Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng huy hà

LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân.Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế. Bên cạnh đó sản phẩm xây dựng còn thể hiện bản sắc văn hóa, thẩm mỹ và phong cách kiến trúc của mỗi quốc gia mỗi dân tộc.Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng cơ bản cũng phát triển không ngừng , cùng với nó thì số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng được tăng lên. Vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý vốn và sử dụng vốn có hiệu quả, khắc phục được tình trạng lãng phí và thất thoát vốn.Ở các doanh nghiệp xây lắp, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số Huy Hà với đặc điểm lượng nguyên vật liệu sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà ”. Kết cấu đề tài gồm 3 phần lớn sau: Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần đầu tư và Xây dựng Huy Hà Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệutại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà Trong quá trình xây dựng chuyên đề, mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và được sự hướng dẫn tận tình của GVHD Th.s Trần Anh Quang cùng các anh chị phòng kế toán của công ty nhưng do sự hiểu biết còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Vì vậy, kính mong sự chỉ bảo của thầy giáo và các bạn cùng đóng góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn của THS Trần Anh Quang Các số liệu, kết quả nêu trong khóaluận là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác Nếukhông đúng như đã nêu trên, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài củamình

Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 2018

Người cam đoan

Nguyễn Thị Kim Ngân

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán của TrườngĐại học Lao Động Xã Hội đã có những bài giảng hay và bổ ích, giúp em vậndụng những kiến thức đã học vào bài khóa luận tốt nghiệp của mình Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Th.S Trần Anh Quang đã hướng dẫn vàgiúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này Trong quá trình nghiên cứu và viếtkhóa luận, với sự chỉ bảo tận tình của thầy, em đã giải đáp được nhiều thắcmắc và khó khăn còn mắc phải về kiến thức trên sách vở cũng như thực tế vềcông tác nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp hiện nay Ngoài ra, để thức hiện

đề tài khóa luận này, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các cô, chú ởđơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộnhân viên của công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà đã tạo điều kiệncho em được thực tập và đã chỉ bảo giúp đỡ em trong thời gian thực tập tạicông ty để hoàn thành bài khóa luận này

Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2018

Sinh viênNguyễn Thị Kim Ngân

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH

Ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số Huy Hà với đặc điểm lượngnguyên vật liệu sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệmtriệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợinhuận cho công ty Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâuhạch toán chi phí nguyên vật liệu Em nhận thấy kế toán vật liệu trong công tygiữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm Vì vậy

em đã đi sâu tìm hiểu về đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà ”.

Kết cấu đề tài gồm 3 phần lớn sau:

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần đầu tư và Xây dựng Huy Hà

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệutại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà

Trong quá trình xây dựng chuyên đề, mặc dù đã cố gắng tìm hiểu vàđược sự hướng dẫn tận tình của GVHD Th.s Trần Anh Quang cùng các anh

chị phòng kế toán của công ty nhưng do sự hiểu biết còn hạn chế và thiếukinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót và khiếmkhuyết Vì vậy, kính mong sự chỉ bảo của thầy giáo và các bạn cùng đónggóp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

XÂY DỰNG HUY HÀ

1.1 Đặc điểm về kinh doanh và quản lý kinh doanh tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

 Thông tin chung về công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYHÀ

Tên giao dịch: HUYHAIC.JSC

Tên viết tắt: HUYHAIC.JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 62, Đường Chi Lăng, Tổ 2 phường ĐồngTiến, TP Hòa Binh, Tỉnh Hòa Bình

 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Sau một thời gian tìm hiểu và khảo sát thực tế Thành phố Hòa Bình đangngày càng phát triển và điều tất yếu là phải đi kèm với việc phát triển cơ sở hạtầng Nhận thấy được nhu cầu đó và đã được thành lập theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số: 3202001066 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phốHòa Bình cấp ngày 16 tháng 7 năm 2003

Vốn điều lệ ban đầu: 1.200.000.000 đồng

Gồm 3 thành viên:

+ Võ Thị Hồng (40%) = 480.000.000 đồng+ Mai Vũ Đình Chương (30%) = 360.000.000 đồng+ Hoàng Thanh Bình (30%) = 360.000.000 đồng

Thay đổi vốn điều lệ lần thứ nhất ngày 10/06/2004:

Gồm 2 thành viên:

