Báo cáo thực tập Công tác văn thư tại UBND xã Phong Huân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Vài nét về xã Phong Huân 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân 3 2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 4 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4 1.2 Phòng làm việc của văn phòng. 5 1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kì của cơ quan. 7 1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân: 7 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng. 9 1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo. 10 1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 10 2. Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân. 11 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 12 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 12 2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Nhận xét ưu, nhược điểm. 22 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 26 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 27 2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác của cơ quan đó.) 28 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung. 29 III. Kết luận và đề xuất 30 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Phong Huân. 30 1.1. Ưu điểm: 30 1.2. Nhược điểm: 31 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 31 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Vài nét về xã Phong Huân 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân 3

2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3

II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 4

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4

1.2 Phòng làm việc của văn phòng 5

1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kì của cơ quan 7

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân: 7

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 9

1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo 10

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 10

2 Khảo sát về công tác văn thư 11

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân 11

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 12

2.2.3 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 12

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Nhận xét ưu, nhược điểm 22

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

cơ quan 262.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 272.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm

so với nhu cầu công tác của cơ quan đó.) 28

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung 29III Kết luận và đề xuất 30

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Phong Huân 301.1 Ưu điểm: 301.2 Nhược điểm: 31

2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 31

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Sinh thời bác Hồ cũng đã dạy “Học phải đi đôi với hành” và để nâng caochất lượng giáo dục đào tạo cho học sinh, đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hộiTrường đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên đi thực tập, thực tế tại các

cơ quan đơn vị vào cuối mỗi khóa học

Lý thuyết gắn liền với thực tế nếu như lý thuyết trang bị cho học sinhnhững kiến thức cơ bản về ngành nghề thì quá trình đi sâu, đi sát vào thực tế để

cụ thể hóa lý luận, giúp cho học sinh hiểu rõ hơn lý thuyết đã học và làm quenvới công việc Từ đó rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp, phẩm chất của người cán

bộ Hành chính – Văn phòng trong tương lai Công tác Hành chính ngày càngchiếm một vị trí rất quan trọng

Được sự giúp đỡ của Lãnh đạo xã, sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộhướng dẫn thực tập, các anh chị, và các cô chú cùng với sự nỗ lực của bản thân,

em đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình Đặc biệt hơn em đã làm tốt công tácvăn phòng (chuyên nghành chính), được tiếp xúc và làm công việc Văn thư, Lưutrữ, được tiếp xúc với văn bản tài liệu, đó là những điều kiện để nâng cao trình

độ hiểu biết và kinh nghiệm thực tế cho em sau khi ra trường

Mỗi cuốn sách là một tri thức khác nhau đem lại cho nhau chúng ta nhữnghiểu biết về một lĩnh vực nào đó và báo cáo của em là kết quả của 2 tháng thựctập tại Uỷ ban nhân nhân xã Phong Huân về chuyên ngành hành chính vănphòng

Vì kinh nghiệm thực tế còn ít cộng thêm sự bỡ ngỡ, bản báo cáo của em

có nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các Thầy giáo,

Cô giáo, cùng các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn./

Em xin chân thành cảm ơn!

Vài nét về xã Phong Huân

Phong Huân là một xã thuộc huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

Xã có vị trí:

Phía Bắc giáp xã Bằng Lãng, xã Đại Sảo

Phía Đông giáp xã Đại Sảo, xã Yên Mỹ

Phía Nam giáp xã Yên Nhuận

Phía Tây giáp xã Bình Trung, xã Nghĩa Tá

Xã Phong Huân có diện tích 24,36 km2

Trên địa bàn có nhiều khe suối nhỏ như Vân Hồ, Nà Ca, Khuổi Lai…

Xã Phong Huân được chia thành các thôn: Bản Cưa, Nà Tấc, Pác Cộp, NàChợ, Nà Mạng, Khuổi Xỏm

Toàn xã có hơn 1000 dân Toàn xã có 3 dân tộc anh em sinh sống Tày,Nùng, Kinh

Về nông nghiệp người dân ở đây chủ yếu là trồng lúa, và các cây lươngthực khác như ngô, lạc, đỗ tương các loại cây ăn quả như cây hồng, cam, quýt,

về cây lâm nghiệp như cây keo, cây mỡ, bồ đề….diện tích trồng cây lương thực

và cây lâm nghiệp ngày càng được mở rộng

Về chăn nuôi thì chủ yếu là nuôi trâu, lợn, bò……

Về thủy sản thì chủ yếu là nuôi các loại cá như các trắm cỏ, cá chép, cáchim…

Về lĩnh vực văn hóa – xã hội số lượng học sinh sinh viên đỗ vào cáctrường trung cấp, cao đẳng, đại học ngày càng cao Phong trào “ Toàn dân đoànkết xây dựng đời sống văn hóa ” được đông đảo người dân hưởng ứng việc thựchiện nếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội được đưa vào hươngước, quy ước của từng thôn, bản và được người dân hưởng ứng đồng tình hưởngứng tích cực Một số lễ hội vẫn được bảo tồn và lưu giữ đến ngày hôm nay như

lễ hội lồng tồng vào dịp đầu xuân năm mới Tình hình an ninh trật tự, chính trị

an toàn xã hội luôn được giữ vững

Người dân ở đây có tinh thần đoàn kết, sống hòa thuận với nhau cùnggiúp đỡ nhau xóa đói giảm nghèo

