5/6/2007 1
T ch c và qu n lý d li u trong
H th ng thông tin k toán
M c tiêu
Hi u và phân tích đ c các nh h ng
c a Công ngh thông tin đ n H th ng thông tin k toán trong doanh nghi p
N m b t cách th c t ch c d li u, t
ch c thu th p d li u và x lý d li u trong h th ng k toán máy.
ERP, TM T và h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p
T ng quan
S phát tri n c a CNTT nh h ng đ n
toàn b ho t đ ng s n xu t kinh doanh
Nhu c u v thông tin k toán
òi h i v tính k p th i, trung th c, đáng
tin c y c a thông tin k toán
C h i và thách th c c a ho t đ ng k
toán
N i dung
c đi m h th ng k toán trên n n máy tính
nh h ng c a công ngh thông tin đ n h
th ng thông tin k toán
T ch c d li u- thu th p và x lý d li u k toán
H th ng qu n lý các ngu n l c doanh nghi p ERP
Th ng m i đi n t
Trang 25/6/2007 5
c đi m h th ng k tốn trên n n máy tính
H n ch c b n c a h th ng k tốn
th cơng
Các m c đ ng d ng cơng ngh thơng
tin vào cơng tác k tốn
c đi m ghi nh n và h ch tốn ban đ u
c đi m quá trình x lý nghi p v
c đi m thơng tin đ u ra và quá trình
cung c p thơng tin
H n ch c b n c a h th ng k tốn th cơng
Trình t x lý d li u k tốn th cơng
Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc
Tạo các DL và được ghi ban đầu
Sổ nhật ký
Phân loại xác định DL sẽ ảnh hưởng tới đối tượng nào (ĐK nợ/ có)
Sổ tài khoản Báo cáo
Tổng hợp tạo thông tin truyền đạt tới người sử dụng
Chuyển DL vào TK nơi lưu trữ về đối tượng bị ảnh hưởng
H n ch c b n c a h th ng k
tốn th cơng
H n ch trong ghi nh n ho t đ ng c a
doanh nghi p
H n ch trong cung c p thơng tin cho
ng i s d ng
D li u b trùng l p khi x lý và l u tr
thơng tin vào cơng tác k tốn
Trình t x lý d li u trong h th ng k tốn máy Sự kiện kinh tế
Chứng từ gốc
Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ
Cơ sở dữ liệu
DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan
Báo cáo
Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu
Trang 35/6/2007 9
thông tin vào công tác k toán
Bán t đ ng
T đ ng hoá công tác k toán
T đ ng hoá công tác qu n lý toàn
doanh nghi p
c đi m ghi nh n và h ch toán ban đ u
Ch ng t đ c l p b ng tay đ n t bên ngoài h th ng k toán
Ch ng t đ c in t ph n m m k toán Các nghi p v k toán đ c x lý t đ ng
D li u đ u vào đ c chuy n t các h
th ng máy tính khác trong doanh nghi p
Ch ng t đi n t
c đi m quá trình x lý nghi p v
Các d u v t c a quá trình x lý nghi p v
không quan sát đ c b ng m t
C p nh t m t l n, nh h ng t i nhi u d
li u
Quá trình x lý b ng máy đ c th c hi n t
đ ng
Kh n ng cài đ t các tính n ng ki m soát
trong ph n m m k toán
c đi m thông tin đ u ra và quá trình cung c p thông tin
D li u s n có trong máy tính
Thông tin có hay không có ph thu c vào
ph n m m k toán và ng i s d ng ph n
m m
chính xác, trung th c và b o m t c a thông tin c n ph i đ c ki m đ nh k
Trang 45/6/2007 13
đ n h th ng thông tin k toán
Tính trung th c và đáng tin c y c a
thông tin k toán
Tính k p th i trong quá trình x lý s li u
và cung c p thông tin
T ch c d li u- thu th p- x lý và l u
tr d li u k toán
N i dung, hình th c và tính pháp lý c a
thông tin k toán
thông tin k toán
Sai sót và gian l n trong môi tr ng k toán máy tính
Sai sót và gian l n v nh p li u Sai sót và gian l n v x lý nghi p v Sai sót và gian l n v thông tin đ u ra Sai sót và gian l n v l u tr và b o m t thông tin
thông tin k toán
R i ro đ i v i thông tin k toán
Ph n m m đ c l p trình sai
Ph n m m không phù h p v i ch đ k
toán
Thông tin k toán b m t hay không đúng do
l i thi t b , l i ng i dùng
Thông tin k toán b đánh c p, b l bí m t
H th ng b phá hu
thông tin k toán
Thông tin k toán trung th c h p lý và đáng tin c y ph thu c vào tính ki m soát, đ n đ nh c a h th ng và n ng
l c c a ng i s d ng h th ng ánh giá tính trung th c và đáng tin c y
c a thông tin k toán trong môi tr ng máy tính th ng g p nhi u khó kh n
Nh n th c, k n ng và các hi u bi t v CNTT c a ng i s d ng r t quan tr ng
Trang 55/6/2007 17
li u và cung c p thông tin
Kh n ng tính toán, t c đ x lý, kh n ng
truy c p, chia s , truy n t i d li u trên m ng
máy tính giúp cho vi c x lý d li u và cung
c p thông tin nhanh chóng, k p th i
Các gi i h n v kh i l ng nghi p v , kho n
cách đ a lý, … không còn quan tr ng khi t
ch c công tác k toán
N u m t ngày không có máy tính và không có
internet…?
