PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính Ba Đình Hà Nội: Số điện thoại: 04 3762 6620 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10. 6. 1995 theo quyết định số 118 QĐ TCCP của Trưởng Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ. Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm: Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh ghi âm; Tin học và công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành lập ngày 1061995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua. 1.2 Vị trí và chức năng 1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao. 2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội 1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân: a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp; d) Các tài liệu khác được giao quản lý. 2. Thực hiện hoạt động lưu trữ: a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm; b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác; d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm; 3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân
Công tác văn thư lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dung của công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đãtrở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển Đảng và Nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy,các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên
Trang 2môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác này bước đầu đi vào
nề nếp
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ, góp phần hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ trong văn phòng hiện nay
Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc gia III đã cho em đến thực tập tại cơ quan
và được phân công vào phòng Chỉnh lý tài liệu Về tại cơ quan với những kiến thức chuyên môn về văn thư lưu trữ được các thầy cô trong Trường trang bị đầy đủ
và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu tình hình tổ chức bộ máy chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành một số khâu nghiệp vụ của Công tác lưu trữ tại cơ quan
Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Văn thư lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày càng tốt hơn.Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ quốc gia 3 đặc biệt là cô Phạm Thị Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để em có điều kiện tiếp xúc học hỏi những kinh nghiệm thực hành một số khâu nghiệp vụ về Công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình.Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên em còn nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm thiếu sót nên em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô và Ban Giám đốc Trung tâm để em có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu cho bản thân nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Học sinh thực hiện
Nguyễn Thị Mừng
Trang 3PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội:
Số điện thoại: 04 3762 6620
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10 6 1995 theo quyết định số118/ QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ
Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:
* Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc
* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Thành lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả mộtquá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua
1.2 Vị trí và chức năng
Trang 41 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối vớitài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ
sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý
2 Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm
Trang 54 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy định của Cục trưởng
6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
Phòn
g công
bố và giới thiệu tài liệu
Phòn
g tin học
và công
cụ tra cứu
Phòn
g đọc
Phòn
g tài liệu nghe nhìn
Phòn
g hành chính
tổ chức
Phòn
g kế toán
Phòn
g bảo
vệ và phòng cháy chữa cháy
10 đơn vị thuộc Trung tâm:
1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu
Giúp Giám đốc thực hiện việc lựa chọn, thu thập và sưu tầm các loại hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho
Trang 62 Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho
3 Phòng Bảo quản tài liệu
Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu
4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
Công bố, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với độc giả
5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
6 Phòng Đọc
Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả của tài liệu lưu trữ, quản lí tư liệu nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm
7 Phòng Tài liệu nghe nhìn
Giúp Giám đốc quản lí tài liệu nghe nhìn, xử lí kĩ thuật nghiệp vụ và đáp ứng nhu cầu sử dụng
Giúp việc cho Trưởng phòng và một Phó phòng
Trang 710 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong thư viện.Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị
Hướng dẫn và giám sát bạn đọc thưc hiện nội quy, quy định của thư viện Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của thư viện Trông giữ xe cho cán bộ lao động của đơn vị và khách đến liên hệ công tác
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức về phòng cháy và chữa cháy; hướng dẫn xây dựng phong trào quần chúng tham gia hoạt động phòng cháy và chữa cháy
Thực hiện các biện pháp phòng cháy; chữa cháy kịp thời khi có cháy xảy ra
1.5 Lãnh đạo Trung tâm
1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc
*Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giám đốc phụ trách chung và trực tiếp quản lí công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan
*Phó giám đốc: Phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ kiêm phụ trách trực tiếp công tác sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập tài liệu
Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa
2 Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giám
Trang 8đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Trung tâm.
