Quang Nam: Giáo trình EXCEL trọn bộ

Phần lớn các biểu tượng trên các thanh công cụ này có công dụng và ý nghĩa như các thanh công cụ của Word  Thanh công thức Formula bar : Là dòng thứ 5 trên màn hình, hiển thị toạ độ ô

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ EXCEL

1 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL 2000 :

Bảng tính Exel là công cụ tiện ích trong việc tính toán cơ sở dữ liệu Trong mỗi bảng tính ta có thểnhanh chóng thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phúc tạp với các tính năng khác như : Tạo, trangtrí biểu mẫu, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu, tạo những minh họa qua số liệu biểu đồ, với nhiều tínhnăng đa dạng, phong phú

Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của hãng Micrrosoft chạy trên môi trườngWINDOWS 98 hay 2000 Do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống WORD 2000 trong cách địnhdạng Đối với phiên bản XP tính năng cũng tương tự

2 KHỞI ĐỘNG EXCEL : Chọn một trong các cách sau

Excel

của WINDOWS nếu đã tạo SORT CUT

tin có phần mở rộng là XLS

 Các thanh menu ( Menu Bar ), thanh công cụ chuẩn ( Standard toolbars ), thanh công cụ địnhdạng ( Formating toolbars ) Phần lớn các biểu tượng trên các thanh công cụ này có công dụng và

ý nghĩa như các thanh công cụ của Word

 Thanh công thức ( Formula bar ) : Là dòng thứ 5 trên màn hình, hiển thị toạ độ ô hiện hành, núthuỷ bỏ ( cancel ), nút chọn ( enter ), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành, muốn hiệnhay ẩn thanh công cụ này vào View - Formula bar

 Thanh trạng thái ( Status bar ) : Là dòng cuối cùng, hiển thị các chế độ hoạt động của Excel : Ready : Đang sẵn sàng làm việc

Enter : đang nhập dữ liệu hay công thức

Point : Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ

Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại

ở phía phải của thanh trạng thái thể hiện chế độ bàn phím nếu thấy NUM, phím Numlock đang bật,nếu thấy CAPS là phím Capslock đang bật Ngoài các thanh công cụ trên còn có các thanh công cụkhác ( Toolbars khác ) cho hiển thị hay không ta thực hiện : vào trình đơn View chọn Tool Bar sau

đó chọn tên thanh công cụ cần hiển thị , Tuy nhiên nếu không cần thiết thì nên cho ẩn các thanh công

cụ đi để rộng chỗ cho màn hình

4 BẢNG TÍNH :

Một tập tin của Excel ( WorkBoook ) sẽ có nhiều bảng tính mặc định Sheet1,Sheet2, dữ liệutrên các bảng tính này có thể liên hệ với nhau như trong một bảng tính Trên mỗi bảng tính cónhiều cột ( Column ) và dòng ( Row )

- Thanh tiêu đề cột : ( Column border ) : Có 256 cột đặt tên A,B,C, ,IV )

- Thanh tiêu đề dòng ( Row border ) : Có 65536 dòng đánh số từ 1 65536

- Giao giữa cột và dòng gọi là ô ( Cell ) : Mỗi ô có một địa chỉ riêng, địa chỉ được xác định bằngtên cột và tên dòng tạo ra ô đó : Ví dụ : A4

- Ô hiện tại : Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới gọi làcon trỏ ô, địa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức

5 CÁCH DI CHUYỂN TRONG BẢNG TÍNH :

- Bốn phím mũi tên : lên,xuống, trái, phải 1 ô

- Pgup : Lên một trang màn hình

- Pgdn : Xuống 1 trang màn hình

- Home : về ô đầu dòng

- CTRL – HOME về ô A1

Ngoài ra còn có thể nhắp chuột tại một ô để di chuột đến ô đó

6 THOÁT KHỎI EXCEL :

- Chọn FILE – EXIT

- Nhắp nút Close ( X ) góc trên bên phải

Nhắp Double vào nút biểu tượng của Excel ở góc trên bên trái

Chương 2 CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

1 LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN :

1.1 Tạo tập tin mới :

- Chọn FILE – NEW

- Nhấn Ctrl – N

- Nhắp chọn nút  trên thanh công cụ chuẩn

1.2 Mở tập tin : Chọn một trong các cách sau

- Chọn File – open

- Nhấn Ctrl – O

tha nh công cụ chuẩn

nhắp double trên tên file

các cách sau :

- FILE – SAVE

- Nhấn CTRL – S

thanh công cụ chuẩn

hay ổ đĩa muốn lưu

FILE – SAVE AS, Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel nhắp chọn trong khung Save as type

Lên thư mục cha

Thư mục chủ Lên thư mục

cha

- - Edit – Delete Sheet hay , hay nhắp phím phải chuột lên tên bảng tính ở thanh Sheet Tab chọnDelete

#DIV/0! : Phép chia cho 0

#NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác địn ( Tên không tồn tại, tức không gắnvới một ô hay vùng nào )

#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hay không có trong danh sách

#VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng ( ví dụ lấy số chia cho ký tự )

1.3 Dạng chuỗi ( Text )

Bắt đầu bằng chữ cái từ a – z hay A - Z

Những dữ liệu chuỗi số : số điện thoại, số nhà, khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘)

Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn trái ô

1.4 Dạng ngày, tháng

Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang hay gạch đứng Phần tháng có thểhiển thị bằng tiếng Anh hay số, mặc định cách hiển thị ngày tháng là kiểu Mỹ American Qui địnhcách hiển thị trong Format Cells

Nhập dữ kiểu ngày theo dạng MM/DD/YY ( Chuẩn của Mỹ) hay dạng DD/MM/YY ( chuẩn của Pháptuỳ thuộc vào việc đặt các thông số Quốc tế trong Windows, Nếu đặt kiểu Pháp ta gõ 25/09/2005, nếuđặt kiểu Mỹ phải gõ 09/25/2005 Khi nhập sai dạng thức thì Excel tự động chuyển sang kiểu chuỗi( căn trái ô ) và không thể tính toán được