S thay đ i vai trò c a s k toán và hình th c
k toán
S bi n m t d n c a các tài li u k toán gi y
S xu t hi n các khái ni m, các ph m trù m i:
c s d li u, t p tin, b ng d li u, …
D li u k toán đ c thu th p và x lý không
ch b ng vi c l p ch ng t và ghi s k toán Công vi c nh p li u có th không do nhân viên k toán th c hi n
M i quan h gi a k toán t ng h p, k toán
chi ti t, gi a ghi Nh t ký và ghi S Cái
Ki m tra, đ i chi u d li u, thông tin k toán
có th không theo các ph ng pháp truy n
th ng
M t s các ph ng pháp, nguyên t c k toán
có th b vi ph m
D li u k toán c a c 1 niên đ có th đ c
t o và x lý nhi u l n cho đ n khi đáp ng
yêu c u
Ki m soát?
N i dung, hình th c và tính pháp lý
c a thông tin k toán
Tính đa d ng v n i dung và hình th c
c a thông tin k toán Tính pháp lý c a thông tin k toán v n
d a trên quan đi m truy n th ng: In trên
gi y, ký tên và đóng d u Thông tin k toán d dàng đáp ng các yêu c u c a ng i dùng, tuy nhiên thông tin k toán trên gi y và d li u k toán trên máy có th ng nh t v i nhau?
Trang 65/6/2007 21
T ch c d li u
T ch c thu th p d li u
Ph ng pháp t ch c x lý d li u
D li u là các s vi c, s ki n ban đ u, các nghi p v đ c ghi chép m t cách
r i r c, ch a đ c x lý
D li u đ c th hi n b ng con s , ký t (Letters), ký hi u (Symbol), hình v
X lý d li u là vi c chuy n d li u thành thơng tin
T t c các d li u c a DN t o thành c
s d li u c a DN.
T t c các d li u đ c l u tr và đ c
s d ng b i doanh nghi p t o thành c
s d li u c a doanh nghi p.
D li u đ c t ch c logic theo: vùng
d li u, m u tin, t p tin, CSDL
T ch c d li u theo h qu n tr d li u
Cơ sở dữ liệu (Data base)
Hệ quản trị CSDL (DBMS)
Chương trình ứng dụng 1 Chương trình ứng dụng 2 Chương trình ứng dụng 3
Người sử dụng
Trang 75/6/2007 25
C s d li u quan h
Có nhi u ki u c u trúc CSDL (mô hình d
li u)
C u trúc phân c p hình cây
C u trúc m ng
C u trúc quan h
CSDL ki u quan h là mô hình d li u ( c p
khái ni m) đ c l u tr d i d ng b ng hay
còn g i là các quan h (relation)
430421210-001
115 Nguy n Hu KHTN-01
KPMG Vi t Nam
430121280-001
29 Lê Du n, Q.01
KHNN-01 Chase Mahattan
Mã s thu
a ch
Mã KH Tên khách hàng
567 25.000.000 3
PR-002 KHNN-01
154/04 7870
KHTN-01 KHTN-01
Mã KH
20.000.000 10.000.000 Giá
345 2
PC-002 13/4/04
7869
345 1
PC-001 13/4/04
7869
H SL
Mã hàng Ngày hđ n
S hđ n
Khóa chính
Khóa ngo i Thu c tính
Yêu c u m t quan h
M t quan h ch có m t vùng khóa chính
T t c các thu c tính mô t trong quan h ph i
ph thu c vào vùng khoá chính
T t c các thu c tính ngoài tên g i ph i đ c
l p ch không ph thu c vào nhau
có th liên k t các quan h v i nhau, c n
có vùng khoá liên k t (thu c tính liên k t)