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân

- Xây dựng, trình hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy địnhtại khoản 1, 2, 4 Điều 33 của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và

tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã

- Khoản 1 Điều 33 Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm

vụ, quyền hạn của HĐND xã

- Khoản 2 Điều 33.Quyết định biện pháp đảm bảo trật tự, an toàn xã hội,đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác phòng,chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệtài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tàisản các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã

- Khoản 4 Điều 33 Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địabàn; dự toán thu, chi ngân sách xã quyết định chủ trương đầu tư chương trình,

dự án của xã trong phạm vi được phân quyền

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp

ủy quyền cho UBND xã

2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân

UBND xã Phong Huân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên phụ tráchquân sự, Uỷ viên phụ trách công an

Xã Phong Huân là xã loại II có một Phó Chủ tịch

Những phòng ban giúp việc cho UBND xã:

7 Phòng Địa chính - xây dựng

(Sơ đồ bộ máy cơ quan xem phụ lục 1)

II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng cấu thành nên cơ quan nó là

bộ phận làm việc tổng hợp trực tiếp hoặc gián tiếp hỗ trợ cho công việc quản lýcủa cơ quan là trung tâm thu thập và xử lý thông tin kết nối và hỗ trợ cho cácđơn vị khác đồng thời đảm bảo công tác hậu cần

1.2 Chức năng của văn phòng: Trong thực tế có rất nhiều các quan niệm,cách nhìn khác nhau về phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên gọi khácnhau Tuy nhiên, bất kì văn phòng của cơ quan nào đều phải thực hiện 2 chứcnăng là: tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần

+) Chức năng tham mưu tổng hợpvà nhiệm vụ của văn phòng

- Văn phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc cho UBND vàHĐND

- Tham mưu là hoạt động tư vấn, góp ý đề xuất đưa ra các giải pháp cách

thức để giải quyết vấn đề sự việc trên cơ sở đó lãnh đạo xem xét, quyết định

- Tổng hợp là hoạt động thu thập, phân tích, xử lý thông tin để tìm ra

những thông tin có giá trị nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan trong quátrình giải quyết công việc

- Tham mưu và tổng hợp có quan hệ khăng khít, tương hỗ cho nhau muốntham mưu tốt thì phải tổng hợp tốt, tổng hợp chính là cơ sở cho hoạt động thammưu

- Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp qua những côngviệc như tham mưu xây dựng bộ máy văn phòng, tham mưu trong việc xây dựngquy chế, trong việc xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác, tham mưutrong việc xây dựng đề án, chiến lược, tham mưu trong việc xây dựng cơ sở vậtchất, hạ tầng, kĩ thuật trong chiến lược đối nội, đối ngoại Theo dõi đôn đốc vàthẩm định nội dụng chương trình, kế hoạch, báo cáo dự thảo

- Tham mưu giúp UBND xã xây dựng các quy định về cải cách hànhchính trong việc xử lý công việc thuộc phạm vi của văn phòng Quản trị mạngcông nghệ thông tin nội bộ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạtđộng văn phòng.

- Là đầu mối quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành văn bản

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạc công tác tháng, quý, 6 tháng,

cả năm

- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quyđịnh

+) Chức năng hậu cầnvà nhiệm vụ của văn phòng

- Hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo các yếu tố về cơ sở vậtchất kĩ thuật, y tế, môi trường, an ninh nhằm đảm bảo tốt cho hoạt động của các

cơ quan

Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần qua những việc như sau:

- Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, buổi làm việc, tiếp khách của cơquan, các chuyến đi công tác các chương trình sự kiện của cơ quan

- Đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường an ninh trật tự của cơ quan

- Tổ chức tốt công tác y tế chăm sóc sức khỏe đời sống cho cán bộ, nhânviên

- Tổ chức phòng chống cháy nổ cho cán bộ nhân viên

- Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, trang trọng, lịch sự, tiết kiệm và tiếnhành công tác đối nội, đối ngoại

- Tổ chức các buổi tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếunại tố cáo và kiến nghị của công dân; thực hiện công tác phòng chống, chốngtham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của cơ quan văn phòng theo quyđịnh của pháp luật