Muốn đặt lại dạng thức kiểu ngày trong Windows ta thực hiện như sau :Win2000 vào Start –Settings – Control Panel – Regional Option, chọn thẻ Date, mục Sort date Format điềndd/mm/yy ( dạng chuẩn của Pháp ) nhấn Apply để xác nhận sự thay đổi Win XP : Start –Control Panel – Date-Time-Language and Regional Option chọn mục Chage the Format of Number,Dates and Time sau đó nhấn nút Costomize, chọn thẻ Date và khai như Win 2000, cũng có thể chọn từdanh sách thả xuống dạng thức phù hợp ví dụ chọn French ( France ) dạng thức ngày kiểu Pháp

2 CÁC TOÁN TỬ TRONG CÔNG THỨC :

2.1 Toán tử số :

* : Nhân ( =10*5 cho kết quả 50 / : Chia ( =10/5 cho kết quả là 2 )

^ : Luỹ thừa ( =5^2 cho kết quả 25

% : Phần trăm ( 5%*6 cho kết quả 30%)

Thứ tự ưu tiên các phép toán như sau : Luỹ thừa trước, rồi đến nhân, chia sau cùng đến cộng, trừ Cácphép toán có cùng mức ưu tiên ( như nhân, chia hoặc cộng, trừ ) thực hiện từ trái sang phải Muốn thayđổi thứ tự ưu tiên ta dùng cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc tròn ở trong nhất sẽ được thực hiệntrước

2.2 Toán tử nối chuỗi :

& Nối 2 chuỗi =”Tin ”&”học” sẽ cho Tin học

2.3 Toán tử so sánh :

> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng <> : Khác

< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằng

Các toán tử so sánh sẽ cho kết quả là True ( đúng) hoặc False ( sai )

3 ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI

Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ ô hay vùng đó, có 2 loại địa chỉ : tương đối và tuyệt đối

3.1 Địa chỉ tương đối :

Địa chỉ ô, vùng khi nhập vào bình thường là địa chỉ tương đối VD : B5, A2:A8

Khi sao chép một công thức các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự động điều chỉnh lại địa chỉcủa ô cho tương thích với ô mới

• Cách sao chép công thức :

- Đưa con trỏ đến góc dưới bên phải của ô chọn đến khi trỏ chuột biến thành dấu + thì rê theo cộthay dòng để sao chép

- EDIT – COPY sau đó di đến ô dích EDIT – PASTE SPECIAL – FORMULAR

3.2 Địa chỉ tuyệt đối :

Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành tuyệt đối Ví dụ: $A$2 hay $A$2:$A$4 Khisao chép công thức các địa chỉ tuyệt đối trong công thức không thay đổi

Muốn gõ địa thỉ tuyệt đối ta có thể dùng ký tự trên bànphím gõ bình thường, hay gõ như địa chỉ tươngđối, sau đó nhấn F4 để đưa ký hiệu giá trị tuyệt đối vào, ví dụ cần gõ địa chỉ $A$2:$A$4 thì ta cứ gõA2:A4 rồi nhấn F4 là được

- Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối theo dòng hay cột hoặc cả hai

4.CÁCH NHẬP VÀ CHỈNH SỬA DỮ LIỆU :

4.1 Nhập dữ liệu :

Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì nhắp chuột chọn ô đó và nhập bình thường, hay nhắp chuột tại thanhcông thức để nhập cho ô đang chọn, khi nhập xong nhấn Enter, có thể nhấn một trong các phím mũitên cũng có tác dụng như nhấn enter

+ Đánh số thứ tự :

Thực chất đây là việc sao chép lũy kế, thực hiện các bước sau :

- Nhập 2 số nào đó tại 2 ô kế tiếp trên cùng một cột hay dòng

VD : 2 ô đầu 1 & 2 ( công sai = 1) Thì ô tiếp 3,4,5

2 ô đầu là 1 & 3 ( công sai =2 ) thì ô tiếp 5,7,9

- Khi chều dài dữ liệu dài hơn chiều ngang của ô :

• Nếu là dữ liệu kiểu số hay công thức ô sẽ hiển thị các dấu ##### hay dạng dấu chấm động

• Nếu dữ liệu là kiểu chữ có thể tràn sang ô bên phải nếu ô này không có dữ liệu, nếu ô bên phải có

dữ liệu thì một phần dữ liệu sẽ bị che

Muốn xoá dữ liệu : Đưa con trỏ về ô cần xoá dữ liệu nhấn phím Delete

Muốn dữ liệu hiển thị đầy đủ phải tăng độ rộng cột chứa ô đó cho bằng chiều dài của dữ liệu ở

- Nhắp vào ô giao giữa giữa thanh tiêu đề cột và hàng

• Chọn một cột hay hàng : Nhắp chuột tại ô ký hiệu thanh tiêu đề cột hay hàng

• Chọn một hay nhiều cột, hàng :

- Nhắp rê chuột tại ký hiệu trên thanh tiêu đề cột hay hàng

- Sau khi nhắp chọn ký hiệu trên thanh tiêu đề cột hay hàng, nhấn Shift và dùng phím mũi tên để

mở rộng khối chọn

• Chọn các ô đúng liền nhau ( khối )

- Nhắp rê chuột trên khối muốn chọn từ ô đầu đến ô cuối

- Nhắp chuột chọn ô đầu khối, giữ Shift và dùng các phím mũi tên để mở rộng khối chọn

Chọn các ô, khối không liền nhau : Nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn các khối khác nhau

5.2 Sao chép dữ liệu :

Cách 1 : Dùng trong mọi trường hợp

- Chọn khối muốn sao chép

- Edit – Copy, hay nhấn Ctrl – C

- Nhắp chọn ô đầu của khối đích

- Edit – Paste, nhấn Ctrl – V hay nhắp biểu tượng Paste trên thanh công cụ

Ta cũng có thể rà chuột lên một trong 4 cạnh của khối đã chọn đến khi thấy xuất hiện mũi tên trắngthì nhấn Ctrl thấy trên trỏ chuột xuất hiện dấu + mảnh, rê chuột đến phạm vi đích và thả ra

Cách 2 : Chỉ dùng khi vùng đích nằm kế bên vùng nguồn và vùng nguồn chỉ nằm trên một cột haymột dòng ( điền dữ liệu có cùng một nội dung )

