Khóa luận tốt nghiệp - đề tài - Công tác quản lý văn bản tại Trường Đại học Hải Dương

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy, cô trường Đạihọc Hải Dương ,những người đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổích cho em, đó chính là những nền tảng cơ bản, những hành trang vô cùng quý giá,

là bước đâu tiên giúp cho em bước vào sự nghiệp trong tương lai Đặc biệt là cô VũThị Thu Trang, cô đã cho em rất nhiều kiến thức và đam mê nghành quản trị mà em

đã chọn Cảm ơn cô đã tận tình quan tâm, giúp đỡ, giải đáp những thắc mắc của em

để em có thể hoàn thành được bào báo cáo này

Bên cạnh đó, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới thầyhiệu trưởng, các thầy cô trong trường Đại học Hải Dương đã tạo điều kiện giúp đỡ

em được học tập rèn luyện cho em thành một con người có ích cho xã hội làm chủđược tương lai của mình

Trong quá trình học tập và làm bài báo cáo này, vì chưa có nhiều kinhnghiệm thực tế, lên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót Kính mong nhậnđược sự góp ý từ phía thầy, cô cùng các bạn trong trường Đại học Hải Dương để bàibáo cáo của am được hoàn thiện hơn và có thể áp dụng được vào thực tiễn một cáchhiệu quả trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

NGUYỄN THỊ THÙY LINH

PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐI VÀ ĐẾN TẠI TRƯỜNG

ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1 Lý do chọn đề tài

Qua thời gian thực tập tại Trường Đại học Hải Dương đã giúp em có đượcnhững kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác quản lý văn bản Quatìm hiểu tình hình thực tế công tác quản lý văn bản tại Trường Đại học Hải Dương,

em đã chọn đề tài “Công tác quản lý văn bản tại Trường Đại học Hải Dương” làm

đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình Đây là một kiểu đề tài mà từ trướctới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu Song đối với Trường Đại học Hải Dươngvới những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì ít có ai đề cập đến Do đó

em chọn đề tài nay để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình, giải quyết vấn đềnày em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức côngtác quản lý văn bản tại Trường Đại Học Hải Dương, đồng thời góp phần vào việcxem xét tổ chức hoạt động quản lý văn bản ở các cơ quan khác nói chung Hiện naycông tác quản lý văn bản đi và đến trong văn phòng Đại học Hải Dương vẫn còn tồntại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiệnkhách quan mang lại

Nghiên cứu về công tác quan lý văn bản tại Trường Đại học Hải Dươngnhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường Đại học Hải Dương và đưa ra một

số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quan lý văn bảntại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung

Qua thời gian thực tập ở Trường Đại học Hải Dương em đã có dịp tìm hiểu về công tác quản lý văn bản Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân,báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu về “công tác quản lý văn bản” Do

đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túcnhằm đảm bảo yêu cầu của nhà trường trong quá trình thực tập tại Trường Đại học Hải Dương

1.2 Những nét cơ bản về nhà Trường Đại Học Hải Dương

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Trường Đại học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương)

là Trường công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật HảiDương và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013của Thủ tướng Chính phủ;

Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sở hợp nhất, sápnhập các cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Kế hoạch, Thương nghiệp, Lao động

và Lương thực) Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dạynghề theo các bậc: sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo các khối ngành kinh

tế - kỹ thuật - xã hội

Với phương châm “Đào tạo chất lượng gắn liền với chi phí cho ngườihọc”,bằng nhiều giải pháp khả thi chat lượng đào tạo cua nhà trường ngay càngđược nâng cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xa hội Hiện nhà trường luôn năngđọng sang tạovà đổi mới, chủ động vượt qua mọi khó khăn thách thức:

Tích cực đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại; làm tốt công tác sinhviên, học sinh: thực hiện các cơ chế thu hút, đào tạo bồi dương nâng căonng lựctrình độ đội ngũ cán bộ giảng viên; đổi mới nội dung, chương trình, phương phápđào tạo theo hướng tiên tiến, hiên đại không ngừng nghiên cứu khoa hoc mở và đàotạo các bậc đại học, cao đẳng mới ngắn với nhu cầu bức xúc của xã hội; phối hợptrao đổi kinh nghiệm quản lý và đào tạo với các trường đại học có uy tín ở trong vàngoài nước để xây dựng và đào tạo ơphù hợp với cơ chế thị trường và hội nhậpquốc tế;