3 Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách
1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.Tài liệu Hành chính
2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3 Tài liệu phim ảnh ghi âm
4 Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộcTổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội lànhững chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay
Trang 9Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chínhsau:
1 Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loạibáo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc
2 Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo
và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác
3 Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch, báo cáo về quân sự Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân vận
4 Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt (1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các
hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tácquốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác
5 Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện pháp xâydựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam Trong đó
có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công chính của các ngành và các địa phương Trong đó có những tài liệu phản
Trang 10ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"
6 Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam Trong đó có nhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật;
về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách giáo dục
7 Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêu chiếnlược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quanhiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội,Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong
9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000 mét giá tàiliệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác
III - Tài liệu nghe nhìn:
Trang 111 Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời
sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiếntranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt Nam
2 Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng thángTám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình chuẩn bị và xâydựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn
3 Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần
300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người
Trang 12Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng
IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này.Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ
sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống
Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn
là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài liệulưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy
đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1 Thực trạng hoạt động quản lí
Bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
Trang 13quyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Do nhận thức được công tác văn thư lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến công tác văn thư Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ với mục đích đưa công tác này ngày càng trở lên tốt hơn
Công tác văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ quốc gia III đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính tổ chức Trưởng Phòng Hành chính tổ chức là người chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ
Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp theo các văn bản quy định, hướngdẫn của cơ quan Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, các quy định của Bộ Nội
vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản Quy phạm pháp luật
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ như:
- Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
- Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về
tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;
- Thông tư số 120/BT ngày 29 tháng 7 năm 1974 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương;
Trang 14- Thông tư số 101/BT ngày 09 tháng 5 năm 1977 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;
- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng
về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 11 tháng 12 năm 1982;
- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Quyết định số 228-QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:1992 - Văn bản quản lý nhà nước (Mẫu trình bày);
- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;
- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15 tháng 4 năm 2001;
- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật gồm có 7 chương và 42 điều
Trang 15- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ…
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…
Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III còn ban hành:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc ban hành, quản lý văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
Trang 16- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia tại Phòng đọc (ban hành kèm theo Quyết định số 83/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày 19/4/2006)
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Quốc gia III
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức có giá trị về nhiều mặt và được bảo quản tập trung tại một kho lưu trữ
Tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Giám đốc trung tâm đã ban hành Quyết định số109/TTIII-QĐ-BQ về phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1 Toàn bộ tài liệu
do trung tâm quản lí đều được bảo quản tại nhà kho A1 Cụ thể:
Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lí tổng hợp và tài liệu phim ảnh, ghi âm.Tầng 2: Tài liệu hành chính: nhóm phông kinh tế
Tầng 3 và 4: Nhóm tài liệu khoa học, kĩ thuật
Tầng 5: Tài liệu hành chính: nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội, các liên khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ
Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III được bảo quản tương đối tốt Tài liệu trong kho được bảo quản bằng các trang thiết bị hiện đại nhất, làm giảm tối đa các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ Việc đưa tàiliệu của phông lưu trữ quốc gia III ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của các tổ chức, cá nhân luôn được các công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm và chú trọng
2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ
Bộ phận văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có nhiệm vụ:
+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ , đảm bảo các thông tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời
Trang 17+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng các đồng chí lãnh đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách…
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có hai cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư và lưu trữ Họ là người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tòi trau dồi kinh nghiệm trong việc tiếp xúc với cái mới Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Họ luôn năng động và với tấm lòng yêu nghề có gắn bó với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Về lý thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sử dụng rộng rãi trong việc nghiên cứu lịch sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội Tuy nhiên tài liệu còn mang tính bảo mật về nội dung vì vậy người làm công tác lưu trữ phải tuyệt đối bí mật, thận trọng và nguyên tắc Cán bộ làm văn thư lưu trữ phải là người giác ngộ giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật của nhà nước Vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ luôn đặt tính bí mật lên hàng đầu và thường xuyên được bồi dưỡng tập huấn về chuyên môn để nâng cao
và tiếp thu những cách làm và phương pháp mới
2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thường xuyên tổ chức các cuộc Hội nghị tổng kết theo từng tháng, từng quý và từng năm nhằm nhìn lại kết quả, thành tựu đã đạt được; đưa các vấn đề thảo luận, bàn bạc để đề ra phương hướng giải quyết Việc
tổ chức các cuộc hội nghị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá trình triển khai, thực hiện nghệp vụ
2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công nghệ thông tin là công nghệ xử lí thông tin bằng các phương tiện điện tử bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kĩ thuật hiện đại chủ yếu là kĩ thuật máy tính nhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của
xã hội
Ban Giám đốc Trung tâm đã thường xuyên chỉ đạo phải đẩy mạnh công tác tin học
và Công cụ tra cứu và đã đưa việc tra tìm tự động trên máy tính cảm ứng; xây dựng
Trang 18chương trình phần mềm quản lí tài liệu qua sách báo, tạp chí , phần mềm quản lí hồ
sơ, kỉ vật của cán bộ đi B, xây dựng trang web của Trung tâm…
Bên cạnh đó, Trung tâm cũng thường xuyên nghiên cứu, triển khai thực hiện các nội dung, đề tài khoa học
Tổ chức thực hiện quyết định của Sở nội vụ về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác nghiệp vụ lưu trữ
2.1 6 Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ
Cùng với việc thực hiện chỉ đạo các nghiệp vụ luu trữ, công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưu trữ cũng là việc làm rất quan trọng thông qua kiểm tra, cơ quan quản lí sẽ nắm được tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, tồn tại của các đơn vị trong qua trình thực hiện nghiệp vụ Trên cơ sở đó có những biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, phù hợp
Tại Trung tâm, hoạt động kiểm tra được tổ chức khá thường xuyên
+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm
+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “ người nào
vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp luật về công tácVăn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật”
+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước toàn cơ quan, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình sự ( nếu đặc biệt nghiêm trọng như làm mất VB, giấy tờ); giả mạo chữ ký & con dấu
Hàng năm, tại Trung tâm thường tổ chức các hoạt động tổng kết công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệm triển khai kế hoạch trong năm tới
2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ
Trang 19– Thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ có sự hợp tác, hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước và tổ chức quốc tế.