+ Võ Thị Hồng (76%) = 1.140.000.000 đồng+ Mai Vũ Đình Chương (24%) = 360.000.000 đồng

Thay đổi vốn điều lệ lần thứ hai ngày 11/03/2008:

Gồm 4 thành viên:

+ Võ Thị Hồng (94%) = 9.400.000.000 đồng+ Mai Vũ Đình Chương (4%) = 400.000.000 đồng+ Mai Vũ Thị Tường Vy (1%) = 100.000.000 đồng+ Nguyễn Thị Thôi (1%) = 100.000.000 đồng Trong những năm đầu mới thành lập, Công ty Cổ phần Đầu tư và xâydựng Huy Hà không những phải đương đầu với sự cạnh tranh của các doanhnghiệp cùng ngành, mà bên cạnh đó Công ty còn gặp nhiều trở ngại về mặtnhân lực, thị trường….và kinh nghiệm của Công ty còn khá non trẻ, do đó màCông ty đã gặp nhiều khó khăn Trước tình hình đó, Ban lãnh đạo Công ty đãhuy động mọi nguồn lực và năng lực của mình, đề ra các chiến lược kinhdoanh, đầu tư đổi mới nhiều trang thiết bị máy móc, phương tiện vận tải, cảithiện điều kiện lao động cho công nhân, phát huy tính tự chủ sáng tạo của cán

bộ nhân viên, mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng của sản phẩm

Trải qua những khó khăn ban đầu, với sự phấn đấu nỗ lực không ngừngcủa Công ty cùng với sự giúp đỡ của các cơ quan ban nghành có liên quan màCông ty đã mở rộng được thị trường cũng như quy mô SXKD của mình, từ đónâng cao được doanh thu của doanh nghiệp và cải thiện thu nhập cho người

lao động, bên cạnh đó còn đáp ứng được nhu cầu của thị trương và kháchhàng, từng bước nâng cao và khẳng định uy tín cũng như thương hiệu củaCông ty trên thị trường.

1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất của công ty

 Lĩnh vực kinh doanh

Xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp, thủy lợi, thủy điện,công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, công trình giao thông, sanlắp mặt bằng, xây dựng các cầu, cảng, cống Kinh doanh dịch vụ bất độngsản, vận chuyển hàng hóa, sản xuất vật liệu xây dựng, trang trí nội thất Tưvấn thiết kế các công trình hạ tầng kỹ thuật

 Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của công ty

Các giai đoạn của quy trình thi công công trình:

 Hồ sơ dự thầu: khi nhận được thông tin mời thầu thì ban lãnh đạo Công

ty cùng các phòn ban phối hợp với nhau làm hồ sơ dự thầu bao gồm biện phápthi công và dự toán thi công

 Biện pháp thi công: mô tả công trình, quy mô và đặc điểm của công

trình, đưa ra biên pháp thi công tổng hợp rồi sau đó đưa ra biện pháp thi côngchi tiết

 Dự toán đấu thầu:

- Lập bảng dự toán chi tiết gồm có khối lượng, đơn giá vật liệu, nhân công,máy móc thi công

- Lập bảng vật tư và bù chênh lệch giá

- Lập bảng tính cước vận chuyển

- Từ bảng chi tiết trên lập bảng tổng hợp chi phí

 Tham gia đấu thầu: Cử người đi tham gia đấu thầu

 Ký kết hợp đồng kinh tế: sau khi đã trúng thầu thì ký kết hợp đồng

kinh tế bao gồm những điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận

 Tiến hành thi công: sau khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lập ban chỉ

huy công trường và tiến hành thi công

 Nghiệm thu từng giai đoạn: thi công xong giai đoạn nào thì tiến hành

nghiệm thu giai đoạn đó

 Nghiệm thu công trình: sau khi tất cả các giai đoạn hoàn thành xong,

tiến hành nghiệm thu toàn bộ công trình để đưa vào sử dụng



Sơ đồ 1.1:Quy trình thi công công trình

Hồ sơ dự thầu

Dự toán đấu thầu

Thuyết minh biện

pháp thi công

Tham gia đấu thầu

Ký kết hợp đồngkinh tế

Thi công côngtrình

Nghiệm thu từnggiai đoạn

Nghiệm thu công

trình

Đưa công trình vào

sử dụng

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH BAN CHỈ HUY CÔNG TRÌNH

Tổ tv-kh-vt Tổ kỹ thuật Tổ quản lý chiến lược

Đội cơ giới

Giám đốc điều hành trực tiếp chỉ đạo tại hiện trường thông qua ban chỉhuy công trường Các bộ phận của Công ty và hiện trường có mối quan hệchặt chẽ với nhau thông qua ý kiến chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và trực tiếpđiều hành công việc thông qua ban chỉ huy công trường

