NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I

-

Trần Thị Thanh Bình

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT

TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 60.34.01.02

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI – 2013

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Thị Tuyết

Phản biện 1: ………

Phản biện 2: ………

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Vào lúc: giờ ngày tháng năm

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu

Các doanh nghiệp kinh doanh và cung cấp dịch vụ viễn thông của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam – VNPT hiện nay đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày một quyết liệt và gay gắt bởi có quá nhiều nhà khai thác tham gia vào thị trường và việc mở rộng kinh doanh của các nhà khai thác này trên nhiều lĩnh vực khiến cho thị trường viễn thông trở nên sôi động và bị chia sẻ thị phần một cách mạnh mẽ Để có thể nâng cao năng lực cạnh tranh, kinh doanh thành công trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động như vậy thì việc kiểm soát chi phí, quản lý có hiệu quả các nguồn lực được các đơn vị đặc biệt quan tâm

Hàng tồn kho, trong đó có vật tư là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp viễn thông Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí, hạ giá thành nâng cao năng lực cạnh tranh, xây dựng định mức vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư tại doanh nghiệp viễn thông

Trung tâm viễn thông khu vực I trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh là một đơn vị khá chú trọng đến công tác quản lý và sử dụng vật tư trong hoạt động kinh doanh của mình Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng khá lớn (từ 40-60% vốn lưu động) và đóng góp phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, trong thời gian qua, công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm đã bộc lộ nhiều bất cập, chất lượng quản lý chưa cao, cần điều chỉnh, hoàn thiện như: đơn vị có quá nhiều chủng loại vật tư dự phòng thay thế sửa chữa cho hàng chục các loại thiết bị viễn thông khác nhau, số vật tư này chủ yếu là hàng nhập khẩu với tên gọi và tính năng đặc thù mà hiện tại, đơn vị sử dụng những phương pháp quản lý thủ công nên khó khăn rất nhiều cho công tác quản lý và sử dụng khoa học hiệu quả; lượng vật tư tồn kho bình quân các năm khá lớn do đặc thù thiết bị của đơn vị không được sản xuất và bán rộng rãi, sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ viễn thông nên tuổi đời sử dụng của vật tư thiết bị ngắn là nguyên nhân dẫn tới hàng tồn kho lớn, hiệu quả sử dụng vốn không cao, gây ứ đọng vốn – một nguồn lực đang ngày càng khan hiếm Thực

tế này đòi hỏi phải có nghiên cứu và áp dụng những biện pháp quản lý thích hợp nhằm hoàn thiện hơn công tác quản lý và sử dụng vật tư tại đơn vị

Là cán bộ đang công tác tại Trung tâm viễn thông khu vực I, nhận thức được vai trò quan trọng của công tác quản lý và sử dụng vật tư hiệu quả đối với Trung tâm cũng như yêu cầu phải nâng cao chất lượng công tác này tại Trung tâm trong thời gian tới, với mong muốn ứng dụng được những kiến thức đã lĩnh hội

từ chương trình đào tạo thạc sỹ kinh doanh và quản lý của Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông vào

thực tiễn công tác của đơn vị mình, học viên đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản lý và

sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I” là đề tài luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu của luận văn

Luận văn đặt mục tiêu cao nhất vào việc xây dựng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trên cơ sở nghiên cứu các vấn

đề cơ sở lý luận về doanh nghiệp viễn thông, vật tư và công tác quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông, chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư, thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề thực tiễn về công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật

tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I (là đơn vị hiện học viên đang công tác) trong giai đoạn từ năm 2009 –

2012 và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I đến năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng thể các phương pháp nghiên cứu thích hợp, trong đó coi trọng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, hệ thống và khái quát hoá trong đánh giá, phân tích, tổng hợp các vấn

đề liên quan tới nội dung nghiên cứu

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

Trong khuôn khổ phạm vi và mục tiêu nghiên cứu, học viên đã cố gắng vận dụng các kiến thức đã lĩnh hội được, kiến thức thực tiễn từ công tác tại Trung tâm viễn thông khu vực I để hoàn thành luận văn và đạt được các kết quả sau:

- Hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về doanh nghiệp viễn thông, vật tư, quản lý sử dụng vật

tư, chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông

- Đánh giá thực trạng chất lượng công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua, đặc biệt có những đánh giá khá toàn diện các mặt còn hạn chế cần hoàn thiện và nguyên nhân của các hạn chế đó