- Chọn phạm vi sẽ điền trong đó ô đầu chứa dữ liệu muốn điền đồng loạt

- Edit – fill

• Chọn down : Điền dữ liệu của ô đầu xuống các ô phía dưới của phạm vi đã chọn

• Chọn UP : Cần điền dữ liệu của ô đầu lên các ô phía trên các ô của phạm vi đã lựa chọn

• Chọn Right : Cần điền dữ liệu của ô đầu sang phải của phạm vi đã lựa chọn

• Chọn Left : Cần điền dữ liệu của ô đầu sang các ô bên trái của phạm vi đã lựa chọn

Cách 3 : Giống như cách 2 nhưng dùng chuột để sao chép

- Chọn khối dữ liệu muốn di chuyển

- Edit – Cut, hay nhấn Ctrl – X, hay nhắp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hay nhắp phímphải chuột chọn Cut

- Di chuyển ô chọn đến ô đầu của khối đích

- Edit – Pase, Ctrl – V, nhắp biểu tượng Paste trên thanh công cụ hay có thể nhắp phím phải chuộtrồi chọn Paste

5.3 2 Xóa dữ liệu : ( Ô không bị xóa )

- Chọn khối dữ liệu cần xóa

- Nhấn phím Delete

Sau khi đã xóa dữ liệu nếu muốn khôi phục lại nhấn Ctrl – Z hay nhắp vào biểu tượng Undo trên thanhcông cụ

5.3.3 Sao chép định dạng :

Chỉ sao chép định dạng của ô, không sao chép nội dung của ô

Nếu muốn những ô khác có định dạng giống như một ô nào đó ta thực hiện như sau :

- Chọn ô có định dạng muốn sao chép

- nhắp chuột vào biểu tượng Format Painter

- Nhắp chuột vào ô hay rê lên khối muốn sao chép

6 ĐỊNH DẠNG CỘT, DÒNG, Ô :

6.1 Thay đổi độ rộng cột ( Column width )

• Dùng mouse : Đưa trỏ chuột đến biên phải của cột ở thanh tiêu đề cột nhắp double để mở rộngchiều ngang của cột bằng ô có dữ liệu dài nhất hay rà chuột vào biên phải của thanh tiêu đề cộtđến khi xuất hiện thành mũi tên 2 chiều thì rê để thay đổi độ rộng

• Dùng bàn phím :

- Chọn một hay nhiều ô, cột muốn thay đổi độ rộng

- Vào menu Format column width, nhập giá trị độ rộng mới trong khung Column width

6.2 Thay đổi chiều cao hàng ( Row height ) :

• Dùng mouse : Đưa trỏ chuột đến biên phía dưới của dòng tại thanh tiêu đề hàng, nhắp double để

mở rộng chiều cao bằng chiều cao ô có dữ liệu cao nhất hay nhắp và rê chuột để thay đổi chiều cao

• Dùng bàn phím :

- Chọn một hay nhiều ô, dòng

- Vào menu Format – Row – Height : Nhập chiều cao vào khung Row Height

6.3 Nối và tách ô :

• Nối ô : Chọn những ô muốn nối nhắp vào biểu tượng Merge and center

trên thanh công cụ

• Tách ô : ( Chỉ tách được những ô đã nối )

- Chọn ô đã nối

- Vào menu Edit – Clear – Format

Entire Column hay Entire Row

6.5 Xoá cột, hàng :

Chọn cột hay hàng cần xoá

- Edit – Delete ( có thể dùng menu tắt – nhấn phím phải chuột và chọn Delete )

Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọnEntire Column hay Entire Row để xoá cả hàng hay cột

Sắp xếp tăng

Gọi hàm

Tính tổng

Font Căn giữa nhiều ô

Font size Đường viền

mục đồng thời

chọn lớp FONT

• Chọn Font, Font style, Size

• Color : Màu chữ

• Effeects :

+ Strikethrough : Gạch ngang

• Chọn Number trong khung Category

• Chọn Currency : điền dấu tiền tệ

- Format – Cells chọn thẻ Number

thanh công cụ để định dạng

7.3 Định dạng ngày tháng :

Cùng một dữ liệu kiểu ngày nhưng có thể chọn nhiều cách thể hiện khác nhau

- Chọn khối dữ liệu cần định dạng ngày, tháng

- Format - cell chọn lớp Number

• Trong khung Category chọn mục Date và chọn cách hiển thị trong khung Type

Lưu ý : Đây chỉ là cách hiển thị, còn cách nhập dữ liệu kiểu ngày phải tuân theo dạng thức đã đặt trongWindows đã giới thiệu ở phần trước

-+ Trong khung Horizontal : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng ngang

+ Trong khung Vertical : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng dọc

+ Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng : Chỉnh độ ngiêng trong khung Degrees

+ Mục Text Control :

• Wrap text : Nhiều dòng trên ô ( Phần tràn sẽ sang dòng khác của ô )

• Shrink to fit : Vừa bằng ô

• Merge cell : Nối nhiều ô

7.5 Kẻ khung cho bảng tính :

in ra, nếu cần có khung phải kẻ khung :

- Chọn ô, vùng muốn kẻ khung

- Format – Cells và chọn lớp Border :

+ Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại :

• None : Không kẻ khung

• Outline : Kẻ vòng xung quanh khối hoặc ô

• Inside : Kẻ các đường bên trong khối chọn

+ Style : Chọn đường kẻ

+ Color : Chọn màu cho đường kẻ

Có thể chọn từng đường kẻ khung trong border, nếu khối chọn đã có kẻ khung, dạng khung sẽhiển thị trong khung text, nhắp vào các đường kẻ để chọn hay xóa

Cũng có thể nhắp vào nút Border trên thanh công cụ để hiện ra thanh công cụ kẻ khung

7.6 Định dạng tự động :

Excel có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng Cách tiến hành như sau :

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Format – Autormat

- Chọn kiểu định dạng trong danh sách

- Nút Option cho phép thực hiện việc định dạng hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định

7.7 Đặt tên cho ô :

Đặt tên cho ô hay một nhóm ô có tác dụng dễ đọc, dễ nhớ và tiện lợi khi thiết lập các công thức khôngphải gõ địa chỉ của ô hay khối ô mà dùng tên, tên ô hay khối ô phải bắt đầu bằng chữ cái hay dấu nốidưới, không có dấu cách, cách thực hiện như sau :

