệu nhập; liên 3: do người nhận vật

tư, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm hàng hóa (Mẫu 03_VT): Biên bản này dùng để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư

sản phẩm,hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Biên bản này được sử dụng đối với các trường hợp nhập kho với số lượng lớn hoặc hàng nhập kho là hàng hóa quý hiếm hay có tính chất lý hóa phức tạp

- Thẻ kho: là sổ tờ rơi, nếu đòng thành quyển được gọi là sổ kho Thẻ

kho sau khi dùng xong phải đóng thành quyển Sổ kho hay thẻ kho sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký giám đốc Thẻ kho được sử dụng ở kho, làm căn cứ để xác định số lượng tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm, hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho Thẻ kho do thủ kho ghi chép theo từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng Căn cứ để ghi thẻ kho là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa: Sổ kế toán chi tiết

vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, sản phẩm được mở theo từng tài khoản, từng kho,

mở từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tưng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt giá trị của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa:

Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp dụng cụ, vật liệu, hàng hóa các tài khoản 152, 153, 155… trên sổ cái Mỗi tài khoản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập một bảng riêng và lập vào cuối tháng trên cơ sở số liệu dòng cột trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để lập

Phần II THỰC TRẠNG Kấ́ TOÁN NGUYấN VẬT LIậ́U CỦA CễNG TY CỔ

PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 24-ICIC

I Đặc điểm cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty

1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty

Để thực hiện tốt chức năng của mỡnh, bộ phận kế toỏn được tổ chức một cỏch khoa học và hợp lý trờn cơ sở những nguyờn tắc chung và phự hợp với đặc điểm về quản lý của Cụng ty

- Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty chia làm hai cấp như sau:

cụng việc kế toỏn tại Cụng ty

+ Bộ phận Tài chớnh - Kế toỏn tại cỏc đội xõy lắp: Thực hiện cụng việc kế toỏn tại đội Cỏc bộ phận này cú quan hệ với Phũng Tài chớnh - Kế

toỏn của Cụng ty qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ bỏo cỏo theo quy định trong quan hệ nội bộ

Mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn được thể hiện qua sơ đồ sau-sơ đồ 1.1:

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)

Kế toán ngân

hàng thanh toánKế toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ

Nhân viên kế toán đội thi công

Kế toán trưởng

+ Kế toán trởng: là ngời phụ trách phòng và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc

và phòng Tài chính - Kế toán cấp trên về việc tổ chức công tác kế toán, giúp Giám

đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, lập kế hoạch tài chính cho Công ty và hạch toán kinh tế cho Công ty.

+ Kế toán ngân hàng: có trách nhiệm giao dịch với ngân hàng về các khoản

tiền gửi ngân hàng, các khoản tiền vay và các khoản thanh toán qua ngân hàng, theo dõi số d tiền gửi, tiền vay của Công ty với ngân hàng.

+ Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ thanh toán về lơng, bảo hiểm, thanh toán

các khoản chi phí của bộ máy quản lý và thanh toán khác Bên cạnh đó còn phải theo dõi tình hình biến động của các khoản thu chi tiền mặt, các khoản thu của bên thanh toán công trình.

+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tính giá thành, kiểm kê theo dõi vật t, tập

hợp chi phí và phân bổ để tính giá thành từng công trình, hạng mục công trình, theo dõi thanh toán quyết toán công nợ của các đội sản xuất

+ Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý két tiền của Công ty, thực hiện công việc thu

chi, lên cân đối và rút ra số tiền mặt trong ngày.

+ Kế toán đội thi công: có nhiệm vụ thu thập toàn bộ các chứng từ, hoá đơn

có liên quan đến các hoạt động kinh tế phát sinh tại các đội sản xuất trong quá trình thi công công trình.

2 Chức năng, nhiệm vụ phũng kế toỏn của Cụng ty:

Phũng tài chớnh - kế toỏn của Cụng ty cú chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và sử dụng cỏc nguồn vốn cú hiệu quả và mục đớch

Khi cú kế hoạch sản xuất, đầu tư, xõy dựng, phũng kế toỏn phải xõy dựng kế hoạch tài chớnh, nhằm đỏp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ Cỏc chứng từ thu – chi phải mở sổ sỏch ghi chộp lưu giữ đầy đủ, rừ ràng, cuối mỗi thỏng, quý, năm phải làm Bỏo cỏo tài chớnh, Bỏo cỏo quyết toỏn

Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bờn cạnh việc lập bỏo cỏo, phũng kế toỏn phải cú trỏch nhiệm phõn tớch, đỏnh giỏ đỳng thực trạng tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty Qua đú đề xuất, kiến nghị những biện phỏp nhằm phỏt huy những mặt mạnh, cú hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông số đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán

có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định Cuối tháng, cuối năm

sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển

và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ 2.1:

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ hoặc cuối tháng

Mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu

* Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty

Hiện nay Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (Hệ thống tài khoản được trình bày ở phụ biểu 01)

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ đăng ký

chứng từ ghi

sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

2 Các chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

* Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng tại Công ty

- Năm tài chính của Công ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết

thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ)

* Về báo cáo tài chính

- Báo cáo tài chính được trình bày theo quy định của BTC

- Các đơn vị trực thuộc hình thành bộ máy kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc Báo cáo tài chính của công ty được lập trên cơ sở tổng hợp BCTC của các đội trực thuộc

- Công ty lập BCTC theo QĐ số 15 ngày 20/03/2006 đó là các loại báo cáo:

+ Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B02 – DN)+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN)

* Hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Giá xuất hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tình để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

* Hạch toán tài sản cố định

- Tài sản cố định hữu hình: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp

đường thẳng.

- Tài sản cố định vô hình

Phần mềm máy vi tính: là toàn bộ các chi phí mà Công ty đã chi ra tính đến thời điểm đưa phần mềm vào sử dụng Phần mềm máy vi tính được khấu hao trong 3 năm

* Phương pháp tính thuế GTGT:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải nộp thuế, những khoản thuế theo quy định của Nhà nước Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

* Thuế thu nhập doanh nghiệp:

Công ty có nghĩa vụ nộp thuế TNDN với thuế suất 28% Công ty được miễn thuế TNDN trong hai năm đầu tiên kể từ khi chuyển đổi hình thức hoạt động là năm 2007 năm và 2008; giảm 50% số thuế TNDN phải nộp trong ba năm tiếp theo từ năm 2009 đến năm 2011

III Những vấn đề chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng 24-ICIC:

1 Đặc điểm về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng 24-ICIC:

Mỗi một doanh nghiệp khi thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện các công đoạn từ thu mua NVL đến sản xuất và bán các sản phẩm hàng hóa ra thị trường Các công đoạn này có mối quan hệ mật thiết với nhau mua NVL đóng vai trò quyết định tới chất lượng, số lượng, giá thành và thời gian sản xuất sản phẩm

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên NVL mà Công ty sử dụng là rất phong phú và đa dạng Chi phí cho NVL chiếm phần lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Cho nên việc tổ chức quản lý NVL được Công ty đặc biệt quan tâm

- Quản lý ở khâu thu mua NVL: Vật liệu ở Công ty nhập kho chủ yếu là