1.2 Phòng làm việc của văn phòng.

Mỗi ngày công chức phải mất 8 giờ làm việc ở văn phòng cơ quan đây là

một khoảng thời gian khá dài, thêm vào đó đây là khoảng thời gian mà các cán

bộ mất nhiều công sức nhất trong ngày Nếu nhân viên có đủ sự thoải mãi họ sẽthấy hứng thú với công việc và đỡ mệt mỏi Cùng với đó năng suất lao độngcũng được tăng lên do đó công tác văn phòng phải chú ý tới công việc tạo điềukiện tăng sự hào hứng, an toàn để công chức làm việc lâu dài Người ta nhậnthấy rằng hoàn cảnh làm việc ảnh hưởng rất nhiều tới tâm sinh lý của con người

và tới hiệu quả lao động Vì vậy bố trí phòng làm việc một cách khoa học sẽ tạo

sự thoải mãi cho nhân viên

Văn phòng của UBND xã Phong Huân được bố trí trong một phòng cùngvới phòng tư pháp, phòng văn thư và nơi tiếp dân ở dãy nhà cấp 4 gần phòngChủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã để thuận tiện cho việc trao đổi công việc

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan đơn vị,trong quá trình hoạt động của mình văn phòng như một bộ nhớ của cơ quancũng như của lãnh đạo Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía đểcung cấp cho lãnh đạo trong công việc quản lý cơ quan Và văn phòng còn rấtnhiều nghiệp vụ khác nhau

+) Ưu điểm: Văn phòng được bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện

các công việc của văn phòng như đánh máy, photo, xử lý văn bản, chuyển giaovăn bản, lưu trữ văn bản Cách bố trí nâng cao chủ động cho các bộ phận, đảmbảo kịp thời tiết kiệm thời gian chờ đợi Bộ máy văn phòng gọn nhẹ

+) Nhược điểm: Bố trí văn phòng xa các phòng ban khác gặp nhiều hạn

chế không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng.Cùng bố trí với phòng tiếp dân nên ảnh hưởng bởi tiếng ồn

Đề xuất phương án tối ưu: Phòng làm việc của UBND xã nhìn chung

đảm bảo khoa học, thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc, tuy nhiên vănphòng cần được mở rộng diện tích sắp xếp lại một số trang thiết bị khác Đầu tư,mua sắm thay thế các trang thiết bị đã cũ, để tạo điều kiện cho công việc đượchiệu quả hơn Nên tách phòng tiếp dân ra khỏi văn phòng

1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kì của cơ quan

Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện cácmục tiêu và các giải pháp hệ thống cụ thể với cách thức, trình tự thời hạn nhấtđịnh nhằm sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn

Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch theo các bước như sau:

Bước 1 Thu thập thông tin

Bước 2 Xử lý thông tin

Bước 3 Xây dựng bản thảo

Bước 4 Xin ý kiến dự thảo

Bước 5 Chỉnh sửa và hoàn thiện, ban hành.

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân:

Cuộc họp là sự gặp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng,diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định

Mục đích của cuộc họp:

+ Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên

+ Giải quyết các vướng mắc, khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộphận

* Trình tự cuộc họp

Trước cuộc họp

+ Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan vàyêu cầu giải quyết các công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và quyết định tổchức các cuộc họp lớn, xác định tên cuộc họp phân công trách nhiệm đơn vịchuẩn bị nội dung, địa điểm các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộchọp đó

+ Kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp trong năm và hàng tháng phải đượcthông báo trước cho các đối tượng liên quan đến cuộc họp được biết

+ Cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việcđột xuất, khẩn cấp để phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của cấp quản lýtrong việc thực hiện nhiệm vụ quan trọng

+ Xây dựng chương trình nghị sự ( kịch bản chương trình) là thời gian nộidung để diễn ra sự kiện (chú ý chương trình nghị sự được xây dựng khi tổ chứccác cuộc hội họp có quy mô lớn

+ Lập danh sách khách mời, soạn thảo giấy mời theo mẫu của cơ quan.Giấy mời phải đươc gửi ít nhất trước 03 ngày Kèm theo những văn bản tài liệu,nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trườnghợp đột xuất

+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị địa điểm họp, tổ chức

vệ sinh phòng họp Kiểm tra đèn, bàn nghế, ổ cắm điện, chuẩn bị tài liệu chocuộc họp, khăn phủ bàn, máy chiếu, máy tính……

+ Lập bảng kinh phí dự trù và xây dựng băng rôn, maket, pa nô, áp phích,khẩu hiệu…

+ Chuẩn bị nội dung chính của cuộc họp

+ Lời phát biểu tổng kết bế mạc của lãnh đạo

* Trong cuộc họp

+ Tiếp đón đại biểu tới dự hội nghị

+ Ghi danh sách đại biểu đến dự cuộc họp có nhiều tác dụng trong đó tanắm được số lượng đại biểu, để phục vụ trong cuộc họp được dễ hơn

+ Khi cuộc họp làm việc thì cử người thường trực liên quan đến vấn đềđiện nước, loa, đài, y tế v.v để xử lý những tình huống xảy ra trong cuộc họp

để cuộc họp được diễn ra theo đúng chương trình đã định Cùng với bộ phậnthường trực thì phân công cho người thư ký ghi biên bản và tổng hợp những ýkiến phát biểu trong cuộc họp