– Tăng cường và phát triển hiệu quả các mối quan hệ họp tác đa phương và song phương sẵn có, đồng thời tiếp tục tìm kiếm các triển vọng họp tác mới với các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới để giao lưu học hỏi và tranh thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của các nước về khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ
– Tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo về khoa học và thực tập kỹ thuật lưu trữ trong nước và nước ngoài cho cán bộ lưu trữ Việt Nam với sự giúp đỡ, tài trợ của các tổ chức, các chuyên gia quốc tế
– Hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức các hoạt động nghiệp
vụ nhằm phát huy giá trị của di sản tư liệu thông qua các hội thảo khoa học, trưng bày triển lãm, công bố xuất bản các ấn phẩm về tài liệu lun trữ…
– Tiếp tục hợp tác, nhờ tư vấn của nước ngoài để thực hiện các chương trình, dự ánkhoa học lưu trữ nhằm tháo gỡ những vấn đề vướng mắc trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ
2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
Trang 20Bước 1:Đặt tên loại văn bản (Xác định mục đích, ý nghĩa, nội dung và đói tượng của văn bản)
Bước 2:Soạn đề cương và soạn thảo văn bản (Xác định các ý chính và thu thập thông tin)
Bước 3:Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
Bước 4:Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản (Kiểm tra các yêu cầu về thể thức, chính tả )
Bước 5:Trình kí văn bản (Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản)
Bước 6:Đóng dấu (Ghi ngày, tháng, năm, số kí hiệu, nơi nhận và đăng kí vào sổ),Bước 7:Phát hành và lưu văn bản (Gửi bằng văn bản cho đối tượng trực tiếp thực hiện, gửi qua trang web)
Văn thư sẽ photo ít nhất 3 bản:
1 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận
1 bản lưu ở văn thư
1 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
*Nhận xét:
Ưu điểm:
+ Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Thực hiện theo quy trình 7 bước trong soạn thảo văn bản, xác định mục đích, nộidung cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lí thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo, nhân bản văn bản, làm thủ tục phát hành
+Kĩ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện tốt đảm bảo cho văn bản khi ban hành
có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu
Trang 21Nhược điểm:
+ Vẫn còn một só ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản vẫn chưa tuân theo đúngquy định Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản,thể thức đề kí văn bản, trình bày chưa đẹp
+Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình
2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư
Việc quản lí văn bản được thực hiện theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn 425/VTLTNN - NVTW của Cục VT< NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
*Quản lí và giải quyết văn bản đi:
+Trình tự giải quyết văn bản đi
Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để ký ban hành văn bản Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành, chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối
về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và phát hành văn bản Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo
+ Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.Thông thường, văn bản chuyển đi theođường Bưu điện Trường hợp cần gấp, muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ,
ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận)
Trang 22+Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
*Quản lí và giải quyết văn bản đến
+Tiếp nhận và xử lí văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Những văn bản chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi Văn bản đến phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc thường trực khi có ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất
+ Phân phối văn bản
Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu GĐ đi vắng) là người trực tiếp bút phê phânphối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết
+Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến
Văn thư nhận văn bản đến đã được xử lý giao việc từ Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng), chuyển đến bộ phận phô tô để nhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo Sau khi nhận văn bản từ bộ phận phô tô,văn thư vào sổ và chuyển cho các phòng ban, cá nhân có liên quan Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công việc ký nhận văn bản tại sổ của văn thư
Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết Giảiquyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủynhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