- Chọn ô hay nhóm ô cần đặt tên

- Insert – Name – Define, Gõ tên vào khung Name in Workbook – OK

- Nhấn Shift – F2 hay Insert – Comment, gõ dòng ghi chú sau đó nhắp chuột vào ô khác để thoát,

từ đó di chuyển con trỏ đến ô này thì xuất hiện dòng ghi chú

- Muốn sửa hay xoá ô ghi chú, chọn ô đó vào Insert – Edit Comment, Ta có thể sửa lại nội dung, nếumuốn xoá ghi chú nhấn phím Delete

7.9 Bảo vệ ô :

Muốn bảo vệ công thức trong một hay một khối ô nào đó không cho sửa hay dấu không cho xem côngthức ta có thể dùng chức năng bảo vệ hay che dấu ô Cách thực hiện như sau :

- Chọn ô hay khối ô cần bảo vệ

- Format – Cells – Protection, đánh dấu chọn :

+ Locked : Khoá không cho sửa

+ Hided : Che dấu công thức

Sau đó tiến hành thiết lập bảo vệ bảng tính như đã nêu ở phần trên thì các thiết lập này với có tácdụng

Chương 4 CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

Hàm (Function) là dạng chương trình đã được viết sẵn để giúp tính toán nhanh hơn, tất cả hàmđều có dạng tổng quát :

Tên hàm( các tham biến )

- Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa

- Các tham biến có thể có hay không nhưng phải đặt trong hai dấu (), các tham biến nếu có phải cáchnhau bằng dấu phẩy hay chấm phẩy ( tuỳ theo việc đặt các thông số Quốc tế trong Windows )

- Hàm phải được bắt đầu bằng dấu = hay dấu của một phép tính

1 CÁC HÀM TOÁN HỌC :

1.1 ABS(x) : Lấy giá trị tuyệt đối của x

VD : = 2+ABS(-5.2) { kết quả = 7.2 }

1.2 INT(x ) : Lấy phần nguyên lớn nhất không vượt quá ( nhỏ hơn ) x

VD : =INT(6.7) { Kết quả = 6 } ; =INT(-6.7) { Kết quả = -7 trả về số nhỏ hơn}

1.3 MOD(x, n) : lấy giá trị dư của phép chia x cho n

VD : =Mod(10,3) { Kết quả = 1}

1.3ROUND(x, n ) : Làm tròn số x với độ chính xác đến con số n

- Nếu n>0 làm tròn về bên phải dấu phân cách phần nguyên và thập phân

- Nếu n<0 làm tròn về bên trái dấu phân cách phần nguyên và thập phân

= COUNT(B1:B4) {KQ=3, đếm các giá trị là số trong vùng B1:B4}

2.3 COUNTA(giá trị 1, giá trị 2, ) : Đếm các giá trị khác rỗng ( Có chứa dữ liệu )

+ Average(E2:E5) cho kết quả là 7.5

+ Count(B2:B5) cho kết quả là 2

+ Counta(B2:B5) cho kết quả là 3

+ Max (E2:E5) cho kết quả là 9

+ Min (E2:E5) cho kết quả là 6

+SUM(E2:E5) cho kết quả là 30

+Rank(E2,$E$2 : $E$5) cho kết quả vị thứ như trên

3 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI :

3.1 LEFT(Chuỗi, m) : Lấy m ký tự bên trái của chuỗi

VD : = LEFT(“TP Huế”,2) { KQ=TP}

3.2 RIGHT(Chuỗi, n) : Lấy n ký tự bên phải của chuỗi

VD : = LEFT(“TP HUE”,3) { KQ=HUE}

3.3 MID(Chuỗi, x, n) : Lấy các ký tự bắt đầu từ vị trí x gồm n ký tự

VD : = MID(“Nguyen Thi Thu”,8,3) { KQ=Thi}

3.4UPPER( Chuỗi) Đổi chữ thành in

3.5 LOWER( Chuỗi ) : Đổi chữ thành thường

3.6 PROPER( Chuỗi) : Đổi ký tự đầu thành chữ in, Hàm này không áp dụng cho tiếng Việt

3.7 TRIM( Chuỗi ) : Cắt bỏ ký tự trống ở đầu và cuối

3.8 EXACT (Chuỗi1, chuỗi 2) Nhận giá trị True hay False phụ thuộc vào 2 chuỗi 1 và 2 có giốnghệt nhau hay không

=EXACT(“EXCEL”,“EXCEL”) cho giá trị True

=EXACT(“EXCEL”,“Excel”) cho giá trị False

3.9 FIND(Chuỗi 1, chuỗi 2,m)

Tìm vị trí của chuỗi 1 trong chuỗi 2 bắt đầu xét từ vị trí m, nếu m bỏ qua thì được cho là 1 Hàm phânbiệt chữ hoa và thường

=FIND(“Excel”,“Microsoft Excel”) cho kết quả là 11

=FIND(“Word”,“Microsoft Excel”) trả về #VALUE! ( lỗi)

3.10 SEARCH(Chuỗi 1, chuỗi 2,m)

Như hàm FIND nhưng không phân biệt chữ hoa và thường

3.11 REPLACE(Chuỗi 1,x,m,chuỗi 2)

Thay chuỗi 2 vào vị trí chuỗi 1 bắt đầu từ vị trí x và có độ dài m

=REPLACE(“Giáo trình Quattro 5.0”,12,7, “Excel”) cho Giáo trình Excel 5.0

=LEN(“EXCEL”) cho giá trị 5

4 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN :

4.1 IF(ĐK, GT đúng, GT sai ) :

Nếu BTĐK đúng hàm nhận GT đúng ngược lại hàm

nhận GT sai Giá trị đúng, hay giá trị sai có thể là hằng, biểu thức hay cũng có thể là một hàm IF

4.2 SUMIF(Danh sách dò, trị dò, danh sách cộng ) : Dò trong danh sách dò, tìm phần tử nào

có giá trị giống như trị dò thì cộng số tương ứng tại tại vị trí đó trong danh sách cộng

4.3 COUNTIF( Vùng, “Điều kiện “ ) :

Đếm các ô trong vùng thỏa mãn điều kiện

VD = COUNTIF(B4:B7,”<5”)