- Trên cơ sở các vấn đề còn hạn chế, cần hoàn thiện đối với thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật

tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua, yêu cầu đối với công tác quản lý và sử dụng vật tư trong thời gian tới tại đơn vị, luận văn đã đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I trong thời gian tới cũng như điều kiện để triển khai các giải pháp vào thực tế

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG 1.1 Doanh nghiệp viễn thông

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp viễn thông

Doanh nghiệp viễn thông là những doanh nghiệp hoạt động trong ngành có chức năng tạo ra mạng lưới truyền dữ liệu, thông tin giữa bên gửi và bên nhận mà không làm thay đổi loại hình hoặc nội dung dữ liệu thông tin Doanh nghiệp viễn thông tham gia sản xuất kinh doanh các dịch vụ thuộc kết cấu hạ tầng của nền kinh tế quốc dân

1.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp viễn thông

Doanh nghiệp viễn thông có những đặc thù riêng như sau: Quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm; Sản phẩm của doanh nghiệp không mang hình thái vật chất cụ thể mà là hiệu quả có ích của việc truyền dữ liệu, thông tin; Có nhiều đơn vị (ít nhất là hai đơn vị) tham gia quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm; Đối tượng lao động của doanh nghiệp là dữ liệu, tin tức; Quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh của doanh nghiệp được diễn ra trên một phạm vi rộng; Sản phẩm có nhiều loại, trong từng loại lại có nhiều chủng loại, có nhiều khả năng thay thế khác nhau trong một phạm vi nhất định

1.1.3 Vai trò doanh nghiệp viễn thông

Doanh nghiệp viễn thông hoạt động trong ngành dịch vụ rất quan trọng - ngành tạo nền tảng, cơ sở

hạ tầng để thúc đẩy tăng trưởng kinh tế xã hội Doanh nghiệp viễn thông đóng góp lớn vào sự tăng trưởng kinh tế xã hội chứ không chỉ là hiệu quả của riêng doanh nghiệp

1.2 Vật tư, quản lý vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm của vật tư

Vật tư là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động của đơn vị tồn tại dưới hình thái vật chất, là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến

Trong hầu hết các doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp viễn thông, vật tư chiếm tỷ trọng tương đối cao trong toàn bộ chi phí và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm và dịch vụ

1.2.2 Vật tư trong doanh nghiệp viễn thông

Vật tư trong doanh nghiệp viễn thông là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, biến động thường xuyên liên tục, vật tư xuất dùng chiếm tỉ trọng khá cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp

viễn thông (chiếm từ 70 đến 75% chi phí sản xuất trực tiếp) Sự biến động của vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, đôi khi được quản lý kết hợp theo vai trò và tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh

Vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông mang tính đặc thù cao, gồm nhiều mẫu mã, chủng loại với kích thước rất khác nhau Vật tư chủ yếu được mua ngoài hoặc có thể tự gia công, nhiều chủng loại vật tư mang tính chuyên dụng phải nhập khẩu từ các nước trên thế giới

1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu quản lý vật tư trong doanh nghiệp viễn thông

Với chiến lược mở rộng mạng lưới và nâng tầm quan trọng của doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân, việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp phải được nâng cao và tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng:

 Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường để xác định rõ

số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả vật tư trước khi thu mua, từ đó có biện pháp kiểm soát chặt chẽ khi thu mua, vận chuyển vật tư, tránh thất thoát hao hụt ảnh hưởng đến chất lượng vật tư

 Ở khâu sử dụng vật tư: Với mục đích, yêu cầu lớn nhất là đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật

tư, doanh nghiệp cần quản lý tốt việc xuất dùng vật tư cũng như xây dựng được định mức vật tư cho từng sản phẩm

 Ở khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt vật tư ở doanh nghiệp là phải có hệ thống bến bãi đủ tiêu chuẩn, phù hợp với tính chất, đặc điểm của vật tư cũng như quy mô của doanh nghiệp

 Ở khâu dự trữ: Xây dựng định mức dự trữ hợp lí để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục,

tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất hay tình trạng ứ đọng quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Để đảm bảo các yêu cầu quản lý vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ nội dung quản

lý và sử dụng vật tư như sau:

 Quản lý vật tư đang đi trên đường: Vật tư đang đi trên đường là những vật tư đơn vị mua đã nhận

đủ hóa đơn do bên bán phát hành, thuộc quyền sở hữu của đơn vị còn đang trên đường vận chuyển, vẫn để ở kho của người bán, ở bến cảng hoặc đã về đơn vị nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho Vật tư đang đi trên đường là tài sản của đơn vị, thuộc nhóm tài sản lưu động do đó, đơn vị cũng phải quản lý và theo dõi chặt

chẽ trong quá trình vận chuyển về nhập kho đơn vị, không được để xảy ra tình trạng mất mát, thất thoát