Trách nhiệm của ban chỉ huy công trường và các bộ phận của côngtrường:

+ Tổ chức chỉ đạo kỷ luật và triển khai thi công trực tiếp hiệntrường

+ Đảm bảo tiến độ thi công và các yêu cầu kỹ thuật theo thiết kếquy định để đạt hiệu quả và tiến độ tốt nhất

+ Quản lý, hướng dẫn các đội thi công, tổ chức và quản lý côngnhân thực hiện tốt công việc được giao, đảm bảo an toàn lao động

BAN GIÁM ĐỐC

KHU THI CÔNG

ĐỘI 2 ĐỘI 1

1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lí và tổ chức kinh doanh của công ty

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp

Sơ đồ 1.3-Bộ máy tổ chức quản lý công ty

Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận trong Công ty:

 Ban giám đốc: là người đại diện theo pháp luật, người điều hành mọi

công việc trong Công ty, thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình:

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến các hoạt động hằng ngày của Công

ty, chuẩn bị và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, ký kếthợp đồng

- Bố trí lại cơ cấu tổ chức, phương án sử dụng hoặc xử lý các khoản lỗ trongCông ty

 Phòng tổ chức – hành chính: Tham mưu cho giám đốc Công ty về

việc tổ chức tuyển dụng lao động, phân công sắp xếp nhân sự bố trí đều cholao động trực tiếp cách tổ chức sản xuất Giúp giám đốc theo dõi tình hìnhcông tác Công ty, thực hiện chế độ thi đua khen thưởng-kỷ luật trong nhânviên để có cơ sở trả lương hợp lý Ngoài ra còn giúp giám đốc theo dõi tìnhhình công tác thực hiện chế độ chính sách tài liệu, công tác lưu trữ hồ sơ,

công văn có liên quan.

 Phòng tài chính - kế toán: Xây dựng kế hoạch tài chính, lập các dự

toán trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm cua Công ty Phảnánh đúng và chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh

 Phòng khoa học – kỹ thuật:lập ra phương án thi công công trình, giám

sát quá trình thi công, nghiệm thu từng giai đoạn và công trình để đảm bảocông trình đạt hiệu quả tiến độ và chất lượng tốt

 Khu thi công: mỗi khu thi công trình có mỗi ban chỉ huy công trình để

chỉ đạo thực hiện công trình

 Đội 1 , Đội 2 : Đội thi công công trình

1.1.4 Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây

Chính nhờ những thuận lợi kể trên mà trong những năm gần đây tìnhhình kinh doanh của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà có nhiềuchuyển biến thuận lợi, doanh thu cũng như lợi nhuận ngày càng tăng nhanhthể hiện ở bảng số liệu sau:

Bảng 1.1- Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Lợi nhuận sau thuế của công ty tang từ 16.170.801.197 đồng lên18.127.817.458 tương ứng với 1.12% Điều này cho thấy sự cố gắng củacông ty trong việc mang lại lợi nhuận và doanh thu Công ty đã có bước tiến

so với các năm trước

1.2 Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Công ty

1.2.1 Hình thức kế toán

 Sơ đồ hình thức kế toán

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựngHuy áp dụng hình thức kế toán máy lựa chọn in sổ theo hình thức ghi sổ “Nhật kí chung “

Chú thích

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

 Diễn giải theo thực tế

chứng từ kế toán

chính

khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết

kế sẵn trên phần mềm MISA Theo quy trình của phần mềm MISA, các thôngtin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toántổng hợp

- Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tàichính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện

tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong

kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán vớibáo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

- Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thựchiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Mỗi nhânviên trong phòng kế toán được trang bị một máy tính có cài đặt phần mềmMISA

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận kế toán

 Kế toán trưởng: là người có quyền điều hành toàn bộ công tác kế toán

tài chính, có chức năng tổ chức công tác kế toán, tổ chức hình thức hạch toán,

kiểm tra các chứng từ thu chi, thanh toán Đồng thời phối hợp với kế toántổng hợp làm công tác tổng hợp quyết toán, lập báo cáo quyết toán cuối năm.