+ Người chủ trì cuộc họp thông báo mục đích, yêu cầu, nội dung, thờigian lịch trình của cuộc họp Xác định thời gian tối thiểu, tối đa cho mỗi ngườitham gia cuộc họp được phát biểu ý kiến của mình một cách hợp lý Điều khiểncuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra, có ý kiến kết luận trước khi kếtthúc cuộc họp và giao trách nhiệm cho các cá nhân đơn vị có liên quan

* Sau khi cuộc họp kết thúc

+ Được sự phân công của Lãnh đạo và Uỷ ban thì nhà quản trị văn phòng

sẽ tổng hợp kết quả và viết thông báo kết quả của cuộc họp Dọn dẹp sau khicuộc họp kết thúc, thanh quyết toán kinh phí, lập hồ sơ

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng.

Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mỗi quan hệ trong và ngoài cơ quan, đi để giảiquyết công việc, đi để thanh tra kiểm tra, đi để dự hội nghị, hội thảo, học hỏikinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài………vì vậy chuyến đi của thủ trưởngđược cán bộ văn phòng chuẩn bị chu đáo như: Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến

đi, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiệm nhiệm vụphân công: chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí văn bản, tài liệu có liên quan…

Sơ đồ quy tổ trình chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

( Xem phụ lục số 2 )

1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo.

Thông tin là những tin tức đã được tập hợp, sử dụng phục vụ mục đíchhoạt động của cơ quan

VÍ DỤ: Khi Lãnh đạo yêu cầu cung cấp số liệu diện tích thiệt hại do mưa

lũ gây ra thì văn phòng sẽ tổng hợp những số liệu từ các thôn đưa lên để báo cáocho lãnh đạo

VÍ DỤ: Khi Lãnh đạo yêu cầu văn phòng làm kế hoạch mua sắm trang

thiết bị cho cơ quan thì người làm văn phòng phải cung cấp những thông tin vềcác thiết bị mà văn phòng cần mua, nên mua, và tham mưu cho lãnh đạo muacác trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan

Có thể nói việc đầu tư, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại ngày càngphổ biến nhất là ở các nước phát triển Nhưng ở Việt Nam điều kiện kinh tếchưa cho phép nên việc phát triển các mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ởcác công ty, doanh nghiệp Riêng đối với văn phòng cơ quan hành chính Nhànước thì chưa được hiện đại để bắt kịp với xu thế xã hội hiện đại văn phòng cầnphải tiến hành một số công việc như sau:

+) Tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến, trang bị phương tiện kỹthuật hiện đại và phục vụ công tác hành chính văn phòng, góp phần nâng caonăng suất hiệu quả công việc

+) Tích cực nắm lấy thông tin, xử lý và cung cấp thông tin tốt nhất nhằmphục vụ cho lãnh đạo và hoạt động quản lý, dự báo phát triển đưa ra nhữngquyết định quản lý đúng đắn sáng tạo

+) Tiến hành đào tạo những con người làm văn phòng đạt đến trình độcao, theo hướng đa năng toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn, về kĩnăng giao tiếp ứng xử đáp ứng nhu cầu công tác hành chính

+) Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ hành chính chuẩn mực, đầy đủ hoànchỉnh có sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chínhvăn phòng vận hành trôi chảy, khoa học cao góp phần nâng cao chất lượng giải

quyết công việc, tăng năng suất lao động.

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân.

Hiện nay công tác Văn thư tại văn phòng HĐND và UBND xã PhongHuân do một cán bộ chuyên trách đảm nhận Với hình thức văn thư tổng hợp,cán bộ văn thư ở đây phải làm các công việc như: Đóng dấu văn bản đi, đến.Tiếp nhận văn bản: đăng ký văn bản đi, đến và một số công việc khác Còn côngviệc soạn thảo văn bản, in, sao, nhân bản… sẽ do nhân viên văn phòng phụtrách Cùng với các trang thiết bị máy móc, tủ đựng tài liệu, máy điện thoại…

đã tạo cho cán bộ văn thư làm việc thuận lợi, tạo năng suất và hiệu quả tươngđối cao

Cán bộ văn thư ở đây không chỉ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn màcán bộ văn thư còn phải tiếp đón và hướng dẫn người đến cơ quan để liên hệcông tác, giải quyết công việc và kiêm cả công tác văn phòng

+) Ưu điểm: Nhìn chung hình thức Văn thư tập chung ở văn phòng

HĐND và UBND xã Phong Huân là hợp lý, tiết kiệm chi phí cho việc thực hiệncông tác văn thư

+) Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì có những nhược điểm như

sau: Nhiều khi công việc quá nhiều và cần được giải quyết nhanh chóng, kịpthời, đúng thời gian nhưng do chỉ có một cán bộ văn thư nên dẫn đến việc giảiquyết công việc chậm, dẫn đến nhiều sai sót, nhầm lẫn trong công việc

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

1 Về hình thức văn bản gồm có: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính thông thường

2 Thể thức văn bản được quy định cụ thể trình bày theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

3 Soạn thảo văn bản thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạmpháp

luật năm 2008

4 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Chánh văn phòng

là người tiến hành duyệt bản thảo trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký banhành, nếu sửa chữa bổ sung thì cán bộ soạn thảo văn bản tiến hành sửa chữa, bổsung trước khi trình kí.