 Quản lý vật tư trong kho: Vật tư trong kho là những vật tư thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đã nhập

kho của đơn vị Vật tư trong kho dùng cho sản xuất kinh doanh dịch vụ và công tác xây dựng cơ bản của các đơn vị bao gồm nhiều chủng loại với mẫu mã và kích thước rất khác nhau, gắn với đặc thù sản xuất kinh doanh của từng đơn vị Vì vậy, cần tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lí và khoa học theo từng kho, từng chủng loại vật tư và đặc điểm của từng loại vật tư

 Quản lý giá vật tư nhập kho: Vật tư nhập do nhiều nguồn khác nhau, nên giá vật tư nhập kho phải căn

cứ theo từng nguồn nhập để xác định giá vật tư nhập kho

 Quản lý giá vật tư xuất kho

 Một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông

Mục tiêu quản lý chất lượng trong công tác quản lý và sử dụng vật tư là để đảm bảo vật tư được mua sắm đạt tiêu chuẩn về chất lượng, đảm bảo giá trị sử dụng, đảm bảo triển khai công tác quản lý khoa học, chặt chẽ, thuận tiện, tiết kiệm và hiệu quả

- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thu mua vật tư:

- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác dự trữ, bảo quản vật tư:

- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác sử dụng vật tư:

- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thanh quyết toán vật tư:

1.3 Kinh nghiệm quản lý vật tư của một số doanh nghiệp viễn thông

 Quản lý vật tư tại Công ty Viễn thông Lâm Đồng

 Quản lý vật tư tại Nhà máy thiết bị Bưu điện

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I 2.1 Tổng quan về Trung tâm Viễn thông khu vực I

2.1.1 Vai trò và nhiệm vụ

Trung tâm Viễn thông Khu vực I là một đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh - VTN, được thành lập theo quyết định số 1001/QĐ-TCCB ngày 31/12/1990 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện và được thành lập lại theo Quyết định số 1510/QĐ-TCCB ngày 16/6/1997 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Khi mới thành lập, Trung tâm có trụ sở tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội, sau đó chuyển về số 5 Ông ích Khiêm, rồi 123 Thái Hà, 97 Nguyễn Chí Thanh và sau đó cho đến bây giờ là số 30, Đường Phạm Hùng, Mỹ Đình, Từ Liêm Hà Nội

Trung tâm có vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau:

 Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành khai thác, kinh doanh phục vụ mạng lưới viễn thông liên tỉnh; cho thuê kênh viễn thông liên tỉnh, làm đầu mối kết nối giữa mạng lưới viễn thông các tỉnh trong cả nước với cửa ngõ quốc tế

 Kinh doanh các dịch vụ trên nền mạng thế hệ mới; xây dựng phát triển theo kế hoạch, quy hoạch của Tập đoàn

 Đảm bảo thông tin viễn thông liên tỉnh phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng và chính quyền các cấp Phục vụ yêu cầu đời sống kinh tế, xã hội và sản xuất kinh doanh theo quy định của Tập đoàn nhằm hoàn thành kế hoạch được giao

 Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc

 Quản lý mạng lưới viễn thông liên tỉnh bao gồm các phương thức thông tin cáp quang, cáp đồng trục, vi ba, thông tin di động theo phân công, phân cấp quản lý cụ thể

 Kết hợp chặt chẽ với các Bưu điện tỉnh, thành phố thuộc khu vực quản lý để đảm bảo khai thác kỹ thuật cũng như kinh doanh trên mạng lưới mạng thông tin trong nước có hiệu quả

 Tổ chức thông tin trên các phương thức truyền dẫn của mạng viễn thông liên tỉnh, cho thuê kênh đối với các mạng viễn thông chuyên dụng theo các điều lệ thủ tục quy định của Nhà nước và của ngành

2.1.2 Mô hình tổ chức

Chi tiết theo hình 2.1 Mô hình tổ chức của Trung tâm viễn thông Khu vực I

Hình 2.1 Mô hình tổ chức của Trung tâm viễn thông khu vực I

(Nguồn: Trang Web http://vtn1.com.vn)

2.1.3 Sản phẩm dịch vụ chính

Sản phẩm dịch vụ do Trung tâm cung cấp truyền thống bao gồm dịch vụ thuê kênh riêng và dịch vụ truyền hình Hiện nay, Trung tâm đang khai thác, cung cấp hàng loạt các dịch vụ mới, tiện ích cho khách

hàng như dịch vụ mạng riêng ảo (Megawan), truyền hình hội nghị, dịch vụ 1800, dịch vụ bình chọn giải trí

