BÁO cáo KIÊN tập: Công tác Văn thư tại văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I : KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG 5 1. Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong. 5 1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong. 5 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG 7 1. Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong. 7 2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 7 3. Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong. 8 4. Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong. 10 PHẦN 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 17 3.1 Kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong 17 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong. 18 3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong và khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 21 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I : KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG 5

1 Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong 5

1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong 5

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG 7

1 Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong 7

2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 7

3 Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong 8

4 Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong 10

PHẦN 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 17

3.1 Kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong 17

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong 18

3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong và khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 21

KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

Công nghiệp hóa – hiện đại hóa CNH-HĐH

LỜI NÓI ĐẦU

Trong tình hình phát triển của xã hội hiện nay cùng với bước phát triểnnhảy vọt của khoa học công nghệ - thông tin, công việc trao đổi thông tin củacác cơ quan doanh nghiệp ngày càng cao, và thông tin trao đổi ngày càng đòihỏi tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả Để làm được điều đó,các cá nhân làm công tác trao đổi thông tin cần có chuyên môn nghiệp vụ,phải được đào tạo một cách khoa học và hệ thống

Công tác Văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng luôn giữvai trò then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơquan tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vịdoanh nghiệp trong và doanh nghiệp nước ngoài Đồng thời song hành vớicông cuộc đổi mới, toàn dân, toàn diện và quá trình CNH – HĐH của đấtnước nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quátrình giải quyết công việc tại các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác,mang lại hiệu quả cao Tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệuquan trọng đối với cơ quan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnhđạo

Trong công tác hành chính Nhà nước thì Văn thư là trung tâm điềuhành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan Hoạt động văn thư là một trongnhững yếu tố chủ quan quyết định sự tồn tại phát triển vững mạnh của cơquan, văn thư hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng hiệuquả, tăng khả năng chạnh tranh chủ động trong quá trình hội nhập và nângcao vị thế của cơ quan

Văn thư được ví như chiếc phin pha café, bởi vì văn thư là trung tâmnhận thông tin và xử lý thông tin, tất cả các thông tin bằng văn bản hoặc cácphương tiện khác nhau đều được văn thư kiểm tra sàng lọc và tìm ra nhữngthông tin chính xác, tin cậy nhất để đưa ra những kết quả tốt phục vụ cho quátrình hoạt động của cơ quan Văn thư không chỉ là đơn vị quản lý giấy tờ , hồ

sơ, sổ sách tài liệu mà trở thành một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ

trưởng cơ quan trong quá trình điều hành, lãnh đạo để thực hiện chức năngnhiệm vụ của cơ quan.

Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền vớithực tiễn” nhằm giúp cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai nắm vữngđược kiến thức lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường vào thực tế côngviệc, từ đó hoàn thiện kỹ năng làm việc của mình, để đúng với phương châmcủa nhà trường “ học thật, thi thật để ra đời làm thật” Với phương châm nhưvậy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã dành một khoảng thời gian để tổ chứccho học viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm nângcao nghiệp vụ sau này khi ra trường

Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhậncủa lãnh đạo cơ quan, em đã có cơ hội kiến tập tại Văn phòng HĐND -UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Qua thời gian kiếntập tại địa phương với sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ công chứctrong UBND xã Đồng Phong em đã có cơ hội được tiếp xúc và làm quen vớinghiệp vụ công tác Văn thư Giúp cho em củng cố thêm kiến thức đã học vàtiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hiểu rõ hơn môhình quản lý công tác Văn phòng và tình hình tổ chức công việc của một cán

bộ Văn thư trong cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong UBND xãĐồng Phong nói riêng, tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyếtđối với ngành nghề của mình Khi tìm hiểu về công tác Văn thư ở UBND xãĐồng Phong, em đã được các cán bộ ở đây hướng dẫn cụ thể các thao tácnghiệp vụ, được tiếp xúc với các loại văn bản của cơ quan,… Ban đầu do còn

bỡ ngỡ nên em đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiến tập, song với sựgiúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan đến thời điểm hiện tại em đãnắm vững các nghiệp vụ và có những kinh nghiệm quý báu để giải quyết kịpthời những sự cố xẩy ra trong quá trình giải quyết công việc

Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho emnhững bài học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ

chuyên môn của mình, dưới sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ Văn phòngtrong đợt thực tập, sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan em đã hoànthành tốt đợt kiến tập của mình.

