Báo cáo thực tập về công tác lưu trữ của nhà nước

Như chúng ta đã biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân.Công tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dung của công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ si sản của dân tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước.Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp.Qua đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng, cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ. Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã được học ở nàh trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm quý báu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp vụ một cách vững chắc hơn.Ñể hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự trau dồi kiến thức của các thầy, cô trong thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này.Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Trung học văn thư – lưu trữ Trung ương II cùng các thầy cô của trường đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày càng tốt hơn.Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh Tây Ninh, các phòng, ban và giáo viên chủ nhiệm lớp hành chính văn phòng khóa 24 tại chức đã nhiệt tình chỉ bảo, chăm lo ân cần, đã giành cho học viên chúng em những tình cảm chan hòa và đó cũng chính là nguồn động viên, cổ vũ lớn lao giúp chúng em đứn vững bước tiến vào tương lai phía trước, hứa hẹn nhiều điều tốt đẹp trong công tác của mình tại cơ quan, đồng thời đóng góp một phần công sức nhỏ bé trong công cuộc xây dựng đất nước giàu mạnh.Xin cảm ơn.PHẦN NỘI DUNG PHẦN I: NHẬN XÉT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Vài nét về UBND xã Long Thành Bắc:Long Thành Bắc là một xã bán thành thị, bán nông thôn nằm ở khu vực trung tâm huyện Hoà Thành với tổng diện tích tự nhiên theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2005 là 493ha, dân số của xã khoảng: 17.233 người.+ Phía Đông giáp xã Trường Hoà và xã Bàu Năng huyện Dương Minh Châu.+ Phía Tây giáp Thị trấn Hoà Thành và xã Long Thành Trung.+ Phía Nam giáp xã Long Thành Trung và xã Trường Tây.+ Phía Bắc giáp xã Ninh Thạnh Thị xã Tây Ninh.Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, Đảng và nhà nước ta đã từng bước xây dựng, củng cố lại bộ máy chính quyền từ Trung ương đến địa phương để khắc phục hậu quả chiến tranh; cách đó 02 năm UBND xã Long Thành Bắc được thành lập theo Quyết định số 143CP ngày 04041979 của Hội đồng Bộ trưởng về việc phân chia địa giới hành chính và đổi tên từ huyện Phú Khương thành huyện Hòa Thành tỉnh Tây Ninh.Chiến tranh qua đi, ngọn lửa chiến tranh giờ đã lụi tàn thế nhưng tình hình nhân dân cả nước nói chung và nhân dân trên địa bàn xã Long Thành Bắc nói riêng phải đương đầu với không ít những khó khăn, thách thức, điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương.Lúc đó trình độ của cán bộ xã còn rất hạn chế nên việc bảo quản cũng như lưu trữ các hồ sơ, tài liệu rất lộn xộn, thường bó thành những gói, sắp xếp không theo thứ tự, để một số tài liệu bị hư hoặc thất lạc. Xác định công tác lưu trữ góp phần rất quan trọng trong việc điều hành lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để bố trí vào chức danh văn thư lưu trữ là mục tiêu, nhiệm vụ hàng đầu của xã. Chức năng UBND xã Long Thành Bắc: Là cơ quan thừa hành Pháp luật trong phạm vi địa giới hành chính của xã Long Thành Bắc Tham mưu giúp Đảng uỷ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trên địa bàn xã. Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động, động viên mọi người công dân làm

N

hư chúng ta đã biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, baogồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụcông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân

Công tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt

động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dungcủa công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ si sản của dân tộc, của quốc gia,đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước

Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong

những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi

âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính

là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối,chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được

sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải luônbảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọingười công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được

Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì

vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu

ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giátrị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đãtrở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước

Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung

ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và pháttriển Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công vănnhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý côngtác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, các cơquan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm côngtác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp

Qua đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy

ban nhân dân xã Long Thành Bắc còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng, cơ

sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã đượchọc ở nàh trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm

Ñể hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự trau dồi kiến thức của các

thầy, cô trong thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú lãnh đạo

Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thựctập này

Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Trung học văn thư – lưu trữ

Trung ương II cùng các thầy cô của trường đã truyền đạt cho em những kiến thức quýbáu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày càng tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh

Tây Ninh, các phòng, ban và giáo viên chủ nhiệm lớp hành chính văn phòng khóa 24tại chức đã nhiệt tình chỉ bảo, chăm lo ân cần, đã giành cho học viên chúng em nhữngtình cảm chan hòa và đó cũng chính là nguồn động viên, cổ vũ lớn lao giúp chúng emđứn vững bước tiến vào tương lai phía trước, hứa hẹn nhiều điều tốt đẹp trong côngtác của mình tại cơ quan, đồng thời đóng góp một phần công sức nhỏ bé trong côngcuộc xây dựng đất nước giàu mạnh

Xin cảm ơn.

PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I: NHẬN XÉT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

* Vài nét về UBND xã Long Thành Bắc:

Long Thành Bắc là một xã bán thành thị, bán nông thôn nằm ở khu vực trungtâm huyện Hoà Thành với tổng diện tích tự nhiên theo số liệu kiểm kê đất đai năm

2005 là 493ha, dân số của xã khoảng: 17.233 người

+ Phía Đông giáp xã Trường Hoà và xã Bàu Năng huyện Dương Minh Châu

+ Phía Tây giáp Thị trấn Hoà Thành và xã Long Thành Trung

+ Phía Nam giáp xã Long Thành Trung và xã Trường Tây

+ Phía Bắc giáp xã Ninh Thạnh - Thị xã Tây Ninh

Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, Đảng và nhà nước ta đã từng bước xâydựng, củng cố lại bộ máy chính quyền từ Trung ương đến địa phương để khắc phụchậu quả chiến tranh; cách đó 02 năm UBND xã Long Thành Bắc được thành lập theoQuyết định số 143-CP ngày 04/04/1979 của Hội đồng Bộ trưởng về việc phân chiađịa giới hành chính và đổi tên từ huyện Phú Khương thành huyện Hòa Thành tỉnhTây Ninh

Chiến tranh qua đi, ngọn lửa chiến tranh giờ đã lụi tàn thế nhưng tình hìnhnhân dân cả nước nói chung và nhân dân trên địa bàn xã Long Thành Bắc nói riêngphải đương đầu với không ít những khó khăn, thách thức, điều đó đã ảnh hưởngkhông nhỏ đến hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương

Lúc đó trình độ của cán bộ xã còn rất hạn chế nên việc bảo quản cũng như lưutrữ các hồ sơ, tài liệu rất lộn xộn, thường bó thành những gói, sắp xếp không theo thứ

tự, để một số tài liệu bị hư hoặc thất lạc

Xác định công tác lưu trữ góp phần rất quan trọng trong việc điều hành lãnhđạo của thủ trưởng cơ quan Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đủ trình độchuyên môn nghiệp vụ để bố trí vào chức danh văn thư - lưu trữ là mục tiêu, nhiệm

vụ hàng đầu của xã

* Chức năng UBND xã Long Thành Bắc:

- Là cơ quan thừa hành Pháp luật trong phạm vi địa giới hành chính của xãLong Thành Bắc

- Tham mưu giúp Đảng uỷ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trênđịa bàn xã Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được tôn trọng và chấp hànhnghiêm chỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động, độngviên mọi người công dân làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước

Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho bạc nhànước huyện Hòa Thành.

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc:

- Xây dựng các văn bản Quy phạm pháp luật (được quy định tại Luật Tổ chứcHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Chính phủ);

- Báo cáo, đề xuất lãnh đạo cấp trên về những vấn đề có liên quan đến đờisống của nhân dân và các công trình phúc lợi nhằm phục vụ nhân dân trong hiện tại

và lâu dài;

- Tổ chức tuyền truyền, giáo dục Pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theothẩm quyền

- Tổ chức thực hiện tốt hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạmhành chính theo quy định của pháp luật

-Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của cấp trên và thực hiệncác nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyện giao

* Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã:

Uỷ ban nhân dân xã gồm có:

- Chủ tịch;

- Phó Chủ tịch;

- Các Uỷ viên Ủy ban nhân dân xã;

- Các ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân xã

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Long Thành Bắc

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

CÔNG

KHỐI VĂN HOÁ - XÃ HỘI

QUÂN SỰ

VĂN PHÒNG THỐNG KÊ

2 Tổ chức lưu trữ ở cơ quan

UBND xã Long Thành Bắc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòngUBND, diện tích 10m2, cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kholưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc

Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làmcông tác kiêm nhiệm, chưa qua trường lớp đào tạo

