- Chứng từ kế toán lμ cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra vμ xác định trách nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân, đối với hoạt động kinh tế, tμi chính ghi trong chứng từ kế toán..
Trang 1CHƯƠNG II chứng từ kế toán vμ kiểm kê
I Chứng từ kế toán
1 Khái niệm
Lμ những giấy tờ vμ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tμi chính phát
sinh vμ thực sự hoμn thμnh, lμm căn cứ để ghi sổ kế toán
Mỗi nghiệp vụ kinh tế tμi chính phát sinh đều được phản ánh vμo chứng từ
kế toán Vì vậy chứng từ kế toán được coi lμ khởi điểm của công tác kế toán
vμ lμ căn cứ để ghi số liệu vμo sổ kế toán
2 Tác dụng của chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán lμ thông tin ban đầu về hoạt động SXKD của đơn vị,
phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh tế, tμi chính hμng ngμy của lãnh đạo
đơn vị
- Chứng từ kế toán lμ căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán
vμ thông tin kinh tế
- Chứng từ kế toán lμ cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra vμ xác định trách
nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân, đối với hoạt động kinh tế, tμi
chính ghi trong chứng từ kế toán Đồng thời chứng từ kế toán lμ căn cứ pháp
lý cho việc giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố về kinh tế, tμi chính, thực
hiện kiểm tra kinh tế vμ kiểm toán nội bộ đơn vị
- Nhờ có chứng từ kế toán mμ giám đốc chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trước, trong vμ sau quá trình SXKD Từ đó nắm bắt được sự biến
động về tμi sản, nguồn vốn kinh doanh trong đơn vị
3 Tính pháp lý của chứng từ kế toán
Để phát huy đầy đủ tác dụng của chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải
đảm bảo tính pháp lý :
- Tính hợp pháp: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh trong
chứng từ kế toán không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tμi chính
của Nhμ nước đã ban hμnh
- Tính hợp lý: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng
từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ SXKD của đơn vị vμ mang lại lợi ích cho đơn
vị
- Tính hợp lệ : thể hiện chứng từ kế toán được ghi chép rõ rμng, đầy đủ
các yếu tố của chứng từ vμ có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm giám sát
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó
4 Phân loại chứng từ
Xuất phát từ tμi sản của đơn vị gồm nhiều loại nên nội dung kinh tế của
chứng từ cũng có nhiều loại khác nhau Để hiểu rõ mỗi loại chứng từ có các
cách phân loại sau:
Trang 24.1 Căn cứ vμo nội dung kinh tế của chứng từ, chứng từ kế toán được chia
thμnh 5 loại
- Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về vật tư
- Chứng từ về lao động tiền lương
- Chứng từ về bán hμng
- Chứng từ về tμi sản cố định
4.2 Căn cứ vμo yêu cầu quản lý vμ kiểm tra của Nhμ nước, chứng từ kế
toán được chia thμnh 2 loại
- Chứng từ bắt buộc: lμ chứng từ phải theo mẫu qui định thống nhất của
Nhμ nước ban hμnh Những chứng từ nμy phản ánh quan hệ kinh tế giữa các
pháp nhân có nội dung cần quản lý vμ kiểm tra, gồm phiếu thu, phiếu chi, hoá
đơn bán hμng, phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư
- Chứng từ hướng dẫn: lμ những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị,
tuỳ theo yêu cầu quản lý vμ hạch toán nội bộ từng đơn vị Loại chứng từ nμy
Nhμ nước chỉ hướng dẫn một số chỉ tiêu đặc trưng như: biên lai thu tiền
4.3 Căn cứ vμo công dụng vμ trình tự xử lý của chứng từ, chứng từ kế toán
được chia thμnh 2 loại:
4.3.1.Chứng từ gốc: lμ loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh hoặc vừa hoμn thμnh:
Chứng từ gốc gồm hai loại:
- Chứng từ mệnh lệnh: lμ chứng từ dùng để truyền đạt chỉ thị hay mệnh
lệnh công tác như lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư (loại chứng từ nμy
không dùng để ghi sổ kế toán)
- Chứng từ chấp hμnh: lμ chứng từ xác minh rằng nghiệp vụ kinh tế đã
thực sự phát sinh vμ hoμn thμnh Loại chứng từ nμy được dùng lμm căn cứ để
ghi sổ kế toán ( phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hμng .)