 Kế toán tổng hợp: là người có trách nhiệm hướng dẫn tổng hợp, phân

loại chứng từ, định khoản các nghiệp vụ phát sinh, lập sổ sách kế toán chotừng bộ phận của kế toán viên Làm công tác trực tiếp tổng hợp quyết toán lậpbáo cáo

 Kế toán công trình: có nhiệm vụ quản lý việc thu chi tại mỗi công

trình, hướng dẫn công việc cho thủ kho và cùng thủ kho kiểm tra, quản lý,giám sát tình hình nhập-xuất-tồn vật tư, công cụ tại mỗi công trình Định kỳhai ngày một lần, kế toán công trình phải tập hợp các chứng từ thu-chi, phiếunhập-xuất kho các loại vật tư có xác nhận của chỉ huy công trình gửi về phòngtài chính- kế toán để kịp thời cập nhật, báo cáo định kỳ cho lãnh đạo Công ty

 Kế toán vật tư và thiết bị: thường xuyên tìm nguồn vật tư cũng như

thiết bị phục vụ cho công trình ổn định, cập nhật giá cả kịp thời, tìm mối quan

hệ hợp tác với khách hàng nhằm cung cấp đầy đủ vật tư cho công trình

 Kế toán công nợ và tiền lương: theo dõi các khoản công nợ, các

khoản thu chi tiền mặt tạm ứng, hoàn ứng cho các bộ phận trong Công ty

 Thủ quỹ: là người có trách nhiệm theo dõi tiền mặt cũng như tiền gủi

ngân hàng của Công ty, lập báo cáo về quỹ tiền mặt, tiền gửi và tiền vay tạingân hàng

1.2.3 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm

- Đơn vị tiền tệ: VNĐ

- Chế độ kế toán áp dụng: công tác hạch toán kế toán tại Công ty đượcthực hiện theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp tính khấu hao: phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ

1.2.4 Tình hình sử dụng máy vi tính tại công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Huy Hà sử dụng phần mềm kếtoán MISA trong hạch toán

Phân hệ phần mềm kế toán MISA với đầy đủ nhất về các phần hành vànghiệp vụ kế toán : phần hành Kế toán tổng hợp, phần hành kế toán tiền mặttiền gửi, phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phần hành kế toánmua hàng và công nợ phải trả, phần hành kế toán hàng tồn kho, phần hành kếtoán chi phí và tính giá thành, phần hành kế toán tài sản cố định, phần hành kếtoán công cụ dụng cụ, phần hành kế toán chủ đầu tư, hệ thống báo cáo thuế,báo cáo tàichính và báo cáo quản trị Với đầy đủ các đầu vào chứng từ của cácnghiệp vụ khác nhau như: Phiếu kế toán, phiếu kế toán định kỳ, bút toán kếtchuyển - phân bổ, Phiếu thu - chi, báo nợ - báo có, hoá đơn bán hàng, hoá đơnmua hàng, hoá đơn dịch vụ, chứng từ bù trừ công nợ, phiếu xuất nhập kho,phiếu điều chuyển kho, phiếu xuất hàng bán trả lại nhà cung cấp, phiếu nhậphàng bán trả lại, phiếu nhập xuất công cụ dụng cụ,

Kế toán trưởng và kế toán có thể sử dụng tất cả các phân hệ của phầnmềm kế toán Những kế toán viên trong phòng kế toán chỉ được sử dụng phầnhành được phân quyền

Hình ảnh 1.1 Hình ảnh giao diện phần mềm kế toán MISA

- Công ty đã áp dụng phần mềm MISA cho toàn bộ công tác kế toán củacông ty Sử dụng phần mềm là phương pháp hiệu quả và tiết kiệm nhất

+ Sử dụng phần mềm MISA kế toán không cần bỏ thời gian ra để tínhtoán từng con số, vì vậy các sai sót được giảm thiểu, phần mềm rất ít khi gây

ra lỗi, sai sót duy nhất có thể gặp phải là nhập dữ liệu và thông tin sai

+ Áp dụng phần mềm kế toán giúp cho doanh nghiệp tạo ra được báocáo một cách nhanh nhất Đây là một cải tiến lớn so với phương thức kế toántruyền thống là những bảnh biểu và phép tính toán thủ công