Có thể nói đợt kiến tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiếnthức của mình, trưởng thành hơn sau đợt kiến tập tại cơ quan, được sự hướngdẫn giúp đỡ của các cán bộ trong cơ quan cùng vốn kiến thức được trang bịtại trường, em quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại văn phòng ỦyBan Nhân Dân xã Đồng Phong – Thực trạng và giải pháp” Chỉ khi thực hiệntốt công tác văn thư mới có thể thực hiện hoàn thành tốt công tác văn thư lưutrữ, hơn thế công tác văn thư là một phần không thể thiếu đối với quá trìnhhoạt động và phát triển của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước nên em đãchọn đề tài này để tìm hiểu thực tế

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kếthợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại thời gian kiến tập

Vì thời gian kiến tập có hạn nên trong thời gian kiến tập và viết báo cáo

em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được được sự chỉ dẫntận tình cùng với ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để em được hoàn thiệnhơn trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ Mong rằng những kinh nghiệmthực tế em đúc rút trong thời gian thực tập vừa qua sẽ giúp em có thêm niềmtin vào bản thân cũng như vào ngành học mà em đã lựa chọn

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND xã Đồng Phong,cán bộ nhân viên HĐND – UBND xã Đồng Phong đã giúp đỡ em trong thờigian kiến tập tại cơ quan trong thời gian quavà các thầy cô giáo trong khoa

Văn thư – Lưu trữ, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành tốtnhiệm vụ trong thời gian thực tập tại cơ quan.

Em xin chân thành cảm ơn!.

Đồng Phong, ngày 23 tháng 5 năm 2015

Học viên Hoàng Thanh Trang

Phần I : Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong

1 Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của UBND xã Đồng Phong.

1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong.

Đồng phong là 1 xã trung du, nằm ở huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình.Được thành lập theo Quyết định số 199/QĐ ngày 22/7/1964 trên cơ sở tách từ

xã Gia Lâm, xã này nằm trên quốc lộ 12B nối thành phố Tam Điệp với thịtrấn Nho Quan đi các tỉnh Hòa Bình, Sơn La Trụ sở cách trung tâm thànhphố Ninh Bình 28km, tổng diện tích 5,95 km2 , dân số 4679 người

Về địa giới:

- Phía đông giáp xã Lạng Phong, Nho quan Và thị trấn Nho Quan

- Phía nam giáp xã Văn Phong, Nho Quan

- Phía tây giáp xã Yên Quang, Nho Quan

- Phía bắc giáp xã Phú Sơn, Nho Quan và tỉnh Hòa Bình

Về địa hình:

Xã Đồng Phong chủ yếu là địa hình núi đá vôi, địa hình bị chia cắt, cácloại đất trên địa bàn có độ phì nhiêu từ trung bình đến khá thuận lợi cho việcphát triển nông lâm nghiệp nhất là trồng cây dài ngày

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

xã Đồng Phong.

Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành chính Nhà Nước ở địa phươnghoạt động theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

A) Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Phong

Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong do cơ quan HĐND cùng cấp bầu ra,

là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấptrên

Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong thực hiện chức năng quản lý nhà

nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương chính sách trên địa bàn, góp phần bảo đảm sựchỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ươngtới cơ sở.

(Ban hành kèm theo mục III – Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117của Luật số 11/2013/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2013 về tổ chức Hội đồngnhân dân và ủy ban nhân dân)

B) Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong

(xem phụ lục 1)

Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấptrên, UBND xã Đồng Phong có cơ cấu tổ chức như sau:

Chủ tịch UBND phụ trách chung, khối kinh tế - tài chính, xây dựng cơ

sở hạ tầng, khoa học - công nghệ, nhà đất và tài nguyên - môi trường

Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội và các lĩnh vực xã hộikhác

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG

1 Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong.

Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong được tổ chức theo môhình tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan đều tập trung vào một đầu mối duy nhất là Văn phòng cơ quan Làmột cơ quan nhà nước cấp địa phương, UBND xã Đồng Phong hằng ngày giảiquyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công Bộ phận Vănthư có vai trò không nhỏ trong hoạt chung của cơ quan Vì vậy, công tác vănthư của UBND xã đang dần hoàn thiện hóa, bước đầu có những thay đổi nhấtđịnh

