LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác. Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một một học sinh thực tập, sau hai năm được học tập tại trường Chính trị tỉnh Hà Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo trung cấp hành chính văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế. Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là: Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức hành chính văn thư trong tương lai. Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở. Và sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích. Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính Văn thư, tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau: Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang. Thời gian thực tập: từ ngày 1582011 đến ngày 12102011. Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh Cán bộ Văn phòng Thống kê UBND xã Tân Quang. Quá trình thực tập: TT Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Phương hướng thực hiện 1 Từ 158 đến 208 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Quang Thu thập thông tin Hỏi + Điều tra + Ghi chép 2 Từ 208 đến 59 Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách của cơ quan Thu thập thông tin về cơ quan Đọc + Ghi chép 3 Từ 59 đến 159 Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của UBND xã Tân Quang Thu thập thông tin Đọc + Nghiên cứu 4 Từ 159 đến 309 Thực tập các nghiệp vụ chuyên môn và các hoạt động khác Thực hành công việc Thực hiện công việc + Ghi chép 5 Từ 309 đến 710 Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập Đánh giá hoạt động cải cách hành chính tại cơ quan Thực hành công việc Thực hiện công việc + Ghi chép 6 Từ 710 đến 1310 Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng Hoàn thành báo cáo thực tập Tổng kết rút kinh nghiệm Thực hành công việc, Hoàn thành báo cáo thực tập Thực hiện công việc + Ghi chép
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Hoạt động phòng hành chính - văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, văn phòng hành chính - văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả Một văn phòng hành chính -văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại
Phòng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính… phòng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác
Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người Là một một học sinh thực tập, sau hai năm được học tập tại trường Chính trị tỉnh Hà Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo trung cấp hành chính - văn thư Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
- Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình
xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức hành chính - văn thư trong tương lai
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở
Và sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích
Trang 2Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính - Văn thư, tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau:
- Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang
- Thời gian thực tập: từ ngày 15/8/2011 đến ngày 12/10/2011
- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh - Cán bộ Văn phòng - Thống kê UBND xã Tân Quang
- Quá trình thực tập:
T
T
Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Phương hướng
thực hiện
1 Từ 15/8
đến 20/8
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Quang
Thu thập thông tin
Hỏi + Điều tra + Ghi chép
2 Từ 20/8
đến 5/9
Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách của cơ quan
Thu thập thông tin về
cơ quan
Đọc + Ghi chép
3 Từ 5/9
đến 15/9
Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của UBND xã Tân Quang
Thu thập thông tin
Đọc + Nghiên cứu
4 Từ 15/9
đến 30/9
Thực tập các nghiệp vụ chuyên môn và các hoạt động khác
Thực hành công việc
Thực hiện công việc + Ghi chép
5 Từ 30/9
đến 7/10
- Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng
- Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập
- Đánh giá hoạt động cải cách hành chính tại cơ quan
Thực hành công việc
Thực hiện công việc + Ghi chép
6 Từ 7/10
đến 13/10
- Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng
- Hoàn thành báo cáo thực tập
- Tổng kết rút kinh nghiệm
Thực hành công việc, Hoàn thành báo cáo thực tập
Thực hiện công việc + Ghi chép
Trang 3Nội dung báo cáo thực tập gồm có 3 chương:
Chương I: Tình hình, đặc điểm của UBND xã Tân Quang.
