Báo cáo tốt nghiệp - đề tài - Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mởđầu và kết luận báo cáo này đượctrình bày theo 3 chương sau:Chương I:Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ Chương II:Thực trạng

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thếtoàn cầu hoá kinh tếđang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ởtừng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịpthời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệuquả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà

mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lựclượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tácthông tin ởđơn vị mình Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợgiúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xãhội Nền kinh tế Việt Namđang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, côngtác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vịđể bảo đảm, cung cấpđầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Để có thể thu nhận, xử lý,quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăngcường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiếnthức chuyên môn vềnghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó làcông tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lốicủa Đảng, quản lý vàđiều hành của Nhà nước Các văn bản hình thành trong công táclãnh đạo, chỉđạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiệnthiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao

Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG đã giúp em có đượcnhững kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng Qua tìm hiểu tìnhhình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG , em đã chọn đề tài

“Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG”

làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình.Đây là một kiểu đề tài mà từ trước tới nayđãcó nhiều công trình nghiên cứu Song đối với Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG vớinhững hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến Do đó em

mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốnđóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữtại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạtđộng văn thư- lưu trữở các cơ quan khác nói chung Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữtrong văn phòng ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bấtcập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.

Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNGnhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG và đưa ra một

số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tạiTrường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung Qua đây em xin đượcbày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô giáo Vũ Thị Thu Trang đã nhiệt tình giúp đỡ và độngviên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnhđạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐẠIHỌC HẢI DƯƠNG đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gianthời gian em thực tập tại Trường

Em xin chân thành cảm ơn.

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mởđầu và kết luận báo cáo này đượctrình bày theo 3 chương sau:

Chương I:Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ

Chương II:Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐẠI HỌC HẢI

DƯƠNG

Chương III:một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tàinày, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐẠI HỌC HẢIDƯƠNG, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng các phương phápnghiên cứu sau:

- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐẠI HỌC HẢIDƯƠNG

Từ đó đem so sánh lý luận đãđược học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với

hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Khái niệm công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt độngcủa một tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt độngtrợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị

xã hội, hành chính, môi trường v.v…Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thuđược kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng

là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ vàbên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phầnhoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra nhữngquyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị

2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

2.1 Chức năng văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ một thựcthể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại Hay nói cáchkhác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn

vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội Theo khái niệm về văn phòngthì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây

.Chức năng tham mưu

Chức năng tổng hợp

.Chức năng hậu cần

2.2 Nhiệm vụ của công tác văn phòng

a Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

b Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị

c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

d Trợ giúp về văn bản

e Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị

f Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

g Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

h áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụvăn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức

II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho côngtác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũtrang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản

lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Các văn bản hình thànhcủa công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

a Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giảiquyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ

các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đếnđược thực hiện theo nguyên tắc:Mọi văn bản, giấy tờđến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụvào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật Văn bảnđến cơ quan, đơn vịđều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trướckhi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đếnđược thực hiện theo 5 bước sau:Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổđến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Văn bản được vào sổ theo mẫu sau

Số,kýhiệuVB

Ngày,thán

g VB

tríchyếunộidungVB

Lưu

hồ sơ

Nơinhậnvănbản

Kýnhận

Ghichú

Mẫu chuyển văn bản đến

Số, ký hiệu

văn bản

Ngày chuyểnvăn bản

Số lượng bìvăn bản

Nơi nhận(người nhận)

Ký nhậnvàđóng dấu

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ

quan đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bảngiấy tờ của cơ quan, đơn vịđể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộvăn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản

Bước 2: Ký vàđóng dấu văn bản

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan

Ngày tháng Số ký hiệu Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận

vàđóng dấu văn

văn bản văn bản văn bản bản

Số lượngvăn bảnhoặc bì vănbản

Người nhậnhoặc đơn vịnhận

Ghi chú

*Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quanhoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụđăng ký văn bản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản

và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉđược đánh dấu vào vănbản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận vàđóngdấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếuchuyển và phong bì ngoài Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển,không đóng dấu chỉ mức độ “mật” Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục nhưcác văn bản bình thường

*Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư

và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ cóý nghĩa rất cần thiết cho việcphân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học và thuận tiện.+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước

Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặctheo đơn vị, tổ chức

Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ

Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Quy định người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ

+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộđược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa

hồ sơ gọi là mở hồ sơ

+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc trưng cơbản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư

+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

+ Biên mục hồ sơ

+ Đóng quyển

* Tổ chức và sử dụng con dấu

Nguyên tắc đóng dấu:

Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai mượn.Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngayngắn.

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóngdấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụthể

Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo …cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ

có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu

Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng.Hai loại dấu này đóng như sau:

- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó kýthay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thìđóng dấu quốc huy

- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng đểlàm ra văn bản thìđóng dấu văn phòng

Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải dothủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định Dấu “mật” phải được đóng vàotrước khi ký chính thức Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp như “hoả tốc”,

“thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản

Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào đóđóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu Của cơ quan ghitrong Nghị định 56 của HĐCP

- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho ngườikhác do thủ trưởng cơ quan chỉđịnh Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủkhoá chắc chắn.

Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủ quy định vềviệc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “ Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, cácđơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các

cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trongquan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thốngnhất theo quy định của Nghị Định Chính Phủ” Đồng thời Chính phủ cũng quy địnhngười đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơquan tổ chức chỉđược dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉđựợc đóng lêncác văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóngdấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người Con dấu của cơ quan tổchức phải được lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thưđể bảoquản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ vàđóng dấu

b Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổđăng ký

- Phân loại và trình lãnh đạo

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức năng

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

1.3 Tổ chức công tác văn thư

Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:

a Biên chế công tác văn thư

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủyếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng vănbản, tài liệu cơ quan Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ

Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán

bộ cũng cóý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của cơquan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạpnhư: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơnthìđảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải

có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sựvà giữ luôn bí mậttrong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao vàảnh hưởng đến việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung

b.Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến vàchức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thứcphù hợp Các hình thức này bao gồm:

+Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn

văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn Hình thức này thường được

áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng vănbản ít

+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác

văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc Hình thức này được áp

dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều

cơ sở ở cách xa nhau

+Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu

nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bảnđược tổ chứcchung ở một nơi Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bảnđược thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ Hình thức văn thư hỗn hợp thường được

áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn

Phải đảm bảo tính chính xác cao

Mức độ bí mật của văn bản

Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

a Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạtđộng của cơ quan Như vậy công tác văn thư cóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản

lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản

và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan Vì vậy việc tổ chứcquản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chungcủa Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của

cơ quan.

b ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm

vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lýđượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xácnhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạtđộng đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chếđộ,giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các vănbản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan.Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cánhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằngchứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữđược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạođiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổ sung chủ yếu,thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị Trong các quátrình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tàiliệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủthì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiềucho công tác lưu trữ

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được côngsức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệucần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vàolưu trữđể nghiên cứu và sử dụng lâu dài

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất cả nhữngvăn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liênquan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ

a Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:

Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

Đánh giá tài liệu

Thống kê tài liệu

Bảo quản tài liệu

Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kho lưu trữ từTrung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước Cụclưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụlưu trữ

Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên ở các cơquan đơn vịmà phải tập trung vào các kho lưu trữđể quản lý thống nhất theo quy định củaNhà nước Các kho lưu trữ Nhà nước có chức năng bản quản và tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ quốc gia không một cơ quan hay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc giacho riêng mình Tập trung không có nghĩa làđưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương

mà là tập trung những tài liệu này vào những kho lưu trữđãđược phân cấp trong mạnglưới các kho lưu trữ từ TW đến địa phương

Thống nhất là sự thống nhất quan lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ Đặc biệt làthống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia Tài liệu lưu trữ Quốc gia phải do cục lưu trữNhà nước, cơ quan cao nhất của ngành thống nhất quản lý Để nghiên cứu đầy đủ mọimặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệu phản ánh toàn diện hoạt động của ngành các cấp,đặc biệt là tài liệu lưu trữ Quốc gia Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tậptrung thống nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốtnhất tác dụng của nó

Hiện nay nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận lưu trữ Quốc giađang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện… Ngoài ra hệ thốngcác kho lưu trữđược tổ chức hoàn chỉnh các văn bản của Nhà nước về hoạt động lưu trữcòn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quảcông tác lưu trữ Việc thực hiện nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý công táclưu trữđang đặt ra cho Nhà nước và Ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần được nghiên cứu vàgiải quyết

c Nội dung của công tác lưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào các phônglưu trữcủa cơ quan Nhànước Trung ương vàđịa phương theo nguyên tắc quản lý thôngnhất

Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụđể phân loại tài liệu trongcác phông lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách cóchủđộng hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sửdụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữđược hệ thốnghoá theo một phương pháp thích hợp vàđựoc cốđịnh trật tự sắp xếp trong các phòng, kholưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xem xét hồ

sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các gía trị khác đểxác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ(như xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ)

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản haytiêu huỷ

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉở một mặt mà xét nóở tính đadạng

Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữđể lựa chọn và xác địnhđược thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu huỷ.Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng

Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên

Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trịđược hội đồng cho phép phải lập vănbản Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ phận cơ quan

có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ

Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định về công tác lưu trữ banhành kèm theo quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02 tháng 02 năm 1998 của UBND thànhphố

Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnhtài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữở Trung ương vàđịa phương theonhững nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu cóý nghĩa quan trọng không chỉđối vớingành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý nghĩachính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đối với từngngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra nó Nếu để tài liệu mất mát thất lạc, không

tổ chức đựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khảnăng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế

Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịpthời Khi bổ sung tài liệu cần chúýđến khả năng sử dụng chúng trong thực tế Chúýđếnkhả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc mở rộng việc áp dụngcác phương tiện kỹ thuật hiện đại

Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phươngpháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác, khịp

thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất kháctrong phòng trong kho lưu trữ.