5 NHÓM HÀM LOGIC

5.1 Hàm AND(ĐK1, ĐK2, )

Hàm cho giá trị đúng khi mọi biểu thức điều kiện nêu trong danh sách đều đúng

VD : trong bảng ở mục minh họa hàm IF , yêu cầu điền vào cột KQ là “Đậu” với điều kiện không cóđiểm nào dưới 5

Tại ô G2 : =IF(AND(D2>=5,E2>=5),”Đậu”,”Hỏng”)

5.2 Hàm OR(ĐK1, ĐK2, )

Hàm cho giá trị đúng chỉ cần một điều kiện nêu trong danh sách cho giá trị đúng

VD : Yêu cầu tính ĐTB nếu học sinh Ban A và C thì ĐTH hệ số 1 không thì ĐTH hệ số 2

= SUMIF($B$2:$B$9,G2, $E$2:$E$9)

Tại ô F2 : = IF(NOT(C2=’B’,(D2+E2)/2,(D2+E2*2)/3)

6 NHÓM HÀM NGÀY, THÁNG :

6.1 Hàm DATE(yy,mm,dd) :

Nhập ngày tháng theo dạng yy,mm,dd

VD : =Date(98,09,25) Kết quả : 25/09/98 cách thể hiện theo dạng thức ngày đã đặt ở Windows

6.2 Hàm Weekday(dữ liệu kiểu ngày) :

Trả về stt trong tuần, chủ nhật là 1, thứ 2 là 2

VD : Dữ liệu ô B3 là 25/11/2005 thì =Date(B3) cho Kq=1ngày 25/11 là chủ nhật

6.3 DAY(dữ liệu kiểu ngày)

Trả về giá trị ngày trong tháng

6.4 MONT(dữ liệu kiểu ngày)

Trả về giá trị của tháng trong năm

6.5 YEAR(dữ liệu kiểu ngày)

7.1 VLOOKUP (x, bảng, cột tham chiếu, cách dò )

Hàm dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm thấy thì lệch qua bên phải đến cột tham chiếu gặp trị

nào thì đó là giá trị của hàm

+ Trong bảng : Gồm nhiều cột và hàng :Cột bên trái chứa các trị để dò, Bảng là miền tuyệt đối, khôngđưa dòng tiêu đề vào

+ Cột tham chiếu : Là thứ tự của cột ( Cột đầu tiên của bảng là 1 )

7.2 Hàm HLOOKUP (x,Bảng, hàng tham chiếu, cách dò )

Hàm này hoạt động như hàm VLOOKUP ( VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái và tham chiếu ở các cộtbên phải ) nhưng hàm này dò tìm ở hàng trên cùng của bảng và tham chiếu ỏ các hàng phía dưới

VD : Trong kỳ thi tuyển sinh, tổng điểm =Toán+lý+Hoá+điểm UT ( Điểm ưu tiên được tính theo khuvực và lấy ở bảng tham chiếu

Bảng tham

Nhắp vào biểu tượng Faste Function F(x) trên thanh công cụ

Trong hộp hội thoại Faste Function nhắp chọn tên nhóm hàm trong khung Function Catelogy như :

• Most Recently Used : Các hàm đã sử dụng

• All : Tất cả các hàm

• Financial : Nhóm hàm tiêu chuẩn

• Date and Time : Nhóm hàm ngày, giờ

Chương 5 GIỚI THIỆU VỀ BIỂU ĐỒ

1 BIỂU ĐỒ ( CHART )

Biểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh, để người đọc dễ nắm được các thông tinmột cách trực quan, nhanh chóng

2 KHỐI DỮ LIỆU :

Để tạo được biểu đồ cần phải có ít nhất 2 ô dữ liệu số khác nhau Thông thường dòng hay cột dữ liệu

số sẽ đi kèm với 1 dòng hay cột dữ liệu chuỗi, các ô chuỗi này gọi là tiêu đề của nhóm dữ liệu số( Category label )

3 CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ

- Chart title : Tiêu đề của biểu đồ

- X Title : Tiêu đề trục X

- Y Title : Tiêu đề trục Y

- Category label : Tiêu đề dữ liệu số

- Legend : Chú thích cho dãy số

5 CÁC BƯỚC ĐỂ TẠO BIỂU ĐỒ :

• Chọn khối dữ liệu muốn tạo biểu đồ hay đưa con trỏ đến vùng này

• Nhắp biểu tượng Chart wizard trên thanh công cụ hay vào Insert – Chart

• Trong hộp Chart Wizart – Step 1 of 4 , chọn loại biểu đồ trong khung Chart Sub – Type , sau đónhắp nút NEXT

• Trong hộp Chart Wizard – Step 2 of 4 Biểu đồ mẫu đã tạo, nếu muốn thay đổi các thông số trongbiểu đồ có thể định lại vùng dữ liệu trong khung Data Range Chọn dạng biểu đồ vẽ dữ liệu theohàng ( ROW ) hay vẽ dữ liệu theo cột ( COLUMN ) ở mục Series in , sau đó nhắp nút NEXT.

• Trong hộp Chart Winzard – Step 3 of 4 : Nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart Title và cáctiêu đề khác ( Tiếng Việt không hiện nhưng cứ gõ bình thường ), sau đó nhắp nút NEXT

• Trong hộp Chart

Winzard – Step 4 of

4, chọn vị trí đặtbiểu đồ :

- As new sheet : ở bảng tính mới

- As Oject in : ở bảng tính hiện hành

Sau đó nhắp nut FINISH để kết thúc

6 HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ :

Muốn hiệu chỉnh lại đối tượng nào trong biểu đồ, hãy nhắp chọn đối tượng đó

6.1 Di chuyển : Nhắp và rê đối tượng

6.2 Thay đổi kích cỡ : Nhắp chọn, đưa trỏ chuột đến một trong các góc của đối tượng nhắp và rê để

thay đổi

6.3 Thay đổi kiểu của biểu đồ :

- Nhắp chuột phải vào đối tượng

- Chọn Char type để mở hộp hội thoại

- Chọn dạng biểu đồ cần thay đổi

- Nhắp OK

6.4 Định dạng kiễu chữ và màu nền :