Nhìn chung mỗi chứng từ gốc đều có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
- Tên gọi của chứng từ: giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số
liệu của các nghiệp vụ kinh tế được dễ dμng
- Ngμy, tháng, năm lập chứng từ: giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số
liệu được khoa học tránh nhầm lẫn
- Số hiệu của chứng từ: phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình
tự thời gian
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
- Chữ ký của người lập vμ người chịu trách nhiệm về tính chính xác của
nghiệp vụ kinh tế Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp
nhân phải có chữ ký của người kiểm soát vμ người phê duyệt đóng dấu nhằm
đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh lμm căn cứ để định
khoản kế toán
- Các chỉ tiêu về lượng, giá
4.3.2 Chứng từ ghi sổ
- Lμ loại chứng từ được tổng hợp từ các chứng từ gốc theo nội dung của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán
Trang 3- Có thể từ 1 chứng từ gốc lập ra 1 chứng từ ghi sổ hoặc nhiều chứng từ
gốc cùng loại được lập ra 1 chứng từ ghi sổ Sau đây lμ mẫu chứng từ ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ Số
Ngμy tháng năm
Trích
Kèm theo Chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
( ký) ( ký)
5 Trình tự xử lý chứng từ kế toán
5.1 Kiểm tra chứng từ kế toán
Nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán trước khi
ghi sổ kế toán Nội dung kiểm tra gồm:
- Kiểm tra tính rõ rμng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh
trên chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
- Kiểm tra việc chấp hμnh quy chế quản lý nội bộ của người lập, người
kiểm tra, người xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tμi chính
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hμnh vi vi phạm chính sách,
chế độ, thể lệ kinh tế, tμi chính của Nhμ nước phải từ chối thực hiện (từ chối
xuất quỹ, xuất kho, thanh toán .), đồng thời báo cho Thủ trưởng đơn vị vμ
Kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng chế độ hiện hμnh
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung vμ chữ số không
rõ rμng, thì người chịu trách nhiệm, kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại nơi lập
chứng từ để lμm lại, lμm thêm thủ tục, sau đó mới lμm căn cứ ghi sổ
5.2 Hoμn chỉnh chứng từ
Lμ hoμn chỉnh những nội dung còn thiếu để đảm bảo ghi sổ được chính
xác
- Ghi giá cho những chứng từ chưa có giá theo đúng nguyên tắc tính
giá
- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế vμ địa điểm phát sinh cho
phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán
- Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ
Trang 45.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ
- Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị, sau đó phải
tập trung về phòng kế toán để tiến hμnh ghi sổ kế toán, vì vậy phải tổ chức
luân chuyển chứng từ kế toán
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán lμ xác định đường đi cụ thể cho
từng loại chứng từ, chứng từ kế toán phải đi qua bộ phận nμo ? bộ phận nμo có
trách nhiệm kiểm tra, xử lý vμ ghi sổ kế toán, bộ phận nμo được phép lưu trữ
chứng từ kế toán
5.4 Bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi ghi vμo sổ kế toán cần phải quản lý bảo quản tại
phòng kế toán thời gian 1 năm, sau đó được đưa vμo kho lưu trữ chung của
đơn vị theo quy định 10 năm hoặc lâu hơn
II Kiểm kê tμi sản
1 Khái niệm
Kiểm kê lμ một phương pháp kế toán, dùng để kiểm tra tại chỗ tình hình
hiện có của tμi sản, vật tư, tiền vốn để đối chiếu với số liệu ghi trong sổ kế
toán, nhằm phát hiện chênh lệch vμ có biện pháp xử lý kịp thời
2 Các loại kiểm kê
2.1 Căn cứ vμo phạm vi, đối tượng tiến hμnh kiểm kê ta có 2 loại
- Kiểm kê toμn diện: lμ kiểm kê toμn bộ các loại tμi sản trong đơn vị:
TSCĐ, vật tư, thμnh phẩm, vốn bằng tiền loại kiểm kê nμy tiến hμnh mỗi
năm ít nhất 1 lần vμo cuối năm
- Kiểm kê từng phần: lμ kiểm kê từng loại tμi sản nhất định phục vụ cho
yêu cầu quản lý hay khi bμn giao người quản lý tμi sản (thủ kho, thủ quỹ .)
2.2 Căn cứ vμo thời gian kiểm kê, được chia thμnh 2 loại:
- Kiểm kê định kỳ: lμ tiến hμnh kiểm kê vμo cuối kỳ báo cáo (cuối
tháng, cuối quý, cuối năm .) Chẳng hạn kiểm kê hμng ngμy đối với tiền mặt,
kiểm kê hμng tháng đối với vật tư, hμng hoá, kiểm kê hμng năm đối với TSCĐ
- Kiểm kê đột xuất: lμ kiểm kê ngoμi kỳ hạn trên như khi có sự thay đổi
đột xuất người quản lý tμi sản, khi có sự cố (cháy, nổ, mất cắp.), chưa xác định
được thiệt hại hoặc theo yêu cầu của cấp trên, khi có cơ quan Tμi chính tiến
hμnh thanh tra tμi chính, kiểm tra kế toán đối với đơn vị
3 Phương pháp kiểm kê
Khi tiến hμnh kiểm kê phải lập "Hội đồng kiểm kê", do giám đốc doanh
nghiệp chỉ định vμ trực tiếp lãnh đạo Kế toán trưởng giúp việc chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê
Trước khi tiến hμnh kiểm kê phải hoμn thμnh việc ghi sổ vμ khoá sổ đến
thời điểm kiểm kê Nhân viên quản lý tμi sản phải sắp xếp lại tμi sản theo
đúng chủng loại, trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện Tuỳ theo từng
loại tμi sản mμ có phương pháp kiểm kê khác nhau
3.1 Phương pháp kiểm kê hiện vật
Lμ việc cân, đong, đo đếm tại chỗ đối với hiện vật cần kiểm kê như vật tư,
Trang 5cần có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý tμi sản Khi kiểm kê
phải chú ý đến số lượng chất lượng của hiện vật đó vμ ghi vμo biên bản kiểm
kê Sau đó người kiểm kê vμ người bảo quản hiện vật cùng ký vμo biên bản
kiểm kê
3.2 Phương pháp kiểm kê tiền gửi ngân hμng vμ tμi sản thanh toán
Đối với tiền gửi ngân hμng vμ nợ phải thu, phải trả được tiến hμnh bằng
phương pháp đối chiếu số dư từng khoản giữa sổ sách của đơn vị với sổ sách
của ngân hμng vμ các đơn vị có quan hệ thanh toán Nếu phát sinh chênh lệch
thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân vμ điều chỉnh sửa sai cho
khớp số liệu giữa 2 bên Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản vμ có
chữ ký của nhân viên kiểm kê, nhân viên quản lý tμi sản
Sau khi kiểm kê, các biên bản được gửi về phòng kế toán để đối chiếu với
số liệu trên sổ kế toán Khoản chênh lệch ( nếu có) phải báo cáo với lãnh đạo
đơn vị để quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể, kế toán căn cứ vμo kết
quả xử lý để phản ánh vμo sổ kế toán
4 Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Kế toán có vai trò quan trọng trong kiểm kê, trước hết kế toán phải lμ
những thμnh viên chủ yếu trong ban kiểm kê Sau đó kế toán có trách nhiệm
giải quyết những khoản chênh lệch về tμi sản trong biên bản kiểm kê Như vậy
kế toán có vai trò quan trọng cả trước, trong vμ sau quá trình kiểm kê
- Trước khi kiểm kê, kế toán căn cứ vμo tình hình của đơn vị để xây
dựng kế hoạch kiểm kê trình lãnh đạo gồm :
Xác định thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thμnh phần ban kiểm kê,
hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê
- Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép biên bản kiểm
kê vμ xác định các khoản chênh lệch tμi sản Tổng hợp toμn bộ số liệu kiểm
kê, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo về việc giải quyết các khoản chênh
lệch đó
- Sau khi kiểm kê, kế toán căn cứ vμo quyết định xử lý từng trường hợp
chênh lệch về tμi sản của lãnh đạo mμ điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán
Việc phản ánh vμ xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê lμm cho số liệu kế
toán chính xác, trung thực lμm cơ sở cho việc lập báo cáo tμi chính của doanh
nghiệp /