1900, thẻ điện thoại 1719…

2.1.4 Quá trình hoạt động và kết quả đạt được

Các chỉ tiêu doanh thu của Trung tâm qua một vài năm gần đây thể hiện ở bảng 2.1 Doanh thu của Trung tâm viễn thông khu vực I qua các năm cho thấy kết quả hoạt động của Trung tâm ngày càng tăng, năm sau tăng cao hơn năm trước:

Bảng 2.1 Doanh thu của Trung tâm viễn thông khu vực I qua các năm:

Chỉ tiêu (Triệu đ) 2009 (Triệu đ) 2010 (Triệu đ) 2011 (Triệu đ) 2012

Doanh thu bán hàng 847,092 1,146,815 1,300,116 1,661,147 Doanh thu nội bộ 875 106 456,860 621,511 Thu nhập hoạt động tài chính 679 492 528 389

(Nguồn: Báo cáo tài chính các năm của Trung tâm viễn thông khu vực I)

2.2 Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I

2.2.1 Đặc điểm vật tư, công tác quản lý vật tư của đơn vị

 Vật tư tại Trung tâm bao gồm:

 Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Bao gồm các loại vật tư dùng trực tiếp cho mạng lưới viễn thông như card truyền dẫn, cáp quang, măng sông…., các vật tư của hệ thống phụ trợ đóng vai trò trong việc vận hành ổn định và an toàn của thiết bị viễn thông như vật tư nguồn (ngăn máy nắn, lọc sét, cắt sét…), vật tư dùng cho hệ thống làm mát, chiếu sáng thiết bị (dây nguồn, automat, đèn điện…)

 Nhiên liệu: Xăng dầu

 Công cụ dụng cụ: Là các tư liệu lao động phục vụ cho nhu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh như điều hòa, máy tính, máy in, điện thoại…

 Vật rẻ mau hỏng: Bảo hộ lao động, đồ văn phòng phẩm

 Vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I có những đặc điểm như sau:

Vật tư sử dụng trong Trung tâm có tính chuyên dụng và khác biệt, gồm nhiều chủng loại với đặc tính mẫu mã, kích thước khác nhau

Vật tư được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Vật tư do Tập đoàn cấp, vật tư do Công ty trang cấp theo các dự án đầu tư hoặc mua trang bị dự phòng ứng cứu thông tin, vật tư do Trung tâm tự trang bị, vật tư

do Trung tâm tự gia công hoặc thuê ngoài gia công… Trong đó, vật tư chiếm tỉ lệ lớn nhất trong tổng tồn

kho là vật tư do Ban quản lý dự án Công ty viễn thông liên tỉnh bàn giao theo các dự án đầu tư phần vật tư

dự phòng

 Nguyên tắc quản lý vật tư

Công tác quản lý vật tư được quan tâm và khá chú trọng bởi tính cần thiết của nó Vật tư được luân chuyển qua các khâu: Thu mua, lưu giữ, xuất dùng và trong mỗi khâu đều được thiết kế các thủ tục kiểm soát tương ứng

Toàn bộ vật tư đều phải được mua sắm theo các hợp đồng kinh tế và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tất cả các loại vật tư, hàng hóa đưa về Trung tâm từ các nguồn khác nhau (Công ty cấp, Trung tâm mua, vật tư thu hồi không sử dụng trên mạng lưới, vật tư sửa chữa, bảo hành về, …) đều được nhập kho Trung tâm Phòng Tài chính – kế toán thống kê chịu trách nhiệm lưu kho, theo dõi, quản lý và hạch toán theo chế độ hiện hành

Vật tư lưu kho được quản lý chặt chẽ, hợp lý khoa học theo từng kho

Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện theo định kỳ 2 lần/1 năm cho tất cả các hàng tồn kho đặt tại các đài tuyến tổ trạm của Trung tâm cũng như tại kho chính của Trung tâm

Vật tư được xuất sử dụng theo nhu cầu và được kiểm soát chặt chẽ của các bộ phận chức năng

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư của đơn vị

Trong công tác quản lý và sử dụng vật tư, Giám đốc chỉ đạo và phụ trách trực tiếp công tác quản lý

và sử dụng vật tư Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản là phòng chịu trách nhiệm quản lý và trình Giám đốc nhu cầu sử dụng vật tư Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác định và điều chỉnh nhu cầu sử dụng vật tư, Phòng Tài chính kế toán thống kê chịu trách nhiệm quản lý, bảo đảm an toàn cho vật tư lưu kho, ghi nhận và phản ánh việc sử dụng vật tư vào hoạt động của doanh nghiệp Khối sản xuất là những chủ thể

sử dụng vật tư và tham gia vào công tác quản lý vật tư của Trung tâm viễn thông khu vực I