Sau khi chọn một đối tượng hoặc cả biểu đồ chọn :

- Format – Legend hay nhắp double trên đối tượng

• Chọn bảng Font trong hộp hội thoại Font để định dạng kiểu chữ

• Chọn bảng Patterns để định dạng màu nền

Có thể chọn màu cho đối tượng ở bảng màu trên thanh công cụ

6.5 Xoá : Nhắp nút phải chuột trên đối tượng chọn Clear hay chọn đối tượng và nhấn phím Delete

Chương 6

CƠ SỞ DỮ LIỆU ( DATABASE )

1 KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp trên một vùng chữ nhật ( ít nhất gồm hai hàng) củabảng tính Trên một CSDL dạng bảng của EXCEL ta có thể sắp xếp, trích lọc (Filter), xoá (Delete), rúttrích (Extract) những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó Để thực hiện các thao tác này cầntạo ra các vùng sau :

1.1 Vùng dữ liệu ( Database )

Là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng ( row), dòng đầu chứa các tiêu đề, mỗi tiêu đề trên một cộtgọi là trường ( field name ), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu tin ( record), Tên các cột phải là

ký tự không được dùng số, không nên có miền rỗng trong CSDL

1.2 Vùng tiêu chuẩn ( Criteria )

Là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích hay trích lọc Vùng này gồm ít nhất 2dòng ( Row), dòng đầu chứa tiêu đề ( Field name ) , các dòng còn lại chứa điều kiện

• Chọn vùng hay những dòng muốn sắp xếp

• Chọn Data – Sort

Trong hộp hội thoại SORT chọn tiêu chuẩn sắp xếp :

- Sort By : Chọn tên cột làm tiêu chuẩn sắp xếp

- Then By : Chọn tên cột làm tiêu chuẩn sắp xếp phụ để sắp xếp nếu ở cột chính có nhiều ô giốngnhau

3 PHƯƠNG PHÁP TRÍCH LỌC :

Khi muốn tìm kiếm hay liệt kê các mẫu tin ( Record ) theo một yêu cầu nào đó Trong trường hợpnày ta dùng Filter, có 2 phương pháp để trích lọc

3.1 Phương pháp tự động ( Auto Filter )

- Đưa con trỏ vào vùng cần trích lọc hay chọn vùng cần trích lọc

- Data – Filter – AutoFilter : Khi đó các nút mũi tên sẽ xuất hiện ở các cột vùng CSDL

- Nhắp nút mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác định điều kiện trích lọc, khi đó các mẫu tinthoả điều kiện sẽ được hiển thị, còn các mẫu tin không thoả mãn sẽ bị dấu đi :

Các chọn lựa trong hộp mũi tên thả xuống :

• ALL : Hiện toàn bộ các bản ghi

• Blanks : Chỉ hiện những bản ghi trắng

• NoBlanks : Chỉ hiện những bản ghi không trống

• Custom : Lựa chọn với những toán tử so sánh

+ Hộp bên trái chứa các toán tử so sánh, hộp bên phải là các giá trị Ta có thể nhắp vào mũi tênxuống góc bên phải hộp để chọn, cũng có thể chọn các toán tử AND hay OR

Các toán tử so sánh :

- Muốn hiển thị lại các mẫu tin : Data- Filter – ShowAll

- Muốn bỏ trích lọc chọn Data-Filter – AutoFilter một lần nữa

3.2 Phương pháp lọc chi tiết dạng 1 ( Advance Filter )

Phương phápnày phải xácđịnh vùngtiêu chuẩn( Criteria )

- Dichuyểncon trỏ ôvào vùng

dữ liệu

- Data – Filter – Advanced Filter trong hộp hội thoại Advanced Filter chọn :

• Filter the list in Place trong Action ( hiển thị những mẫu tin thoã mãn điều kiện ngay trên vùngCSDL )

• Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range

• Xác định địa chỉ vùng tiêu chuẩn ( Criteria ) vào hộp Criteria Range

- Gõ Enter hay nhắp OK, các mẫu tin không thoả mãn điều kiện sẽ bị dấu đi

- Sau đó muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin Data – Filter - Show All

Cần xác định vùng dữ liệu ( Database ), vùng tiêu chuẩn ( Criteria ) và vùng rút trích ( Extract)

- Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu

- Data – Filter – Avanced Filter, trong hộp hội thoại Avanced Filter chọn :

• Copy to another Location ( Trình bày các mẫu tin đã trích lọc sang vùng khác )

• Nhập vùng Database vào hộp List Range

• Nhập vùng tiêu chuẩn ( Criteria ) vào hộp Criteria Range

• Nhập địa chỉ các tiêu đề của vùng rút trích Extract vào hộp Copy to

Gõ Enter hay OK các mẫu tin thoả điều kiện sẽ được chép vào vùng rút trích Extract

4 CÁC DẠNG VÙNG TIÊU CHUẨN :

4.1 Tiêu chuẩn số :

Ô điều kiện có tiêu chẩn là kiểu số

VD : Tiêu chuẩn ĐTB bằng 5

4.2 Tiêu chuẩn kiểu chuỗi :

¤ ®iÒu kiÖn cã tiªu chuÈn kiÓu chuçi

VD : Tiªu chuÈn chøc vô lµ “G§”

4.3 Tiêu chuẩn so sánh :

Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh :

>, <, =, >=, <=, <>

VD : ĐTB >=5

4.4 Tiêu chuẩn công thức :

Ô điều kiện có kiểu công thức Khi dùng điều kiện này cần lưu ý 2 yêu cầu sau :

- Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải khác với tất cả tiêu đề của vùng dữ liệu

- Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên ( sau dòng tiêu đề hay dòng thứ 2trong vùng dữ liệu ) để so sánh

ĐTB 5

CVU GĐ

DTB

>=5

2 1 Nguyễn Văn An 5 5 5 TONG

4.5 Tiêu chuẩn liên kết :

Có thể lọc, xoá hay rút trích các mẫu tin trong vùng dữ liệu bằng phép AND, OR của nhiều điều kiệnkhác nhau