3 Tình hình tài liệu của cơ quan

Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1979 đến hết năm 2009 Khối tàiliệu này nhìn chung còn với số lượng rất ít do bị mất mát thất lạc trong hoạt động củacác năm trước đây Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị vàchưa lập công cụ tra tìm vì vậy trong quá trình giải quyết công việc gặp rất nhiều khókhăn

Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tài liệu

về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ Tình trạng vật lý tài liệu: do chưa

có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát, lộn xộn Tài liệuđược sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận

4 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ

4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu:

Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trong công

tác lưu trữ nhẵm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động Bên

cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảoquản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan

UBND xã thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàng năm, sau đó cán

bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cá nhân nộp chưa hết vàokho lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan được kiểm tra cẩn thận, bógói, lập phông … Do chưa có chỉ đạo của ngành cấp trên nên lưu trữ UBND xã chưagiao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện Hòa Thành

UBND xã Long Thành Bắc chỉ có một phông lưu trữ, nội dung tài liệu trongphông chứa đựng thời kỳ thành lập UBND, những sự kiện tồn tại và phát triển kinh tế

- văn hóa xã hội của địa phương, nội dung tài liệu còn phản ánh chức năng, nhiệm vụcủa UBND xã như: kế hoạch, chỉ tiêu, báo cá, các Quyết định …

Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như: + Báo cáo: tháng, quí, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm

+ Kế hoạch: tháng, quí, 06 tháng, năm, 05 năm …

+ Quyết định, thông báo, tờ trình, bản đề nghị, biên bản và các loại công vănhành chính khác

a Nhóm tài liệu hành chính tổng hợp:

Bao gồm tài liệu (kể cả sổ tay) của lãnh đạo UBND, tài liệu của Văn phòngUBND xã và tài liệu của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

b Nhóm tài liệu về lĩnh vực Kinh tế:

Bao gồm tài liệu của Ban GTNT, Đội Thuế, Ban Tài chính - Kế toán và BanĐịa chính – Xây dựng

c Nhóm tài liệu về Văn hóa – xã hội:

Bao gồm tài liệu của ban VHTT-TDTT, Ban Lao động Thương binh xã hội,Trạm y tế, Ban Dân số GĐ&TE và các hội đồng có liên quan

d Nhóm tài liệu về An ninh quốc phòng:

Bao gồm tài liệu của Ban tư pháp - hộ tích, Công an, quân sự và các hội đồng

có liên quan

4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu:

Xác định giá trị tài liệu tại UBND xã Long Thành Bắc được thực hiện chủ yếukết hợp trong chỉnh lý

UBND xã Long Thành Bắc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, thànhphần gồm có:

cứ vào thời hạn bảo quản mẫu cục lưu trữ nhà nước ban hành năm 1975

- Đối với những tài liệu được hình thành trong thời điểm hiện tại thì đã đượcxác định giá trị tài liệu sơ bộ trong công tác văn thư như sau:

+ Sau khi hồ sơ được mở phải thu thập tất cả các văn bản, tài liệu vào trong hồ

sơ để làm phương tiện cho việc điều hành giải quyết công việc Sau khi hồ sơ được

mở, tức là khi một công việc cụ thể được triển khai bắt đầu từ văn bản nguồn, thì vớiyêu cầu giải quyết công việc, các văn bản tư liệu tiếp theo có liên quan được tiếp tục

bổ sung vào hồ sơ Đây chính là quá trình hình thành hồ sơ và lập hồ sơ Toàn bộ vănbản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu tham khảo có liên quanđều lưu trong hồ sơ để khi xem xét, kiểm tra công việc có thể tìm thấy ngay những

+ Lựa chọn công việc để tổ hợp thành hồ sơ Khi công việc kết thúc lựa chọnvăn bản có giá trị để lưu trong hồ sơ, bổ sung các văn bản còn thiếu, đồng thời loạinhững tài liệu giấy tờ không cần thiết ra khỏi hồ sơ

Những văn bản giấy tờ, tài liệu cần loại ra khỏi hồ sơ là:Văn bản trùng thừa;giấy tờ không phải thành phần bắt buộc trong quá trình giải quyết công việc, không

có giá trị tra cứu sau này; sách báo tham khảo để giải quyết công việc; văn bản quyphạm pháp luật dùng để nghiên cứu không thuộc thành phần văn bản hồ sơ