Công tác Văn thư ở UBND xã Đồng Phong được thực hiện khá nghiêmtúc, góp phần giải quyết công việc của văn phòng cũng như các ban chuyênmôn trực thuộc UBND xã được làm tốt, nhanh chóng, đúng chính sách, đúngchế độ đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, của cơ quan Giảm bớt được nhữnggiấy tờ không cần thiết và tránh được việc lợi dụng văn bản cơ quan để làmnhững việc trái với pháp luật và quy định của Nhà nước

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản khi ban hành đềuđược giữ lại bản gốc ở bộ phận văn thư làm bản lưu, phục vụ việc tra tìm,nghiên cứu khi cần thiết của các cá nhân đơn vị

Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư cũng nhưcông việc diễn ra tại UBND xã Đồng Phong cho thấy công tác văn thư ngàycàng được chú trọng và hiện đại hóa hơn, khẳng định vài trò, vị trí không thểthiếu được công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như hầuhết các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung

2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.

Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và ban hành vănbản hành chính vì vậy có một đội ngũ cán bộ co trình độ chuyên môn vữngvàng, có những hiểu biết về cơ quan, về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của

cơ quan Nhà nước cấp địa phương Văn phòng HĐND - UBND xã ĐồngPhong chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư tại Ủy ban xã, xây dựngchương trình công tác, lịch làm việc tuần, tháng, quý; tổ chức các kỳ họp củaHĐND và UBND, các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ.

Tại UBND xã Đồng phong có 2 công chức làm công tác văn phòng,trong đó 01 công chức làm công tác Văn phòng – Thống kê, 01 công chứclàm công tác Văn thư – Lưu trữ Đều có trình độ Trung cấp hành chính Vănphòng, có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo hoạt động độc lập,hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao

3 Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong.

Lãnh đạo UBND xã Đồng Phong luôn quan tâm chỉ đạo kịp thời đểcông tác văn thư được thực hiện hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế củacông việc, phục vụ kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo ủy ban và các banchuyên môn trực thuộc xã Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tạiUBND xã Đồng Phong được thể hiện trong biệc áp dụng các văn bản củaĐảng và Nhà nước về công tác văn thư và việc xây dựng ban hành các vănbản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan UBND

Hiện nay Nhà Nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tácvăn thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:

Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội

Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư ( đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm2004)

Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2002 của ChínhPhủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng trêncông báo sô 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)

Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ

về quản lý và sử dụng con dấu (đăng trên công báo số 36 năm 2001)

Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của BộNội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để UBND xã Đồng Phong nói riêng vàcác cơ quan tổ chức văn thư nói chung đi vào nề nếp và có hiệu quả Trên cơ

sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà Nước và Chính phủ và các vănbản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, UBND xã Đồng Phong đã banhành 1 số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác văn thưUBND xã Cụ thể:

UBND xã Đồng Phong đã xây dựng và ban hành Quy định ban hànhquy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ ngày 18 tháng 5 năm 2010 theo hướngdẫn thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính Đây chính là bản quy chế quy định khá cụthể chi tiết về hướng dẫn của công tác văn thư tại cơ quan Cùng với đó là quyđịnh về chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tácvăn thư và lưu trữ

Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm sâu sắc về chỉ đạocủa lãnh đạo UBND xã Đồng Phong về công tác văn thư của UBND đã tạothành hành lang cơ sở pháp lý thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thưcủa UBND xã Đồng Phong Thể hiện nhận thức của lãnh đạo xã đối với côngtác văn thư, đây là cơ sở tiền đề tốt cho việc thực hiện tôt tổ chức công tácvăn thư của xã ở hiện tại và tương lai

Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế của UBND xã Đồng Phong, sốlượng văn bản được ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hướng dẫn chung củacông tác văn thư còn ít Hiện chưa có bất cứ 1 quy định nào về lập hồ sơ, lậpdanh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chưa có bảndanh mục hồ sơ chính thức

4 Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong.

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo hoạt động của cơ quan,công văn giấy tờ là một trong những những phương tiện quan trọng và chủyếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước

Hoạt động nghiệp vụ văn thư bao gồm các quy trình:

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Tuy nhiên, em sẽ đi sâu tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết vănbản ở UBND xã Đồng Phong để có thể hiểu rõ hơn nghiệp vụ ở cơ quanUBND xã cấp địa phương nói chung và UBND xã Đồng Phong nói riêng.Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụchính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất

về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư Thôngqua đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránhtình trạng thất thoát thông tin

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyếtvăn bản đi , quản lý và giải quyết văn bản đến

A) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

(phụ lục 2)