Th t các c t không quan tr ng
Liên k t 1:1
Ví d : Nhân viên và B ng ch m công Liên k t 1:n
Ví d : Khách hàng và Hoá đ n Liên k t n:m
Ví d : Hàng hoá và hoá đ n
Trang 85/6/2007 29
Mơ hình m i liên k t th c th
Ví d
CHI TIẾT ĐẶT HÀNG
KHÁCH HÀNG
ng d ng mơ hình quan h
Trong vi c thi t k c s d li u Trong vi c ki m sốt d li u k tốn
Nh p li u
C p nh t d li u Xố d li u
B o trì d li u
Ví d : M t doanh nghi p th ng m i cĩ các đ c đi m sau:
- Khi khách hàng c n mua hàng s g i đ n đ t hàng cho doanh
nghi p C n c đ n đ t hàng doanh nghi p s l p l nh bán
hàng M i đ n đ t hàng s đ c l p 1 l nh bán hàng và ng c
l i Sau đĩ c n c vào l nh bán hàng đ l p phi u giao hàng,
phi u xu t kho và hố đ n M i l nh bán hàng s cĩ 1 phi u giao
hàng, 1 phi u xu t kho, 1 hố đ n và ng c l i Trên m i ch ng
t cĩ nhi u m t hàng đ c bán Khách hàng cĩ th đ t mua
hàng nhi u l n trên các đ n đ t hàng khác nhau.
- Hàng hố cĩ th đ c xu t t nhi u kho, nh ng m i phi u xu t
kho ch dùng đ xu t hàng t i 1 kho hàng nh t đ nh.
- Khách hàng thanh tốn ti n hàng b ng séc M i l n cĩ th thanh
tốn cho nhi u hố đ n, và 1 hố đ n cĩ th đ c thanh tốn
nhi u l n.
Hãy xác đ nh các m i liên k t d li u, v s đ quan h và nêu các
d li u c n nh p khi nh p li u nghi p v bán hàng cho doanh
nghi p trên
Phân tích các chu trình ho t đ ng c a doanh nghi p
Xác đ nh các thơng tin đ u ra c n cung c p, t đĩ xác đ nh các d li u đ u vào c n đ c nh p li u
Xác đ nh các ch ng t c n thi t cho vi c nh p
li u, ch ng t nào đ c dùng làm c s nh p
li u, ch ng t nào đ c dùng đ đ i chi u, ki m tra; ch ng t nào c n đ c in sau khi k t thúc
nh p li u Xác đ nh các d li u c n đ c nh p vào h th ng trên các ch ng t liên quan
Trang 95/6/2007 33
Ví d :
D a vào ví d ph n T ch c d li u, hãy xác đ nh
các d li u c n thu th p trong 2 tr ng h p sau:
- Ph n m m nh p li u t đ n đ t hàng c a khách
hàng, nh p li u và in L nh bán hàng Sau đó c n
c vào d li u c a l nh bán hàng đ in các ch ng
t khác và c p nh t s k toán có liên quan
- Ph n m m nh p li u t hoá đ n bán hàng, t
đ ng c p nh t nghi p v xu t kho, sau đó c p
nh t s k toán có liên quan
Có 2 ph ng pháp t ch c x lý d li u
X lý theo lô
Nghi p v cùng lo i, cùng n i dung đ c
t p h p, sau đó đ c nh p li u và l u
t m th i, ch a c p nh t
nh k c p nh t d li u Sau khi c p nh t d li u m i xem, in đ c các báo cáo
u nh c đi m? i u ki n v n d ng?
Có 2 ph ng pháp t ch c x lý d li u
X lý tr c tuy n theo th i gian th c
D li u riêng l đ c nh p li u ngay khi
nghi p v phát sinh và đ c c p nh t
ngay sau khi nh p li u
Báo cáo có th xem, in ngay sau khi nh p
li u
u nh c đi m? i u ki n v n d ng?