• Phép AND : nếu các ô điều kiện khác cột

• Phép OR nếu các ô điều kiện khác hàng

VD : Đưa danh sách những học sinh có DLT và DTH từ 5 trở lên

ta phải tổ chức các ô điều kiện khác cột

Còn nếu yêu cầu đưa danh sách các học sinh có DLT >7 hoặc =6 lên ta phải thành lập ô điều kiện kháchàng

- Ta cũng có thể dùng kết hợp : ( thêm cột học sinh ban (BAN)

Thành lập vùng tiêu chuẩn để thể hiện điều kiện : Nếu Ban B thì

DTH>=6 còn học sinh ban A thì DTH>=5

5 CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Các hàm database có tính chất thống kê dữ liệu cho mỗi mẫu tin trong vùng dữ liệu ( Database) thoảđiều kiện của vùng tiêu chuẩn ( criteria)

Cú pháp chung của các hàm Database : Tên hàm (<Database>,<Fiel>,<Criteria>)

- Database : Vùng dữ liệu

- Fiel : Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chứa tiêu đề cột hay thứ tự cột (bắt đầu từ 1) cho vùng dữ liệu

- Vùng dữ liệu : A1:E7

- Vùng điều kiện : G2:G3

- Vùng rút trích : A9:E9

DLT DTH

>=5 >=5

DLT

>7 6

DTH BAN

>=6 B

>=5 A

- Criteria : Vùng tiêu chuẩn ( điều kiện )

5.1 Hàm DSUM Hµm tÝnh tæng trªn fiel ( cét ) cña vïng d÷ liÖu t¹i nh÷ng mÉu tin tho¶ m·n ®iÒukiÖn cña vïng tiªu chuÈn

VD : B¶ng l¬ng sau : H·y cho biÕt tæng l¬ng cña phßng TC

PHONG TC

PHONG TC

PHONG TC

PHONG TC

PHONG

5 TỔNG HỢP THEO NHÓM :

5.1 Tổng hợp theo một loại nhóm (Subtotal )

Trên một CSDL thường có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ như tổng hợp theo nhóm hàng,theo đơn vị hoặc theo ngày Tính năng Subtotal dùng để phân tích các nhóm dữ liệu, đồng thờichèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi

VD : có CSDL sau và yêu cầu tổng hợp số liệu theo mặt hàng ( LOAI)

+ Cách thực hiện như sau :

- Sắp xếp theo loại hàng : Ta được kết quả như sau

xuất hiện hộp hội thoại

( Vùng tin cần tạo nhóm tổng hợp )

• Trong khung Use Function ( sử dụng hàm ) chọn hàm SUM ( Có thể sử dụng các hàm khác trongdanh sách tuỳ yêu cầu )

• Trong khung Add Subtotal to nhắp chọn SOLUONG & TRIGIA ( Chọn những vùng cần tính toánthống kê )

- Nhắp OK ta được kết quả như sau ;

• Mé bên trái thấy các nút điều khiển thứ bậc như hình

• Cuối mỗi nhóm EXCEL tự chèn vào một dòng và cho số tổng hợp ở dòng đó Bên trái dòng này

có nút ( ), khi nhắp vào đó sẽ che hết các dòng chi tiết chủa nhóm đó, chỉ giữ lại dòng tổng hợp,nút này sẽ chuyển thành dấu (+), nếu nhắp vào nó sẽ hiện ra các dòng chi tiết như lúc đầu

• Nếu nhắp nút 2 : Chỉ còn các dòng tổng hợp của nhóm và dòng tổng hợp cuối cùng

• Nếu nhắp nút 1 : Chỉ còn chỉ còn dòng tổng hợp cuối cùng

• Nếu muốn hiện lại nguyên các dòng chi tiết như lúc đầu thì nhắp nút 3

- Muốn huỷ bỏ tính năng Data – Subtotal trong CSDL thực hiện Data – Subtotal và chon RemoveAll

Hàm =Subtotal ( Phương thức, danh sách ) dùng để tính trị tổng hợp trong một danh sách cáctrị

Phương thức : 9 : Tổng ( Sum); 1 : Trung bình cộng ( Average ); 2 : Đếm số lần xuất hiện trị số( Count )

Danh sách : Dãy số liệu ( Khối ) muốn tính Subtotal

=SUBTOTAL(9,D 2:D3)

SUBTOTAL(9, F2:F3)

TT HOTEN TRUONG KhOI LOP ĐLT ĐTH ĐTB KQ

- Page Field : Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường này Page Field luôn nằm

phía trên của bảng tổng hợp, trong ví dụ này là TRUONG

- Row field : Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một dòng, nếu số Row fieldnhiều hơn 1 thì sẽ tổng kết các trường này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trên xuống

- Column field : Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một cột, nếu số nhóm nhiều

hơn 1 thì sẽ tổng kết các nhóm theothứ tự từ trái sang phải

- Data field : Vùng chính của bảng tổng hợp, ghi kết quả của một phép toán

Cách tạo bảng tổng hợp :

- Chọn vùng dữ liệu, kể cả tiêu đề cột

- Data – PivotTable and Pivot Char report

- Hộp hội thoại xuất hiện :

Nhấn Next

Nhấn Next

Nhấn nút Layout

Dùng chuột kéo các trường để đưa vào các vùng trong bảng cụ thể

Kéo trường TRUONG thả vào vùng Page

Kéo trường KHOI thả vào vùng Row

Kéo trường LOP thả vào vùng Row

Kéo trường KQ thả vào vùng Column

Không những tính tổng, ta có thể tính bình quân, đếm số lượng, tính max, min…

Cách tạo 1 Consolidate : Gồm các bước sau :

1 Đưa con trỏ vào ô cần đặt dữ liệu tổng hợp ( Ví dụ trên ô B15)

Có thể nhấn vào nút này

để để chọn hiển thị all hay chi tiết

2 Vào thực đơn Data chọn Conssolidate

3 ở ô Function trong hộp hội thoại ta chọn hàm thực hiện Sum ( Ngoài ra ta cũng có thể chọn :

count, Average, Max, Min…)

4 ở ô Reference chọn vùng dữ liệu cần liên kết

5 Nhấp nút Add

6 Lặp lại bước 4,5 cho đến khi chọn xong các vùng dữ liệu

7 ở Use labes in chọn

+ Top row : Hàng đầu của vùng dữ liệu được sử dụng trong vùng đích

+ Left Column: Cột đầu của vùng dữ liệu được sử dụng trong vùng đích, ta cũng có thể chọn mộthoặc cả hai