+ Tất cả các thông tin đều được lưu trữ dễ dàng và bảo mật tuyệt đối

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUY HÀ

2.1 Các vấn đề chung về nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Huy Hà

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà

Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại nguyên vật liệukhác nhau Với đặc điểm khác biệt của ngành nghề xây dựng, để tiến hành thicông nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sửdụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loạikhác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Các loạinguyên vật liệu công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…Đó

là những nguyên vật liệu sẵn có và dễ mua và đó chủ yếu là mua ngoài Cácnguyên vật liệu của công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản

vì việc tiến hành xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điềukiện thiên nhiên và những nguyên vật liệu đó dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt.Vànếu bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thì chắc chắn không sử dụng được hoặc nếu sửdụng được thì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng của công trình.Mặt khácnguyên vật liệu sử dụng ở công ty có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớnnên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như xi măng, sắtthép…Hơn nữa địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường phụ thuộc vị tríđịa lí của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó có nguyên vậtliệu phải di chuyển theo từng địa điểm Thông thường trước khi thực hiện 1gói thầu công ty phải tiến hành lập dự toán dựa vào giá gói thầu đã nhận nênkhi hoàn thành 1 công trình số tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ đượcchuyển sang cho công trình khác hoặc bán đi

2.1.2.Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Huy Hà

Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản trịthì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý Tại công cổphần đầu tư và xây dựng Huy Hà cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệusong việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi,bảo quản nguyên vật liệu ở kho Công ty phân chia nguyên vật liệu thành cácloại căn cứ vào vai trò của chúng như sau:

- Nguyên vật liệu chính: bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụngnhư: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chiathành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạchlát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép

lá mạ, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8, thép lá mạ màu XR045x1200pos,thép lá mạ…Đó là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất sảnphẩm Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty

- Nguyên vật liệu phụ: bao gồm những nguyên vật liệu dùng kết hợp nguyênvật liệu chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh bămtôn, đinh bulong L14x50, đinh 5 phân, que hàn…

- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng chocác loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị màcông ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máytrộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ôtô…

- Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm các đoạn thừacủa thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…

Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung, côngdụng của từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợpvới đặc điểm của chúng.Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đápứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyênvật liệu

Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sửdụng tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựngmỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ởmáy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu Vì vậy tất cả các loại vật liệu sửdụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu"

2.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty

Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc giá gốc

- Nguyên tắc thận trọng

- Nguyên tắc nhất quán

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư.

• Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Giá nguyên vật liệu nhập kho: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số

Huy Hà nhập kho theo giá thực tế Nguyên vật liệu của công ty được thu mua

từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài Do đặc điểm ngành nghề làxây lắp nguyên vật liệu mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùyvào địa điểm xây dựng mà công ty sẽ mua nguyên vật liệu của những nhàcung cấp sao cho thuận lợi nhất Mặt khác nguyên vật liệu của công ty thườngcồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng…nên khi mua công tythường thỏa thuận với người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quảnnguyên vật liệu đến tận chân công trình Và chi phí vận chuyển thường tínhvào đơn giá nguyên vật liệu Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua

và chi phí thu mua là khác nhau.Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trịnguyên vật liệu đòi hỏi một cách chặt chẽ cẩn thận

• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế nguyên vật liệunhập kho được tính như sau:

= +- +

-Trong đó:

- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty ápdụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế)

- Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển nguyên vật liệu

- Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượnglớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công tyhoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công tyđược hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán

Giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước,

tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảocung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng nhưcho quản lý

Chiết khấu thươngmại và giảm giáhàng bán

Giá thực tếNVL nhậptrong kì

Giá muaghi trênhóa đơn

Chi phíthu mua

2.1.4 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu

• Thủ tục nhập kho

Nguyên vật liệu nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu vềnguyên vật liệu của các đội công trình và thủ kho báo thiếu nguyên vật liệuxuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồnkho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty vàyêu cầu mua thêm bổ sung Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tìnhhình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật

tư trong kì

Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báogiá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt.Khiđược duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán Sau đó phòngphòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua nguyên vật liệu Việc thu muanguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty vàbên cung cấp Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tìnhhình sản xuất kinh doanh của công ty Sau khi mua bán giữa 2 bên đã đượcthoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua nguyên vậtliệu sẽ mang hoá đơn GTGT về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kếtoán

Nguyên vật liệu đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho

sẽ được nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quycách, số lượng nguyên vật liệu, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bảnkiểm nghiệm vật tư

Sau khi nguyên vật liệu được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho nhữngnguyên vật liệu đạt yêu cầu vào kho.Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa haythiếu, sai phẩm chất, quy cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứghi sổ.Tuy nhiên trường hợp này ít khi xẩy ra Cán bộ cung ứng của phòng kếhoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư

và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành

3 liên, có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kếtoán trưởng

Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư

Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho bộphận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán

Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.