Căn cứ vào các quy định của Chính phủ, tỉnh , huyện và quy chế củaUBND xã và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tạiCông văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước ngày18/7/2005 Văn phòng UBND xã Đồng Phong đã tổ chức giải quyết văn bản

đi một cách chặt chẽ, khoa học, nghiêm túc

Văn bản đi ở cơ quan UBND cấp xã chủ yếu là văn bản hành chính, saukhi được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt thể thức,hình thức trình bày văn bản, nộidung văn bản sẽ trình cho lãnh đạo ký và chuyển về văn thư ghi số, ngày

tháng văn bản, đóng dấu văn bản phù hợp sau đó tiến hành ban hành chuyểnphát văn bản, theo dõi quá trình giải quyết văn bản, sắp xếp và bảo quản vănbản đã phát hành.

Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi của Văn phòngUBND xã Đồng Phong được bộ phận Văn thư tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Cán bộ soạn thảo đồng thời là người đánh máy kiểm tra văn

bản lại lần cuối cùng trước khi tiến hành in ấn văn bản

Bước 2: Trình ký

Sau khi in văn bản ra giấy cán bộ soạn thảo trình văn bản cho Phó chủtịch xem xét, kiểm tra sau đó ký nháy lên bên phải của dấu kết thúc văn bản(./.)

Bước 3: Ghi số và ngày tháng văn bản

Sau khi văn bản được ký, cán bộ soạn thảo đưa văn bản qua bộ phậnvăn thư để lấy số cho văn bản Tất cả các văn bản đi của HĐND – UBNDđược đánh số theo hệ thống chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý

Bước 4: Nhân bản

Sau khi văn bản được lấy số và ghi ngày, tháng, năm văn thư tiến hànhnhân bản bằng cách photo văn bản theo đúng số lượng cán bộ soạn thảo chỉđịnh

Bước 5: Đóng dấu văn bản

Sau khi nhân bản đúng số lượng cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu

Bước 6: Đăng ký văn bản đi

Tất cả các văn bản đi được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ văn bản đi

Bước 7: Chuyển giao văn bản đi

Sau khi đăng ký công văn đi cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao vănbản theo đúng nơi nhận đã ghi trong từng văn bản

Việc chuyển giao văn bản đi được tiến hành qua các hình thức sau:

- Chuyển giao văn bản cho các ban đảng, cá nhân trong nội bộ cơ quanđược gửi trực tiếp không bỏ vào phong bì

- Đối với các văn bản chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức thìvăn bản được gấp 3 bỏ vào phong bì do cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp

- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện văn bản cán bộ văn thư bỏvào phong bì và dán tem rồi gửi bưu điện

Bước 8: Lưu văn bản đi

Các văn bản được ban hành đều được lưu lại ít nhất một bản do cán bộvăn thư quản lý, bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, số nhỏ ở dưới sốlớn ở trên

Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đã được văn thư cơquan tổ chức chặt chẽ, nghiêm túc và đúng quy định Tuy nhiên, bên cạnh đócòn một số hạn chế thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằngnhững thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý vănbản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn Một số nhược điểm của quy trình quản lý

và giải quyết văn bản đi của UBND xã Đồng Phong:

- Có nhiều văn bản được ban hành quá muộn, cán bộ văn thư gặp khókhăn trong việc đảm bảo chuyển giao văn bản kịp thời và chính xác

- Tất cả các văn bản chuyển đi đều không được ký nhận

- Không lập sổ đăng ký văn bản đi nội bộ

- Cán bộ văn thư không lập sổ đăng ký riêng cho văn bản mật đi màđăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đến

- Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi chưa được chặt chẽ Cán bộ vănthư gọi điện tới các thành phần nhận văn bản hoặc không theo dõi

- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện: Cán bộ văn thư chỉ năm

số lượng và đăng ký chung vào sổ đăng ký công văn đi chứ không lập sổ “sổgửi văn bản đi bưu điện”

Mẫu số đăng ký văn bản đi của UBND xã Đồng Phong

0ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:

Từ ngày đến ngày

Từ số đến số

Quyển số:

Phần đăng ký văn bản đi: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị người nhận bản lưu Số lượng văn bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) b) Quản lý và giải quyết văn bản đến (phụ lục 3) Văn bản đến cơ quan là tất cả văn bản của mọi cơ quan tổ chức, đơn vị cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, qua đường bưu điện, Fax, qua mạng,

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND xã Đồng Phong tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/ NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày

08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi và bổ sung một số điều của