8 Muốn bảng tổng hợp được cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn có sự thay đổi chọn Create links to

source data (Lưu ý trong trường hợp này các vùng dữ liệu phải ở các tập bảng tính khác nhau)

Nhấn OK sẽ thấy khối kết quả hiện ra

- Dùng để dò tìm một giá trị trong danh sách

- Hàm cho vị trí xuất hiện của trị cần dò trong danh sách

- Danh sách thường là một khối ô nhưng phải nằm cùng trên một cột hay một hàng

Cách dò :

• Cách dò là 1 hay True hay không chỉ định : Tìm trị lớn nhất trong danh sách, nhỏ hơn hay bằng trị

dò , danh sách phải xếp theo tăng dần

• Cách dò là -1 : Tìm trị bé nhất trong danh sách, lớn hơn hay bằng trị dò, Danh sách phải xếp theothứ tự giảm dần

• Cách dò 0 hay false : Tìm trị đầu tiên bằng với trị dò, danh sách không cần xếp thứ tự

8.3 Hàm INSA(Biểu thức )

hơn định mức loại hộ đó thì chỉ tính bằng với định mức mà thôi Muốn biết định mức bao nhiêuthì dùng mã số loại hộ dò trong bảng định mức

(b) Số KW dùng vượt định mức : Nếu sử dụng không nhiều hơn định mức loại hộ đó thì cột này 0,ngược lại thì tính phần KW dùng quá qui định mà thôi

(c) Tiền trong định mức : Lấy số lượng KW đã tính trong cột định mức nhân với giá dành cho điệndành cho loại hộ đó, Muốn biết giá điện là bao nhiêu thì dùng mã số loại hộ dò trong bảng giáđiện

(d) Tiền vượt (nếu có): Mỗi KW vượt định mức tính gấp 2 lần giá qui định cho loại hộ đó

(e) Phải trả : Tiền trong định mức + tiền vượt định mức

Tiền trong ĐM

Tiền vượt ĐM

Phải trả

4 D002 Trần Văn Thanh CB-A 220 330

5 D003 Nguyễn Thành Căn ND-A 270 300

16 D014 Đinh Trường Văn CQ-C 250 300

17 D015 Lê Văn Long CB-C 200 260

(I3) =G3*2*(H3/F3)

(J3) =H3+I3

IN BẢNG TÍNH

1 XEM TRƯỚC KHI IN

Để xem trước khi in nhắp Print Preview trong trang in bảng tính có những thành phần sau

- Header : Tiêu đề đầu mỗi trang in

- Footer : Tiêu đề cuối mỗi trang in

- Title : Tiêu đề của bảng tính

- Top Margin : Khoảng cách từ lề trên trang giấy đến nội dung

- Bottom Margin : Khảng cách từ dưới trang giấy đến nội dung

- Left Margin : Khoảng cách từ lề trái đến nội dung

- Right Margin Khoảng cách từ lề phải đến nội dung

- Header Margin : Khoảng cách từ lề trên đến nội dung Header

- Footer Margin : Khoảng cách từ lề dưới đến nội dung Footer

2 ĐỊNH DẠNG TRANG :

- File – Page Setup : Chọn các bảng sau để chọn lại trang in

2.1 Bảng Page : Thay đổi kiểu in hay khổ giấy

- Trong Orientation chọn :

• Portrait : In đứng

• Landscape : In ngang

2.2 Định lề trang in :

Bảng Margin : định lại Top, Botton, Left, Right, Header, Footer

2.3 Chèn tiêu đề trang : Bảng Header/ Footer

- Trong bảng Header/ Footer : nếu không muốn tạo tiêu đề thì chọn None

- Nếu muốn tạo tiêu đề trang theo ý muốn nhắp chọn Custom Header ( Footer ) hay Custom Footer Trong hộp hội thoại Header ( Footer ) ta có ghi nội dung hay chèn các ký hiệu vào các khung bênphải, trái, giữa của Header ( Footer )

Chọn Font chữ

2.4 Chọn vùng in và đặt tiêu đề cho bảng tính ( Chọn bảng Sheet )

- Print area : Xác định vùng cần in trong bảng tính

- Muốn giữ tiêu đề của nội dung bảng tính cho mỗi trang in, khi đó cần xác định địa chỉ của dònghay cột cần in lại trong khung :

• Row to repeat at top ( Dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang ) hay Column to repeat at left

Trong mục Print : Nếu đánh dấu các chọn lựa

 Gridlines : In nội dung bảng tính có kẻ khung

 Row and column heading : Có in tên cột và hàng của bảng tính

 Black and while : Chỉ in đen trắng

 Draft quality : chế độ in Draft đó nhắp OK để hoàn tất định dạng trang

3 IN BẢNG TÍNH :

• Page(s) để in từ trang From : đến trang To :

Nhắp OK để thực hiện in

LÀM VIỆC VỚI NHIỀU BẢNG TÍNH

1 LÀM VIỆC VỚI NHIỀU BẢNG TÍNH :

+ Trong một tập tin Excel ( WorkBoook ) có nhiều bảng tính ( Work Sheet ),Muốn làm việc vớibảng tính nào chỉ việc nhắp chuột vào tên của bảng tính đó trên thanh Sheet Tabs

+ Muốn làm việc với nhiều tập tin, ta mở lần lượt các tập tin, trên màn hình là bảng tính của tập tin

mở sau cùng Để chuyển sang làm việc với tập tin khác ta chọn Window, nó liệt kê các bảng tínhđang mở với số thứ tự của chúng, muốn chuyển đến bảng tính nào thì chỉ cần nhắp chuột vào tênbảng tính đó trong danh sách của cửa sổ Window

+ Khi mở nhiều tập tin cùng một lúc, nếu muốn cho hiện tất cả các bảng tính trên màn hình ta làmnhư sau :

Chọn Window – Arrange, xuất hiện hộp thoại :

- Chọn mục Title : Cửa sổ bảng tính phủ kín màn hình

- Chọn mục Horizontal : Các bảng tính xếp theo chiều ngang

- Chọn mục Vertical : Các bảng tính xếp theo chiều dọc