Tập thể nhà trường, nhiều đơn vị và cá nhân trực thuộc dã được Đảng,Nhànước các tổ chcs chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng cao quý…Với đội ngũgiảng viên nhiệt tình, tâm huyết đang ngày càng phát triển nhanh và bền vững cả về

số lượng và chất lương hiện tại giảng viên cơ hữu gồm trên 300 người với trình độchuyên môn nghiệp vứ phạm tốt và đam mê hoc tập,nghiên cứu nâng cao trìnhđộchuyên môn; trong đó gồm 17 tiến sĩ, gần 200 thạc sĩ, nghiên cứu sinh học, học

xong trương trinh sau đại hoc và dang học cao hoc, đội ngũ giảng viên thỉnh giảnggôm 150 người giàu tâm huyết,có học hàm, học vị và kinh nghiệm lâu năm.

Về cơ sở vật chất: hiên nay ,nhà trường có 2 cơ sở đào tạo với tổng diện tichđất là 33,7 ha Cơ sở1 tại phường Hải Tân,thành phố Hải Dương với khuôn viênrông 19,682 m2, được phủ kín hệ thống internet không dây,hệ thống an ninh trạt tựbảo ảm cho người học an toàn, vệ sinh môi trường xanh-sạch-đẹp… Cơ sở2 2 tại xãLiên Hồng, huyện Gia Lộc, tinh Hải Dương với diện tich 31,8 ha; với đầy đủ tiệnnghi hiện đại, khang trang sach sẽ (đạt tiêu chuẩn quốc tế)

Năm học 2012-2013, toàn trường có trên 7000 sinh viên và học sinh các bậcđại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và bồi dưỡng Với chất lượngđào tạo, uy tín và thương hiệu của Nhà trường cùng các cơ sở đào tạo, cơ quandoanh nghiệp hợp tác và liên kết đã tạo nên nhiều cơ hội cho sinh viên được lien tụchọc tập, nghiên cứu và bổ sung kiến thức ngành, nghề được đào tạođến các trình độcao nhất; đặc biệt là tạo lên nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường đại học Hải Dương

1.2.2.1 Chức năng cơ bản của Nhà trường

Trường Đại học Hải Dương là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp gồm các nội dung chủ yếu sau:

Đào tạo đại học chính quy

- Phát triển nông thôn

- Kỹ thuật điện - Điện tử

- Chính trị học

+/ Liên thông Cao đẳng - Đại học (gồm 04 chuyên ngành):

- Kế toán

- Tài chính - Ngân hàng

- Quản trị kinh doanh

- Kỹ thuật Điện - Điện tử

Đào tạo cao đẳng chính quy

+/ Cao đẳng (gồm 08 chuyên ngành):

- Kế toán

- Tài chính - Ngân hàng

- Quản trị kinh doanh

- Quản tri văn phòng

- Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử

- Công nghệ thông tin

- Công nghệ kỹ thuật điện tử, truyền thông

- Tiếng Anh (Tiếng anh thương mại)

+/ Liên thông Trung cấp - Cao đẳng (gồm 04 chuyên ngành):

- Kế toán

- Quản trị văn phòng

- Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử

- Công nghệ kỹ thuật điện tử, truyền thông

+/ Đào tạo trung cấp

- Kế toán

- Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử

Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo mộtphần chi phí hoạt dộng, trực thuộc Uỷ ban Nhân dântỉnh Hải Dương, là cơ sở đàotạothuộc hệ thống giáo dục quốc dân;thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhânlực có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp và hơp tác,lien kết đào tạo trình độ đạihọc trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định; tổ chức nghiên cưu khoa học vàtiển khai ứng dụng khoa học, công nghệ phuc vụ viec đào tạo va yêu cầu phat triểnkinh tế - xã hội của tỉnh;chiu sự quản lý Nhà nước trên các linh vực chuyên môncủa các sở ngành có liên quan

1.2.2.2 Nhiệm vụ chủ yếu của Nhà trường

1 Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đai học và các trình độ thấp hơn trong nhiều lĩnh vực

2 Đào tạo lại, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý kinh tế, kỹ thuật chuyên ngành.