5 Đánh máy nhân bản

6 Kiểm tra trước khi ban hành do Chánh văn phòng chịu trách nhiệmkiểm tra lần cuối trước khi ban hành

7 Ký văn bản: Thẩm quyền ký văn bản gồm Chủ tịch, hay Phó Chủ tịch

ký thay trong một số trường hợp khi Chủ tịch đi vắng, hoặc do Chánh văn phòng

ký thừa lệnh một số lĩnh vực được giao

8 Tiến hành sao văn bản trước khi ban hành

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu quan trọng trong hoạtđộng quản lý

Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quảcông việc của cơ quan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải đượctiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng, khoa học thống nhất trong soạn thảođảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt thể thức kĩ thuật trình bày vănbản

Các bước soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là:

Bước 1 Xác định tên loại văn bản, thu thập thông tin

Bước 2 Xây dựng đề cương, bản thảo.

Bước 3 Chuyển xuống văn thư chỉnh sửa về nội dung và hình thức ghi

số, trình thủ trưởng duyệt và xin ý kiến giải quyết phê duyệt của người cóthẩm quyền và ban hành

2.2.3 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:

+) Ưu điểm:

Thẩm quyền ban hành văn bản:

- UBND xã Phong Huân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phươngnên thẩm quyền ban hành văn bản phải được xác định chính xác không đượcphép sai hoặc không đúng thẩm quyền.

- Những văn bản do UBND và HĐND xã Phong Huân ban hành là nhữngvăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính như: Quyết định, Công văn,Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Giấy mời,…

- Chủ tịch UBND xã Phong Huân ban hành văn bản hành chính cá biệtnhư: Quyết định ( cá biệt )

- Xác định đúng thẩm quyền ban hành từ đó xác định đúng thẩm quyền kývăn bản

- Những văn bản do UBND xã Phong Huân ban hành thì Chủ tịch xã kíthay mặt ( TM ) Còn những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ban hành thìChủ tịch ký trực tiếp

- Chủ tịch UBND xã có thể giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT) và Chánhvăn phòng thừa lệnh đối với những văn bản ít quan trọng

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

- Văn bản ban hành đều đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theođúng tiêu chuẩn quy định của nhà nước văn bản trình bày trên khổ giấy A4 cóđầy đủ các thể thức

* Quy trình soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh cácbước trong soạn thảo văn bản rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thìcán bộ văn phòng (cán bộ soạn thảo) không bỏ qua bước nào Vì vậy việc hoànthành bản thảo cũng ít sai sót và đem lại hiệu quả cao Hầu hết các văn bản soạnthảo xong đều chuyển cho Chủ tịch và Phó chủ tịch kiểm tra trước khi đóng dấu

* Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản đều được đảm bảo về mặt nộidung và thể thức theo đúng quy định của nhà nước nội dung của văn bản khôngtrái với chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước sát với thực tế,đúng với thẩm quyền ban hành văn bản vì thế mỗi văn bản của HĐND vàUBND khi ban hành đều mang tính hiệu lực

+) Nhược điểm:

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Do cán bộ công chức chưa đượchọc, bồi dưỡng về kĩ năng soạn thảo nên theo thói quen từ trước nên một số ítvăn bản được soạn thảo chưa đúng thể thức theo quy định

- Quy trình soạn thảo văn bản còn chậm thực hiện các bước trong quytrình soạn thảo không được liên tục thậm chí việc thu thập thông tin còn bị bỏqua

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Nội dung sơ sài, không được trình duyệt vềthể thức

VÍ DỤ:

- Thẩm quyền ban hành văn bản

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

Trương Quốc Tiệp

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ PHONG HUÂN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan

2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan Nhận xét ưu, nhược điểm.

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày.

Trước khi thực hiện các công việc kiểm tra trước khi phát hành văn bản,cán bộ văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản,nếu phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xemxét, giải quyết

Bước 2 Trình ký

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng phức tạp (như văn bản quyphạm pháp luật, các đề án kế hoạch… ) khi trình ký phải làm theo các văn bản

có liên quan văn bản trình ký

Trong trường hợp người soạn thảo trình ký đã ký bắt buộc phải xem xétlại nếu chưa đúng thì ký lại

Đối với các văn bản thông thường, nội dung không quá phức tạp chỉ cầntrình văn bản in đã được kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức cho người có thẩmquyền để ký chính thức

Bước 3 Ghi số, ngày, tháng, năm ( do văn thư ghi )

Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các vănbản đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định