 Quản lý vật tư tại khâu thu mua

Để cung cấp vật tư cho sản xuất kinh doanh kịp thời, đúng về chủng loại số lượng chất lượng, Trung tâm đảm bảo công tác thu mua phải thực hiện theo kế hoạch, việc mua sắm được thực hiện theo hợp đồng (trừ những vật tư mua nhỏ lẻ) Tất cả các loại vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án và các công trình xây dựng cơ bản phải được duyệt kế hoạch đấu thầu trước khi đơn vị tổ chức mua sắm kèm theo đầy đủ danh mục vật tư thiết bị của từng gói thầu Vật tư thiết bị mua sắm phải có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hồ sơ tài liệu đầy đủ, hợp lệ Việc cung ứng vật tư thiết bị phải đảm bảo kịp thời, đảm bảo vận hành, đại tu sửa chữa, cải tạo nâng cấp phục hồi và đầu tư xây dựng theo kế hoạch đã được duyệt

Để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, tránh việc mua sắm tràn lan không đúng nhu cầu sản xuất dẫn đến tăng lượng tồn kho, ứ đọng vốn Hàng tháng, Phòng tài chính kế toán thống kê phải thống kê vật tư tồn kho, xác nhận và cung cấp số liệu cho Phòng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành và Phòng kế hoạch vật tư – xây

dựng cơ bản làm căn cứ để hai phòng rà soát, đối chiếu với nhu cầu sử dụng lên phương án trình Lãnh đạo Trung tâm mua bổ sung hoặc dừng mua sắm với từng mã, chủng loại vật tư

 Quản lý giá vật tư nhập kho

Đơn vị sử dụng giá thực tế Cụ thể, vật tư nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá vật tư nhập kho căn cứ theo từng nguồn nhập thực tế để xác định giá nhập kho

Phương pháp tính giá vật tư: Để quản lý hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho nói chung và vật tư nói riêng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi sự biến động từng ngày của hàng tồn kho nói chung, vật tư nói riêng mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê

 Quản lý vật tư tại khâu dự trữ, bảo quản

Tùy theo nhu cầu sử dụng vật tư thiết bị thực tế cũng như tình hình biến động của các loại vật tư, Trung tâm đã xây dựng kế hoạch dự trữ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, không để gián đoạn hoặc ngừng trệ quá trình sản xuất kinh doanh hoặc tiến

độ hoàn thành công trình do thiếu vật tư

 Quản lý vật tư trong kho

Danh mục vật tư tồn kho của Trung tâm rất đa dạng Vật tư trong kho được quản lý chặt chẽ, hợp lí

và khoa học theo từng chủng loại và đặc điểm của từng loại vật tư Bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật về ánh sáng, nhiệt độ Theo dõi chặt chẽ số lượng, chủng loại vật tư thiết bị nhập theo kế hoạch duyệt

 Quản lý vật tư tại khâu xuất dùng

Khâu xuất dùng là khâu dễ xảy ra tình trạng mất mát và thất thoát vật tư do đó, bộ phận vật tư, bộ phận kế toán, kế hoạch của đơn vị đều tiến hành kiểm tra thường xuyên việc xuất dùng và sử dụng vật tư theo đúng đối tượng, đúng mục đích, chủng loại, quy cách từng lô hàng và đảm bảo chất lượng ghi trên phiếu xuất vật tư

Căn cứ vào thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh, các các đài tuyến lập tờ trình dự toán gửi qua Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành để xác nhận về tính cần thiết của nhu cầu cũng như số lượng cần dùng

Trường hợp ứng cứu thông tin cần sử dụng vật tư tại kho Trung tâm, các đơn vị đài tuyến sử dụng lệnh ứng cứu thông tin để nhận vật tư tại kho, lệnh ứng cứu có đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại vật

tư cần sử dụng để thủ kho Trung tâm thực hiện xuất kho Trung tâm cho các đơn vị ứng cứu thông tin Sau

đó, trong ngày làm việc chính thức kế tiếp, đơn vị sẽ hoàn chỉnh các thủ tục cần thiết như quy trình xuất kho của Trung tâm

 Quản lý giá vật tư xuất kho

Về phương pháp tính giá vật tư xuất kho: Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất kho theo giá thực tế Phương pháp này đảm bảo phản ánh được ngay và chính xác giá trị vốn vật tư mỗi lần xuất