3 Thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý quá trình đào tạo, công nhân tốt nghiệp vàcấp bằng tốt nghiệp theo quy định của Luật Giáo dục

4 Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch bài giảng, học tập đối với ngành nghề Trường được phép đào tạo theo chương trình khung do Nhà nước quy định

5 Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước

6 Tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ chuyên ngành; thực hiện gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học và lao động sản xuất

7 Thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học – kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, thực nghiệm sản xuất, sản xuất – kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo

8 Tổ chức các hoạt động in ấn tài liệu, giáo trình phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của pháp luật

9 Phát triển các quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông về đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực; nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ chuyên ngànhvới các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước

10 Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, tài sản, các nguồn vốn được Nhà nước,

Bộ Công thương giao

11 Quản lý tổ chức, biên chế theo quy định của Bộ Công thương

12 Giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở trong trường, bảo vệ tài sản và thực hiện các biện pháp an toàn lao động, bảo hộ

13 Báo cáo định kỳ và đột xuất theo chế độ quy định

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức lãnh đạo

Lãnh đạo Trường, gồm: Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng

Các phòng chức năng, gồm: 9 phòng

Các khoa, gồm: 14 khoa

Các tổ chức cơ sở phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học, gồm: 11 trungtâm

1.2.4 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ phòng tổng hợp

1.2.4.1 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo, gồm: trưởng phòng và 02 phó trưởng phòng

Bộ phận giúp việc, gồm: 03nhân viên

Bộ phận lái xe, gồm:03 nhân viên

1.2.4.2.chức năng nhiệm vụ phòng tổng hợp

1.2.4.2.1.Chức năng:

Tham mưu, giup hiệu trưởng thực hiên quản lý về công tác hành chính - tổnghợp, văn thư,lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường; điều phối hoạt động của cácđơn vị trực thuộc Trường theo trương trình kế hoạch làm việc

Thường trực giúp ban quản lý dự án của trường

1.2.4.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình và kế hoạch công tác của trường;

tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong trường; thực hiệnchương trình, kế hoạch

2 Chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, lập các biểu và báo cáo thống kêtheo yêu cầu của cấp trên và của Trường;

3 Tham mưu, chủ trì xây dựng và tổ chức triển khai các hoạt động phát triểnthương hiệu của Trường ở trong nước;

4 Chủ trì sắp xếp lịch công tác tuần của Trường; tổ chức soạn thảo các quyđịnh, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tụctrong việc ban hành văn bản hành chính của Trường;

5 Làm công tác thư ký cho BGH, bao gồm: xây dựng, chương trình, kếhoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dựthảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng chủ trì;

6 Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ giúp Hiệu trưởng đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của trường và các quy định khác doTrường bàn hành;

7 Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ và tài liệu lưu trữ của trường, đóng dấu và quản lý con dấu; cấp giấy côngtác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; cấp giấy phép; làm

thẻ viên chức và thẻ sinh viên hệ đại học chính quy và các hệ cấp bằng đại họcchính quy của trường và sao lục văn bản của cấp trên theo quy định của Hiệutrưởng;

8 Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ và các đơn vị có liên quan, tổchức Hội nghị đại biểu cán bộ, viên chức hàng năm, các hội nghị chung và các sựkiện của trường theo nhiệm vụ phân công của Hiệu trưởng;

9 Chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệutrưởng theo yêu cầu;

10 Đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường đảmbảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận tiện, chu đáo cho khách trong thời gian côngtác tại trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt;

11 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết của BGH đi công tác

12 Chủ trì, phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị quản lý và điều hành sửdụng xe ô tô của Trường Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; vệ sinh,phục vụ các phòng làm việc của BGH, Chủ tịch Hội đồng trường và các phòng họp

do Phòng trực tiếp quản lý Đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định cho BGH,

Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm việc;

13 Quản lý in và chủ trì với các đơn vị trong trường để phát hành các loại hồ

sơ tuyển sinh, in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Trường, các loại giấy

và thực hiện hiếu, hỷ theo quy định hiện hành;

17 Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính “một cửa”,ứng dụng CNTT và công tác văn phòng Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn,

nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ…) cho viên chức các đơn

21 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phươngtiện thiết bị được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Trường; Thựchiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