Ghi số văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ

số chung của cơ quan

Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số của văn bản quy phạm pháp luậtphải ghi theo từng loại văn bản và năm ban hành văn bản Số được ghi bằng chữ

số Ảrập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng

12 hàng năm

Đối với văn bản hành chính: Là số tứ tự đăng ký văn bản do cơ quan tổchức ban hành trong một năm Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại

văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việcđăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hộiđồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bảnhành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản ghi sau địa danh dưới quốc hiệu.Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày… tháng….năm; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập đối với những số nhỏ hơn

10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước đó

Bước 4 Đăng kí

Đăng ký văn bản đi ( hay vào sổ văn bản đi ) là công việc bắt buộc phảithực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Căn cứvào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm nhiều UBND xã quy địnhviệc lập sổ đăng ký văn bản đi riêng cho mỗi loại văn bản

Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản ta lập một sổ đăng

ký riêng hoặc lập sổ nhưng chia từng phần, mỗi phần đăng ký một loại

Đối với văn bản hành chính: Nhóm chỉ thị, quy định, quy chế, hướng dẫnlập một sổ riêng Nhóm văn bản hành chính khác lập sổ văn bản hành chínhriêng

Đối với văn bản mật được đăng ký riêng ngoài bìa như sổ thường >

Nhưng tên sổ là: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI và phần đăng ký bên

trong có thêm cột “ Mức độ mật ” sau cột “ Tên loại và trích yếu nội dung vănbản”

Đối với văn bản Tuyệt mật thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung saukhi được phép của người có thẩm quyền

Bìa sổ của sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã Phong Huân

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Ông Hinh

-Phòng NN&PT

NT huyện -Các tổ chức hội huyện -Thành viên BQLX -Các đoàn thể xã -Ban phát triển các thôn

Văn phòng UBND

-10

Bước 5 Nhân bản, đóng dấu

Sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, trình ký, ghi sốngày tháng năm, đăng kí thì sẽ tiến hành nhân bản văn bản, Văn thư sẽ tiến hànhđóng dấu Dấu chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ củangười có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng ( đóng dấukhống) Tất cả dấu của UBND đều do văn thư giữ và văn thư của UBND đóngdấu Dấu của UBND được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, đúng màu mựcdấu theo quy định chung của Nhà nước trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩmquyền về bên tay trái chữ ký

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên các văn bản, tài liệu chuyênngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủtrưởng cơ quan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữ mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

Bước 6 Chuyển giao

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản nếu chuyển phát ra ngoài thì được cho vào bì và gửi ngay trong ngày vănbản được ban hành nếu không kịp thì có thể chuyển văn bản đi vào ngày làmviệc tiếp theo Nếu là văn bản khẩn thì đóng dấu khẩn bên ngoài bì, nếu là vănbản mang mức độ “ Mật ” ngoài bì đóng dấu chữ C ( con dấu chữ “ C ” in hoanét đậm nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm) Là văn bản mang mức

độ “ Tối mật ” ngoài bì đóng dấu B (con dấu chữ “ B” in hoa nét đậm, nằmtrong đường viền tròn, đường kính 1,5cm)

Văn bản mang mức độ “ Tuyệt mật ” gửi bằng 2 bì

+) Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu “

Tuyệt mật” Nếu là văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thìđóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

+) Ngoài bì: Ghi như gửi văn bản thường, đóng dấu ký hiệu chữ A ( con

dấu chữ A nét đậm, nằm trong đường viền tròn đường kính 1,5cm)

Nếu văn bản chỉ gửi cho nội bộ thì chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,các cá nhân trong nội bộ cơ quan ……

+) Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân, người nhận văn bản

phải ký nhận vào sổ

+) Chuyển phát văn bản qua bưu điện: Tất cả các văn bản đi được chuyển

phát qua hệ thống bưu điện đều được đăng ký vào sổ Khi chuyển giao đi phảiyêu cầu nhân viên bưu điệm kiểm tra, ký nhận

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú

39/KH-UBND

-Phòng NN&PTNThuyện

- Các tổ chức hộihuyện

- Thành viên BQL, xã

- Các đoàn thể xã

- Ban phát triển cácthôn

Bìa sổ sổ gửi văn bản đi bưu điện

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN

Nơi nhận văn bản

Số lượng

Ký nhận dấu bưu điện Ghi chú

03/8

39/KH-UBND

- Phòng NN&PTNN huyện

- Các tổ chức hội huyện

12

Bước 7 Lưu văn bản, sắp xếp, bảo quản và sử dụng văn bản lưu.

Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản

lý phải lưu ít nhất hai bản chính: Một bản lưu tại đơn vị soạn thảo hoặc ngườisoạn thảo, một bản lưu tại Văn thư

Văn bản lưu phải được sắp xếp bản gốc theo thứ tự đăng ký và được đóngdấu

Cách 1 Cách sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự thời gian ban hành văn bản

Văn bản có số nhỏ, ngày ban hành sớm thì xếp trước văn bản có số lớnhơn, ngày ban hàn muộn thì xếp sau

Ví dụ: Tập lưu văn bản của UBND xã Phong Huân tháng 8 năm 2017

Cách 2 Sắp xếp bản lưu theo tên loại văn bản

Mỗi tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể Văn bản có số nhỏ,ban hành sớm thì xếp trước Văn bản có số lớn ban hành muộn thì xếp sau

Ví dụ: Tập lưu Kế hoạch của UBND xã Phong Huân tháng 9 năm 2017.Sau khi sắp xếp xong tập lưu được đặt trong bìa hồ sơ và tiến hành biênmục tập lưu

+) Đánh số tờ

+) Ghi mục lục theo văn bản

+) Viết tờ kết thúc

+) Viết bìa

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo

vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ(sử dụng văn bản lưu) theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tạivăn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan

+) Ưu điểm: Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn

bản đi của cơ quan được cán bộ văn phòng tại UBND xã Phong Huân thực hiệnrất nghiêm túc và đây đủ, kịp thời theo đúng quy định của nhà nước và phápluật

+) Nhược điểm: Do điều kiện kinh tế nên UBND xã chưa trang bị được

các thiết bị để bảo quản văn bản lưu, và do địa hình miền núi, đường xá khókhăn xa các xã khác nên nhiều lúc việc đưa thư, công văn giấy tờ còn hạn chếchưa kịp thời

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Nhận xét ưu, nhược điểm.

Bước 1 Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến

Về nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đến phải tập trung tại văn thư cơquan, tổ chức khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơinhận dấu niêm phong ( nếu có)… đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếuvới nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản đượcchuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “Hỏa tốc”,

“Khẩn”, ‘Thượng khẩn” phải báo cáo cho người được giao trách nhiệm để giảiquyết

Đối với văn bản được chuyển qua mạng cán bộ văn thư phải kiểm tra về

số lượng văn bản, số trang văn bản

Bước 2 Phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.

Sau khi tiếp nhận bì văn bản đến phải được xử lý sơ bộ mục đích để giảiquyết, nhanh chóng kịp thời

Phân loại văn bản đến thành hai loại: Loại thứ nhất là văn bản; loại hai làthư riêng, sách báo tư liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị

có liên quan

Đối với văn bản lại phân loại tiếp thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan,loại gửi cho đơn vị, tổ chức và đoàn thể Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoànthể thì chuyển trực tiếp không được bóc bì Loại gửi chung cho cơ quan thì tiếnhành bóc bì làm thủ tục đăng ký

Bóc bì văn bản đến nhanh chóng, chính xác và đúng quy định của cơquan, của nhà nước

Những văn bản có dấu hiệu “ Khẩn ”, “ Thượng khẩn ”, “ Hỏa tốc ” phảiđược bóc bì trước để giải quyết kịp thời

Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan

Khi bóc bì văn bản không làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địachỉ nơi gửi dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra cần thiết

Đóng dấu đến xác nhận văn bản đến cơ quan qua văn thư

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải đóng dấu đến.Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số và

ký hiệu hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày, tháng ban hành văn bản

Bìa sổ đăng ký văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN

Phần bên trong của sổ đăng ký văn bản đến

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

19/7 90 UBND

huyện Chợ Đồn

PNV

915/UBND-18/7/2017 V/v báo

cáo thực trạng sinh viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng chưa có việc làm

UBND các xã

LĐ Văn phòng

Bước 4 Trình văn bản đến

Có thể trình cho Thủ trưởng, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hànhchính của cơ quan xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến

Bước 5 Sao văn bản đến

Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị cần phải sao

in văn bản đến để phục vụ giúp công việc của cơ quan một cách chính xác vànhanh chóng

Sao văn bản thường có các phương pháp sau:

Sao phô tô copy

Sao đánh máy văn bản

Sao đánh máy bao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

Bước 6 Chuyển giao văn bản đến

Văn bản sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người cóthẩm quyền thì được văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhângiải quyết Việc chuyển giao phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ

- Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu.

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Bước 7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận văn bản đến, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan tổ chức

Đới với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết khẩn trươngkhông chậm trễ Nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết của công việc cơ quan tất

cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luậthoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giảiquyết

+) Ưu điểm:

Việc quản lý văn bản đến cũng được thực hiện tốt, văn bản đến, sau khitiếp nhận, phân loại được chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho công tác giải

quyết văn bản đến kịp thời, nhanh chóng, chính xác Việc giải quyết các văn bảncủa Uỷ ban được cán bộ văn phòng thực hiện rất nghiêm túc đầy đủ các bướctheo quy định UBND xã Phong Huân đang triển thực hiện đăng ký văn bản trênmáy tính.