Ban kiểm nhận vật tư và thủ kho chỉ xác nhận về số lượng, chủng loại,quy cách của nguyên vật liệu nhập tại kho theo giá mua ghi trên hoá đơn muahàng, chưa bao gồm chi phí vận chuyển Các hoá đơn của khoản chi phí này

sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Kế toán xác nhận các khoản này

là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán.Từ đó phần mềm

sẽ tự động cộng các khoản chi phí vào giá trị hàng mua hình thành nên giá trịhàng nhập mua.Thủ kho sau khi lập phiếu nhập kho lưu vào thẻ kho thì sẽchuyển toàn bộ chứng từ này lên phòng kề toán để kế toán tiến hành nhập sốliệu vào máy

• Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Thực tế việc thu mua và nhập khẩu vật tư do phòng kế hoạch vật tư căn

cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, từng quý và theo tình hình sản xuấtkinh doanh mà lên kế hoạch để xuất kho nguyên vật liệu 1 cách hiệu quả nhất.Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất , đội trưởng côngtrình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêucầu của công trình thì phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từngloại vật tư tương ứng với từng đối tượng sử dụng Căn cứ vào phiếu xuất kho

bộ phận thủ kho xuất vật tư Khi xuất thì thủ kho và người kí xác nhận về sốlượng thực xuất vào phiếu xuất kho

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Huy Hà

2.2.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu

• Chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ

– Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên

– Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

– Chứng từ thanh toán cho người bán

+ Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối vớihóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên

- Quy trình luân chuyển chứng từ :

Người yêu cầu Kế toán vật tư và thiết bị Thủ kho

(2) Sau khi có phiếu nhập kho, người giao hàng sẽ viết phiếu nhập kho

và kí xác nhận Sau đó giao hàng cho thủ kho

(3)Hàng được kiểm đếm và nhập kho Sau khi nhập kho thủ kho kiểm tra

về số lượng, chất lượng theo hóa đơn và kí xác nhận vào phiếu nhập kho, lưulại 1 liên và ghi thẻ kho, 1 liên sẽ giao lại cho kế toán, 1 liên sẽ giao chongười giao hàng

(4) Kế toán vật tư và thiết bị nhận lại chứng từ và ghi sổ kế toán

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Lập phiếu nhập kho

Yêu cầu nhâp kho

Nhận phiếu và nhập kho

Ký phiếu và chuyển

hàng

Ghi sổ kế toán toán

Ghi thẻ kho

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu đề nghị

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Phần mềm MISA

- Sổ nhật kí chung

- Sổ chi tiết tàikhoản 152

- Sổ cái tài khoản 152

Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo tài chính

(trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ)

- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ(trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ)

Số dư bên Nợ:

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

• Quy trình hạch toán trên phần mềm MISA

•

•

•

•

Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật

liệu trên phần mềm MISA

Ghi chú:

ghi hàng ngày

In sổ sách báo cáo hàng tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra

*) Giải thích quy trình

- Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập kho : Hoá đơn GTGT, phiếu

đề nghị nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư và thiết bị phải kiểmtra, đối chiếu với bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sau đó nhập các

dữ liệu vào phiếu nhập kho trên phần mềm MISA Cuối tháng kế toán vật tư

và thiết bị lên sổ nhật kí chung, sổ chi tiết tài khoản 152 và đối chiếu với bảngcần đối số phát sinh, sổ báo cáo tài chính

VD: Ngày 25/09/2017 nhập kho 303 tấn xi măng PCB30 từ công tyTNHH thương mại và đầu tư xây dựng Tuấn Thu Nhận được hóa đơn muahàng như sau

Khi kế toán vật tư và thiết bị nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ nhậpphiếu nhập kho trên phần mềm MISA Trên phân hệ Mua hang/tab Chứng từmua hàng hóa sau đó điền các thông tin trên hóa đơn vào chứng từ mua hàng