1.2.5 hình thức công tác văn thư áp dụng

Hiện tại, bộ phận văn thư đang áp dụng hình thức vào sổ văn bản

1.3 Thực trạng công tác quản lý giải quyết văn bản tại Trường Đại học Hải Dương

1.3.1 Phần mềm áp dụng

Phần mềm quản lý văn bản trường Đại học Hải Dương đang áp dụng: Phần mềm quản lý văn bản eDMS hay phần mềm DSOFT DMG, Exel giúp cho việc quản lý văn bản được dễ dàng và thuận tiện, dễ sử dụng đáp ứng được nhu cầu quản lý văn bản

1.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến tại trường Đại Học HảiDương bao gồm các bước sau:

1.3.2.1 Đối với quản lý văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ giấy tở, tài liệu từ cơ quan, tổ chức, cá nhân từ bênngoài gửi tới đơn vị

Công tác quản lý văn bản đến ở Trường Đại học Hải Dương được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Tiếp nhận, bóc bì văn bản

Khi nhận được văn bản từ Phòng Thanh tra- Pháp chế, Một cửa liên thông, tại đây nhân viên phòng Một cửa liên thông thực hiện công việc kiểm tra xem phong bì có

bị bóc trước không, kiểm tra xem có đúng văn bản gửi đúng địa điểm hay không, cóbiểu hiện lạ hay không rồi chuyển cho bộ phận văn thư ở Phòng Tổng hợp Sau khi

nhận xong, nhân viên văn thư tiếp tục tiến hành phân loại: một loại là văn bản cần đăng ký vào sổ, còn một loại là thư từ riêng.

Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hỏa tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời Với văn bản mật thì chỉ có lãnh đạo cơ quan có quyền bóc bì

Nhận xét: Công việc tiếp nhận, bóc bì văn bản diễn ra hết sức thận trọng, nhanh chóng

Theo quy định của Nhà nước, các loại thư từ gửi cho cá nhân hay các loại văn bản gửi cho các đoàn thể thì tuyệt đối không được bóc xem nội dung mà phải chuyển trực tiếp cho các cá nhân, đoàn thể đó Nhưng khi áp dụng vào trong trường, theo tinh thần của Hiệu trưởng thì các loại văn bản gửi cho các đoàn thể đó bộ phận văn thư được phép bóc bì, kiểm soát nội dung trong đó

Bước 2: Đóng dấu đến và đăng ký vào sổ

Sau khi bóc bì công văn, nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản hoặc khoảng trống giữa địa danh ngày tháng năm và tên loại văn bản Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản

Sau khi kiểm tra nội dung văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký vào “ Sổ đăng

ký công văn đến” một cách chính xác đầy đủ

Còn các loại đơn, thư cá nhân được ghi riêng vào “Sổ đăng ký đơn thư”

Mẫu bìa và ruột sổ đăng ký đơn, thư của Trường Đại học Hải Dương ( phần phụ lục)

Mẫu bìa và ruột sổ đăng ký văn bản đến của Trường Đại học Hải Dương

( phần phục lục )

Nhận xét: Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở Trường Đại học Hải Dương được tiến hành khá tốt, đã phân loại ra làm hai loại sổ: “Sổ đăng ký đơn thư” và “Sổđăng ký văn bản đến” Công tác này đã đã tạo ra sự rành mạch, rõ ràng khi tra cứu các thông tin cũng như giải quyết công việc Các văn bản đến đều được đăng ký vào

sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng Việc đăng ký vào sổ tương đối dễ làm, nhân viên văn thư hầu như không gặp nhiều trở ngại trong việc đăng ký các thông tin trên văn bản vào sổ

Bước 3: Trình phối và chuyển giao văn bản đến

Ở Trường Đại học Hải Dương, tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì và đăng ký vào sổ để quản lý, Phòng Tổng hợp sẽ trình duyệt văn bản sau đó tập hợp lại trình lên Hiệu trưởng duyệt văn bản, xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân, sau đó chuyển trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân theo ý kiến đã cho để giảiquyết và Ban Giám hiệu sẽ giám sát công việc giải quyết này

Nhận xét: Các cán bộ chuyên môn đã tuân thủ theo đúng quy trình giải quyết văn bản đến theo quy định của Nhà nước

Tuy nhiên, khi chuyển văn bản đến ai thì cán bộ văn thư cần đến xin chữ ký vào cột

“ Ký nhận” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để thực hiện tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải quyết văn bản