H th ng qu n lý các ngu n l c doanh nghi p ERP
Gi i thi u các h th ng ERP VN và
n c ngoài
Rinpoche (SSP), IRP (AZ Solution), … SAP, Oracle, Solomon, …
Nh n đ nh?
Trang 105/6/2007 37
H th ng qu n lý các ngu n l c
doanh nghi p ERP
nh ngh a ERP và các đ c đi m ERP
ERP- Enterprise Resource Planning System- H
th ng ho ch đ nh/ qu n tr các ngu n l c c a
doanh nghi p H th ng Ho ch đ nh/ qu n tr các
ngu n l c doanh nghi p là m t thu t ng đ c
dùng đ mô t m t lo t các ho t đ ng do ph n
m m máy tính h tr Các ho t đ ng này s giúp
m t doanh nghi p qu n lý các tác nghi p chính bao
g m k toán, phân tích tài chính, qu n lý mua
hàng, qu n lý t n kho, ho ch đ nh và qu n lý s n
xu t
H th ng qu n lý các ngu n l c doanh nghi p ERP
nh ngh a ERP và các đ c đi m ERP
c đi m ERP:
ERP là m t h th ng tích h p qu n tr s n xu t kinh doanh Tích
h p có ngh a là m i công đo n, m i ng i, m i phòng ban ch c
n ng đ u đ c liên k t, c ng tác v i nhau trong m t quá trình
ho t đ ng s n xu t kinh doanh th ng nh t.
ERP là m t h th ng do con ng i làm ch v i s h tr c a máy tính Nh ng cán b ch c n ng, nghi p v m i là chính, còn
ph n m m và máy tính ch là h tr ERP là m t h th ng ho t đ ng theo quy t c, có ngh a là h
th ng ph i ho t đ ng theo các quy t c và các k ho ch rõ ràng
K ho ch s n xu t ph i đ c l p theo ra theo n m, tháng, tu n
H th ng s không ho t đ ng khi không có k ho ch.
ERP là h th ng v i các trách nhi m đ c xác đ nh rõ Ai làm
vi c gì, trách nhi m ra sao ph i đ c xác đ nh rõ tr c.
ERP là h th ng liên k t gi a các phòng ban trong công ty Các phòng ban làm vi c, trao đ i, c ng tác v i nhau ch không ph i
m i phòng ban là m t cát c
H th ng qu n lý các ngu n l c
doanh nghi p ERP
nh ngh a ERP và các đ c đi m ERP
Tính phân h c a ERP: Ph n m m có c u trúc phân h là m t t p
h p g m nhi u ph n m m riêng l , m i ph n m m có m t ch c
n ng riêng T ng phân h có th ho t đ ng đ c l p nh ng do b n
ch t c a h th ng ERP, chúng k t n i v i nhau đ t đ ng chia s
thông tin v i các phân h khác nh m t o nên m t h th ng m nh
h n.
Các phân h c b n c a m t ph n m m ERP đi n hình có th nh
sau:
K toán
Mua hàng
Hàng t n kho
S n xu t
Bán hàng
Qu n lý nhân s và tính l ng.
Qu n lý quan h khách hàng
…
H th ng qu n lý các ngu n l c doanh nghi p ERP
ERP và H th ng thông tin k toán trong doanh nghi p
Công vi c k toán và t ch c công tác k toán
Luân chuy n ch ng t
Nh p li u và x lý d li u k toán
Ki m tra và soát xét d li u và thông tin k toán
Chia s d li u và l u tr d li u
Trang 115/6/2007 41
Khái ni m và các đ c đi m TM T
TM T là gì?
c đi m TM T
Các lo i hình giao d ch TM T
B2B: giao d ch gi a doanh nghi p v i doanh nghi p, ví d
www.ecvn.gov.vn
B2C: giao d ch gi a doanh nghi p v i khách hàng, ví d
www.megabuy.com.vn
C2C: giao d ch gi a khách hàng v i khách hàng, ví d
www.1001shoppings.com
i t ng kinh doanh trong l nh v c TM T
Các giao d ch th ng m i đi n t
Ho t đ ng qu ng cáo, khuy n mãi
Ho t đ ng bán hàng
Ho t đ ng thanh toán
T ch c sàn giao d ch
T ch c ghi nh n d li u k toán t các
giao d ch TMDT
Ch ng t đi n t
Th i đi m ghi nh n nghi p v
S thay đ i c a m t vài ph ng pháp k
toán
B o m t và tính pháp lý c a thông tin k
toán