Chương II: Những việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập Chương III: Phần kết luận và đề nghị
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn
Trang 4
Chương I:
TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN QUANG
I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ TÂN QUANG
1 Vị trí địa lý
Xã Tân Quang nằm ở phía Bắc của huyện Bắc Quang, cách trung tâm huyện lỵ 14km Danh giới hành chính được xác định như sau:
- Phía Bắc giáp xã Tân Thành
- Phía Đông giáp xã Đồng Tâm
- Phía Tây giáp xã Tân Lập
- Phía Nam giáp xã Việt Vinh
Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì, do đó rất thuận lợi cho việc giao lưu phát triển kinh tế - xã hội theo hướng mở cửa với bên ngoài Đặc biệt đường quốc lộ 2 chạy qua xã với chiều dài 4,8km Tổng diện tích tự nhiên là: 1.252,7 ha Địa bàn xã có 8 thôn, trong đó có 6 thôn Nông nghiệp gồm: thôn Tân Lâm, Tân Tiến, Vinh Ngọc, Mục Lạn, Mỹ Tân và Nghĩa Tân Hai thôn còn lại là Xuân Hoà và Vinh Quang chủ yếu làm kinh doanh và các dịch vụ khác
2 Điều kiện xã hội
Với vị trí là một xã thuộc trung tâm các xã như: Đồng Tâm, Tân Lập, Tân Thành, Việt Vinh và đặc biệt là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì nên tốc độ đô thị hoá phát triển nhanh ở tất cả các thôn Theo định hướng của Tỉnh, Huyện
dự kiến Tân Quang thành trung tâm huyện lỵ mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhận một lượng dân cư không nhỏ từ các nơi khác đến sinh sống Điều này tác động rất lớn đến sự hình thành và thúc đẩy các điểm, khu dân cư, các khu vực kinh tế, công nghiệp, dịch và các ngành nghề truyền thống…
Dân số toàn xã có 4.962 nhân khẩu với 1.216 hộ gia đình Xã có 13 dân tộc anh
em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.781 nhân khẩu, chiếm 76%, dân tộc Hoa có 522 nhân khẩu, chiếm 10,5%, dân tộc Tày có 314 nhân khẩu, chiếm 6,3%, còn lại là các dân tộc khác như Dao, Nùng, H.Mông, Cao Lan, Pú Y, Mường, Giấy, Sán Dìu, Ngạn Trên địa bàn xã có 01 nhà thờ Công giáo với 126 hộ = 440 khẩu Mật độ dân số trung bình
là 4,2người/ha
3 Hệ thống chính trị
3.1 Hệ thống chính trị của xã gồm:
Trang 5- 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (08 chi bộ nông thôn, 02 chi bộ trường học và 01 chi bộ cơ quan) với 165 Đảng viên
- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
- Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ trực thuộc với 190 hội viên
- Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên
- Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên
- Đoàn Thanh niên xã có 11 chi đoàn với 114 đoàn viên
3.2 Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn:
Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định Tuy nhiên, do quá trình đô thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn xã hội Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi
bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã
II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.
Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước
UBND xã Tân Quang có trụ sở tại thôn Vinh Quang, xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng
* UBND xã Tân Quang thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các lĩnh vực sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội,
Trang 6văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các chính sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
và công đoàn ở địa phương
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng
vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác
- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội
- Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương
- Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương
- UBND xã Tân Quang còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở địa phương
* UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên
III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.
a Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã
do Chủ tịch UBND quy định
Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ UBND xã Tân Quang như sau:
* Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09
Trang 7b Sơ đồ tổ chức:
Cán bộ
Văn phòng
- thống kê
Cán bộ Địa chính
- xây dựng
Cán bộ
Tư pháp
- Hộ tịch
Cán bộ
Kế toán -tài chính
Chỉ huy trưởng quân sự
Trưởng Công an
Cán bộ Lao động TBXH
Cán bộ Văn hoá thông tin
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với
UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự
thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công
c Nguyên tắc làm việc của UBND xã
* Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai
trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách
và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công
* Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban
nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể xã trong quá tình triển khai thực
hiện mọi nhiệm vụ
* Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu
Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch UBND
Trang 8quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã
* Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBDN xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền trong sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân
IV TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.
1 Công tác văn phòng.
1.1 Chức năng
Cán bộ Văn phòng - Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tân Quang trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định
* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên
* Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến
* Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban,
1.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng có 01 Cán bộ Văn phòng - Thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật
Trang 9Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình
1.4 Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc của văn phòng được thuận lợi hơn Hiện nay văn phòng đã có: máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho công tác của mình
2 Công tác văn thư - lưu trữ
2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Tân Quang
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành Như chúng
ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm
rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹ thuật cáp Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chỉ là cán bộ bán chuyên trách do vậy không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra Do vậy mà hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND huyện Bắc Quang tổ chức theo sự chỉ đạo chung của UBND huyện Bắc Quang, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần thiết
Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ
Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung Có nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của
cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan Đó là Phòng hành chính “Một cửa”
2.2 Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông
Trang 10báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần đây:
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt
2.3 Quản lý công văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