Giấy tờ không cần thiết đã loại ra khỏi hồ sơ để huỷ đơn giản, tức là loại huỷtài liệu hết giá trị không cần thủ tục lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để cơ quan

tư vấn xem xét Riêng các văn bản quy phạm pháp luật khác đã được tách khỏi hồ sơđưa về quản lý trong hồ sơ nguyên tắc

+ Phân loại giá trị, ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ

Sau khi hoàn thành việc lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong hồ sơ, cơ quan đãtiến hành biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ Biên mục bên ngoài hồ sơ là ghithời hạn bảo quản

Tài liệu được phân ra thành các nhóm như sau: Hồ sơ, tài liệu không cần giaonộp vào lưu trữ cơ quan (các hồ sơ, tài liệu được quản lý ngay ở đơn vị giải quyếtcông việc khi công việc đã giải quyết xong); hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tínhtheo năm; hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn

- Những loại tài liệu có giá trị cao cần được giữ lại trong quá trình chỉnh lý

+ Nhóm tài liệu về nhân sự (hồ sơ cán bộ, công chức) thường bảo quản lâudài

Sơ đồ lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong công tác văn thư

UBND xã Long Thành Bắc

4.3 Công tác thống kê

Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về số lượng,chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu.Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó các cơ quan lưu trữ sẽ đề ra một số biện pháp trongquản lý số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho

Từ năm 2000 đến nay UBND xã tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm,đơn vị dùng để thống kê theo cặp hồ sơ (cặp 3 dây)

Kho lưu trữ UBND xã có các loại sổ sách thống kê như:

- Sổ nhập tài liệu lưu trữ

- Sổ xuất tài liệu lưu trữ

Theo định kỳ mỗi năm, UBND xã tổ chức kiểm tra tình hình tài liệu một lần,thành phần kiểm tra gồm: 01 Phó Chủ tịch UBND xã, 01 Phó Chủ tịch Thường trựcHĐND xã và cán bộ làm công tác lưu trữ, kiểm tra tình hình tài liệu nhưng chỉ kiểmtra tổng quát, kiểm tra cách sắp xếp, bố trí tài liệu, làm vệ sinh kho lưu trữ

4.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Nhìn chung, điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nói chung,điều kiện cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ nói riêng còn rất thiếu thốn Cơ quanchưa xây dựng được các phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu Hầu hết tàiliệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được bảo quản tại các tổ của cơ quan.Các tổ chưa được trang bị các phương tiện bảo quản nhơ tủ, giá kệ đựng tài liệu Tàiliệu còn chưa được lập bảo quản trong các hộp, cặp đựng tài liệu

Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan còn được sắp xếp lộn xộn, lẫn lộn các loại tài liệu với nhau

4.5 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu

UBND xã Long Thành Bắc có xây dựng nội qua nghiên cứu, sử dụng tài liệu,

cơ quan hay cá nhân đến mượn tài liệu nghiên cứu đều có ghi số theo dõi cẩn thận vàquy định thời gian giao trả hồ sơ (nếu mượn đem về)

Qua thời gian theo dõi thực tế, người mượn chủ yếu là các cá nhân mượn tàiliệu về luật, pháp lệnh, các mẫu văn bản liên quan đến công việc và các sinh viên đếnthực tập tại UBND xã

Nhìn chung tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu ở UBND xã chưa thôngdụng, người dân thường thì đến thư viện huyện hoặc tỉnh để tìm tài liệu nghiên cứu,chỉ đến UBND xã để nghiên cứu tài liệu chủ yếu về lĩnh vực hành chính và cơ cấu tổ

Văn bản, tài liệu hình thành làm phương tiện điều hành giải quyết

viễn)

Hồ sơ ghi số lượng năm bảo quản, chỉ quản lý ở LTHH không giao nộp Hồ sơ, tài liệu

vào LTHH

Loại riêng sách báo,

tư liệu tham khảo, tài liệu kém giá trị ra khỏi hồ sơ

Huỷ giấy tờ vô dụng, tài liệu hết giá trị

chức cơ quan nên việc nghiên cứu sử dụng tài liệu còn rất hạn chế, chưa phát huy hếtgiá trị của tài liệu lưu trữ

PHẦN II

TRỰC TIẾP THỰC HIỆN NHỮNG

NỘI DUNG NGHIỆP VỤ

(thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu)

Nội dung các công việc được thực hiện trong quá trình trực tiếp chỉnh lý cụ thểgồm:

A Phân loại tài liệu theo phương án đã chọn

Việc phân loại chỉnh lý khối tài liệu trong phông từ năm 2007 được tiến hành thậntrọng, tỉ mỉ qua các bước sau:

Bước 1: Tài liệu của toàn Phông (UBND xã) trước tiên được phân thành các nhóm lớn theo năm

Do chỉnh lý khối tài liệu năm 2006, 2007 nên ở bước này tài liệu trong phông

sẽ được phân chia ra các nhóm lớn như sau:

Tài liệu năm 2006

Tài liệu năm 2007

Khi phân chia tài liệu ở bước này, phải căn cứ vào nội dung của tài liệu để phânchúng vào các nhóm lớn

Trong một số trường hợp cụ thể như:

* Các kế hoạch công tác, báo cáo tổng kết, tài liệu thống kê … hàng năm khôngcăn cứ vào ngày tháng văn bản mà dựa vào nội dung của tài liệu đề cập đến để đưa vềđúng nhóm

* Đối với kế hoạch nhiều năm thì xếp năm đầu thực hiện kế hoạch, báo cáo nhiềunăm thì xếp năm cuối

Ví dụ:

+ Kế hoạch năm 2005 - 2010 về công tác phòng chống tội phạm (được sắp xếp vào

phông của năm 2005)

+ Báo cáo kết quả triển khai phổ biến giáo dục pháp luật từ năm 2002 đến năm

2006 (thì được xếp vào phông của năm 2006)

* Tài liệu vừa có ngày, tháng, bản chính vừa có ngày tháng bản sao thì căn cứ vàothời gian của bản chính Trường hợp ngày tháng của bản chính vượt quá giới hạn thời giancủa phông lưu trữ thì xếp theo ngày tháng của bản sao

Trước khi phân loại tài liệu ở bước 1 em đã tiến hành xem xét trật tự sắp xếp banđầu của tài liệu để có thể tận dụng được sự sắp xếp đó nhằm tiết kiệm thời gian trong quatrình phân loại tài liệu.

Ở bước này em đã loại ra những tài liệu khác phông, tài liệu trùng thừa, tài liệurách nát không phục chế được, loại những giấy tờ biểu mẫu chưa dùng, loại ra những tàiliệu hết giá trị, không có giá trị qua các bước phân chia tài liệu ở bước 1, bước 2

Tiếp tục loại ra những tài liệu như các bước phân chia còn sót lại, loại những tàiliệu bị bao hàm hoàn toàn, loại những tài liệu trùng thừa và dự kiến thời hạn bảo quản cho

hồ sơ khi tiến hành lập hồ sơ

Bước 2: Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn ra các nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhỏ hơn, nhỏ nhất.

- Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn ra các nhóm vừa:

Ở bước này, tài liệu trong từng nhóm lớn lại được phân chia ra các nhóm vừa theomặt hoạt động của cơ quan Cụ thể:

I Hành chính - tổng hợp (nhóm vừa)

II Khối Văn hoá - Xã hội

III Khối An ninh quốc phòng

IV Khối Kinh tế

- Phân loại tài liệu từ các nhóm vừa ra các nhóm nhỏ:

Tài liệu năm 2006 (nhóm lớn)

I Hành chính - tổng hợp (nhóm vừa)

II Khối Văn hoá - Xã hội

III Khối An ninh quốc phòng

IV Khối Kinh tế

1 Tài chính – Ngân sách (nhóm nhỏ)

2 Thu phí – lệ phí

3 Xuất nhập khẩu

4 ………

- Phân loại tài liệu từ các nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn, nhỏ nhất:

Tài liệu được tiếp tục phân ra nhóm nhỏ hơn nữa cuối cùng là đơn vị bảo quản (hồsơ)

Tài liệu năm 2006 (nhóm lớn)

I Hành chính – tổng hợp (nhóm vừa)

IV Khối Kinh tế

1 Tài chính – Ngân sách (nhóm nhỏ)

1.1 Tài liệu chỉ đạo chung (Nhóm nhỏ hơn)

- Nghị định của Chính phủ hướng dẫn chỉ đạo về công tác tài chính ngân sách năm 2006s.(Nhóm nhỏ nhất = hồ sơ)

- Quyết định của Bộ Tài chính, UBND huyện, Phòng Tài chính,… Về công tác thu

chi ngân sách năm 2006.