Trang 23trách Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân
có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Nhận xét:
+ Văn bản đi của của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được quản lí đúng quy định.+ Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
+ Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình, thống nhất chặt chẽ, khoa học
+ Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng cao
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền cong tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa…
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng cán bộ từng nhân viên trong quá trình giải quyết cần chú trọng thu thập kịp thời văn bản tài liệu để đưa vào hồ sơ; tài liệu về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc đó
Việc lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được thực hiện rất nghiêm chỉnh Mỗi cán bộ, nhân viên, đơn vị trong cơ quan dều có trách nhiệm trong việc lập hồ sơ hiện hành, vì vậy việc lập hồ sơ hiện hành tại đây rấy đầy đủ nên hàng năm khi nộp hồ sơ vào lưu trữ không có tình trạng thiếu văn bản hồ sơ
Trang 24Tuy nhiên, tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập
hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lí, săp xếp lại hồ sơ tài liệu và xác định giá trị tài liệu Do
đó, gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lí công tác lưu trữ của cơ quan
2.2.1.4 Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
Việc quản lí và sử dụng con dấu tại văn thư được thực hiện tốt, tuân theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lí và sử dụng con dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chứchoặc tên của phụ lục
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III thì Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức là ngườichịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về việc quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu Con dấu của Trung tâm được bảo quản an toàn trong két sắt
Hiện nay, Trung tâm có các loại con dấu như: Dấu của Trung tâm, dấu chức danh (Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng và Phó Phòng Hành chính - Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
Nhận xét:
Trang 25Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu Dấu chỉ được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ kí thẩm quyền của người kí văn bản
Việc đóng dấu được tuân theo đúng quy định của pháp luật, chưa xảy ra trường hợp đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định
Không có trường hợp đóng dấu khống chỉ
Khi đóng dấu những văn bản tài liệu không bảo quản bản lưu tại Văn thư thì cán
bộ văn thư có sổ theo dõi riêng
2.2.2 Về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội
2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác
sử dụng Vì vậy việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ là một công việc tất yếu và thường xuyên
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Làm tốt công tác này sẽ làm hoàn chỉnh tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
*Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan
Trang 26Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật.
Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
1 Công tác thu thập, bổ sung khối tài liệu hành chính
Tổng số Phông lưu trữ: 240 phông; trong đó: 35 phông đã chỉnh lí hoàn chỉnh, 45 phông đã chỉnh lí sơ bộ
Tổng số mét giá tài liệu: 81112m của các cơ quan nhà nước: Quốc hội, Chính phủ,Liên khu đã giải thể…Chỉnh lý hoàn chỉnh 216236 HS/ĐVBQ (2731,7 m); chỉnh
lý sơ bộ 264040 HS/ĐVBQ (4161,4m)
Nội dung loại hình tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam từ những ngày đầu dựng nước đến cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mĩ tiến tới thống nhất và xây dựng xã hội chủ nghĩa
2 Công tác thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật
Bảo quản khoảng 2647,7 mét giá tài liệu, trong đó: chỉnh lý hoàn chỉnh 23806 HS/ĐVBQ (1231 m) của 54 công trình, đề tài; chỉnh lí hoàn chỉnh 12 công trình lớn: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc- Nam, Nhà máy thủy điện Sông Đà…
3 Công tác thu thập và bổ sung khối tài liệu phim - ảnh – ghi âm (tài liệu nghe nhìn)
Tài liệu nghe nhìn mới xuất hiện vào cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX cho đến nay nhưng tốc độ phát triển rất nhanh so với các loại hình tài liệu khác
Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III đang bảo quản:
Tài liệu ghi hình: Tổng số cuộn phim là 377 cuộn, băng video 344 cuộn, 22 đĩa (quy ra 271 giờ)
Tài liệu ảnh: tổng số phim âm bản là 55822 chiếc; tổng số ảnh là 112401 chiếc (đã thống kê biên mục 29605 chiếc)
Tài liệu ghi âm: Tổng số 3720 cuộn băng, 1081 đĩa (7201,5 giờ)