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước, cụthể là:

- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ

và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổđăng ký các phông lưu trữ; sổ theodõi sử dụng hồ sơ tài liệu

- Thực hiện chếđộ báo cáo thống kêđịnh kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất về tìnhhình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục lưu trữ Nhànước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về việc ban hànhbiểu mẫu báo cáo thống kêđịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo địnhkỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữnhư phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phônglưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất

Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông vàlịch sử phông

- Tiến hành lập hồ sơđối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương

án đã chọn

Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảmbảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng,phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác này được quy định cụ thể tạiPháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như:Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của conngười như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sửdụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng…Phải chúýđến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật Cần trang bịđầy đủgiá, tủđựng tài liệu, dụng cụđo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát,sạch sẽ Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải

có chếđộ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hộinhững thong tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáodục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân

Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quảtài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:

- Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của Đảng và

Nhà nước phục vụđấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước phát triểnquan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước Phục vụđấu tranh chống luận điệuxuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của Nhà nước ta do bọn đếquốc và bọn phản động tiến hành

- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ chế quản lý

kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước

- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữđược sử dụng nghiên cứu giải quyết các vấn đề khoa

học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà nước ta đề ra trongtừng giai đoạn

Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các hình thức sau:

Thông báo về tài liệu

Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ

Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ

Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình

Công bố tài liệu lưu trữ

d.ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trìnhhoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trongsuốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất đểnghiên cứu

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên

nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học màcòn phục vụ cho các đề tài khoa học vàứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào côngcuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận độngcủa tự nhiên và xã hộiđể dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội

Tài liệu lưu trữ còn cóý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụđắc lực cho việc thựchiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội… ngắn hạn vàdài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngàycủa mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.

Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơquan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, cóý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nóchứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Có thể dùng tài liệu để xây dựng truyến thống, giáodục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổthông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông

3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chức quản lý vàgiải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện hành Công tác văn thưcủa mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa cơ quan này với cơ quan khácbằng văn bản giấy tờ Đối với cấp trên, công tác văn thư thực hiện việc soạn thảo các vănbản để truyền đạt, phổ biến chủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước từ các cơ quancấp trên đến các cơ quan cấp dưới và ngược lại Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổchức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cungcấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương pháp

kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau Phần lớn những tài liệu vănthư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thưđều được lập hồ sơ, chọn lọc vànộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công táclưu trữ sau này

CHƯƠNG II

HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC

HẢI DƯƠNG

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

1 Quá trình hình thành và phát triển của trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Tên gọi:TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG - HAI DUONG UNIVERSITY

Biểu tượng:

“Đào tạo chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”

ĐỊA CHỈ: GIỮA SỐ 1002 VÀ 1004 (VÀO TRONG 200m) - ĐẠI LỘ LÊ THANH NGHỊ, TP HẢI DƯƠNG

 ĐT: (0320) 3.866.258 - 3.864.455 * FAX: (0320) 3.861.249

Website: http://uhd.edu.vn hoặc http://ktkt-haiduong.edu.vn

Hội trường đa năng 500 chỗ ngồi/tầng tại Trường mới

2 Tình hình hoạt động chung của trường ĐHBK Hà Nội

2.1 Định hướng chiến lược

Trường Đại học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương) là

Trường công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26 tháng 07năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương vàđược đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tướngChính phủ;

Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sở hợp nhất, sáp nhập các

cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Kế hoạch, Thương nghiệp, Lao động và Lương thực).Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dạy nghề theo các bậc: sơcấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo các khối ngành kinh tế - kỹ thuật - xã hội

Với phương châm “đào tạo đạt chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người

học”, bằng nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày càng được nâng

cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xã hội Hiện Nhà trường luôn năng động, sáng tạo và

đổi mới, chủ động vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức: tích cực đầu tư xây dựng cơ

sở vật chất, trang thiết bị hiện đại; làm tốt công tác sinh viên, học sinh; thực hiện các

cơ chế thu hút, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ, giảngviên; đổi mới nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo theo hướng tiên tiến, hiệnđại; không ngừng nghiên cứu khoa học, mở và đào tạo các ngành bậc đại học, caođẳng mới gắn với nhu cầu bức xúc của xã hội; phối hợp, trao đổi kinh nghiệm quản lý

và đào tạo với các trường đại học có uy tín ở trong và ngoài nước để xây dựng và đào tạo phù hợp cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế;

Tập thể Nhà trường, nhiều đơn vị và cá nhân trực thuộc đã được Đảng, Nhà nước, các

tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý

Đồng chí Bùi Thanh Quyến - Ủy viên TW Đảng, Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HDND Tỉnh trao tặng Huân chương lao động hạng nhì cho tập thể cán bộ, giảng viên Nhà trường

2.1.1 Tổ chức bộ máy