Ở bước này em tiếp tục loại ra những tài liệu ở các bước phân chia còn sót lại, loạinhững tài liệu bị bao hàm hoàn toàn, loại những tài liệu trùng thừa và dự kiến thời hạn bảoquản cho hồ sơ khi tiến hành lập hồ sơ

B Lập hồ sơ

- Xác lập hồ sơ:

Trong quá trình lập hoàn chỉnh hồ sơ (đơn vị bảo quản) em tiến hành kiểm tra mốiquan hệ của các nhóm nhỏ nhất được phân chia ở bước 2, những tài liệu có giá trị tươngđối đồng đều được giữ lại cùng một nhóm, những tài liệu có giá trị chênh lệch nhiều sovới các tài liệu khác được đưa ra khỏi nhóm và bổ sung vào nhóm khác phù hợp hơn

Sau đó, đưa tài liệu vào bìa sơ mi tạm: Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏlên bìa hồ sơ để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý và tập hợp hồ sơ khi hệ thống hóa

Ví dụ :

Tài liệu năm 2006

VI Khối Kinh tế

1 Tài chính – Ngân sách1.1 Tài liệu chỉ đạo chung

- Dự kiến tiêu đề hồ sơ:

Tiêu đề hồ sơ phải phản ánh được đầy đủ nội dung bên trong và thường kết hợp ở

các đặc trưng: tên loại, tác giả, vấn đề, thời gian

Ví dụ:

* Nghị định của Chính phủ hướng dẫn chỉ đạo về công tác tài chính ngân sách năm 2006.

* Tập Quyết định của Bộ Tài chính, UBND huỵên,PhòngTài chính,… về công tác

thu chi ngân sách năm 2006.

- Dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ:

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định căn cứ vào thời hạn bảo quản của tàiliệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ đó, nhằm phù hợp với giá trị nội dung của tài liệu.

VD: Lâu dài

C Biên mục bên trong và bên ngoài

Biên mục hồ sơ bao gồm 2 nội dung: Biên mục bên trong và biên mục bên ngoài

- Biên mục bên trong: Gồm các công việc sau:

+ Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ:

Kiểm tra hồ sơ và các văn bản bên trong hồ sơ, tuỳ từng hồ sơ mà có cách sắp xếpthích hợp

* Đối với những hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề thì sắp xếp theo trình tự phát sinh,phát triển đến khi kết thúc sự việc

* Đối với hồ sơ lưu văn bản đi thì em chọn cách sắp xếp theo tên loại, số ký hiệu,ngày tháng văn bản

Trích yếu nội dung

Ghi chú

01 146/BC-UBND 09/4/2006 UBND xã LongThành Bắc

Kế hoạch tổ chức Hội nghị tổng kết năm 2006

01-06

Đơn vị bảo quản này gồm có : 20 tờ

Viết bằng chữ: Hai mươi tờ

Mục lục văn bản có : 01 tờ

Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ: Tốt

Tây Ninh, ngày 12 tháng 7 năm 2009

Người lập hồ sơ

Nguyễn Văn Khoa

- Biên mục bên ngoài hồ sơ: Ghi những thông tin lên bìa sơ mi tạm thời vào tờ bìa

chính thức và ghi đầy đủ các thông tin sau :

- Tên phông: UBND xã Long Thành Bắc

- Tên cơ quan hoặc đơn vị tổ chức: Văn phòng

Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch đẹp và đúng chính tả, chỉ được viết tắt những từ

đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu

D Hệ thống hoá hồ sơ

- Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ, em tiến hành hệ thống hoá riêng những hồ sơ

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và hệ thống hoá riêng những hồ sơ có thời hạn bảoquản tạm thời

- Sau đó, các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự để thành nhóm vừa, nhóm lớn vàthành khối lớn toàn phông theo phương án

E Đánh số lưu trữ cho hồ sơ, sắp xếp vào cặp hộp, lên giá kệ

- Đánh số thứ tự hồ sơ để cố định các hồ sơ trong phông lưu trữ, số hồ sơ đượcđánh số liên tục từ đầu năm đến hết

Công việc cuối cùng em thực hiện trong giai đoạn trực tiếp chỉnh lý là tiến hànhthống kê tài liệu loại, tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo, tài liệu bao hàm, tài liệu khôngthuộc phông để đề xuất biện pháp tiêu huỷ theo quy định