+) Nhược điểm:

Về một số mặt các văn bản đến còn chưa được giải quyết kịp thời do sự ỉlại tách trách của các cá nhân, đơn vị được giao giải quyết công việc Không có

sự theo dõi nhắc nhở của Lãnh đạo

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

+) Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ quan, đơn

vị cần phải lập trong một thời gian nhất định( thường là một năm)

Uỷ ban nhân dân xã Phong Huân chưa thực sự chú trọng tới việc lập danhmục hồ sơ

+) Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc vàphương pháp quy định

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư giải quyếtxong công việc nhưng chưa lập được hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền với công tác văn thư với công tác lưu trữ

và có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ, bao gồm: Viết mục lục, đánh số

tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa…………

Việc lập hồ sơ cũng được Uỷ ban nhân xã thực hiện nhưng chưa thực sựđầy đủ không theo quy trình

+) Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Các đơn vị, cán nhân chưa giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị đểvăn thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ cơ quan

* Nhìn chung việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ

quan thì không được Lnãh đạo Uỷ ban xã chú trọng tới.

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.

Quản lý con dấu.

Con dấu là vật thể khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu

cố định trên văn bản

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chứckhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản giấy tờ của cơ quan, tổ chức vàchức danh nhà nước Con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước

Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản

Dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp

lý của văn bản

Khi một văn bản đã được đóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành vănbản thì tất cả các đối tượng có liên quan đến văn bản đó phải chịu trách nhiệmthi hành Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân màkhông đóng dấu cơ quan ban hành văn bản thì không có giá trị pháp lý và ngườinhận văn bản có quyền không thực hiện

Dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quantrong văn bản Mỗi cơ quan nếu có tư cách pháp nhân sẽ được sử dụng con dấupháp nhân và căn cứ vào dấu của cơ quan có thể phân biệt được quyền lực của

cơ quan đó là cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay cơ quan chuyên môn, đơn

+) Dấu nổi dùng để đóng vào ảnh trong các văn bằng chứng chỉ

+) Dấu chìm dùng trong một số trường hợp đặc biệt

Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn thì người, đơn vị soạn thảo đề xuấtmức độ mật, khẩn; người ký văn bản quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản

Vị trí đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và kí hiệu văn bản ( nếu

là văn bản có tên loại ), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính)

Bảo quản con dấu

Dấu để tại cơ quan, đơn vị, và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợpcần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan đơn vị Thủ trưởng của cơ quan, tổchức có thể mang dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian đó

Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khivắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờlàm việc

Không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâmdấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa

Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng, phải xinphép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định lợi dụng việc bảo quản

sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tốtrước pháp luật

Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất đồng thờibáo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm vàphải thông báo hủy con dấu bị mất

2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác của cơ quan đó.)

+) Ưu điểm: Nhìn chung trang thiết bị làm việc của văn phòng đáp ứng

được yêu cầu làm việc của UBND xã, có máy tính để phục vụ cho việc soạnthảo và nhiều việc khác, có máy photo, máy in, máy quét văn bản, có hòm tủ đểtài liệu, có bàn nghế đầy đủ để cán bộ làm việc

+) Nhược điểm: Những máy tính đã cũ và không được nâng cấp thường

xuyên nhiều lúc hỏng trong một thời gian dài 3 đến 4 ngày mới sửa được làmcho công việc ồn ứ nên nhiều lúc gây khó khăn cho cán bộ văn phòng trongviệc giải quyết các công việc

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá

ưu, nhược điểm về các nội dung.

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Uỷ ban nhân dân xã Phong Huân đang tiến hành thu thập tài liệu để chuẩn

bị cho công việc chỉnh lý

+) Ưu điểm: Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đang được Uỷ ban nhân dân xã Phong Huân chú trọng và quan tâm thực hiện Công

tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đang được đóng vai trò rấtquan trọng Giải quyết tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệuhơn, phong phú hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác nghiên cứu lâu dài

+) Nhược điểm: Nhưng bên cạnh đó do chưa đánh giá được tầm quan

trọng của công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào cơ quan nên các cán bộ

và phòng ban chức năng hay cán bộ phụ trách công tác lưu trữ ở Uỷ ban nhândân xã Phong Huân chưa tiến hành công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu.

Uỷ ban nhân xã Phong Huân chưa tiến hành chỉnh lý tài liệu

+) Ưu điểm: Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh Xác định được thời hạn

bảo quản tài liệu, hồ sơ, xác định tài liệu cần bảo quản và tài liệu hết giá trị cầnloại ra để tiêu hủy lập mục lục hồ sơ , tài liệu

+) Nhược điểm: Ủy ban nhân dân xã Phong Huân chưa tiến hành việc

chỉnh lý tài liệu vì việc phận loại xác định tài liệu chưa rõ ràng chưa đánh giáđược những lợi ích của việc chỉnh lý tài liệu mang lại để phục vụ công việc saunày và vì phải kiêm thêm các khâu nghiệp vụ khác và trình độ chuyên môn cònthấp nên cán bộ văn thư lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn trong việc chỉnh lý

- Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Một số tài liệu chưa qua chỉnh lý thì được bảo quản an toàn trong tử có