1.3.2.2 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản, tài liệu do Trường Đại học Hải Dương gửi đi các cơ quan khác Tại Trường Đại học Hải Dương có các loại văn bản, tài liệu gửi như: quyết định, chỉ thị, công văn…

Trong hoạt động hàng năm của Trường Đại học Hải Dương văn bản hình thành khá nhiều thế nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, theo đúng quy định của Nhà nước và theo tinh thần Quyết định số 312 của Hiệu trưởng về quy định trình bày văn bản Cụ thể như sau:

Bước 1: Kiểm tra văn bản và trình ký

Sau khi đánh máy, in xong thì cán bộ chuyên môn kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung rồi trình lên Ban Giám hiệu thông qua Khi văn bản được phê duyệt, bộ phận văn thư tiến hành ghi số, ký hiệu và ngày tháng của văn bản

Nhận xét: Trường Đại học Hải Dương thực hiện đầy đủ các quy định đảm bảo về mặt nội dung, hình thức và trình ký theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, các quy định riêng về ký văn bản đã giúp cho bộ phận văn thư sắp xếp văn bản cần trình ký một cách nhanh chóng, trìn ký đúng thấm quyền, tạo điều kiện cho văn bản được ban hành đúng quy định

Bước 2: Công tác đóng dấu

Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu ban hành Việc đóng dấu ban hành văn bản

ở Trường Đại học Hải Dương tiến hành khá tốt, cụ thể như sau:

- Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu Quốc kỳ

- Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phu lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nhận xét: Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, dấuchỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, nội dung, ký đúng thẩm quyền nên hạn chế được các văn bản rác

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Văn bản sau khi đã có chữ ký và đóng dấu xong thì được cán bộ văn thư đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” của Nhà trường và theo mẫu chung quy định của Nhà nước

Nhận xét: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở Trường Đại học Hải Dương rất dễ làm, các văn bản được đăng ký vào sổ khá chính xác Cán bộ văn thư được đào tạo khá bài bản về chuyên môn nghiệp vụ

Nhưng, bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gây khó khăn cho việctra tìm vì khối lượng văn bản là lớn nên việc tìm kiếm thông tin sẽ rất vất vả, tốn kém thời gian và công sức

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi

Sau khi văn bản được lấy số, nhân bản, đóng dấu hoàn chỉnh, nhân viên vănthư sẽ tiến hành đóng bì gửi các đơn vị trong hoặc ngoài Trường, các văn bản gửi đi

có thể là bản chính hoặc photo (tuỳ theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo) và giữ lại hai

bản: một bản lưu tại văn thư để thực hiện công tác lưu trữ, một bản scan nội dungvăn bản gốc và lưu trên máy tính.

Đối với một số văn bản gửi các đơn vị nội bộ trong Trường như: lịch tuần,các văn bản phổ biến công việc chung của Trường, thông báo tuỳ theo từng loạivăn bản sẽ được đăng tải trên website của Trường hoặc gửi vào hòm thư các cánhân của các Phòng, Ban, đơn vị, bộ môn theo địa chỉ đã được cung cấp

Nhận xét: Mọi công tác cán bộ văn thư làm rất tốt, tạo điều kiện cho thuậnlợi cho việc quản lý thông tin cũng như cho hoạt động lưu trữ

Tuy nhiên, các cá nhân, phòng, ban, đơn vị ở ngoài Trường cần bố trí 01người làm nhiệm vụ văn thư, chuyên xử lý các văn bản chung của Trường gửi đếnđơn vị mình, tránh trường hợp công văn đến đơn vị bị quá hạn, làm ảnh hưởngchung đến các hoạt động chung của Nhà trường

1.3.2.3 Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư

Tuy nhiên, bộ phận văn thư cần được trang bị thêm máy vi tính để đảm bảo tiến độ giải quyết công việc nhất là trong những trường hợp khẩn Và cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cần hợp lý hơn để tạo ra sự thuận tiện cho mọi người

1.2.5 Hình thức tiếp nhận văn bản đến và văn bản đi

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau:Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Văn bản được vào sổ theo mẫu sau

Số, ký hiệu VB

Ngày, tháng VB

trích yếu nội dung VB

Lưu hồ sơ

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận (người nhận)

Ký nhận vàđóng dấu

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các

văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận vănthư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệmgửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bảnBước 2: Ký vàđóng dấu văn bảnBước 3: Đăng ký văn bản điBước 4: Chuyển giao văn bản điBước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản điBước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản